B P P B J D K I J A K A R T A M E N U J U P R O C U R E M E N T C E N T E R O F E X C E L L E N C E

(1)

B P P B J D K I J A K A R T A

M E N U J U P R O C U R E M E N T

C E N T E R O F E X C E L L E N C E

O L E H B L E S S M I YA N DA

K E PA L A B A D A N P E L AYA N A N P E N G A D A A N

B A R A N G / J A S A P R O V I N S I D K I J A K A R TA

M A K A S S A R , 2 9 S E P T E M B E R 2 0 1 6

(2)

POKOK PEMBAHASAN

• Profil pengadaan barang/jasa

• Transformasi organisasi pengadaan

barang/jasa

(3)

PROFIL PENGADAAN

BARANG/JASA DI PROVINSI

DKI JAKARTA

TAHUN

JUMLAH

PAKET

NILAI HPS (Rp)

NILAI KONTRAK

(Rp)

2014 3822 13.474.792.868.663 12.414.311.583.049 2015 2343 5.175.265.643.724 4.548.328.472.616 2016 (sd 21 Sept 2016) 643 6.307.275.831.133 5.868.723.223.2383

(4)

PROFIL PERSONIL BPPBJ

No

Jabatan

Tahun 2015

Tahun 2016

Kebutuhan

Kekurangan

1 Struktural

26

0

2 Pokja

110

105

154 -49

3 JFU Lainnya

33

27

49 -22

Jumlah

169

158

229 -71

No

Pendidikan

Jumlah

1 S2

39

2 S1

86

3 D4

2

4 D3

10

5 SMA

(sederajat)

19

(5)

TRANSFORMASI ORGANISASI (1/3)

5

FEB 2014 - PEMBENTUKAN

ULPD

• Pergub No 26 tahun 2014 tgl 21 Februari 2014 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa Daerah (ULPD)

• Unit pelaksana teknis BPKD dalam pelayanan proses PBJ pemerintah daerah

• Tugas ULPD: melaksanakan pelayanan proses PBJ pemerintah daerah dari SKPD/UKPD

• Dipimpin oleh Kepala ULPD, di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BPKD • Pokja ditempatkan di 6 himpunan Pokja sesuai

dengan ruang lingkup penugasan (di SKPD/UKPD tertentu), masing-masing dikoordinir oleh

(6)

TRANSFORMASI ORGANISASI (2/3)

DES 2014 - PEMBENTUKAN BPPBJ

• September 2014: Perda No. 12 Tahun 2014 tentang Organisasi Perangkat Daerah

• Desember 2014: Pergub No. 249 Tahun 2014 tentang Organisasi dan tata Kerja Badan Pelayanan Pengadaan barang/Jasa (BPPBJ)

• Bagian dari perangkat daerah sebagai SKPD pelaksana pelayanan PBJ

• Tugas BPPBJ: melaksanakan pembinaan, pengendalian, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pelayanan proses PBJ oleh UPPBJ serta pelayanan PBJ tertentu

• Dipimpin oleh Kepala BPPBJ, di bawah dan bertangung jawab kepada Gubernur melalui Sekda

• Kepala BPPBJ dibantu oleh:

• Sektretaris Badan dan satuan kerja

sekretariat dalam pelaksanaan administrasi BPPBJ

• Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM dan satuan kerjanya dalam pelaksanaan pengembangan dan pembinaan SDM dalam pelayanan proses PBJ

• Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah dan satuan kerjanya dalam penyelesaian pengaduan terhadap pelayanan BPPBJ • Membawahi 7 UPPBJ sebagai pelaksana

pelayanan PBJ sesuai kewenangan, masing-masing UPPBJ dipimpin oleh Kepala Unit

(7)

TRANSFORMASI ORGANISASI (3/3)

7

2016 – REVISI OTK BPPBJ

• Draft penyempurnaan Pergub tentang Organisasi dan

tata Kerja Badan Pelayanan Pengadaan barang/Jasa

(BPPBJ)

• Penyempurnaan Pergub No. 249 tahun 2014 untuk

optimalisasi dan efektifitas pelaksanaan tusi BPPBJ

serta menyesuaikan dengan perkembangan peraturan

perundangan-undangan di bidang PBJ

• Penambahan fungsi BPPBJ dalam pengelolaan

teknologi informasi  penambahan Bidang

Pengelolaan dan Sistem Informasi Pengadaan

• Mempertegas keberadaan Jabfung, angka kredit, tim

penilai angka kredit, SKKNI dan Pokja Tertentu

(8)

SENGKETA HUKUM

Gugatan Perdata terkait Lelang

Konsolidasi

Gugatan Tata Usaha Negara terkait

Lelang Cepat

(9)

RINGKASAN PEMBELAJARAN ORGANISASI

9

Issue

Penyebab

Solusi/Rencana Aksi

ULPD • Kasus hukum yang menjadi headline pemberitaan. Contoh: kasus UPS • Cenderung reaktif.

Contoh: work load yang sangat tinggi dampak instruksi percepatan lelang dari Sekda di Mei 2014

• Paradigma “tukang lelang” • Lemahnya perencanaan, baik di

SKPD/UKPD dan ULPD/BPPBJ sendiri

• Semua lelang diperlakukan sama

 Pelaksanaan perencanaan bersama-sama dengan SKPD/UKPD sebelum RUP disahkan berbasiskan RKA  Pembentukan tim khusus yang akan

menangani pengadaan strategis • Formalisasi prosedur untuk

pelaksanaan paket strategis

 Sosialisasi rencana pelaksanaan paket strategis kepada pihak penyedia  Market survey/analysis

• Penambahan satu bidang di BPPBJ yang bertugas melakukan pengelolaan operasional pengadaan

• Pengembangan sistem informasi teknologi untuk mendukung operasional dan pelaporan PBJ • Penyusunan rencana strategis

pengembangan BPPBJ

• Pengembangan kapabilitas dan kompetensi SDM di BPPBJ/UPPBJ • Penerapan praktik-praktik terbaik

dalam modernisasi pengadaan dan Center of Excellence (manajemen stakeholder, manajemen kinerja, manajemen risiko, manajemen pengetahuan)

BPPBJ (2015)

• Penyerapan anggaran

Pemprov DKI Jakarta tahun 2015 yang sangat rendah (19,39%)

• Sulitnya memenuhi jumlah staf sesuai dengan analisa beban kerja

• Terhambatnya proses persetujuan anggaran

• Stigma profesi di PBJ dianggap tidak memiliki jenjang karir yang jelas serta berisiko tinggi

• Pengelolaan stakeholder yang kurang baik

BPPBJ (2016)

• Pemanggilan oleh pihak eksternal atas penerapan strategi pengadaan

• Tidak terkelolanya tugas pokok sesuai SOTK • Beban kerja yang tidak

seimbang antar fungsi • Batal lelang atau batal

kontrak

• Kebutuhan daerah untuk penerapan strategi baru

• Keterbatasan sistem informasi untuk mendukung pekerjaan • Seluruh “key player” dalam

organisasi cenderung

memprioritaskan penanganan paket pengadaan

(10)

PROCUREMENT CENTER OF EXCELLENCE

Kolaborasi

Proaktif

Strategis

Rantai Nilai

_Pengadaan

Praktek

Unggulan

Berkelanjutan

Perbaikan

Pergeseran pola pikir menjadi

pemberi layanan yang proaktif

dalam proses PBJ

Kolaborasi tim dalam

menggerakan layanan

pengadaan yang efisien dan

berfokus pada pelanggan

Mendorong sinergi/integrasi

serta efektifitas setiap proses

dalam PBJ untuk memastikan

pencapaian kinerja

Terus memperbaiki diri untuk

memastikan keselarasan visi &

strategi PBJ dengan rencana,

tujuan, dan objektif organisasi

Menciptakan fungsi pengadaan

yang bersifat strategis bukan

lagi sebatas operasi pengadaan

yang hanya bersifat transaksional

Mengadopsi dan

menyesuaikan praktik2

unggulan untuk meningkatkan

efektifitas melalui pendekatan

(11)

RENCANA STRATEGIS BPPBJ

11

Mengintegrasikan rantai proses PBJ dengan menerapkan strategi pasokan dan manajemen

risiko yang efektif Mengembangkan profesionalisme personil PBJ melalui pengelolaan SDM yang terintegrasi berbasis kompetensi Meningkatkan kinerja layanan PBJ berbasiskan teknologi informasi Membangun kapabilitas organisasi sebagai Procurement Center of Excelence Pengelolaan risiko yang efektif Penyusunan dan implementasi prosedur PBJ yang terintegrasi dan berkelanjutan Penerapan strategi pengadaan yang efektif dan efisien Pemenuhan

kebutuhan SDM di BPPBJ/UPPBJ

Percepatan implementasi Jabfung dan sistem

remunerasi Pengembangan kualitas SDM berbasis kompetensi Pengembangan sistem kepegawaian Penerapan pengadaan berbasis kinerja Pengembangan sistem PBJ on line untuk pelaksanaan proses, pelaporan dan monitoring Program perbaikan infrastruktur fisik layanan PBJ Peningkatan layanan PBJ guna mendukung perbaikan pelayanan publik Pengelolaan pelanggan dan stakeholder yang mendukung obyektif PBJ

MISI

PROGRAM KERJA

VISI

Mewujudkan

BPPBJ sebagai

organisasi

pengadaan yang

bersih,

transparan,

akuntabel dan

berorientasi

pada pelayanan

publik

(12)

INISIATIF STRATEGIS 2016/2017 UNTUK

PELAKSANAAN PAKET STRATEGIS DAN

FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

Inisiatif Strategis

• Percepatan lelang melalui perencanaan dan

pelaksanaan lelang paket pengadaan

strategis

–

Konsolidasi untuk design & build,

kebutuhan obat, permakanan*

–

Kontrak payung (e-katalog lokal)

–

Lelang cepat

–

Lelang itemized

–

Kontrak Supply by Owner

–

Vendor briefing

Faktor Kunci Keberhasilan

• Komitmen semua unsur di BPPBJ

• Keterlibatan pimpinan secara aktif

• Riset dan analisa pasar

• Kolaborasi dengan SKPD/UKPD untuk

menyepakati metode/rencana terbaik

• Sosialisasi/roadshow BPPBJ ke setiap wilayah

• Koordinasi yang intensif dengan LKPP dalam

konteks kebijakan

* Catatan:

• Konsolidasi paket pekerjaan hanya dilakukan untuk paket pekerjaan yang tidak terkait dengan usaha kecil atau untuk paket yang nilai satuannyanya diatas Rp.2,5 milyar.

• Membangun kemitraan antara usaha kecil dengan usaha menengah - besar, dimana salah satu syarat dalam pengadaan tersebut, bahwa penyedia wajib bermitra dengan usaha kecil.

• Konsolidasi paket ditujukan untuk:

• Mengurangi Waktu Pelaksanaan Lelang,

(13)

REKAP PERCEPATAN LELANG TAHUN

ANGGARAN 2017

13

No

SKPD

Nama Kegiatan

Nilai HPS

1 DINAS PERUMAHAN DAN GEDUNG PEMERINTAH DAERAH

Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun di Wilayah Jakarta Timur dan Jakarta Pusat

Rp 22.708.000.920,00

Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun di Wilayah

Jakarta Utara dan Jakarta Barat Rp 16.005.507.320,00 3 DINAS PERUMAHAN DAN

GEDUNG PEMERINTAH DAERAH

Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun Blok Nagrak,

Jakarta Utara Rp 11.985.161.760,00

Pelaksanaan Manajemen Konstruksi Pembangunan Rumah Susun Polri Pesing,

Jakarta Barat Rp 1.818.851.760,00

5

DINAS PENDIDIKAN

Pengadaan Manajemen Konstruksi Design And Build Rehab Berat Gedung Sekolah

Sudin Wilayah Rp 3.588.802.800,00

6 DINAS PENDIDIKAN

Konsolidasi Manajemen Konstruksi Design and Build Rehab Total Gedung Sekolah 3

Wilayah Rp 13.820.273.500,00

7 BLUD RS TARAKAN Jasa Manajemen Konstruksi Rumah Sakit Pembangunan Gedung 18 Lantai (Sky Hospital)

(14)

KEY PERFORMANCE INDICATOR 2016

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus

Target 8% 16% 25% 33% 42% 50% 58% 67% Pencapaian 0,00% 8,33% 29,29% 31,02% 62,75% 64,65% 74,37% 90,38% Target 5% 5% 5% 7,50% 7,50% 7,50% 8,00% 8,00% Pencapaian 0,00% 16,25% 9,95% 15,02% 12,51% 12,03% 13,06% 14,74% Target 70% 70% 70% 75% 75% 65% 65% 65% Pencapaian - - - - 79,37% 80,03% 81,45% 82,06% No. KPI Sumber Data Cara Menghitung Bulan

3 Index Kepuasan

Pelanggan (SKPD/UKPD) terhadap proses lelang di BPPBJ

Monev Jumlah skor tingkat kepuasan dibagi dengan total skor x 100%

1 Meningkatnya jumlah

paket yang selesai lelang

LPSE Provinsi DKI Jakarta

Jumlaj paket selesai lelang dibagi jumlah Rencana Pemilihan Penyedia (RPP) final x 100%

2 Efisiensi penyerapan

anggaran SKPD/UKPD melalui kegiatan lelang Pengadaan Barang/Jasa

Monev (Nilai HPS dikurang nilai kontrak) dibagi nilai HPS x 100%

(15)

KEY PERFORMANCE INDICATOR 2016

15 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus

Paket Lelang Selesai

Target Pencapaian 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 1 2 3 4 5 6 7 8

Efisiensi Penyerapan Anggaran

Target Pencapaian 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 1 2 3

Index Kepuasan Pelanggan (SKP/UKPD)

(16)

TERIMA KASIH

Blessmiyanda

(17)

PROFIL PENGADAAN BARANG/JASA DI

PROPINSI DKI JAKARTA

Tahun

Jumlah

_Paket

Nilai HPS

Nilai Kontrak

2014

2015

2016

(in progress)

(18)

TRANSFORMASI ORGANISASI

PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA

Feb 2014

• Pergub tentang

pembentukan Unit

Layanan Pengadaan

Barang/Jasa Daerah

• Unit Pelaksana Teknis

BPKD

• Melaksanakan pelayanan

proses PBJ

• Kepala & sekertaris

• 6 koordinator himpunan

Pokja

2014

• September 2014: Perda

tentang organisasi

perangkat daerah

• Desember 2014: Pergub

tentang OTK BPPBJ

• Perangkat daerah di

bawah dan bertangung

jawab kepada Gubernur

melalui Sekda

• Melaksanakan pelayanan

proses PBJ ++

• Kepala & sekretariat

• 2 kepala bidang:

• Hukum & Penyelesaian

Sanggah

• Pengembangan &

Pembinaan SDM

• 7 UPPBJ

2016 (in progress)

• Draft Pergub tentang

OTK BPPBJ

• Perangkat daerah di

bawah dan bertangung

jawab kepada Gubernur

melalui Sekda

• Koordinasi ke Asisten

Adm & Keuangan

• Melaksanakan pelayanan

proses PBJ ++

• Kepala & sekretariat

• 3 kepala bidang

• Hukum

• Pengembangan &

Pembinaan SDM

• Pengelolaan &

Sistem Informasi

Pengadaan

• 7 UPPBJ

(19)

Kepala ULPD

Subbagian Tata Usaha

Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator Koordinator 6 Himpunan Pokja

Pokja

Sub Kelompok Jabatan Fungsional

Peraturan Gubernur No. 26 Tahun 2014

Tentang Pembentukan ULPD

(20)

Kepala Badan Sekretaris Badan Subbagian Umum Subbagian Kepegawaian Subbagian Keuangan Subbagian Perencanaan, Program & Laporan Bidang Pengembangan dan Pembinaan SDM

Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah Sub Bidang Pembinaan SDM Sub Bidang Pengembangan SDM Sub Bidang Hukum

Sub Bidang Penyelesaian Sanggah UPPBJ Balaikota Subbag TU Jabatan Fungsional UPPBJ Jakarta

Pusat UPPBJ Jakarta Selatan

UPPBJ Jakarta

Utara UPPBJ Jakarta Timur

UPPBJ Jakarta

(21)

Kepala Badan Sekretaris Badan Subbagian Umum Subbagian Kepegawaian Subbagian

Keuangan Perencanaan, Subbagian Program & Laporan Bidang Pengembangan

dan Pembinaan SDM Penyelesaian SanggahBidang Hukum dan Sub Bidang

Pembinaan SDM Pengembangan Sub Bidang SDM Sub Bidang Pelayanan Hukum Sub Bidang Penyelesaian Sanggah Peraturan pengadaan UPPBJ Balaikota Subbag TU Jabatan Fungsional UPPBJ Jakarta

Pusat UPPBJ Jakarta Selatan

UPPBJ Jakarta

Utara UPPBJ Jakarta Timur

UPPBJ Jakarta

Barat UPPBJ Kep. Seribu Bidang Pengelolaan dan

SI Pengadaan dan Kearsipan Sub Bidang Pengelolaan Pengadaan Sub Bidang SI Pengadaan dan Kearsipan

(22)

Kepala Badan

Sekretaris Badan Subbagian

Umum KepegawaianSubbagian Subbagian Keuangan Perencanaan Subbagian & Anggaran Bidang Pengembangan

dan Pembinaan SDM Penyelesaian SanggahBidang Hukum dan Sub Bidang Pembinaan SDM Sub Bidang Pengembangan SDM Sub Bidang Pelayanan Hukum Sub Bidang Peraturan Pengadaan UPPBJ Balaikota Subbag TU UPPBJ Jakarta Pusat UPPBJ Jakarta Selatan UPPBJ Jakarta Utara UPPBJ Jakarta Timur UPPBJ Jakarta Barat UPPBJ Kep. Seribu

Bidang Pengelolaan dan SI Pengadaan Sub Bidang Pengelolaan Pengadaan Sub Bidang SI & Karsipan Pengadaan Pokja

Sub Kelompok Jabatan Fungsional

UPPSE * UP-KHS **

(23)

DASHBOARD PENGELOLAAN

KINERJA PBJ

03/10/2016 23

Procurement Performance Monitoring Dashboard - Selected Package Status: 30 Aug 2016

KPI BPPBJ - All Package Status: 31 Agustus 2016

Se rv ic e L ev el T im el in es s Q u a li ty 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 2014 2015 2016

4D | Kesesuaian Metode Pengadaan di RUP

Target Actual 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 2014 2015 2016

4E | Kesesuaian Durasi Pemilihan RUP vs Aktual Target Actual 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 2014 2015 2016

6 | Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan Target Actual 0% 5% 10% 15% 20% 25% 2014 2015 2016

10 | Tingkat Motivasi Penyedia

Target Actual 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 5,5 6 2014 2015 2016

5 | Partisipasi Penyedia Barang/Jasa (Jumlah) Target Actual 0 10 20 30 40 50 60 70

Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual Target Actual Lelang

Sederhana PemilihanLangsung Seleksi Umum Lelang Umum Lelang Cepat

1C | Rata-rata Waktu Proses

2014 2015 2016 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Mei-16 Jun-16 Jul-16 Agu-16 Sep-16 Okt-16 Nov-16 Des-16

8 | Kepuasan Pelanggan Internal

Target Actual 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jan-16 Feb-16 Mar-16 Apr-16 Mei-16 Jun-16 Jul-16 Agu-16 Sep-16 Okt-16 Nov-16 Des-16

11 | Penyelesaian Lelang Target Actual 0% 5% 10% 15% 20%

Jan-16 Feb-16 Mar-16 Apr-16 Mei-16 Jun-16 Jul-16 Agu-16 Sep-16 Okt-16 Nov-16 Des-16

12 | Efisiensi Anggaran Target Actual 0 10 20 30 40 50 60 70

Lelang Umum Lelang

Sederhana PemilihanLangsungSeleksi Umum Lelang Cepat

1D | Perbandingan Durasi - Metode Pengadaan (SPM vs RUP vs Aktual)

SPM RUP Actual 0 10 20 30 40 50 60 70

Barang Konstruksi Jasa Lainnya Jasa Konsultansi

1E | Perbandingan Durasi - Jenis Pengadaan (RUP vs Actual)

RUP Actual

Pemantauan kinerja

untuk paket-paket

strategis

Pemantauan kinerja

untuk indikator kinerja

utama BPPBJ

(24)

REALISASI PENGADAAN

BARANG/JASA TAHUN 2016

Catatan :

Sampai dengan 31 Agustus 2016 BPPBJ telah melelang kegiatan dengan nilai Pagu Rp. 11.03 Triliun

2016 Januari Mei Juni Juli s.d. 31 Agustus

Pagu Lelang 2016 234.118.422.688,00 7.385.998.788.153,00 8.796.099.091.551,00 10.805.095.518.354,00 11.030.942.278.008,00

2015 Januari Mei Juni Juli 31 Agustus

Pagu Lelang 2015 - 115.821.697.626,00 1.279.626.313.035,85 1.787.358.113.794,29 3.537.665.772.983,87 234,118.42 516,898.82 1,202,822.37 2,381,646.60 7,385,998.79 8,796,099.09 10,805,095.52 11,030,942.28 2,000,000.00 4,000,000.00 6,000,000.00 8,000,000.00 10,000,000.00 12,000,000.00 1 2 3 4 5 6 7 8