7 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Kantor
Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apa pun juga tempat tersebut mungkin diberikan (Moekijat, 1997: 3). Dalam bahasa Belanda menurut Eko (1999: 1) kantor mempunyai empat pengertian yaitu: ruang, kamar kerja, atau ruang tulis; markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya; biro atau tempat kedudukan seorang pemimpin; instansi, badan, jawatan, atau perusahaan. Pekerjaan kantor menurut Winardi (dalam Maryati, 2008: 12) meliputi mencatat/menulis (records), menghitung (computations), menyimpan, dan komunikasi (intern dan eksteren). Sementara itu, pekerjaan kantor menurut Goerge Terry (dalam Eko, 1999: 2) menjelaskan pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangsan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol pimpinan.
Ciri-ciri pekerjaan kantor menurut Winardi (dalam Maryati, 2008: 14) adalah sebagai berikut :
a. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam mengerjakan pekerjaanya agar lebih efektif. Misalnya:
8
Membantu manajemen puncak menyediakan data atau informasi. Membantu bagian personalia dalam penggajian.
Membantu bagian keuangan dalam hal efisiensi biaya.
Membantu bagian pemasaran dalam pengiriman pesanan barang. Membantu bagian produksi.
b. Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan pekerjaannya.
c. Memberikan sumbangan secara tidak langsung bagi kemampuan perusahaan dalam mencapai atau meningkatkan keuntungan.
Menurut Moekijat (1997: 2) kantor juga mempunyai fungsi. Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :
a. Menerima keterangan.
Misalnya: surat-surat, harga-harga, dan sebagainya. b. Mencatat keterangan.
Misalnya: catatan-catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya. c. Menyusun keterangan.
Misalnya: daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya.
9
Misalnya: daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya.
e. Menjamin aktiva.
Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan pesediaan, dan sebagainya.
Mengacu pada beberapa definisi kantor yang telah dikemukakan maka yang dimaksud dengan kantor dalam penelitian ini adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.
1.2. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation), atau OA. Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretarial dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka (Raymond, 1996: 85).
Menurut Raymond (1996: 85) otomatisasi kantor (office automation, atau OA, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar
10
perusahaan. Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Sebagian besar sistem otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis.
Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor menurut Raymond (1996: 86), yaitu:
1. Manajer
Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional
Tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya: pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
11
Ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai Administrartif (clerical employee)
Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirim surat. Otomatisasi perkantoran mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. Sistem elektronik formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang di dokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Semua perusahaan menerapakan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi, misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.
Sistem elektronik informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
Otomatisasi kantor juga mempunyai dampak positif dan dampak negatif terhadap manajemen perkantoran. Pengaruh positif dari otomatisasi menurut Maryati (2008: 154) disebutkan diantaranya :
12
a. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat. Sehingga pekerjaan kantor menjadi lebih efisien.
b. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image perusahaan.
c. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak membosankan. Sehingga menjadikan karyawan lebih produktif.
d. Otomatisasi memberikan peluang sangat besar untuk merencanakan kembali pekerjaan dan arus pekerjaan, sehingga memperkaya dimensi pekerjaan itu. Hal ini memberikan karyawan lebih kreatif.
Selain pengaruh positif, otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran, antara lain:
a. Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam pekerjaannya. Mereka takut mesin-mesin kantor akan mengambil alih fungsinya.
b. Banyak orang yang tidak menyukai perubahan. Mereka enggan belajar dengan cara baru atau merasa tidak mampu, sehingga takut kelemahannya diketahui.
c. Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor. Mereka merasa bangga dengan pengetahuan teknisnya
13
dan cenderung tidak sabar kalau menghadapi atasan yang tidak mampu mengaturnya.
Perlu perencanaan dan persiapan yang matang agar otomatisasi kantor berjalan dengan baik dan dampak negatif dari perubahan tersebut bisa dihindari atau dikurangi. Diantaranya:
a. Training atau pelatihan karyawan agar siap mental dalam menghadapi perubahan.
b. Memberikan training atau pelatihan tentang pengetahuan sehubungan dengan alat-alat baru yang akan digunakan.
c. Memberikan training atau pelatihan ketrampilan dalam penggunaan atau pengoperasian alat-alat baru tersebut.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud otomatisasi kantor dalam penelitian ini adalah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelakasanaan pekerjaan.
2.2.1. Konsep – Konsep Otomatisasi Kantor
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
14
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
1.2.2. Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
1.2.3. Tujuan Otomatisasi Kantor
Adapun tujuan dari otomatisasi kantor menurut Raymond (1996: 86), yaitu:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi.
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. 3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan. Tujuan OA masa kini:
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi Versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
15
2. Pemecahan Masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap-Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1. Meminimalkan/penghindaran biaya: komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah kelompok: otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
3. Pelengkap-bukan pengganti: OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
16
4. Penggabungan dan penerapan teknologi: misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor: produk OA atau Office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
1.3. Tenaga Kerja (Sumber Daya Manusia)
Manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan suatu organisasi.
Manajemen sumber daya manusia (human resources management) berbeda dengan manajemen personalia (personel management). Management sumber daya manusia menganggap bahwa karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi yang harus dikelola dengan baik, jadi MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia) sifatnya lebih strategis bagi organisasi dalam mencapai tujuan–tujuan yang telah diteteapkan. Sedangkan manajemen personalia menganggap karyawan sebagai faktor produksi yang harus dimanfaatkan secara produktif atau manajemen personalia lebih menekankan pada sistem dan prosedur. Istilah personalia sebenarnya tidak berbeda dengan istilah kepegawaian. Keduanya mempunyai arti sama, yaitu urusan personalia atau seluruh kegiatan yang berkaitan dengan personalia, pegawai atau tenaga kerja. Tenaga kerja menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan
17
guna menghasilkan barang dan atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat.
Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian, pada umumnya yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan Pegawai Negeri. Istilah kepegawaian lebih umum dipergunakan di kalangan pemerintah. Sedangkan istilah personalia lebih dikenal di kalangan badan-badan usaha swasta.
Beberapa pakar MSDM memberikan pandangan yang beragam tentang MSDM. Menurut Schuler, Dowling, Smart dan Huber (dalam Tjutju, 2009: 2)
Human resource management (HRM) is the recognition of the importance of an organization’s workforce as vital human resource contributing to the goals of the organization, and the utilization of several funcitions and activities to ensure that they are used effectively and fairly for the benefit of the individual the organization and society.
Pernyataan tersebut menegaskan bahwa managemen sumber daya manusia memberikan pengakuan tentang pentingnya tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia utama yang memberikan kepastian bahwa pelaksanaan fungsi dan kegiatan
18
organisasi dilaksanakan secara efektif dan adil bagi kepentingan individual, organisasi dan masyarakat.
Pentingnya peran SDM (Sumber Daya Manusia) dalam pelaksanaan dan pencapaian organisasi maka pengelolaan sumber daya manusia harus memperhatikan beberapa aspek staffing, pelatihan, pengembangan dan motivasi yang secara lebih mendetail dikemukakan oleh De Cenzo and Robbins (dalam Tjutju, 2009: 2) menyatakan bahwa:
“ human resource management is the part of the organization that is concerned with the peopleor human resources aspect of management position, including recruiting, screening, training,rewarding and appraising”.
Salah satu aspek pengelolaan sumber daya manusia yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan dan pencapain organisasi adalah pengembangan. Pengembangan sumber daya manusia merupakan salah satu fungsi operasional MSDM yang berisi kegiatan–kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kompetensi pegawai melalui peningkatan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan dan aspek–aspek lainnya. Pengembangan sumber daya manusia ini penting dilaksanakan sebab adanya perubahan baik manusia, teknologi, pekerjaan maupun organisasi Mondy (dalam Tjutju, 2009: 36)
19
Pengembanagan SDM (sumber Daya Manusia) tidak hanya terfokus pada pegawai yang baru direktut, akan tetapi untuk pegawai yang sudah lama bekerja. Menurut Flippo (dalam Tjutju, 2009: 36) pengembangan merupakan suatu proses yang terdiri dari:
1. Pelatihan, untuk meningkatkan keahlian serta pengetahuan untuk melakukan pekerjaan tertentu, dan
2. Pendidikan yang berkaitan dengan perluasan umum, pengertian dan latar belakang. Tujuannya adalah agar dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, mempertinggi moral dan mempromosikan stabilitas dan fleksibilitas dari organisasi.
Pelatihan adalah proses yang memberikan karyawan keahlian khusus atau membantu karyawan memperbaiki kinerjanya. Simsmora (dalam Tjutju, 2009: 37) mengemukakan bahwa pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian atau pengetahuan tertentu. Menurut Noe (dalam Tjutju, 2009: 38) bahwa pelatihan (training) merupakan upaya perusahaan yang terencana dalam memberikan kesempatan karyawan mempelajari kompetensi yang berhubungan dengan pekerjaan. Kompetensi meliputi penegetahuan, keahlian atau perilaku yang penting untuk mencapai prestasi kerjadengan sukses. Menurut Carrel (dalam Tjutju, 2009: 39) menyatakan bahawa tujuan dari pelatihan antara lain adalah :
20 1. Meningkatkan kualitias kinerja. 2. Memperbaruhi ketrampilan karyawan.
3. Menghindarkan penerapan manajerial yang telah usang. 4. Memecahkan masalah organisasi.
5. Mempersiapkan karyawan yang akan dipromosikan dan pengelolaan suksesi kepemimpinan.
6. Memberikan bekal pelatihan kepada karyawan baru untuk orientasi. 7. Memenuhi kebutuhan karyawan.
Aspek yang kedua yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan dan pencapain organisasi adalah staffing. Perencanaan tenaga kerja merupakan operasi dari manajemen sumber daya manusia. Perencanaan tenaga kerja dimaksudkan ada upaya untuk merencanakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisas ini. Fungsi ini melalui analisis pekerjaan, rekruitmen, penempatan sampai pada orientasi pekerjaan.
Kegiatan rekruitmen atau penarikan sumber daya manusia bertujuan agar organisasi dapat memperoleh sumber daya manusia sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan. Aplikasi kegiatan ini adalah dengan adanya seleksi yang dilakukan untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki oleh tenaga kerja, apabila sudah memenuhi syarat, maka tenaga kerja tersebut dapat ditempatkan dengan keahlian masing-masing.
21
Aspek yang ketiga yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan dan pencapain organisasi adalah motivasi. Motivasi ini meliputi: (1) Achievement drive berusaha keras untuk memperbaiki atau mencapai standard mutu yang tinggi, (2) Commitment menyesuaikan dengan tujuan kelompok atau organisasi. (3) Intiatiative kesiapan untuk menggunakan kesempatan. (4) Optimism tekun dalam mencapai tujuan meskipun banyak tantangan dan kemunduran.
Berdasrkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud dengan tenaga kerja dalam penelitian ini adalah semua orang yang bersedia untuk bekerja.
1.4. Prosedur Kerja
Prosedur kerja menurut Moekijat (1997: 53) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannnya. Sedangkan menurut Maryati (2008: 43) prosedur kerja adalah serangkain dari tahap-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja.
22 2.4.1. Pentingnya Prosedur Kerja
Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar, sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.
2.4.2. Prinsip-Prinsip Prosedur Kerja
Prinsip-prinsip prosedur kerja yang baik menurut Moekijat (1997: 53) adalah:
a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.
b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
e. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir) f. Hendaknya ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap
peraturan.
g. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
23 h. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu. i. Pembagian tugas yang tepat.
j. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus- menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
k. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
l. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
m. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
n. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminimum-minimumnya.
Mengacu pada beberapa definisi prosedur kerja yang telah dikemukakan maka yang dimaksud dengan prosedur kerja dalam penelitian ini adalah rangkaian tata pelaksanaan kerja yang di atur secara berurutan yang saling berhubungan satu sama lain dalam rangka pencapaian tujuan.
1.5. Mesin-Mesin Kantor
Mesin hanya merupakan salah satu aspek efisiensi kantor. Mesin saja tidak selalu menambah efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanisme, elektris, elektronis, maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor (Eko, 1999: 6)
24 2.5.1. Klasifikasi Mesin-Mesin Kantor
Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beraneka ragam. Berdasarkan aneka ragam jenis maupun bentuknya, mesin-mesin kantor dapat diklafisikasikan menjadi beberapa kelompok, tergantung dari tenaga gerak, cara kerja komponen mesin, dan fungsi mesin.
1. Tenaga Penggerak
Menurut tenaga penggerak mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu: a. Mesin manual adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan
menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
b. Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2. Cara Kerja Komponen Mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu di operasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga kerja.
25
b. Mesin elektronis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahan mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.
Menurut Moekijat (1997: 68), mesin kantor juga mempunyai keuntungan dan kerugian. Adapaun keuntungan dari mesin kantor:
a. Menghemat tenaga kerja: akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenaga kerja dapat dikurangi untuk pekerjaan lain.
b. Menghemat waktu: beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentu ( misalnya dalam mempersiapkan upah).
c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan (misalnya mesin hitung memberikan ketelitian secara mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan).
d. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan (beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila pekerjaan dilakukan dengan cepat mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi).
e. Pekerjaan nampak lebih baik (misalnya faktur yang diketik). f. Mencegah penggelapan (misalnya mesin untuk menulis cek).
g. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dengan demikian menambah mutu pekerjaan (misalnya mesin ketik elektris).
26
h. Memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat daripada sebelumnya, kepada manajemen (misalnya komputer elektronis).
Kerugian mesin kantor:
a. Mesin tidak dapat memperkejakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi (seorang akuntan masih diperlukan meskipun dipergunakan mesin hitung).
b. Tingkat penyusutan berupa mesin adalah tinggi (misalnya mesin hitung elektronis mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of date).
c. Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat tulis-menulis serta biaya cetak-mencetak (misalnya dengan mesin hitung hal ini sering tidak dilihat).
d. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk melatih mereka (terutama operator mesin hitung).
e. Pengaruh terhadap sistem-sistem perkantoran (misalnya penggunaan sebuah komputer dapat berarti suatu perubahan besar daripada sistem-sistem perkantoran).
f. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang lain ketimbang mesin.
g. Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
27
i. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan.
Pesatnya perkembangan mesin-mesin kantor yang menuju ke arah otomatisasi, selain mempunyai pengaruh terhadap efisiensi kerja, juga mempunyai dampak lain yang berpengaruh pada hal-hal sebagi berikut:
1. Tenaga Kerja. 2. Prosedur Kerja. 3. Hasil Kerja.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud mesin-mesin kantor dalam penelitian ini adalah salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.
1.6. Efisiensi Kerja
Tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau pendekatannya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak karuan. Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam penyedian keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi, mungkin bukannya membantu berhasilnya pekerjaan-pekerjaan operatif, tetapi sebaliknya dapat merintangi, atau mungkin pula menyebabkan lambatnya pekerjaan unsur-unsur administrasi lainnya, tetapi yang pasti ialah mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja.
28
Penataan terhadap tata usaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berakibat pada efisiensi. Efisiensi sesekali perlu dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja. Menurut The Liang Gie (1996: 171) efisensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu:
1. Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yaitu:
1. Pikiran 2. Tenaga 3. Waktu 4. Ruang
5. Benda, termasuk uang 2. Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya maupun jumlah satuan hasil itu.
29
The Liang Gie (1996: 172) menyatakan bahwa konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat perorangan sampai pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam bidang kerja apa pun, maka terdapatlah efisiensi kerja. Penelahan dan aktivitas untuk mencapai efisiensi kerja telah lazim disebut work simplification (secara harafiah berarti penyederhanaan kerja) dalam kepustakaan dunia barat. Usaha mencapai efisiensi kerja atau work simplification di dunia barat itu berlandaskan ide pokok bahwa ”selalu terdapat cara yang lebih baik untuk melaksanakan pekerjaan”. Allan H. Mogensen (dalam The Liang Gie, 1996: 173) secara sederhana merumuskan work simplification sebagai “pengguna akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan.”
Efisensi kerja menurut The Liang Gie (1996: 173) efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkain aktivitas-aktivitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedangkan yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkain aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi setiap kerja tentu mencakup suatu cara
30
tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.
Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut mempengaruhi suatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh caranya melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisensi kerja pada umumnya merupakan, perwujudan dari cara-cara kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja yang efisien.
The Liang Gie (1996: 174) menjelaskan bahwa dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut maka kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai merupakan:
1. Cara yang paling mudah (tidak sulit memakai banyak pikiran).
2. Cara yang paling ringan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia)
3. Cara yang paling tepat (tidak lama dikarenakan memakan banayak waktu).
4. Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghambur-hamburkan ruang kerja).
31
5. Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros penggunaan bendanya).
Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkain cara-caranya biasanya dapat disimpulkan sesuatu asas yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam bidang tatausaha perlu kiranya diindahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas asas efisensi bagi tatausaha itu ada 5 menurut The Liang Gie (1996: 174) diantaranya: perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan penggabungan.
1. Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan.
2. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.
3. Asas Penghematan
Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal.
32
Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
5. Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud efisiensi kerja dalam penelitian ini adalah suatu kegiatan kerja yang dapat dilihat dari dua segi, yaitu: segi usaha dan segi hasil.
1.7. Penelitian Terdahulu
Judul : Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di Dinas Pertanian Salatiga.
Masalah : Dalam penelitian ini masalah yang terjadi, diantaranya :
1. Dinas Pertanian memiliki peralatan kantor otomat yang terbatas diantaranya komputer, mesin fax, telepone, LCD dan laptop.
2. Dinas pertaniam memiliki 10 pegawai, 3 diantaranya tidak terampil menggunakan alat-alat kantor seperti komputer, laptop dan lain-lainnya.
33
3. Pekerjaan yang harus dikerjakan dengan komputer, tidak terselesaikan tepat pada waktunya karena harus menunggu giliran menggunakan komputer.
Metode : Penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif. Penelitian Kualitatif bersifat deskriptif, yaitu data yang terkumpul berbentuk kata-kata, gambar bukan angka-angka. Kalaupun ada angka-angka sifatnya hanya penunjang. Data yang diperoleh meliputi transkip interview, catatan lapangan, foto, dokumen pribadi dan lain-lain.
Hasil : Hasil penelitian mengungkapkan bahwa tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi dan efektifitas kerja dengan memanfaatkan tekhnologi informasi, efisiensi dan efektifitas berujung pada penghematan. Selain itu otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Hasil penelitian menunjukan 70% hasil kerja belum sempurna, 80% prosedur yang digunakan dapat berjalan baik dengan dibantu mesin-mesin kantor, dan 70% mesin mesin kantoryang digunakan. Sedangkan tingkat efisiensinya hanya 60%.
Kesimpulan: Hasil penelitian dan pembahasan, peneliti menarik kesimpulan yaitu otomatisasi yang digunakan Dinas Pertanian Kota Salatiga belum menunjang efisiensi kerja para pegawainya. Ini dilihat dari terbatasnya mesin-mesin kantor yang digunakan untuk membantu pekerjaan.
34 1.8. Kerangka Berfikir
Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi kerja dengan memanfaatkan teknologi informasi. Otomatisasi kantor berpengaruh pada hal berikut:
a. Tenaga Kerja
Tenaga kerja menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. Dengan dibantu otomatisasi kantor staffing, pelatihan, pengembangan dan motivasi akan menjadi ringan dan meningkat.
b. Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah serangkain dari tahap-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja. Dengan adanya otomatisasi kantor prosedur kerja akan semakin mudah, semakin efisien (cepat selesai) dan tentunya berujung pada penghematan biaya, waktu dan tenaga.
35
Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanisme, elektris, elektronis, maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Dengan menggunakan mesin-mesin kantor pekerjaan akan lebih mudah dan efisien dari segi waktu, biaya, tenaga, pikiran dan biaya.
Dilihat dari unsur-unsur yang mempengaruhi otomatisasi kerja, maka ada 3 unsur yang mempengaruhi otomatisasi kantor yaitu: Tenaga Kerja, Prosedur Kerja, Mesin-Mesin Kantor.
Berdasarkan uraian tersebut dapat digambarkan model sebagai berikut: Tenaga Kerja (SDM) Efisiensi Kerja Prosedur Kerja Otomatisasi Kantor Mesin – Mesin Kantor
