Kata kunci: Supply Chain ROF (Resource, Output, Flexibility), MRP (Material Requirement Planning), signifikan

(1)

ANALISIS PERSEDIAAN KOMPONEN KERETA MENGGUNAKAN MODEL

SUPPLY CHAIN ROF (Resource Output Flexibility)

(Studi Kasus di PT KAI BY SGU)

Rr. Rochmoeljati

FTI Jurusan Teknik Industri UPN “Veteran” Jatim ABSTRAK

Persediaan adalah suatu hal yang penting dalam suatu perusahaan. Karena apabila persediaan tersebut tidak dapat memberikan kontribusi dalam kelancaran penyediaan barang maka persediaan tersebut akan menjadi suatu penumpukan barang dan akan mengakibatkan pembengkakan biaya. Oleh sebab itu perencanaan yang secara khusus untuk pengadaan barang sangat diperlukan dan hal ini ditentukan pula oleh kebutuhan perusahaan.

Permasalahan yang terjadi di PT. KAI BY SGU ini adalah belum adanya perencanaan yang secara khusus dalam penyediaan komponen-komponen pegas daun kereta, perencanaan penyediaan komponen yang terjadi adalah berdasarkan pesanan yang terjadi pada bulan-bulan sebelumnya. Oleh karena itu perlu adanya Manajemen

Supply Chain yang diintegrasikan dengan MRP (Material Requirement Planning) yang

bertujuan untuk menjaga kelancaran pengadaan barang.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat perencanaan produksi komponen pegas daun kereta sehingga pemesanan komponen dapat sesuai dengan kebutuhan baik jumlah maupun waktu pemesanan. Metode yang digunakan untuk analisa adalah Supply Chain ROF (Resource, Output, Flexibility) yang diintegrasikan dengan MRP (Material Requirement Planning). Model pengukuran kinerja Supplay

Chain ROF ini mempunyai tiga perspektif yaitu: Perspektif Resource, Perpektif Output,

dan Perspektif Flexibility, Dimana Perspektif Resource dan Perspektif Output dianalisa dengan menggunakan sistem MRP, kemudian hasil akhir digunakan untuk menganalisa Perspektif Flexibility. Di dalam analisa MRP juga dibantu oleh Software Resource

Manager.

Berdasarkan hasil penelitian didapatkan perencanaan kebutuhan bahan pegas daun untuk periode 1:25 unit, periode 2:10 unit, periode 3:20 unit, dan hasil pengukuran kinerja Supply Chain ROF sebesar 93,57%, hal ini berarti dengan adanya perencanaan kebutuhan komponen secara khusus yaitu dengan sistem MRP, PT. KAI BY SGU mempunyai kemampuan untuk merubah level hasil output produksi yang dihasilkan adalah sebesar 93,57%, angka ini cukup signifikan karena range untuk Volume

Flexibility adalah antara 0 sampai dengan 1.

Kata kunci: Supply Chain ROF (Resource, Output, Flexibility), MRP (Material Requirement Planning), signifikan

PENDAHULUAN

Latar Belakang

PT. Kereta Api Indonesia (KAI) yang bertempat di Balai Yasa Gubeng yang didirikan pada tahun 1912 bertujuan untuk merawat kereta dan gerbong. Tetapi dengan berkembangnya jaman dan untuk menekan biaya operasional didalam merawat kereta

(2)

dan gerbong, maka Balai Yasa Surabaya Gubeng mendapat tugas tambahan untuk memproduksi suku cadang kereta dan gerbong. Produksi suku cadang kereta dan gerbong ini meliputi ; Rem Block, Pegas Daun dan Rumah Bantalan. Selain itu Balai Yasa Surabaya Gubeng ini juga untuk mencukupi suku cadang kereta dan gerbong diseluruh lintas Pulau Jawa.

Permasalahan yang terjadi di PT. KAI BY SGU ini adalah belum adanya perencanaan yang secara khusus dalam penyediaan komponen-komponen pegas daun kereta, perencanaan penyediaan komponen yang terjadi adalah berdasarkan pesanan yang terjadi pada bulan-bulan sebelumnya. Oleh karena itu perlu adanya Manajemen

supply chain yang diintegrasikan dengan MRP (Material Requirement Planning) yang

bertujuan untuk menjaga kelancaran penyediaan barang. Perumusan Masalah

“Bagaimana mengefektifkan pengadaan barang dan membuat perencanaan produksi agar pemesanan barang dapat sesuai dengan kebutuhan, tepat jumlah, dan tepat waktu?”.

Batasan Masalah

1. Pengambilan data dilakukan di Balai Yasa Gubeng PT. Kereta Api Indonesia. 2. Penelitian dilakukan pada Material Planning system.

3. Penelitian hanya pada komponen pegas daun pada kereta. 4. Penelitian ini tidak menyangkut komponen yang import.

5. Penelitian dilakukan pada Intern perusahaan dan tidak melibatkan konsumen.

6. Penelitian ini tidak membahas tentang supplier, dikarenakan supplier yang dimiliki oleh PT. KAI di Balai Yasa Gubeng selalu berubah-ubah berdasarkan kontrak. Asumsi

1. Tidak terdapat perubahan kebijakan dari perusahaan yang bersifat sangat signifikan sehingga dapat mempengaruhi penelitian ini.

2. Karyawan dianggap cukup mengerti tentang konsep manajemen supply chain. 3. Lead time pada masing-masing komponen dianggap sama.

4. Komponen-komponen pegas daun dianggap selalu ada pada saat kereta membutuhkan penggantian suku cadang.

Tujuan Penelitian

1. Untuk mengefektifkan pengadaan barang yaitu komponen-komponen pegas daun kereta.

2. Untuk membuat perencanaan produksi agar pemesanan barang dapat tepat macam, tepat jumlah, dan tepat waktu.

TINJAUAN PUSTAKA

Resources, Output and Flexibility oleh Benita Beamon, 1999

Kerangka pengukuran kinerja Supply Chain yang dikembangkan terdiri dari

Resources, Output, Flexibility (ROF). Resources secara umum diukur untuk mengetahui

(3)

efisiensi dari sistem. Efisiensi mengukur tingkat utilitas dari sumber daya (resources) yang digunakan dalam sistem untuk memenuhi tujuan dari sistem indikator kinerja yang digunakan dalam prespektif Resources adalah total cost, distribution cost, manufacturing cost, inventory cost, dan return on investment. Indikator kinerja Output

yang digunakan adalah sales, profit, fill rate, on time deliveries, stockout, customer

respons time, manufactured lead time, faultness of delivery, dan number of customer complaint. Sedangkan untuk indikator flexibility yang digunakan adalah volume flexibility, delivery flexibility, mix flexibility, dan new product flexibility.

Masing-masing prespektif yang ada dalam kerangka pengukuran kinerja memiliki tujuan dan merupakan aliran atau siklus tertutup, seperti yang ada pada tabel dan gambar berikut.

Tabel Tujuan Kerangka Pengukuran Kinerja Supply Chain ROF

Performance

Measure type Goal Purpose

Resources Output

Flexibility

High level of effficiency High level of customer service

Ability to respond to a changing environtment

Efficient resource management in critical to probability

Without acceptable output, customer will turn to other Supply Chains

In an uncertain environtment, supply chains must be able to respond to change

(Sumber: B.M. Beamon, 1999, Measuring Supply Chain Performance, Internasional Journal of Operation and Production Management Vol. 19, No. 3, hal 275–292)

Gambar Sistem Pengukuran Kinerja ROF

(Sumber : B.M. Beamon, 1999, Measuring Supply Chain Performance, Internasional Journal of Operation and Production Management Vol. 19, No. 3, hal 275–292)

F R

(4)

METODOLOGI PENELITIAN Identifikasi Variabel

1. Perspektif Resources

Perspektif ini dilihat dari proses yang berkaitan dengan aktivitas untuk memperoleh material. Indicator Kinerja pada perspektif ini adalah biaya total, biaya

produksi, dan biaya persediaan.

2. Perspektif Output

Perspektif ini dilihat dari hasil yang diperoleh perusahaan baik itu intern perusahaan maupun dari ekstern perusahaan. Indicator Kinerja pada perspektif ini adalah backorder/stockout, dan lead time produksi.

3. Perspektif Flexibility

Perspektif ini dilihat dari bagaimana kemampuan perusahaan untuk merespon perubahan-perubahan lingkungan yang terjadi baik intern perusahaan maupun ekstern perusahaan. Indicator Kinerja pada perspektif ini adalah volume flexibility.

Langkah-langkah Pemecahan Masalah

(5)

ANALISA DAN PEMBAHASAN Data Awal

A. Jadwal Induk Produksi (JIP)

Tabel Jadwal Induk Produksi

No. Part Nama Part

Lead Time (Hari) Jumlah Kebutuhan untuk 3 Periode

Cost Per unit (Rp)

1 2 3

P#1USPEN Pegas Daun 1 25 10 20 1.983.597,75

P#X01_M Plat Pegas 1 3 25 10 20 125.000

P#RE_TopMiddle Plat Pegas 2 1 50 20 40 156.000

P#Middle_Plat Plat Pegas 3 2 50 20 40 250.555

P#PTMiddle_Low Plat Pegas 4 1 25 10 20 295.145

P#Zs_Lower Plat Pegas 5 2 50 20 40 375.000

(Sumber: Data Internal Perusahaan) B. Catatan Inventory

Tabel Catatan Inventory No. Part Nama Part Persediaan

Sekarang

Stock Aman

P#1USPEN Pegas Daun 0 0

P#X01_M Plat Pegas 1 0 0

P#RE_TopMiddle Plat Pegas 2 0 0

P#Middle_Plat Plat Pegas 3 0 0

P#PTMiddle_Low Plat Pegas 4 0 0

P#Zs_Lower Plat Pegas 5 0 0

(Sumber: Data Internal Perusahaan) C. Struktur Produk

(Sumber: Gambar Teknik PT. KAI BY SGU)

(6)

B.O.M (Bill Of Materials)

Tabel Routing produk Pegas Daun (Untuk Setiap Periode Sama) No. Part Nama Produk/Operasi Routing Waktu Setup/Lead Time

P#1USPEN End product Dept.1 1

O#Inspection Pemeriksaan Dept.1 0.025

O#Assembly Perakitan Dept.2

Dept.1 0.25 0.25 P#X01_M Plat pegas 1 Dept.3 Dept.2 Dept.1 2 0.5 0.5

P#RE_TopMiddle Plat pegas 2

Dept.3 Dept.2 Dept.1 0.6 0.2 0.2

P#Middle_Plat Plat pegas 3

Dept.3 Dept.2 Dept.1 1 0.5 0.5

P#PTMiddle_Low Plat pegas 4

Dept.3 Dept.2 Dept.1 0.5 0.25 0.25

P#Zs_Lower Plat pegas 5

Dept.3 Dept.2 Dept.1 1 0.5 0.5

Tabel Perhitungan Bill of Resource (Untuk Setiap Periode Sama)

Minggu ke- 1 2 3 4 P#1USPEN 1 O#Inspection O#Assembly 1# P#X01_M 6# P#RE_TopMiddle 10# P#Middle_Plat 10# P#PTMiddle_Low 11# P#Zs_Lower 11# Beban Dept.1 P#1USPEN O#Inspection O#Assembly P#X01_M P#RE_TopMiddle 6# 1# P#Middle_Plat P#PTMiddle_Low P#Zs_Lower Beban Dept.2 O#Assembly P#X01_M P#RE_TopMiddle 10# 10# P#Middle_Plat P#PTMiddle_Low P#Zs_Lower Beban Dept.3 P#X01_M P#RE_TopMiddle P#Middle_Plat 11# 11# P#PTMiddle_Low P#Zs_Lower

(7)

Perhitungan Indikator Kinerja Supply Chain ROF A. Perspektif Resource

1. Biaya Total

Berikut adalah perhitungan biaya total dari periode 1 sampai dengan periode 3 perencanaan yang telah kita lakukan, dan perhitungan ini menggunakan Software

Resource Manager.

Tabel Laporan Produksi untuk Periode 1

Tabel Laporan Produksi untuk Periode 2 Production Report

JOB: F060_812005 End Item: P#1USPEN

Customer ID: Customer Name:

8 Entries

Item Item Schedule Schedule Schedule Schedule

Number Name Start End Qty Unit Cost

P#X01_top Plat 1 8/1/05 12:00 AM 8/4/05 12:00 AM 25 Rp125,000.00 P#Middle_plat Plat 3 8/2/05 12:00 AM 8/4/05 12:00 AM 50 Rp250,555.00 P#Zs_lower Plat 5 8/2/05 12:00 AM 8/4/05 12:00 AM 50 Rp375,000.00 P#PTMiddle_low Plat 4 8/3/05 12:00 AM 8/4/05 12:00 AM 25 Rp295,145.00 P#RE_topmiddle Plat 2 8/3/05 12:00 AM 8/4/05 12:00 AM 50 Rp156,000.00 O#Inspection Pemeriksaaan Hasil Produk 8/4/05 12:31 AM 8/4/05 12:34 AM 0.04125 Rp15,000.00 O#Assembly Perakitan Produk 8/4/05 7:00 AM 8/4/05 7:15 AM 0.53 Rp15,000.00 P#1USPEN Pegas Daun 8/4/05 12:34 AM 8/5/05 12:34 AM 25 Rp1,983,597.75

Production Report

8 Entries

(8)

Tabel Laporan Produksi untuk Periode 3

Dari ketiga tabel di atas dapat kita hitung biaya total untuk keseluruhan yaitu dari periode 1 sampai dengan periode 3 dalam hal ini biaya total untuk memproduksi pegas daun.

Biaya Total (TC) = (25xRp1.983.672,75) + (10xRp1.984.047,75) + (2xRp1.983.672,75)

= Rp49.589.943,75 + Rp19.840.477,50 + Rp39.673.455,00 = Rp106.103.876,25

2. Biaya Produksi

Biaya produksi disini adalah biaya dalam sekali melakukan produksi pada tiap periode dalam hal ini adalah produk pegas daun.

Biaya Produksi (MC) untuk periode 1 = Rp49.589.943,75 Biaya Produksi (MC) untuk periode 2 = Rp19.840.477,50 Biaya Produksi (MC) untuk periode 3 = Rp39.673.455,00

3. Biaya Persediaan

Biaya persediaan (IC) adalah biaya total dalam penyimpanan suatu produk. Biaya persediaan disini adalah 0 atau tidak ada karena tidak ada barang yang disimpan dalam gudang.

B. Perspektif Output

Backorder/Stockout selama 3 periode = 0

Ini berarti bahwa tidak ada pemesanan bahan yang dilakukan kembali karena kehabisan bahan yang dipesan terdahulu.

Lead time produksi = 1 minggu

Hal ini dapat dilihat pada proses offsetting dimana dari keseluruhan periode yaitu dari periode 1 sampai dengan periode 3 semuanya memiliki lead time produksi 1 minggu. C. Perspektif Flexibility

Perspektif ini dilihat dari bagaimana kemampuan perusahaan untuk merespon perubahan-perubahan lingkungan yang terjadi baik intern perusahaan maupun ekstern perusahaan. Tujuan dari perspektif ini adalah di dalam perubahan-perubahan lingkungan yang tidak diketahui kepastiannya, supply chain harus mampu merespon perubahan-perubahan tersebut.

Production Report

8 Entries

(9)

Yang kita hitung disini adalah volume flexibility, yaitu sejauh mana perusahaan dalam hal ini PT. KAI BY SGU dapat merespon perubahan-perubahan lingkungan yang terjadi baik intern perusahaan maupun ekstern perusahaan. Sehingga dengan perhitungan ini dapat kita lihat seberapa besar supply chain mampu merespon terhadap perubahan tersebut.

Perhitungan tersebut adalah sebagai berikut di bawah ini :

Dapat dilihat pada laporan produksi diatas permintaan produksi pegas daun dari periode 1 sampai dengan periode 3 adalah sebagai berikut : 25, 10, 20. Apabila d_t

adalah permintaan selama periode ke t, dan T adalah jumlah periode yang dipertimbangkan maka :

Rata-rata permintaan 3 periode :

T d D T t t



  1 _→ _D₌ 3 20 10 25  = 18.3318 Simpangan Baku permintaan 3 periode :





1 2 2   



T d d S_D _t =





1 2 1   



 T d d S T t t D =



 



1 3 18 20 18 10 18 25 3 1 2 2 2      



 t = 7.648 7.65

Perhitungan Volume Flexibility F adalah sebagai berikut :v                 D D v S D O S D O F  max  min , dimana= 0.238712121

Diketahui PT. KAI BY SGU sendiri mempunyai maximum profitable output volume 50 unit per periode waktu dan minimum profitable output volume 20 unit per periode waktu (10 unit tidak diperhitungkan karena terlalu kecil untuk menghasilkan profit). Sehingga kita dapatkan Volume Flexibility F adalah sebagai berikut :v

                65 . 7 18 20 65 . 7 18 50   v F = 4.1830.261 = 0.998–0.0623 = 0.9357 = 93.57% Analisa / Pembahasan

Dari hasil perhitungan-perhitungan di atas terlihat bahwa dalam penggunaan tingkat sumber daya (Resource) lebih terarah karena adanya perencanaan kebutuhan bahan yang secara khusus yaitu dengan sistem MRP, sebelumnya PT. KAI BY SGU belum mempunyai perencanaan secara khusus dalam perencanaan kebutuhan bahannya.

Kemudian dari output cukup baik karena tidak adanya Backorder/Stockout yang akan mengakibatkan timbulnya biaya yang tidak terduga, kemudian Lead Time produksi cukup singkat yaitu 1 minggu untuk tiap rencana pemesanan.

Dari fleksibilitas pada volume terlihat pada perhitungan di atas menghasilkan nilai sebesar 93.57%, hal ini berarti bahwa dengan adanya perencanaan yang secara khusus dalam pengadaan barang dalam hal ini menggunakan sistem MRP PT. KAI BY SGU mempunyai kemampuan untuk merubah level hasil output yang diproduksi adalah sebesar 93.57%, hal ini sangat baik karena Volume flexibility mempunyai range antara 0 s/d 1.

(10)

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan

1. Berdasarkan perencanaan kebutuhan bahan dalam hal ini adalah pengadaan komponen pegas daun di PT. KAI BY SGU mempunyai hasil sebagai berikut:

 Netting: Perhitungan Kebutuhan Bersih.

Untuk Produk Akhir yaitu Pegas daun (P#1USPEN). Periode 1 kebutuhan bersih 25 unit komponen, periode kedua kebutuhan bersih 10 unit komponen, dan periode 3 kebutuhan bersih 20 unit komponen.

 Lotting: Penentuan Ukuran Lot.

Untuk Produk Akhir yaitu Pegas daun (P#1USPEN). Periode 1 ukuran lot sebesar 25 unit, periode 2 ukuran lot sebesar 10 unit, dan periode 3 ukuran lot sebesar 20 unit.

 Offsetting: Penetapan besarnya Lead Time.

Lead time selama periode 1 sampai dengan 3 adalah sama yaitu untuk tiap

periode adalah 1 minggu.

 Explosion: Perhitungan selanjutnya untuk item level dibawahnya.

Untuk periode 1 produk akhir dengan rencana pesan 5 unit pada minggu 2 dan 20 unit pada minggu ke 3, mempunyai komponen pengiring dengan rencana pesan 10 unit pada minggu 2. Untuk periode 2 produk akhir dengan rencana pesan 10 unit pada minggu 3, mempunyai komponen pengiring dengan rencana pesan 5 unit pada minggu 2. Untuk periode 3 produk akhir dengan rencana pesan 5 unit pada minggu 2 dan 15 unit pada minggu ke 3, mempunyai komponen pengiring dengan rencana pesan 15 unit pada minggu 2.

Diharapkan dengan perencanaan ini dapat mengeefktifkan pengadaan barang terutama komponen pegas daun di PT. KAI BY SGU.

2. Dari hasil pengukuran kinerja Supply Chain ROF menghasilkan nilai sebesar 93.57%, hal ini berarti dengan adanya perencanaan kebutuhan bahan secara khusus yaitu dengan sistem MRP, PT. KAI BY SGU mempunyai kemampuan untuk merubah level hasil output produksi yang dihasilkan adalah sebesar 93.57% angka ini cukup signifikan karena range untuk Volume Flexibility adalah antara 0 s/d 1. Saran

1. Perusahaan seharusnya menetapkan sistem pengukuran kinerja Supply Chain yang sudah terintegrasi, bukan functional based system. Dan pengukuran dilakukan secara periodik sehingga dapat dilakukan continous improvement.

2. Kerangka pengukuran kinerja perusahaan selalu dievaluasi secara periodik dengan menghubungkan terhadap kondisi perusahaan dan kondisi pasar.

3. Penelitian ini dapat ditunjang dengan melakukan penelitian serupa dengan object yang berbeda yaitu supplier dan distributor dari PT. KAI BY SGU. Sehingga nantinya akan terbentuk sistem pengukuran kinerja Supply Chain secara total (Total

Chain Measure).

DAFTAR PUSTAKA

Baroto, Teguh. 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: Ghalia. Indonesia.

(11)

Beamon, Benita M.. 1999. International Journal Of Operation & Production

Management Vol.19 No.3 About Measuring Supply Chain Performance.

Cincinnati, Ohio: University Of Cincinnati., USA.

Buffa, Elwood S., Rakesh K. Sarin. 1996. Manajemen Operasi & Produksi Modern Jilid 1 Edisi 8. Jakarta: Binarupa Aksara. Indonesia.

Hugos, Michael. 2003. ESSENTIALS Of Supply Chain Management. Hoboken: John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.

Indrajit, Ricardus Eko, Djokopranoto, Ricardus. 2002. KONSEP MANAJEMEN SUPPLY CHAIN: Cara Baru Memandang Mata Rantai Penyediaan Barang. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana. Indonesia.

Kusuma, Hendra. 1999. Manajemen Produksi: Perencanaan & Pengendalian

Produksi. Yogyakarta: ANDI. Indonesia.

Pujawan, I Nyoman, A.A, Agustiya Noviyanti, Susanti. 2002. Jurnal Pengukuran Kinerja SUPPLY CHAIN: Pengembangan Kerangka dan Studi Kasus. Surabaya: Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh November. Indonesia.