iv
iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006 / 2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA LEMBAGA XYZ
Melina Agnes 0700717535
Abstrak
Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan akan suatu barang atau alat tertentu agar operasinya dapat berjalan dengan baik. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, diperlukan bagian yang disebut Procurement. Lembaga XYZ adalah sebuah lembaga pendidikan yang cukup terkemuka di Indonesia. Seperti halnya perusahaan atau lembaga lain, lembaga XYZ juga memerlukan procurement untuk mengelola dan menyediakan berbagai macam barang peralatan dan barang perlengkapan yang harus tersedia tepat waktu guna mendukung kegiatan belajar mengajar dan kegiatan administratif di dalamnya. Penulisan skripsi ini bertujuan menganalisis faktor-faktor yang dapat meningkatkan dan mengefektifkan kinerja bagian procurement dan merancang sistem e-procurement yang berbasiskan teknologi internet yang diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi pengadaan barang dari segi biaya maupun waktu pada lembaga ini.
Metodologi analisa yang digunakan adalah metode analisis dan perancangan sistem informasi berorientasi objek dengan bahasa perancangan UML (Unified Modeling Language), metode wawancara, studi lapangan dan studi pustaka.
Penelitian ini menghasilkan sebuah situs web online yang diharapkan dapat membantu mempermudah proses pemesanan barang ke supplier.
Kesimpulan dari hasil penelitian ini yaitu sistem e-procurement ini dapat meningkatkan kinerja pihak procurement, menghemat biaya serta memperlancar hubungan antara pihak procurement serta supplier sehingga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses pengadaan logistik pada lembaga XYZ.
Kata
kunci
v
v PRAKATA
Puji syukur dan terima kasih penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat yang telah diberikan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan E-Procurement pada Lembaga XYZ” dengan baik dan tepat waktu. Adapun skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa untuk dapat menyelesaikan studi jenjang studi Strata-1 jurusan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara.
Dalam kesempatan ini, penulis juga ingin mengucapkan rasa hormat dan terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait karena telah memberikan bantuan, bimbingan serta kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, antara lain :
1. Bapak Johan, S.Kom, MM., selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan pengarahan yang sangat berharga bagi penulis selama penulisan skripsi ini.
2. Seluruh pimpinan, staf dan karyawan lembaga XYZ, khususnya kepada Bapak Ekko Wardono selaku Procurement Manager, Bapak Indra Gunawan selaku staf
Procurement Support, Bapak Ari Wangsadirdja selaku IT Finance Manager, Bapak Iwan Firdaus selaku staf IT Finance yang telah meluangkan waktu dan bersedia memberikan data serta informasi yang berguna sebagai bahan pembuatan skripsi ini.
vi
vi
4. Bapak Siswono, S. Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara.
5. Seluruh dosen dan staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah memberi bekal ilmu pengetahuan yang amat berguna bagi penulis selama belajar di Bina Nusantara.
6. Orang tua, saudara-saudari, teman-teman dan pihak-pihak lain yang belum disebutkan, yang telah memberikan semangat dan dukungan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.
7. Dan akhirnya kepada semua pihak yang baik secara langsung maupun tidak langsung membantu dalam penulisan skripsi ini.
Akhir kata semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, Januari 2007
vii
vii DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam
Halaman Persetujuan Hardcover...iii
Abstrak... iv
PRAKATA... v
DAFTAR ISI... vii
DAFTAR TABEL... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Ruang Lingkup... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 4
1.4 Metodologi Perancangan dan Analisis... 5
1.5 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI... 8
2.1 Teori Umum... 8
2.1.1 Sistem... 8
2.1.2 Informasi ... 8
2.1.3 Sistem Informasi ... 9
2.1.4 Sistem Informasi Distribusi ... 9
2.1.5 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi... 10
viii
viii
2.1.5.1.1 Classes... 10
2.1.5.1.2 Struktur ... 12
2.1.5.1.2.1 Struktur antar class... 12
2.1.5.1.2.2 Struktur antar objek... 13
2.1.5.1.3 Behaviour... 15
2.1.5.2 Analisis Application Domain... 15
2.1.5.2.1 Usage... 16
2.1.5.2.2 Function ... 17
2.1.5.2.3 User Interface... 18
2.1.5.2.4 Architectural Design ... 19
2.1.5.2.5 Criteria ... 19
2.1.5.2.6 Components ... 20
2.1.5.2.7 Processes ... 21
2.2 Teori Khusus... 22
2.2.1 Internet ... 22
2.2.1.1 Pengertian Internet ... 22
2.2.1.2 Sejarah Internet ... 22
2.2.1.3 Teknologi Internet... 23
2.2.1.3.1 TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) ... 23
2.2.1.3.2 WWW (World Wide Web) ... 24
2.2.1.3.3 HTTP ( Hypertext Transfer Protocol) ... 25
2.2.1.3.4 FTP (File Transfer Protocol)... 26
ix
ix
2.2.1.3.6 Web Server... 27
2.2.1.3.7 Web Browser ... 27
2.2.1.3.8 Website ... 28
2.2.1.3.9 Web Pages... 28
2.2.1.3.9.1 Static Pages ... 28
2.2.1.3.9.2 Dynamic Pages... 28
2.2.1.3.9.2.1 Client-Side Scripting... 29
2.2.1.3.9.2.2 Server-Side Scripting... 30
2.2.1.3.10 Email (Electronic Mail) ... 31
2.2.2 Electronic Business (E-Business) ... 32
2.2.2.1 Pengertian Electronic Business (E-Business) ... 32
2.2.2.2 Keuntungan Menggunakan Electronic Business (E-Business)... 32
2.2.3 Procurement ... 33
2.2.3.1 Pengertian Procurement ... 33
2.2.4 E-Procurement ... 33
2.2.4.1 Pengertian E-Procurement ... 33
2.2.4.2 Keuntungan Menggunakan E-Procurement ... 34
2.2.4.3 Kunci Kesuksesan Menggunakan E-Procurement... 35
2.2.4.4 Infrastruktur E-Procurement ... 35
2.2.5 Konsep Perancangan Situs Web yang Baik ... 36
2.2.5.1 Prinsip Delapan Aturan Emas Perancangan UI ... 36
2.2.5.2 Desain web yang baik ... 37
x
x
2.2.6.1 Pengertian Database... 37
2.2.6.2 Istilah-istilah Penting Dalam Database... 38
2.2.6.3 SQL (Structured Query Language) ... 38
2.2.6.4 SQLServer... 39
2.2.6.5 Stored Procedure... 40
2.2.7 Teknologi ... 40
2.2.7.1 HTML (HyperText Markup Language) ... 40
2.2.7.2 Javascript... 41
2.2.7.3 VBscript ... 42
2.2.7.4 CSS (Cascading Style Sheet) ... 42
2.2.7.5 IIS (Internet Information Services)... 43
2.2.7.6 Visual Studio .NET... 43
2.2.7.7 ASP .NET ... 43
2.2.7.8 VB .NET ... 46
2.2.8 Lain-lain... 46
2.2.8.1 Logistik ... 46
2.2.8.2 Konsep Inventori... 47
2.2.8.2.1 Pengertian Inventori... 47
2.2.8.2.2 Jenis Sistem Inventori ... 48
2.2.8.2.2.1 Periodic Inventory System... 48
2.2.8.2.2.2 Q/R Inventory System (Order Quantity / Reorder Point) ... 48
2.2.8.3 Pembelian... 49
xi
xi
2.2.8.3.2 Pembelian dengan Tender / Lelang... 49
2.2.8.4 Dokumen dalam Proses Procurement ... 51
2.2.8.4.1 Purchase Requisition (PR) ... 51
2.2.8.4.2 Request for Quotation (RFQ) dan Request for Proposal (RFP) ... 51
2.2.8.4.3 Quotation... 52
2.2.8.4.4 Purchase Order (PO) ... 52
2.2.8.4.5 Material Received Form (MRF) ... 52
2.2.8.4.6 Purchase Return ... 53
BAB III ANALISIS SISTEM INFORMASI... 54
3.1 The Task... 54
3.1.1 Gambaran Perusahaan... 54
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 56
3.1.2.1 Visi Perusahaan... 56
3.1.2.2 Misi Perusahaan ... 56
3.1.3 Struktur Organisasi ... 57
3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab... 58
3.1.4.1 Wewenang dan Tanggung Jawab Procurement Support ... 58
3.1.4.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Purchasing... 59
3.1.4.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Warehouse... 61
3.1.5 Sistem Berjalan ... 63
3.1.5.1 Rich Picture... 63
3.1.5.2 Narasi ... 63
xii
xii
3.1.5.4 Solusi Permasalahan ... 68
3.1.6 System Definition ... 69
3.2 Problem Domain ... 74
3.2.1 Cluster ... 74
3.2.2 Structure... 74
3.2.2.1 Classes... 75
3.2.2.2 Behavioral Pattern... 78
3.2.3 Events... 88
3.2.3.1 Event Table ... 88
3.3 Application Domain... 90
3.3.1 Usage... 90
3.3.2 Use Case Specification ... 91
3.3.2.1 Function List ... 95
3.3.3 Sequence Diagram ... 100
3.3.4 The Technical Platform... 113
3.4 Recommendations... 113
3.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility ... 113
3.4.2 Strategy ... 114
3.4.3 Development Economy... 114
BAB IV RANCANGAN SISTEM INFORMASI ... 115
4.1 The Task... 115
4.1.1 Purpose... 115
xiii
xiii
4.1.3 Quality Goals ... 116
4.2 Technical Platform... 116
4.2.1 Equipment ... 116
4.2.2 System Software ... 117
4.2.3 Design Language ... 117
4.3 Architecture... 117
4.3.1 Component Architecture... 117
4.3.2 Process Architecture ... 118
4.4 Component... 120
4.4.1 Structure... 120
4.4.2 Classes... 121
4.5 Recommendation ... 126
4.5.1 The System’s Usefulness ... 126
4.5.2 Plan for Initiating Use... 126
4.5.3 Implementation Plan ... 127
4.6 Rancangan Layar ... 128
BAB V SIMPULAN DAN SARAN... 152
5.1 Simpulan ... 152
5.2 Saran ... 153
DAFTAR PUSTAKA ... 155
xiv
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kriteria untuk kualitas software... 19
Tabel 3.1 Event Table ... 88
Tabel 3.2 Function List ... 95
Tabel 4.1 Quality Goals ... 116
xv
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Siklus Pengembangan dengan OOAD ... 10
Gambar 2.2 Contoh class diagram... 11
Gambar 2.3 Contoh struktur generalisasi... 12
Gambar 2.4 Contoh Cluster ... 13
Gambar 2.5 Contoh struktur Aggregation ... 14
Gambar 2.6 Contoh Struktur Association... 14
Gambar 2.7 Contoh Statechart Diagram... 15
Gambar 2.8 Contoh Use Case Diagram... 17
Gambar 2.9 Contoh Component Diagram ... 20
Gambar 2.10 Contoh Deployment Diagram ... 21
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga XYZ ... 57
Gambar 3.2 Rich Picture... 63
Gambar 3.3 Cluster ... 74
Gambar 3.4 Class Diagram ... 74
Gambar 3.5 Statechart Diagram Proc_Support... 78
Gambar 3.6 Statechart Diagram Purchasing... 79
Gambar 3.7 Statechart Diagram Warehouse... 80
Gambar 3.8 Statechart Diagram Manager ... 81
Gambar 3.9 Statechart Diagram Supplier ... 81
Gambar 3.10 Statechart Diagram Materials... 82
Gambar 3.11 Statechart Diagram Materials_Category... 83
xvi
xvi
Gambar 3.13 Statechart Diagram PR... 84
Gambar 3.14 Statechart Diagram RFQ... 85
Gambar 3.15 Statechart Diagram Quotation... 85
Gambar 3.16 Statechart Diagram PO... 86
Gambar 3.17 Statechart Diagram MRF ... 86
Gambar 3.18 Statechart Diagram Purchase_Return ... 87
Gambar 3.19 Use Case Diagram... 90
Gambar 3.19 Sequence Manage Material ... 100
Gambar 3.20 Sequence Manage PR... 101
Gambar 3.21 Sequence Register Supplier ... 102
Gambar 3.22 Sequence Approve Register Supplier ... 103
Gambar 3.23 Sequence Create RFQ ... 104
Gambar 3.24 Sequence Approve RFQ... 105
Gambar 3.25 Sequence Create Quotation... 106
Gambar 3.26 Sequence Choose Quotation ... 107
Gambar 3.27 Sequence Fullfill Unit Requirement ... 108
Gambar 3.28 Sequence Create PO... 109
Gambar 3.29 Sequence Create MRF ... 110
Gambar 3.30 Sequence Create Purchase Return... 111
Gambar 3.31 Sequence Manage Employee ... 112
Gambar 4.1 Component Diagram... 118
Gambar 4.2 Deployment Diagram... 119
xvii
xvii
Gambar 4.4 Halaman Home ... 128
Gambar 4.5 Halaman Register... 129
Gambar 4.6 Halaman Request for Quotation... 130
Gambar 4.7 Halaman Request for Quotation Detail... 130
Gambar 4.8 Halaman Agreement ... 131
Gambar 4.9 Halaman Contact Us ... 132
Gambar 4.10 Halaman View Profile (Sesudah login) ... 133
Gambar 4.11 Halaman Request for Quotation Detail (Ditutup) ... 134
Gambar 4.12 Halaman Request for Quotation Detail (Dibuka) ... 134
Gambar 4.13 Halaman Quotation ... 135
Gambar 4.14 Halaman View Quotation... 135
Gambar 4.15 Halaman View Quotation Detail (Tidak menang) ... 136
Gambar 4.16 Halaman View Quotation Detail (Menang) ... 136
Gambar 4.17 Halaman Intern Employee ... 137
Gambar 4.18 Halaman Intern Vendor... 137
Gambar 4.19 Halaman Intern Vendor Approval... 138
Gambar 4.20 Halaman Intern Supplier ... 139
Gambar 4.21 Halaman Intern Supplier Detail ... 140
Gambar 4.22 Halaman Intern Supplier Change ... 141
Gambar 4.23 Halaman Intern Material ... 141
Gambar 4.24 Halaman Intern Material Detail ... 142
Gambar 4.25 Halaman Intern Purchase Requisition... 143
xviii
xviii
Gambar 4.27 Halaman Intern Request for Quotation ... 144
Gambar 4.28 Halaman Intern Request for Quotation Detail ... 145
Gambar 4.29 Halaman Intern Quotation... 146
Gambar 4.30 Halaman Intern Quotation Detail ... 146
Gambar 4.31 Halaman Intern Purchase Order ... 147
Gambar 4.32 Halaman Intern Purchase Order Detail ... 147
Gambar 4.33 Halaman Intern Send Purchase Order ... 148
Gambar 4.34 Halaman Intern Material Received Form... 149
Gambar 4.35 Halaman Intern Material Received Form Detail... 149
Gambar 4.36 Halaman Intern Purchase Return ... 150
Gambar 4.37 Halaman Intern Purchase Return Detail... 150
