Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307)

(1)

Mata Kuliah Manajemen Rekod

(BPN 10307)

Disampaikan oleh

Ir. Anon Mirmani, S.S., MIM Arc/Rec.

(Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya

Universitas Indonesia)

Program Studi Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi – Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

(2)

Minggu XI dan XII

Pokok Bahasan:

(3)

Peran rekod/arsip dalam organisasi

•• Sumber

Sumber informasi

informasi penting

penting organisasi

organisasi

•• Menyediakan

Menyediakan bukti

bukti kegiatan

kegiatan dan

dan pelaksanaan

pelaksanaan organisasi

organisasi

•• Akuntabilitas

Akuntabilitas organisasi

organisasi

•• Mahal

Mahal dalam

dalam penciptaan

penciptaan dan

dan pemeliharaan

pemeliharaan

_..

•• Mahal

Mahal dalam

dalam penciptaan

penciptaan dan

dan pemeliharaan

pemeliharaan

_..

(4)

Penilaian Arsip

Merupakan

Merupakan satu

satu proses

proses untuk

untuk menentukan

menentukan nilai

nilai guna

guna

dokumen

dokumen--rekod

rekod dan

dan kemudian

kemudian menentukan

menentukan musnah

musnah

atau

atau permanen

permanen berdasarkan

berdasarkan pertimbangan

pertimbangan nilaiguna

nilaiguna

atau

atau permanen

permanen berdasarkan

berdasarkan pertimbangan

pertimbangan nilaiguna

nilaiguna

administrasi,

administrasi, hukum,

hukum, dan

dan kegunaan

kegunaan fiskal

fiskal;;nilaiguna

nilaiguna

informasional

(5)

Kriteria Penilaian

Nilai

Nilai gunaguna arsip/rekodarsip/rekod Nilai

Nilai gunaguna rekodrekod yangyang didasarkandidasarkan padapada kegunaankegunaan bagibagi kepentingankepentingan penggunapengguna rekod/arsip

rekod/arsip..

A

A.. NilaiNilai gunaguna PrimerPrimer (Primary(Primary values)values)

A

Arsiprsip yangyang penilaiannyapenilaiannya didasarkandidasarkan padapada kegunaankegunaan dandan kepentingankepentingan instansiinstansi A

Arsiprsip yangyang penilaiannyapenilaiannya didasarkandidasarkan padapada kegunaankegunaan dandan kepentingankepentingan instansiinstansi pencipta

pencipta arsiparsip.. DasarDasar penilaianpenilaian tidaktidak sajasaja kegunaankegunaan dandan kepentingankepentingan dalamdalam menunjang

menunjang pelaksanaanpelaksanaan kegiatankegiatan organisasiorganisasi yangyang sedangsedang berlangsungberlangsung dandan kepentingan

(6)

Nilaiguna primer

Nilai guna administrasiNilai guna administrasi

Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip.

lembaga pencipta arsip. Contoh; undangan, dst Contoh; undangan, dst

Nilai guna keuangan/fiskalNilai guna keuangan/fiskal

Nilai

Nilai arsiparsip yangyang berisikanberisikan segalasegala halhal yangyang menyangkutmenyangkut transaksitransaksi dandan pertanggungjawaban

pertanggungjawaban keuangankeuangan..

Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan

pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst. pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.

(7)

Nilaiguna primer

Nilai guna hukum Nilai guna hukum

Arsip yang berisikan bukti

Arsip yang berisikan bukti--bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

kewajiban warga negara dan pemerintah.

Contoh; Undang

Contoh; Undang--undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas undang, peraturan,surat keputusan instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst

kepesertaan, dst

Nilai guna ilmiah dan teknologi Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

murni atau penelitian terapan. Contoh; laporan hasil penelitian Contoh; laporan hasil penelitian

(8)

………

Lanjutan nilaiguna

Nilai guna Sekunder (Secondary Values)

Arsip

Arsip yangyang penilaiannyapenilaiannya didasarkandidasarkan padapada kepentingankepentingan organisasiorganisasi lainlain atauatau kepentingan

kepentingan umumumum sebagaisebagai bahanbahan buktibukti pertanggungjawabanpertanggungjawaban nasionalnasional..

A

A..Nilai

Nilai guna

guna kebuktian

kebuktian

A

A..Nilai

Nilai guna

guna kebuktian

kebuktian

Arsip

Arsip yangyang mengandungmengandung faktafakta dandan keteranganketerangan yangyang dapatdapat digunakandigunakan untukuntuk menjelaskan

menjelaskan bagaimanabagaimana suatusuatu organisasiorganisasi diciptakan,diciptakan, dikembangkan,dikembangkan, diatur,diatur, fungsi

fungsi dandan kegiatankegiatan organisasiorganisasi tersebut,tersebut, sertaserta hasil/akibathasil/akibat daridari kegiatankegiatan yangyang dilakukan

dilakukan..

Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata kerja, , sertifikat perusahaan dst.

(9)

N

Nilaiguna

ilaiguna sekunder

sekunder

Nilai guna informasional

Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan

organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional.

Arsip Nasional. Contoh:

(10)

Prosedur Penilaian

Membuat

Membuat klas

klas disposal

disposal

Penilaian

Penilaian terhadap

terhadap arsip

arsip yang

yang disimpan

disimpan permanen

permanen

Melengkapi dokumentasi appraisal

Diterapkan

Diterapkan pada

pada daerah

daerah lain

lain

Laporan

Laporan untuk

untuk review

review

(11)

Alat Penilaian Arsip

•• Survey arsip

Survey arsip

•• Jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip

•• Appraisal check list

Appraisal check list

(12)

Survey

Survai

Pengumpulan

Pengumpulan data

data melalui

melalui survai

survai untuk

untuk mengetahui

mengetahui

lokasi

lokasi penyimpanan,

penyimpanan, asal

asal dokumen

dokumen--rekod,

rekod, kondisi,

kondisi,

jenis,

jenis, kuantitas,

kuantitas, kurun

kurun waktu,jalan

waktu,jalan masuk

masuk dan

dan sistem

sistem

jenis,

jenis, kuantitas,

kuantitas, kurun

kurun waktu,jalan

waktu,jalan masuk

masuk dan

dan sistem

sistem

penataannya,

(13)

Jadwal retensi arsip

•• Satu

Satu daftar

daftar yang

yang memuat

memuat deskripsi

deskripsi ringkas

ringkas series

series

dokumen

dokumen--rekod

rekod

(berdasarkan

fungsi

dan

kegiatan

organisasi),

lama

masa

simpan

dokumen

dokumen--rekod

rekod aktif/inaktif,

aktif/inaktif, serta

serta tindakan

tindakan atau

atau

dokumen

dokumen--rekod

rekod aktif/inaktif,

aktif/inaktif, serta

serta tindakan

tindakan atau

atau

rekomendasi

rekomendasi terhadap

terhadap series

series arsip

arsip yang

yang habis

habis

masa

(14)

Tujuan Jadwal Retensi Arsip

1)

1) Memudahkan Penyusutan

Memudahkan Penyusutan

2)

2) Memudahkan temu kembali rekod/arsip

Memudahkan temu kembali rekod/arsip

3)

3) Memenuhi perundang

Memenuhi perundang--undangan

undangan

3)

(15)

Appraisal check list

Inventory rekod/arsip

Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi

tentang jenis arsip sesuai dengan kelompok fungsi dan

kegiatan .

(16)

Keuntungan Penilaian

1. 1. Arsip

Arsip yang

yang bernilai

bernilai dapat

dapat diidentifikasi

diidentifikasi dan

dan

dilindungi

dilindungi sejak

sejak tercipta

tercipta sampai

sampai di

di accesion

accesion

oleh

organisasi

organisasi..

2. 2. Dapat

Dapat mengatur

mengatur kondisi

kondisi penyimpanan

penyimpanan sejak

sejak

2. 2. Dapat

Dapat mengatur

mengatur kondisi

kondisi penyimpanan

penyimpanan sejak

sejak

awal,

sehingga

dapat

mengurangi

biaya

perservasi

(17)

Penyusutan Arsip

Penyusutan

Penyusutan arsip

arsip adalah

adalah kegiatan

kegiatan pengurangan

pengurangan arsip

arsip

dengan

dengan ((

PP

PP 34

34/

/1979

1979 Pasal

Pasal 22))

Memindahkan

Memindahkan arsip

arsip inaktif

inaktif dari

dari unit

unit pengolah

pengolah ke

ke unit

unit

kearsipan

kearsipan dalam

dalam lingkungan

lingkungan lembaga

lembaga--lembaga

lembaga Negara

Negara atau

atau

kearsipan

kearsipan dalam

dalam lingkungan

lingkungan lembaga

lembaga--lembaga

lembaga Negara

Negara atau

atau

Badan

Badan--badan

badan Pemerintah

Pemerintah masing

masing--masing

masing..

Memusnahkan

Memusnahkan arsip

arsip sesuai

sesuai dengan

dengan ketentuan

ketentuan yang

yang berlaku

berlaku..

Menyerahkan

Menyerahkan arsip

arsip statis

statis oleh

oleh unit

unit kearsipan

kearsipan kepada

kepada Arsip

Arsip

Nasional

(18)

Prinsip-prinsip penghancuran arsip

• Adanya wewenang/otoritas

• Timely

• Aman/rahasia

• Terdokumentasi

• Kesesuaian/ramah lingkungan

(19)

Penghancuran informasi sensitif

• Informasi personal

• Informasi keuangan/finansial/komersial

• Informasi rahasia

• Informasi tentang penyelidikan

(20)

Proses Penyusutan

•• Penyiangan

Penyiangan

•• Pembuatan daftar

Pembuatan daftar

•• Berita Acara

Berita Acara

•• Pelaksanaan Pemusnahan

Pelaksanaan Pemusnahan

•• Pelaksanaan Pemusnahan

Pelaksanaan Pemusnahan

Dengan cara:

1. Peracikan

2. Secara Kimiawi

3. Dibakar

(21)

Lanjutan proses penyusutan……..

•• Penyiangan/identifikasi

Penyiangan/identifikasi

Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip

berdasarkan isi informasi dan kondisi fisik.

Isi

Isi informasi

informasi identifikasi

identifikasi arsip

arsip asli

asli dilakukan

dilakukan berdasarkan

berdasarkan prioritas

prioritas

pertama

pertama dan

dan prioritas

prioritas kedua,

kedua, yaitu

yaitu nilai

nilai guna

guna penelitian

penelitian dan

dan

pertama

pertama dan

dan prioritas

prioritas kedua,

kedua, yaitu

yaitu nilai

nilai guna

guna penelitian

penelitian dan

dan

historis

historis permanen

permanen tanpa

tanpa memperhatikanbentuk

memperhatikanbentuk arsip

arsip..

Kondisi

Kondisi fisik

fisik;; dipisahkan

dipisahkan berdasarkan

berdasarkan media,

media, arsip

arsip bebas

bebas dari

dari

jamur,

jamur, arsip

arsip dalam

dalam kondisi

kondisi buruk,

buruk, rapuh

rapuh ataurusak

ataurusak harus

harus

diperbaiki

diperbaiki atau

atau dibuat

dibuat copy

copy lebih

lebih dahulu,

dahulu, staple

staple dan

dan penjepit

penjepit

harus

(22)

Record Inventory

(23)

Berita Acara

•• Berita Acara

Berita Acara

Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat

unsur

unsur--unsur sebagai berikut:

unsur sebagai berikut:

Hari/tanggal/bulan/tahun

Nama yang menyerahkan

Jabatan yang menyerahkan

Nama jabatan yang menerima

Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan

Tanda tangan kedua belah pihak.

(24)

Landasan Hukum

•• PP

PP No

No.. 34

34/

/1979

1979

T

Tentangentang penyusutanpenyusutan arsiparsip

•• SE/

SE/01

01/

/1981

1981

T

Tentangentang penangananpenanganan arsiparsip inaktifinaktif sebagaisebagai pelaksanaan

pelaksanaan ketentuanketentuan peralihanperalihan peraturanperaturan pemerintahpemerintah tentangtentang penyusutanpenyusutan arsiparsip.. pelaksanaan

pelaksanaan ketentuanketentuan peralihanperalihan peraturanperaturan pemerintahpemerintah tentangtentang penyusutanpenyusutan arsiparsip..

•• SE/

SE/02

02/

/1983

1983

T

Tentangentang pedomanpedoman umumumum untukuntuk menentukanmenentukan nilnilaaii gunaguna arsiparsip