DIKA MAULANA PEMBERIADI, 113216061, KELAS 1A NON REGULER
PENGAWASAN TERHADAP TENAGA PENGOLAHAN REKAM MEDIS
RAWAT INAP UNTUK MENINGKATKAN KINERJA DI UNIT REKAM MEDIS
RSUP DR. HASAN SADIKIN BANDUNG
Dika Maulana Pemberiadi
AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN Jl. Muararajeun, Cihaur Geulis, Cibeunying Kaler – Bandung Telp. 022-7274785
e-mail : muuniich@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian dan pengembangan ini dilatarbelakangi oleh adanya potensi dan masalah,
potensi yang dimaksud adalah pengawasan yang dilakukan terhadap tenaga pengolaha
rekam medis rawat inap untuk meningkatkan kinerja di unit rekam medis RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung. Namun yang menjadi masalah adalah, pengawasan terhadap tenaga
penglohan rekam medis rawat inap sudah ada tetapi dalam proses pengawasan dan
penilaian kinerja belum dilaksanakan secara optimal. Penelitian ini berusaha untuk
mengidentifikasi proses pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
dilaksanakan di Unit Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, mengidentifikasi
pelaksanaan kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap di Unit Rekam Medis
RSUP Dr. Hasan Sadkin Bandung, mengidentifikasi apa yang menjadi hambatan di dalam
melakukan pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap, dan
mengidentifikasi upaya apa yang telah dilakukan oleh pihak RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung dalam melakukan pengawasan terhadap tenaga pengolahan reka medis rawat inap
untuk meningkatkan kinerja. Penelitian ini menggunakan metodologi penelitian deskriptif,
yaitu mengamati pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap dengan
kebijakan rumah sakit, untuk mendapatkan gambaran umum mengenai pengawasan
terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap. Hasil penelitian menunjukan bahwa
dalam proses pengawasan tidak mengacu pada standar merit system dan tindakan korektif
dilakukan apabila ada tenaga pengolahan rekam medis protes terhadap nilai merit system
mereka, adanya perbedaan antara data kinerja pengolahan rekam medis rawat inap dengan
hasil kuesioner yang dibagikan penulis kepada 21 responden tenaga pengolahan rekam
medis rawat inap dan hambatan pengawasan yang dilakukan masih melihat dari faktor usia
pengawasan yang dilakukan masih mempertimbangkan tenaga yang 75% akan pensiun.
Saran : hasil dari penilaian pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat
inap sebaiknya apa adanya dan terbuka/ transparan tidak melebih-lebihkan poin yang
diberikan, pengawasan yang dilakukan disertai dengan pemberian efek jera serta memberi
reward bagi yang berprestasi, prosedur pengawasan sebaiknya dibuatkan agar menjadi
pedoman kerja dalam melakukan pengawasan, serta memberikan motivasi secara kontinyu
kepada tenaga pengolahan rekam medis rawat inap.
DIKA MAULANA PEMBERIADI, 113216061, KELAS 1A NON REGULER PENDAHULUAN
Sehat adalah suatu keadaan sejahtera dari badan, jiwa dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomi kehendak sehat ini adalah kehendak semua pihak yang dibutuhkan bukan hanya oleh individu saja tetapi juga oleh keluarga, kelompok maupun masyarakat. Oleh karena itu, kesehatan harus dipelihara dan pelayanan kesehatan harus ditingkatkan kualitasnya serta dilindungi dari ancaman yang merugikan. Pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat salah satunya adalah rumah sakit.
Rumah sakit merupakan salah satu sarana yang memberikan fasilitas kesehatan bagi masyarakat. Oleh karena itu, pelayanan kesehatan rumah sakit sudah seharusnya memberikan mutu yang berkualitas, salah satunya didukung oleh penyelenggaraan manajemen yang berkualitas.
Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk melakukan tindakan guna mencapai tujuan. Manajemen menyangkut perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap sumber dan tata cara serta kesanggupan yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan dan tuntutan di bidang rekam medis.
Rekam medis merupakan sumber informasi tentang hasil kegiatan atau tindakan pelayanan kesehatan yang diberikan kepada seorang pasien dimana rekam medis ini mengandung nilai tinggi. Adapun landasan hukum dalam penyelenggaraan rekam medis pada setiap sarana pelayanan kesehatan adalah PermenKes No. 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan, dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis yang berkualitas adalah rekam medis yang diisi lengkap, tepat, akurat serta terdokumentasi dengan baik. Hal tersebut dapat terwujud apabila didukung oleh pengawasan terhadap tenaga rekam medis.
Pengawasan adalah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap
setiap penampilan tenaga atau karyawan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu pengawasan terhadap tenaga rekam medis sangat penting dalam meningkatkan kinerja sehingga tidak merugikan bagi pasien dan rumah sakit serta menjadi salah satu keberhasilan mengelola perusahaan aau rumah sakit tergantung kepada beberapa factor, salah satunya adalah factor sumber daya manusia. Menurut pengamatan penulis,bahwa pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung masih ditemukan adanya fenomena-fenomena yang mendasar dimana pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap belum dilaksanakan secara optimal.
METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu mengamati objek penelitian dengan melihat dan mengamati pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap dengan kebijakan rumah sakit, untuk mendapatkan gambaran umum mengenai pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap. Dan juga tanpa mengesampingkan variabel penelitian. B. Variabel Penelitian
Variabel penelitian adalah segala sesuatu yang terbentuk apa saja yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari sehingga diperoleh informasi tentang hal tersebut.dengan demikian dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran hubungan pengawasan erhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap dengan kinerja diUnit Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, dengan variabel penelitian sebagai berikut
DIKA MAULANA PEMBERIADI, 113216061, KELAS 1A NON REGULER 1. Variabel
Independen
a. Kebijakan adalah suatu surat keputusan yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit sebagai pedoman bagi Kepala Rekam Medis dan setiap KAUR dalam menjalankan tugasnya untuk melakukan pengawasan terhadap tenaga rekam medis pengolahan rawat inap.
b. Proses pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap adalah suatu langkah umum dalam melaksanakan pengawasan terhadap tenaga rekam medis pengolahan rawat inap.
c. Evaluasi dan tindakan korektif adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang karyawan melakukan pekerjaanya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya dan ndakan perbaikan serta melakukan tindakan perbaikan serta penyempurnaan dari atasan ke bawahan atau dari bawahan ke atasan.
d. Tindak lanjut adalah suatu tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi dimana dalam pemberian
penghargaan, pemberian sanksi/ hukuman serta pembinaan pegawai. e. Sdm adalah petugas yang melakukan
kegiatan pengolahan data rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
f. Uraian tugas merupakan pedoman bagi petugas rekam medis dalam menjalankan kegiatan di bagian rekam medis.
2. Varibel Dependen
a. Ketepatan kerja adalah memahami prosedur kerja, mampu melaksanakan persiapan kerja, pelaksanaan kerja, evaluasi dan melaporkan hasil kerja tepat waktu.
b. Kecepatan dan kecermatan kerja adalah cepat dalam menyelesaikan pekerjaan dan selalu tepat waktu sebelum waktu yang ditentukan dan tidak ada yang salah
c. Hasil kerja adalah suatu hasil dalam menyelesaikan pekerjaan dalam kurun waktu 1 (satu) bulan.
d. Kreativitas dan inovasi adalah berinisiatif mengusulkan ide-ide atau gagasan baru untuk penyempurnaan baik metode kerja atau prosedur kerja. HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
A. HASIL PENELITIAN
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung telah menetapkan kebijakan dalam melakukan pengawasan dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Direktur Utama RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung Nomor : 130/D1.8-32/KP.05.01/IV/2007 tentang pedoman merit system. Didalam pedoman merit system terdapat unsur-unsur yang dinilai yaitu unsur-unsur statis, unsur-unsur dinamis dan sanksi ketidakhadiran. Di dalam unsur statis yang dinilai adalah pendidikan, golongan, masa kerja, tanggung jawab dan resiko kerja. Di dalam unsur dinamis yang dinilai dalah sikap, kemampuan, cepat dan cermat, hasil kerja dan inovasi. Unsur-unsur tersebut melekat pada masing-masing tenaga pengolahan rekam medis rawat
Pengawasan
Tenaga Pengolahan
Rekam Medis
Rawat Inap
a.
Kebijakan
pengawasan
b.Proses
pengawasan
c.
Evaluasi dan
tindakan korektif
d.Tindak lanjut
e.
SDM
f.
Uraian Tugas
u
Kinerja
a.
Ketepatan
kerja
b.
Kecepatan
dan
kecermatan
kerja
c.
Hasil kerja
d.
Kreativitas
dan inovasi
DIKA MAULANA PEMBERIADI, 113216061, KELAS 1A NON REGULER inap dan selalu dilakukan pengawasan.
Merit system yaitu system imbalan bagi mereka yang berprestasi dan berdedikasi tinggi bagi perusahaan sehingga besar kecilnya imbalan antara seorang pegawai dan pegawai lainnya akan berbeda tergantung kepada prestasi dan dedikasi dalam menyelesaikan target kerja yang diberikan kepadanya, disamping hal tersebut rumah sakit masih tetap
menghargai “unsur senioritas” namun
dalam proporsi yang lebih kecil.
1. Proses Pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Proses pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap dilakukan oleh Kepala Rekam Medis dengan menggunakan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung. Pengawasan tidak langsung oleh Kepala Rekam MDeis itu sendiri, teknik pengawasan langsung dilakukan oleh KAUR (Kepala Urusan) unit masing-masing dan melaporkan kepada Kepala Rekam Medis berupa poin-poin yang dilakukan sebulan sekali pada minggu pertama (rapat koordinasi).
Proses pengawasan yaitu adanya penyusunan tujuan dan standar, pengukuran hasil kerja untuk mengetahui apakah tenaga pengolahan rekam medis rawat inap dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan standar atau tujuan, perbandingan fakta dengan standar dimana dilihat dari kinerjanya kemudian dibandingkan antara fakta dan standar tetapi kenyataanya di lapangan pengawasan ini tidak membandingkan antara fakta dan standar, perbaikan / tindakan korektif yang dilakukan oleh KEpala Rekam Medis dan tindakan korektif ini dilakukan apabila ada tenaga pengolahan rekam medis yang melakukan protes terhadap nilai merit system mereka, yang mana niali merit system ini merupakan hasil pengawsan selama satu bulan.
2. Pelaksanaan kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Pelaksanaan kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
dilakukan penilaian terhadap kinerja. Pada organisasi jasa khususnya rumah sakit merupakan hal yang sulit mengingat variasi dan cakupan yang sangat luas dari setiap unit kerja, namun demikian hal tersebut diperlukan untuk pengembangan sumber daya manusia. Dari penilaian kinerja sejauh mungkin menghindari factor subyektif dari penilaian dan mengedepankan faktor-faktor obyektif. Untuk mengurangi faktor subyektif ini digunakanlah penilaian dengan memberikan point (score) pada unsur-unsur kritakal dari berbagai tingkatan yaitu sangat kurang, kurang, cukup, baik dan sangat baik.
Berdasarkan data yang diperoleh dari 21 responden dari hasil pengawasan terhadap responden kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap diperoleh 562 terletak pada daerah cukup. Dan berdasarkan dari hasil perhitungan kuesioner maka diperoleh 482 terletak pada daerah kurang.
3. Hambatan di dalam melaksanakan pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Menurut hasil wawancara dengan kepala rekam medis dan KAUR yang menjadi hambatan dalam pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap diantaranya :
a. Pengawasan yang dilakukan masih melihat dari faktor usia.
b. Pengawasan yang dilakukan masih mempertimbangkan tenaga yang 75% akan pensiun.
4. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan dalam melakukan pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Upaya yang dilakukan di Unit Rekam Medis untuk meningkatkan kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap yaitu: a. Memberikan pengertian kepada tenaga pengolahan rekam medis rawat inap bahwa KEpala Rekam Medis dan KAUR mempunyai tanggung jawab yang harus diselesaikan
DIKA MAULANA PEMBERIADI, 113216061, KELAS 1A NON REGULER b. Melakukan pendekatan secara
psikologis baik face to face atau dipanggil secara baik-baik oleh Kepala Rekam Medis kepada petugas pengolahan rekam medis rawat inap. B. PEMBAHASAN
1. Proses Pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Dalam pelaksanaan pengawasan, pengawasan yang dilakukan tidak membandingkan antara fakta dan standar sehingga penilaian yang diberikan menjadi kurang obyektif dan dalam melakukan pengawasan tidak dilakukannya tindakan koreksi serta tidak tegas dalam pemberian sanksi.
2. Pelaksanaan kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Dari hasil membandingkan antara data penilaian kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap dengan hasil perhitungan kuesioner kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam melakukan pengawasan ada perbedaan penilaian antara data kinerja dengan hasil kuesioner kinerja penilaian itu tidak obyektif atau subyektif.
3. Hambatan di dalam melaksanakan pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Menurut hasil wawancara dengan kepala rekam medis dan KAUR yang menjadi hambatan dalam pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap diantaranya :
a. Pengawasan yang dilakukan masih melihat dari faktor usia.
b. Pengawasan yang dilakukan masih mempertimbangkan tenaga yang 75% akan pensiun.
Dari hasil wawancara di atas seharusnya pimpinan dalam melakukan pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap tidak memandang dari segi faktor usia dank arena tenaga akan pensiun. Seharusnya pengawasan itu dilakukan kepada tenaga yang akan pensiun ata yang belum pensiun serta
tenaga yang melakukan kesalahan maka harus disalahkan bukan yang yang salah menjadi benar.
4. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan dalam melakukan pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap
Upaya yang dilakukan di Unit Rekam Medis untuk meningkatkan kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap yaitu: a. Memberikan pengertian kepada tenaga pengolahan rekam medis rawat inap bahwa KEpala Rekam Medis dan KAUR mempunyai tanggung jawab yang harus diselesaikan
b. Melakukan pendekatan secara psikologis baik face to face atau dipanggil secara baik-baik oleh Kepala Rekam Medis kepada petugas pengolahan rekam medis rawat inap. KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan masalah mengenai pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap di Unit Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung penulis dapat menyimpulkan beberapa hal diantaranya adalah :
1. Pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap di Unit Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung sudah ada tetapi di dalam proses pengawasan tida mengacu pada standar yang ada pada pedoman merit system yang diberlakukan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bnadung dan tindakan korektif ini dilakukan apabila ada petugas tenaga pengolahan rekam medis rawat inap protes terhadap nilai merit system mereka.
2. Dari hasil membandingkan antara data penilaian kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap diperoleh 562 terletak pada daerah cukup dengan hasil perhitungan kuesioner kinerja tenaga pengolahan
DIKA MAULANA PEMBERIADI, 113216061, KELAS 1A NON REGULER rekam medis rawat inap 482 terletak
pada daerah kurang, dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam melakukan pengawasan ada perbedaan penilaian antara data kinerja dengan hasil kuesioner kinerja penilaian itu tidak obyektif atau subyektif.
3. Yang menjadi hambatan dalam pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap diantaranya :
a. Pengawasan yang dilakukan masih melihat dari faktor usia. b. Pengawasan yang dilakukan
masih mempertimbangkan tenaga yang 75% akan pensiun. 4. Upaya yang dilakukan di Unit Rekam
Medis untuk meningkatkan kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap yaitu :
a. Memberikan pengertian kepada tenaga pengolahan rekam medis rawat inap bahwa KEpala Rekam Medis dan KAUR mempunyai tanggung jawab yang harus diselesaikan
b. Melakukan pendekatan secara psikologis baik face to face atau dipanggil secara baik-baik oleh Kepala Rekam Medis kepada petugas pengolahan rekam medis rawat inap.
B. SARAN
Dari kesimpulan di atas, maka penulis mengajukan beberapa saran bagi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung terutama pada bagian pengolahan rekam medis rawat inap sebagai berikut:
1. Hasil dari penilaian pengawasan yang dilakukan sebaiknya apa adanya dan terbuka / transparan tidak melebih-lebihkan poin yang diberikan sehingga dapat diketahui sejauhmana kinerja tenaga pengolahan rekam medis rawat inap.
2. Pengawasan yang dilakukan sebaiknya disertai sanksi yang tegas kepada tenaga pengolahan rekam
medis rawat inap yang melalaikan kinerja agar memberikan efek jera. 3. Sebaiknya dibuatkan prosedur
pengawasan terhadap tenaga pengolahan rekam medis rawat inap agar menjadi pedoman kerja bagi Kepala Rekam Medis dan KAUR dalam melakukan pengawasan. 4. Sebaiknya memberikan motivasi
secara kontinyu kepada tenaga pengolahan rekam medis rawat inapdengan memberikan reward bagi yang berprestasi dan mengadakan pertemuan 1x setiap bulannya untuk pengarahan dan memberikan pemahaman kepada tenaga pengolahan rekam medis rawat inap akan arti pentingnya kinerja.
REFERENSI
Harahap, Sofyan, Safri. 2004. Sistem Pengawasan Manajamen. Pustaka Quantum. Jakarta
Hasibuan, Malayu, S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta
Mangkunegara, Prabu, Anwar, Msi. 2007. Evaluasi Kinerja SDM. Refika Aditama. Bandung
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Revisi I. Jakarta
Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, 2008. Revisi V
Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/Menkes/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis
