1
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran Tahun 2013 1. Nama Perguruan Tinggi : Universitas Syiah Kuala
2. Fakultas : Kedokteran
3. Penanggung Jawab :
Prof. Dr. Ir. Samsul Rizal, MEng
4. Direktur Eksekutif :
N a m a : Dr. dr. Endang Mutiawati R, Sp.S
Alamat : Fakultas Kedokteran Unsyiah Gedung E Lt.2
Darussalam Banda Aceh
Telepon Kantor : 0651-7555599
Telepon Cellular : 081269666535
Fax : 0651-7551843
e-mail : [email protected]
5. Skema : Skema A, Skema B, Skema C
6. Jenis Laporan Tengah Tahunan, Tahunan
Banda Aceh, 30 Januari 2014
Menyetujui, Mengesahkan,
Dekan Fakultas Kedokteran Direktur Eksekutif PHK-PKPD
Universitas Syiah Kuala,
Dr. dr. Mulyadi, Sp.P (K) Dr.dr.Endang Mutiawati R, Sp.S (K) NIP. 19620819 199002 1 001 NIP.19621213 198903 2 001
2
RINGKASAN EKSEKUTIF
Secara keseluruhan, rancangan global PHK-PKPD HPEQ disusun untuk meningkatkan kompetensi sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum KBK dengan metode PBL, peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tingginya angka kelulusan uji kompetensi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manejemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini, PSPD FK Unsyiah telah mendapatkan bantuan PHK-PKPD HPEQ selama tiga tahun berturut-turut, yaitu tahun 2011 sebesar Rp. 1.850.098.000, tahun 2012 sebesar Rp.2.824.355.787,- dan tahun 2013 sebesar Rp. 8.756.391.313,- . Dana pendamping dari institusi sebesar Rp. 400.000.000,00 per tahun, atau total sebesar Rp 1.028.280.000.,-
Ada 4 aktivitas utama yang dirancang dan dikembangkan dalam PHK-PKPD HPEQ PSPD FK Unsyiah, yaitu (1) Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk mencapai Kompetensi Standar Lulusan; (2) Peningkatan Kemampuan Clinical Skills mahasiswa untuk meningkatkan daya saing lulusan; (3) Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine dan (4) Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management.
Hingga akhir tahun 2013, beberapa status indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara sudah mencapai target. Pelaksanaan kurikulum berbaris kompetnsi dari target 90% sudah mencapai 100%. Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama dan kedua (dari yang direncanakan 4 kali tahun 2013), dari target 70% hanya mencapai 36,40%. Sedangkan, nilai rata-rata uji kompetensi lulusan dari target 80% sudah mencapai 72 % . Sementara itu, waktu rata-rata alumni menunggu pekerjaan pertama dari target 4 bulan sudah mencapai 3,5 bulan. IPK rata-rata lulusan dari target 3,2 sudah mencapai 3,8. IPK lulusan ≥ 3.0 dari target 40% sudah mencapai 66%. Rata-rata lama masa studi tahap akademik (tahun, bulan) dari target 3,7 tahun sudah mencapai target keseluruhan. Skor TOLF lulusan lebih dari 450, dari target 90% sudah mencapai 100%. Persentase kehadiran tutor ahli dari target 70% sudah mencapai 74%. Indikator Kinerja utama yang belum mencapai target adalah Akreditasi Program Studi dari taget A, namun saat ini belum dilakukan akreditasi ulang karena akreditasi terakhir baru diperoleh pada tahun 2010 dengan nilai B.
Status kemajuan fisik Domestik Degre Training (DDT) untuk 6 peserta S3 dan 7 orang peserta S2 adalah lanjutan kegiatan tahun 2013. Sementara itu ada 12 peserta S3 yang mendapat beasiswa PEMDA Aceh pada tahun 2013. Status kemajuan fisik Domestik Non Degree Training
3
(DNDT) tahun 2013 sudah mencapai mencapai 90%. Dari 10 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, hanya 1 orang yang belum melaksanakan kegiatan training. Status kemajuan fisik lokakarya sudah mencapai 100%, dari 5 judul yang direncanakan, seluruhnya sudah terlaksana.
Status kemajuan fisik ONDT thun 2013 tidak dapat dilaksanakan, ketiga kegiatan ini belum mendapatkan LoA dari Institusi yang dituju. Kegiatan policy study pada tahun 2013 tidak dilaksanakan. Kegiatan ini hanya dilaksanakan pada tahun 2012. Semua kegiatan Hibah Penelitian tahun 2013 (4 judul) sudah berjalan dengan kemajuan fisik mencapai 100%. Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran, sebanyak 2 judul sudah berjalan 100%.
Kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang sudah mencapai 100% dengan realisasi anggaran sebesar Rp.3.794.900.800,- Pengadaan Furniture mencapai 100% dengan realisasi sebesar Rp. 1.020.115.000 telah terlaksana pada bulan Desember 2013, sedangkan untuk paket Pekerjaan Sipil juga sudah mencapai 100% dengan realisasi anggaran sebesar Rp.988.440.000,- . Status penyerapan keuangan hingga 31 Desember 2013 sudah mencapai Rp. 7.103.190.415,- dari total anggaran Rp. 8.224.220.000,- atau sebesar lebih kurang 83%. Serapan keuangan pada kegiatan lokakarya sebesar Rp.70.056.000,- (100%) dan DNDT sebesar Rp. 125.822.015,-(90%). Sedangkan DDT sebesar Rp. 803.856.600,-(58%) Pengadaan barang yang terealisasi sebesar Rp. 5.931.554.000,-. Beberapa kegiatan tidak dilaksanakan yaitu Pengadaan buku belum dapat direalisasikan keuangan disebabkan karena ketidak kecukupan paket yang direncanakan sehingga administrasi pencairan dana yang belum bisa dilaksanakan. Kegiatan ONDT belum berjalan pada tahun ini tetapi akan diluncurkan pada tahun 2014.
Sampai Akhir tahun 2013 proyek ini, masih dirasakan terulangnya beberapa permasalahan tahun 2011 dan 2012. Permasalahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari Dirjen Anggaran (DJA) karena beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan April setelah semua data pendukung dibahas di DJA bersama Biro Perencanaan Unsyiah. Hambatan dalam kegiatan ONDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LoA. Sementara untuk DT, permasalahannya adalah terlambatnya pengiriman bukti pembayaran SPP dari penerima beasiswa, surat aktif kuliah dari institusi, dan transkrip nilai. Sehinggga amprahan dana beasiswa menjadi terlambat.
4 DAFTAR ISI LEMBARAN PENGESAHAN ... 1 RINGKASAN EKSEKUTIF ... 2 DAFTAR ISI ... 5 BAB I PENDAHULUAN ... 7
BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM ... 10
a. Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan Struktur Organisasi Perguruan Tinggi yang belaku saat ini. ... 10
b. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah... 11
c. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program agar terjadi proses konsolidasi yang lancar. ... 12
d. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan... 12
e. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best practices yang diperoleh ... 13
BAB III HASIL YANG DICAPAI a. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta analisis ... 14
b. Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya... 16
c. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas ... 20
d. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan hingga Desember 2013 ... 21
e. Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. ... 21
BAB IV RENCANA SELANJUTNYA a. Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2014 ... 23
b. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Desember 2013………23
c. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2014………. 23
5
BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI
AKTIVITAS ... 24 BAB VI LAPORAN CAPAIAN FISIK ... 21 BAB VII LAMPIRAN ... 22
1. Kemajuan Fisik Pelaksanaan Program Tahun 2013
2. Realisasi Anggaran Per Program dan Aktivitas Tahun 2013
3. Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Tahun 2013
4. Rencana Realisasi Anggaran sampai dengan Desember 2013 5. Rencana Realisasi Anggaran per Program dan Aktivitas
6 BAB I PENDAHULUAN
Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari proyek HPEQ yang dimulai dari tahun 2011 sudah berjalan tiga tahun. Selama kurun waktu tersebut, dalam implementasi proyek HPEQ ditemukan banyak hal yang menjadi catatan yang harus dituangkan dalam laporan ini, baik dukungan maupun kendala. Oleh karena itu penyusunan Laporan Akhir Tahun 2013 PHK-PKPD HPEQ ini penting dilakukan guna mengevaluasi kemajuan Rencana Implementasi Progam (RIP) yang telah disusun agar segera dapat ditemukan titik permasalahan untuk segera diperbaiki. Rancangan global program hibah kompetisi ini keseluruhannya disusun guna meningkatkan kompetisi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran.
Institusi pendidikan kedokteran sebagai tempat mendidik para calon dokter harus mengikuti perkembangan terkini dari paradigma pendidikan dokter yang menuntut banyak perubahan. Salah satu perubahan yang mendasar adalah pergantian kurikulum dari KIPDI III. Selanjutnya, Dengan diberlakukannya KIPDI III tersebut, maka PSPD FK Unsyiah sejak tahun 2006 telah mengganti kurikulum dari konvensional ke KBK dengan metode PBL. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum tersebut.
Untuk mencapai standar kompetensi dokter Indonesia, clinical skills merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap lulusan dokter di Indonesia. Hal ini penting dilaksanakan dalam rangka meningkatkan daya saing lulusan. Sebagai konsekuensinya, seluruh Fakultas Kedokteran Indonesia harus menjabarkan kompetensi tersebut ke dalam kurikulum. Pembentukan Clinical Skill laboratory di FK Unsyiah telah dilakukan sejak awal implementasi KBK dengan metode PBL. Oleh karena itu, sasaran berikutnya dari PHK-PKPD HPEQ di FK Unsyiah adalah peningkatan kemampuan Clinical Skills mahasiswa.
Penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh staf pengajar merupakan unsur Tri Dharma Perguruan Tinggi yang harus dipenuhi oleh suatu institusi pendidikan, termasuk didalamnya adalah terbitnya publikasi ilmiah dari staf pengajar,
mempunyai kaitan dengan penilaian akreditasi dan reputasi suaatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan sasaran pokok lainnya dalam program ini. Sesuai dengan Renstra Unsyiah, maka penelitian yang diutamakan dalam proyek PHK-PKPD HPEQ di FK Unsyiah adalah bidang Tropical Medicine. Program Studi Pendidikan Dokter FK Unsyiah telah merancang Blok Disaster Management sebagai blok khusus dalam kurikulum KBK. Hal ini didasarkan pada kebutuhan,
7
dimana Aceh merupakan wilayah di Indonesia yang rawan bencana. Namun demikian, hasil evaluasi diri menunjukkan bahwa penerapan blok ini belum mencapai learning objective yang diinginkan. Modul dan skenario yang dibuat oleh koordinator blok lebih mengarah pada bidang emergency dan traumatology serta masih terfokus hanya pada profesi dokter, padahal dalam penanggulangan bencana harus dilakukan koordinasi antar profesi. Implementasi blok ini dilakukan dalam bentuk simulasi bencana dengan melibatkan masyarakat (community-based education), namun ketersediaan modul masih lemah. Untuk itu perlu dikembangkan modul manajemen bencana dalam bentuk pendidikan antar profesi (interprofessional education).
Dari uraian di atas maka PHK-PKPD FK Unsyiah telah mengusulkan 4 aktifitas dalam proyek ini. Program pengembangan yang dirancang dituang dalam 4 aktifitas utama yaitu:
1. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai kompetensi Standar Lulusan. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu:
1.1 Peningkatan Kualitas Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial, 1.2 Peningkatan akses Sumber Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial 1.3 Penguatan unit Penunjang Pendidikan.
2. Peningkatan kemampuan Clinical Skill mahasiswa untuk meningkatkan daya saing lulusan. Aktivitas kedua juga akan dilakukan melalui 3 sub aktivitas, yaitu:
2.1. Pengatan manajemen Clinical Skil Laboratory
2.2. Peningkatan Kelulusan OSCE mahasiswa pada Ujian pertama, dan 2.3. Peningkatan Kualitas belajar mandiri
3. Penguatan penelitian dan Pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical medicine. Aktivitas ketiga dilakukan melalui 2 sub aktivitas, yaitu:
3.1. Penguatan penelitian dan publikasi staf pengajar dalam bidang Tropical medicine,
3.2. Peningkatan Pengabdian kepada masyarakat staf pengajar dalam bidang Tropical medicine 4. Peningkatan kemampuan lulusan dalam bidang disaster management.
Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas, yaitu:
4.1. Pengembangan pendidikan manajemen bencana secara interprofesional education.
4.2. Pengembangan pendidikan manajemen bencana berbasis masyarakat (Community-Based Education).
Apabila keempat aktivitas di atas dapat tercapai dengan baik maka muara yang diharapkan adalah adanya peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tercapainya peningkatan kualitas lulusan yang tercermin dari tingginya angka kelulusan uji kompetisi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta
8
tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini, PSPD FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun 2011 sebesar Rp. 3.412.800.000,-. Untuk tahun 2012 sebesar Rp.8.157.305.000,00, dan pada tahun 2013 sebesar Rp. 8.224.220.000,- . Dana pendamping dari institusi sebesar Rp. 400.000.000.,- per tahun, atau total sebesar Rp 1.028.280.000,-
9 BAB II
IMPLEMENTASI DAN PENGELOLALAAN PROGRAM
a. Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan struktur organisasi perguruan tinggi yang belaku saat ini.
Untuk penyelenggaraan proyek PHK-PKPD telah dibuat struktur organisasi sedemikian rupa sehingga melibatkan pejabat di tingkat Rektorat dan Fakultas dengan tujuan untuk dapat mengelola proyek secara efektif. Selain itu juga meyertakan staf pengajar yang memiliki kapasitas dan pengalaman terkait dan merekrut staf pendukung yang bekerja full time. Dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD tahun 2013, Rektor berfungsi sebagai penanggung jawab dan Pembantu Rektor II sebagai Wakil Penanggung jawab bidang ADM dan Keuangan. Selanjutnya, Dekan Fakultas Kedokteran berperan sebagai Ketua Pelaksana. Untuk mengelola kegiatan harian pelaksanaan proyek ditempatkan satu orang Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Ketua Pelaksana. Dalam pengelelolaan kegiatan ditunjuk koordinator Keuangan, Koordinator Pengadaan serta Koordinator Kesekretariatan, sedangkan pelaksanaan aktivitas-aktivitas dikelola oleh 4 (empat) orang person in charge (PIC). Semua SDM yang ditempatkan sebagai koordinator dan PIC merupakan staf pengajar, kecuali koordinator Kesekretariatan yang merupakan Kepala Tata Usaha Fakultas Kedokteran. Untuk memudahkan koordinasi dengan Biro Keuangan Unsyiah maka Kepala Biro Keuangan ditempatkan sebagai narasumber dalam struktur organisasi. Untuk memudahkan koordinasi di tingkat Fakultas, maka Pembantu Dekan Bidang akademik, Bidang Administrasi dan Keuangan dan Bidang Kemahasiswaan juga ditempatkan sebagi Narasumber .
Struktur organisasi Tim Pelaksanan Kegiatan PHK-PKPD HPEQ tahun 2013 dapat dilihat pada bagan dibawah.
10
b. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penganggungjawab unit-unit penerima hibah.
Untuk kelancaran pelaksanaan progaram ini, maka Project Implementation Unit (PIU) PHK - PKPD FK Unsyiah telah diberikan satu ruangan khusus sebagai sekretariat perkantoran, yang berlokasi di lingkungan Fakultas Kedokteran Unsyiah. Semua koordinator dan PIC diwajibkan hadir setiap hari ke kantor walau hanya 1-2 jam saja. Sedangkan untuk urusan administrasi dilaksanakan oleh 5 orang staf pendukung yang bekerja full time. Selain itu secara rutin dilaksanakan rapat mingguan yang dipimpin oleh Direktur Eksekutif pada setiap hari Rabu pukul 14.00 Wib sampai selesai. Absen harian dan absen rapat diberlakukan baik untuk task force
PENANGGUNG JAWAB PROGRAM
Prof. Dr. Ir. Samsul Rizal, M.Eng
( Rektor Unsyiah)
KETUA PELAKSANA
Dr. dr. Mulyadi, Sp.P (K)
(Dekan FK Unsyiah)
Narasumber ( I, II, III dan IV)
PIC 1 dr. Sakdiah, M.Sc
KOORDINATOR KEUANGAN (dr. Firdalena Meutia, M.Kes.,
KOORDINATOR PROGRAM (Dr.dr. Bakhtiar, Sp.A) PIC 4 dr. Hafni Andayani PIC 3 Ratna Idayati,S.Si. PIC 2 dr.Liza Salawati DIREKTUR EKSEKUTIF Dr. dr. Endang Mutiawati R. Sp.S (K) (Pembantu Dekan I) KOORDINATOR PENGADAAN (Dr. Mudatsir, M.Kes) Wakil Penanggung Jawab Bid. Administrasi
dan Keuangan
Eddy Nur Ilyas, SH., M.Hum (Pembantu Rektor II)
Kepala Biro Keuangan (Nazaruddin, S.Si., ) Staf Pendukung Staf Pendukung MONEV INTERNAL (Dr. Ir.Suhendrayatna)
11
maupun staf pendukung. Direktur Eksekutif secara berkala memantau dan mengevaluasi absensi tersebut.
Direktur Eksekutif melakukan koordinasi pelaksanaan aktivitas dengan semua koordinator dan PIC dari tiap aktivitas. Dalam pelaksanaan kegiatan, Direktur Eksekutif dibantu oleh koordinator program berkoordinasi dengan para staf pengajar, ketua Unit, Kepala Bagian dan Koordinator Pendidikan dengan meminta masukan dari para nara sumber PIU. Direktur Eksekutif secara rutin meminta persetujuan semua kegiatan kepada Ketua Pelaksana (Dekan). Selanjutnya, Direktur Eksekutif bersama-sama dengan Koordinator program dan PIC melakukan eksekusi tiap-tiap sub aktivitas. Menyangkut surat-menyurat, arsip dan administrasi lainnya dalam pelaksanaannya, staf pendukung berkoordinasi dengan koordinator Kesekretariatan. Namun demikian, pada tahun ketiga ini, FK Unsyiah mengalami pergantian pimpinan pada bulan Januari 2012. Hal ini sedikit menganggu stabilitas kegiatan karena unsur pimpinan yang baru harus mempelajari terlebih dahulu substansi dari proyek ini.
Untuk memudahkan dalam pengeloalaan setiap komponen dari sub aktivitas maka setiap PIC diberi tugas untuk mengelola satu komponen kegiatan hingga tuntas. Misalnya pengelolaan hibah penelitian dikawal oleh 1 orang PIC yang harus bertanggung jawab mulai dari membuat panduan, sosialisasi panduan, undangan penerimaan proposal , penilaian tim Reviewer, permohonan pengesahan pemenang ke CPCU, pengumuman Pemenang, monev Tim reviewer, Permintaan laporan hingga seseminar hasil penelitan. Demikian pula untuk komponen kegiatan lainnya baik hibah pengajaran, Degree Training, non degree training, lokakarya dan TA.
Pengelolaaan proyek dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip keterbukaan dan transparansi. Hal ini meliputi pelaporan secara rutin atas pelaksanaan proyek kepada pimpinan universitas dan pimpinan fakultas, serta para stakeholder. Pelaporan tersebuat dilakukan oleh tim Monev-in setiap tiga bulan dan juga dibuat laporan tahunan pada akhir tahun pada tahun 2013. PIU juga telah mengembangkan Web pada situs phk-pkpd hpeq.unsyiah.ac.id.
c. Pengembangan kapasitas pengelola program agar terjadi proses konsolidasi yang lancar Pengelolaan program PHK merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Di sini pengelola dituntut untuk beperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam penyusun perencanaan, baik perencanaan kegiatan maupun keuangan, merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Hal ini akan memudahkan dalam mengaplikasikan penyusunan perencanaan fakultas oleh Tim SP4 yang dilakukan secara rutin yang selama ini masih belum dapat dipahami dengan baik. Namun demikian, tidak semua Tim Task Force memiliki komitmen yang tinggi dalam melaksnakan proyek ini, apalagi seorang klinisi yang waktunya
12
lebih banyak terfokus di klinik. Oleh karena itu, saat ini sepertinya tridharma perguruan tinggi sebagi tugas dosen sudah tidak relevan lagi melainkan harus ditambah satu lagi yaitu fungsi perencanaan. Pengelolaan program PHK menyita banyak waktu, pikiran, tenaga bahkan materi dari pengelola khususnya yang berstatus staf pengajar. Oleh karena itu sudah selayaknya untuk fungsi ini DIKTI dapat memberikan penghargaan yang lebih dalam penghitungan angka kredit kepangkatan dosen.
d. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program khususnya Menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan
Menyangkut masalah keuangan, Direktur Eksekutif bersama dengan Koordinator Keuangan berkoordinasi dengan Biro Keuangan dalam hal pencairan dana di Universitas. Mekanisme pengelolaan keuangan yang diperoleh dari dana Hibah PHK - PKPD dan pendamping dari PNBP FK Unsyiah yang telah dialokasikan ke dalam DIPA Universitas Syiah Kuala dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Pencairan dana kegiatan dilakukan sesuai kebutuhan dan waktu pelaksanaan dengan merujuk kepada TOR Kegiatan. Setiap pencairan dan penggunaan dana dipertanggungjawabkan dengan bukti yang berlaku. Semuanya dimasukkan ke dalam laporan keuangan untuk dapat diperiksa oleh pihak auditor.
Untuk urusan pengadaan khususnya barang, PIU secara intens berkoordinasi dengan Pejabat pembuat Komitmen Proyek Pengembangan Pendidikan tinggi (PPK P2T) Universitas Syiah Kuala. Dalam pelaksnaannya mengacu kepada pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku serta mengacu pada Projek Mangement Manual (PMM). Kesesuaian hasil pengadaan barang dan jasa dengan spesifikasi pekerjaan yang telah diusulkan akan diverifikasi oleh pengguna pada saat diserah terimakan/serangkai.
e. Hambatan dan Kendala serta Kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best prictices yang diperoleh
Pada akhir tahun 2013, proyek ini masih dirasakan terulangnya beberapa permasalahan tahun 2011 dan 2012. Permasahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari Dirjen Anggaran. Beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan Juni 2013 setelah semua data pendukung dibahas di Dirjen Anggaran bersama Biro perencanaan Unsyiah. Baik program Degree training, research grant, teaching grant maupun Non Degree Training tidak bias langsung dilaksanakan sedangkan kegitan yang lainnya menggukan sistem UP, sepeti untuk kegiatan lokakarya. Hambatan dalam kegiatan ONDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LOA, sehingga sampai akhir tahun 2013 kegiatan ini tidak bisa dijalankan.
13 BAB III
HASIL YANG DICAPAI
a. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta Analisis
Status indikator kinerja utama hingga Desember 2013 beberapa diantaranya sudah mencapai target. Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi dari target 90% sudah mencapai 100%. Kelulusan uji kompetensi pda ujian pertama dari target 60% sudah mencapai 74,3%. Sementara itu, waktu rata-rata alumni menunggu pekerjaan pertama dari target 4 bulan sudah mencapai 3,5 bulan. IPK rata-rata lulusan dari target 3 sudah mencapai 3,1. IPK lulusan ≥ 3,0 dari target 35% sudah mencapai 54,2%. Persentase kehadiran tutor ahli dari target 60% sudah mencapai 65%. Indikator utama yang belum mencapai target adalah Akreditasi program studi dari target A namum hingga saat ini belum dilakukan akreditasi ulang karena akreditasi baru diperoleh pada tahun 2010. Status indikator kinerja utama dan indikator kinerja antara hingga periode 31 Desember 2013 dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini.
Table 1: Indikator Kinerja Utama
No Indikator Baselin e (2009) 2011 2012 2013 T C T C T C 1 Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi (%) 80 90 100 0 100 100 100
2 Kelulusan uji kompetensi pada
ujian pertama (%) 53,9 55 70,19 60 55,2 70 50,7
3 Nilai rata-rata uji kompetensi
lulusan 50,01 70 59,91 70
70,6
5 80
72 % 4 Nilai rata-rata UN mahasiswa
baru 50,12 52 NA 52 NA 53 52
5 Nilai rata-rata SNMPTN
mahasiswa baru 87,18 89 NA 89 NA 90 89
6 Akreditasi Program Studi oleh
BAN PT B A B A B A B
7 IPK lulusan > 3.0 (%) 30,05 35 59,74 35 63,3 40 79,8 8 IPK rata-rata lulusan 2,85 3,0 2,91 3,0 3,08 3,2 3,09 9 Rata-rata lama masa studi
tahap akademik (tahun, bulan) 3,9 3,8 4,2 3,8 3,11 3,7 3,7 10 Skor TOEFL lulusan 450
(%) 83,7 85 100 85 100 90 100
Status Indikator Kinerja hingga periode 31 Desember 2013 beberapa diantaranya juga sudah mencapai target. Persentase kehadiran tutor ahli sudah mencapai 65% dari target 60%, Nilai A dalam sistem tutorial sudah mencapai 3,5% dari target 3%. Namun demikian berberapa
14
indikator kinerja antara masih berstatus NA karena belum di lakukan evaluasi, misal nya tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial, Kehadiran instruktur ahli, Mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE dan tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kegiatan clinical Skills. Direncanakan evaluasi tersebut akan dilaksanakan pada akhir tahun 2013. Status Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Desember 2013 dapat di lihat pada tabel 2 di bawah.
Tabel 2 Indikator Kinerja Antara
No Indikator Baseline (2009) 2011 2012 2013
T C T C T C
I PENGUATAN IMPLEMENTASI KBK
1 Kehadiran tutor ahli (%) 44,5 50 55,89 60 65 70 74
2 Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap
proses tutorial (%) 46,67 55 59,4 60 66,5 70 55
3 Nilai A dalam sistem tutorial (%) 2,32 2,7 3,19 3 3,5 3,5 5
II PENINGKATAN KEMAMPUAN CLINICAL SKILLS MAHASISWA
1 Kehadiran instruktur ahli (%) 26 30 40,86 60 44,1 60 64
2 Mahasiswa yang mengikuti remedial
OSCE (%) 36,4 30 49,59 20 NA 10 35
3 Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap
clinical skills (%) 48,89 60 58,2 60 65,7 80 59
4 Jumlah panduan elektronik clinical
skills 0 10 12 10 12 30 34
III PENGUATAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT DALAM BIDANG TROPICAL MEDICINE
1 Nilai A mahasiswa blok Tropical
Medicine (%) 1,2 5 0 5 10 10 0
2 Jumlah penelitian staf pengajar pertahun 11 13 15 13 11 20 30
3 Jumlah publikasi dosen pada majalah terakreditasi nasional
pertahun 4 5 4 5 2 8 10
4 Jumlah publikasi dosen pada
majalah internasional pertahun 2 2 2 2 0 4 6
5 Jumlah paper yang dipresentasikan
pada seminar nasional pertahun 7 10 17 10 22 20 25
6 Jumlah paper yang dipresentasikan
pada seminar internasional pertahun 8 10 9 10 17 15 15
7 Jumlah pengabdian kepada
masyarakat melalui LPM pertahun 0 3 0 3 0 5 10 IV PENINGKATAN KEMAMPUAN
LULUSAN DALAM BIDANG DISASTER MANAGEMENT
1 Nilai A Mahasiswa pada Blok Disaster
Management (%) 3,7 5 0 10 0,75 10 0
2 Tersedia Modul simulasi bencana di
15 3 Tersedia skenario yang mencakup
Comunity Based Education on disaster
management 0 2 4 6 4 6 6
4 Jumlah skenario yang melibatkan
stakeholder dalam penyusunannya 0 2 0 6 1 6 6
5 Jumlah riset di bidang disaster
management 0 1 4 3 2 3 2
6 Jumlah publikasi dosen dalam bidang
disaster management 0 1 1 2 0 2 1
b . Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya
Status kemajuan fisik Domestic Degree Training (DDT) untuk 6 orang peserta S3 dan 7 orang peserta S2 merupakan lanjutan kegiatan tahun 2012. Data peserta S3 dan S2 penerima beasiswa adalah seperti pada Tabel 3.
Tabel 3. Nama Penerima Beasiswa DDT PHK PKPD HPEQ Unsyiah Lanjutan Tahun 2011
No Nama Peserta Program Bidang Studi Tempat
Studi 1 dr. Reno Keumalazia K,
Sp.PA
S3 Ilmu Kedokteran USU
2 dr. Tilaili Ibrahim M. Kes S3 Ilmu Kesehatan Masyarakat
USU 3 dr. Jufriady Ismy, Sp.U S3 Ilmu Kedokteran UNPAD 4 dr. T. Heriansyah, Sp.JP S3 Ilmu Kedokteran UI 5 dr Nova Dian Lestari,Sp.S S3 Ilmu Kedokteran USU
6 dr. Azhari Gani Sp.PD S3 Ilmu Kedokteran USU
7 dr. Fauzul Husna S2 Farmakologi UI
8 dr. Winda Aulia S2 Imunologi UI
9 dr. Nurwahyuniawati S2 Imunologi UNAIR
10 dr. Juwita S2 Farmakologi USU
11 dr. Tita Munawati Linsia S2 Famili Medicine UNS
12 Nelly Harisah, SKM S2 Epidemiologi USU
13 dr. Hidayaturrahmi S2 Histologi UNAIR
Status kemajuan fisik Domestik Non Degree Training (DNDT) hingga akhir 2013 mencapai 90%, dari 10 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, 9 orang yang menyelesaikan kegiatan training. Sementara ada 1 orang lagi tidak melaksanakan kegiatannya. Data peserta DNDT dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Kegiatan DNDT yang telah selesai dilaksanakan
No. Nama Judul Pelatihan Institusi
tujuan
Status 1 Ratna Idayati, Ssi, MT Pelatihan tentang Jaringan
Networking
Unair 2 dr. Tristia Rianda, M.Si Penguatan Kompetensi Staf
Pengajar Mikrobiologi di Bidang Tropical Medicine
16 3 Dr. Vivi keumala
Meutiawati, Sp.PK
Peningkatan Kapasitas Instruktur dalam Bidang Lab Patologi klinik sub mikrobilogi dan infeksi
UNPAD
4 Dr. Mulya Safri, M.Kes., Sp.A(K)
Pelatihan dokter Blok Alergi, Imunology dan Infeksi
USU 5 dr.Sakdiah, M.Kes Peningakatan kapasitas pengajar
dalam penyusunan pelaksanaan blok
UNAIR
6 dr.Liza Salawati, M.Kes
Penguatan kapasitas staf pengajaran di bidang public health
UNAIR
7 dr. Husnah, MPH Pelatihan dokter keluarga dan Gizi
UNAIR 8 dr. Hafni Andayani Penguatan kompetensi di bidang
disaste management
UNAIR 9 dr.Subhan Rio
Pamungkas Sp.KJ
Konseling clinical skill UI
Status kemajuan fisik lokakarya baru mencapai 100%. Dari 5 judul yang direncanakan, semua sudah terlaksana. Data Lokakarya yang sudah dilaksanakan dapat dilihat pada tabel 5. Tabel 5. Kegiatan Lokakarya yang telah selesai dilaksanakan
No
. Judul Lokakarya Narasumber
Institusi Asal Narasumber Jadwal Pelaksana an 1
Peningkatan Kualitas staf pengajar dalam bidang Biostatistik Dr.M. Sopiyudin Dahlan, M.Epid Epidemiologi Jakarta 18 April 2013 Dr. Dr. Bahtiar, Sp.A., M.Kes FKUNSYIAH 2
Penguatan kapasitas staf pengajar dalam mendiagnosis penyakit tropis Dr.rer.NAT. Catur Riayani Farmasi ITB 27 Juni 2013 dr.Kurnia F.Jamil, Sp.PD., FINASIM FK Unsyiah 3
Peningkatan kapasitas staf pengajar dan mahasiswa dalam membuat work plan pada sistem pembelajaran KBK
dr. Isti Ilmayati Fujiati USU 2
Desember 2013 dr. Saiful Basri,Sp.M
FK Unsyiah
4 Peningkatan kapasitas staf pengajar dalam
melakukan penyusunan dan pemerataan beban kerja dosen
Prof.Dr.dr. Eryani Darwin, PA(K)
UNAN 25 Juni
2013 dr. Sitti Hajar, Sp.KK FK Unsyiah
5 Pembuatan skenario dalam kurikulum berbasis kompetnsi
dr.Yuni Susanti,AIFO FK UNPAD 23 Agustus 2013 dr.Nurjannah, MPH FK Unsyiah
17
Kegiatan Hibah Penelitian hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 100% yang terdiri dari laporan Interm, laporan kemajuan dan laporan akhir. Nama penerima hibah penelitian dapat dilihat pada tabel 7.
Tabel 7. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan RG 2013
No. Ketua Tim Judul
1 dr. Kurnia Fitri Jamil, M.Kes., Sp.PDKPTI, FNASIM
Hubungan antara polimorfisme Den Merozoite Surface Protein 1 dan 2 dengan gejala dan respon terapi penderita malaria plasmodium Falciparum di propinsi Aceh
2 Sofia, S.Si., M.Sc
Mitigasi Bencana dari Aktifitas Pengolahan Emas Tradisional Sebagai Upaya Peringatan dini Muncul nya kasus Penyakit di Masyarakat 3 dr. Mulkan Azhari, M.Sc
Hubungan antara MMP-3, MM-9 dan Timp-1 jaringan periodontal dan MMP3, MMP-9 Timp-1 Sputum pada penyakit paru Obstruktif Kronik (PPOK)
4 dr. Darma ,M.Si
Efektivitas terapi Kombinasi antara Klorokuin, Artesunate dengan atorvastatin dan
klorfeniramin terhadap kerusakan sel Hepar, Spleen, Parasitemia, dan gula darah pada Mincit yang diinfeksi Malaria
Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran juga sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 100%, yang terdiri dari laporan Interm, laporan kemajuan dan laporan akhir. Nama penerima hibah penelitian dapat dilihat pada tabel 8.
Tabel 8. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan TG 2013
No. Ketua Tim Judul
1
dr. Nurjannah, MPH Peningkatan Kompetensi Dokter melalui pengembangan pembuatan dan review Soal Computer - Based Testing ( CBT) Comprehensive
2
dr. Saiful Basri, Sp.M Peningkatan Kompetensi dokter melalui pengembangan Media Audio Visual Keterampilan Medis
Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang hingga akhir Desember 2013 tercapai 100%. Untuk item pengadaan barang NCB luncuran tahun 2011-2012 hingga Akhir Desember 20013 sudah dapat dilaksanakan. Pengadaan jasa hingga akhir Desember 2013 sudah terlaksana namun pencairan dapat dilakukan karena sulitnya mencari konsultan yang bersedia menetap minimal 10 hari.
18
c. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas
Status penyerapan keuangan hingga 31 Desember 2013 telah mencapai Rp. 7.103.190.415,- dari total anggaran Rp. 8.224.220.000,- sudah mencapai 83%. Serapan keuangan ini terjadi pada kegiatan lokakarya terserap sebesar Rp.70.056.000,- Kegiatan DNDT sebesar Rp. 145.000.000,- untuk 10 orang, dana terserap Rp. 125.822.015.dan tidak terlaksana 1 orang. Kegiatan DDT Pada Program S2 dan S3 dana yang terserap sebesar Rp. 803.856.600,- untuk kegiatan Pengadaan barang dana yang terserap sebesar Rp. 3.794.900.800,-. Pekerjaan Sipil dan yang terserap Rp. 988.440.000,- dan Pengadaan Furnitur dan yang terserap Rp.1.020.115.000,- semua kegiatan sudah terlaksanakan namun ada beberapa kegiatan tidak terlaksana yaitu pengadaan buku, Pengadaan jasa Konsultan (TA).
d. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan hingga 31 Desember 2013. Empat aktivitas yang diusul dalam PHK PKPD HPEQ FK Unsyiah belum sepenuhnya berjalan sesuai dengan harapan. Penguatan implemetasi PBL sudah mengalamai peningkatan dalah hal kehadiran tutor ahli dalam system tutorial. Untuk peningkatan akses sumber belajar mahasiswa sudah tersedia fasilitas internet yang dapat diakses melalui WiFi/LAN walaupun terkadang akses jaringan sering terganggu. Tersedianya fasilitas CBT yang didanai dari PHK PKPD HPEQ telah dapat digunakan untuk UKDI dan Praktikum Biostatistik bagi mahasiswa kedokteran. Panguatan unit-unit penunjang masih belum sepenuhnya berjalan seperti yang diharapkan seperti keterlambatan nilai mahasiswa dari tim assessment, audio-visual untuk bahan pembelajaran belum dapat dirampungkan untuk semua blok dan skill laboratory dalam system PBL.
Penguatan kompetensi dalam blok tropical medicine dan Blok Disaster Management belum mencapai target karena belum mahasiswa yang mendapat nilai A pada tahun ini. Hal ini sudah mendapat perhatian dari Pembantu Dekan I. Adapun penelitian, pengabdian dan publikasi dosen mengalalami peningkatan 50%. Penguatan blok Disaster Management belum mencapai target baik dari segi modul simulasi bencana yang dihasilkan, jumlah skenario yang dibutuhkan maupun bank skenario yang belum tersedia dan bervariasi.
e. Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dan lain-lain.
Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ sudah berjalan 3 tahun. Pengelolaan program PHK ini merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi.
19
Pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program.
Pengalaman mengelola PHK baik PHK PKPD ini ataupun PHK sebelumnya, telah menjadi modal untuk meningkatkan kinerja SDM baik di tingkat fakultas maupun universitas. Sebagian personil yang pernah terlibat dalam manajemen PHK sebelumnya maupun task force ada yang telah diangkat menjadi unsur pimpinan di tingkat fakultas dan ada yang telah ditunjuk untuk memimpin lembaga-lembaga strategis di Unsyiah. Dampak yang diharapkan dari penunjukan ini adalah perubahan paradigma pengelolaan institusi. Beberapa good practice dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam hibah ini telah menjadi lesson learnt dan mulai dikembangkan secara lebih luas sebagai kegiatan universitas. Staf Pengajar semakin memahami bahwa setiap kegiatan yang akan dilakukan berimplikasi pada keuangan yang dikeluarkan, harus melalui suatu perencanaan yang sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku.
20 BAB IV
RENCANA SELANJUTNYA
a. Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2014
Rencana penegeluaran anggaran sampai Desember 2014 diperkirakan sedikit akan meleset dari perencanaan awal. Beberapa komponen biaya yang dikhawatirkan tidak terserap diantaranya adalah pengadaan jasa, technical assistence (TA) dan ONDT. Apabila kegiatan tersebut tidak mampu dilaksanakan, maka diperkirakan serapan anggaran yang bersumber dari World Bank sampai akhir Desember 2014 dari total anggaran Rp. 894.475.385,-. hanya mencapai Rp. 639.475.385,-
b. Rencana Implementasi Program, Pengadaan dan Keuangan untuk Periode Januari sampai Desember 2014
Rencana realisasi keuangan pada bulan Febuari- Juni 2014 adalah pencairan dana DDT,TA yang sudah selesai pelaksanakan tapi belum dilakukan pencairan dana, DNDT, ONDT. Progran DDT (S-2 dan S3) hanya melanjutkan program lama. Untuk ONDT masih menunggu LoA dari institusi yang dituju. Demikian juga dengan TA yang masih menunggu kepastian dari narasumber.
c. Rencana Pencapaian Target Indikator Kinerja antara Hingga Desember 2014
Pencapaian target indikator kinerja direncanakan akan terpenuhi pada bulan Desember 2013 kecuali pencapaian akreditasi prodi oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dilakukan guna mempercepat pencapaian indikator kinerja antara lain adalah Sosialisasi kegiatan PHK PKPD HPEQ bagi seluruh tenaga pengajar di Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala kegiatan reguler dalam penyamaan persepsi tutor untuk satu skenario melalui berbagai kegiatan seperti briefing. Peningkatan kapasitas Koordinator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenario akan dilaksanakan melalui pengiriman staf pengajar untuk mengikuti pendidikan tidak bergelar. Untuk meningkatkan indikator kinerja terhadap jumlah penelitian staf, maka telah diselenggarakan Pelatihan penyusunan proposal research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyiah bagi seluruh staf pengajaran.
21 BAB V
EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS
Hingga saat ini, desain terhadap perencanaan program yang telah dilakukan sudah cukup baik dan sesuai dengan kebutuhan . Dalam pelaksanaan di lapangan terdapat beberapa kendala seperti proses birokrasi yang memakan waktu lama, kurangnya pemahaman pihak terkait lainnya terhadap penting pelaksanan aktivitas ini, terbatasnya sumber daya manusia yang hendak dijadikan peserta program, terlambatnya jawaban dari pihak institusi yang dituju akibat padatnya jadwal institiusi tersebut akan kegiatan-kegiatannya serta proses pencairan dana yang berjalan lambat.
