BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN

(1)

3.1. Gambaran Umum Perusahaan 3. 1. 1 Tinjauan Perusahaan

PT. Matrica Consulting Services (Matrica) adalah Perusahaan Manajemen Teknologi Informasi yang mengkhususkan diri pada Perencanaan Strategis TI, Risiko TI, dan Keamanan TI. Pesatnya perkembangan teknologi informasi yang mendorong pertumbuhan pasar yang cepat, mengilhami Matrica untuk mengembangkan portofolio bisnis dan keahliannya menjadi 3 (tiga) bidang keahlian, yaitu :

1. Konsultasi Manajemen TI

2. Intelligent Business, Data Warehouse, dan Balanced Scorecard 3. Pengembangan Aplikasi dan Integrasi.

Selain itu PT. Matrica Consulting Service mempunyai produk unggulan yaitu OpenERP atau sekarang telah berganti nama menjadi Odoo, adalah aplikasi ERP yang didirikan oleh Fabien Pinckaers pada tahun 2002 di Belgia dengan menggunakan perusahaan OpenERP SA, aplikasi ini memiliki fitur atau modul termasuk HR, CRM, Sales, Purchasing, Accounting, Manufacturing dan banyak fitur lainnya dengan modul modul yang dapat di customize sesuai kebutuhan. Fitur- fitur dalam produk tersebut sangat berguna bagi perusahaan dalam bidang apapun.

3. 1. 2 Visi dan Misi Perusahaan. 1. Visi

Menjadi perusahaan konsultan manajemen teknologi informasi yang handal, profesional, dan terpercaya dengan berorientasi pada kepuasan pelanggan, dengan memberikan solusi inovatif dan praktis. serta Memberikan layanan konsultasi TI yang sangat baik sehingga memungkinkan klien untuk mencapai keberhasilan mereka.

2. Misi

Membantu pelanggan berinvestasi pada produk TI yang benar dan efisien yang kemudian akan menjadi aset strategis bagi perusahaan atau organisasi untuk mengoptimalkan kinerja dan prestasi mereka.

(2)

3. 1. 3 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini struktur organisasi yang terdapat pada PT. Matrica Consulting Service:

Director

VP Product & Service

VP Financial Accounting & Risk

Management VP Business Development IT Management Manager System Development Manager PMO AM/Business Analyst Presales/ Business Analyst Finance & Accounting Manager HR & GA Manager Project Manager Project Admin Quality Assurance & Competency Business Analyst System Analyst IT Infrastructure Architect Project Admin BD Admin Marketing BD Admin Research & Development Staff System Analyst Programmer Research & Development Staff Product Specialist Finance & Accounting Staff Internal IT Staff HR Staff

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Matrica Consulting Service

Berdasarkan Gambar 3.1 Struktur organisasi pada PT. Matrica Consulting Service terdiri dari 3 bagian besar diantaranya adalah Divisi Bussines Development, Divisi Product and Service dan Financial Accounting and Risk Management. Divisi Bussines Development adalah bagian yang menganalisa potensi pasar, melihat peluang peluang yang kemudian ditindak lajuti agar menjadi suatu proyek serta tugas bagian ini untuk memasarkan produk produk yang ada agar perusahaan perusahaan lain berminat untuk menggunakan produk yang ditawarkan. Divisi Product & Service adalah bagian yang bertanggung jawab untuk Memberikan Jasa Konsultan terbaik untuk berbagai proyek dan pengimplementasian produk yang dijual. Divisi Financial Accounting dan Risk Management adalah bagian yang bertugas untuk mengurus segala kebutuhan tentang keuangan dan pengelolaan karyawan.

(3)

3. 1. 4 Tugas dan Tanggung Jawab

Tabel 3.1. Tugas dan Tanggung Jawab PT. Matrica Consulting Service

No. Jabatan Tugas dan Tanggung Jawab

1. Direktur Mengatur perusahaan secara keseluruhan untuk

kelangsungan kehidupan perusahaan agar dapat terus maju dan berkembang.

2. VP Business Development Bertanggung jawab untuk kemajuan penjualan suatu

solusi dan/ produk serta target pendapatan, merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama sales & marketing untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.

3. Business Analyst Bertanggung jawab dalam menerima dan

mengumpulkan info business problem dari klien dan

stakeholder, menganalisanya dan kemudian

menterjemahkannya kedalam bentuk spesifikai yang kemudian disetujui oleh pihak klien dan bisa dimengerti oleh para programmernya.

4. BD Admin Melengkapi kebutuhan administrasi business

development, dan mempunyai dokumentasi lengkap untuk administrasi pre sales.

5. Marketing Mengetahui kebutuhan akan pelanggan, memiliki

ketajaman yang diperlukan dalam menopang dan

menguntungkan bisnis, serta mempunyai

kemampuan luas yang mampu menyerap dan berkomunikasi jelas tentang bisnis kompleks serta konsep teknologi, dan menjalankan fungsi dukungan administrasi dalam rangka mendukung kelancaran aktivitas bisnis Perusahaan.

6. VP Product & Service Bertanggung jawab untuk merencanakan,

mengontrol dan mengkoordinir tim product dan service dalam proses pengembangan sistem dan pemeliharaan product untuk mencapai target proyek yang efektif dan efisien.

7. Project Manager Merencanakan, memberi arahan dan melaksanakan

aktivitas manajemen proyek untuk suatu divisi / area, memonitor progress terhadap jadwal dan anggaran proyek, dan mengalokasikan atau membantu mengalokasikan sumber daya sesuai dengan hasil proyek yang harus diselesaikan.

8. Quality Assurance Bertanggung jawab untuk memastikan produk atau

jasa memenuhi standar yang ditetapkan termasuk keandalan, kegunaan, kinerja dan standar kualitas umum yang ditetapkan oleh perusahaan.

9. Project Admin Melengkapi kebutuhan administrasi project, dan

mempunyai dokumentasi lengkap untuk administrasi, implementasi bahkan post implementasi. bertugas melakukan pekerjaan seperti sekertaris di perusahaan umum.

10. IT Management Manager Merencanakan, memberi arahan dan melaksanakan

aktivitas manajemen proyek IT Management seperti Tata Kelola IT dan yang lainnya untuk suatu divisi/area, memonitor progress terhadap jadwal dan anggaran proyek, dan mengalokasikan atau

(4)

membantu mengalokasikan sumber daya sesuai dengan hasil proyek yang harus diselesaikan.

11. System Analyst Bertanggung jawab enentukan lingkup sistem,

mengumpulkan fakta, menganalisis fakta,

mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut

melalui laporan analisis sistem 12. Research and Development

Staff Menyediakan implementasi dan administrasi yang meliputi LAN, WAN, dan koneksi dial – up, firewall, proxy serta pendukung teknisnya.

13. System Development Manager Memimpin dan mengkordinasikan sistem dengan cara mendefinisikan fungsi sistemdan batasan – batasannya.

14. Programmer Memimpin dan mengkordinasikan sistem dengan

cara mendefinisikan fungsi sistem dan batasan – batasannya.

15. VP Financial Accounting &

Risk Management Bertanggung mengontrol dan mengkoordinir proses pengelolaan jawab untuk merencanakan, keuangan dan akuntansi serta pengelolaan sumber daya manusia untuk mencapai target secara efektif dan efisien.

16. Finance and Accounting

Manager Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di Perusahaan dalam memberikan informasi keungan seara komperhensif dan tepat waktu untuk membantu Perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial Perusahaan.

17. Finance & Accounting Staff Bertanggung jawab untuk mempersiapkan seluruh

dokumentasi yang berhubungan dengan account payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expense, dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu.

18. HR Manager Mengelola kegiatan dibidang rekrutment,

administrasi kepersonaliaan, kompensasi & benefit, hubungan karyawan secara professional untuk mendukung pencapaian target kerja divisi Financial Accounting & Risk Management, agar menjamin kelancaran operasional seluruh departemen.

19. HR Staff Mengelola kegiatan dibidang rekrutment,

administrasi kepersonaliaan, kompensasi & benefit, hubungan karyawan secara professional.

3.2. Analisa Sistem Berjalan

Pada PT. Matrica Consulting Service Data Karyawan telah dikelola dengan menggunakan Modul Karyawan pada Odoo, sistem berjalan monitoring belum ada maka monitoring dilakukan hanya dengan kordinasi antara manajer dan karyawan dengan menanyakan secara langsung kepada tim proyek. Untuk Sistem Berjalan Penilaian adalah

(5)

1. Produktivitas

Untuk memonitoring dan menilai produktivitas pada PT Matrica Consulting Service diukur dari mandays/worksheet karyawan berdasarkan aktivitas seperti Mampu membuat program kerja yang realistis, pencapaian terhadap program kerja yang dibuat, Efisiensi dalam penyelesaian tugas, Pemikiran saat penyelesaian tugas, dan Efektifitas penggunaan peralatan dan perlengkapan. 2. Komunikasi

Monitoring dan penilaian komunikasi berdasarkan cara pengolahan dan penyampaian informasi, mampu mendefinisikan informasi dengan baik, penggunaan bahasa Indonesia atau bahasa inggris yang baik, Etika saat berkomunikasi melalui email atau telepon dan Susunan bahasa pada pembuatan laporan.

3. Kepemimpinan

Untuk kriteria point ini dinilai dan dimonitoring berdasarkan Kemampuan karyawan memberi solusi pemecahan masalah, Tegas dan mampu menghadapi masalah secara langsung, Pendelegasian tugas kepada Bawahan, Memberikan contoh yang baik dan Kemampuan memotivasi bawahan atau karyawan lain atau Tim.

4. Pengembangan Pribadi

Penilaian yang dilakukan untuk pengembangan pribadi yaitu Penilaian terhadao kemampuan keluar dari masalah atau tekanan yang ada, Mampu mengadaptasi dan mengikuti proses atau system terbaru, Mampu melakukan manajemen waktu, mampu menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, dan kemampuan presentasi didepan umum.

5. Disiplin

Untuk kriteria yang terakhir ini dinilai dan dimonitoring berdasarkan tingkat kehadiran kerja, ketepatan masuk jam kerja, ketepatan dalam membuat laporan dan kerapihan ruang kerja serta meja kerja.

Berikut sistem berjalan berdasarkan kriteria diatas :

1. Karyawan masuk kerja melakukan absensi, mengerjakan pekerjaan sesuai jobdesk masing masing. Belum adanya pengisian timesheet untuk memonitoring pekerjaan yang dilakukan.

(6)

3. Atasan pada akhir bulan akan melakukan penilaian kinerja karyawan dengan mengisi form penilaian yang diberikan indicator dari 1 – 5 untuk mengukur setiap point-point untuk kriteria yang sudah ditetapkan dengan mengecek hasil pekerjaan yang telah diselesaikan dan menyerahkan penilaian kepada HR Manager. Form penilaian masih diberikan secara hardcopy yang diisi oleh atasan. 4. HR Manager akan menerima penilaian dan akan merekap penilaian bulanan. Berdasarkan rekapan HR Manager membuat Laporan Akhir tahun Review penilaian karyawan sebagai acuan kenaikan upah karyawan dan penerimaan bonus. Saat semua rekapan masih menggunakan excel sebagai media rekapan laporan.

(7)

3. 2. 1. Usecase Sistem Berjalan Sistem Berjalan Karyawan Melakukan absensi Mengerjakan Jobdesk Melakukan Monitoring kedisplinan Mengolah hasil penilaian Melakukan Rekap Harian Penilaian HR Manager Mengisi Form Penilaian Menyerahkan Hasil Penilaian Atasan Menerima hasil penilaian Merekap Semua Hasil Penilaian

Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian

Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus

(8)

1. Use Case Melakukan Absensi

Tabel 3.2. Skenario Use Case Melakukan Absensi Nama Use Case Melakukan Absensi

Aktor Karyawan

Deskripsi Karyawan melakukan absensi setiap pagi masuk kerja Prakondisi Karyawan belum masuk kerja

Tindakan

1. Karyawan sampai kantor atau sampai ketempat Client

2. Ketika Sampai Dikantor melakukan absensi Poskondisi Absensi karyawan sudah terekam

2. Use Case Mengerjakan Jobdesk

Tabel 3.3. Skenario Use Case Mengerjakan Jobdesk Nama Use Case Mengerjakan Jobdesk

Aktor Karyawan

Deskripsi

Karyawan melakukan pekerjaannya sesuai jobdesk yang telah diberikan

Prakondisi Karyawan setelah melakukan absensi Tindakan Karyawan menyelesaikan pekerjaannya Poskondisi Pekerjaan Karyawan terselesaikan

3. Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan

Tabel 3.4. Skenario Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan Nama Use Case Melakukan Monitoring Kedisplinan

Aktor HR Manager

Deskripsi

HR Manager melakukan monitoring untuk setiap point point penilaian kriteria kedisplinan

Prakondisi Karyawan telah melakukan pekerjaan 1. Mengecek Absensi Karyawan

(9)

membuat laporan

4. Melihat kerapihan ruang kerja dan meja karyawan

Poskondisi Mengolah hasil Penilaian

4. Use Case Mengolah Hasil Penilaian

Tabel 3.5. Skenario Use Case Mengolah Hasil Penilaian Nama Use Case Mengolah Hasil Penilaian

Aktor HR Manager

Deskripsi

HR Manager mengolah hasil penilaian harian karyawan untuk point kedisplinan

Prakondisi HR Manager telah memonitor kedisplinan karyawan Tindakan HR Manager mengolah

Poskondisi Mengolah hasil Penilaian

5. Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian

Tabel 3.6. Skenario Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian Nama Use Case Melakukan Rekap Harian Penilaian

Aktor HR Manager

Deskripsi

HR Manager membuat Rekapan untuk penilaian kedisplinan karyawan

Prakondisi HR Manager telah mengolah hasil penilaian Tindakan HR Manager melakukan rekapan penilaian Poskondisi Penilaian dari atasan

6. Use Case Mengisi Form Penilaian

Tabel 3.7. Skenario Use Case Mengisi Form Penilaian Nama Use Case Mengisi Form Penilaian

Aktor

Atasan (Direktur untuk penilaian VP, VP untuk menilai Manager, dan Manager menilai Staff)

(10)

Manager

Prakondisi

Karyawan telah melakukan pekerjaan sampai dengan akhir bulan

Tindakan

1. HR Manager memberikan form penilaian karyawan

2. Atasan mengisi form penilaian yang tertera kriteria kriteria dengan memilih skala penilaian Poskondisi Penyerahan hasil penilaian

7. Use Case Menyerahkan hasil penilaian

Tabel 3.8. Skenario Use Case Menyerahkan Hasil Penilaian Nama Use Case Menyerahkan Hasil Penilaian

Aktor

Atasan (Direktur untuk penilaian VP, VP untuk menilai Manager, dan Manager menilai Staff)

Deskripsi Atasan menyerahkan hasil penilaian Prakondisi Atasan telah mengisi form penilaian

Tindakan

1. Atasan menyerahkan form penilaian atau HR Manager mengumpulkan hasil penilaian dari atasan

Poskondisi HR Manager menerima hasil penilaian

8. Use Case Menerima hasil penilaian

Tabel 3.9. Skenario Use Case Menerima hasil penilaian Nama Use Case Menerima hasil penilaian

Aktor HR Manager

Deskripsi HR Manager menerima hasil penilaian dari atasan Prakondisi Penyerahan Hasil Penilaian

Tindakan

HR Manager menerima dan mengumpulkan hasil penilaian dari Atasan

(11)

9. Use Case Merekap semua hasil penilaian

Tabel 3.10. Skenario Use Case Merekap semua hasil penilaian Nama Use Case Merekap semua hasil penilaian

Aktor HR Manager

Deskripsi

HR Manager merekap semua penilaian yang telah dikumpulkan

Prakondisi Menerima hasil penilaian karyawan

Tindakan

HR Manager membuat rekapan dari penilaian yag dilakukan setiap bulannya

Poskondisi Membuat laporan akhir tahun review penilaian kinerja

10. Use Case Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Kinerja

Tabel 3.11. Skenario Use Case Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Kinerja

Nama Use Case

Membuat Laporan Akhir Tahun Review Penilaian Kinerja

Aktor HR Manager

Deskripsi

HR Manager membuat laporan akhir tahun review penilaian kinerja

Prakondisi Membuat rekapan hasil penilaian

Tindakan

1. HR Manager Membuat laporan akhir tahun review penilaian kinerja

2. Mengkelompokan review kinerja karyawan yang meningkat dari tahun lalu, yang sama dengan tahun lalu dan yang menurun dari penilaian tahun lalu

Poskondisi

Karyawan menerima kenaikan gaji dan bonus sesuai dengan penilaian kinerja.

(12)

11. Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus

Tabel 3.12. Skenario Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus Nama Use Case Menerima Kenaikan Gaji dan Bonus

Aktor Karyawan

Deskripsi

Karyawan menerima kenaikan gaji dan bonus berdasarkan penilaian yang telah dilakukan selama setahun penuh

Prakondisi Laporan Akhir tahun Review hasil penilaian kinerja

Tindakan

1. Setelah Laporan akhir tahun penilaian kinerja dibuat maka karyawan menerima kenaikan gaji dan bonus sesuai dengan kinerja yang dilakukan selama setahun

(13)

3. 2. 2. Activity Diagram Sistem Berjalan HR Manager Atasan Karyawan Melakukan Absensi Mengerjakan Jobdesk Monitoring Kedisplinan

Mengolah Hasil Penilaian

Melakukan Rekap Harian

Mengisi Form Penilaian

Menyerahkan hasil Penilaian

Menerima hasil penilaian

Merekap Hasil Penilaian

Membuat laporan akhir

Menerima Kenaikan Gaji

(14)

3.3. Analisa Masalah

Berdasarkan analisa sistem berjalan PT. Matrica Consulting Service diatas maka ditemukan permasalahan sebagai berikut:

1. Diperlukannya sebuah sistem informasi monitoring yang dapat tersambung dengan project yang sedang berjalan.

2. Diperlukannya sistem informasi penilaian yang terencana.

3.4. Analisa Sistem Usulan

Berdasarkan dengan masalah yang dihadapi saat ini, maka dilakukan analisa dan menghasilkan pemecahan sebagai berikut:

1. Dibutuhkan Timesheet sebagai sistem informasi monitoring atau pemantauan kegiatan yang dilakukan karyawan yang tersambung langsung dengan project yang sedang berjalan.

2. Dibutuhkan Appraisal sebagai sistem informasi penilaian yang terencana.

3.5. Analisa Kebutuhan Sistem Usulan

Berdasarkan analisa sistem berjalan PT. Matrica Consulting Service diatas maka analisa kebutuhan sistem usulan untuk Sistem informasi monitoring atau pemantauan adalah sebagai berikut:

Tabel 3.13. Analisa Kebutuhan Sistem Usulan

No. Analisa Kebutuhan Data – Data

a. Kebutuhan Masukan 1. Input Aktivitas Harian 2. Input Form Penilaian 3. Input Penilaian 4. Input Appresiasi b. Kebutuhan Proses 1. Validasi Timesheet c. Kebutuhan Keluaran 1. Laporan Timesheet

(15)

3.5.1. Use Case Sistem Usulan

Berikut ini adalah use case sistem usulan Sistem informasi Monitoring dan Penilaian Kinerja PT. Matrica Consulting Service:

Karyawan Mengisi Timesheet Atasan Validasi Timesheet Review Laporan Timesheet HR Manager Membuat Appraisal Plan Membuat Form Appraisal Mengisi Appraisal Review Laporan Hasil Appraisal Mengisi Appreciation

Sistem Monitoring

dan Penilaian Kinerja

(16)

1. Use Case Mengisi Timesheet

Berikut ini merupakan tabel mengisi timesheet. Tabel ini menjelaskan proses karyawan mengisi modul timesheet.

Tabel 3.14. Skenario Use Case Mengisi Timesheet Nama Use Case Mengisi Timesheet

Aktor Karyawan

Deskripsi Karyawan mengisi aktivitas hariannya pada timesheet untuk di approve oleh atasan untuk dijadikan sebagai dasar penilaian kinerja

Prakondisi Login dengan username dan password karyawan Tindakan 1. Login pada web

2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Timesheet 4. Pilih Submenu My Timesheet 5. Pilih Tampilan List

6. Kemudian klik Create, Jika ingin mengisi aktivitas harian, pilih tanggal aktivitas harian, kemudian pilih proyek yang dikerjakan, Pilih Kegiatan apa yang Dilakukan, Kemudian input deskripsi pekerjaan, dan masukan jumlah lama melakukan aktivitas tersebut. 7. Kemudian klik Save

Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan data aktivitas harian karyawan.

2. Use Case Validasi Timesheet

Berikut ini merupakan tabel Validasi timesheet. Tabel ini menjelaskan proses Atasan validasi timesheet karyawan.

Tabel 3.15. Skenario Use Case Validasi Timesheet Nama Use Case Validasi Timesheet

(17)

Tindakan 1. Login pada web

2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Timesheet

4. Pilih Submenu Timesheet To Validate

5. Jika ingin memvalidasi timesheet karyawan, centang semua kegiatan yang akan divalidasi.

6. Klik tombol Approve

7. Maka status timesheet berubah menjadi Approved Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka

sistem akan melakukan penyimpanan data aktivitas harian karyawan dan merubah status menjadi approved.

3. Use Case Review Laporan Timesheet

Berikut ini merupakan tabel Review Laporan timesheet. Tabel ini menjelaskan proses Review Laporan Timesheet.

Tabel 3.16. Skenario Use Case Review Laporan Timesheet Nama Use Case Review Laporan Timesheet

Aktor Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager

Deskripsi Mereview timesheet karyawan dengan melihat laporan activity analysis, berisi informasi drill dwom perbandingan parameter satu dengan yang lainnya.

Prakondisi Login dengan username dan password Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager

2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Timesheet

4. Pilih Submenu Laporan, Kemudian Sub Activity Analysis

5. Jika ingin mereview timesheet karyawan, dan melihat analysis dapat memilih ingin melihat laporan berdasarkan parameter tertentu dan membandingkannya dengan parameter lain.

(18)

informasi timesheet karyawan.

4. Use Case Membuat Form Appraisal

Berikut ini merupakan tabel Membuat Form Appraisal. Tabel ini menjelaskan proses Pembuatan Appraisal Form.

Tabel 3.17. Skenario Use Case Membuat Form Appraisal Nama Use Case Membuat Form Appraisal

Aktor HR Manager

Deskripsi Membuat Form Appraisal yang akan dikirimkan dan diisi oleh atasan, rekan kerja, bawahan dan karyawan itu sendiri

Prakondisi Login dengan username dan password HR Manager Tindakan 1. Login pada web

2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Survey

4. Jika ingin membuat survey appraisal form, klik create Input Judul Survey yaitu Appraisal form, kemudian klik add an item.

5. Kemudian Input Page title, klik add an item untuk memasukan kategori penilaian atau pertanyaan, kemudian klik Save & Close.

Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan survey appraisal form.

5. Use Case Membuat Appraisal Plan

Berikut ini merupakan tabel Membuat Appraisal Plan. Tabel ini menjelaskan proses Pembuatan Appraisal Plan.

Tabel 3.18. Skenario Use Case Membuat Appraisal Plan Nama Use Case Membuat Appraisal Plan

(19)

2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Appraisal 4. Pilih Submenu Appraisal

5. Jika ingin membuat appraisal plan maka klik tombol create, pilih nama karyawan yang akan dinilai, pilih tanggal penilaian, pilih tanggal terakhir interview, pilih cara penilaian, kemudian pilih siapa saja yang akan memberikan penilaian karena metode yang akan digunakan 3600_{maka centang semua jabatan yang akan}

menilai kinerja, pilih nama penilai, pilih form penilaian yang akan dikirimkan. Kemudian Klik Simpan.

Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan appraisal plan.

6. Use Case Mengisi Appraisal

Berikut ini merupakan tabel Mengisi appraisal. Tabel ini menjelaskan proses pengisian penilaian oleh atasan, rekan kerja, dan bawahan.

Tabel 3.19. Skenario Use Case Mengisi Appraisal Nama Use Case Mengisi Penilaian

Aktor Manager, Karyawan, HR Manager

Deskripsi Mengirim form survey appraisal yang sudah dibuat untuk diisi oleh atasan, rekan kerja, bawahan dan karyawan itu sendiri Prakondisi Login dengan username dan password Manager, Karyawan,

HR Manager

Tindakan 1. Buka Email yang terdaftar di sistem 2. Login pada web

3. Mengisi Appraisal 4. Kirim Survey Appraisal

Poskondisi Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan penyimpanan hasil appraisal.

(20)

7. Use Case Review Laporan Hasil Appraisal

Berikut ini merupakan tabel Review Laporan Hasil Appraisal. Tabel ini menjelaskan proses Review Laporan Hasil Appraisal.

Tabel 3.20. Skenario Use Case Review Laporan Hasil Appraisal Nama Use Case Review Laporan Hasil Appraisal

Aktor Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager Deskripsi Mereview hasil penilaian oleh karyawan lain

Prakondisi Login dengan username dan password Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager

2. Mengakses Menu Aplikasi 3. Pilih Menu Appraisal 4. Pilih Submenu Laporan

5. Jika ingin mereview Laporan Appraisal karyawan, dan melihat analysis dapat memilih melihat laporan berdasarkan parameter tertentu dan membandingkannya dengan parameter lain.

Poskondisi Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager menerima informasi Laporan hasil karyawan.

8. Use Case Mengisi Appreciation

Berikut ini merupakan tabel Mengisi Appreciation. Tabel ini menjelaskan proses Mengisi Appreciation.

Tabel 3.21. Skenario Use Case Mengisi Appreciation Nama Use Case Mengisi Appreciation

Aktor Karyawan, Atasan (Manager), HR Manager

Deskripsi Mengisi Appreciation atas hasil penilaian kinerja karyawan Prakondisi Login dengan username dan password HR Manager Tindakan 1. Mengisi Appreciation Login pada web

(21)

3.5.2. Activity Diagram Sistem Usulan

Berikut activity diagram usulan dari sistem informasi monitoring dan penilaian kinerja karyawan PT. Matrica Consulting service:

1. Activity Diagram Mengisi Timesheet

Berikut ini merupakan activity diagram untuk mengisi timesheet.

Gambar 3.5. Activity Diagram Mengisi Timesheet

Karyawan Sistem

Login _{Halaman Aplikasi}

Pilih Menu Timesheet Halaman Timesheet

Halaman My Current Timesheet

Input Timesheet

Data Timesheet Tersimpan Pilih Submenu My Current Timesheet

(22)

2. Activity Diagram Validasi Timesheet

Berikut ini merupakan activity diagram untuk validasi Timesheet.

Gambar 3.6. Activity Diagram Validasi Timesheet

Manager Sistem

Login Halaman Aplikasi

Pilih Menu Timesheet Halaman Timesheet

Pilih Submenu To Approve

Klik Approve _{Data Timesheet Tersimpan}

Halaman Timesheet To Approve

(23)

3. Activity Diagram Review Laporan Timesheet

Berikut ini merupakan activity diagram untuk Review Laporan Timesheet.

Gambar 3.7. Activity Diagram Review Laporan Timesheet

HR Manager Sistem

Pilih Menu Timesheet _{Halaman Timesheet}

Pilih Submenu Report

Pilih Submenu Activity Anlysis

Pilih Parameter Laporan _{Halaman Laporan}

(24)

4. Activity Diagram Membuat Form Appraisal

Berikut ini merupakan activity diagram untuk Membuat Form Appraisal.

HR Manager Sistem

Pilih Menu Survey Halaman Survey

Klik Create

Input Judul Survey

Input Page Title

Input Pertanyaan

Input Jawaban

Input Score

Data Survey Penilaian Tersimpan Klik Save

(25)

5. Activity Diagram Membuat Appraisal Plan

Berikut ini merupakan activity diagram untuk Membuat Appraisal Plan.

Gambar 3.9. Activity Diagram Membuat Appraisal Plan

HR Manager Sistem

Pilih Menu Appraisal Halaman Menu Appraisal

Mengisi Appraisal Halaman tampilan list

Pilih Form Appraisal

Input Appraisal Plan

Klik Save

Data Form Appraisal Tersimpan Start Apprisal and send forms

(26)

6. Activity Diagram Mengisi Appraisal

Berikut ini merupakan activity diagram untuk Mengisi Appraisal.

Gambar 3.10. Activity Diagram Mengisi Appraisal

HR Manager, Karyawan, Manager Sistem

Mengisi Appraisal _{Halaman tampilan list}

Pilih Form Appraisal

(27)

7. Activity Diagram Review Laporan Hasil Penilaian

Berikut ini merupakan activity diagram untuk Review Laporan Hasil Penilaian.

Gambar 3.11. Activity Diagram Review Laporan Hasil Penilaian

HR Manager, Karyawan, Manager Sistem

Pilih Submenu Report

Pilih Parameter Laporan

Pilih Cetak Laporan _{Data Form Appraisal Tersimpan}

(28)

8. Activity Diagram Mengisi Appreciation

Berikut ini merupakan activity diagram untuk Mengisi Appreciation.

Gambar 3.12. Activity Diagram Mengisi Appreciation

HR Manager Sistem

Pilih Menu Appraisal _{Halaman Menu Appraisal}

Klik Appraisal Halaman Appraisal Done

Input Appreciation Data Appreciation tersimpan

(29)

3.5.3. Sequence Diagram Sistem Usulan 1. Sequence Diagram Mengisi Timesheet

Sequence diagram mengisi timesheet menggambarkan hubungan antar objek pada use case. Semua yang ada dalam proses ini dilakukan setelah melalui proses login.

Karyawan

Form Login

1: Masukan Username dan Password

1.1: Wrong login/password Halaman Utama

1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi

Form Timesheet

2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu My Timesheet 2.1 Menampilkan Halaman Timesheet

3. Input Timesheet 1.2: Wrong login/password

Data Timesheet

3.1: Save Menampilkan data yang tersimpan

(30)

2. Sequence Diagram Validasi Timesheet

Manager

Form Login

1.1: Wrong login/password Halaman Aplikasi

Form To Validate Timesheet

2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu To Validate Timesheet 2.1 Menampilkan Halaman To Validate Timesheet

3.Centang Timesheet yang akan di validate

3.1.1: Menampilkan data yang tersimpan

Data Timesheet

Menampilkan Data Timesheet

Save

Gambar 3.14. Sequence Diagram Validasi Timesheet

3. Sequence Diagram Review Laporan Timesheet Timesheet

Karyawan, Manager, HR Manager

Form Login

Menu Utama

2: Pilih Menu Timesheet, Sub Menu To Report, Sub Menu Activity Analysis 2.1 Menampilkan Halaman Report

3: Pilih Parameter Laporan 3.1: Menampilkan Laporan Sesuai parameter

1.1: Wrong login/password

(31)

4. Sequence Diagram Membuat Appraisal Form

HR Manager

Form Login

1.1: Wrong login/password Menu Utaman

Form Survey

2: Pilih Menu Survey 2.1 Menampilkan Halaman Survey

3: Input Survey untuk Form Appraisal

3.1.1: Menampilkan data yang tersimpan

Data Survey

3.1: Save

(32)

5. Sequence Diagram Membuat Appraisal Plan

HR Manager

Form Login

1.1: Wrong login/password Halaman Utaman

Form Appraisal

2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal

3: Input Appraisal Plan

Data Appraisal

3.1: Save 3.2: Menampilkan data yang tersimpan

4: Memulai Appraisal dan mengirimkan form appraisal Mengirimkan Appraisal

(33)

6. Sequence Diagram Mengisi Appraisal

HR Manager, Manager, Karyawan

Form Login

1.1: Wrong login/password Sistem

Form Survey

2: Mengisi Appraisal

3: Pilih Form Appraisal 1.2: Wrong login/password Buka Email pengisi Appraisal

Data Appraisal

3.1: Send Forms Menampilkan data yang tersimpan

(34)

7. Sequence Diagram Review Laporan Appraisal

Karyawan, Manager, HR Manager

Form Login

Halaman Utama

1.2.1: Menampilkan Halaman Aplikasi 2: Pilih Menu Appraisal

2.1 Menampilkan Halaman Report 3: Pilih Parameter Laporan

3.1: Menampilkan Laporan Sesuai parameter 1.1: Wrong login/password

Halaman Report Data Appraisal dan Survey

Gambar 3.19. Sequence Diagram Review Laporan Appraisal

8. Sequence Diagram Mengisi Appreciatiom

HR Manager

Form Login

1.1: Wrong login/password Halaman Utama

Form Appraisal

2: Pilih Menu Appraisal 2.1 Menampilkan Halaman Appraisal

3: Input Appreciation

3.1.1: Data yang tersimpan tampil 2: Pilih Menu Appraisal Done

2.1 Menampilkan Halaman Appraisal Done

Data Appraisal

3.1: Save

(35)

3.5.4. Class Diagram Sistem Usulan

Berikut ini adalah class diagram usulan sistem informasi monitoring dan kinerja karyawan PT. Matrica Consulting Service.

Gambar 3.21. Class Diagram Sistem Usulan Karyawan +nik +name +alamat +job_id +email +departemen_id +manager_id +user_id +password +add() +edit() +delete() Departemen +departemen_id +departemen_name +add() +edit() +delete() Jabatan +job_id +job_name +level +add() +edit() Project +project_id +project_name +client +add() +edit() +delete() Task +task_id +task_name +project_id +add() +edit() +delete() Timesheet +task_id +validation_id +project_id +date +Description +unit_amount +nik +add() +edit() +delete() Survey +title_survey +page +page_title +quetion +answer +Result +add() +edit() +delete() Appraisal +Appraisal_id +nik +date_close +date_final_interview +manager_appraisal +employee_appraisal +colaborator_appraisal +colleagues_appraisal +title_survey +add() +edit() +delete() 1 * 1 * 1 0..* 0..* 1 0..* 1 1 1..* 1 1..* 0..* 1 Validation +validation_id +validate_to +add() +edit() +delete() 1 1

(36)

3.5.5. Struktur Tabel

Struktur table adalah dekripsi dari atau gambaran setiap tabel, field, type dan ukuran data. Struktur tabel digunakan untuk menjelaskan kedudukan sebagai tempat penyimpanan data. Berikut adalah tabel – tabel yang akan digunakan dalam Sistem Monitoring dan Penilaian Kinerja Karyawan Perusahaan IT Konsultan studi kasus pada PT Matrica Consulting Service.

Tabel 3.22. Struktur Tabel Karyawan

No. Nama Field Tipe Data Lebar Keterangan

1. NIK Char 10 Berisi 10 digit NIK

Karyawan: 08.05.017

2. Nama Char 50 Nama Karyawan

3. Alamat Char 50 Alamat Karyawan

5. Job_id Char 25 ID Jabatan Karyawan

6. Email Char 50 Email Karyawan

7. Departemen_id Char 25 ID Divisi Karyawan

8. Manager_id Char 50 Nama Manajer

Karyawan

9. User_id Char 50 Username karyawan

10. Password Char 25 Password Karyawan

Tabel 3.23. Struktur Tabel Jabatan

1. Job_id Char 25 ID Jabatan Karyawan

2. Job_name Char 50 Deskripsi Jabatan

(37)

Tabel 3.24. Struktur Tabel Departemen

1. Departemen_id Char 25 ID Departmen

Karyawan

2. Departemen_name Char 50 Deskripsi Divisi

Karyawan

Tabel 3.25. Struktur Tabel Project

1. Project_id Char 25 ID Project

2. Project_name Char 255 Deskripsi Project

3. Client Char 50 Nama Client

Tabel 3.26. Struktur Tabel Task

1. Task_id Char 25 ID Task

2. Task_name Char 50 Deskripsi Task

Tabel 3.27. Struktur Tabel Timesheet

1. Task_id Char 25 ID Task

3. Validation_id Char 25 ID Validation

4. Date Date Tanggal Timsheet

5. Description Char 50 Deskripsi Timesheet

6. Unit_amounts Float Jumlah Timesheet

(38)

Tabel 3.28. Struktur Tabel Validation

1. Validation_id Char 25 ID Validation

2. Validate_to Char 50 Orang yang Mevalidasi

Tabel 3.29. Struktur Tabel Survey

1. Title_survey Char 100 Judul Survey

2. Page Int 5 Jumlah Halaman Survey

3. Page_title Char 50 Judul Halaman Survey

4. Question Char 255 Pertanyaan Survey

5. Answer Char 255 Jawaban Survey

6. Result Char 255 Hasil jawaban setiap

pertanyaan

Tabel 3.30. Struktur Tabel Appraisal

1. Appraisal_id Int 10 ID Appraisal

2. NIK Char 10 NIK Karyawan

3. Date_close Date Tanggal terakhir isi

appraisal

4. Date_Final_interview Date Tanggal terakhir

Interview Appraisal

5. Manager_appraisal Char 50 Nama Manager isi

Appraisal

6. Employee_appraisal Char 50 Nama karyawan

7. Colaborator_appraisal Char 50 Nama bawahan isi Appraisal

(39)

3.5.6. Perancangan User Interface

Berikut ini adalah perancangan user interface usulan Sistem Informasi Monitoring dan Penilaian Kinerja Karyawan PT. Matrica Consulting Service:

Gambar 3.22. Halaman Login

(40)

(41)