RANCANG BANGUN PROTOTIPE SISTEM INFORMASI
IKATAN ALUMNI
Doni Andriansyah STMIK Nusa Mandiri Jakarta
e-mail: doni.dad@bsi.ac.id Abstrak
Pengembangan sistem informasi menjadi bagian terpenting dalam setiap aspek kehidupan. Dalam rangka pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi, banyak pengguna sistem baik perorangan maupun organisasi menginginkan dikembangkannya sebuah sistem. Namun kenyataannya, banyak diantara mereka yang kurang memahami kebutuhan, kegunaan dan fitur sistem sehingga menyulitkan pengembang melakukan tugasnya dengan tepat waktu. Batas waktu pengerjaan yang relatif singkat menjadi tantangan tersendiri bagi pengembang untuk memutar otak bagaimana caranya memenuhi keinginan dan kebutuhan sistem pengguna. Metode prototipe menjadi pilihan metode yang tepat dalam pengembangan sistem dengan waktu pengerjaan yang terbatas. Prototipe terdiri dari beberapa tahapan yaitu, komunikasi, perencanaan, pemodelan rancangan, pembuatan prototipe, dan penyajian prototipe. Dengan prototipe diharapkan keinginan dan kebutuhan sistem dapat terpenuhi dalam waktu yang singkat. Hasil penelitian berupa rancangan prototipe sistem informasi yang ditujukan kepada pengguna sistem untuk pengembangan dan studi lebih lanjut.
Kata kunci: desain, informasi, prototipe, website, wireframe
1. Pendahuluan
Informasi telah menjadi bagian terpenting dalam setiap aspek kehidupan. Kemudahan mendapatkan informasi merupakan bukti nyata dari penerapan teknologi informasi. Tak terbatas jarak, waktu, dan tempat setiap orang kini dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan. Aspek pendidikan merupakan aspek yang banyak menerapkan sistem informasi didalamnya, seperti sistem informasi pendaftaran mahasiswa secara online, sistem informasi akademik, sistem informasi pegawai, sistem informasi perpustakaan elektronik, sistem informasi kehadiran, dan sistem informasi lainnya.
Sistem informasi ikatan alumni yang merupakan wadah bagi para mahasiswa yang telah lulus kuliah dengan tujuan utamanya adalah mempererat tali silaturahmi baik sesama mahasiswa maupun dosen. Pihak kampus dapat menggunakan sistem informasi ini sebagai pusat informasi yang menunjukkan kebanggaan atas prestasi yang telah dicapai oleh para lulusannya, baik yang telah diterima bekerja pada sebuah perusahaan, lulusan yang berwirausaha, bahkan lulusan yang berprestasi dibidang akademik
Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi tersebut maka perlu dibangun sebuah sistem informasi yang dapat mengelola data mahasiswa lulusan berikut pencapaian-pencapaian yang telah diraihnya.
Salah satu langkah awal yang ditempuh dalam membangun sistem baik berbasis website, desktop, maupun mobile adalah dengan membuat rancangan dari sistem yang akan dibangun. Sering seorang konsumen menetapkan sekumpulan tujuan secara umum dikembangkannya perangkat lunak, namun tidak mengidentifikasi secara rinci kebutuhan untuk fungsi dan fitur. Dikasus lainnya, pihak pengembang harus meyakinkan efisiensi penggunaan algoritma, kemampuan adaptasi sistem operasi, atau bentuk interaksi manusia dengan mesin yang harus diambil. Dalam hal ini, dan banyak situasi lainnya, model prototipe dapat menjadi pendekatan yang terbaik (Pressman, 2010).
Prototipe dimulai dengan adanya komunikasi antara pihak pengembang dengan stakeholder untuk menetapkan tujuan keseluruhan perangkat lunak, dan mengidentifikasi apapun kebutuhan yang diketahui. Desain cepat fokus pada penggambaran aspek perangkat lunak yang
Sumber: (Pressman, 2010).
Gambar 1. Model prototipe.
Tujuan dari prototipe adalah untuk mengomunikasikan tata letak halaman tanpa terperangkap dalam elemen warna dan desain (Riyanto, 2014).
Terdapat 5 alasan menggunakan prototipe dalam pengembangan sistem (Cao, Zieba, & Ellis, 2015), yaitu:
a. Komunikasi dan kolaborasi – mendokumentasikan kebutuhan sistem. Dokumentasi dapat disalahartikan, namun pengalaman terbagi satu sama lain.
b. Mengukur kelayakan sekaligus mengurangi kerugian – wireframe, mockup, dokumentasi kebutuhan tertuang dalam kertas, tidak nyata. Prototipe memperkenankan tim untuk mengadakan percobaan, memberi tim kebebasan untuk gagal sekaligus belajar. Hanya melihat bagaimana prototipe membantu meningkatkan estimasi ketepatan sebesar 50% sekaligus mengurangi permintaan klarifikasi sebesar 80%.
c. Menjual ide – prototipe dapat menjadi kesempatan besar untuk mendapatkan keuntungan lebih dengan ide-ide yang dimiliki sebagai pengembang. Pengalaman membuat website dan aplikasi membuktikan visi tidak hanya sekedar kata-kata atau mockup yang tertuang didalam kertas.
d. Uji kegunaan lebih awal – melakukan pengujian pada prototipe untuk menemukan kesalahan dan memperbaikinya lebih awal dalam proses.
e. Mengatur prioritas rancangan – memprioritaskan rancangan interaksi
yang didasarkan pada realitas ketika membuat rancangan statis.
Sebagai fase yang menggabungkan kreatifitas dan kemungkinan, prototipe merupakan landasan dari proses desain.
Sumber: (Cao, Zieba, & Ellis, 2015). Gambar 2. Proses desain prototipe. Namun sebagai salah satu langkah perubahan, terdapat banyak perbedaan gaya, metode, dan proses untuk dilakukan. Pada akhirnya, proyek dan kebutuhan yang spesifik akan menentukan kesesuaian proses dan tingkat ketepatan.
Proses desain linier prototipe (Cao, Zieba, & Ellis, 2015) terdiri dari:
a. sketsa – dengan menggambar cepat dan membuat sketsa pada kertas. b. Wireframing – meletakkan kerangka
dengan kotak dan bentuk kasar.
c. Mockups – menambahkan rinci kedalam wireframe dengan warna, tipografi, foto atau gambar, dan elemen tampilan desain lainnya.
d. Prototipe – menambah
animasi/interaksi kedalam mockups. e. Pengembangan – merubah prototipe
kedalam proyek akhir dengan bahasa pemrograman tertentu.
Model prototipe disebut juga model pengembangan perangkat lunak evolusi dan berulang, merupakan rekayasa perangkat lunak yang merespon kepada perubahan. Selama proses perulangan, pengembang mengambil kebutuhan yang ada dan menyiapkan rencana untuk waktu pengerjaan yang terbatas, dan bekerja pada apa yang telah direncanakan. Pengembangan perangkat lunak berulang merupakan sebuah proses yang terdiri dari iterasi yang diulang-ulang (Rajlich, 2012). 2. Metode Penelitian
Penelitian merupakan suatu proses yang dilakukan secara sistematis dan objektif yang melibatkan unsur penalaran dan observasi untuk menemukan, memferifikasi, dan memperkuat teori serta untuk memecahkan masalah yang muncul dalam kehidupan (Kuntjojo, 2009).
Pengumpulan data penelitian dilakukan dengan cara:
a. Observasi
Melakukan pengamatan langsung terhadap website sistem informasi ikatan alumni melalui internet untuk mengetahui gambaran secara umum dari perancangan prototipe sistem yang dilakukan.
b. Wawancara
Melakukan sesi tanya jawab dengan stakeholder untuk mendapatkan informasi terkait kegunaan dan fitur yang akan ada didalam sistem.
c. Studi pustaka
Memperoleh referensi-referensi baik dari buku, jurnal, artikel, atau dari sumber lainnya yang dapat dijadikan referensi penelitian yang dilakukan. Model sistem yang digunakan dalam penelitian adalah Unified Modelling Language (UML), yaitu bahasa pemodelan visual yang dengan tujuan umum digunakan untuk menentukan, membayangkan, membangun, dan mendokumentasikan artefak sistem perangkat lunak (Rumbaugh, Jacobson, & Booch, 2005).
Diagram UML yang digunakan yaitu diagram use case dan diagram class. Diagram use case merupakan suatu kondisi (atau situasi) dimana sistem digunakan untuk memenuhi satu atau banyak kebutuhan pengguna; diagram use case menangkap setiap fungsionalitas yang disediakan oleh sistem. Sedangkan diagram class menggambarkan tipe objek yang dapat dimiliki oleh sistem dan menunjukkan hubungan antar class (Hamilton & Miles, 2006).
Adapun tools yang digunakan dalam perancangan prototipe adalah Pencil 3.0.1 sebagai sketsa awal (wireframe), dan Justinmind Prototyper 7.8.0 sebagai rancangan prototipe sistem.
3. Pembahasan 3.1. Komunikasi
Informasi mengenai kebutuhan, kegunaan, dan fitur didalam sistem diperoleh dengan melakukan komunikasi dan bertukar pikiran antara pengembang dan pengguna sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi keinginan pengguna pada sistem yang akan dibangun serta memfasilitasi pengguna sistem yang kurang memahami proses sistem dan bagaimana sistem harus dikembangkan. Agar tetap fokus pada apa yang ingin dicapai bersama, sebaiknya buat daftar
pertanyaan kebutuhan sistem dengan konsep 4W-1H (what, why, when, who, dan how) seperti pada tabel berikut:
Tabel 1. Daftar pertanyaan kebutuhan sistem.
No. Pertanyaan
1. Mengapa perlu dibangun sistem? 2. Siapa saja pengguna sistem dan
terdiri dari berapa level pengguna?
3. Apa kegunaan sistem yang akan dibangun?
4. Fitur apa saja yang akan dimiliki oleh sistem?
5. Kapan sistem akan digunakan dan berapa lama?
6. Bagaimana proses berjalannya sistem?
Sumber: Hasil penelitian (2017). 3.2. Perancangan Model
Untuk dapat memberikan gambaran mengenai prosedur sistem informasi ikatan alumni kepada pengguna sistem, maka perlu dibuat model sistem yang dapat menjelaskan secara singkat alur dari sistem. a. Diagram Use Case
Administrator mengelola semua data yang dibutuhkan didalam sistem, mulai dari mengelola berita alumni, agenda kegiatan, profil organisasi, visi, misi, struktur kepengurusan, data alumni, dan data program studi. Untuk dapat mengelola konten sistem, administrator diharuskan melakukan login kedalam sistem.
Pengguna hanya dapat mengakses informasi tersebut melalui halaman website yang telah disediakan oleh sistem. Pengguna tidak dapat mengakses data program studi secara langsung, data program studi dapat diakses oleh pengguna ketika pengguna mengakses data alumni yang didalamnya terdapat program studi mahasiswa lulusan.
Sumber: Hasil penelitian (2017).
Gambar 3. Diagram use case sistem informasi ikatan alumni. b. Diagram Class
Melalui diagram class, pengguna sistem dapat mengetahui hubungan antar class didalam sistem.
Sumber: Hasil penelitian (2017).
Gambar 4. Diagram class sistem informasi ikatan alumni.
c. Sketsa Antar Muka (Wireframing)
Sketsa antar muka merupakan bagian terpenting didalam membangun sebuah sistem. Dengan adanya sketsa antar muka, baik pengembang maupun pengguna sistem memperoleh gambaran dari sistem yang akan dihasilkan.
Sketsa antar muka hanya berupa rancangan tampilan sistem secara kasar dan pengaturan tata letak elemen yang akan dimasukkan kedalam sistem, tidak
dijelaskan mengenai fungsi dan fitur dari sistem.
1) Sketsa Login
Form login digunakan oleh administrator yang memiliki akses masuk kedalam sistem untuk mengelola konten website dengan mengisikan username dan password yang telah didaftarkan kedalam sistem sebelumnya.
Apabila administrator mengalami lupa password, maka administrator dapat mengklik link “I forgot my password” untuk mendapatkan password baru.
Sumber: Hasil penelitian (2017). Gambar 5. Sketsa login. 2) Sketsa Dashboard
Halaman utama administrator (dashboard) merupakan halaman yang menyajikan deretan menu yang dapat dipilih oleh administrator untuk melakukan aktifitas lainnya didalam sistem.
Sumber: Hasil penelitian (2017). Gambar 6. Sketsa dashboard. 3) Sketsa Agenda Kegiatan
Pada halaman ini administrator dapat mengelola data agenda kegiatan apa saja yang akan dilakukan dalam waktu dekat oleh organisasi. Sehingga pengguna akan dengan mudah mendapatkan informasi terakit kegiatan
alumni yang dapat diikuti melalui halaman website.
Data agenda kegiatan terdiri dari judul agenda yang menjelaskan topik atau tema kegiatan, deskripsi agenda yang menjelaskan secara umum pokok bahasan kegiatan, tempat berlangsungnya kegiatan, dan tanggal dilaksanakannya kegiatan.
Sumber: Hasil penelitian (2017).
Gambar 7. Sketsa agenda kegiatan. 4) Sketsa Berita Alumni
Administrator dapat mengelola data berita alumni yang bersumber dari tautan-tautan internal maupun eksternal tanpa perlu membuat berita baru didalam sistem informasi ikatan alumni. Hal ini dikarenakan informasi mengenai alumni tidak hanya dimiliki oleh pihak kampus, banyak informasi mengenai alumni yang berprestasi secara akademik dan non-akademik yang tidak diketahui oleh pihak kampus namun pemberitaannya tersebar ke surat kabar nasional maupun lokal.
Data berita alumni terdiri dari judul berita yang menjelaskan topik atau tema berita dan link berita yang menjelaskan sumber tautan.
Sumber: Hasil penelitian (2017). Gambar 8. Sketsa berita alumni.
5) Sketsa Data Alumni
Pengelolaan data alumni oelh administrator meliputi informasi Nomor Induk Mahasiswa (NIM), nama mahasiswa, program studi, dan tahun lulus akan disimpan didalam data alumni. Pengguna akan dengan mudah mengakses data alumni melalui halaman website yang telah disediakan.
Sumber: Hasil penelitian (2017). Gambar 9. Sketsa data alumni. 3.3. Perancangan Prototipe
Berbeda dengan pembuatan sketsa (wireframe) yang hanya berupa rancangan tampilan kasar dari sistem, perancangan prototipe dapat memperlihatkan fungsi dan kegunaan dari sistem yang akan dibangun. Sehingga pengguna sistem tidak hanya membayangkan bagaimana proses dan sistem tersebut bekerja, namun juga dapat berinteraksi langsung terhadap prototipe sistem.
Prototipe dapat dilengkapi dengan penjelasan berupa komentar mengenai objek yang berada didalam sistem. Sehingga pengguna dapat lebih memahami fungsi dan kegunaan suatu objek.
a. Prototipe Login
Memperlihatkan halaman form login administrator dengan empat komentar didalamnya, yaitu (1) Kolom username – isi dengan username pengguna; (2) kolom password – isi dengan password pengguna; (3) tombol login – jika data LOGIN (username & password) sudah sesuai/benar, maka administrator akan dibawa masuk kedalam halaman Dashboard; (4) link – Apabila lupa password, klik link “I forgot my password” untuk mendapatkan password baru.
Sumber: Hasil penelitian (2017). Gambar 10. Prototipe login. b. Prototipe Dashboard
Memperlihatkan halaman utama administrator (dashboard) yang didalamnya terdapat empat komentar, yaitu (1) menu tentang organisasi – dalam menu Tentang Organisasi terdapat sub menu Profil, Visi, Misi, dan Struktur Kepengurusan; (2) menu manajemen – dalam menu Manajemen terdapat sub menu Agenda Kegiatan, Berita Alumni, dan Basis Data Alumni; (3) menu pengaturan – dalam menu Pengaturan terdapat sub menu Pengguna dan Program Studi; (4) menu welcome user – dalam menu User terdapat sub menu Logout yang apabila di klik akan membawa administrator kembali ke halaman Login.
Sumber: Hasil penelitian (2017). Gambar 11. Prototipe dashboard. 4. Simpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa dalam mengembangkan perangkat lunak dengan waktu yang terbatas dan kurangnya pemahaman
kebutuhan, kegunaan dan fitur sistem dari pengguna, metode prototipe merupakan pilihan metode yang sangat tepat.
Hasil rancangan dari penelitian ini akan diimplementasikan kedalam sebuah sistem informasi ikatan alumni untuk dapat memberikan kemudahan dalam mengakses informasi-informasi alumni yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. Sistem yang telah diimplementasikan dapat dijadikan studi lebih lanjut mengenai pengembangan proyek sistem informasi.
Referensi
Cao, J., Zieba, K., & Ellis, M. (2015). The Ultimate Guide to Prototyping - The best prototyping methods, tools, and processes. UXPin.
Hamilton, K., & Miles, R. (2006). Learning UML 2.0. California: O'Reilly.
Kuntjojo. (2009). Metodologi Penelitian. Kediri.
Pressman, R. S. (2010). Software Engineering A Practitioner's Approach 7th Edition. Boston: McGraw-Hill.
Rajlich, V. (2012). Software Engineering - The Current Practice. Boca Raton: CRC Press.
Riyanto, S. (2014). Kupas Tuntas Web Responsif - Situs web dinamis berbasis desktop, tablet, dan smartphone. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Rumbaugh, J., Jacobson, I., & Booch, G. (2005). The Unified Modelling Language Reference Manual Second Edition. Boston: Addison-Wesley.
