SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)
STUDI KASUS : STMIK MIKROSKIL MEDAN
TESIS
Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari
Institut Teknologi Bandung
Oleh :
KRISTIAN TELAUMBANUA
NIM : 23505007
Program Studi : Magister Informatika
SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)
STUDI KASUS : STMIK MIKROSKIL MEDAN
Oleh :
KRISTIAN TELAUMBANUA NIM : 23505007
Program Studi Magister Informatika
SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Menyetujui Pembimbing
Tanggal : ...
ABSTRAK
PERANCANGAN RENCANA STRATEGIS
SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)
STUDI KASUS : STMIK MIKROSKIL MEDAN
Oleh :
KRISTIAN TELAUMBANUA NIM : 23505007
Perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini sangat cepat dan signifikan. Perkembangan ini menyebabkan perubahan peran teknologi pada dunia bisnis atau organisasi. Peran ini mulai dari efisiensi, efektifitas dan sampai ke peran strategik. Peran efisiensi yaitu menggantikan manusia dengan teknologi informasi yang lebih efisien, peran efektifitas yaitu menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Dan sekarang peranan teknologi informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektifitas, tetapi sudah untuk strategik, yaitu digunakan untuk memenangkan persaingan. Karena perannya yang strategik, Teknologi Informasi juga disebut sebagai senjata strategik (strategic weapon), yaitu digunakan sebagai alat ampuh untuk berkompetisi dan bahkan saat ini juga teknologi informasi disebut sebagai enabler yaitu membuat organisasi mampu mendapatkan keunggulan kompetitif.
Pada era informasi ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari peran Sistem informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI), SI merupakan sarana andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan ke depan, memperluas pasar, dan memasarkan produk.
Keunggulan bersaing organisasi yang didukung oleh sistem informasi tersebut harus disesuaikan dengan kematangan proses dan rencana bisnis organisasi ke depan guna memenangkan persaingan. Sistem informasi berfungsi sebagai sarana dalam membantu organisasi untuk merealisasikan tujuan organisasi tersebut. Organisasi perlu melakukan penggalian kebutuhan bisnis dan mengevaluasi sumber daya Teknologi Informasi (TI) hingga diperoleh peluang yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh para pelaku yang terlibat dalam organisasi.
merancang rencana strategis SI/TI yang selaras dengan strategis bisnis. Untuk membuat rencana strategis SI/TI yang baik diperlukan suatu kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI yang dapat membantu mengoptimalkan peran strategis SI/TI organisasi dan meningkatkan nilai value bisnis serta menciptakan keunggulan kompetitif STMIK Mikroskil.
Konsep dasar yang digunakan dalam menyusun kerangka kerja Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) pada sebuah perguruan tinggi ini adalah metodologi yang dikemukakan oleh John Ward dan Joe Peppard. Metode penelitian yang dilakukan yakni antara lain studi pustaka, melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan tridarma perguruan tinggi (khususnya dalam bidang pendidikan dan adminstrasi mahasiswa, adminstrasi keuangan dan adminstrasi personal) dan mengkaji dan menganalisis landasan teori yang digunakan dalam menyusun kerangka kerja rencana strategis SI/TI.
Kerangka kerja Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) yang diusulkan terdiri dari 5 tahapan yaitu : tahap-1 adalah Inisialisasi persiapan Perencanaan strategis SI/TI, 2, memahami kebutuhan bisnis dan informasi, tahap-3 menentukan target SI/TI, tahap-4 menentukan strategis SI/TI dan tahap-5 adalah rencana dan implementasi. Analisis strategis menggunakan metode analisis PEST, Analisis BCG Matriks, Analisis Lima Kekuatan Porter, Analisis SWOT, Analisis Value Chain, Analisis CSF dan KPI.
Hasil yang dicapai dari penelitian adalah membuat suatu kerangka kerja perencanaan strategi SI/TI yang terintegrasi sehingga memudahkan manajemen mengelola sumberdaya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, akurat, dapat digunakan secara bersama oleh semua pihak.
Kesimpulan yang didapatkan dalam hasil penelitian ini ádalah kerangka kerja perancangan rencana strategis SI/TI yang usulkan dapat diimplementasikan dan digunakan sebagai alat dalam merencanakan rencana strategis SI/TI STMIK Mikroskil pada masa yang akan datang.
ABSTRACT
STRATEGIC PLANNING DESIGN
FOR INFORMATION SYSTEM AND TECHNOLOGY
CASE STUDY : STMIK MIKROSKIL MEDAN
By :
KRISTIAN TELAUMBANUA NIM. 23505007
The currently development of information technology is so quick and significant. This development has resulted in a change in technological role in business or organizational world. It started from efficiency, effectiveness until to strategic roles. The effectiveness role is to exchange human role with a more information technology; effectiveness role is to provide for information in effective managerial decision making. And curently, information technology roles are not only for efficiency and effectiveness issue, but it has been strategic one, where it has been also used for competitif winning. Due to its strategic role, information technology is also called as strategic weapon, because it has been utilized as effective tool for competition and today this information technology is also called as enabler, namely, it can make effectively to get its competitive advantage.
In this information era an organizational business activity is not separable from Information System (IS) and Information Technology (IT), IS is an efficient tool to create winning in industrial competition, enabling organization to make in back office process efficiency, to increase services quality for consumers, and to sell product in the market.
An organizational competition advantages supported by information system must be fitted with its business process and planning maturity in the future for competitive winning. The IS serves as devices in assisting an organization to realize its objectives. Organization must perform its business demand exploration and evaluate its information technology resources, thus it can obtain opportunity that can be utilized and developed by envolved actors in organization.
Basic concepts used developing a framework for Information system and Information Technology (IS/IT) Strategic Planning in this university is methodology proposed by John Ward and Joe Peppard. The research methods used are, among other, literature study, namely, a direct observation on university three function activity (especially in educational and evaluate and analyze theoritical foundations used in developing of the IS/IT strategic planning framework.
The proposed IS/IT strategic planning framework consist of 5 phases, namely : phase-1 is the prepatory initialization for the IS/IT strategic planning, phase-2 to understand business and information needs, phase-3 is to determine IS/IT targets, phase-4 is to determine IS/IT strategies and phase-5 for planning and implementation. Strategic analysis uses PEST, BCG Matrix, Five Porter, SWOT, Value Chain, CSF and KPI analysis.
Results obtained from research activity is to develop an integrated IS/IT strategic planning framework, thus it will enable management to manage its resources in making of demanded and accurate information that can be mutually used by all parties.
Conculation obtained from this finding is that proposed framework of the IS/IT strategic planning design can be implemeted and utilized as tool in making of the STMIK Mikroskil IS/IT strategic plans in the future.
Keywords : Planning, Strategy, Information System, Information Technology.
PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS
Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut
Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada
pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi
Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau
peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan
kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya. Memperbanyak atau menerbitkan
sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Direktur Program Pascasarjana Institut
Kupersembahkan untuk kedua orang tuaku
F. Telaumbanua(+) / Fat. Waruwu
dan istriku tercinta
Rini Isabella br Silitonga
UCAPAN TERIMA KASIH
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang telah memberikan kesehatan
yang baik dan kemampuan kepada penulis dalam pembuatan tesis ini. Tesis ini dibuat
untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister pada Program
Pasca Sarjana Informatika jalur Sistem Informasi.
Penulis sangat berterima kasih kepada Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D. yang
selalu memberikan bimbingan serta arahan selama pembuatan tesis ini sehingga dapat
diselesaikan dengan baik.
Selain itu penulis sangat berterima kasih kepada Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan atas bantuan Beasiswa Pendidikan Pascasarjana (BPPs) yang diterima
selama pendidikan program Magister, dan juga kepada Yayasan Bina Pertiwi Medan
yang memberikan dukungan baik secara materil maupun moril dalam menyelesaikan
program magister ini, dan juga semua pihak yang telah mendukung selama penyelesaian
tesis ini. Penulis haturkan terima kasih yang tak terhingga kepada :
1. Dr. Ir. Iping Supriana, Msc selaku Dosen Wali SI-2005
2. Ir. Eddy Erwin, M.Kom, selaku Ketua STMIK Mikroskil saat ini, yang telah
memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian.
3. Ibu Dra. Harlili MT, Ibu Nur Ulfa , Ibu Ayu Purwarianti ST, MT selaku Dosen
penguji dalan Prasidang dan Sidang Tesis.
4. Dirjen. Pendidikan Tinggi, yang telah memberikan beasiswa BPPs.
5. Seluruh dosen Magister Informatika STEI-ITB, dan Bapak Ade Taryat dan
Nurhayati, selaku staf tata usaha akademik .
6. Rekan-rekan angkatan 2005 Program Magister Informatika Konsentrasi Bidang
Sistem Informasi.
7. Orang tua, Mertua, adik-adiku, dan seluruh keluarga yang telah memberikan
dukungan dan doa
8. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan tesis ini
Bandung, 21 Januari 2008
DAFTAR ISI
Hal
ABSTRAK ... i
ABSTRACK ... iii
PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS ... v
UCAPAN TERIMA KASIH PENGANTAR... vii
DAFTAR ISI... viii
I.7 Sistematika Penulisan... 4
Bab II Tinjauan Pustaka ... 6
II.1 Pendahuluan ... 6
II.2 Definisi dan elemen strategis ... 6
II.3 Latar belakang perumusan strategis ... 8
II.3.1 Permasalahan Kritis ... 8
II.3.2 Keinginan ... 8
II.4 Manfaat Perumusan stategis... 9
II.4.1 Mendorong Pemahaman terhadap Situasi ... 9
II.4.2 Mengatasi konflik karena arah pengembangan tidak jelas ... 9
II.4.3 Pendayagunaan dan Alokasi Sumber daya terbatas ... 10
II.4.4 Memenangkan kompetisi ... 11
II.4.5 Mampu mencapai keinginan dan memecahkan permasalahan besar ... 11
II.5 Hirarki Strategi... 11
II.5.1 Strategi Korporasi ... 12
II.5.2 Strategi Bisnis ... 13
II.5.3 Strategi Funsional... 14
II.6 Perencanaan Strategi Bisnis ... 14
II.6.1 Proses Perencanaan Strategis Untuk Bisnis ... 15
II.6.2 Proses Perencanaan Strategis Untuk Sistem Informasi ... 17 II.7 Strategi Sistem Informasi ... 18
II.8 Perencanaan Strategi SI/TI... 20
John Ward ... 22
II.9.2 Metodologi Perencanaan Strategi SI/TI menurut James Martin 26 II.10 Penyelasaran Perencanaan Strategi Bisnis dan Perencanaan Strategi SI/TI ... 28
II.11.5 Analisis Portofolio Aplikasi ... 38
II.11.6 Analisis Rantai Nilai (Value Chain Porter)... 39
II.11.7 Analisis Strategi Kompetitif (Competitive Strategy) .. 41
II.11.8 Critical Success Factor (CSF) ... 43
Bab III Usulan Kerangka Kerja Perencanaan Strategi SI/TI ... 44
III.1 Pendahuluan ... 44
III.2 Gambaran kerja penelitian yang dilakukan... 44
III.3 Pembuatan Kerangka Kerja Perencanaan Strategi SI/TI ... 45
III.3.1 Tahap-1 Mempersiapkan Proses Rencana Strategi SI/TI ... 47 III.3.2 Tahap-2 Memahami Kebutuhan Bisnis Organisasi dan Informasi ... 47 III.3.3 Tahap-3 Menentukan Target Bagi SI/TI... 55
III.3.4 Tahap-4 Menentukan Strategi SI/TI ... 58
III.3.5 Tahap-5 Rencana Implementasi... 59
III.4 Rangkuman dari usulan kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI ... 59
Bab IV Implementasi Kerangka Kerja Perencanaan Strategi SI/TI (Studi Kasus STMIK Mikroskil)... 60
IV.1 Pendahuluan ... 60
IV.2 Tahapan Kerangka Kerja Perencanaan SI/TI pada STMIK Mikroskil Medan... 60
IV.2.1 Tahap-1 Mempersiapkan Perencanaan Strategi SI/TI ... 60
IV.2.2 Tahap-2 Memahami Kebutuhan Bisnis Organisasi ... 61
IV.2.3 Tahap-3 Menetukan Target SI/TI ... 86
IV.2.4 Tahap-4 Menentukan Strategi SI/TI ... 93
IV.2.5 Tahap-5 Rencana Implementasi... 97
IV.3 Rangkuman Implementasi Kerangka kerja Usulan ... 99
Bab V Kesimpulan Dan Saran... 100
V.1 Kesimpulan ... 100
V.2 Saran – saran ... 100
DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1 Strategi... 6
Gambar II.2 Hirarki Strategi ... 11
Gambar II.3 Organisasi dengan beberapa unit bisnis... 11
Gambar II.4 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI ... 19
Gambar II.5 Model Perencanaan Strategi SI/TI... 20
Gambar II.6 Integrasi Fungsional antara Bisnis dan SI/TI... 29
Gambar II.7 Produk Portofolio... 33
Gambar II.8 Model Value Chain Porter ... 39
Gambar II.9 Diagram Competitive Strategy Matrix ... 41
Gambar III.1 Kerangka Kerja Penelitian ... 45
Gambar III.2 Kerangka Kerja Perencanaan Strategi SI/TI... 46
Gambar IV.1 Distribusi Pertumbuhan Jumlah mahasiswa setiap Program Studi dari tahun 2003-2006... 69
Gambar IV.2 Grafik Penerimaan Mahasiswa baru dari Tahun 2003-2006 ... 71
Gambar IV.3 Persentase jumlah mahasiswa baru yang diterima pada tahun 2003 ... 71
Gambar IV.4 Persentase jumlah mahasiswa baru yang diterima pada tahun 2004 ... 72
Gambar IV.5 Persentase jumlah mahasiswa baru yang diterima pada tahun 2005 ... 72
Gambar IV.6 Persentase jumlah mahasiswa baru yang diterima pada tahun 2006 ... 73
Gambar IV.7 BCG Growth-Share Matrix... 73
Gambar IV.8 Analisis Lima Ancaman Porter... 74
DAFTAR TABEL
Tabel II.1 Peran Manajer dalam Organisasi 28
Tabel II.2 Analisis Portofolio Bisnis ... 38
Tabel III.1 Hasil klasifikasi Sistem Informasi saat ini... 56
Tabel IV.1 Tujuan Utama dan CSF STMIK Mikroskil ... 63
Tabel IV.2 Penjabaran Tujuan satuan kerja bidang akademik (PUKET I)... 64
Tabel IV.3 CSF satuan kerja bidang akademik (PUKET I)... 64
Tabel IV.4 Penjabaran tujuan satuan kerja bidang administrasi dan keuangan (PUKET II) ... 64
Tabel IV.5 CSF satuan kerja bidang adminstrasi dan keuangan (PUKET II) .. 65
Tabel IV.6 Penjabaran tujuan satuan kerja bidang pembinaan kemahasiswaan (PUKET III)... 65
Tabel IV.7 CSF satuan kerja bidang pembinaan kemahasiswaan (PUKET III 65 Tabel IV.8 Jumlah mahasiswa per program studi dalam tahun 2003-2006... 68
Tabel IV.9 Penerimaan STMIK - Mikroskil 2002 - 2005 (dalam ribu rupiah) .. 70
Tabel IV.10 Jumlah mahasiswa baru setiap tahun pada STMIK yang lain ... 70
Tabel IV.11 Modul Aplikasi yang ada pada STMIK Mikroskil ... 84
Tabel IV.12 Portofolio Aplikasi masa yang akan datang ... 96
