PROPOSAL PERUBAHAN
Strategi Penguatan Komunikasi Politik Wakil Presiden
Menggunakan Sistem Pusat Data Berbasis Web
Disusun Oleh:
Nama : Gita Savitri, S.Sos.,M.Si.
NIP : 198002132008012005
Unit Kerja : Asisten Deputi Komunikasi Politik,
Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang
Politik
PROGRAM DIKLAT KEPEMIMPINAN
TINGKAT IV ANGKATAN VIII
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA RI
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 2
A. GAGASAN PROYEK PERUBAHAN 3
1. Latar Belakang ... 3
c. Tahapan Kegiatan Proyek Perubahan ... 16
d. Perumusan Kegiatan ... 19
6. Persetujuan Atasan Langsung/Mentor ... 19
B. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN 7. Judul ... 20
13. Identifikasi Stakeholder ... 30
a. Stakeholder Internal ... 32
b. Stakeholder Eksternal ... 32
14. Anggaran ... 33
A. GAGASAN PROYEK PERUBAHAN
1. Latar Belakang
Organisasi berasal dari bahasa Yunani organon yang artinya
alat, jadi organisasi dapat kita artikan suatu kelompok orang
dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Organisasi pada
dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi
orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama dalam memanfaatkan
sumber daya (uang, material, mesin, metode dan lingkungan),
sarana dan prasarana data, dan lainnya yang digunakan secara
efisien dan efektif untuk mencapai tujuan bersama. (Wikipedia –
23 Maret 2015).
Kementerian dalam sebuah pemerintahan adalah salah satu
organisasi yang berisi aparatur-aparatur negara yang
bekerjasama secara rasional, sistematis, terencana, terpimpin
dan terkendali dalam mewujudkan visi misi dari sebuah
kementerian tersebut. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 39
Tahun 2008 tentang Kementerian Negara dan sesuai Peraturan
Presiden Nomor 7 Tahun 2015 dalam rangka mewujudkan
organisasi kementerian negara yang tepat fungsi dan tepat
ukuran serta mendukung efektivitas penyelenggaraan
pemerintahan. Kementerian Sekretariat Negara sesuai Pasal 2
ayat (4) merupakan Kementerian yang menangani urusan
pemerintahan dalam rangka penajaman, koordinasi, dan
sinkronisasi program pemerintah.
Sedangkan berdasarkan Pasal (2) Peraturan Menteri Sekretaris
Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Negara mempunyai tugas memberikan dukungan teknis dan
administrasi serta analisis kepada Presiden dan Wakil Presiden
dalam menyelenggarakan kekuasaan negara. Dalam
melaksanakan tugasnya, Kementerian Sekretariat Negara
menyelenggarakan fungsi antara lain pemberian dukungan
data, informasi, dan analisis dalam rangka pengambilan
kebijakan di bidang politik, hukum, keamanan, perekonomian,
dan kesejahteraan rakyat; pemberian dukungan teknis dan
administrasi serta analisis dalam penyelenggaraan hubungan
dengan lembaga negara, lembaga daerah, lembaga non
struktural, organisasi politik, lembaga swadaya masyarakat, dan
organisasi kemasyarakatan, serta penanganan pengaduan
masyarakat; dan penyelenggaraan pelayanan dan dukungan
perencanaan, pengelolaan keuangan, ketatausahaan,
kehumasan, teknologi informasi, pengelolaan barang
milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab
Kementerian Sekretariat Negara, penyediaan prasarana dan
sarana serta administrasi umum lainnya di lingkungan
Kementerian Sekretariat Negara.
Berdasarkan Pasal (4) Peraturan Menteri Sekretaris Negara
Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Sekretariat
Negara terdiri dari beberapa satuan kerja antara lain Sekretariat
Wakil Presiden. Sekretariat Wakil Presiden mempunyai tugas
menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan
administrasi kerumahtanggaan dan keprotokolan kepada Wakil
Presiden, serta analisis dalam rangka pengambilan kebijakan
Wakil Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan dan
Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Politik sebagai salah
satu bagian dari organisasi Sekretariat Wakil Presiden salah
satu misinya yaitu melaksanakan pengolahan data dan
informasi kebijakan, pemantauan dan evaluasi perkembangan
pelaksanaan kebijakan, pengamatan perkembangan kebijakan,
hubungan dan kerja sama, serta penyiapan laporan di bidang
komunikasi dengan lembaga negara dan lembaga non
struktural, lembaga non pemerintah, dan media massa. Sebagai
bagian dari organisasi di Deputi Sekretaris Wakil Presiden
Bidang Politik, Asisten Deputi Komunikasi Politik memiliki salah
satu penggerak pencapaian visi misi Deputi Seswapres Bidang
Politik. Selain itu, Asdep Komunikasi Politik juga harus menjadi
struktur organisasi yang menerapkan kebijakan reformasi
birokasi, tata kelola pemerintahan yang baik dan pendukung
keterbukaan informasi publik, di lingkungan Sekretariat Wakil
Presiden dan Kementerian Sekretariat Negara.
Pada Asdep Komunikasi Politik, terdapat Subbidang Media
Elektronik, Bidang Komunikasi Media Massa yang memiliki
tugas melakukan pengolahan data dan informasi kebijakan,
pemantauan dan evaluasi perkembangan pelaksanaan
kebijakan, pengamatan perkembangan kebijakan, hubungan
dan kerja sama, serta penyiapan laporan di bidang komunikasi
dengan media elektronik. Adapun uraian tugas dari Subbidang
Media Elektronik, yaitu:
1. Menganalisis dan menyusun konsep laporan harian hasil
monitoring sari berita penting dan strategis media massa di
bidang komunikasi media elektronik;
2. Menganalisis dan menyusun konsep laporan networking
dengan media elektronik dan instansi terkait lain yang
3. Menganalisis dan menyusun konsep laporan pelaksanaan
kegiatan pemantauan dan evaluasi perkembangan
pelaksanaan kebijakan pemerintah di bidang komunikasi
media elektronik;
4. Menganalisis dan menyusun konsep laporan pelaksanaan
kegiatan FGD/Diskusi Terbatas di bidang komunikasi media
elektronik;
5. Menganalisis dan menyusun konsep laporan telaahan staf
terkait isu-isu strategis kebijakan di bidang media elektronik;
6. Menganalisis dan menyusun konsep laporan evaluasi
komunikasi politik wakil presiden yang diliput media massa.
Pada pelaksanaan tugas dan fungsinya, Subbidang Media
Elektronik masih dihadapkan oleh beberapa kendala dan
tantangan yang menyebabkan tidak optimalnya pemberian
pelayanan teknis, administrasi, dan analisis yang prima kepada
stakeholder baik internal maupun eksternal, khususnya yang
berkaitan dengan tata kelola pelaksanaan pengumpulan,
pengolahan, penyimpanan hingga penyebaran laporan, analisis
serta telaahan Komunikasi Politik kepada Wakil Presiden,
khusunya di Bidang Media Elektronik dan Media Cetak. Kendala
tersebut yaitu belum optimalnya penggunaan sistem pusat data
sebagai sarana pengumpulan dan penyimpanan data yang akan
digunakan sebagai pengolahan bahan dan acuan dalam
menganalisis komunikasi politik Wakil Presiden serta beberapa
fungsi yang dilakukan lintas bidang karena kebutuhan
penyebaran hasil telaahan, monitoring serta laporan harian,
mingguan dan bulanan yang dituntut cepat.
Selain kompetensi sumber daya manusia yang melakukan
pengumpulan, penyimpanan dan pengolahan data yang dikelola
secara sistematik, mudah diakses, memiliki tingkat keamanan
yang optimal sangat menunjang kecepatan dan ketepatan
waktu dan peningkatan kualitas konsep laporan dan analisis
Komunikasi Politik Wakil Presiden. Tanpa tersedianya data yang
lengkap, akurat, mudah diakses dan transparan maka hal
tersebut berpotensi mengurangi kualitas analisis terhadap
konsep laporan, analisis dan telaahan kepada Wakil Presiden
dan khususnya bagi stakeholder lain yang membutuhkan
informasi tersebut. Guna meminimalisir terjadinya hal tersebut
maka dibutuhkan sebuah Sistem Pusat Data Web Based
sebagai sarana pengumpulan, penyimpanan, serta pengolahan
data yang mampu mendukung tersedianya informasi yang
digunakan sebagai bahan dan acuan dalam melakukan laporan,
analisis dan telaahan, hingga dihasilkan penyebaran data
secara akurat dan cepat.
Kasubbid Media Elektronik dalam hal ini akan menerapkan
Manajemen Perubahan atau change management. Menurut
Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan,
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011, Manajemen
Perubahan merupakan pengelolaan sumber daya dalam rangka
mencapai tujuan organisasi dengan kinerja yang lebih baik.
Perubahan merupakan pergeseran organisasi dari keadaan
sekarang menuju keadaan yang diinginkan. Perubahan tersebut
meliputi struktur, proses, orang, pola pikir dan budaya kerja,
namun perubahan sebagaimana yang diinginkan reformasi
birokrasi bukanlah proses sederhana. Perubahan berpeluang
memunculkan resistensi pada individu di dalam organisasi.
keterlibatan semua pihak dalam proses perubahan mengurangi
resistensi.
Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis
dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya
yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang
menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju ke arah kinerja
yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena
dampak dari proses perubahan tersebut. Manajemen
Perubahan sendiri memerlukan Agen Perubahan atau agent of
change, individu/kelompok yang terlibat dalam merencanakan
perubahan dan mengimplementasikannya. Dalam sebuah
proses perubahan, para agen perubahan ini berperan sebagai
role model. Agen perubahan terdiri dari pimpinan organisasi
(sebuah keharusan) dan pegawai-pegawai yang “dipilih”
berdasarkan kriteria tertentu, sesuai dengan tuntutan peran
agen perubahan. (Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen
Perubahan, hal. 3)
Kasubbid Media Elektronik sebagai agen perubahan di dalam
Lingkungan Asisten Deputi Komunikasi Politik, Deputi
Seswapres Bidang Politik, memiliki peran antara lain:
• Katalis. Peran untuk meyakinkan pegawai yang ada di dalam area yang akan diubah tentang pentingnya perubahan
menuju kondisi yang lebih baik (tujuan yang direncanakan). • Pemberi solusi. Peran sebagai pemberi alternatif solusi
kepada pegawai di Unit Kerja yang mengalami kendala
dalam proses berjalannya perubahan menuju tujuan akhir. • Mediator. Peran untuk membantu melancarkan proses
perubahan, terutama menyelesaikan masalah yang muncul
pihak-pihak yang ada di dalam dan pihak-pihak di luar Unit Kerja dalam
proses perubahan.
• Penghubung Sumber Daya. Peran untuk menghubungkan pegawai yang ada di dalam Unit Kerja kepada pemilik
sumber daya atau pembuat kebijakan.
• Role model. Individu yang bisa dijadikan contoh dalam prestasi kerjanya, pola fikirnya (mind set) dan budaya
kerjanya (cultur set) dalam proses perubahan.
• Pemangku kepentingan adalah kelompok atau individu yang memiliki kepentingan serta dapat mempengaruhi dan
atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu. • Strategi Komunikasi. Cara yang digunakan untuk
menyampaikan informasi perubahan (baik program maupun
kebijakan) dari satu pihak (agen perubahan dan tim
manajemen perubahan Unit Kerja kepada pihak internal
Satuan Kerja dan dan pihak eksternal. Dalam proses
tersebut ditumbuhkan suatu proses pembelajaran dua arah
tentang cara berpikir, merasakan, dan bertindak, untuk
menghasilkan perubahan.
Sesuai dengan pengertian manajemen perubahan di atas, maka
dalam kerangka reformasi birokrasi, pemahaman manajemen
perubahan dapat digambarkan sebagai berikut:
Kondisi yang dihadapi saat ini oleh Asdep Komunikasi Politik,
Deputi Seswapres Bidang Politik, yaitu:
a. Organisasi dan Tata Kelola. Belum terkelolanya sistem
pusat data secara sistematis, mudah dalam akses dan
komprehensif. Serta sistem pusat data yang mempercepat
dan lengkap guna kontinuitas pembuatan analisis, laporan
dan telaahan Wakil Presiden.
b. SDM Aparatur. Manajemen sumber daya manusia aparatur
belum dilaksanakan secara optimal untuk meningkatkan
kecepatan kinerja pegawai dan organisasi.
c. Teknologi Informasi. Masih belum optimalnya penggunaan
sistem pusat data berbasis web.
d. Pola pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set). Pola
pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set) birokrat belum
sepenuhnya mendukung birokrasi yang efisien, efektif dan
produktif, dan profesional. Selain itu birokrat belum siap
untuk menerima perubahan-perubahan dan dinamika
kelompok, belum optimal mencapai kinerja yang baik dan
pada hasil (outcomes).
Dengan proyek perubahan, diharapkan akan menjadi
pendorong perubahan untuk membawa Asdep Komunikasi
Politik bergeser atau bergerak dari kondisi saat ini menuju ke
kondisi yang diharapkan. Karena itu, perubahan yang dikelola
secara holistik, terstruktur dan berorientasi hasil akan sangat
membantu organisasi, tim kerja dan individu/staf di dalamnya
dalam menjalani “masa transisi” menuju kondisi yang diinginkan.
Kondisi yang diinginkan pada jangka waktu ke depan yaitu
mengoptimalkan penggunaan sistem pusat data sebagai sarana
pengumpulan dan penyimpanan data yang akan digunakan
sebagai pengolahan bahan dan acuan dalam menganalisis
komunikasi politik Wakil Presiden. Dalam hal ini penggunaan
aplikasi pusat data berbasis web yang memiliki tingkat
keamanan optimal, mudah diakses, terintegrasi, akurat dan
aparatur menerima dan menjalankan perubahan karena
kebutuhan penyebaran hasil telaahan, monitoring serta laporan
harian, mingguan dan bulanan yang dituntut cepat.
Beberapa elemen selanjutnya dalam sebuah perubahan adalah
menjabarkan tujuan perubahan, manfaat dari perubahan, serta
ruang lingkup perubahan yang terdiri dari tahap-tahap penting
perubahan yang akan dilakukan dan perumusan masalah.
2. Nama Gagasan Perubahan
a. Gagasan Perubahan
Perubahan yang dilaksanakan ialah pada bidang tata
kerja dan tata laksana, dimana gagasan perubahan ini
timbul karena belum adanya Sistem Pengumpulan Data
Berbasis Web di Lingkungan Asdep Komunikasi Politik
sebagai Piranti Pendukung Optimalisasi Pelaksanaan
Pengumpulan, Pengolahan, Penyimpanan dan Penyebaran
Data untuk Penyiapan Analisis, Laporan Pemantauan dan
Evaluasi Perkembangan Kebijakan di Lingkungan Asdep
Komunikasi Politik Sebagai Strategi Memperkuat Komunikasi
Politik Wakil Presiden.
b. Arah Perubahan
Pembuatan Sistem Pengumpulan Data Berbasis Web
merupakan jenis Perubahan yang Baru di Lingkungan
Asisten Deputi Komunikasi Politik. Dengan adanya proyek
perubahan ini diharapkan akan terjadi perubahan yang lebih
baik pada tata kerja dan tata kelola di Lingkungan Asdep
khususnya terutama sebagai Strategi Penguatan Komunikasi
Politik Wakil Presiden.
Pengumpulan data antara lain dapat mempermudah dalam
pencarian dan validasi data yang berkaitan dengan informasi
suatu substansi komunikasi politik Wakil Presiden yang akan
dirumuskan dalam suatu konsep analisis, laporan dan
telaahan, mempermudah dalam proses pengambilan
kebijakan pimpinan, sinkronisasi konsep pembuatan analisis,
laporan dan telaahan, serta memastikan ketelusuran
dokumen dan kronologi atau rangkaian kegiatan yang terkait
dengan penyusunan konsep analisis, laporan dan telaahan
di bidang Komunikasi Media Massa, khususnya Asisten
Deputi Komunikasi Politik. Sehingga laporan, analisis dan
telaahan kepada pimpinan serta stakeholder yang
membutuhkan dapat segera disebarkan.
3. Tujuan Perubahan
1. Jangka pendek (Waktu yang dibutuhkan adalah 60 hari)
• Tersedianya aplikasi dan jaringan yang mendukung pembuatan pusat data berbasis web (web based) dan
tersedianya konten untuk mengisi pusat data (database)
serta adanya yang sistematis, aman, cepat, dan akurat,
menyiapkan analisis, laporan pemantauan dan evaluasi
perkembangan kebijakan serta telaahan mengenai
Komunikasi Politik kepada Wakil Presiden di lingkungan
2. Jangka Menengah (Waktu yang dibutuhkan adalah satu
tahun)
• Penggunaan pusat data berbasis web yang kontinu, sistematis, aman, cepat, dan akurat di lingkungan Deputi
Seswapres Bidang Politik.
Dalam tahap ini pusat data berbasis web yang telah
dikerjakan dalam dalam tahap jangka pendek
direncanakan terintegrasi dengan unit kerja lain di
Lingkungan Deputi Seswapres Bidang Politik.
3. Jangka Panjang (Waktu yang dibutuhkan adalah dua
tahun)
• Penggunaan pusat data berbasis web yang kontinu, sistematis, aman, cepat, dan akurat di lingkungan Deputi
Seswapres Bidang Politik dan terintegrasi dengan
kedeputian lain di Setwapres dan turut mendukung
Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan Setwapres,
serta tersedianya SOP Penggunaan Sistem Pusat Data
Web Based untuk Penguatan Komunikasi Politik Wakil
Presiden.
Sistem informasi ini merupakan satu kesatuan pusat
data berkesinambungan yang berfungsi sebagai sarana
atau sumber informasi atau data yang digunakan untuk
menyiapkan analisis, laporan pemantauan dan evaluasi
perkembangan kebijakan serta telaahan kepada Wakil
4. Manfaat Perubahan
a. Bagi Institusi
1. Peningkatan kualitas sistem informasi yang terintegrasi,
mudah diakses, akurat dan komprehensif di Lingkungan
Asdep Komunikasi Politik, Deputi Seswapres Bidang
Politik khususnya serta di Lingkungan Sekretariat Wakil
Presiden pada umumnya.
2. Peningkatan kualitas analisa, laporan dan telaahan
kepada Wakil Presiden dalam Bidang Komunikasi Politik
dalam rangka memperkuat Komunikasi Politik Wakil
Presiden kepada stakeholder.
3. Peningkatan kualitas aktualisasi nilai dan prinsip
Reformasi Birokrasi dan Tata Pemerintahan yang Baik di
Lingkungan Sekretariat Wakil Presiden.
b. Bagi Peserta
1. Peningkatkan pemahaman dan kompetensi dalam
membuat analisis, laporan pemantauan dan evaluasi
perkembangan kebijakan serta telaahan kepada Wakil
Presiden.
2. Peningkatan kualitas diri sebagai Pelopor Perubahan
dalam Organisasi sesuai dengan Nilai-Nilai Inti di
Lingkungan Sekretariat Wakil Presiden, antara lain
peningkatan Integritas, Profesionalitas dan Kualitas
5. Ruang Lingkup Perubahan
a. Fokus
Fokus proyek perubahan yang dilakukan yaitu Pembuatan
Sistem Pusat Data Berbasis Web sebagai Piranti
Pendukung Optimalisasi Pelaksanaan Pengumpulan,
Pengolahan, Penyimpanan dan Penyebaran Data untuk
Penyiapan Analisis, Laporan Pemantauan dan Evaluasi
Perkembangan Kebijakan di Lingkungan Asdep
Komunikasi Politik Sebagai Strategi Penguatan
Komunikasi Politik Wakil Presiden.
Sistem Pusat Data Berbasis Web ini nantinya akan menjadi
Piranti Pendukung tugas pokok di Lingkungan Asdep
Komunikasi Politik. Proyek perubahan ini diperlukan sebagai
dukungan kebijakan bagi pimpinan dalam bidang komunikasi
politik yang berisi data-data hasil monitoring sari berita
penting dan strategis media massa di bidang komunikasi
media, data staf terkait isu-isu strategis kebijakan di bidang
media, dan bahan evaluasi komunikasi politik wakil presiden
yang diliput media massa. Pada perkembangannya, sistem
pusat data juga akan memuat hasil-hasil konsep laporan
networking dengan media massa dan instansi terkait lain
yang diperlukan bagi kelancaran pelaksanaan tugas, konsep
laporan pelaksanaan kegiatan pemantauan dan evaluasi
perkembangan pelaksanaan kebijakan pemerintah di bidang
komunikasi media, konsep laporan pelaksanaan kegiatan
FGD/Diskusi Terbatas di bidang komunikasi media massa,
peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan
kebijakan komunikasi politik Wakil Presiden, surat-menyurat,
pemerintah, dan/atau buku referensi yang relevan lainnya.
Pelaksanaan pengumpulan dan penyimpanan data tersebut
dapat berbentuk softcopy.
b. Lokus
Penggunaan pusat data berbasis web ini dilaksanakan di
Kasubbid Media Elektronik pada Bidang Komunikasi Media
Massa, Asdep Komunikasi Politik, Deputi Seswapres Bidang
Politik. Dengan pengguna laporan seluruh pejabat dan
pegawai di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden dan pada
pengembangannya, akan diintegrasikan dengan satuan kerja
lain di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
c. Tahapan Kegiatan Proyek Perubahan
1. Jangka Pendek (waktu yang dibutuhkan 60 hari)
Output: Terbentuknya pusat data berbasis web yang
sistematis, aman, cepat, akurat, dan menjadi piranti
pendukung untuk menyiapkan analisis, laporan
pemantauan dan evaluasi perkembangan kebijakan
serta telaahan kepada Wakil Presiden di llingkungan
Asisten Deputi Komunikasi Politik.
Tahap Persiapan:
a) Menyusun Tim Efektif
b) Pembuatan rencana kegiatan
Tahap Pelaksanaan:
a) Berkoordinasi dengan tim efektif dari luar Unit Kerja
b) Rapat Koordinasi Tim Efektif mengenai desain dan
inventarisasi konten-konten yang akan dimasukkan
c) Menyiapkan konsep-konsep memorandum
permohonan anggota tim TI dari luar Unit Kerja dan
surat keputusan penunjukkan anggota tim
pembuatan nstru pusat data berbasis web
d) Penyusunan rancangan konten-konten tersebut
dalam matriks sehingga mudah dikumpulkan,
diolah, dan disebarkan.
e) Memasukkan hasil penyusunan ke dalam pusat
data berbasis web sesuai dengan azaz cepat,
tepat, akurat, mudah diakses dan aman.
Tahap Pengendalian:
a) Pemantauan
Setiap proses pemasukkan data ke dalam nstru
pusat data web oleh anggota tim dipantau oleh
project leader agar setiap pengolahan,
pengumpulan dan penyimpanan sesuai dengan
tujuan.
b) Penilaian
Setiap data yang akan dimasukkan dalam nstru
pusat data diverifikasi oleh project leader dan
dimasukkan ke dalam matriks-matriks dan
folder-folder data yang sesuai dengan pengelompokkan
data.
c) Pelaporan
Setiap hasil pengolahan dan pengumpulan data
dilaporkan kepada project leader dan diberikan
kepada stakeholder pengguna internal yaitu Asdep
2. Jangka Menengah (waktu yang dibutuhkan satu tahun)
Output: Terbentuknya pusat data berbasis web yang
sistematis, aman, cepat, akurat, dan menjadi piranti
pendukung untuk menyiapkan analisis, laporan
pemantauan dan evaluasi perkembangan kebijakan
serta telaahan kepada Wakil Presiden di lingkungan
Deputi Seswapres Bidang Politik.
a) Memantau perkembangan penggunaan nstru
pusat data berbasis web di lingkungan Asdep
Komunikasi Politik serta manfaatnya bagi
stakeholder pengguna
b) Mensosialisasikan penggunaan pusat data berbasis
web untuk mengoptimalkan nstrumen informasi
c) Membuat rancangan SOP penggunaan pusat data
berbasis web di Lingkungan Deputi Seswapres
Bidang Politik
3. Jangka Panjang
Output: Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Web
yang sistematis, aman, cepat, akurat, dan mendukung
informasi keterbukaan publik di lingkungan Sekretariat
Wakil Presiden dan terintegrasi dengan satuan kerja
lain di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
a) Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Web
yang sistematis, aman, cepat, akurat, dan
mendukung informasi keterbukaan publik di
lingkungan Sekretariat Wakil Presiden dan
terintegrasi dengan satuan kerja lain di Lingkungan
b) Berkoordinasi dan berkolaborasi dengan Unit Kerja
dan Satuan Kerja lain yang terkait.
d. Perumusan Kegiatan
4. Bagaimana proses pembuatan dan penyusunan pusat
data dan pemanfaatan jaringan web based untuk
mengoptimalkan penyiapan analisis dan laporan
pemantauan dan evaluasi perkembangan kebijakan di
Lingkungan Asdep Komunikasi Politik dalam waktu enam
puluh hari?
2. Bagaimana proses penggunaan pusat data berbasis web
yang kontinu dan mendukung informasi keterbukaan
publik di lingkungan Deputi Seswapres Bidang Politik
dalam waktu satu tahun?
3. Bagaimana proses Tersedianya Rancangan SOP
Penggunaan Sistem Informasi Web Based yang
sistematis, aman, cepat, akurat, dan mendukung informasi
keterbukaan publik di lingkungan Setwapres dalam waktu
dua tahun?
6. Persetujuan Atasan/Mentor
Project Sponsor:
Kepala Bidang Komunikasi Media Massa,
B. RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
7. Judul
Strategi Penguatan Komunikasi Politik Wakil Presiden
Menggunakan Sistem Pusat Data Berbasis Web
8. Deskripsi
Pembuatan Sistem Pusat Data Berbasis Web merupakan
gagasan baru sebagai strategi penguatan komunikasi politik di
Lingkungan Asdep Komunikasi Politik, bahkan di Lingkungan
Sekretariat Wakil Presiden.
Piranti Pendukung penguatan komunikasi Wakil Presiden
tersebut dilaksanakan untuk mengoptimalkan kegiatan
pengumpulan, penyimpanan dan pengolahan data yang
berbentuk sistem pusat data (database) berbasis web yang
sistematik, mudah diakses, memiliki tingkat keamanan yang
optimal dan meningkatkan kecepatan penyebaran hasil
pengolahan data.
Pusat data tersebut akan memuat data laporan harian,
mingguan dan bulanan hasil monitoring sari berita penting dan
strategis dari media massa, hasil laporan networking dengan
media massa dan instansi terkait lain, hasil pelaksanaan
kegiatan pemantauan dan evaluasi perkembangan pelaksanaan
kebijakan pemerintah, hasil pelaksanaan kegiatan FGD/Diskusi
Terbatas, telaahan staf terkait isu-isu strategis kebijakan, dan
laporan evaluasi komunikasi politik wakil presiden yang diliput
dengan kebijakan komunikasi politik Wakil Presiden,
surat-menyurat, notulen pembahasan, literatur dan jurnal komunikasi
politik pemerintah, dan/atau buku referensi yang relevan
lainnya.
Secara umum Sistem Pusat Data Berbasis Web ini akan
memudahkan stakeholder pengguna yaitu seluruh pejabat dan
pegawai di Lingkungan Asdep Komunikasi Politik, Deputi
Seswapres Bidang Poitik, Sekretariat Wakil Presiden dalam
mengelola, mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan data
komunikasi politik Wakil Presiden. Project leader sejak awal
telah melakukan upaya koordinasi dengan stakeholder eksternal
yang mendukung proyek perubahan ini, sebab dengan sistem
berbasis web, project leader harus berkolaborasi dengan unit
kerja lain sebagai pengelola aplikasi dan jaringan.
9. Mentor
a. Nama : Saptarita Dewi,S.Sos.,M.Si.
b. NIP : 196010221980032001
c. Pangkat/Gol. Ruang : Pembina Tk. I (IV/b)
d. Jabatan : Kepala Bidang Komunikasi Media Massa
e. No. HP : 081286278740
10. Project Leader
a. Nama : Gita Savitri,S.Sos.,M.Si.
b. NIP : 198002132008012005
c. Pangkat/Gol. Ruang : Penata (III/c)
d. Jabatan : Kepala Subbidang Media Elektronik
e. No. HP : 081314334994
f. Email : gita.savitri@set.wapres.go.id
11. Milestones
a. Jangka Pendek
Output: Terbentuknya pusat data berbasis web dan konten
data.
Matriks Tahapan Kegiatan Jangka Pendek
No. Waktu Tahap Kegiatan Output Keterangan Tahap Persiapan
a) 20/4 – 5/5 Menyusun&Pembentukan Tim Efektif
Draft TE Project Leader
b) 20/4 – 5/5 Pembuatan Rencana Kegiatan
Time Schedule Project Leader
Tahap Pelaksanaan
a) 5/5 – 7/6 Berkoordinasi dengan tim efektif dari luar Unit Kerja
Laporan hasil
BA rapat Project Leader TE
Asdep Kompol
c) 11/5 – 13/6 Menyiapkan konsep-konsep administrasi
No. Waktu Tahap Kegiatan Output Keterangan e) 18/5 – 19/5 Memasukkan hasil
penyusunan konten ke dalam pusat data berbasis web sesuai dengan azas cepat, tepat, akurat, mudah diakses dan aman. data web oleh anggota tim dipantau oleh project leader agar setiap
pengolahan, pengumpulan dan penyimpanan sesuai dengan tujuan.
Laporan Project Leader
Mentor
b. Penilaian
18/5 – 19/6 Setiap data yang akan dimasukkan dalam nstru pusat data diverifikasi oleh project leader dan
dimasukkan ke dalam matriks-matriks dan folder-folder data yang sesuai dengan pengelompokkan data.
Laporan Project Leader
Mentor
b. Jangka Menengah
Output: Tersedianya pusat data berbasis web di lingkungan
Matriks Tahapan Kegiatan Jangka Menengah
No. Waktu Tahap Kegiatan Output Keterangan a) 1/7/2015 –
1/7/2016
Memantau perkembangan penggunaan nstru pusat data berbasis web di lingkungan Asdep nstrumen informasi
Bahan-bahan data berbasis web di Lingkungan Deputi
Output: Penggunaan Sistem Informasi Berbasis Web yang
sistematis, aman, cepat, akurat, dan mendukung informasi
keterbukaan publik di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden
dan terintegrasi dengan satuan kerja lain di Lingkungan
Kementerian Sekretariat Negara.
Matriks Tahapan Kegiatan Jangka Panjang
No. Waktu Tahap Kegiatan Output Keterangan b) 1/7/2015 –
1/7/2016
Berkoordinasi dan berkolaborasi dengan Unit Kerja dan Satuan Kerja lain yang terkait.
Sistem Pusat
12. Tata Kelola Proyek
a. Mentor
Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam
mempersiapkan proposal proyek perubahan yang akan
dilakukan dan implementasinya, karena mentor juga
bertindak sebagai user/pengguna data dalam sistem
pusat data tersebut dan sebagai atasan langsung
memberikan kesepakatan dan persetujuan atas
dokumen proposal proyek perubahan yang diajukan
Berperan sebagai nstrument bagi peserta diklat
Memantau setiap perkembangan proyek perubahan
dengan meminta progress report setiap minggunya
Memantau capaian yang didapat peserta sesuai
dengan milestone yang telah ditetapkan oleh peserta
dalam proyek perubahan.
b. Coach
Memberikan dorongan dan motivasi kepada peserta.
Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan
proyek perubahan yang sedang dirumuskan selama
tahap Ownership dan tahap Laboratorium
Kepemimpinan.
Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap
Taking Ownership dan selama tahap Laboratotium
Kepemimpinan melalui media teknologi informasi.
Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu
peserta yang mengalami permasalahan selama tahap
Taking Ownership dan tahapLaboratorium
Kepemimpinan.
c. Project Leader
Mengambil inisiatif dalam dialog dengan Mentor.
Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan para
Mempersiapkan atau merencanakan
(dokumen/ nstrument/waktu) yang diperlukan dengan
baik sebelum pertemuan dengan mentor.
Menggerakkan seluruh elemen stakeholders baik dari
internal maupun eksternal dalam mendukung
keseluruhan tahap implementasi proyek perubahan.
Mengembangkan instrument monitoring dan melakukan
perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan
dalam proses implementasi proyek perubahan.
d. Tim Efektif
Memberikan masukan dalam proses penyusunan
proyek perubahan.
Menjalankan tugas dan fungsi sesuai dengan
pembagian pekerjaan masing-masing sehingga
pengumpulan data dapat terlaksana dengan baik
sesuai dengan target.
Adapun struktur Tim Efektif antara lain:
(1) Tim Supervisi
Melakukan pengamatan dan monitorinh pelaksanaan pengelompokan jenis data yang
dikumpulkan berdasarkan subbidang di Asdep
Komunikasi Politik.
dikumpulkan oleh Tim Administrasi dan
pengolah data.
Tim Supervisi terdiri dari dua Kepala Bidang di bawah Asdep Komunikasi Politik.
(2) Tim Pengolah Data
Melakukan pengelompokan jenis data yang dikumpulkan berdasarkan subbidang di Asdep
Komunikasi Politik.
Mengolah data yang dikumpulkan oleh Tim Administrasi.
Tim Pengolah Data terdiri dari Kepala Subbidang di luar Bidang Komunikasi Media
Massa.
(3) Tim Administrasi
Melakukan pengumpulan, teknis penyebaran dan pengendalian data dan dokumentasi
pelaksanaan penyusunan pusat data.
Memasukkan data ke dalam pusat data.
Terdiri dari Kepala Subbidang Media Cetak, Bidang Komunikasi Media Massa dan Analis
Kebijakan Media Elektronik
(4) Tim Sistem Teknologi Informasi
Membantu penyediaan Sistem Pusat Data Berbasis Web terutama dukungan jaringan.
Memberikan masukan mengenai kebutuhan dan pengetahuan tentang Sistem Teknologi
Tim Sistem Teknologi Informasi terdiri dari Kepala Subbidang TI di Sekretariat Wakil
Presiden dan Pranata Komputer di Sekretariat
Negara
I. Diagram Struktur Tim Efektif
II. Nama-nama Tim Efektif Berdasarkan Rancangan
Surat Perintah yang diterbitkan Asisten Deputi
Bidang Komunikasi Politik
NO. NAMA JABATAN TUGAS
1. Gita Savitri,S.Sos.,M.Si. Kepala Subbidang Media Elektronik, Bidang
Komunikasi Media Massa
Project Leader
2. Sinto Weni, S.IP., M.M. Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural
Suprevisi Pengelola Data
3. Dra. Tati Sri Haryati, Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Non Pemerintah
Supervisi Pengelola Data 4. Saptarita Dewi, S.Sos., M.Si. Kepala Bidang Komunikasi
Media Massa
Supervisi Pengelola Data/Mentor MENTOR
PROJECT LEADER
5. Afif Juniar, S.H. Kepala Subbidang Lembaga
6. Mohamad Indra Noviar, S.H., M.H. Kepala Subbidang Lembaga Non Struktural, Bidang
Komunikasi Lembaga Negara dan Lembaga Non Struktural
Anggota
9. Dian Kusumawardani, S.H. Kepala Subbidang Media Cetak, Bidang Komunikasi Media Massa
Anggota
Pengelola Data
10. Adi Pramono, S.Sos. Analis Kebijakan pada Subbidang Media Elektronik, Bidang Komunikasi Media Massa
Anggota Administrasi
11. Didit Windhi Harmoko, S.Kom., M.T.I.
Kepala Subbagian Jaringan Informasi dan Aplikasi, Bagian Teknologi Informasi, Biro Tata Usaha dan
Kepegawaian, Deputi Sekretaris Wakil Presiden Bidang Administrasi
Konsultan
12. Insan Akhir Suryana, S.T., M.T.I. Pranata Komputer Muda pada Asisten Deputi
Stakeholder disini terbagi menjadi internal dan eksternal,
dengan adanya kemungkinan resistensi dari beberapa
stakeholder terutama yang berhubungan dengan
pengembangan jaringan internet dan penggunaan server serta
storage milik Unit Kerja lain. Dalam hal ini project leader selain
membagi kekuatan berdasarkan penekanan strategi
komunikasi. Stakeholder berdasarkan strategi komunikasi
adalah stakeholder supporting (mendukung), stakeholder netral
dan stakeholder resisten/ragu-ragu.
Pembagian stakeholder internal dan eksternal antara lain:
a. Stakeholder Internal
a. Deputi Seswapres Bidang Politik
b. Asisten Deputi Komunikasi Politik
c. Atasan langsung (Kepala Bidang Komunikasi media
Massa)
d. Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Non Pemerintah
e. Kepala Bidang Komunikasi Lembaga Negara dan
Lembaga Non Struktural
b. Stakeholder Eksternal
1. Wakil Presiden
2. Sekretaris Wakil Presiden (Seswapres)
3. Staf Khusus Wakil Presiden
4. Tim Ahli Wakil Presiden
5. Ajudan Wakil Presiden
6. Deputi Bidang Komunikasi Politik Lembaga
Kepresidenan
7. Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Informatika
Sekretariat Negara sebagai Pendukung aplikasi dan
jaringan web.
8. Asisten Deputi Bidang Tata Usaha dan Kepegawaian
Seswapres yang membawahi Bagian Teknologi
Informasi Setwapres
10. Pejabat dan pegawai Setwapres yang membutuhkan
data mengenai komunikasi politik Wakil Presiden
11. Seluruh Satker di Kementerian Sekretariat Negara yang
membutuhkan data mengenai komunikasi politik Wakil
Presiden
12. Media massa, Ormas/LSM, LNP/LNK serta instansi lain
sebagai pemberi data untuk konten
Bagan Pembagian Stakeholder Sesuai dengan Penekanan
Strategi Komunikasi
Support Netral
Resisten/Ragu-ragu Sekretaris Wakil
data mengenai komunikasi politik Wakil Presiden Media massa,
Ormas/LSM, LNP/LNK serta instansi lain sebagai pemberi data untuk konten
Staf Khusus Wakil Presiden Tim Ahli Wakil
Presiden Ajudan Wakil
Presiden Deputi Bidang
Komunikasi Politik Lembaga Kepresidenan
Kegunaan stakeholder mapping ini diperlukan untuk
mengetahui tingkat kekuatan strategi komunikasi yang
digunakan untuk keberhasilan proyek perubahan ini. Proyek
perubahan yang diusulkan project leader tergolong baru untuk
lingkungan Setwapres, dan membutuhkan leadership yang kuat
dari project leader, serta koordinasi dan kolaborasi yang optimal
guna kelancaran proses perubahan dan hasil yang dituju juga
optimal.
14. Anggaran
Dalam rangka pembuatan pusat data berbasis web yang
dijadikan piranti pendukung optimalisasi tugas pokok fungsi
Asdep Komunikasi Politik serta sebagai pelaksanaan strategi
penguatan komunikasi Wakil Presiden di Asisten Deputi
Komunikasi Politik, Deputi Seswapres Bidang Politik untuk
jangka pendek tidak menggunakan biaya. Biaya kemungkinan
DAFTAR TABEL/MATRIK
Matriks Tahapan Jangka Pendek ... 22
Matriks Tahapan Jangka Menengah ... 24
Matriks Tahapan Jangka Panjang ... 25
Diagram Struktur Tim Efektif ... 29
Nama-nama Tim Efektif Berdasarkan Rancangan Surat Perintah yang diterbitkan Asisten Deputi Bidang Komunikasi Politik ... 29
