7
LANDASAN TEORI 2.1. Sistem
•Menurut Satzinger (2005:6) Sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan yang berfungsi bersama untuk mencapai beberapa hasil.
• Menurut Williams dan Sawyer (2005:457) Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan.
• Menurut Stair dan Reynolds (2011:8), Sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. • Menurut O’Brien dan Marakas (2010:26), Sistem adalah seperangkat
komponen yang saling terkait, memiliki batas jelas, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan mengolah input dan menghasilkan output yang teroganisir. Sistem memiliki 3 fungsi utama:
Input : Kegiatan memperoleh dan merakit elemen yang masuk ke
dalam sistem untuk kemudian diproses.
Processing : Proses pengolahan elemen kemudian ditransformasi
dengan konversi input menjadi output.
Output : Pemindahan elemen yang telah diolah dari proses
transformasi ke dalam bentuk yang bisa digunakan dan sesuai dengan tujuan akhir pengolahan elemen.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
2.2. Informasi
• Menurut Rainers dan Cegielski (2011:10), Informasi adalah kumpulan data yang telah diolah dan terorganisir sehingga memiliki arti dan nilai bagi penggunanya.
• Menurut Stair dan Reynolds (2011:5), Informasi adalah kumpulan dari fakta-fakta yang teroganisir dan telah diolah sehingga memiliki nilai tambah dibalik nilai dari fakta individu itu sendiri.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian dari informasi adalah kumpulan fakta – fakta yang telah diolah sehingga memiliki nilai dan bermanfaat bagi penggunanya.
2.3. Sistem Informasi
• Menurut Doom (2009:14), Sistem Informasi adalah kumpulan dari perlengkapan, jasa dan manusia yang saling terintegrasi untuk mendukung pembuatan, penyimpanan, pengelolaan dan proses informasi. • Menurut O’Brien dan Marakas(2010:4), Sistem Informasi adalah kumpulan dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur yang teroganisir bertujuan untuk melakukan kegiatan menyimpan, mengambil, mengubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Dari definisi – definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem informasi adalah komponen – komponen yang terdiri dari manusia, hardware, software, jaringan, kebijakan dan prosedur yang berinteraksi satu sama lain untuk melakukan pemprosesan informasi di dalam organisasi.
2.4. Bisnis
• Menurut Anderson (2011:9) menyatakan bahwa bisnis fokus dalam hal membuat, mengambil, dan menyampaikan nilai baik bagi pihak pembeli maupun penyedia.
• Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:209), Bisnis merupakan usaha dagang atau usaha yang dilakukan secara komersial di dunia perdagangan.
• Menurut Harvard Business School Publishing Corporation (2006:vii), bisnis adalah bagaimana cara menciptakan atau menambah pelanggan bagi perusahaan.
Berdasarkan definisi – definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian bisnis adalah kegiatan yang dilakukan penyedia / penjual dalam menawarkan barang atau jasa yang dimiliki kepada pembeli guna memperoleh keuntungan bagi individu atau organisasi.
2.5. Proses
• Menurut Stair dan Reynolds (2011:6), Proses adalah suatu rangkaian kegiatan yang saling terkait yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Menurut Münch, Armbrust, Kowalczyk, dan Soto (2012:11), Proses adalah sekumpulan langkah – langkah yang tersusun sedemikian rupa untuk mencapai suatu tujuan dalam hal ini sebagai penggerak dalam melakukan suatu kegiatan.
Dari definisi – definisi diatas dapat disimpulkan bahwa proses merupakan serangkaian kegiatan yang tersusun dan saling terkait untuk mencapai suatu tujuan.
2.6. Business Process
• Menurut Doom (2009:9), Bisnis proses adalah struktur aktivitas yang terorganisir yang dilakukan dalam organisasi.
• Menurut Rainers dan Cegielski (2011:7), Bisnis proses adalah kumpulan aktivitas yang saling berhubungan serta menghasilkan produk atau jasa yang bernilai bagi organisasi, rekan kerja dan konsumen.
Dari definisi – definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa bisnis proses adalah sekumpulan kegiatan yang saling terhubung dalam menghasilkan barang / jasa yang akan ditawarkan kepada pihak pembeli guna memperoleh keuntungan bagi individu ataupun organisasi.
2.7. Manajemen
• Menurut Plunkett, Allen, dan Attnerc(2013:4), Manajemen adalah kegiatan yang dilakukan manajer oleh satu orang atau lebih untuk mengatur dan mencapai tujuan yang ditetapkan dengan menggunakan fungsi yang ada pada perusahaan(planning, organizing, staffing, leading, and controlling) serta mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki perusahaan(informasi, material, dana dan manusia).
• Menurut Griffin (2011:7), Manajemen adalah sebuah kegiatan yang
melibatkan empat kegiatan utama yakni planning and decision making, organizing, leading and controlling.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian manajemen adalah kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau lebih untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi dengan memaksimalkan fungsi sumber daya yang ada melalui 4 kegiatan yang diantara lain adalah planning, organizing, leading, and controlling.
2.8. Maintenance
• Menurut Mishra dan Pathak (2012:1), Maintenance adalah sebuah kegiatan untuk merumuskan persyaratan terhadap sistem yang akan dikembangkan yang kemudian menyediakan fasilitas untuk mendukung sistem yang akan dikembangkan tersebut agar sesuai dengan tujuan awal.
• Menurut Ramesh dan Bhattiprolu (2006:3), maintenance adalah tindakan yang harus diambil ketika sebuah aplikasi tidak berjalan sebagaimana harusnya.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa maintenance merupakan kegiatan pengembangan terhadap suatu aplikasi yang perlu dibenahi karena tidak berjalan sebagaimana mestinya dan tidak sesuai dengan tujuan awal dari aplikasi tersebut.
2.9. Bug Tracking System
• Menurut Perusahaan Kogent Solution (2008:591), bug adalah kekurangan tidak terduga yang ditemukan pada komputer atau dapat dikatakan kesalahan, kelemahan, ketidaksempurnaan yang ditemukan di dalam satu buah aplikasi. Sedangkan Bug tracking system sendiri adalah aplikasi yang digunakan untuk mencatat segala informasi terkait bug tersebut guna membantu programmer pada aplikasi yang mereka bangun. Segala informasi yang dicatat dalam aplikasi bug tracking system seperti kapan bug mulai muncul pertama kali, langkah – langkah untuk mengatasi bug terkait, nama aplikasi dan versi aplikasi terkait bug tersebut, Operating System yang digunakan untuk menjalankan aplikasi yang terkait bug tersebut, dan juga informasi tipe dari bug itu sendiri.
• Menurut Rex Black (2013:147), Bug tracking system adalah suatu program atau aplikasi yang memungkinkan tim proyek untuk melaporkan,
mengatur dan menganalisa bug yang ditemui guna sebagai laporan mengenai bug untuk dilakukan analisa dan mengelolanya.
• Menurut Peet James (2004:118), bug tracking system adalah dokumentasi online yang mencatat informasi – informasi dasar mengenai bug dan apa saja yang dilakukan untuk menyelesaikan masalah terkait.
• Menurut Saty Raghavachary, Matt Pharr, David Luebke, Thomas Strothotte (2010:50), langkah –langkah yang harus diambil ketika menemukan bug pada aplikasi seperti, mencatatnya terlebih dahulu bug terkait beserta versi dari aplikasi tersebut, melakukan cek pada forum – forum diskusi untuk menemukan apakah masalah terkait benar bug ataukah hanya fitur yang belum dipahami, ada pula membuat sebuah tahapan – tahapan proses yang memicu munculnya bug tersebut, dan terakhir mencatatnya pada bug tracking system mengenai informasi – informasi bug dan deskripsi detil dari permalahan tersebut sehingga menghambat aktifitas dalam aplikasi terkait.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian dari bug tracking system adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk mencatat seluruh informasi bug didalam kegiatan maintenance serta bagaimana proses penyelesaiannya terhadap bug – bug terkait.
2.10. Business Process Management
• Menurut Jeston dan Nelis (2008:11), Business Process Management (BPM) dalam buku Business Process Management Practical Guidelines to Succesful Implementations adalah pencapaian dari tujuan organisasi melalui peningkatan, manajemen dan pengendalian proses bisnis yang penting.
• Menurut Rainers dan Cegielski (2011:9), Business Process Management adalah teknik manajemen yang termasuk metode serta alat bantu untuk mendukung kegiatan perancangan, analisis, implementasi, manajemen dan optimisasi proses bisnis organisasi.
• Menurut Paul Harmont (2008:11), BPM adalah suatu manajemen disiplin yang berfokus kepada peningkatan performa perusahaan dengan mengelola bisnis proses perusahaan.
Ini sangat penting untuk diketahui oleh leadership dan manajemen bahwasanya tidak ada garis akhir atau batasan untuk melakukan peningkatan terhadap bisnis proses, sehingga dapat dikatakan bahwa program tersebut harus di maintain secara terus menerus/berkelanjutan.
Gambar 2.1 BPM program framework
2.10.1. Organization Strategy Phase
Fase ini termasuk memastikan bahwa strategi organisasi, visi, tujuan strategi, bisnis dan executive drivers dapat dimengerti atau dipahami secara jelas oleh anggota tim proyek. Tujuannya harus memastikan bahwa BPM proyek mempunyai hubungan secara jelas dengan strategi organisasi dan nilai tambahannya. Setiap organisasi dan setiap proyek seharusnya memberikan waktu untuk memahami strategi organisasi dan memastikan bahwa proyek dapat menambahkan nilai terhadap hasil strategis yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika proyek secara jelas tidak bisa membuktikan bahwa ada nilai tambahan kepada organisasi dan arah strategis, maka proyek tersebut seharusnya tidak perlu dilakukan.
Tujuan dari fase ini tidak untuk menggambarkan bagaimana untuk mengembangkan sebuah strategi organisasi, tetapi menggambarkan bagaimana
strategi organisasi, manajemen proses, dan proses individu terhubung dan saling mempengaruhi.
Fase organization strategy outputs akan memberikan nilai masukan ke dalam fase lainnya dalam framework:
• Dalam membuat proses arsitektur untuk organisasi, tujuan dan sasaran secara spesifik didalam strategi organisasi akan memerlukan pemahaman yang secara jelas.
• Ketika membangun ruang lingkup proyek, tim proyek harus memastikan bahwa proyek tersebut mempunyai dampak objektif terhadap tujuan organisasi.
• Hasil dari fase ini harus diwakili dan diambil ke dalam fase innovate, yang dimana fase innovate terdapat proses baru yang akan dikembangkan sehingga memerlukan acuan/dasar yang selaras dengan strategi organisasi.
2.10.2. Process Architecture Phase
Process architecture adalah hubungan antara strategi organisasi dan fase Launch pad. Fase ini adalah dimana proses arsitektur di rancang. Proses arsitektur dalam artian dimana perusahaan menetapkan suatu aturan, prinsip, guidelines dan model untuk implemetasi BPM kedalam keseluruhan organisasi.
Proses arsitektur memastikan bahwa :
• Proses desain ulang, atau baru dikembangkan saling terkait dengan tujuan organisasi dan sesuai dengan strategi organisasi
• Proses selaras dengan jalan bisnis yang dilakukan dan mampu menyediakan produk atau jasa kepada pelanggan.
• Proses selaras dengan arsitektur IT dan aplikasi, yang dimana sebagai pendukung proses yang sekarang dan kedepannya.
• Proses selaras dengan proses yang terkait.
• Semua informasi yang relevan dan keputusan dalam proses dapat dikumpulkan bersama.
• Keputusan yang relevan dan high-level proses dapat dipahami secara mudah.
Sebuah process architecture bisa berjalan jika yang pertama, process architecture selaras dengan strategi organisasi dan tujuan, dan yang kedua, selaras dengan bisnis, organisasi dan arsitektur IT.
Satu-satunya jalan untuk mengembangkan dan me-maintain sebuah dynamic architecture secara efektif dan efisien adalah dengan memastikan bahwa suatu proses arsitektur dapat menjamin semua pemicu, pertimbangan dan kebijakan dapat diperhitungkan saat pengembangan, maintain, dan menggunakan arsitektur.
Ada poin-poin yang bisa menjadi acuan sebagai proses arsitektur yang baik:
• Harus ada sebuah aturan, prinsip, dan model untuk proses
• Harus ada dasar untuk rancangan dan realisasi dari proses yang ada di organisasi
• Proses yang ada harus berkaitan dengan strategi organisasi dan tujuan • Proses harus selaras dengan arsitektur bisnis, informasi dan arsitektur
teknis, yang setara dengan organisasi pengendali arsitektur perusahaan.
• Proses harus mudah untuk dipahami dan diterapkan oleh semua stakeholders terkait.
• Process architecture harus dinamis, yang dimana mudah untuk
beradaptasi apabila terjadi perubahan proses, bisnis dan perusahaan.
Organization process view mewakili pandangan high-level dalam suatu organisasi dari sudut pandang proses. Proses dalam organisasi tersebut terbagi dalam tiga level,yakni :
• Strategic processes – pada level ini mewakili strategy processes, yang
harus memastikan bahwa adanya pokok utama, dan dilanjutkan dengan pertemuan satu sama lain, serta objektif masing - masing. • Core processes – pada level ini mewakili dari aktifitas bisnis utama
• Support processes – pada level ini mewakili proses yang tidak utama, yang mendukung proses utama dalam organisasi
Organization process view diagram mempunyai beberapa tujuan :
• Seharusnya digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang ada didalam organisasi kepada semua anggota staf dan stakeholders. • Bisa ditempatkan kedalam keseluruhan posisi penting yang ada di
organisasi.
• Akan membantu dalam memahami aktifitas utama dan prioritas oleh semua bagian manajemen dan staf untuk organisasi dari sudut pandang proses dan fokus untuk BPM.
Keuntungan dalam mengembangkan suatu organization process view adalah kita tidak hanya mempunyai high-level model perusahaan yang bisa digunakan untuk menghubungkan dengan lower-level proses tetapi juga mengikutsertakan manajemen dalam proses pemodelan.
2.10.3. Launchpad phase
Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai, tetapi juga untuk melengkapi langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun proyek agar sukses. Fase ini ada 3 hasil utama :
• Pemilihan dimana untuk memulai awal proyek BPM dalam organisasi.
• Persetujuan dari tujuan proses dan visi, dilakukan ketika prosesnya sudah dipilih.
• Pembentukan proyek yang sudah dipilih.
Process selection matrix (PSM) adalah suatu cara untuk menunjukan semua proses bisnis dalam unit bisnis yang dituangkan kedalam satu halaman. Selanjutnya, PSM adalah cara yang ideal dalam memahami dan menampilkan kompleksitas proses, jumlah proses dan high-level proses metrics yang terdapat didalam bisnis.
Sumbu vertical (main processes) berasal dari end-to-end processes developed. Sumbu horizontal (scenarios) merupakan dimensi yang
menyediakan analisis yang lebih detail dari proses yang tercatat dalam sumbu vertical (main processes). Yang perlu diperhatikan adalah memastikan bahwa perpotongan sel dari sumbu horizontal dan vertical menggambarkan suatu proses bisnis secara individual.
Process worth matrix adalah cara yang sangat berguna untuk menentukan proses bisnis apa yang sebaiknya di investasi. Berikut adalah penjelasan dari Process Worth Matrix :
• Asset : Proses yang memberikan keuntungan bagi perusahaan/Proses
yang menghasilkan uang untuk perusahaan.
• Liability : Proses yang merugikan perusahaan/Proses yang membebani
perusahaan.
• Identity : Proses yang menjadi identitas perusahaan sekaligus
membedakan perusahaan dari kompetitor.
• Priority : Proses yang mendukung aktifitas dari identity process.
• Background : Proses operasional yang berjalan setiap hari di
perusahaan.
• Mandated : Proses yang dilakukan oleh pihak eksternal perusahaan.
2.10.4. Understand phase
Fase ini tentang memahami secara cukup dari lingkungan proses bisnis yang sekarang untuk membolehkan fase innovate mengambil alih. Tujuan dari fase ini adalah membuat anggota tim proyek dan bisnis untuk mendapatkan cukup pemahaman tentang proses bisnis yang sekarang sehingga dapat memperbolehkan innovate phase untuk memulai.
Fase Understand ini menggambarkan situasi dari proses yang berjalan sekarang dalam organisasi dan mendefinisikan proses-proses potensial untuk dikembangkan nantinya. Poin yang paling penting disini bahwa tim proyek dan bisnis mencari cara untuk bisa memahami proses yang sekarang.
People capability matrix (PCM) akan memberikan informasi yang berguna tentang lingkungan sekarang dan yang akan datang. Jika situasi yang akan datang banyak sekali perbedaan dengan situasi sekarang, maka PCM tidak bisa menjadi acuan atau dasar yang tepat untuk situasi yang sekarang
melainkan untuk memahami perbedaan atau jarak antara kemampuan yang ada didalam organization dan bagaimana mereka merubahnya untuk masa depan.
Sumbu horizontal menggambarkan kemampuan utama atau kemampuan yang dibutuhkan oleh masing-masing proses untuk melengkapi tugas atau aktifitas. Sumbu vertical menggambarkan end-to-end proses model, kumpulan proses atau proses individual. Kemudian kemampuan utama dinilai dalam beberapa tingkatan antara 1,2 dan 3. Yang dimana 1 adalah kemampuan utama yang wajib dimiliki dan 3 adalah kemampuan yang diharapkan untuk dimiliki tetapi tidak wajib.
2.10.5. Innovate phase
Ini adalah fase kreatif dari sebuah proyek dan sering menjadi bagian paling menarik. Fase ini tidak hanya melibatkan tim proyek dan bisnis tetapi juga melibatkan stakeholders yang bersangkutan internal maupun eksternal. Tujuan dari fase ini adalah membuat proses yang ada didalam ruang lingkup proyek seefesien dan seefektif mungkin untuk memenuhi harapan stakeholders yang sekarang dan yang akan datang.
Mengatur arah dan tujuan untuk innovate phase adalah langkah yang sangat kritikal dan salah satu fase yang perlu ditangani secara cepat. Inovate phase adalah seperti memulai bermain game yang dimana jika kita tidak mengetahui cara dan aturan bermain game tersbut maka akan sulit untuk dimainkan dan memenangkannya. Oleh karena itu mengatur aturan adalah salah satu langkah awal yang penting dalam fase ini.
2.10.6. Develop phase
Fase ini terjadi dalam membangun semua komponen untuk implementasi proses bisnis baru. Dan harus dipahami bahwa kata membangun dalam konteks ini bukan hanya sekedar membangun IT. Tetapi juga bisa melibatkan membangun semua infrastruktur.
2.10.7. People phase
Ini adalah fase kritikal dari framework yang bisa melibatkan sebagian dari proyek kedalam resiko jika tidak ditangani sepenuhnya dan dengan standar
yang tinggi. Tujuan fase ini adalah untuk memastikan bahwa aktifitas, peran, dan tolak ukur performa sesuai dengan strategi organisasi dan tujuan proses.
People phase biasanya akan dilakukan bersamaan dengan developed phase dalam proyek. Dan hasil dari fase ini harus berhasil, kegagalan dalam fase ini bukanlah jadi pilihan. Fase ini tidak terlibat dengan kegiatan mechanical melainkan tim proyek diwajibkan agar dapat mengalokasikan waktu yang dibutuhkan sesuai dengan yang diperlukan agar proyek tersebut dapat berhasil.
Suatu organisasi harus melakukan beberapa pendekatan untuk melakukan peningkatan program dengan urutan sebagai berikut :
• Processes – memperoleh proses secara efisien dan efektif dan juga
menambahkan nilai tambah ke strategi organisasi.
• Structure – mendapatkan peran dan struktur secara tepat untuk dapat
membantu proses yang baru.
• People – setelah langkah processes dan structure dilaksanakan, maka
barulah kita bisa mengevaluasi performa atau kinerja mereka. RASCI model adalah method yang sangat berguna untuk membantu mengidentifikasi aktifitas, peran, dan tanggung jawab selama berjalannya fase people dalam proyek. Model ini membantu untuk menggambarkan secara jelas apa yang seharusnya diselesaikan oleh siapa untuk membuat proses baru dapat dilaksanakan oleh mereka.
RASCI adalah singkatan dari :
• R = Responsibility – orang yang mempunyai masalah atau aktifitas. • A = Accountable – orang yang harus memberi persetujuan sebelum
melakukan aktifitas.
• S = Supportive – orang yang bisa menyediakan sumber daya atau informasi lain untuk aktifitas tersebut.
• C = Consulted – orang yang mempunyai banyak informasi.
• I = Informed – orang yang harus diinformasikan atas proses dan hasil aktifitas tersebut.
1. Identifikasi semua aktifitas yang ada di people phase dan mencatat keseluruhan aktifitas di dalam sumbu vertical.
2. Identifikasi semua peran yang akan terlibat dalam aktifitas yang akan datang, dan tulis siapa saja yang berperan di sumbu horizontal dan melengkapi semua sel yang ada di table dengan R, A, S, C, dan I untuk setiap aktifitas.
3. Mengatasi jarak dan tumpang tindih. Yang dimana situasi bisa terjadi dimana tidak adanya R, R lebih dari satu, atau tidak adanya A dalam suatu aktifitas. Sebagai aturan umum, bahwa setiap aktifitas harus memiliki satu R dan sekurang-kurang mempunyai satu A.
2.10.8. Implement phase
Fase ini dimana semua desain dan pengembangan peningkatan proses akan dijalankan. Keputusan untuk melakukan implementasi akan berdampak kebeberapa aspek yang ada di proyek seperti bagaimana mendesain atau mendesain ulang, bagaimana melakukan pengembangan dan testing, dan seterusnya.
Proyek sering kali gagal karena implementasi hanya dibatasi sebagai proyek penutup dan hanya melakukan komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada user dan stakeholders tentang manfaat dan solusi bagi organisasi. Jalan terbaik untuk memastikan pengimplementasian berjalan dengan lancar adalah memulai melakukan pertimbangan terhadap masalah implementasi yang di proyek.
2.10.9. Realize value phase
Banyak dari project manajer dan organisasi percaya bahwa proyek sudah diselesaikan setelah proyek tersebut telah dijalankan dan user senang. Jauh dari kenyataan, bahwasanya suatu proyek dapat dikatakan telah selesai ketika proyek tersebut dijalankan dan semua target bisnis telah tercapai secara keseluruhan.
Dalam proyek, semua stakeholders harus mengetahui dan memahami apa nilai dan manfaat dari proyek tersebut, agar nantinya pada bagian akhir dari proyek para stakeholders mengetahui apakah proyek telah mencapai nilai yang
diharapkan tahu adanya penambahan nilai ketika proyek tersebut selesai. Ada pernyataan dari pemerintah Inggris mengatakan bahwa banyak dari proyek perubahan bisnis gagal memberikan keuntungan bisnis. Dalam perhitungan 30-40 persen dari sistem yang mendukung perubahan bisnis tidak memberikan keuntungan apapun. Dari statistik tersebut, kita dapat menghindarinya atau setidaknya meminimalisir dampaknya terhadap proyek BPM jika mengikuti langkah dari framework.
Secara umum aturan yang dapat diterima untuk pengendalian, pengelolaan, dan realisasi nilai bisnis adalah menagement bisnis. Business management mewujudkan tujuan bisnis menjadi keuntungan yang dimana bisa diukur, dilacak, dan realisasi. Jika organisasi memilih untuk tidak melaksanakan benefit management secara tepat resiko proyek tidak sesuai dengan stakeholders harapkan akan meningkat.
Bisnis mempunyai beberpa macam pengendali yang dikendalikan secara langsung oleh strategi dan tujuan organisasi, secara bersamaan dengan kebutuhan pelanggan dan tipe manfaat yang tersedia didalam organisasi. Ketika proyek dijalan secara baik, maka keuntungan akan mudah didapatkan dari proyek dan feedback ke dalam pengendalian awal bisnis dan strategi organisasi.
2.10.10. Sustainable performance phase
Pengembangan proses tanpa adanya keberlanjutan bisa dibilang dengan usaha yang sia-sia, yang dimana praktek pengembangan akan cepat menghilang dengan adanya bisnis yang semakin meningkat dan berubah. Tujuan dari fase ini adalah memastikan kegiatan pengembangan akan dilakukan secara berkelanjutan dan membuatnya menjadi bagian dari bisnis yang dilakukan seperti biasa. Investasi yang cukup dalam semua proyek harus di-maintain dan ditingkatkan lebih lagi, tentu tidak dikurangi atau disusutkan.
Fase sustainability ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk membuat dan menyampaikan nilai kepada semua stakeholders secara terus menerus. Sustainability adalah tentang memahami apa yang pelanggan harapkan, baik itu sekarang dan dimasa yang akan datang, yang dimana akan mempengaruhi strategi organisasi, design, dan tindakan organisasi selanjutnya.
Pada fase ini akan merincikan bagaimana bisa melakukan improvement secara mandiri, yaitu dengan melakukan evaluasi ketika proyek sudah selesai dan mencari improvement yang lainnya, yang dimana nanti akan dapat dilakukan dalam proyek selanjutnya. Improvement secara mandiri adalah langkah kecil dan memiliki ruang lingkup yang terbatas.
Strategi organisasi yang berkelanjutan harus bisa menentukan beberapa mekanisme formal untuk memastikan bahwa itu tidak hanya akan menjaga investasi yang dilakukan dalam proses yang ada di proyek, tetapi juga meninjau ulang penerapan proyek ke dalam proses yang berjalan sekarang dan proses yang akan datang.
Untuk manajemen organisasi harus mampu untuk mengatur atau mengelola proses bisnis yang relevan, berikut penjabarannya :
1. Satu atau lebih pengukuran kinerja harus lebih spesifik atau detail. Pengukuran ini termasuk ke dalam kriteria efektifitas atas proses yang akan dievaluasi dan seharusnya sudah termasuk kuantitas dan kualitas dari kinerja.
2. Manajemen harus mempunyai gambaran pokok dari proses awal hinga akhir yang dimana manajer akan mampu untuk memahami dampak dari aktifitas yang dikelola.
3. Manajement seharusnya mempunyai informasi yang cukup tentang bagian-bagian dari semua proses, ini tidak hanya berhubungan ke hasil dari semua proses, tetapi juga ke karakteristik proses tersebut seperti eror, masalah utama, pekerjaan yang sedang berjalan dan pengerjaan ulang.
4. Manajemen harus memiliki penilaian informasi yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan agar dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan pada tiap level yang tidak pasti dan selalu berubah-ubah. 5. Manajemen harus mempunyai informasi yang cukup agar dapat memproses informasi umum yang beredar sehingga dapat mengolah dan menjadikannya informasi yang berguna.
6. Jika hasil yang diharapkan sulit atau bahkan tidak tercapai, maka pihak manajemen harus mendiskusikannya dengan pihak
manajemen yang lebih tinggi untuk membahas solusi agar hasil yang diharapkan dapat tercapai.
2.11. Business Process Management and Notation
• Menurut Allweyer(2010, p10), Business Process Management and Notation awalnya dikembangkan dari Business Process Management Initiative(BPMI) institute, yang dipimpin oleh Stephen A. White dari IBM pada tahun 2004. Tujuan utamanya adalah membuat sebuah notasi yang terstandarisasi dan otomatisasi proses. Setiap proses yang berjalan dalam perusahaan dapat dibuat dalam bentuk notasi-notasi agar lebih mudah dimengerti. Pada tahun 2005, BPMI digabungkan dengan Object Management Group(OMG), dikarenakan BPMI bukan sebuah perusahaan berbadan hukum. OMG dikenal sebagai sebuah perusahaan standarisasi software, seperti UML( Unified Modified Languange). Pada tahun 2006, BPMN versi 1.0 telah resmi diterima sebagai OMG Standard. Kemudian berkembang menjadi BPMN versi 2.0 yang kemudian berganti nama menjadi Business Process Management and Notation.
2.12. Activity diagram
Activity diagram merupakan jenis workflow diagram yang menggambarkan aktivitas pengguna di dalam sistem secara berurutan. Di bawah ini merupakan penjelasan simbol-simbol yang digunakan dalam activity diagram:
• Swimlane
Merupakan area persegi pada activity diagram yang mewakili seluruh aktivitas di dalamnya.
• Starting activity
Merupakan awal dari aktivitas di dalam sistem. •Activity
Merupakan aktivitas yang dilakukan di dalam sistem. • Decision activity
Merupakan aktivitas yang harus dipilih.
Merupakan aktivitas yang dilakukan secara bersamaan atau paralel, biasanya diawali dengan synchronization bar.
• Synchronization bar
Merupakan simbol di dalam activity diagram yang digunakan untuk mengendalikan pemisahan atau penyatuan beberapa aktivitas.
• Ending activity
Merupakan akhir dari aktivitas di dalam sistem.
2.13. Literatur Review terkait dengan BPM terdahulu
Seperti halnya tertulis pada jurnal Amer, Aziz, dan Hamza(2014) menyatakan bahwa pengembangan BPM yang dilakukan pada perusahaan – perusahaan kecil menengah di Mesir tidak hanya membahas tentang melakukaan automisasi didalamnya saja. Pada dasarnya perusahaan kecil menengah di Mesir melakukan kegiatan bisnis mereka secara manual tanpa campur tangan komputer untuk memasukkan ataupun mengolah data. Namun dengan dilakukan BPM, perusahaan kecil menengah itu diharapkan menjadi perusahaan yang lebih terautomisasi sehingga alur bisnis pun dapat terkendali dan menghasilkan performa yang lebih baik. Namun kegiatan BPM tidak berhenti sekedar melakukan automisasi pada proses bisnis, tujuan utama dari BPM sendiri adalah untuk mengetahui kegiatan mana yang dilakukan secara berulang – ulang dalam pengambilan solusi dan keputusan, sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan masalah yang sama berulang – ulang kali melainkan cukup dengan memanfaatkan solusi yang pernah digunakan sebelumnya mengingat target utama dari penelitian jurnal ini adalah perusahaan – perusahaan jasa di Mesir yang kegiatan bisnisnya tergantung atas keinginan para pelanggannya.
Pada jurnal Kristiyanti (2012) memaparkan bagaimana peran dari perusahaan kecil menengah ini di dalam persaingan ekonomi. Melihat banyaknya perusahaan kecil menengah di Indonesia mengakibatkan banyak terjadi persaingan bisnis antar perusahaan. Hal yang ingin dilihat penulis adalah bagaimana perusahaan kecil dengan kemampuannya hanya dalam skala kecil dapat bersaing dengan usaha lain agar tetap bertahan dan terus maju.
Pada jurnal Singh dan Chaturvedi (2011) memaparkan bagaimana bug tracking system dapat membantu perusahaan dalam memperbaiki bug yang terdapat dalam sistem mereka dan juga dengan adanya bug tracking system ini membantu dalam melihat status daripada bug yang sedang diperbaiki sehingga bug dapat di-control dengan baik. Bug juga bisa terdapat dalam berbagai fase perkembangan software seperti analisis, perancangan sistem, coding, testing, impelentasi, dan kegiatan maintenance sistem sehingga dengan adanya bug tracking system tersebut akan memudahkan kerja dari programmer atau user dari bug tracking system tersebut karena status perbaikan bug dapat disimpan sehingga dapat dilanjutkan kembali tanpa harus keliru dengan perbaikan yang dilakukan sebelumnya. Selain itu bug tracking system juga dapat dibuat baik oleh pihak luar perusahaan ataupun dapat dikembangkan oleh internal perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
2.14. Kerangka Berpikir
Gambar 2.2 Kerangka Berpikir Literature Review
Textbook,Journal
Problem Kegiatan Maintenance
Solusi Bug Tracking System
Organization Strategy Latar belakang, visi&misi,
struktur perusahaan Job description
Process Architecture Proses bisnis berjalan Process-people-technologi
Launch Pad
Masalah, Menentukan visi, misi, nilai dan tujuan PSM, PWM, Pemecahan Masalah Issues-Solution-Business-Benefits
Understand
Pemahaman masalah, ABC, PCM Survei & Observasi
PT. Inkombizz
Innovate
Proses bisnis baru, updated PSM, updated ABC
Develop
Process-Technology-Requirment User Interface Bug Tracking
System
People
PCM updated, RASCI Model Struktur organisasi baru
Job description baru
Implement
Process-People-Technology updated, solusi, Software Manual
Simpulan & Saran Business Process Management
