KAIZEN SYSTEM GUIDANCE 2018

(1)

1

KAIZEN SYSTEM GUIDANCE

2018

FOR CONTINUOUSLY IMPROVEMENT

AT KALLA GROUP

QUALITY SYSTEM – QS & SCM DIVISION

(2)

2 DAFTAR ISI

I. Apakah Kaizen System itu? ... 4

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan ... 4

III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group? ... 5

IV. Struktur Organisasi Kaizen System ... 7

V. Struktur Komite Juri Kaizen System ... 8

VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut ... 10

A. Metode PDCA Delapan Langkah ... 10

B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan ... 10

C. Penyampaian Ide Improvement ... 14

VII. Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi... 14

VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System ... 18

A. Kriteria Penilaian IP ... 18

B. Kriteria Penilaian SGP ... 19

C. Kriteria Penilaian GP ... 21

D. Kategori Penilaian ... 24

1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding ... 24

2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day ... 24

E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU) ... 26

1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling) ... 26

2. Genba ... 27

3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (IP, SGP dan GP)... 28

F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day ... 29

1. Genba ... 29

2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final) ... 29

G. Penilaian Total Kaizen System ... 30

IX. Net Quality Income (NQI) ... 31

X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi ... 33

Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP ... 35

Lampiran B.1 - Form Penilaian Project ... 39

Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation ... 47

Lampiran C. 1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP & GP... 48

Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP ... 50

Lampiran D – Net Quality Income ... 49

(3)

(4)

4

BUKU PETUNJUK PENYUSUNAN LAPORAN PENYELESAIAN

IDE PERBAIKAN BERDASARKAN METODE KAIZEN SYSTEM

I. Apakah Kaizen System itu?

Kaizen System atau Program Perbaikan Berkelanjutan adalah sebuah sistem yang dibentuk untuk mendorong ide kreatif dan pemecahan masalah menggunakan Kaizen Skill (Problem Solving Skill) dengan metode pengembangan yang fokus pada penggalian akar masalah pada proses yang telah ada melalui langkah-langkah yang tepat, berlangsung secara konsisten dan berkesinambungan.

Tujuan dari Kaizen System adalah:

• Mendorong improvement/inovasi yang diperlukan dalam mendukung pencapaian sasaran perusahaan

• Mendorong peningkatan kualitas, baik kualitas personal maupun kualitas hasil kerja

• Menjadi tempat mengembangkan dan menggali potensi diri

• Membangun budaya kerja yang peka terhadap masalah dan potensi masalah di lingkungan kerjanya

II. Kaizen System, Performa Karyawan, dan Perusahaan

Pada lingkup Kalla Group, Kaizen System belum terimplementasi secara menyeluruh di seluruh anak perusahaan Kalla Group. Berdasarkan data yang ada di tahun 2017 jumlah karyawan yang turut berpartisapasi hanya sekitar 30% dari jumlah total karyawan di Kalla Group. Oleh karena itu, perlunya untuk meningkatkan awareness seluruh karyawan mengenai pentingnya untuk berkontribusi dalam program perbaikan berkelanjutan ini. Hal ini dikarenakan sangat banyak keuntungan yang bisa diperoleh oleh karyawan dan perusahaan apabila dapat mengimplementasikan Program Kaizen System ini secara baik, antara lain :

 Perbaikan dapat berkontribusi terhadap peningkatan performa perusahaan

 Percepatan lead time pada suatu proses

 Cost reduction pada kegiatan operasional dan supporting

 Penerapan standardisasi baru telah teruji melalui proses kaizen

 Sinergi yang lebih baik antar bagian kerja melalui project yang dikerjakan bersama

(5)

5 GAMBAR 1 - Skema Implementasi Improvement Kalla Group

Pada tahun 2018 tahapan implementasi Kaizen System meliputi :

 Peningkatan participant improvement minimal 70% dari jumlah karyawan

 Jumlah registrasi project minimal 15 project di seluruh divisi

 Fokus pada Net Quality Income

 Implementasi breakthrough project

 Pelaksanaan kompetisi berjenjang di SBU, Sub-Holding hingga level Holding

Tahapan Implementasi Kaizen System ini selaras dengan scorecard di area internal business process yaitu “implementasi best practice dalam process & quality management di Kalla Group”.

Hal ini terkait langsung dengan KPI Kalla Group yaitu Rp Net Quality Income dengan target Rp 25 M dari seluruh SBU Kalla Group.

Gambar 2 KPI Kalla Group

III. Apakah Jenis-Jenis Penerapan Kaizen System di Kalla Group?

Kaizen System terdiri atas 3 jenis problem solving project, digambarkan sebagai berikut:

1. Individual Project (IP) adalah suatu sistem yang menampung dan mengimplementasikan

saran (usulan) tertulis dari pekerja (terdiri 1 orang). Saran ini merupakan hasil pemikiran maupun percobaan sehingga implementasinya dapat membantu kelancaran/percepatan proses kerja atau meningkatkan pre-Kaizen lingkungan kerja berupa 5S/5R.

(6)

6

Gambar 3 Hirarki Kaizen System Project 2018

2. Small Group Project (SGP) adalah sekelompok pekerja (terdiri lebih dari 1 orang dan maksimal 5 orang termasuk leader) pada unit kerja (Department) yang sama yang bertemu secara berkala mengupayakan pengendalian mutu dengan cara mengidentifikasi, menganalisa, dan mencari pemecahan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan pada unit kerjanya tersebut dengan menggunakan teknik problem solver secara berkesinambungan.

3. Group Project (GP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang pada

unit kerja berbeda, yang membutuhkan sinergi dengan bagian lain untuk meningkatkan hasil kerjanya, menyangkut lebih dari satu bagian/lintas departemen (posisi department head). Misal: “Meningkatkan performa services melalui utilisasi database pelanggan”, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut tidaklah cukup jika hanya dari bagian services yang menanganinya, perlu juga melibatkan bagian Procurement, ICT, Sales, dan bagian lainnya.

4. Business Unit Project (BUP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas

orang-orang pada unit kerja berbeda (menyangkut lebih dari satu bagian/lintas divisi dengan level posisi division head) dalam satu perusahaan yang membuat perbaikan terhadap portofolio bisnis perusahaan dan fokus hasil project berdampak langsung kepada customer. Kategori BUP masuk dalam breakthrough project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam

Guidance Breakthrough Project.

5. Value Chain Project (VCP) merupakan sekelompok pekerja yang terdiri atas orang-orang

pada perusahaan berbeda (menyangkut bagian yang ada di lintas Sub-Holding/SBU dengan level posisi minimal division head) yang membutuhkan sinergi dengan lintas perusahaan sehingga dihasilkan produk atau bisnis baru. Kategori VCP masuk dalam breakthrough project, sehingga akan dibahas lebih lanjut dalam Guidance Breakthrough Project.

Related Parties KPI Trouble Shooting

Focused Appraisement

Area

Result In 2016 Plan in 2017

Cross Company Company Business

Portofolio New Business Not Activated Yet Not Activated Yet Within 1

Company Company

Business

Portofolio Business Not Activated Yet Not Activated Yet Cross

Department/ Branch

Division/

Department Operation KPI

Unfinished in 2016 (HO) Continued GP 2016 Intra Department/ Branch Department/

Section Operation KPI

Activated in 2016 (HO)

Implemented in Kalla Automotive Individual Process Operation KPI Process Activated in 2016

(HO) Implemented in Kalla Automotive Six Sigma Re-Enginering Business Process (RBP) Planning, Organizing, Actuating, Controling (POAC) VCP

Value Chain Project

BUP

Business Unit Project

GP

Group Project

SGP

Small Group Project

IP Individual Project KAIZEN (VCP,BUP) K A IZ EN BREAKTHROUGH

(7)

7

IV. Struktur Organisasi Kaizen System

Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan pada Organisasi Kaizen System sebagai berikut:

Advisor

1. Menempatkan IP/SGP/GP sebagai salah satu aktivitas dibagiannya. 2. Menghargai faktor kemanusiaan.

3. Mempunyai kepekaan terhadap mutu, masalah, dan aktivitas improvement. 4. Memberikan pengarahan dan dukungan kepada IP/SGP/GP.

Facilitator

1. Membuat rencana mengajar, membimbing dan mengarahkan: a. agar sasaran aktivitas tercapai

b. agar aktivitasnya semakin berkembang

2. Menciptakan suasana agar karyawan berpartisipasi secara sukarela dalam aktivitas tersebut.

3. Memberikan pelatihan bagaimana membuat laporan akhir dan melakukan presentasi yang baik.

4. Memberikan apresiasi dan dukungan atas hasil aktivitas. 5. Mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle lain.

Leader

1. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill dirinya sendiri serta anggotanya melalui :

a. Evaluasi prestasi kelompok

(8)

8 b. Evaluasi PDCA

2. Mengadakan training

3. Mengatasi masalah-masalah yang ada baik sistem maupun SDMnya. 4. Tanggapan terhadap sikon yang ada

5. Memberikan solusi (team building) 6. Try & error (strategi & kreativitas)

7. Aktivitas lain berkaitan sebagai pusat aktivitas tema, bertanggung jawab terhadap keberhasilan tema sebagai berikut :

a. Menunjukkan sikap kepemimpinan.

b. Menguasai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dipilih. c. Membuat rencana aktivitas, rencana meeting dengan circle leader. d. Mengadakan komunikasi dengan circle leader, facilitator dan pimpinan.

Member

1. Rajin hadir.

2. Pro-aktif dalam meeting.

a. Berani mengeluarkan pendapat b. Menghargai pendapat orang lain

3. Aktif dalam pengumpulan data, improvement, report dan aktivitas lain. 4. Berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman.

Notulen

1. Membuat ringkasan hasil pertemuan.

2. Membagikan ringkasan hasil pertemuan kepada anggota.

3. Menyimpan dokumen yang ada hubungannya dengan aktivitas SGP/GP dengan rapi. 4. Mengingatkan leader hasil pertemuan terakhir, sebelum memulai meeting.

V. Struktur Komite Juri Kaizen System

Selain jabatan pada organisasi Kaizen System, diperlukan pula komite juri yang akan menilai

project yang akan dipresentasikan oleh seluruh karyawan yang terdaftar dalam kompetesi Kaizen System di perusahaan masing-masing. Komite juri ini akan dibentuk melalui surat keputusan management dengan kategori:

1. Juri Tetap (IP/SGP/GP) 2. Juri Final Presentation 3. Juri Tamu

4. Juri KED 5. Asisten Juri

(9)

9 Tugas dan tanggung jawab juri semua kategori adalah sebagai berikut :

1. Juri Tetap

Tim Juri Tetap adalah tim juri yang akan memberikan penilaian untuk seluruh Project Improvement untuk kategori IP, SGP dan GP yang terdaftar dalam periode registrasi Program Kaizen System 2018. Juri tetap akan menilai pada project controlling dan genba serta merupakan manajemen Divisi/Department pelaksana Program Kaizen System 2018 dan representasi dari fungsi Finance dan fungsi lainnya yang ditunjuk langsung oleh manajemen.

2. Juri Final Presentation

Juri Final Presentation adalah tim juri yang akan memberikan score secara langsung pada sesi presentasi Final untuk seluruh project (IP, SGP, GP) yang lolos pada sesi Semi Final. Team Juri terdiri atas Direksi SBU

3. Juri Tamu

Juri Tamu adalah tim juri yang dipilih untuk memberikan feedback dari sudut pandang lain serta berada di luar dari fungsi tim kaizen yang akan mempresentasikan projectnya. Komposisi juri tamu merupakan department/division head dari fungsi lain atau seseorang yang ahli dan memahami materi project yang akan dinilai. Juri tamu akan memberikan penilaian pada tahap seleksi Semi Final untuk seluruh project (IP,SGP,GP) yang terdaftar dalam periode registrasi Program Kaizen System 2018.

4. Juri Kalla Exellence Day

Tim Juri KED adalah juri yang melaksanakan Genba dan memberikan penilaian pada Final Presentation KED. Tim Juri terdiri dari Holding Kalla Group maupun profesional yang ditunjuk dari instansi eksternal.

5. Asisten Juri

Asisten juri adalah tim panitia kaizen atau karyawan yang telah memiliki pengalaman dalam pelaksanaan project kaizen minimal 2 (dua) tahun atau pernah menjadi juara kompetisi kaizen internal atau eksternal. Asisten juri dapat menggantikan dan memperoleh delegasi tugas dari juri tetap pada saat juri tetap berhalangan untuk hadir pada jadwal penjurian untuk menjaga komposisi juri tetap sesuai dengan jumlah minimal terlaksananya proses penjurian. Delegasi penjurian kepada asisten juri terkait segala hasil penjurian akan tetap menjadi tanggung jawab juri.

Uraian tugas pokok dan tanggung jawab tim juri Kaizen System 2018 akan ditetapkan oleh top management secara lebih detail pada SK Juri yang akan diterbitkan oleh masing-masing Sub-Holding & SBU.

(10)

10

Kriteria Juri Kaizen

1. Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa 2. Jujur, adil dan objektif

3. Memahami konsep continousimprovement dengan baik

4. Telah mengikuti pelatihan continous improvement, kaizen, six sigma dan atau training improvement lainnya

5. Berpengalaman dalam membuat/menyusun risalah project improvement (pernah menjadi member project min. 1 kali)

6. Level Manager-Up/Pernah menjadi leader project improvement dan memenangkan contest

improvement/Pernah menjadi juri project improvement minimal selama 2 (dua) tahun

VI. Bagaimana Melakukan Kaizen System Tersebut

Menyelesaikan masalah atau penuangan ide improvement dengan konsep Kaizen System menggunakan metode PDCA dalam setiap kegiatan dan proses, karena dapat dilakukan dengan sederhana dan mudah dalam pelaksanaannya.

Penjabaran PDCA terdiri dari 8 Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)

A. Metode PDCA Delapan Langkah

Gambar 5 Langkah - Langkah PDCA

1. Lima langkah pertama merupakan penjabaran dari "PLAN" atau Perencanaan. 2. Langkah keenam merupakan "DO" atau Pelaksanaan.

3. Langkah ketujuh merupakan "CHECK" sebagai langkah evaluasi atau pemeriksaan. 4. Langkah kedelapan merupakan penjabaran "ACTION" atau tindakan pelaksanaan

standardisasi dan rencana selanjutnya.

B. Tujuh Alat/Seven Tools of Quality yang dapat digunakan

1. Lembar Pemeriksaan (Check Sheet)

Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan

8 Steps Problem Solving

1 2 _{3 4} 5 6 7 8 PLAN CHECK ACTION DO

1. Alasan Pemilihan Tema 2. Analisa Kondisi yang Ada 3. Penetapan Target 4. Analisa Sebab Akibat 5. Rencana Penanggulangan

6. Penanggulangan dan Pemeriksaan Hasil 7. Evaluasi Proses & Hasil

(11)

11

Gambar 7 Contoh Histogram

sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), disebut juga dengan Lembar Pengumpul Data.

Tujuan penggunaan Check Sheet adalah sebagai alat untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang diperlukan serta untuk memudahkan proses pengumpulan dan analisa data. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Check Sheet, antara lain:

 Sasarannya harus jelas

 Keterangan yang diperlukan memenuhi sasaran

 Dapat diisi dengan mudah dan cepat  Dapat disimpulkan dengan cepat

2. Histogram

Histogram merupakan jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak.

3. Diagram Pareto

Diagram Pareto merupakan suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi prioritasnya, digambarkan dalam sebuah diagram yang tersusun mulai data

(12)

12 terbesar/terbanyak. Kegunaan Diagram Pareto adalah sebagai berikut :

 Menunjukkan masalah utama/pokok masalah

 Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan  Menunjukkan perbandingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

4. Diagram Sebab Akibat (Fish Bone)

Fish Bone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab suatu masalah. Karena fungsi tersebut, diagram Fish Bone sering juga disebut "Cause & Effect Diagram". Pada diagram Fish Bone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan yang akan diperbaiki dan ditempatkan pada "kepala ikan". Penyebab dari masalah kemudian diletakkan disepanjang "tulang", dan diklasifikasikan ke dalam tipe berbeda sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat ditempatkan di samping sisi cabang berikutnya. Penggunaan Analisis Sebab Akibat :

Untuk mengenal penyebab yang penting Untuk memahami semua akibat dan penyebab Untuk membandingkan prosedur kerja

Untuk menemukan pemecahan yang tepat

Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan Untuk mengembangkan proses

Gambar 8 Contoh Diagram Pareto

(13)

13

5. Diagram Pencar

Scatter Diagram digunakan untuk menyatakan hubungan antara sebab dan akibat, adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah 2 variabel mempunyai hubungan (korelasi) yang saling mempengaruhi atau tidak.

6. Stratifikasi (Pemisahan Masalah)

Stratifikasi adalah mengelompokkan data menjadi kelompok yang lebih homogen (tunggal). Tujuannya adalah untuk menghindari salah interpretasi dalam membaca suatu data sehingga persoalan menjadi lebih jelas/sederhana.

7. Peta Kendali

Peta Kendali untuk menunjukkan batas maksimum dan batas minimum daerah pengendalian serta memperlihatkan perkembangan yang dinamis suatu proses.

Gambar 10 Contoh Scatter Diagram

Gambar 11 Contoh Stratifikasi

(14)

14 C. Penyampaian Ide Improvement

Penyampaian Ide

Penyampaian ide improvement pertama kali dilakukan dengan mengirimkan judul/tema improvement melalui sistem aplikasi (apabila telah ada) atau dengan mengisi Form Registrasi yang dikirimkan oleh Panitia Kaizen System.

Pembuatan Materi Power Point (PPT)

Penyampaian ide IP, SGP dan GP dituliskan dalam bentuk power point sesuai format materi yang ditentukan Panitia. Materi power point ini selanjutnya dikirimkan melalui email kepada Panitia Kaizen System sesuai batas waktu yang telah ditentukan. Pengiriman materi dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan progress selesainya materi dan timeline yang telah ditentukan oleh panitia. VII.Teknik Penyelesaian Masalah & Ide Inovasi

A. Matrix Langkah dan Penggunaan Teknik Dasar Kendali

No Langkah-Langkah Teknik Dasar

1 MENETAPKAN TEMA DAN SASARAN TEMA

1. Identifikasi masalah 2. Stratifikasi masalah

3. Menentukan prioritas masalah 4. Menentukan tema dan sasaran tema

5. Alasan penetapan masalah berdasarkan analisis dan data historis

6. Tindakan darurat untuk mencegah meluasnya masalah

7. Persetujuan atasan langsung

Diagram Pareto

(15)

15 Peta Kendali

Alat yang sering digunakan : stratifikasi brainstorming, pareto, grafik (pie, line, bar) 2 MENCARI FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB

1. Melakukan brainstorming 2. Pengelompokan penyebab

3. Menggambarkan dalam diagram sebab akibat 4. Mencari akar penyebab

Brainstorming Stratifikasi

Diagram sebab akibat (Fishbone diagram)

3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN

1. Megumpulkan fakta dan akar penyebab 2. Menganalisis faktor-faktor penyebab 3. Menentukan urutan penyebab dominan 4. Menggambarkan diagram pareto penyebab

Diagram Pencar

Diagram Pareto

4 MERENCANAKAN PENANGGULANGAN DAN SASARAN ANTARA

1. Penyusunan rencana penanggulangan berdasarkan diagram pareto penyebab dominan

2. Merencanakan penanggulangan berpedoman pada 5W2H

5W2H

Why (mengapa) : Faktor penyebab HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi WHAT (apa) : Sasaran antara

WHEN (kapan) : Batas waktu WHO (siapa) : Penanggung Jawab WHERE (dimana) : Tempat

(16)

16

3. Persetujuan atasan langsung HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada) 5 PELAKSANAAN PENANGGULANGAN

1. Melaksanakan penanggulangan oleh masing-masing pelaksana yang dikoordinir oleh penanggung jawab

2. Monitoring hasil penanggulangan

Pelaporannya menggunakan Pedoman 4W2H bila perlu gunakan foto/gambar untuk memperjelas.

HOW (bagaimana) : Cara menanggulangi WHAT (apa) : Sasaran antara

WHEN (kapan) : Batas waktu WHO (siapa) : Penanggung jawab WHERE (dimana) : Tempat

HOW MUCH (berapa) : Biaya (bila ada) 6 MENGEVALUASI HASIL PENANGGULANGAN

1. Membandingkan hasil penanggulangan dengan sasaran dampak terhadap QCDSMPE (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity, Environment)

2. Membandingkan :

a. Sasaran antara yang dicapai terhadap sasaran antara yang direncanakan b. Diagram pareto penyebab sebelum dan

sesudah penanggulangan bila ada data 3. Membandingkan diagram pareto masalah

sebelum dan sesudah penanggulangan

Diagram Pareto

Histogram

Peta Kendali

7 STANDARISASI

1. Membuat usulan standar yang mencakup standar masukan, proses, dan hasil

2. Standar masukan, proses, dan hasil harus dibuat dalam bentuk dokumen kualitas sesuai dengan

Spesifikasi standarisasi baru :

 Flowchart hasil

 Penanggulangan

 Prosedur kerja (SOP)

(17)

17

Quality Management System (QMS) atau sertifikasi manajemen sistem yang digunakan pada perusahaan (contohnya: ISO)

3. Bila perlu tampilkan perubahan proses 4. Persetujuan atasan langsung

 Format Quality Management System (QMS) mengacu pada lampiran

8 MENENTUKAN TEMA BERIKUTNYA

1. Menegaskan penyebab masalah yang belum terpecahkan

2. Bila sasaran tema (sasaran akhir) telah tercapai ditetapkan tema berikutnya

Masukkan dalam rencana berikutnya dan mulai lagi dengan langkah No.1, memulai dengan tema baru dengan persetujuan atasan

B. Kaitan antara siklus PDCA, DELTA dan Kaizen System

Langkah PDCA Uraian Kegiatan Tujuh Alat IP SGP GP

1 PLAN Menentukan tema

dan sasaran  Checksheet  Stratifikasi  Pareto  Peta Kendali  Histogram YA YA YA 2 Mencari faktor penyebab  Stratifikasi  Fishbone diagram  Diagram pencar YA YA YA 3 Menentukan penyebab utama  Checksheet  Stratifikasi  Pareto  Diagram pencar YA YA YA 4 Membuat rencana perbaikan dan target 5W + 2H YA YA YA 5 DO Melaksanakan perbaikan 5W + 2H YA YA YA 6 CHECK Mengevaluasi hasil perbaikan  Checksheet  Stratifikasi  Pareto  Diagram kendali YA YA YA

(18)

18

 Histogram

7 ACTION Standarisasi solusi - YA YA YA

8 Menentukan tema berikutnya  Checksheet  Stratifikasi  Pareto  Diagram kendali  Histogram - YA -

Teknik Pembuatan Materi Power Point Individual Project (IP), Small Group Project (SGP), dan Group Project (GP) diuraikan lebih lanjut pada training Kaizen atau file terpisah.

VIII. Mekanisme Penilaian Kaizen System

A. Kriteria Penilaian IP

Indikator penilaian pada tahap Plan: Analisa

 Tingkat urgensi masalah yang diangkat

 Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi

 Detail rencana yang akan dilakukan

 Tingkat keaslian ide

 Mutu persetujuan atasan Indikator penilaian pada tahap Do:

 Usaha yang dilakukan

 Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan

 Akurasi pengukuran dalam perbaikan Indikator penilaian pada tahap Check:

 Pencapaian target ditinjau dari panca mutu (Q/C/D/S/M)

 Pengembangan kompetensi

 Manfaat bagi pihak lain

Indikator penilaian pada tahap Action: Standarisasi

 Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil)

 Standar baru aplikatif dan efektif Kepastian Hasil

(19)

19

 Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru

 Mutu persetujuan atasan

Indikator penilaian pada Risalah: Mutu Isi

 Sistematika penulisan/alur step aktivitas

 Penggunaan dan penggambaran tools Penyajian

 Kelengkapan Informasi

 Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel)

 Kesesuaian format risalah Indikator penilaian pada Presentasi: Kejelasan Presentasi

 Penyajian presentasi terstruktur dan fokus

 Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami

 Bahan presentasi dan alat peraga mendukung Waktu Presentasi

 Waktu Presentasi 08-12 menit Teknik Presentasi

 Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu

 Presentasi memiliki sifat khusus dan unik

B. Kriteria Penilaian SGP

Indikator penilaian pada tahap Plan: Pemilihan tema dan Analisis Data

 Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja

 Data pendukung memadai

 Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M)

 Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul

Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh

 Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif

(20)

20 Alternatif Penetapan Solusi

 Analisa alternatif solusi dan resiko

 Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H

 Kontribusi anggota tim proporsional Indikator penilaian pada tahap Do:

Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah

 Kemandirian dalam penyelesaian

 Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan

 Akurasi pengukuran dalam perbaikan Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan

 Usaha dalam menyelesaikan masalah Pengelolaan Dokumen

 Penggunaan dokumen pendukung

 Pencatatan progres perbaikan Indikator penilaian pada tahap Check: Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu

 Prosentase pencapaian sasaran

 Korelasi hasil vs aktivitas

Dampak (Efek Samping) Penanggulangan

 Pengaruh ke problem utama

 Pengaruh positif terhadap panca mutu

 Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota

 Solusi mengatasi dampak negatif Indikator penilaian pada tahap Action: Standarisasi

 Standard baru mudah dipahami

 Dapat diaplikasikan di tempat lain Komitmen Pelaksanaan Standard Baru

 Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru

(21)

21 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya

 Mutu identifikasi dan analisa masalah baru

 Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja

 Mutu persetujuan atasan Indikator penilaian pada Risalah: Mutu Isi

 Waktu Presentasi 13-15 menit Kerjasama Tim

 Presentasi memiliki sifat khusus dan unik

C. Kriteria Penilaian GP

Indikator penilaian pada tahap Plan: Pemilihan tema dan Analisis Data

 Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja

 Data pendukung memadai

 Sasaran yang jelas sesuai panca mutu (Q/C/D/S/M/P/E)

 Prediksi resiko/masalah potensial yang tibul

Penetapan Sasaran Berdasarkan Panca Mutu (Q/C/D/S/M)

(22)

22 Analisis Sebab Akibat

 Pembahasan potensial penyebab langsung

 Mutu metode analisa sebab akibat

 Sistematika penentuan penyebab dominan Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan

 Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H

 Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan

 Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama

 Mutu alternatif solusi yang ditemukan

 Mutu persetujuan atasan Indikator penilaian pada tahap Do: Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan

 Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan

 Kemampuan mencapai sasaran antara

 Mutu usaha yang telah dilakukan

Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi

 Mutu sistem pemantauan proses

 Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah

 Kelengkapan dan mutu data pendukung Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group

 Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan

 Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing Indikator penilaian pada tahap Check:

Hasil Perbaikan ditinjau dari Panca Mutu

 Prosentase pencapaian sasaran

 Korelasi hasil vs aktivitas

Dampak (Efek Samping) Penanggulangan

 Pengaruh ke problem utama

 Pengaruh positif terhadap panca mutu

 Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota

(23)

23 Indikator penilaian pada tahap Action:

Standarisasi

 Standard baru mudah dipahami

 Dapat diaplikasikan di tempat lain Komitmen Pelaksanaan Standard Baru

 Sistem yang menjamin pelaksanaan standard baru

 Peran atasan dalam implementasi standard baru Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya

 Mutu identifikasi dan analisa masalah baru

 Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja

 Mutu persetujuan atasan Indikator penilaian pada Risalah: Mutu Isi

 Waktu Presentasi 13-15 menit Kerjasama Tim

(24)

24 D. Kategori Penilaian

1. Kategori Penilaian dan Time Schedule Internal Sub-Holding

a. Internal competition IP, SGP dan GP di setiap anak perusahaan diserahkan kepada Sub-holding masing-masing untuk melaksanakan teknis pelaksanaannya secara mandiri.

b. Setiap Sub-Holding dipersilahkan untuk mengatur time schedule secara mandiri namun tetap mengacu kepada timeline kaizen program yang ditetapkan oleh Kalla Group.

c. Project yang ada di internal sub-holding dapat mengikuti external competition sesuai dengan rekomendasi Top Management disetiap sub-holding atau penunjukan langsung dari Kalla Group.

GAMBAR 13 - Time schedule program Kaizen System kalla group

2. Kategori Penilaian Kalla Excellence Day

a. Setiap perusahaan berhak mengikuti Kalla Excellence Day sesuai dengn rasio keikutsertaan participant improvement di perusahaan tersebut. Dengan ketentuan sebagai berikut :

 Apabila suatu perusahaan mencapai 50% participant improvement: maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 1 (satu) project

 Apabila suatu perusahaan mencapai 80% participant improvement: maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 2 (dua) project

(25)

25

 Apabila suatu perusahaan mencapai 100% participant improvement: maka perusahaan tersebut berhak mengirimkan 3 (tiga) project Project yang diikutsertakan pada KED diperbolehkan dalam bentuk IP, SGP, atau GP sesuai dengan persetujuan top management di Sub-Holding atau SBU terkait. Prosentasi ini berlaku untuk perusahaan dengan jumlah karyawan 0 – 500. Apabila karyawan >500 maka slot akan diakumulasikan. Contoh karyawan dengan jumlah participant 1000 :

 50% participant : 2 slot project

GAMBAR 14 - Pembagian Holding, Sub-Holding, dan SBU b. Pembagian kategori penilaian adalah sebagai berikut :

 Quality, kategori perbaikan fokus pada kualitas produk atau proses

 Cost, kategori perbaikan fokus pada dampak biaya yang timbul

H

ol

di

ng

Kalla OTO

Hadji Kalla

KARS

BJU

BLT

Kalla

Konperty

Bumi Karsa

Baruga

BSB

BSU

KIK

HSI

KES

KKI

BMS

(26)

26

 Delivery, kategori perbaikan fokus pada waktu pengiriman/waktu proses pengerjaan

 Safety, kategori perbaikan fokus pada keselamatan dan kesehatan kerja

 Morale, kategori perbaikan fokus pada perilaku

 Productivity, kategori perbaikan fokus pada optimalisasi hasil kerja

 Environment, kategori perbaikan fokus pada area kerja

 Best of the best IP, kategori ini akan diberikan kepada Individual Project terbaik

 Best of the best SGP, kategori ini akan diberikan kepada Small Group Project terbaik

 Best of the best GP, kategori ini akan diberikan kepada Group Project terbaik

Kategori best of the best hanya akan diberikan apabila terdapat minimal dua project yang teregistrasi dalam satu kategori project yang sama

c. Peserta IP, SGP dan GP yang terpilih sebagai Pemenang (Best of The

Best) di Kalla Excellence Day akan direkomendasikan untuk mengikuti

external competition yang disetujui oleh Board of Directors. Penentuan akhir untuk Peserta yang akan dikirimkan ke external competition akan diseleksi kembali sesuai kriteria penilaian dan bobot external competition

yang akan diikuti.

E. Mekanisme Penilaian Kaizen (Internal Sub-Holding/SBU)

1. Fase Pengendalian/Review Project (Project Controlling)

Tahapan ini disebut project controlling. Fase ini dapat dilakukan beberapa kali sesuai dengan kebutuhan implementasi kaizen di setiap perusahaan. Seluruh kategori project sebaiknya melewati fase project controlling baik dalam bentuk penjurian langsung atau pemberian feedback melalui sistem aplikasi atau email. Fase project controlling dapat dibagi menjadi :

a. Pengendalian project tahap awal (project controlling 1), presentasi tahap awal bertujuan untuk melakukan fungsi kontrol dan monitoring sejauh

(27)

27 mana progress improvement berjalan dan kesesuaian dengan struktur atau skema 8 step Kaizen sehingga belum ada pemberian nilai terhadap project. Untuk kategori SGP dan GP materi kaizen dipresentasikan kepada juri tetap. Khusus untuk IP, pelaksanaan project controlling 1 dilakukan oleh panitia pelaksana kaizen (yang telah memperoleh SK sebagai asisten juri) di Sub-Holding/SBU masing-masing melalui feedback langsung, melalui email atau melalui sistem aplikasi (apabila telah ada).

b. Pengendalian project tahap kedua (project controlling 2), berupa presentasi seleksi dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu (cross department head) bertujuan untuk melakukan penilaian terhadap project improvement yang telah dilaksanakan.

Dalam fase project controling, jumlah pelaksanaannya diatur oleh masing-masing Sub Holding.

Adapun yang perlu di perhatikan saat project controlling adalah sebagai berikut:

 Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu sebelum pelaksanaan project controlling yang telah ditentukan

 Peserta dipersilahkan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil

improvement

 Setiap Juri Tetap atau asisten juri akan memberikan feedback berupa masukan, saran, dan kritik membangun

 Apabila pada saat pelaksanaan project controlling juri berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh asisten juri. Adapun segala bentuk penilaian asisten juri akan menjadi tanggung jawab juri yang diwakilkan

 Presentasi 2 dilakukan dihadapan Juri Tetap dan Juri Tamu

 Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditentukan Panitia

2. Genba

Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia pelaksana kaizen program dan perwakilan juri tetap. Genba ini bertujuan untuk melakukan validasi langsung terhadap implementasi produk

(28)

28

improvement yang telah dibuat oleh tim. Genba dapat dilakukan untuk semua kategori project dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :

 Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba kepada tim terkait

 Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan melakukan Audit Kaizen Implementation

 Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk kaizen yang siap untuk ditinjau langsung

 Panitia akan mengumumkan team yang akan mengikuti Presentasi Final setelah seluruh nilai project controlling dan genba lengkap

Penentuan IP, SGP dan GP yang masuk kedalam tahap Final Presentation dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai hasil Genba dan Final

Project Controling 2.

3. Penilaian Tahap Akhir / Final Presentation (

IP, SGP dan GP)

Presentasi Akhir SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final Presentation

(BOD SBU). Khusus untuk presentasi akhir IP akan dilakukan dihadapan Juri Tetap tiap SBU. Adapun tahapan pelaksanaan final presentation mencakup point-point berikut:

 Penyerahan Materi Presentasi (revisi) kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi presentasi akhir

 Presentasi akhir dilakukan dihadapan Juri Final Presentation

improvement

 Juri Final Presentation tidak memberikan feedback kepada Peserta

 Juri Final Presentation akan memberikan penilaian melalui Papan Score, yang langsung akan dicatat oleh Panitia

(29)

29

 Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi

score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation

Penentuan pemenang dilakukan oleh panitia berdasarkan akumulasi nilai dari penilaian seluruh juri pada Final Presentation.

F. Mekanisme Penilaian Kalla Excellence Day

1. Genba

Genba atau tinjauan langsung lapangan ini dilakukan oleh perwakilan panitia dan perwakilan juri KED. Genba ini bertujuan untuk melakukan validasi langsung terhadap implementasi produk improvement yang telah dibuat oleh tim. Adapun tahapan pelaksanaan Genba mencakup point-point berikut :

 Panitia pelaksana mengirimkan surat terkait jadwal pelaksanaan genba kepada tim terkait

 Juri Tetap akan melakukan genba (genchi genbutsu) pada area kerja Peserta untuk memastikan pelaksanaan hasil/proses Kaizen dengan melakukan Audit Kaizen Implementation

 Tim dipersilahkan mempersiapkan materi hardcopy presentasi dan produk kaizen yang siap untuk ditinjau langsung

2. Penilaian Tahap Akhir (Presentasi Final)

Presentasi Akhir IP, SGP dan GP akan dilakukan dihadapan Juri Final Presentation KED.

 Penyerahan Materi Presentasi kepada Panitia sesuai batas waktu pengumpulan materi Presentasi Final KED

 Presentasi Final dilakukan dihadapan Juri Final Presentation KED

improvement

 Juri Final Presentation KED memberikan feedback kepada Peserta berupa kritik dan saran membangun terkait project

(30)

30

 Setiap Peserta akan mendapatkan score total yang merupakan akumulasi

score yang diberikan oleh para Juri Final Presentation

Penentuan Pemenang IP, SGP dan GP dilakukan oleh Panitia berdasarkan akumulasi nilai hasil Genba dan Final Presentation.

G. Penilaian Total Kaizen System

Langkah-langkah penilaian IP/SGP/GP sebagai berikut:

1. Berikan nilai dalam bentuk poin untuk setiap item kriteria penilaian yang ada pada tabel penilaian IP/SGP/GP berdasarkan kesesuaian setiap item dengan

improvement yang dilakukan peserta dan bukti (evidence) yang ada selama proses penilaian.

2. Membuat catatan-catatan sebagai bahan wawancara (jika diperlukan). 3. Menjumlahkan nilai item kriteria penilaian.

4. Menetapkan jenis penghargaan (awarding category) sesuai dengan kriteria sebagai berikut :

Jenis Penghargaan Skor Akhir

Platinum Skor ≥ 900

Gold 750 ≤ Skor < 900

Silver 500 < Skor < 750

Bronze 400 < Skor ≤ 500

VIII.

(31)

31 IX. Net Quality Income (NQI)

Net Quality Income adalah hasil yang didapat dari project improvement dengan menggunakan rumus:

Manfaat Riil (Financial Benefit) – Biaya Project (Incremental Cost Only) 1. Manfaat Riil (Financial Benefit)

a. Penurunan Biaya Operasi adalah biaya berupa pengeluaran uang untuk melaksanakan kegiatan pokok, yaitu berupa biaya penjualan dan administrasi untuk memeroleh pendapatan, tidak termasuk pengeluaran yang telah diperhitungkan dalam harga pokok penjualan dan penyusutan. Seperti

Penurunan Rework/Scrap, Biaya Overtime, Penghematan Material, Penurunan Biaya Garansi/Klaim dll

b. Peningkatan Pendapatan adalah jumlah uang yang diterima oleh

perusahaan dari aktivitasnya, kebanyakan dari penjualan produk dan/atau jasa kepada pelanggan. Seperti Peningkatan Kapasitas, Pendapatan Baru, New Market, New Product dll.

c. Pendapatan Bunga atau Interested Earned adalah yaitu diterima atas pinjaman uang yang diberikan kepada pihak lain. Seperti peningkatan pendapatan Bunga, penurunan beban bunga dll

d. Aliran Kas adalah bagian dari aliran pemasukan dan pengeluaran kas yang mengubah kondisi kas project atau perusahaan dalam setiap periode pembukuan. Seperti Penurunan penggunaan fasilitas, penurunan tagihan (AR), penurunan holding cost inventory.

2. Biaya Project (Incremental Cost Only)

a. Pengembangan Project adalah proses pengembangan kualitas project

berupa pengembangan kompetensi tim/karyawan, alat dan material yang mendukung tercapainya sebuah project

b. Implementasi Project adalah pengaplikasian pengetahuan, keterampilan, alat dan Teknik dalam aktivitas project untuk kebutuhan suatu project dalam mencapai sebuah tujuan yang jelas, seperti Pelatihan, Sosialisasi, Peralatan dll

QCDSMPE adalah aspek kualitas yang meliputi:

(32)

32 Contoh Project:

a. Melakukan Improvement Non Conforming Product Menjadi Chocolate Bar Premium

b. Meningkatkan Kualitas Kontrol & Evaluasi Key Performance Indicator (KPI) Kalla Automotive

2. Cost.Fokus pada perbaikan dampak biaya yang timbul Contoh Project:

a. Meningkatkan Revenue dan Menurunkan CD by Improving Schedule Parts Sales Visit

b. Mengurangi biaya operasional pembelian kebutuhan rutin

3. Delivery. Fokus pada perbaikan waktu pengiriman/waktu proses pengerjaan Contoh Project:

a. Mengurangi leadtime pemasangan ban jeep

b. Mengurangi lead time pengerjaan pengukuran wiring dengan menggunakan kabel tester

4. Safety. Fokus pada perbaikan keselamatan dan kesehatan kerja Contoh Project:

a. Mengurangi Resiko Deffect pada Unit Display Toyota

b. Membentuk Pilot Project Panitia Pembina Keselamatan & Kesehatan Kerja (P2K3) PT. Hadji Kalla Cabang Urip

5. Morale. Fokus pada perbaikan perilaku Contoh Project:

a. Meningkatkan motivasi kerja karyawan melalui program HC Champion b. Meningkatkan kedisiplinan dalam menjalankan custumer retention 6. Productivity. Fokus pada optimalisasi hasil kerja

Contoh Project:

a. Meningkatkan pelayanan service dengan mengoptimalkan Manpower yang ada

b. Meningkatkan efektivitas kerja penggantian absorber pada shock breaker dengan alat PCS Portable

7. Environment. Fokus pada perbaikan area kerja Contoh Project:

(33)

33 a. Melakukan Implementasi 5S pada Area Learning Center

b. Melaksanakan Rekayasa transportasi umum trans jogja "KALLA TRANSPORT" dan perusda Yogyakarta "PT. Anindya Mitra Internasional (AMI) di DIY

Hasil perhitungan Net Quality Income (NQI) setiap project harus mendapat persetujuan dari atasan langsung, atasan tidak langsung dan Finance Department

X. Kategori Pemenang dan Bentuk Apresiasi

Perusahaan sangat mengapresiasi keikutsertaan setiap karyawan secara aktif dalam Kaizen System baik dalam bentuk IP/SGP/GP. Apresiasi ini diberikan berupa reward

pemenangdalam bentuk nominal rupiah, medali, plakat, dan paket trip. Keikutsertaan ini juga, baik secara individu maupun organisasi akan mempengaruhi secara langsung penilaian kinerja tahunan dan menjadi pertimbangan dalam pemberian bonus tahunan. Kaizen System juga dapat menjadi ajang untuk menunjukkan bakat dan potensi yang dimiliki, yang seringkali tidak dapat terlihat secara maksimal pada proses kerja sehari-hari.

1. Pemenang Best Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Productivity dan Environment KED & Bentuk Apresiasi

Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:

 1 Pemenang untuk setiap kategori, total apresiasi maing-masing sebesar Rp 2.000.000,-

 Masing-masing Pemenang akan mendapatkan plakat dan sertifikat

2. Pemenang Best of The Best IP KED & Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Individual Project (IP) yang mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:

 1 Pemenang Best of the Best, apresiasi berupa uang tunai sebesar Rp 2.500.000,-

(34)

34

3. Pemenang Best of The Best SGP KED dan Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Small Group Project (SGP) yang mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:

 Pemenang akan mendapatkan piala bergilir

4. Pemenang Best of The Best GP KED dan Bentuk Apresiasi

Kategori ini akan dibuka jika ada 2 (dua) atau lebih Group Project (GP) yang mengikuti kontes KED. Kategori Pemenang dan apresiasi yang diberikan adalah sebagai berikut:

 Pemenang akan mendapatkan piala bergilir

5. Pemenang Kategori Tambahan

Kategori ini diberikan kepada Best Presentation, Best Leader, Best Inovation, Best Theme Selection, Best Rootcause Analysis, Best Booth, Best Supporter dan lain-lain dengan jumlah apresiasi total sebesar Rp 8.500.000,-

6. Pemenang IP, SGP dan GP SBU dan Bentuk Apresiasi

Jumlah insentif maupun apresiasi untuk setiap kategori IP, SGP dan GP diatur oleh masing-masing SBU

(35)

35

Lampiran A - Form Registrasi & Pengajuan Judul IP/SGP/GP

FORM REGISTRASI

Kaizen Improvement System "Break The Limit to Gain Net Quality Income" Form 1 FORM REGISTRASI Nama Lengkap : NIK : Email : Jabatan : Section : Departemen : Divisi : Atasan Langsung :

Atasan Tidak Langsung :

Kaizen yang Diikuti : Individual Project (IP)

Small Group Project (SGP) Group Project (GP)

Breakthrough Project (B-Project)

…. , …. 2018

(36)

36 INDIVIDUAL PROJECT

Kaizen Improvement System "Break The Limit to Gain Net Quality Income" Form 2

FORM REGISTRASI INDIVIDUAL PROJECT (IP)

Nama Project :

Tujuan Project :

Tanggal Dimulai Project : Estimasi Tanggal Berakhir Project : Estimasi Update Project Berikutnya :

…. , …. 2018

(37)

37 SMALL GROUP PROJECT

Kaizen Improvement System "Break The Limit to Gain Net Quality Income"

Form 3

FORM REGISTRASI SMALL GROUP PROJECT (SGP)

Nama Kelompok : Ketua Kelompok Nama Lengkap/NIK : Anggota Kelompok 1 Nama Lengkap/NIK : 2 Nama Lengkap/NIK : 3 Nama Lengkap/NIK : 4 Nama Lengkap/NIK : 5 Nama Lengkap/NIK : Nama Project : Tujuan Project :

Tanggal Dimulai Project : Estimasi Tanggal Berakhir Project : Estimasi Update Project Berikutnya :

…. , …. 2018

(38)

38 GROUP PROJECT

Kaizen Improvement System

"Break The Limit to Gain Net Quality Income"

Form 4

FORM REGISTRASI GROUP PROJECT (GP)

Nama Kelompok : Ketua Kelompok Nama Lengkap/NIK/Departmen/Divisi : Anggota Kelompok 1 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 2 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 3 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 4 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 5 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 6 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 7 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 8 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 9 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : 10 Nama Lengkap/NIK/Departemen/Divisi : Nama Project : Tujuan Project :

Tanggal Dimulai Project :

Estimasi Tanggal Berakhir Project : Estimasi Update Project Berikutnya :

…. , …. 2018

(39)

39

Lampiran B.1 - Form Penilaian Project

INDIVIDUAL PROJECT

No KRITERIA PENILAIAN IP PENILAIAN

SUB KRITERIA PENILAIAN

I PERENCANAAN (PLAN) NILAI MAKS

I.1 Analisa 200

a. Tingkat urgensi masalah yang diangkat 50

b. Tingkat kreatifitas solusi/konsepsi 50

c. Detail rencana yang akan dilakukan 40

d. Tingkat keaslian ide 40

e. Mutu persetujuan atasan 20

Total Perencanaan (PLAN) 200

II. PELAKSANAAN (DO)

a. Usaha yang dilakukan 70

b. Kemandirian dalam menyelesaikan permasalahan 65

c. Akurasi pengukuran dalam perbaikan 65

Total Pelaksanaan (DO) 200

III EVALUASI HASIL (CHECK)

a. Pencapaian target ditinjau dari mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 150

b. Pengembangan kompetensi 100

c. Manfaat bagi pihak lain 100

Total Evaluasi Hasil (CHECK) 350

IV TINDAK LANJUT (ACTION)

IV.1 Standarisasi 75

a. Mutu isi standard (meliputi masukan, proses dan hasil) 50

b. Standar baru aplikatif dan efektif 25

IV.2 Kepastian Hasil 25

a. Metode yang menjamin pelaksanaan standar baru 15

b. Mutu persetujuan atasan 10

Total Tindak Lanjut (ACTION) 100

V RISALAH

V.1 Mutu Isi 20

(40)

40

b. Penggunaan dan penggambaran tools 10

V.2 Penyajian 30

a. Kelengkapan Informasi 10

b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10

c. Kesesuaian format risalah 10

Total RISALAH 50

VI PRESENTASI

VI.1 Kejelasan Presentasi 40

a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20

b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10

c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10

VI.2 Waktu Presentasi 20

Waktu Presentasi 08-12 menit 20

VI.3 Teknik Presentasi 40

a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15

b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25

Total Presentasi 100

(41)

41 SMALL GROUP PROJECT

No KRITERIA PENILAIAN SGP PENILAIAN

I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 75

a. Problem merupakan permasalahan beberapa unit kerja 20

b. Data pendukung memadai 20

c. Sasaran yang jelas sesuai mutu improvement (Q/C/D/S/M/P/E) 20 d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10

I.2 Analisa Sebab Permasalahan Faktor-Faktor yang Berpengaruh 50

a. Ketajaman analisa sebab akibat secara kuantitatif 25 b. Bukti korelasi & penentuan penyebab dominan 25

I.3 Alternatif Penetapan Solusi 125

a. Analisa alternatif solusi dan resiko 90

b. Rencana pelaksanaan mencakup aspek 5W2H 25

c. Mutu persetujuan atasan 10

II. PELAKSANAAN (DO)

II.1 Kemampuan Melaksanakan Pemecahan Masalah 140

a. Kemandirian dalam penyelesaian 30

b. Usaha dalam menyelesaikan masalah 80

c. Kontribusi anggota tim proporsional 30

II.2 Pemantauan Progress Perbaikan/Peningkatan 30

a. Pemantauan Proses Pemecahan Masalah 15

b. Kesesuaian pelaksanaan dengan rencana 15

II.3 Pengelolaan Dokumen 30

a. Penggunaan dokumen pendukung 15

b. Pencatatan progres perbaikan 15

III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100

a. Prosentase pencapaian sasaran 60

(42)

42

III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150

a. Pengaruh ke problem utama 50

b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35

c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35

d. Solusi mengatasi dampak negatif 30

Total Evaluasi Hasil 250

IV.1 Standarisasi 35

b. Standar baru mudah dipahami 10

c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10

IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30

a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15 b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15

IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35

a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10 b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15

V RISALAH

V.1 Mutu Isi 20

a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10

V.2 Penyajian 30

a. Kelengkapan Informasi 10

b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10

VI PRESENTASI

VI.1 Kejelasan Presentasi 40

a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20 b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10 c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10

(43)

43

VI.2 Waktu Presentasi 20

VI.3 Kerjasama Tim 40

a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15 b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25

(44)

44 GROUP PROJECT

No KRITERIA PENILAIAN GP PENILAIAN

I.1 Pemilihan Tema dan Analisis Data 60

a. Mutu & kuantitas stratifikasi masalah 20

b. Lingkup/kapasitas group vs Tema 15

d. Prediksi resiko/masalah potensial yang timbul 10

I.2

Penetapan Sasaran Berdasarkan Mutu Improvement

(Q/C/D/S/M/P/E) 40

Sasaran yang jelas dan menantang 40

I.3 Analisis Sebab Akibat 100

a. Pembahasan potensial penyebab langsung 30

b. Mutu metode analisa sebab akibat 40

c. Sistematika penentuan penyebab dominan 30

I.4 Rencana Tindakan/Upaya yang Dilakukan 150

a. Rencana pelaksanaan & cakupan aspek 5W2H 35 b. Sistem dokumentasi dalam rencana pelaksanaan 35 c. Korelasi target antara di-tiap aktivitas dengan target utama 35

d. Mutu alternatif solusi yang ditemukan 35

e. Mutu persetujuan atasan 10

II. PELAKSANAAN (DO)

II.1 Upaya Dalam Melaksanakan Perbaikan 75

a. Kemandirian dalam penyelesaian 30

b. Kesesuaian rencana dengan pelaksanaan 10

c. Kemampuan mencapai sasaran antara 15

d. Mutu usaha yang telah dilakukan 20

II.2 Pemantauan Progress Perbaikan dan Dokumentasi 45

a. Mutu sistem pemantauan proses 15

b. Konsistensi tindakan untuk mengatasi tiap masalah 15

(45)

45

II.3 Keterlibatan dan Partisipasi Anggota Group 30

a. Keterlibatan anggota dalam proses perbaikan 15 b. Pengetahuan anggota dalam aktivitas masing-masing 15

III.1 Hasil Perbaikan Ditinjau dari Panca Mutu 100

a. Prosentase pencapaian sasaran 60

b. Korelasi hasil vs aktivitas 40

III.2 Dampak (Efek Samping) Penanggulangan 150

a. Pengaruh ke problem utama 50

b. Pengaruh positif terhadap panca mutu 35

c. Peningkatan pengetahuan dan kemampuan anggota 35

d. Solusi mengatasi dampak negatif 30

Total Evaluasi Hasil 250

IV.1 Standarisasi 35

b. Standar baru mudah dipahami 10

c. Dapat diaplikasikan di tempat lain 10

IV.2 Komitmen Pelaksanaan Standard Baru 30

a. System yang menjamin pelaksanaan standard baru 15 b. Peran atasan dalam implementasi standar baru 15

IV.3 Menetapkan Masalah & Tema Berikutnya 35

a. Mutu identifikasi dan analisa masalah baru 10 b. Kelengkapan penetapan jadwal rencana kerja 15

V RISALAH

V.1 Mutu Isi 20

a. Sistematika penulisan/alur step aktivitas 10

V.2 Penyajian 30

(46)

46 b. Kejelasan tampilan (tulisan, grafik, gambar dan tabel) 10

VI PRESENTASI

VI.1 Kejelasan Presentasi 40

a. Penyajian presentasi terstruktur dan fokus 20 b. Jawaban pertanyaan tepat dan mudah dipahami 10 c. Bahan presentasi dan alat peraga mendukung 10

VI.2 Waktu Presentasi 20

VI.3 Kerjasama Tim 40

a. Presentasi disampaikan dengan lancar dan terpadu 15 b. Presentasi memiliki sifat khusus dan unik 25

(47)

47

Lampiran B. 2 - Genba Kaizen Implementation

No Pertanyaan Respon (Jelaskan semua jawaban 'Tidak') Nilai Nilai Max

1 Apakah ide Kaizen bersumber dari Team? Y N 10

2 Apakah semua anggota team aktif bekerjasama mengerjakan project Kaizen? Y N 10 3 Apakah setiap member telah dibekali materi/pengetahuan mengenai Kaizen? Y N 10

4 Apakah pengukuran gap dan target valid? Y N 10

5 Apakah metode pengumpulan data dilakukan dengan benar dan terdokumentasi? Y N 10

6 Apakah project kaizen berjalan sesuai dengan rencana? Y N 10

7 Apakah progress project didokumentasi dengan baik? Y N 10

8 Apakah atasan langsung berperan dalam keberhasilan project kaizen? Y N 10 9 Apakah pehitungan Net Quality Income (NQI) tervalidasi oleh tim Finance? Y N 10 10 Apakah proses baru masih berlaku (atau lebih ditingkatkan)? Y N 10 11 Apakah proses baru didokumentasikan secara resmi (standarisasi)? Y N 10

12 Apakah anggota tim semua dilatih tentang proses baru? Y N 10

13 Apakah anggota tim di area kerja puas dengan kondisi pasca-kaizen? Y N 10

14 Apakah ada resistensi atau efek samping dari kaizen? Y N 10

15 Apakah positif persepsi umum terkait hasil kaizen? Y N 10

Jumlah 150 9-10 BS (Baik Sekali) 7-8 B (Baik) 4-6 C (Cukup) 1-3 K (Kurang) Scoring Penilaian: D e ve lo p m e n t Im p le m e n ta si

KRITERIA PENILAIAN GENBA Kaizen Team: In fo rm at io

n Tema Kaizen:_{Kaizen Leader:} Tanggal Genba: Audit/Team Leader: Audit Team Member: Facilitator:

(48)

48

Lampiran C. 1 – Contoh Template Presentasi Pelaporan SGP & GP

(49)

(50)

50

Lampiran C. 2 – Contoh Template Presentasi Pelaporan IP

Keterangan :

 Peserta IP dipersilahkan menggunakan format pelaporan 1 (satu) slide seperti contoh di atas

 Peserta IP juga diperbolehkan untuk melakukan modifikasi pada slide presentasi. Tidak hanya menampilkan 1 slide, tetapi boleh menambahkan slide dengan jumlah

maksimal 5 (lima) slide, dengan batasan seluruh langkah – langkah pada contoh slide di atas terpenuhi, yaitu :

1. Cek Kondisi dan Temukan Masalah 2. Identifikasi Penyebab

3. Ambil Tindakan Perbaikan 4. Sebelum Perbaikan 5. Sesudah Perbaikan 6. Improvement Selanjutnya 7. Tanda Tangan Persetujuan

1

2

3

4

5

6

7

(51)

51

Lampiran D – Net Quality Income

Tanggal:

Nama IP/SGP/GP ttd ttd ttd ttd

Judul/Tema

Kategori Safety Quality Cost Delivery Moral Productivity Environment

MANFAAT POTENSIAL (NON FINANCIAL BENEFIT) jelaskan manfaat potensial yang didapatkan (aspek QCDSMPE & Ergonomy)

MANFAAT RIIL (FINANCIAL BENEFIT) 1. PENURUNAN BIAYA OPERASI

1,1Penurunan Rework/Scrap

1,2Penurunan Biaya Overtime

1,3Penghematan Material

1,4Penurunan Biaya Garansi/Klaim

1,5Lain-lain: ______________ 2. PENINGKATAN PENDAPATAN

2,1 Peningkatan Kapasitas

2,1 Pendapatan Baru (riil) 3. PENDAPATAN BUNGA

3,1 Peningkatan pendapatan bunga

3,2 Penurunan beban bunga 4. ALIRAN KAS

4,1 Penurunan penggunaan fasilitas

4,2 Penurunan tagihan [A/R]

4,3 Penurunan holding cost inventory A. TOTAL MANFAAT [ 1 + 2 + 3 + 4 ] BIAYA PROYEK (Incremental cost only) 1. PENGEMBANGAN PROYEK

1,1 Man Hour Tim

1,2 Biaya pencetakan, material, dll

1,3 Lain-lain: _______________ 2. IMPLEMENTASI PROYEK

2,1 Pelatihan

2,2 Sosialisasi

2,3 Peralatan, dll.

B. TOTAL BIAYA PROYEK [ 1 + 2 ] NET QUALITY INCOME [A-B ] RASIO MANFAAT/BIAYA [ B/A ]

FORM SUMMARY BENEFIT AKTIVITAS IMPROVEMENT

Atasan Langsung Atasan Tidak Langsung Finance Department Project Leader #DIV/0! -Rp -Rp -Rp

(52)

52

Lampiran E – Format Quality Management System

(53)

53 Contoh Format Daftar Isi Pedoman Kerja

(54)

(55)

55 Contoh Format Catatan Perubahan Pedoman Kerja

(56)

56 Contoh Format Daftar Penyusun dan Narasumber SKK Pedoman Kerja

(57)

57 Contoh Format Lampiran Approval Pedoman Kerja

(58)

58 Contoh Format Cover Prosedur Kerja

(59)

59 Contoh Format Daftar Isi Prosedur Kerja

(60)

60 Contoh Format Catatan Perubahan Prosedur Kerja