Contoh Rancangan Pp

(1)

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN 1.

1.0.0. IDIDENENTITITTAS AS PRPROOYEYEK K Judul

Judul OptimalisasOptimalisasi Ti Tata !ata !l"la P!#$a%sl"la P!#$a%sipa# B!%&ipa# B!%&asis El!asis El!t%"#i t%"#i D!s%ips

D!s%ips ii

Pengars

Pengarsipan adalah suatu ipan adalah suatu proses mulproses mulai dari penciptaanai dari penciptaan, pengelompokan, pengelompokan,, pem

pemelieliharharaaaan n dan dan perperawawataatan n menmenuruurut t syssystem tem sehsehingingga ga mumudah dah untuntukuk men

mendapdapatkatkan an kkembembaliali.Ol.Oleh eh sebsebab ab itu itu penpengargarsisipan pan mermerupaupakan kan susuatuatu pe

pekkererjajaan an yayang ng sasangngat at vivitatal l dadalalam m pepengngamambibilalan n kkepepututususan an ununtutukk tercapainya tujuan organisasi.

tercapainya tujuan organisasi. Penyebab

Penyebab

(menggambarkan tentang judul) (menggambarkan tentang judul) Sp"#s"%

Sp"#s"% KeKepala Bagipala Bagian aranan arana Perea Perekonkonomian omian BirBiro Pereo Perekonkonomian ekromian ekretaretariatiat !aerah Provinsi ulwesi "tara

!aerah Provinsi ulwesi "tara

(adalah mentor) atasan pejabat yg

(adalah mentor) atasan pejabat yg ditunjuk olehditunjuk oleh P%"'!(t P%"'!(t )!ad!% )!ad!% elvie P. Keintjem, B#c elvie P. Keintjem, B#c Sum&!% Sum&!% da*a da*a Tim Tim Kepala Bagian Kepala Bagian arana arana Perekonomian Perekonomian Kasubbag Kasubbag $

$ata"saha Birata"saha Biroo

sta% sta% Operator komputer Operator komputer Programer&$enaga Programer&$enaga '$ '$

Kepala Bagian sarana Perekonomian Kepala Bagian sarana Perekonomian

 ebagai spoebagai sponsor karnsor karena merupakaena merupakan atasan langsn atasan langsungung project leader

project leader Project eader* Project eader*

 ebagai pebagai pemimpin premimpin proyek, perlu oyek, perlu diberi kdiberi kewenanganewenangan oleh atasan langsung untuk membuat perubahan oleh atasan langsung untuk membuat perubahan terkait tupoksi

terkait tupoksi

 +erupakan +erupakan pelaksana pelaksana kegiatakegiatan mengolah n mengolah suratsurat menyurat ,

menyurat , ngetikan, penggandangetikan, penggandaan,an,

pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi. pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi. 

 Pihak Pihak yang yang dapat dapat membantu membantu mengumpulkamengumpulkann dokumen

dokumen 

 Pegawai Pegawai yang yang akan akan menginput menginput dokumen dokumen keke istem lektronik

istem lektronik

 +empunyai +empunyai keahliakeahlian dalam n dalam '$, dap'$, dapat memberiat memberi dukungan te

dukungan teknis '$.knis '$. +.0

+.0.. )A)ATTAR BEAR BE)AK)AKANG ,BANG ,BURNURNING P)ING P)AAT-OT-ORR// Ber

Berdasdasararkan kan PePeratratururan an -ub-uberernunur r PrProviovinsi nsi uulawlawesi esi "t"tara ara oomor mor /0 /0 $$ahuahun n 12212233 tent

tentang ang "rai"raian an $$ugas ugas ekrekretaretariat iat !aer!aerah ah dan dan sta% sta% #hli #hli -uber-ubernur nur PrProvinovinsi si ulaulawesiwesi "tara.

"tara.

Pada Parag

Pada Paragra% 4 ra% 4 PasaPasal l 56 Biro 56 Biro PerePerekonomian mempunyai tugas * konomian mempunyai tugas * +elaksanaka+elaksanakan saranan sarana per

perekoekonominomian an daerdaerah, ah, prproduksoduksi i daerdaerah, ah, induindustristri, , perperdagadaganganngan, , trantransporsportasi tasi dandan pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. "nt

"ntuk uk melmelaksaksananakaakan n tugtugas as popokokok k tertersebsebut, %ungut, %ungsi si yanyang g dijdijalaalanknkan an yakyakni* a).ni* a). Pe

Pemberimberian pelayanan pelayanan an admiadministnistrasi di rasi di linglingkunkunganngannya7 b) ya7 b) penypenyusunusunan rencanan rencana a dandan pelaporan

pelaporan kegiatan7 kegiatan7 c) c) pengkoordinasian pengkoordinasian pelaksanaapelaksanaan n tugas7tugas7 8isi

8isi Biro Biro Perekonomian Perekonomian ekretariat ekretariat !aerah Pr!aerah Provinsi ulawesi ovinsi ulawesi "tara "tara 7 7 $$erwujudnyaerwujudnya Koordinasi Bidang perekonomian yang berorientasi pada 9siensi dan %ekti9tas antar Koordinasi Bidang perekonomian yang berorientasi pada 9siensi dan %ekti9tas antar ektor konomi.

ektor konomi. "n

"ntutuk k memewuwujujudkdkan an vivisi si tetersrsebebut ut mamaka ka mimissi i yayang ng ddieiembmban an yayaknkni* i* 6)6) meman

memantapktapkan an kookoordirdinasi nasi bidabidang ng perperekoekonominomian an 7 7 1) 1) meninmeningkatgkatkan kan kuakualitas litas sumbsumberer daya aparatur

daya aparatur dan sarana kdan sarana kantor 7 5) meningkantor 7 5) meningkatkan pelayaatkan pelayanan administratnan administrati%, teknisi%, teknis dan personaliti.

dan personaliti. +asal

+asalah ah yang yang dihadihadapi dapi daladalam m menimeningkngkatkaatkan n pelapelayanan yanan admiadministnistrativrative e salasalahh sat

satunyunya a adaadalah lah penpengelgelolaolaan an arsarsip, ip, didimanmana a kukuranrangnygnya a minminat at pegpegawaawai i untuntukuk men

mengelgelolaolah h arsarsip ip secsecara ara baibaik k dadan n benbenar, ar, menmengagakibkibatkatkan an kokondndisi isi arsarsip ip saasaat t ininii sang

sangatlah atlah tidatidak k mendumendukunkung g kinerkinerja ja pimppimpinaninan,kar,karena ena sulisulitnya tnya menemenemukamukan n kemkembalibali dokumen yang dibutuhkan.

dokumen yang dibutuhkan. "ntu

"ntuk k mengamengatasi masalah tasi masalah terstersebut ebut terterobosobosan an yang yang diamdiambil bil adaladalah ah melamelakukkukan an tatatata kelola pengarsipan berbasis elektronik.

kelola pengarsipan berbasis elektronik.

.0.

(2)

da%i 'a#$a m!#!$a.di&uat a#*a 'a#$a m!#!#$a da%i 'a#$a m!#!$a.di&uat a#*a 'a#$a m!#!#$a a.

a. :ang:angka pendka pendek* memindek* memindahkaahkan & n & mensmenscan data tahcan data tahun 1265, 12un 1265, 126/ dan 12606/ dan 1260 b.

b. :ang:angka menenka menengah (6 tahugah (6 tahun)* +embun)* +embuat so%tat so%twarware yang lebih bae yang lebih baikik 2.0

2.0.. AAN-N-AAAAT 3 &a$i "%$T 3 &a$i "%$a#ia#isassasi4 masi4 mas*a%*a%aaaat4t4 a.

a. Bagi 'nstBagi 'nstansi * ansi * +eningkatk+eningkatkan pelaan pelayanan adminyanan administrati% , istrati% , teknis dateknis dan person personalitynality b.

b. Bagi Bagi PePegawagawai * mi * menineningkagkatkan tkan kinekinerjarja 5.0.

5.0. RURUANG )INANG )INGKUGKUP &!%iP &!%isiasia# !# !$iat$iata#a#!$ia!$iata# *a#$ ata# *a#$ aa# dia# dilaulaua# dla# dlm PPm PP ;uang lingkup proyek perubahan adalah sosialisasi pr Penyediaan ruang dalam

;uang lingkup proyek perubahan adalah sosialisasi pr Penyediaan ruang dalam website yang sudah

website yang sudah tersedia, dirancang dan siap tersedia, dirancang dan siap dioperasikdioperasikanan 6.

6. PembuataPembuatan skn skedul predul program diklat ogram diklat yang memuat yang memuat seluruh jseluruh jenis diklaenis diklat kepemt kepemimpinanimpinan yang disinkronkan dengan diklat dasar (prajabatan)

yang disinkronkan dengan diklat dasar (prajabatan) 6.0.

6.0. OUTOUTPUT KPUT KUNCUNCI ,KEI ,KEY PROY PROJECT JECT DE)IDE)I7ERA7ERAB)ESB)ES/ &!%/ &!%isiisia# #aa# #ama da#ma da# p!#'!lasa# "utput *a#$ dia%apa#

p!#'!lasa# "utput *a#$ dia%apa# N

Naammaa D!D!ss%%iippssii

6.

;uang dalam website;uang dalam website yang dirancang untuk yang dirancang untuk skedul program diklat skedul program diklat

6.

Penambahan ruang khusus pada website yang sudahPenambahan ruang khusus pada website yang sudah beroperasi di Badan !iklat Prov ulut untuk skedul diklat. beroperasi di Badan !iklat Prov ulut untuk skedul diklat.

1.

kedul program diklatkedul program diklat

1.

$ $ersusunnya ersusunnya skeduskedul yang memuat prl yang memuat program diklatogram diklat

kepemimpinan yang disinkronkan dengan program diklat kepemimpinan yang disinkronkan dengan program diklat dasar (prajabatan).

dasar (prajabatan). 8.0.

8.0. PENTPENTAHAPAHAPAN ,IAN ,I)EST)ESTONEONES/ u%utaS/ u%uta# (apa# (apaia# dlm pia# dlm p!%i"d!%i"d! t!%t!! t!%t!#tu#tu $

$ahap "tama &Kahap "tama &Kegiatan egiatan PelaksaPelaksanana <<aktu &+ulaiaktu &+ulai Out putOut put a

a . P!m&u. P!m&uataata# Rua# Rua#$ u#$ usussus 9!&sit!

9!&sit! 6.

6. Pertemuan dengan KonsultanPertemuan dengan Konsultan tentang hak dan kewajiban tentang hak dan kewajiban konsultan

konsultan 1.

1. Berkoordinasi dengan ubbagBerkoordinasi dengan ubbag "mum dan Perlengkapan& "mum dan Perlengkapan& pengelola website untuk pengelola website untuk

menyiapkan ruang khusus dalam menyiapkan ruang khusus dalam website

website 5.

5. Penambahan ruang dalam websitePenambahan ruang dalam website &

& . S!du. S!dul P%l P%"$%a"$%am Dim Dilatlat K!p!mimpi#a#

K!p!mimpi#a# /.

/. Pertemuan dengan ubbid diklatPertemuan dengan ubbid diklat kepemimpinan

kepemimpinan 0.

0. +embuat skedul diklat+embuat skedul diklat kepemipinan

kepemipinan 4.

4. inkronisasi skedul diklatinkronisasi skedul diklat kepemimpinanprajabatan kepemimpinanprajabatan =.

=. +enyerahkan skedul program+enyerahkan skedul program diklat kepada pengelola untuk diklat kepada pengelola untuk diisi ke dalam ruang khusus diisi ke dalam ruang khusus website

website 3.

3. +emasukkan skedul latpim '''&'8 ke+emasukkan skedul latpim '''&'8 ke dalam website Bandiklat

dalam website Bandiklat (

( . S!du. S!dul P%l P%"$%a"$%am Dim Dilatlat P%a'a&ata#

P%a'a&ata# >.

>. Pertemuan dengan ubbid diklatPertemuan dengan ubbid diklat kepemimpinan

kepemimpinan 62.

62. +embuat skedul diklat prajabatan+embuat skedul diklat prajabatan 66.

66. +enyerahkan skedul program+enyerahkan skedul program diklat kepada pengelola untuk diklat kepada pengelola untuk diisi ke dalam ruang khusus diisi ke dalam ruang khusus website website Project Project eader eader Project Project eader eader konsultan konsultan Project Project eader eader ubidpim ubidpim ubidpim&ds ubidpim&ds rr ubidpim ubidpim Konsultan Konsultan Project Project eader eader ubid dasar ubid dasar ubid dasar ubid dasar Konsultan Konsultan ,10 a%i/ ,10 a%i/ 0 hari& 0 hari& 60 :uli?6/ 60 :uli?6/ / hari& / hari& =66 :uli?6/ =66 :uli?6/ 6 hari & 61 6 hari & 61 :uli?6/ :uli?6/ ,: a%i/ ,: a%i/ 6 hari& 6 hari& 6/ :uli?6/ 6/ :uli?6/ 1 hari& 1 hari& 646= :uli?6/ 646= :uli?6/ 1 hari& 1 hari& 636> :uli?6/ 636> :uli?6/ 1 hari& 1 hari& 1611 :uli?6/ 1611 :uli?6/ 6 hari& 6 hari& 1/ :uli? 6/ 1/ :uli? 6/ , , 6 a6 a%%ii// 6 hari& 6 hari& 6/ :uli?6/ 6/ :uli?6/ 1 hari& 1 hari& 646= :uli?6/ 646= :uli?6/ 1 hari& 1 hari& 1611 :uli?6/ 1611 :uli?6/ 6 hari& 6 hari& 1/ :uli? 6/ 1/ :uli? 6/ ,+ a%i/ ,+ a%i/ 6 hari& 6 hari& 10=6/ 10=6/ 6 hari& 6 hari& 14 :uli?6/ 14 :uli?6/ Rua#$ usus Rua#$ usus • •KesepakatanKesepakatan (naskah) (naskah) • •KesepakatanKesepakatan Penambahan Penambahan ruang khusus di ruang khusus di website website •

•;uang khusus di;uang khusus di website website S!dul latpim S!dul latpim • •KesepakatanKesepakatan pembuatan pembuatan skedul diklat skedul diklat •

•kedul latpimkedul latpim •

•kedul diklat 6 thnkedul diklat 6 thn •

•kedul diklatkedul diklat

•

•;uang khusus;uang khusus berisi skedul berisi skedul diklat diklat S!dul latp%a'a& S!dul latp%a'a& • •KesepakatanKesepakatan pembuatan pembuatan skedul diklat skedul diklat •

•kedul latprajabkedul latprajab •

•kedul diklatkedul diklat prajab prajab

•

•;uang khusus;uang khusus berisi skedul berisi skedul latprajab latprajab

(3)

61. +emasukkan skedul latprajab ke dalam website Bandiklat

d. S"sialisasi s!dul dilat 65. +embuat surat pemberitahuan skedul kepada pemakai jasa diklat

6/. +engirim surat pemberitahuan skedul kepada pemakai jasa diklat ubum&perl ta% •urat pemberitahuan •urat terkirim

Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan*

 eluruh kegiatan dari (a) sampai dengan (p) akan dimonitoring dan dipara% oleh mentor sesuai %ormulir kegiatan.

 eluruh kegiatan (a) sampai dengan (p) dan perkembangan outputnya akan

dilaporkan kepada coach pada tiap minggu sesuai dengan %ormulir kegiatan dengan menggunakan '$.

Penjelasan tentang sistem dan %ormat pelaporan yang dipakai oleh tim*

 +asingmasing tim akan mengembangkan sistim pelaporan @ pertanggung

jawaban, yang berisi tentang* #pa yang dikerjakan, kapan dikerjakan, bagaimana perkembangan output, serta berapa kebutuhan sarana pendukung

:.0. TATA KE)O)A PROYEK

STRUKTUR D!s%ipsi

Peran*

Kepala Badan !iklat Kepemimpinan  Pemberi otoritas kepada Pemimpin

proyek, untuk melakukan perubahan melalui persetujuan dokumen

proposal dan dokumen pelaksanaan project perubahan

 Pembimbing project leader saat B$6&B$1

Project eader

 Pemimpin (perencana dan pelaksana proyek perubahan)

Pokja 6 (Kepala&sta% ubag "mum dan Perlengkapan&pengelola website)*

 Penyedia sarana prasarana&ruang khusus pada website serta sebagai pemimpin.

Pokja 1 (Kepala&sta% ubid!iklat

Kepemimpinan dan ubid diklat dasar*  Penyusun skedul diklatpim ''' dan '8

serta sebagai pemimin pokja 1 Konsultan

 Perancang ruang khusus pada website untuk menampung skedul diklat

Aoach

; Pemantau dan pemberi dukungan teknis proyek perubahan dalam semua tahapan

$ugas dan <ewenang*

• Kepala Badan !iklat bertugas memberikan dukungan PP secara penuh, dengan wewenang menyetujui dokumen proposal dan dokumen pelaksanaan proyek perubahan.

• Project eader bertugas memimpin PP secara keseluruhan, dengan kewenangan menyerahkan bahan diklat kepada pengelola website.

• ubbag "mum bertugas menyiapkan sarana prasarana, dengan kewenangan penyiapan ruang khusus serta aplikasi pengisian& maintenance website7 seta membuat surat pemberitahuan skedul diklat kepda pemakai jasa diklat

• ubid diklat kepemimpinan bertugas membuat skedul diklat kepemimpinan baik pim '8 maupun '''

• ubid diklat dasar bertugas membuat skedul diklat prajabatan golongan ', '' dan ''' Pokja 1 Konsultan Project eader Pokja 6 Aoac h ponsor Kepala Bidang !iklat Kepemimpinan

(4)

• Konsultan bertugas menyiapkan aplikasi web, dengan wewenang memasukan skedul diklat ke dalam web.

• Aoach bertugas memberikan bimbingan dalam semua tahap project leader, dengan wewenang memantau serta meminta laporan pelaksanaan

a. +asa berlaku tim selama 52 hari

b. tika kerja tim* aling menghormati, menjaga kekompakan, membangun komunikasi yang baik, memberikan saran diminta&tidak.

<.0 ANGGARAN JU)AH D!s%ipsi

;p. 6.322.222  onor Konsultan C ;p. 6.222.222,

 #$K* Dlash disk (1 buah), Kertas C ;p. 522.222,  Konsumsi sinkronisasi skedul diklat C ;p. 022.222,

10.0 IDENTI-IKASI STAKEHO)DER dia%apa# m!m&uat #!tmap dilampi%a# dalam &aa# s!mi#a% &!%sama &!%sama d!#$a# &uti+ duu#$a#

N" 6. 'nternal*

 ubbag "mum dan Perlengkapan (pengelola website) dan sta%nya  ubid diklat kepemimpinan

 ubid diklat dasar

 ubid umum dan perlengkapan

Est!%#al3

; Konsultan

; 'nstansi KP! Provinsi&Kabupaten&Kota

11.0 IDENTI-IKASI POTENSI KENDA)A=ASA)AH

1 +asalah yang mungkin timbul yakni program diklatpim pelaksanaannya bertabrakan dengan pelaksanaan diklat prajabatan yang dilaksanakan oleh kabupaten&kota.

+ :ika program diklatpim pelaksanaannya bertabrakan dengan pelaksanaan diklat prajabatan maka akan melampaui kapasitas&daya tampung (ketersediaan tenaga pengajar&widyaiswara).

 "ntuk mengantisipasi masalah&kendala daya tampung di atas, maka akan dilakukan sinkronisasi skedul dengan diklat prajabatan yang dilaksanakan oleh kabupaten&kota dalam rapat koordinasi yang dilaksanakan oleh Badan !iklat. 1+.0 KRITERIA DAN -AKTOR KUNCI KEBERHASI)AN

6. ;uang khusus untuk bahan diklat telah disediakan 622E dalam website dan dapat dioperasikan.

1. kedul diklat kepemimpinan minimal selama satu tahun dibuat dan disinkronkan dengan skedul diklat prajabatan kabupaten&kota.

Penjelasan*

• :ika ruang dalam website telah disediakan 622E, maka skedul diklat dapat dimasukkan dalam ruang tersebut dan dapat diakses secara online. <ebsite ini dapat beroperasi, dengan kunci keberhasilan yakni jika terdapat jaringan internet yang memadai.

• kedul diklat kepemimpinan dibuat, dengan kunci keberhasilan yakni disinkronkan program dengan skedul diklat prajabatan karena keduanya mengunakan sumberdaya (!+, dan sarpras) yang sama

1. DA-TAR RENCANA KEGIATAN PE)AKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Project ponsor&Kepala Badan !iklat Prov ulut,

(tanda tangan)

(5)

-ORU)IR BAGI COACH PADA TAHAP BT I

1. Nama

S!l>i! P. K!i#t'!m4 BA(

+. I#sta#si

Bi%" P!%!"#"mia# S!tda P%">. Sulut

. T"pi *a#$ di'adia#

a%!a P!%u&aa#

Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis

lektronik

Catata#

(6)

+anado,

COACH4

RHEINHARD J. S.

PARENGKUAN4SH.H

NIP. 1<80080: 1<<

ATRIKS TAPISAN ISU AKTUA)

NO

ISU

U

S

G

TOTA)

RANKIN

G

6 Peningkatan pemahaman !+

(Pegawai)

$erkait pengelolaan arsip berbasis

'$

/

61 ''

1 Optimalisasi tata kelola

pengarsipan berbasis elektronik

0

0 /

6/

'

5 %ekti9tas proses pengarsipan

dalam system perkantoran +odern

5 /

5

62 '''

K$;#-#

*

"

C ";-'D



C ;'O"

-

C -;O<$

(7)

0 C #-#$ ";-'D&;'O"&-;O<$

/

C ";-'D&;'O"&-;O<$

5 C K";#- ";-'D&;'O"&-;O<$

1 C $'!#K ";-'D&;'O"&-;O<$

6 C #-#$ $'!#K ";-'D&;'O"&-;O<$

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1.0 IDENTITAS PROYEK

:udul&ama

Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis elektronik

!eskripsi

Pengarsipan dokumen pada Biro perekonomian saat ini belum

dikelolah secara baik dan benar. al itu terjadi karena kurangnya

minat pegawai dan pemahaman tentang pentingnya arsip dalam

organsasi sehingga kesulitan menemukan kembali dokumen

yang dibutuhkan dan berdampak pada kinerja pimpinan termasuk

dalam pengambilan keputusan.

"ntuk menjawab akan kebutuhan tersebut maka perlu melakukan

terobosan yaitu optimalisasi tata kelola pengelolaan pengarsipan

berbasis elektronik karena selain lebih mudah

untuk

menemukan kembali

dokumen

yang dibutuhkan

oleh

pimpinan&pengguna tapi juga dapat dipahami bahwa pengelolaan

arsip yang baik dan benar merupakan pekerjaan yang sangat vital

dalam organisasi.

ponsor

Kepala Bagian arana perekonomian

Project

leader

elvie Paula Keintjem, B#cr

umber

daya $im



Kepala

Biro

Perekonomian etda

Prov. ulut



Kepala

Bagian

arana

Perekonomian



Kepala

ub

$ata



+emiliki

pemahaman

lebih

tentang

masalah kearsipan

dan selaku Kuasa Pengguna

anggaran



+emiliki

pemahaman

lebih

tentang

masalah

kearsipan

yang ada di lingkup Biro

perekonomian

(8)

"saha Biro



ta%



Operator Komputer



Programer



+erupakan pihak yang dapat

membantu



+engumpulkan dokumen.



Petugas yang akan menginput

dokumen ke system elektronik



+emberikan pelatihan tentang

system berbasis elektronik.

)ata% B!laa#$

Berdasarkan Peraturan -ubernur Provinsi ulawesi "tara omor /0 $ahun 1223

tentang "raian tugas ekretariat !aerah dan ta% #hli -ubernur Provinsi

ulawesi "tara.

Paragra% 4 ayat 56 Biro Perekonomian mempunyai

mempunyai tugas

melaksanakan sarana perekonomian daerah. Produksi daerah, industry,

perdagangan,transportasi dan pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh pimpinan.

"ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud maka Biro Perekonomian

mempunyai %ungsi * a) pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya 7 b)

Penyusunan rencana dan pelaporan kegiatan 7 c) Pengkoordinasian pelaksanaan

tugas.

edangkan tugas dan %ungsi sub.bagian

$ata usaha

yang menjadi area

perubahan adalah * +engolah surat menyurat , pengetikan, penggandaan,

pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.

!alam pelaksanakan tugas dan %ungsi

kegiatan yang

membutuhkan

perubahan

yaitu kegiatan pengarsipan dimana ketika user membutuhkan

dokumen terkesan lambat dan

sulit untuk menemukan kembali, hal ini

disebabkan masih

kurangnya

perhatian dan pengetahuan

terhadap

pengarsipan sehingga arsip tidak dikelolah secara baik dan benar. Oleh sebab

itu perlu melakukan terobosan baru dalam penataan dan pengelolaan arsip

yaitu pengarsipan yang berbasis elektronik sehingga akan lebih mudah dan

cepat

untuk menemukan arsip& dokumen

juga lebih hemat dalam

penggunaan tempat&ruangan.

.0 TUJUAN



+engoptimalisasikan tata kelola Pengarsipan urat F surat dan dokumen F

dokumen menggunakan computer &berbasis elektronik ( :angka Pendek )



+embuat so%tware (:angka menengah)

2.0 AN-AAT

Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis elektronik



+emudahkan menemukan kembali dokumen yang diperlukan



+enghemat penggunaan tempat&ruangan



+eningkatkan kesadaran bahwa pengarsipan merupakan pekerjaan yang

sangat vital di organisasi pemerintahan khususnya di biro perekonomian

5.0 RUANG )INGKUP



+engumpulkan dokumen  dokumen



+elaksanakan ;apat koordinasi dengan takeholder



+engawasi & pelaporan

(9)

6.0 OUTPUT KUNCI

ama

!eskripsi

Output kunci* +embuat system

&aplikasi pengarsipan berbasis

elektronik secara sederhana

Output akhir* $ersedianya aplikasi

+elalui Proyek Perubahan diharapkan

akan menghasilkan ouput kunci dan

output akhir

8.0 TAHAPAN ,I)ESTONES/

NO

KEGIATAN

PE)AKSA

NA

9AKT

U

TANGGA)

PE)AKSANA

AN

OUTPUT

1 K"#sultasi

T!#ta#$ P%"*!

p!%u&aa# *a#$

aa# dilasa#aa#

s!lama 60 a%i 3

a. Konsultasi dengan

Kepala Biro

b. Konsultasi dengan

Kabag arana

Perekonomian

Project

leader

/ hari

60 s.d 63

Oktober 1260

60 dan 64

Oktober 1260

6= dan 63

Oktober 1260

otulen &

arahan&petu

njuk.

Doto

Pernyataan

dukungan

stakeholder

+

Rapat P!%siapa#

p!%t!mua# d!#$a#

p"'a u#tu

m!#'!lasa#

masud da#

%!#(a#a m!m&uat

P%"*! P!%u&aa#.

3 a. "ndangan

melalui sms

b.

;apat

Project

leader

1 hari

6> s. d 12

oktober 1260

6> Oktober

1260

12 Oktober

1260

otulen

!a%tar adir

Doto

5 P!%t!mua# d!#$a#

t!#a$a p%"$%am!%3

a. Komunikasi

$entang

pengarsip

an berbasis

elektronik

b. Kesepakatan

pembuatan

aplikasi

Project

leader

1 ari

1115

Okt.1260

11 Oktober

1260

15 oktober

1620

#rahan

&teknis

Pelaksanaa

n

Doto

Kesepakata

n membuat

Pembimbin

gan&pelatih

an

(10)

/

P!%siapa# 3

a. +enyediakan

datadata

&suratsurat

tahun 1265

b. +enyediakan

datadata

dokumen

&suratsurat

tahun 126/

c. +enyediakan

datadata

dokumen

&suratsurat

tahun 1260

Pokja

60 hari

0 hari

1/ Oktober 

62 ovember

1260

1/,14,1=,13,

1>Oktober

1260

52,56

Oktober

6,1,5,ovem

ber 1260

0,4,=,3,>

N">!m&!%

+015

!ata 1265

!ata 126/

!ata 1260

0 P!m&uata#

Apliasi *

a. Penyediaaan

data data

b. $ersedianya

aplikasi

Programer

0 hari

4 ovember

62

ovember

1260

Doto

!ata

#plkasi

4 P!m&im&i#$a#

!pada sta?=P"'a

dan

p!#$impu#a#

data ! -il!

!l!t%"#i

a.pelatihan

pengoperasian

aplikasi kepada sta%

b. melakukan

pengumpulan data

tahun 12651260

c. Proses import

dokumen ke 9le

elektronik

Programer

10 hari

62 hari

60 hari

11 #">!m&!%

+015; <

D!s!m&!%

+015

66 12

ovember

1260

16 ovember

F > desember

1260

c. Klasi9

kasi

#rsip

d. #rsip

elektr

onik.

(11)

=

E>aluasi da#

P!lap"%a# 3

a. valuasi

kegiatan

pelaksanaan

proyek

perubahan

b. aporan

pimpinan&ment

or

Project

leader

Project

leader

0 hari

> s.d 65

!esember

1260

> dan 62

desember

1260

66 s.d 65

desember

1260

+embuat

Guestioner

apakah

proyek

perubahan

berman%aat

dan sudah

bisa

digunakan

;ingkasan

hasil

pelaksan

Proyek

Perubahan

(12)

$;"K$";

Pengarah* Kepala Biro

ponsor* ebagai Pengarah dan

Pendukung Proyek Perubahan

+entor * memberikan

petunjuk&instruksi

Aoach * Pembimbing dalam Proyek

Perubahan dari setiap tahapan

Pokja* Petugas yang membantu

terlaksananya Proyek Perubahan

Programer * Pembuatan aplikasi

P!#$a%a

3 K!pala Bi%" P!%!"#"mia# S!tda P%">. Sulut

!#t"%

3 K!pala Ba$ia# Sa%a#a P!%!"#"mia#

K!tua

3 Kasu& TU Bi%"

P"'a

3 ub.$ata "saha Biro

Pokja '

6. ri uadnyani, 

1. +elvy +ait

5. Dientje +akahekung

/. #l%a olowang, 

Pokja ''

Programer

Tu$as Tim



Pengarah

•

+engarahkan, mendukung, membimbing, menjelaskan dan inspirator

bagi pelaksanaan Proyek Perubahan

•

+enerima aporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dari +entor dan Ketua

$im

Kewenangan * +emberikan Petunjuk&'nstruksi



+entor

•

+enyepakati Proyek Perubahan

Kepala Biro Perekonomi an etda +$O Programe r Kasub $" Biro Aoach POK:# POK:#

(13)

•

+embimbing dan mendukung Proyek Perubahan

•

+emberikan +otivasi untuk Proyek Perubahan

•

+emberikan aporan Kepada Pengarah

Kewenangan * +enyetujui Proyek Perubahan



Ketua

•

Bertanggung :awab pada Proyek Perubahan

•

+erencanakan Proyek Perubahan

•

+enentukan tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan

•

+engarahkan Pokja untuk Pelaksanaan Proyek Perubahan

•

+engawasi Pokja dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Proyek kepada

Pengarah dan +entor

Kewenangan * Penanggung :awab Proyek Perubahan



Pokja

•

+elaksanakan pengumpulan data&dokumen

•

+embuat laporan kepada Ketua $im

tika $im*

Kerjasama, emangat, saling menghormati, saling menghargai, kemiteraan,

saling percaya, tanggung jawab

+ekanisme $im*



Ketua melaksanakan konsultasi dengan Pengarah dan +entor



Pengarah memberikan 'nstruksi kepada +entor



+entor memberikan instruksi kepada Ketua



Ketua memberikan instruksi kepada Pokja



Pokja melaporkan kepada Ketua



Ketua melaporkan kegiatan kepada mentor



+entor melaporkan kegiatan kepada Pengarah

<.0 ANGGARAN

:"+#

!K;'P'

;p.

6.022.222 onor Programer

;p.

022.222 Konsumsi

;p.

6.222.222 onor tim

Rp.

5.222.222 T " t a l

10.0 IDENTI-IKASI STAKE HO)DER

;

'nternal

•

Kepala Perekonomian etda Prov. ulut

•

Kepala Bagian arana perekonomian (ekunder)

•

Kepala sub Bagian

•

ta%

•

Operator komputer

;

ksternal

•

$enaga '$&Programer

u11.0 IDENTI-IKASI ASA)AH

(14)

olusi * +emberikan penjelasan dan pemahaman secara %ace to %ace

1+.0 RESIKO



!alam melaksanakan kegiatan terjadi gangguan listrik

1.0 KRITERIA KEBERHASI)AN



$erlaksananya konsultasi dan koordinasi dengan stakeholder



#danya dukungan dari stakeholder dalam pelaksanaan kegiatan

;

P!maama# a#$$"ta p"'a

12.0 -AKTOR KUNCI KEBERHASI)AN



$erjadinya komunikasi yang e%ekti% antara takeholder



Koordinasi yang e%ekti% dan e9sien antara stakeholder



#danya pemahaman tentang tugas dan %ungsi dari $im yang dibentuk



$erciptanya situasi kerja yang kondusi% di dalam $im

;

#danya kesadaran bahwa pentingnya pengarsipan berbasis elektronik

15.0 DISETUJUI

ENYETUJUI4

KEPA)A BAGIAN SARANA PEREKONOIAN4

ARCIANO A. A. )OBAN4 SE. .Si

(15)

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

1.0 IDENTITAS PROYEK

:udul&ama

Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis elektronik

!eskripsi

Pengarsipan dokumen pada Biro perekonomian saat ini belum

dikelolah secara baik dan benar. al itu berdampak pada

kpimpinan karena sulit menemukan kembali dokumen yang

dibutuhkan. al ini terjadi karena kurangnya minat dan

pemahaman tentang pentingnya arsip dalam organisasi.

"ntuk menjawab akan kebutuhan tersebut maka perlu melakukan

terobosan

pada pengelolaan pengarsipan dengan berbasis

elektronik karena selain menghemat tempat ataupun ruangan

tetapi juga memudahkan untuk menemukan kembali dokumen

yang dibutuhkan.

ponsor

Kepala Bagian arana perekonomian

Project

leader

elvie Paula Keintjem, B#c

Sum&!%

da*a Tim



Kepala

Biro

Perekonomian

etda

Prov. ulut



Kepala Bagian arana

Perekonomian



Kepala ub $ata "saha

Biro



ta%



Operator Komputer



Programer



+emiliki

pemahaman

lebih

tentang

masalah kearsipan dan

selaku KP#

 +emiliki pemahaman lebih tentang

masalah kearsipan yang ada di

lingkup Biro perekonomian

 Pembuat Proyek Perubahan

 +erupakan

pihak

yang

dapat

membantu&menyedikan dan

+engumpulkan dokumen.

Petugas yang akan menginput

dokumen

ke system elektronik

+emberikan

pelatihan

tentang

system berbasis elektronik.

Berdasarkan Peraturan -ubernur Provinsi ulawesi "tara omor /0 $ahun 1223

tentang "raian tugas ekretariat !aerah dan ta% #hli -ubernur Provinsi

(16)

ulawesi "tara.

Paragra% 4 ayat 56 Biro Perekonomian mempunyai

mempunyai tugas

melaksanakan sarana perekonomian daerah. Produksi daerah, industry,

perdagangan,transportasi dan pariwisata serta melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh pimpinan.

"ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud maka Biro Perekonomian

mempunyai %ungsi * a) pemberian pelayanan administrasi di lingkungannya 7 b)

Penyusunan rencana dan pelaporan kegiatan 7 c) Pengkoordinasian pelaksanaan

tugas.

edangkan tugas dan %ungsi sub.bagian

$ata usaha

yang menjadi area

perubahan adalah * +engolah surat menyurat , pengetikan, penggandaan,

pendistribusian, pengarsipan dan dokumentasi.

$ata kelola pengarsipan pada biro perekonomian saat ini masih dilakukan

secara manual dan belum dilakukan secara baik dan benar. Kondisi yang ada

ketika pimpinan membutuhkan dokumen terkesan lambat ataupun sulit untuk

menemukan kembali oleh sebab itu solusi yang akan diterapkan adalah

mengelolah arsip berbasis elektronik, dimana selain lebih mudah dan cepat

untuk menemukan arsip& dokumen

juga lebih hemat dalam penggunaan

tempat&ruangan.

.0 TUJUAN

!mi#daa#=m!#;s(a# d"um!# =data +014 +0124+015 pada

("mput!%.



+embuat aplikasi (:angka menengah)

2.0 AN-AAT

Optimalisasi $ata kelola pengarsipan berbasis elektronik



+emudahkan menemukan kembali dokumen yang diperlukan



+enghemat penggunaan tempat&ruangan



+eningkatkan kesadaran bahwa pengarsipan merupakan pekerjaan yang

sangat vital di organisasi pemerintahan khususnya di biro perekonomian

5.0 RUANG )INGKUP



+engumpulkan dokumen  dokumen



+elaksanakan ;apat koordinasi dengan takeholder



+engawasi & pelaporan

6.0 OUTPUT KUNCI

ama

!eskripsi

Output kunci* +embuat system

pengarsipan berbasis elektronik

secara sederhana

Output akhir* $ersedianya aplikasi

+elalui Proyek Perubahan diharapkan

akan menghasilkan ouput kunci dan

output akhir

8.0 TAHAPAN ,I)ESTONES/

NO

I)ESTONES

PE)AKSA

9AKT

TANGGA)

PE)AKSANA

(17)

NA

U

AN

1 Koordinasi $entang

Proyek perubahan

yang akan

dilaksanakan selama

42 hari *

a. KOnsultasi dengan

Kepala Biro

b. Konsultasi dengan

Kabag arana

Perekonomian

Project

leader

5 hari

otulen

Doto

Pernyataan

dukungan

stakeholder

1 ;apat Persiapan

pertemuan dengan

pokja untuk

menjelaskan maksud

dan rencana

membuat Proyek

Perubahan. *

a. "ndangan

melalui sms

b. ;apat

Project

leader

5 ari

undangan

notulen

da%tar hadir

%oto

5 pertemuan dengan

tenaga programmer*

a. Komunikasi

tentang

pengarsipan

berbasis

elektronik

b.

Kesepakatan

pembuatan

aplikas

Project

leader

programer

hari

urat

pernyataan

dukungan

kesepakata

n

membuat

pelatihan

Doto

/.

Pembuatan aplikasi

a. Penyediaan

data

!ata

b. $ersedianya

aplikasi

Programer

!ata

#plikasi

%oto

0 Persiapan *

a. +enyediakan

Pokja

60 hari

a. !ata

1265

(18)

datadata

!okumen&suratsurat

tahun 1265 yang

akan diolah .

b. !okumen&surat

surat tahun

126/

c. !okumen&data

tahun 1260

b. !ata

126/

c. !ata

1260

d. Doto

4 Pembimbingan

kepada sta% *

a.pelatihan

pengoperasian

aplikasi kepada sta%

b. Kasub $"

Programer 0

hari

Doto

=

imulasi *

a.data 1265

b.data 126/

c.data 1260

Programer

16 ari

!ata

3 penyusunan

laporan *

a. valuasi

kegiatan

pelaksanaan

proyek

perubahan

b. aporan

pimpinan&ment

or

Project

leader

= hari

aporan

tersedia

(19)

$;"K$";

Pengarah* Kepala Biro

ponsor* ebagai Pengarah dan

Pendukung Proyek Perubahan

+entor * memberikan petunjuk&instruksi

Aoach * Pembimbing dalam Proyek

Perubahan dari setiap tahapan

Pokja* Petugas yang membantu

terlaksananya Proyek Perubahan

Programer *

P!#$a%a

3 K!pala Bi%" P!%!"#"mia# S!tda P%">. Sulut

!#t"%

3 K!pala Ba$ia# Sa%a#a P!%!"#"mia#

K!tua

3 Kasu& TU Bi%"

P"'a

3 ub.$ata "saha Biro

Pokja '

6. ri uadnyani, 

1. Ahristine un

5. Philip ;ondonuwu

/. Dientje +akahekung

0. +elvy +ait

4. #l%a olowang, 

Tu$as Tim



Pengarah

•

+engarahkan, mendukung, membimbing, menjelaskan dan inspirator

bagi pelaksanaan Proyek Perubahan

•

+enerima aporan Pelaksanaan Proyek Perubahan dari +entor dan Ketua

$im

Kepala Biro Perekono +$O Kasub $" Biro&Pimpr o Aoach ;heinhard Parengkua POK:# ' Pokja ''

(20)

Kewenangan * +emberikan Petunjuk&'nstruksi



+entor

•

+enyepakati Proyek Perubahan

•

+embimbing dan mendukung Proyek Perubahan

•

+emberikan +otivasi untuk Proyek Perubahan

•

+emberikan aporan Kepada Pengarah

Kewenangan * +enyetujui Proyek Perubahan



Ketua

•

Bertanggung :awab pada Proyek Perubahan

•

+erencanakan Proyek Perubahan

•

+enentukan tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan

•

+engarahkan Pokja untuk Pelaksanaan Proyek Perubahan

•

+engawasi Pokja dalam Pelaksanaan Proyek Perubahan Proyek kepada

Pengarah dan +entor

Kewenangan * Penanggung :awab Proyek Perubahan



Pokja

•

+elaksanakan pengumpulan data&dokumen

•

+embuat laporan kepada Ketua $im

tika $im*

Kerjasama, emangat, saling menghormati, saling menghargai, kemiteraan,

saling percaya, tanggung jawab

+ekanisme $im*



Ketua melaksanakan konsultasi dengan Pengarah dan +entor



Pengarah memberikan 'nstruksi kepada +entor



+entor memberikan instruksi kepada Ketua



Ketua memberikan instruksi kepada Pokja



Pokja melaporkan kepada Ketua



Ketua melaporkan kegiatan kepada mentor



+entor melaporkan kegiatan kepada Pengarah

<.0 ANGGARAN

:"+#

!K;'P'

;p.

6.022.222 Programer

;p.

022.222 Konsumsi

;p.

6.222.222 onor $im

Rp.

5.222.222 T " t a l

10.0 IDENTI-IKASI STAKE HO)DER

;

'nternal

(21)

•

Kepala Bagian arana Perekonomian

•

Kepala ub Bagian

•

ta%

•

Operator komputer

;

ksternal

•

Programer

•