Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
Makalah
Untuk memenuhi tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Jurusan: Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Yenny Farlina Yoris (55516120048)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM. CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan pasti memiliki alat tukar transaksi yang berlaku resmi di
Negara dimana perusahaan tersebut berlokasi, maupun yang berlaku secara
internasional. Tanpa memiliki alat tukar transaksi, perusahaan tidak akan mampu
menjalankan usahanya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Kas merupakan
alat pertukaran yang dimiliki perusahaan dan siap digunakan dalam transksi
perusahaan, setiap saat diinginkan.
Dalam laporan posisi keuangan, kas merupakan asset yang paling lancar, dalam
arti paling sering berubah. Hampir pada saat transaksi dengan pihak luar perusahaan
kas akan selalu terpengaruh.
Anggaran kas yang dikelola dengan baik sangat dieprlukan dalam administrasi,
karena anggaran kas merupakan proyeksi mengeni penerimaan dan pengeluaran kas
dalam periode tertentu. Dalam hal ini anggaran kas memiliiki tujuan pokok untuk
merencanakan penganggaran kas yang seoptimal mungkin, yaitu rencana untuk
menyediakan kas yang cukup baik dalam jumlah maupun waktunya.
Untuk memastikan kas dikelola dengan baik dan fungsi monitoring bisa berjalan
sesuai dengan tujuan pengendalian internal maka diperlukan adanya suatu penerapan
sistem akuntansi pengeluaran kas yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian diatas timbul beberapa pokok permasalahan berkaitan dengan Siklus
Pengelolaan Kas, yaitu :
1) Apakah yang di maksud dengan Kas?
2) Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas?
3) Bagai mana penerapan sistem Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
BAB II PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN KAS
Kas (Cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang kertas/logam dan
benda-benda lain yang dapat digunakan sebagai media tukar atau alat pembayaran yang sah dan dapat di ambil setiap saat
Kas adalah uang tunai yang paling likuid sehingga pos ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari aset. Yang termasuk dalam kas adalah seluruh alat
pembayaran yang dapat digunakan dengan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening giro di bank. Menurut PSAK No 2, setara kas adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Pada umumnya, hanya investasi dengan jatuh tempo asli tiga bulan atau kurang yang memenhi syarat sebagai setara kas. Deposito yang jatuh temponya kurang atau sama dengan tiga bulan dan tidak diperpanjang terus-menerus (rollover) dapat dikategorikan sebagai setara kas.
Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan. Kas juga menjadi begitu penting karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus mempertahankan posisi liquiqitas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas
bersangkutan dapat beroperasi. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti
istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan sebagai alat pembayaran yang syah.
serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dalam penyajian neraca maka kas biasanya dicantumkan pada urutan pertama dari perkiraan yang merupakan aktiva lancar karena kas dapat digunakan tanpa memerlukan waktu lama.
Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas yaitu :
a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.
b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik. c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.
Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :
a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki
c. Penggunaannya secara bebas
d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.
2.2 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Menurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyatakan definisi pengeluaran kas bahwa
:“Sistem pengeluaran kas adalah memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian.”
diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance system dan imprest system
2.3 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:
1. Pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.
2. Pengeluaran kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic mengirimkan rekening Koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening Koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan yang direkam dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Jika system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakan cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
2.3.1 Dokumen yang Digunakan
Adapun Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
• Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada 2 pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran
Check issuer membuat cek atas nama Check issuer membuat cek atas unjuk
• Permintaan cek
2.3.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
• Jurnal pengeluaran kas
Dokumen sumber yang digunakan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari
pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. Dalam pencatatan utang
dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
• Register cek
Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan 2 jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek.
2.3.3 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
• Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
• Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
• Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas :
1. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek
3. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4. Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar
• Fungsi pemeriksaan intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
1. Melakukan penghitungan kas secara periodic dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar)
2. Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic.
2.3.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk System
• System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, system akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok ditangan bagian utang. Selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat cek. Selanjutnya bagian kasa mengisi cek, mendapat otorisasi atas cek dari penjabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur.
• System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
1. Prosedur Permintaan Cek. Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.
2. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar. Berdasarkan dokumen pendukung yang dkumpulkan melalui sitem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupih yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.
3. Prosedur Pembayaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabatyang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan).
• Unsur Pengendalian Intern 1. Organisasi
2. System Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 3. Praktek Yang Sehat
2.4 SISTEM DANA KAS KECIL
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di lakukan dengan dua cara, yaitu :
• Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. 2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil,
sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
• Imprest System
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
2.5 FLOWCHART SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
2.6 PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PROGRAM HIBAH - PEKA SINERGI
Di kantor utama (Project Management Unit – PMU Office) hanya ada 4 orang pekerja, 1 Program Manager, 1 orang staff keuangan, 1 orang Manajer kantor dan 1 orang
manajer accounting (part time). Adapun area kerja Peka Sinergi ada di 2 propinsi yaitu Jawa Barat dan Nusa Tenggara Barat. Di kedua propinsi tersebut Peka Sinergi
menempatkan 1 staff keuangan admin dan 1 Project Officer yang mengurusi masalah teknis program implementasi.
Selain staff yang ada di PMU, Peka Sinergi mempekerjakan beberapa consultan yang sifatnya mobile jadi tidak mesti datang ke kantor. Semua konsultan hanya dikumpulkan jika ada rapat kordinasi yang di rasa perlu.
Oleh karena sifat kerjanya yang sangat dinamis, Untuk kefektifan komunikasi dan pemutakhiran data dan pelaporan Peka Sinergi memakai drop box business sebagai wadah penyimpanan data sekaligus tempat semua staff bekerja. Jadi semua harus bekerja melalui Dropbox.
Untuk transaksi keuangan sendiri, Peka Sinergi masih menggunakan sistem informasi akuntansi konvensional tanpa penggunaan sebuah aplikasi akuntansi khusus maupun software akuntansi tertentu. Untuk setiap permintaan pembayaran atas invoice masuk, akan diarahkan ke bagian administrasi untuk pengecekan kelengkapan document.
PMU Jawa
Barat
PMU
Office JKT
Sesuai peraturan dari Donor, beberapa pembayaran kadangkala membutuhkan justifikasi atau supporting report dari konsultan yang betanggung jawab atas kegiatan tertentu misalnya : Pembayaran jasa design fact sheet, invoice dari vendor harus dilengkapi dengan persetujuan hasil akhir/ourput dari konsultan communication
specialist untuk content maupun designya. Ilustrasinya bisa di gambarkan sbg berikut:
ILUSTRASI 1: Prosedur Pembelian dan Pembayaran
1. Ketika ada kebutuhan barang/Jasa, Departemen atau staff bersangkutan menyiapkan permintaan pembelian barang/jasa (PRF)
2. PRF (Purchase Request Form) dikirimkan ke Management untuk proses persetujuan
3. Setelah mendapat persetujuan management Bagian Purchasing segera melakukan proses seleksi vendor
4. Saat vendor pemenang terpilih, maka bagian Purchasing akan mengeluarkan Purchase Order untuk perikatan pembelian 5. Vendor akan menyiapkan barang dan invoice
6. Proses pengantaran barang/penerimaan
Sementara untuk proses pengeluara cash melalui petty cash, prosedurnya adalah sebagai berikut
Adapun kelemahan dari sistem diatas adalah:
1. Semua proses masih dilakukan secara manual, tidak ada yang
mengimplementasikan system yang bisa mempermudah proses persiapan dokumen, sampai dengan persetujuan. Splusinya adalah membuat
DAFTAR PUSTAKA
1. https://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern
2. https://softskillgunadarmayudadriantama.wordpress.com/2015/12/08/siste
m-informasi-akuntansi-pengeluaran-kas/
3.
http://mimpibesardanupayaku.blogspot.co.id/2013/08/makalah-sistem-akuntansi-pengeluaran-kas.html
4.
