Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 1 SINKRONISASI DATABASE KEUANGAN MENGGUNAKAN
DATA TRANSFORMATION SERVICE VIA E-MAIL Deny Jollyta, M. Kom
Gunawan, S. Kom
Program Studi Teknik Informatika
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia Jl. Ahmad Yani No. 78-88, Pekanbaru 34343
email : denyjollyta@yahoo.com ABSTRAK
Globalisasi informasi dan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat membawa pengaruh signifikan pada pelaksanaan bisnis. Pada saat ini semakin banyak pelaku bisnis yang telah memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan produktivitas kerja. Sejumlah organisasi beroperasi di beberapa wilayah yang terpisah dan biasanya mereka membutuhkan data maupun informasi dari lokasi lain. Oleh sebab itu, suatu sistem pengolah data keuangan dan sistem komunikasi data yang terpadu menjadi kebutuhan dan keinginan pelaku bisnis bersangkutan. Penelitian ini bertujuan untuk menerapkan fasilitas data transformation service pada Microsoft SQL Server dalam sistem informasi keuangan dengan tujuan mempermudah komunikasi data antar dua atau lebih sistem informasi yang terpisah secara geografis. Borland Delphi 6.0 dan SQL Server 2000 akan digunakan dalam implementasi sistem.
Kata Kunci : Sistem Informasi Keuangan, Data Transformation Service (DTS) PENDAHULUAN
Pada saat ini semakin banyak pelaku bisnis yang telah memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan produktivitas kerja. Pengorganisasian dan pengelolaan data yang baik akan memberikan benefit bagi perusahaan atau organisasi kerja lainnya terutama dalam peningkatan produktifitas kerja dan pengefesiensian sumber daya. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, jurnal ini akan mencoba menerapkan suatu sistem informasi keuangan pada PT. X yang mengintegrasikan dua database terpusat di lokasi yang berbeda sehingga meningkatkan efisiensi dalam penghasilan dan pendistribusian informasi.
PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa golf. Kegiatan operasional perusahaan dikontrol oleh seorang direktur dan dijalankan oleh
beberapa bagian, di antaranya marketing, kasir kantor direksi (kasir kandir),
accounting dan purchasing yang ditempatkan di kantor pusat serta kasir
Club House yang ditempatkan di lokasi lapangan golf. Penggunaan teknologi transformasi data menjadi solusi untuk mengatasi permasalahan komunikasi antar kasir lapangan dengan accounting
sehingga informasi keuangan yang diperoleh lebih baik dan sesuai dengan keinginan perusahaan.
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 2 Gambar 1. Peta Kegiatan PT. X
PERMASALAHAN
Beberapa permasalahan sistem informasi PT. X pada saat ini yaitu:
1. Belum adanya suatu sistem informasi keuangan yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis perusahaan.
2. Komunikasi data dari Club House ke kantor direksi masih dilakukan secara manual.
METODE PENELITIAN
Dalam rangka membuat penelitian ini, digunakan metode penelitian SDLC (System Development Life Cycle) sebagai pedoman dalam pengembangan sistem. Tahap-tahap SDLC sebagai berikut : a. Indentifikasi dan Seleksi
Kebutuhan dari keseluruhan sistem informasi perusahaan harus diidentifikasi, dianalisa, diatur dan dijadwalkan. Setelah itu baru diseleksi bagian yang akan dibuat sistem informasi.
b. Inisialisasi dan Perencanaan
Setelah terseleksi, dilanjutkan perencanaan bagian yang akan diterapkan perancangan sistem informasi baru atau perbaikan sistem yang lama..
c. Analisa atau Penganalisaan
Analisa tentang sistem yang sedang digunakan dan pilihan dari sistem pengganti yang diusulkan. Dengan mengamati tempat yang akan diteliti untuk mempelajari sistem yang ada, kemudian diubah dan disempurnakan ke sistem yang lebih efisien. Pada siklus ini terdapat tiga tahapan yaitu :
- Requirement Determination, pada tahapan ini dilakukan wawancara lebih terperinci terhadap para pengguna akhir dari SI berbasis komputer yang akan dirancang, terutama yang berhubungan dengan spesifikasi, unjuk kerja, dan
kriteria program aplikasi komputer yang akan dirancang serta pengumpulan informasi dari berbagai dokumen yang ada berupa jenis dan tipe data yang diolah, aliran informasi, personal-personal yang terkait dengan kegiatan SI beserta tugasnya masing-masing, serta alat dan mekanisme kerja yang ada. - Requirement Structuring, pada tahap ini
peneliti membuat diagram aliran sistem informasi lama dari data dan informasi yang telah didapat, kemudian dilanjutkan dengan pembuatan context diagram yang menggambarkan aliran sistem yang sedang berjalan. Dari hasil analisa, dibuat aliran sistem informasi dan context diagram baru. Setelah itu dibuat diagram UML untuk menentukan aliran data yang akan diproses oleh sistem informasi baru.
- Alternative Generation and Selection Design, membuat alternatif rancangan sesuai dengan keinginan pengguna untuk dibandingkan dan dipilih sesuai dengan biaya, sumber daya manusia dan teknis yang ada.
d. Rancangan Logika
Semua fungsi dari sistem yang telah terpilih pada tahap analisa dijabarkan menggunakan alat bantu flowchart dan pemodelan database.
e. Rancangan Fisik
Pada tahapan ini pengembang merancang bentuk form input data serta bentuk laporan-laporan yang userfriendly
yang akan dihasilkan oleh sistem baru. Disini peneliti menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 6.0 dan
Microsoft SQL Server 2000 sebagai media penyimpanan data.
f. Implementasi
Sistem informasi dikodekan, dites, diinstall dan didukung oleh organisasi. Dokumentasi, pelatihan dan bantuan diberikan pada pemakai. Di sini
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 3 perusahaan akan mencoba memakai sistem
yang telah dibuat atau diinstall. Selama percobaan akan diawasi oleh pembuat sistem atau programmer. Penelitian yang dilakukan masih belum melalui tahapan ini. g. Pemeliharaan
Dengan terinstallnya sistem informasi secara berkala diperlukan pemeliharaan supaya sistem dapat beroperasi sesuai kebutuhan pengguna. Pada tahap ini juga dilakukan pengawasan proses, evaluasi, dan perubahan sistem apabila diperlukan.
TELAAH PUSTAKA
Unified Modelling Language (UML) UML (Unified Modeling Language)
adalah metode pemodelan secara visual
sebagai sarana untuk merancang dan atau membuat software berorientasi objek. Karena UML merupakan bahasa visual
untuk pemodelan bahasa berorientasi objek, maka semua elemen dan diagram berbasiskan pada paradigma object oriented.
Data Transformation Services
SQL Server merupakan sebuah sistem berarsitektur terbuka yang memungkinkan para pengembang program memperluas dan menambah fungsi-fungsi dalam database tersebut. Arsitektur SQL
Server dikenal dengan nama SQL-DMF (Distributed Management Framework) yang mana di dalamnya terdapat API yang dapat dimanfaatkan oleh pemrogram ataupun database administrator untuk mengembangkan SQL Server agar daya gunanya lebih luas lagi.
Permindahan data dari satu lokasi penyimpanan ke tempat penyimpanan data yang lain sering dilakukan untuk mendukung pengambilan keputusan, meningkatkan kinerja sistem, dan upgrade
sistem yang sudah ada. SQL Server telah menyediakan fasilitas untuk membuat koneksi antar 2 atau lebih server database. Baik itu antara database SQL Server
dengan SQL Server maupun SQL Server
dengan database server yang lain, seperti: SQL Server - Ms Access, SQL Server - Oracle. Adapun tools yang disediakan SQL Server untuk fasilitas tersebut dinamakan Microsoft Data Transformation Service.
Melalui Microsoft SQL Server 2000 Data Transformation Services (DTS) user dapat melakukan ekstrak, transformasi dan penggabungan data dari sumber data asal ke sumber data tujuan. Dengan tool ini user dapat menciptakan solusi masalah perpindahan data yang umum untuk keperluan khusus organisasi. Untuk dapat menggunakan fasilitas DTS tersebut kita terlebih dahulu harus membuat packages, dimana packages tersebut berisi segala sesuatu yang berkaitan dengan koneksi antar database seperti: variabel koneksi, replikasi, transfer data, sinkronisasi data sampai dengan penjadwalan paket.
Berikut tool-tool yang tersedia untuk menciptakan dan mengeksekusi DTS
packages:
- Import/Export Wizard untuk membangun paket-paket DTS sederhana dan mensupport perpindahan data dan transformasi sederhana.
- DTS Designer mengimplementasikan DTS object model secara grafis yang memungkinkan user untuk menciptakan paket-paket DTS dengan fungsi luas.
- DTSRun merupakan command prompt utility yang digunakan untuk mengeksekusi paket-paket DTS yang ada.
- DTSRunUI merupakan grafik interface untuk DTSRun, yang juga
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 4 mengijinkan pemakaian variabel
global dan command lines.
- SQLAgent, bukan merupakan aplikasi DTS; meskipun demikian dapat juga digunakan oleh DTS untuk menjadwalkan pengeksekusian dari
package.
ANALISA DAN PERANCANGAN
SISTEM
Aliran Sistem Informasi Berjalan
Analisa sistem merupakan penjabaran dari suatu sistem yang utuh ke dalam komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan nantinya dapat diusulkan dalam perbaikan sistem yang ada. Adapun sistem PT. X saat ini dapat dilihat pada lampiran 1.
Aspek-aspek dalam sistem informasi perusahaan antara lain:
a. Boundary : bangunan kantor PT. X.
b. Komponen : marketing, kasir kandir, kasir Club House, accounting dan purchasing.
c. Interrelationship antar komponen :
- Marketing ke kasir kandir : penyerahan bukti frequent card
(BFC) terproses, bukti terima kas (BTK) terproses, tagihan (TG) tertanda terima, bill-bill (BB) tertanda terima, statement-statement (ST) tertanda terima dan bilyet giro (BG).
- Marketing ke accounting : penyerahan laporan penjualan
frequent card (LJFC) dan laporan penjualan golf (LJG).
- Purchasing ke accounting : penyerahan bon pesanan (BP) valid dan laporan pembelian (LB).
- Kasir kandir ke accounting : penyerahan bukti terima kas, bukti
keluar kas (BKK), bukti frequent card terproses, bukti terima kas terproses, bukti terima bank (BTB) tertanda terima, tagihan tertanda terima, bill-bill dan statement-statement tertanda terima, bilyet giro, bon pesanan sah, tanda terima hutang (TTH) sah, faktur (FK) sah, bukti keluar bank (BKB) valid dan laporan mutasi kas dan bank (LMKB) valid.
- Kasir Club House ke marketing : penyerahan bill-bill dan statement-statement valid serta rekap penjulan harian (RJH).
d. Input : bill-bill valid,
statement-statement valid, bilyet giro, rekap penjualan harian, faktur-faktur pembelian, bukti keluar bank valid, tagihan valid, laporan mutasi kas dan bank valid, laporan keuangan valid. e. Output : frequent card, bukti
frequent card, bukti terima kas, bill-bill
dan statement-statement, bukti terima bank, tagihan valid, bill-bill dan
statement-statement terproses, bon pesanan valid, tanda terma hutang, bilyet giro, faktur tertanda terima, bon pesanan, tagihan, laporan mutasi kas dan bank, laporan keuangan.
f. Environment : customer (anggota club), supplier, direktur.
g. Interface : blangko bon pesanan, blangko bill-bill, blangko kwitansi, blangko bilyet giro, blangko bukti terima kas, blangko bukti keluar kas, blangko bukti terima bank, blangko bukti keluar bank, blanko tanda terima hutang.
h. Constraint : menghasilkan laporan penjualan golf, laporan pembelian, laporan mutasi kas dan bank serta laporan keuangan.
i. Goals : mempercepat
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 5 memudahkan pemrosesan transaksi
golf.
Context Diagram Sistem Baru
Context diagram sistem menggambarkan sistem informasi secara global yaitu aliran data antar entitas sumber, proses dan tujuan. Hal ini mempermudah pemahaman terhadap sistem secara global. Context diagram baru sistem dilihat pada gambar di bawah.
Gambar 2. Context diagram baru PT. X Use Case Diagram
Diagram use case menggambarkan fungsionalitas sistem secara umum dari sudut pandang pengguna sistem. Terlihat pada gambar use case berikut bahwa terdapat aktor-aktor utama yaitu customer,
supplier, dan direktur yang melakukan aktivitas kepada sistem dalam bentuk use case.
Gambar 3. Use Case Diagram PT. X Activity Diagram
Activity diagram PT. X menggambarkan kegiatan dan tanggung jawab dari bagian-bagian yang membentuk sistem. Sistem informasi PT. X dimulai dengan aktivasi sistem. Kemudian dengan
memasukkan username dan password, sistem akan mendukung berbagai kegiatan yaitu penginputan data, pengaturan program, dan cetak laporan
Gambar 4. Activity Diagram PT. X Class Diagram
Class diagram menggambarkan hubungan antar class pada sistem informasi PT. X yang dapat dilihat pada lampiran 3.
Gambar 5. Class Diagram PT. X Deployment Diagram
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 6 Dari deployment diagram PT. X pada
lampiran 5, dapat dilihat bahwa rancangan sistem baru terbagi pada dua lokasi, yakni kantor direksi dan Club House. Sistem pada kantor direksi terdiri dari empat client
yang menggunakan aplikasi keuangan terkoneksi ke sebuah database server
melewati jaringan LAN. Sistem pada Club House terdiri atas kasir Club House, bagian
marketing, dan manajer Club House yang juga terkoneksi dengan database server Club House melalui jaringan LAN. Seluruh data transaksi baik pada kantor direksi maupun Club House diambil dari
database server masing-masing lokasi dan hasil transaksi juga akan disimpan dalam
database server yang bersangkutan. Sinkronisasi database dilakukan oleh manajer Club House dan manajer kantor direksi melalui internet (e-mail).
Gambar 6. Deployment Diagram PT. X
RANCANGAN INPUT SISTEM
INFORMASI KEUANGAN PT. X
Pada jurnal ini, ditampilkan beberapa bentuk rancangan input sistem keuangan PT. X.
- Form Menu Utama dan Form Login
Gambar 7. Form Menu Utama dan Login
- Form Rekening
Gambar 8. Form Rekening
- Form Data Customer
Gambar 9. Form Data Customer - Form Produk
Gambar 11. Form Produk
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 7 Gambar 12. Form Jurnal Umum
- Form Kas Bank
Gambar 13. Form Kas Bank
- Form Cek Pembelian
Gambar 14. Form Cek Pembelian
- Form Bill
Gambar 15. Form Bill
- Form Statement
Gambar 16. Form Statement
- Form Terima Piutang dan Pembayaran Utang
Gambar 17. Form Terima Piutang dan Pembayaran Utang
- Form Cetak Laporan
Gambar 18. Form Cetak Laporan
- Form Ganti Password
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 8
- Form Setting User
Gambar 20. Form Setting User
- Form Sinkronisasi Database
Gambar 21. Form Sinkronisasi Database
RANCANGAN FUNGSI SISTEM
INFORMASI PT. X Master Data
Memungkinkan pengguna untuk melakukan penambahan data yang digunakan oleh sistem serta melakukan modifikasi terhadap data yang tersimpan, antara lain : data rekening akuntansi, data customer, data supplier, serta data produk. Modul Transaksi
Memungkinkan pengguna untuk memasukkan transaksi-transaksi seperti jurnal umum, jurnal kas, transaksi pemesanan, transaksi pembelian, transaksi penjualan, serta transaksi pelunasan utang dan piutang.
Modul Pencetakan Laporan
Memungkinkan pengguna untuk mencetak laporan-laporan seperti buku
besar, rekap penjualan dan pembelian, rekap utang dan piutang, serta laporan laba rugi dan neraca.
Modul Program Sinkronisasi
Modul program sinkronisasi memungkinkan pengguna untuk membuat suatu paket data sinkronisasi dalam bentuk zip dari tabel-tabel yang berhubungan dengan transaksi penjualan di Club House. Paket data inilah yang nantinya akan dikirim menuju kantor direksi dan disinkronisasikan dengan database kantor direksi.
Modul program sinkronisasi dibentuk dari paket-paket data transformation services di sql server,
stored procedure untuk menjalankan paket-paket data transformation services
yang bersangkutan, serta kode program
Delphi yang memudahkan pengguna untuk menjalankan stored procedure yang telah dibuat.
RENCANA IMPLEMENTASI DAN
PEMELIHARAAN
Setelah rancangan program dibuat diperlukan adanya rencana implementasi dan pemeliharaan sistem ke depan. Pada tahap implementasi ini dilakukan pelatihan penggunaan sistem baru dan peningkatan kemahiran user dalam menggunakan komputer. Sementara untuk tahap pemeliharaan dapat berupa perbaikan terhadap sistem apabila terjadi error atau kerusakan dan pengembangan sistem ke depan.
Sistem informasi keuangan Country Club and Golf ini akan menerapkan arsitektur jaringan lokal dan internet. Adapun jenis topologi yang digunakan adalah topologi star di mana database SQL Server pada masing-masing lokasi berada secara terpusat pada satu server. Data yang ada dalam database nantinya dapat
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer (STIKOM) Pelita Indonesia – 2012 9 langsung di-backup dan dipindahkan
datanya ke media penyimpanan lain karena
SQL Server menyediakan fasilitas untuk
backup data. Selain fasilitas backup, data penjualan dari Club House juga dapat dikirim ke kandir dalam bentuk paket yang dihasilkan oleh program untuk tujuan sinkronisasi.
Arsitektur jaringan sistem informasi keuangan PT. X dapat dilihat pada lampiran 6.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian tersebut maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Dengan adanya sistem terkomputerisasi dapat memproses transaksi secara cepat dan efisien. Informasi keuangan perusahaan dapat diperoleh secara langsung dan lebih termutakhir sehingga memudahkan pengambilan keputusan dan kebijakan bisnis.
2. Sistem informasi keuangan berbasis komputer yang dirancang dapat menghasilkan laporan secara cepat. Tingkat keakuratan laporan yang dihasilkan lebih terjamin dan kemungkinan terjadi manipulasi data dapat diperkecil.
3. Komunikasi data dari Club House ke kantor direksi menggunakan modul program yang didukung fasilitas e-mail
memudahkan pengambilan data antar bagian yang berkepentingan dalam perusahaan dan pengontrolan terhadap aktivitas Club House.
REFERENSI
[1] Away, Gunaidi Abdia. The Shortcut of Delphi for Accounting. Penerbit Informatika, Bandung, 2008.
[2] Irwanto, Djon, M.M. Perancangan Object Oriented Software dengan
UML. Edisi I, Andi Offset, Yogyakarta, 2005.
[3] Jogiyanto, H.M. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Edisi I, Andi Offset, Yogyakarta, 1989.
[4] Jogiyanto, H.M. Pengenalan Komputer. Edisi V, Andi Offset, Yogyakarta, 2005.
[5] Kasmir, M.M. Analisis Laporan Keuangan. Rajawali Pers, Jakarta, 2008.
[6] Kristanto, Andri. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media, Yogyakarta, 2003.
[7] Kurniawan, Wiharsono. Jaringan Komputer. Edisi I, Andi Offset, Yogyakarta, 2007.
[8] Leod, Raymond Mc. Sistem Informasi Manajemen. Jilid II, Prentice Hall, 2005.
[9] Nugroho, Adi. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Edisi Revisi, Informatika, Bandung, 2005. [10] Podeswa, Howard. UML For The IT
Business Analyst. Second Edition, Course Technology, Boston, 2010. [11] Wahana Komputer. Membuat
Program Kreatif dan Profesional dengan Delphi. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005.
[12] Warren, C.S., J.M. Reeve dan P.E. Fess. Pengantar Akuntansi. Edisi 21, Salemba Empat, Jakarta, 2005.
[13] http://www.msdn.microsoft.com/ [14] http://www.ristinet.com/
