Protokol Dalam Pengurusan Majlis

PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS

PENDAHULUAN

Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara berikut:

1. Jawatankuasa 2. Tempat Majlis

3. Penyediaan Senarai Jemputan 4. Aturcara Majlis

5. Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis 6. Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan 7. Pemilihan Menu

8. Susunan Keutamaan 9. Panggilan Hormat 10. Susunan Tempat Duduk 11. Pengacaraan Majlis Formal 12. Penyediaan Aturcara Pentadbiran 13. Peranan Penyambut Tetamu 14. Raptai

15. Nilai-Nilai Islam 16. Post-Mortem

1. JAWATANKUASA

Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee’. Jawatankuasa ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:

Pengerusi - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, Jabatan Perdana Menteri.

Timbalan Pengerusi - Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri Setiausaha - Setiausaha Bahagian Istiadat,

Jabatan Perdana Menteri.

Ahli-Ahli -i) Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan, Jabatan Perdana Menteri.

ii) Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan. iii) Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan. iv) Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.

v) Pengarah Pengurusan,

Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.

vi) Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan. vii) Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.

Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan

melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja. Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:

a. Peringkat Antarabangsa b. Peringkat Kebangsaan c. Peringkat Negeri d. Peringkat Daerah e. Peringkat Agensi

(Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).

2. TEMPAT MAJLIS

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:

i) Diketahui umum dan mudah dituju

ii) Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi iii) Mempunyai ruang legar yang luas

iv) Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi v) Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.

Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.

3. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu: i) Ringkasan senarai

ii) Senarai nama

iii) Senarai mengikut keutamaan iv) Senarai jawapan kehadiran v) Senarai hadir

Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Misalnya bagi Peringkat Persekutuan:

a. Menteri-Menteri - 4

b. Timbalan Menteri - 2

c. Ketua Setiausaha Kementerian - 4 d. Pengarah di Kementerian-Kementerian - 50 e. Ketua-Ketua Jabatan - 40

Di peringkat Agensi seperti di Universiti:

a. Naib Cansselor - 1

b. Timbalan Naib Canselor - 3

c. Dekan - 10

d. Timbalan Dekan - 6

e. Ketua Jabatan - 30

f. Pensyarah - 50

JUMLAH - 100

Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.

Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:

i)

Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)

ii)

Nama isteri (jika diketahui) iii) Jawatan atau pangkat

iv)

Alamat pejabat (lengkap dengan poskod) v) Nombor telefon pejabat

vi)

Alamat rumah (lengkad dengan poskod) vii) Nombor telefon rumah

viii)

Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dari Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan. Misalnya:

i) Dato’ Ali bin Mohamad (KP) ii) Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP) iii) Encik Mohd Alias bin Harun (PP) dan seterusnya.

Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.

Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang Menjawab Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini.

4. ATURCARA MAJLIS

Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

5. KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau kategori majlis adalah seperti berikut:

i) Majlis penuh istiadat ii) Majlis formal

iii) Majlis separuh formal iv) Majlis tidak formal

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut:

MAJLIS PEREMPUAN LELAKI

a) Bankuet Negara atau Baju Kurung atau Kebaya Mess Kit/White Tie/ Negeri Labuh, berselendang dan Baju Kebangsaan

tidak sedondon Rasmi dengan Darjah Kebesaran

b) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju Kebangsaan Rasmi oleh Ketua Negara berselendang Hitam

Atau Ketua Kerajaan ii) Baju Kebaya Labuh ii) Black Tie Berselendang

c) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju Kebangsaan Formal ii) Baju Kebaya Labuh ii) Lounge Suit d) Jamuan Makan Malam Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan

Tidak Formal Panjang

e) Jamuan Makan i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan Tengahari Rasmi ii) Baju Kurung Panjang

ii) Lounge Suit iii)Pakaian Kerja f) Jamuan Makan Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan

Tengahari Tidak Rasmi Panjang

g) Jamuan Teh Rasmi i) Baju Kurung i) Baju Batik Lengan ii) Baju Kebaya Labuh Panjang

ii) Lounge Suit iii)Pakaian Kerja

h) Pengurnian Darjah Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat Kebesaran labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan

tidak sedondon Rasmi

iii)Baju Kebangsaan Hitam

i) Istiadat Pertabalan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat Labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan tidak sedondon Rasmi

j) Hari Ulang Tahun i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan Kemerdekaan ii) Baju Kurung Panjang

ii) Bush-jacket iii)Pakaian Kerja k) Pembukaan Persidangan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian Istiadat

Parlimen Labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan tidak sedondon Rasmi

l) Mengadap Tuanku Baju Kurung atau Kebaya i) Lounge Suit gelap Labuh, berselendang dan dan bersongkok tidak sedondon ii) Baju Kebangsaan m) Cocktail dan Reception i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lengan

ii) Baju Kurung Panjang ii) Lounge Suit n) Tilawah Al-Quran Baju Kurung atau Kebaya i) Baju Kebangsaan

Labuh, berselendang dan ii) Baju Batik Lengan tidak sedondon Panjang

iii)Lain-lain pakaian yang sesuai o) Pengebumian Baju Kurung atau Kebaya Baju Kebangsaan

Labuh, berselendang dan tidak sedondon

p) Majlis anjuran agensi Pakaian Kerja Pakaian Kerja (siang)

q) Majlis di luar dewan Baju Kurung Baju Batik Lengan seperti Perasmian Sukan Panjang

r) Anugerah Sastera Baju Kurung atau Kebaya i) Baju Kebangsaan Negara dan Anugerah Labuh, berselendang dan Hitam

Seni Negara tidak sedondon ii) Lounge Suit warna Gelap

s) Kemangkatan Wanita Islam dikehendaki Bagi orang Islam berbaju Kurung atau hendaklah berpakaian Kebaya Labuh dan baju Kebangsaan Hitam berselendang putih atau bersamping dan bertudung putih manakala bersongkok hitam dililit

wanita bukan Islam kain putih selebar 3.8 – hendaklah berpakaian 4.0 sentimeter manakala sempurna dan sopan serta bukan Islam berpakaian bertudung hitam. kot gelap dan bertali

leher hitam dengan lilitan hitam 8.5 – 8.9 sentimeter dipakai di sebelah atas lengan kiri.

6. PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut: i. Nama majlis

ii. Penganjur atau yang menjemput iii. Logo agensi

iv. Tempat majlis

v. Ruang nama jemputan vi. Tarikh majlis diadakan

vii. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir viii. Masa ketibaan tetamu

ix. Panduan pakaian

x. Nama dan nombor telefon rujukan

xi.

Aturcara majlis (mengikut keperluan)

xii.

Plan tempat majlis (mengikut keperluan)

xiii.

Kad jawapan (mengikut keperluan)

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan. Kad jemputan hendaklah mengandungi kad jawapan dan pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul surat jemputan, kad jemputan dan kad jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan.

7. PEMILIHAN MENU

Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:

a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis b) Majlis khas jamuan ringan

c) Jamuan makan

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada:

i.

Buffet berdiri

ii.

Buffet duduk

iii.

Duduk

Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan

hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.

Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan menu yang lebih berat dari jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya. Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu:

a. Menu biasa b. Menu barat

Makanan Cina atau `Chinese Food’ tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera.

8. SUSUNAN KEUTAMAAN

Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan.

Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.

Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan Keutamaan Persekutuan 1 – 70.

9. PANGGILAN HORMAT

Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain yang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi amalan sekarang ialah seperti di bawah ini: Bil Jawatan Panggilan Hormat Panggilah Hormat

untuk penyandang untuk pasangan 1. Yang Di Pertuan Agung Seri Paduka Baginda

2. Raja Permaisuri Agung Seri Paduka Baginda

3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat 4. Timbalan Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat 5. Menteri/Timbalan Menteri/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat

Setiausaha Parlimen

Negara/Dewan Rakyat

7. Timbalan Yang di-Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia Dewan Negara/Rakyat

8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia 9. Tun dan Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia 10. Tan Sri dan Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia 11. Dato’, Datuk dan Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia

(Kecuali Negeri Johor)

12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia

13. Hakim Besar Malaya/ Yang Arif Yang Amat Berbahagia Borneo

14. Hakim Mahkamah Agung/ Yang Arif Yang Berbahagia Tinggi

15. Ketua Setiausaha Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia 16. Panglima Angkatan Tentera Yang Berbahagia Yang Berbahagia 17. Ketua Polis Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia 18. Ketua Pengarah Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Perkhidmatan Awam

19. Ketua-Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia 20. Speaker Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia

Negeri

21. Menteri Besar/Ketua Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia Menteri

22. Ahli Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia Negeri

23. Setiausaha Kerajaan Negeri, Yang Berhormat Yang Berbahagia Penasihat Kewangan Negeri

Dan Penasihat Undang-Undang Negeri

24. Ketua-Ketua Jabatan Yang Berbahagia Yang Berbahagia Peringkat Negeri

25. Raja/Tengku Yang Mulia Yang Mulia

10. SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan. Contoh-contoh susunan tempat duduk adalah seperti dalam rajah-rajah berikut:

( 1 )

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat 4 2 1 3 5

Rajah 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk di sebelah kanan tetamu kehormat merupakan tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat.

( 2 )

2 1 3

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat

8 6 4 5 7 9

Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan (4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu kehormat.

( 3 )

4 2 1 3 5

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat 6 7

8 9 10 11

Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain. Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.

( 4 )

3 1 2 4

Kanan Tetamu Kiri Tetamu Kehormat Kehormat

Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.

( 5 )

Suami Suami Suami Isteri Isteri Isteri 3 2 1 1 2 3 Pasangan 3

Pasangan 1 Pasangan 2

Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.

( 6 )

Suami Isteri Suami Isteri Suami Isteri 3 2 1 1 2 3 Pasangan 1 Pasangan 2

Pasangan 3

Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas, kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.

( 7 ) Pasangan 3 Pasangan 2 Pasangan 1 3 2 1 1 2 3 (S) (S) (S) (I) (I) (I)

Suami Isteri 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 12 11 10 9 8 7 7 8 9 10 11 12 18 17 16 15 14 13 13 14 15 16 17 18 A B

Rajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami.

( 8 ) 3 2 1 4 (5) (3) (1) (2) (4) (6) I S I S I S S I S I S I (11) (9) (7) (8) (10) (12) I S I S I S S I S I S I (17) (15) (13) (14) (16) (18) I S I S I S S I S I S I A B

Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur suami duduk bersama isteri. Biasanya tidak semua tempat duduk ditentukan, oleh itu mereka yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan cara suami bersama isteri.

( 9 )

Isteri Tetamu Tuan Rumah Isteri Tuan Rumah Kehormat Tetamu Kehormat

MEJA KHAS

Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing. Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu kehormat. ( 10 ) Suami Isteri Isteri Suami Suami Isteri Isteri Suami Suami Isteri 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 MEJA KHAS

Suami Isteri Duduk Berjauhan dan Berselang

Rajah 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain yang duduk di meja khas, suami isteri hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.

( 11 )

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 (I) (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (S) (I) (S) (I) MEJA KHAS

Rajah 11 menunjukkan kedudukan suami isteri bersebelahan di mana kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah tidak berubah.

( 12 )

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I) (S) (I) MEJA KHAS

Wanita Tidak Duduk di Hujung Meja Khas

Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan dan ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke bilangan (10). Andainya perbezaan status mereka terlampau jauh, maka hendaklah dibiarkan. Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.

( 13 ) 4 2 1 3 5 S I I S S I S I I S MEJA KHAS S S S S 1 2 4 3 I I I I S S S S 5 6 8 7 I I I I MEJA MEJA PANJANG PANJANG S S S S 9 10 12 11 I I I I S S S S 13 14 16 15 I I I I S S S S 17 18 20 19 I I I I

Rajah 13 menunjukkan susunan suami isteri secara bersebelahan. S (Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan susunan keutamaan.

( 14 )

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I) MEJA KHAS 1 S S 2 4 S S 3 5 I I 6 8 I I 7 9 S S 10 12 S S 11 13 I I 14 16 I I 15 17 S S 18 20 S S 19 21 I I 22 24 I I 24 25 S S 26 28 S S 27 29 I I 30 32 I I 31 33 S S 34 36 S S 35 37 I I 38 40 I I 39 Suami Isteri Berhadapan Berselang

Rajah 14 menunjukkan susunan tempat duduk diatur suami isteri berhadapan berselang. S (Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan Susunan Keutamaan. Di meja khas elakkan wanita duduk di hujung meja.

( 15 )

ISTERI BERSEBELAHAN DENGAN SUAMI 1 2

Tetamu Utama Tuan Rumah 3 4

Isteri Isteri Tetamu Utama Tuan Rumah 5 6

Suami Suami

Isteri 7 8 Isteri Isteri Bersebelahan Dengan Suami

Rajah 15, Jika tetamu utama dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing maka tetamu-tetamu yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja utama.

( 16 )

ISTERI DUDUK BERSILANG 1 3

Tetamu Utama Tuan Rumah 2 4 Isteri Isteri Tuan Rumah Tetamu Utama

5 6 Suami Suami

7 8 Isteri Isteri

Rajah 16, Jika di meja utama tetamu utama dan tuan rumah duduk bersilang dengan isteri masing-masing maka tetamu yang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam rajah.

( 17 )

SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA PENTAS 22 14 13 21 12 11 20 10 PENTAS 9 19 8 TARIAN 7 BUDAYA 18 6 5 17 4 3 16 2 1 15 MEJA UTAMA Susunan Meja Bulat Bagi Majlis DiRaja Rajah 17 menunjukkan jika majlis yang berkenaan majlis rasmi yang dihadiri oleh DiRaja, meja hendaklah tinggi sedikit dari meja-meja tetamu yang lain. Meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) tidak boleh dipenuhkan. ( 18 )

SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN PENTAS P 22 14 E 13 21 12 R 11 H 20 10 I 9 19 8 A 7 S 18 6 A 5 17 4 N 3 16 2 1 15 MEJA UTAMA

Rajah 18 menunjukkan jika sekiranya tidak ada pentas kebudayaan maka tempatnya hendaklah digantikan dengan perhiasan seperti bunga atau lain-lain. Jika majlis rasmi tanpa tetamu Diraja di meja utama maka meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) boleh dipenuhkan.

11. PENGACARAAN MAJLIS FORMAL

Juruacara dalam sesuatu majlis hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks ucapan hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-* MASA : (anggaran)

* CUE : (panduan bagi juruacara) * ANN : (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan iaitu:-* Majlis Penuh Istiadat

* Majlis Rasmi Dan Formal

* Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal * Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal * Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Formal

Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. Juruacara mestilah boleh mengawl majlis, membuat pengumuman dan memberi panduan. Ia tidak seharusnya gemuruh, mesti yakin, sebutan yang jelas, kawalan suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas.

12. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan

tujuan:-• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut.

• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut.

• Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima.

• untuk mengawal masa.

• untuk menjadi panduan masa akan datang.

• sebagai rekod.

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir

berikut:-• Masa

• Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci.

• Pegawai yang bertanggungjawab.

Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List’ hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.

13. PERANAN PENYAMBUT TETAMU

Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:-i) Maklumat

Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.

ii) Aturcara Keraian Yang Berkenaan

Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

iii) Susunan Tempat Duduk

Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.

iv) Kawasan Yang Diuntukkan

Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.

v) Tempat-Tempat Penting

Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.

vi) Senarai Tetamu Yang Dijemput

Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

vii) Senarai Tetamu Khas

Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.

viii) Pakaian Penyambut

Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.

ix) Cara Menyambut

Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan tempat duduk secara hormat.

x) Mengenali Tetamu

Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.

Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.

xii) Pertanyaan Dan Teguran

Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendirri kurang pasti.

xiii) Kesulitan

Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.

xiv) Mudah Senyum

Penyambut hendaklah mudah senyum.

14. RAPTAI

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.

Tujuan Raptai ialah:

i)

Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya. ii) Untuk menentukan urutan majlis.

iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat. iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. v) Untuk Penyelarasan acara.

vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

15. NILAI-NILAI ISLAM

Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.

16. POS-MORTEM

Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.

17. BENDERA DAN SUSUNANNYA

i) Dua bendera di majlis peringkat negeri di negeri. Negeri Malaysia

Jika dua bendera dikibarkan pada peringkat negeri di negeri yang berkenaan maka susunannya adalah seperti di atas.

ii) Dua bendera di majlis peringkat persekutuan dalam negeri. Malaysia Negeri

Jika dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan dalam negeri. iii) Tiga bendera di majlis peringkat negeri.

Malaysia Negeri Badan/Syarikat

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri misalnya bendera Malaysia, bendera Negeri dan bendera Badan/Syarikat atau lain-lainnya.

iv) Tiga bendera di majlis peringkat persekutuan.

Negeri Malaysia Badan/Syarikat

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri. v) Persidangan antarabangsa.

E C A B D F

Cara dari tengah.

A B C D E F

Cara dari kiri.

Di dalam satu persidangan antarabangsa yang diaturkan oleh mana-mana kerajaan sekalipun, bendera-bendara boleh diatur mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad nama-nama negara yang berkenaan.

vi) Cara mengibarkan bendera Malaysia dan Negeri-Negeri. Malaysia

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Jika pengibaran bendera-bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris, maka susunan adalah dari kiri ke kanan.

Malaysia

15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14

Jika cara pengibaran itu dibuat dari tengah-tengah, maka susunannya adalah seperti di atas.

Malaysia

15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14

Jika pengibaran bendera dibuat dengan cara dibahagi dua belah, maka susunannya adalah seperti di atas.

18. KEMAHIRAN MENGENDALIKAN PERSIAPAN DEWAN

i) `Back Drop’ hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja. Contoh nama majlis, tarikh, dan perasmi.

ii) Tempat duduk tetamu

•

Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani, backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem)

•

Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca doa, pembaca sitasi dan lain-lain)

• Jambangan bunga

• `Mineral water’ dan gelas

• Alas meja dan `chair back’

• Permaidani

iii) Rostrum dan mikrofon untuk

• Tetamu khas

• Juruacara iv) Troli hadiah dan alas v) Dulang hadiah dan alas vi) Persembahan

• Multimedia

• Koir/nasyid

vii) Hiasan bunga-bunga hidup

• Tangga pentas

• Rostrum viii) Lain-lain

19. PERKARA-PERKARA LAIN YANG JUGA PENTING

i) Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik?

ii) Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar masuk dewan yang palin minimal.

iii) Memstikan khidmat seranta kemas:

• Siaran awal untuk akhbar perlu disemak dan diluluskan

• Salinan teks ucapan VVIP / PPG / Pengetua hanya boleh diberi kepada pemberita selepas majlis tamat

• Sediakan tempat khas untuk sesi wawancara antara Tetamu Khas dengan para pemberita.

iv) Pastikan perbelanjaan berhemat

• Pegawai Kerja diminta mengawasi segala urusan pembelian dan pembayaran dibuat dengan peruntukan yang ada

• Semua kutipan wang daripada para lulusan perlu ada akaun khas dan dikeluarkan resit untuk apa jua pembayaran yang dibuat.

v) Mengadakan post-mortem

Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis.

Untuk mencari punca kelemahan cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari keslahan seseorang.

20. TATACARA MENGHADIRI MAJLIS

i) Kerosakan majlis disebabkan oleh tetamu:

• Tidak memberi jawapan kehadiran

• Menjawab lambat

• Jawab hadir tetapi tidak hadir

• Jawab tidak hadir tetapi hadir

• Jawab hadir dengan isteri/suami tetapi tidak hadir seorang

• Jawab tidak hadir dengan isteri/suami tetapi hadir dengan isteri/suami

• Hadir tetapi lewat tiba

• Hadir membawa extra

• Hadir dengan pakaian yang tidak sesuai

• Hadir tidak membawa kad jemputan sebagaimana dikehendaki

• Tidak mengikut arahan Pegawai Lalulintas

• Tidak mengikut arahan Pegawai Penyambut ii) Tanggungjawab apabila menerima kad jemputan

• Baca kad jembutan

• Teliti tujuan

• Teliti tarikh, hari dan masa

• Teliti tempat majlis diadakan

• Teliti pakaian yang dikehendaki dipakai

• Buat keputusan kehadiran

• Jawapan segera

iii) Persiapan bagi menghadiri majlis

• Beritahu penganjur jika ada perubahan

• Kelengakapan diri

• Kemudahan-kemudahan yang diperlukan

• Tinjauan tempat majlis iv) Ketibaan di timpat majlis

• Arahan lalu lintas

• Arahan penyambut

• Tentukan tempat duduk

• Minuman sebelum majlis dimulakan

• Pergaulan sebelum majlis dimulakan

• Majlis perkenalan v) Dalam majlis

• Arahan duduk

• Tidak puashati dengan keadaan

• Tertib ketika majlis sedang berjalan

• Cara mula makan (dalam majlis jamuan) vi) Majlis tamat

• Ikut peraturan yang ditetapkan

• Berdiri mengadap tetamu kehormat

• Mengambil sesuatu di meja (dalam majlis jamuan)

• Tunggu giliran

21. BUKU PROGRAM/CENDERAMATA/ATUR CARA

i) Ia merupakan sebuah buku maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi.

ii)

Dalam majlis-majlis rasmi seperti Majlis Konvokesyen, Pertandingan Kemahiran, Perasmian Dewan dan Seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan peranan buku ini sangat penting.

iii) Buku ini juga digunakan pada majlis-majlis peringkat dalaman, contoh: Majlis Pengucapan Puisi Sekolah, Kursus Pengadilan Bola Sepak peringkat sekolah dan lain-lain. Selalunya majlis ini orang yang merasmikan ialah orang kenamaan tempatan. iv) Kandungan Buku

• Kata-kata alaun (Menteri, Ketua Pengarah, Pengarah dan Pengetua)

• Lagu rasmi

• Lagu tema

• Senarai jawatankuasa (induk, penglola dan kecil)

• Senarai peserta

• Aturcara majlis pembukaan dan penutup

• Sejarah ringkas majlis

• Penghargaan dan autograf

22. CONTOH ATURCARA MAJLIS

0900 pagi - Para peserta mengambil tempat 0930 pagi - Para tetamu mengambil tempat 1000 pagi - Ketibaan Tetamu Kehormat

1015 pagi - Perakan masuk Tetamu Kehormat Doa

Ucapan Pengerusi Jawatankuas Pengelola Ucapan Tetamu Kehormat (Perasmian) Penyampaian Hadiah dan Cenderamata

Penyampaian Cenderahati kepada Tetamu Kehormat 1205 t/hari - Persembahan

1230 petang - Tetamu ke majlis jamuan 1315 petang - Tetamu meninggalkan majlis. 1330 petang - Bersurai

23. SENARAI AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA

i) Pengerusi ii) Naib Pengerusi iii) Setiausaha

iv) Penolong Setiausaha v) Bendahari

vi) Jemputan dan Sambutan vii) Pendaftaran dan Penginapan viii) Buku Cenderamata

ix) Persiapan Dewan x) Keceraian xi) Jamuan

xii) Teks Ucapan dan kata-kata aluan xiii) Seranta

xiv) Pengangkutan dan Lalu Lintas xv) Persembahan

xvi) Bacaan Doa dan Juruacara xvii) Pameran

xviii) Siaraya

xix) Bulitin dan rakaman xx) Sijil

xxi) Urusetia

24. CONTOH TEKS JURUACARA

Nama Majlis: Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang Tempat: Dewan Jauhar

Tarikh: 29 Ogos 2002

Hari: Sabtu

1. Cue (0830)

Semua hadirin duduk 2. Pengumuman

Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi. 3. Cue (0835)

Menerima isyarat apabila VIP tiba. 4. Pengumuman

Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, diiringi oleh Pengarah Pendidikan Johor dan Timbalan Pengarah Pendidikan Johor.

5. Cur (0840)

Apabila VIP dan semua hadirin duduk. 6. Pengumumam

Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad, Yang Berusaha Pengarah Pendidikan Johor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pendidikan Johor, Ketua-Ketua Sektor, Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua, Guru Besar, Guru-Guru dan Tetamu yang saya hormati sekalian.

Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana memberikan rahmat dan hidayah kepada kita yang sama-sama dapat hadir dlam majlis yang mulia ini.

Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa. Untuk itu majlis mempersilakan Ustaz Awang Salleh untuk memimpin bacaan doa.

Dipersilkan. 7. Cue (0850)

Selesai bacaan doa. Ucapan Pengetua 8. Pengumuman

Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Ustaz.

Seterusnya majlis mempersilakan Yang Berusaha Pegarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan ucapan alu-aluan.

Dipersilakan. 9. Cue (0900)

Selesai ucapan

Ucapan Tetamu Kehormat 10. Pengumuman

Majlis merakamkan ucapanribuan terima kasih

Majlis diteruskan dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan ucapan dan seterusnya merasmikan majlis.

Dengan segala hormatnya dipersilakan. 11. Cue (1045)

Selesai ucapan

Penyampaian Hadiah dan Cenderamata\ 12. Pengumuman

Majlis dengan hormatnya menjemput Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan Hadiah Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pemenang-pemenang.

Dipersilakan En.Johan Endut dan yang lain-lain

Dipersilkan yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan Cenderahati kepada yang Berhormat demi mengenang kesudiaan beliah menyampaikan hadiah-hadiah tadi.

Majlis mengucapkan jutaan terima kasih kepada yang Berhormat diatas penyampurnaan acara penyampaian hadiah-hadiah.

13. Cue (1130)

Yang Berhormat duduk Persembahan

14. Pengumuman

Dipersilkan kumpulan Pancaragam Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Sultan Ibrahim, Johor Bahru untuk mempersempahkan permainan mereka.

15. Cue (1200)

Selesai persembahan Jamuan

16, Pengumuman

Majlis sekali lagi dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi dan mempersilakan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia ke jamuan makan tengahari.

17. Ucapan pengharagaan dan menjemput tetamu yang hadir untuk bersama-sama menjamu selera.