BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pariwisata merupakan industri yang mendunia dan menjadi suatu bisnis yang semakin berkembang. Di Indonesia pariwisata telah memperlihatkan perannya dengan nyata dalam memberikan konstribusinya terhadap kehidupan ekonomi, sosial dan budaya. Pariwisata tak terlepas dari industri yang berperan penting dalam perencanaan, pelaksanaan dan perkembangan pariwisata. Industri pariwisata adalah kumpulan usaha pariwisata yang saling terkait dalam rangka menghasilkan barang dan atau/jasa bagi pemenuhan kebutuhan wisatawan dalam penyelenggaraan pariwisata.
Industri MICE (Meeting, Incentive, Convention and Exhibition) adalah salah satu bagian dari sektor pariwisata yang saat ini sedang mengalami perkembangan yang pesat dan tentunya juga telah menjadi salah satu industri besar di dunia. Perkembangan bisnis MICE yang merupakan bagian dari industri pariwisata masa kini dan telah memberikan warna yang beragam terhadap jenis kegiatan pariwisata yang identik dengan pemberian pelayanan.
Di Indonesia, industri konferensi dan event sudah mulai berkembang sejak 1990-an, meskipun sejak lama Indonesia sudah terkenal sebagai tempat penyelenggarakan konferensi dunia dengan digelarnya Konferensi Asia Afrika di Bandung tahun 1955. Perkembangan industri konferensi dan event di Indonesia
terbuka luas dengan lahirnya Keputusan Menteri Paspostel No.KM..108/HM 703/MPPT-91 tentang Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Intensif dan Pameran, dan Surat Keputusan Direktur Jendral Pariwisata No:Kep-06/U/IV/1992 sebagai tindak lanjut dari UU No 9 Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, yang antara hanya dapat dilakukan oleh perusahaan yang diberi izin khusus dalam menangani”Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Intensif, dan Pameran”.
Dalam industri pariwisata terdapat elemen-elemen pendukung dan setiap elemen memiliki sub-elemen yang mempengaruhi perkembangan pariwisata. Sub-elemen industri pariwisata yang melayani atau bekerja di bidang jasa, salah satunya adalah Event Organizer (EO). Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan atau sebagai pengorganisir suatu acara. Setiap acara yang terselenggara bertujuan untuk mendatangkan keuntungan dari kedua belah pihak, baik penyelenggara atau EO maupun yang menghadiri acara tersebut sebagai tamu.
Sejauh ini, perkembangan Event Organizer mengarah pada profesi, yaitu sebagai suatu lembaga baik formal maupun nonformal yang dipercaya mengatur jalannya suatu kegiatan. Kegiatan-kegiatan tersebut meliputi, peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, pameran, wisata MICE dan lain sebagainya sesuai permintaan client atau pihak pengguna jasa EO.
Di Indonesia terutama di Yogyakarta merupakan tempat yang sering menggelar acara atau kegiatan pariwisata yang menfaatkan jasa EO untuk mengonsep dan mengatur jalanya kegiatan. Di antara banyak event organizer yang ada di
Yogyakarta salah satunya adalah Event Organizer PT. Mavindo Pratama yang terletak di pusat Kota Yogyakarta,Tepatnya di Jl.Menur no.7,Baciro-Yogyakarta 55226-Indonesia. Event organizer ini yang berdiri sejak tahun 1994 telah memiliki banyak client yang ingin mengkonsep sebuah acara. Event organizer Mavindo Pratama juga mempunyai strategi dalam menjalankan sebuah event agar client yang menggunakan jasanya agar puas. Maka event organizer Mavindo Pratama punya standard operational procedure yang berbeda dari event organizer yang lain.
Menurut Tambunan (2011:3), Standard Operational Procedure (SOP) adalah “pedoman yang berisi prosedur-prosedur standar operasional yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang didalam suatu organisasi telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis”.
Dengan demikian dapat di simpulkan bahwa SOP sangat penting bagi keberlangsungan event organizer, tanpa adanya SOP mungkin sebuah event tidak akan berjalan dengan baik dan menyebabkan client tidak akan puas. Dengan adanya hal tersebut dalam menjalanan sebuah event sangat di butuhkan SOP agar berjalan dengan lancar maka dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis memilih Judul
“PENERAPAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE EVENT
ORGANIZER MAVINDO PRATAMA DALAM MENJALANKAN EVENT CANON PHOTO MARATHON 2016 di HARTONO MALL YOGYAKARTA’’
B. Rumusan Masalah
1. Apa saja standar operasional prosedur event organizer Mavindo Pratama dalam menjalankan event Canon Photo Marathon 2016 di Hartono Mall Yogyakarta? 2. Bagaimana penerapan Standar Operasional Prosedur Event Organizer Mavindo
Pratama dalam menjalankan event Canon Photo Marathon 2016 di Hartono Mall Yogyakarta?
C. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui Standar Operasional Prosedur Event Organizer Mavindo Pratama dalam menjalankan event Canon Photo Marathon 2016 di Hartono Mall Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui penerapan Standar Operasional Prosedur Event Organizer Mavindo Pratama dalam menjalankan event Canon Photo Marathon 2016 di Hartono Mall Yogyakarta.
D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis
Penulis diharapkan dapat memberi masukan untuk Event organizer Mavindo Pratama dalam memaksimalkan penerapan standar operasional prosedure dalam menjalankan sebuah event.
2. Manfaat Teoritis
Dengan dilakukannya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pihak sebagai sumbangan pikiran dalam pengembangan ilmu pariwisata khususnya di industri MICE.
E. Tinjuan Pustaka
Dalam penulisan ini penulis menggunakan tinjauan pustaka dari karya ilmiah dan buku yang berhubungan dengan tema penulisaan laporan:
1. KRMT Indro ‘Kimpling’ (Suseno, SH.2009) Untung Besar Bisnis Event Organizer.Galang Press. Buku ini merupakan penggabungan kedua buku kecil dari yang pernah diterbitkan yaitu Cara Pintar Jadi Event Organizer dan Cara Pintar Mengelola Keuangan Event Organizer. Baku ini dilengkapi dengan strategi menggaet sponsor, strategi membuat proposal, kiat menyusun acara, kiat sukses membawa acara (MC), ilmu sukses dibalik proses, strategi mengelola keuangan EO, strategi menyusun mata anggaran, strategi menyusun rundown acara, strategi mencari mitra event, strategi promosi dan media partner. Jadilah EO handal : mudah, praktis, sangat menguntungkan. Setiap orang bisa sukses.
2. Tugas akhir yang berjudul penerapan standar operasional prosedur bagi guest relation officer di hotel Royal Ambarukmo Yogyakarta yang di susun oleh (Ayu Domas Pratiwi, 2012) D3 Kepariwisataan UGM, di mana tugas akhir ini membahas tentang SOP Guest Relation Offier di Hotel Royal Ambarukmo.
3. (Iqbal Alan Abdullah, 2009) Manajemen Konferensi dan Event (Buku Panduan Bagi Para Planner/Organizer Kegiatan Konferensi dan Event, Termasuk Bagi Mahasiswa, Individu, ataupun Dunia Usaha yang Ingin Memasuki Industri Konferensi dan Event).
4. Tugas akhir yang berjudul Analisis Kegiatan MICE oleh CV Platinum Multi Kreasi sebagai perusahaan Jasa Event Organizer yang disusun oleh (Latifa Dwipratiwi, 2012) D3 Kepariwisataan UGM, Di mana tugas akhir ini membahas SOP MICE CV Platinum Multi Kreasi.
F. Landasan Teori
MICE adalah akronim dari meetings, incentives, conferences and exhibitions. Wisata MICE merupakan salah satu sektor dalam industri pariwisata yang berkembang sangat pesat. Kegiatan wisata MICE melibatkan berbagai sektor seperti sektor transportasi, perjalanan, rekreasi, akomodasi, makanan dan minuman, tempat penyelenggaraan acara, teknologi informasi, perdagangan dan keuangan sehingga wisata MICE dapat digambarkan sebagai industri multifaset. Di banyak daerah tujuan wisata, kegiatan MICE dikategorikan di bawah payung industri event (Dwyer dan Mistilis, 2000 dalam Anonim,2008)/
Menurut (Mair, 2009 dalam Anonim, 2008), “istilah meeting dalam MICE dapat didefinisikan sebagai suatu acara terstruktur yang dapat menyatukan sekumpulan orang secara kolektif untuk mendiskusikan topik yang menjadi
kepentingan bersama. Istilah incentive mengacu kepada jenis perjalanan di mana sebuah perusahaan membayar karyawannya untuk bepergian, untuk menghadiri konferensi atau pameran, untuk kesenangan, sebagai penghargaan atas kinerja yang berhubungan dengan pekerjaan”.
Menurut (CIC, 2011 dalam Anonim, 2008), “Conferences merupakan elemen ketiga dari wisata MICE yang dapat diartikan sebagai suatu pertemuan partisipatif yang dirancang terutama untuk tujuan diskusi, mencari dan berbagi informasi, memecahkan masalah dan konsultasi. Conferences biasanya memiliki keterbatasan waktu dan memiliki tujuan khusus.Conference mirip dengan meeting di mana suatu acara conference melibatkan 10 orang atau lebih selama minimal empat jam dalam satu hari atau lebih dan kegiatan conference diadakan di luar perusahaan itu sendiri”. Menurut (Montgomery dan Strick, 1995 dalam Anonim, 2008), “istilah exhibitions digunakan untuk menggambarkan event yang dirancang untuk mempertemukan pemasok produk, peralatan industri dan jasa di suatu tempat di mana para peserta dapat mendemonstrasikan dan mempromosikan produk dan jasa yang mereka tawarkan”.
Menurut (UNWTO, 2012 dalam Anonim, 2008), ”Selain manfaat ekonomi, perkembangan kegiatan MICE memberikan peluang untuk berbagi pengetahuan (knowledge sharing), pengembangan jaringan (networking), dan pengembangan kapasitas (capacity building). Sehingga kegiatan MICE dianggap sebagai pendorong penting bagi pengembangan intelektual dan meningkatkan kerjasama regional”.
Pengertian SOP adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana, dan oleh siapa. SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang akan mengganggu kinerja organisasi serta keseluruhan. SOP merupakan mekanisme penggerak organisasi/lembaga agar dapat berjalan/berfungsi secara efektif dan efisien (PemerPAN dan RB, 2011).
Menurut (Suseno 2005: 13-14), Event Organizer memiliki pengertian yang sama dengan sebuah kepanitiaan dalam suatu acara. Event organizer sendiri memiliki ruang lingkup kerja yang sangat luas, event organizer merupakan sekelompok orang yang terbagi dalam setiap tim pelaksanaan, tim pekerja, tim produksi tim pemasaran, dan tim management yang bekerja khususnya untuk melaksanakan deskripsi suatu program acara dari awal acara sampai terwujudnya satu titik penyelesaian yang maksimal dari acara tersebut. Ketika acara berlangsung, event organizer bertanggung jawab untuk mengkoordinir serta mengawasi jalannya acara, selain itu event organizer juga didampingin berbagai pihak pendukung, antara lain:
1. Sponsorship / Penyandang Dana
Biasanya penyandang dana ini adalah dari perusahaan atau institusi yang memberikan dana untuk kelangsungan suatu program acara, bisa juga menjadi sponsor utama atau sponsor tunggal.
2. Penampilan / Bintang Tamu
Pihak ini merupakan pusat perhatian atau daya tarik dari suatu program acara yang berlangsung.
3. Penonton / Audience
Penonton merupakan pihak ketiga yang menjadi tolak ukur keberhasilan dan kesuksesan suatu acara, dilihat dari banyak atau sedikitnya kedatangan penonton ini akan menjadi titik yang sangat penting.
4. Pengamat
Merupakan pihak keempat yang biasanya ada pada posisi kalangan pers atau bisa juga masyarakat setempat. Karena tanpa disadari pihak keempat ini bisa menjadi humas atau public relation. Event organizer pada dasarnya memiliki hubungan yang sangat erat dengan perusahaan produsen media. Sebuah produsen pasti membutuhkan event organizer untuk memasarkan produknya melalui penyelenggaraan suatu acara. Sama halnya dengan event organizer yang pasti membutuhkan media sebagai sarana kampanye produk yang telah dibuatnya.
G. Metode Penelitian
1. Tempat dan waktu penelitian a) Tempat penelitian
PT. Mavindo Pratama (Mavindo Event Organizer) Jalan Menur, No 7, Baciro Yogyakarta 55226 Office: 0274 511717
Email: mav_indo@yahoo.co.id Website: www.mavindo.com
b) Waktu Penelitian
3 Agustus 2016 - 3 Oktober 2016 2. Metode Pengumpulan Data
a) Observasi
Metode penelitian ini dilakukan dengan cara mencari informasi langsung dari PT. Mavindro Pratama sebagai trainee selama 2 bulan dan mengikuti Event Canon Photo Marathon 2016 di Hartono Mall untuk memperoleh data-data yang diperlukan.
b) Wawancara
Metode penelitian ini dilakukan dengan cara mewawancarai langsung pihak-pihak terkait yang menguasai semua komponen yang ditanyakan dalam mendukung penulisan tugas akhir ini.
3. Dokumentasi
Penelitian ini dilakukan dengan cara mencari sumber dari dokumen, catatan, pengambilan gambar atau foto kegiatan dan sebagainya yang ada dalam PT. Mavindo Pratama.
4. Sumber Pustaka
Metode penelitian ini dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan referensi dari sumber – sumber pustaka yang mendukung penulisan tugas akhir ini. Sumber pustaka diperoleh dari buku – buku, artikel,
surat kabar, skripsi, tugas akhir dan karya ilmiah lainnya yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini.
5. Analisis data
Data dan informasi diperoleh penulis dari hasil wawancara dan observasi langsung di PT. Mavindo Pratama. Sebagai narasumber penulis adalah Koordinator event creative. Penulis mengamati setiap kegiatan atau aktivitas yang berlangsung di kantor selama menjadi trainee serta penulis mengikuti kegiatan yang dilakukan dari sebelum event (pra-event), selama produksi event, event berlangsung (eksekusi event) dan evaluasi event. Selain mendapatkan data dan informasi yang valid dari internal perusahaan.
H. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang masing-masing dijabarkan sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan, berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, tinjauan pustaka, landasan teori, metode penelitian, sistematika penulisan.
Bab II : Gambaran umum , berisi Denah lokasi, profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi, client yang pernah bekerja sama dengan perusahaan, dan
portofolio event perusahaan.
Bab III : Pembahasan, berisi Standard Operational Procedure Mavindo Pratama menjalankan event CPMI dan Penerapan Standard Operational Procedure Mavindo Pratama dalam menjalankan event CPMI.
