Bab VI Layanan

(1)

36

Bab VI ini menerangkan berbagai bentuk pelayanan yang diberikan oleh UAI mulai dari layanan administrasi Akademik, konseling, beasiswa, perpustakaan, pusat komputer, laboraorium bahasa, laboratorium fakultas dan program studi, pusat pengembangan bahasa dan budaya, layanan informasi, layanan kemahasiswaan, dan pusat pengembangan karir,

Layanan- layanan Administrasi Akademik

Biro Administrasi Akademik (BAAK) menyediakan beberapa layanan kepada para mahasiswa. Lama pelayanan adalah maksimal 2 hari. Pelayanan-pelayanan tersebut meliputi:

• Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa • Pembuatan Surat Keterangan Lulus • Pencetakan Daftar Nilai

• Pengambilan KHS, FRS, dan KRS • Pengambilan Transkrip dan I jazah • Legalisir I jazah dan Transkrip • Pengurusan Cuti Kuliah

• Pembuatan Surat I jin Kerja Praktek • Pembuatan Surat I jin Penelitian/ Skripsi • Pengurusan I jin Pindah Program Studi • Pengurusan I jin Keluar/ Pindah Studi

• I zin peminjaman ruang pada masa perkuliahan efektif

Prosedur layanan-layanan ini digambarkan dalam flowchart pada akhir bab.

Konseling

Layanan konseling membantu para mahasiswa yang menghadapi masalah pribadi maupun hubungan interaksinya dengan sosial yang membutuhkan bantuan konsultasi baik dalam bentuk tatap muka secara individu ataupun kelompok. Khusus bagi mahasiswa yang menghadapi kendala pribadi dan kendala lainnya yang berhubungan dengan kelangsungan studinya di UAI , dapat berkonsultasi dengan Pembimbing Akademik (PA) di masing-masing Program Studi.

Jenis-jenis Konseling

1. Konseling Akademik

(2)

37

Konseling akademik dilakukan oleh mahasiswa minimal 3 kali per semester dengan ketentuan pertemuan:

Tahap I:

Saat menjelang dimulainya perkuliahan (proses pengisian KRS yaitu penentuan mata kuliah dan jumlah beban studi yang akan diambil untuk semester yang akan datang). PA bertanggung jawab atas kebenaran isi KRS (ketepatan pemilihan mata kuliah) dan wajib memberi penjelasan yang cukup atas beban studi yang diambil agar mahasiswa dapat menyadari dan menerima penuh pengertian.

Tahap I I:

2 minggu setelah UTS (evaluasi hasil pembelajaran setengah semester berjalan). Jika mahasiswa tidak mempunyai prakarsa sendiri menemui PA untuk mengemukakan masalahnya, maka PA wajib mengambil inisiatif memanggil mahasiswa yang diperkirakan mempunyai masalah dengan tujuan menggali informasi yang diperlukan untuk kepentingan pembimbingan.

Tahap I I I:

1 minggu sebelum UAS (evaluasi persiapan UAS).

PA memberikan informasi kepada mahasiswa tentang boleh/ tidaknya mahasiswa yang bersangkutan menempuh UAS serta memberikan motivasi yang berkenaan dengan persiapan UAS mahasiswa ybs.

2. Konseling Non-Akademik

Konseling non-akademik diarahkan pada bimbingan pengembangan potensi diri ataupun secara sosial agar mahasiswa dapat lebih mampu mengembangkan kemampuannya secara lebih optimal. Konseling yang berhubungan dengan masalah-masalah pribadi maupun keluarga ditangani oleh Pusat Konseling Mahasiswa. Sedangkan konseling yang berhubungan dengan pelanggaran tata-tertib dan etika yang berlaku umum di UAI akan ditangani oleh Lembaga Pengkajian, Pengembangan dan Penerapan Etika (LP3E).

Beasisw a

UAI memberikan beasiswa kepada para mahasiswanya. Jenis beasiswa yang diberikan berupa

1. Beasiswa Korporat

Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa UAI di awal penerimaan mahasiswa baru dengan mempertimbangkan kemampuan akademik mahasiswa tersebut di SMA dan keadaan status ekonomi mahasiswa bersangkutan. Besiswa ini diberikan maksimum selama 8 (delapan) semester dengan persyaratan mampu mempertahankan I P tiap semesternya minimal 3,00. Mahasiswa yang memperoleh beasiswa ini akan dibebaskan dari pembayaran BPP,BOP dan SKS.

2. Beasiswa kerja

Beasiswa ini diberikan kepada mahasiswa yang berprestasi dengan indeks prestasi kumulatif minimal 3,5. Mahasiswa penerima beasiswa ini akan dibebaskan dari pembayaran BOP dan SKS pada semester bersangkutan, namun dipersyaratkan untuk membantu kegiatan-kegiatan teknis pada unit-unit kerja di UAI .

3. Mahasiswa kerja

Beasiswa ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang hanya menyisakan sedikit beban studi (mahasiswa tingkat akhir) dengan mendapatkan balas jasa berupa kompensasi atas kegiatannya membantu kegiatan-kegiatan teknis pada unit-unit kerja di UAI .

Selain beasiswa yang diberikan UAI , mahasiswa juga dapat mendapatkan informasi tentang seputar beasiswa yang ditawarkan oleh pihak luar baik itu beasiswa untuk perkuliahan maupun beasiswa untuk melanjutkan program studi di dalam dan di luar negeri.

Perpustakaan

(3)

38

(sirkulasi), membuat statistik serta fasilitas penelusuran melalui Online Public Access Catalogue(OPAC) secara terpadu.

1. Sistem Pelayanan

Perpustakaan menyediakan katalog on-line (OPAC) bagi mahasiswa dalam melakukan pencarian koleksi. Mahasiswa dapat langsung masuk ke Menu Utama Katalog, lalu pilih Penelusuran dan langsung mencari koleksi yang diinginkan. Penelusuran dapat dilakukan dengan menuliskan judul, pengarang atau kata kunci. Temuan dari hasil penelusuran akan muncul tampilan berupa judul-judul koleksi yang dibutuhkan, dan bila dibutuhkan informasi lengkap cukup lakukan double click

dan akan muncul katalog lengkap.

2. Jasa Layanan Perpustakaan

1. Layanan Rujukan & Konsultasi I nformasi, setiap mahasiswa atau pengguna yang membutuhkan informasi ilmiah dalam melakukan tugas-tugas ilmiah dapat berkonsultasi dengan pihak perpustakaan untuk mendapatkan informasi ilmiah yang relevan dengan tugas atau kegiatan yang sedang dilakukan.

2. Layanan sirkulasi, yaitu layanan keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, tagihan, teguran dan kegiatan administrasi perpustakaan lainnya.

3. Layanan Pendidikan Pengguna (user education), bagi mahasiswa baru untuk memperkenalkan fasilitas dan kegiatan perpustakaan.

4. Layanan Penelusuran, yaitu layanan pencarian koleksi baik dari dalam maupun luar negeri melalui katalog perpustakaan atau I NTERNET.

5. Layanan Pengembangan dan Pengadaan Bahan Pustaka, yaitu layanan dimana perpustakaan secara berkesinambungan mengadakan konsultasi dengan fakultas, jurusan, dosen serta mahasiswa untuk pengembangan koleksi untuk menunjang program perkuliahan dan penelitian.

3. Keanggotaan

Syarat Menjadi Anggota:

1. Mengisi formulir yang telah disediakan perpustakaan

2. Mahasiswa UAI wajib menyerahkan fotokopi Kartu Mahasiswa atau fotokopi KTP.

3. Dosen/ Asisten/ Karyawan UAI memperlihatkan Kartu Dosen/ Kaprog atau surat keterangan dari Kepala Unit.

4. Bagi guru/ karyawan di lingkungan YPI A (Yayasan Perguruan I slam Al Azhar) melampirkan surat keterangan dari Kepala Bidang SDM atau TU di YPI A

(4)

39

Laboratorium Fakultas

Dalam rangka membantu keefektifan dan kelancaran kegiatan belajar mengajar, Universitas Al Azhar I ndonesia menyediakan fasilitas laboratorium yang dikelola oleh masing-masing fakultas, yakni:

Fakultas Sains dan Teknologi : Pusat Komputer, Fisika, Kimia dasar, Komputer Teknik, Elektronik Dasar, Simulasi dan Mikroprosesor, Perancangan Sistem Kerja dan Ergonomi, Gambar Teknik, dan Telekomunikasi, Lab Tugas Akhir,

Lab Jaringan dan Basis data, Lab Mekatronik, Lab Digital Sistem Processing Lab Pengembangan Produk & Perancangan tata letak pabrik, Biologi

(Botani, Zoologi), Biokimia, Mikrobiologi

Fakultas Ekonomi : Lab Koperasi, Lab Bank Mini, Lab Pasar Modal, Akuntansi dan Manajemen

Fakultas Sastra : Lab Komputer dan Lab Bahasa

Fak. Psikologi dan Pendidikan : Lab Konseling, Lab Micro Teaching, Lab Bahasa, dan Lab Komputer

Fakultas Hukum : Lab Praktek/ Moot Court, dan Lab Komputer, ruang video confrence

FI SI P : Lab HI , Lab PR & Advertising, Lab TV (studio mini), Lab Radio off air, Lab radio on air, lab desain grafis, lab bahasa multimedia, Lab Fotografi

Laboratorium Bahasa

(5)

40 1. I nternet

Kehadiran internet dengan kecepatan hingga 1 MBPS dimanfaatkan agar mahasiswa/ i mengetahui bahwa untuk dapat menguasai bahasa asing dapat pula dipandu melalui internet karena pelatihan bahasa melalui internet kita dapat mendengarkan langsung suara native speaker bahkan melalui video straming, kegiatan praktik berbahasa menjadi semakin menarik.

2. Parabola

Parabola dimanfaatkan untuk mengetahui kehidupan masyarakat secara langsung dan dapat digunakan pula untuk mendengarkan siaran radio luar negeri sesuai dengan program bahasa yang dipilih dan laboratorium bahasa UAI dapat menangkap sekitar 179 channel dari penjuru dunia terutama bagi program studi bahasa yang ada di UAI .

3. Video

Video dimanfaatkan untuk memutar kaset VHS dan berfungsi pula untuk merekam siaran TV maupun radio dari parabola dengan dilengkapi oleh software-software pendukung.

4. LCD Proyektor

Berfungsi sebagai alat bantu untuk menyimak siaran-siaran parabola, video, video streaming dan sebagainya dengan ukuran yang lebih besar. LCD dapat pula berfungsi sebagai home teather.

5. Kamera Flex Vision

Berfungsi untuk menampilkan gambar, benda tiga dimensi ataupun cara penulisan ke mahasiswa/ i.

6. Tape Master

Fungsi tape master digunakan untuk menyampaikan program yang akan diberikan ke mahasiswa/ i dalam bentuk kaset dan dapat pula merekam percakapan yang terjadi ke kaset.

7. CD/ VCD/ DVD Program

Berisi program-program bahasa interakif dan ter-update yang dapat ditampilkan secara audio visual dan di dalam CD/ VCD/ DVD tersebut juga berisi permainan-permainan bahasa yang dapat menarik minat mahasiswa/ I untuk lebih menguasai bahasa asing tersebut.

8. Softw are-softw are pendukung

Laboratorium bahasa multimedia UAI dilengkapi oleh oleh software Creative, Asus, MP3 Compressor, Jet-Audio, RealOne Player yang kesemuanya merupakan software-software audio visual yang menjadikan laboratorium bahasa UAI merupakan laboratorium bahasa multimedia. Selain itu tersedia pula software program seperti Learn To Speak English, English Lesson For Life, Learn To Speak Arabic.

9. Mini Self Access Centre ( SAC)

Mini Self Access Centre merupakan fitur tambahan yang terdiri atas enam buah personal komputer. Seluruhnya dilengkapi software-software pelajaran bahasa asing, hardware multimedia, dan koneksi internet. Dengan adanya Mini SAC, mahasiswa diharapkan mampu belajar mandiri dan melakukan pendalaman mengenai materi-materi yang diajarkan di kelas.

Pusat Komputer dan Sistem Informasi

Pusat Komputer dan Sistem I nformasi (PKSI ) melayani kebutuhan untuk proses belajar mengajar dan sistem informasi di lingkungan UAI . Selain itu, untuk memenuhi fungsinya dalam pengabdian masyarakat, PKSI juga membuka kerjasama dengan berbagai pihak untuk penyediaan fasilitas komputer yang dapat digunakan untuk berbagai pelatihan.

Layanan :

Ruang lingkup layanan PKSI terbagi dalam 5 hal pokok:

1. Penyediaan Sarana Pendidikan untuk mendukung perkuliahan yang membutuhkan praktek komputer secara langsung, selain juga fasilitas e-learning dan video-conference yang meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses belajar mengajar.

(6)

41

3. Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem I nformasi yang dibutuhkan untuk: − proses belajar mengajar seperti Sistem I nformasi Akademik, KRS Online,

− kegiatan administrasi seperti Sistem I nformasi Keuangan, Sistem I nformasi Penerimaan Mahasiswa Baru dan lain-lain.

4. Pengembangan website di lingkungan UAI yang dapat dimanfaatkan sebagai sarana penyebaran informasi, dan juga sarana promosi.

5. Penyedia Fasilitas Pelatihan berupa laboratorium komputer.

Fasilitas Laboratorium Komputer :

Fasilitas yang tersedia berupa laboratorium komputer yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, dilengkapi dengan:

1. Perangkat keras - beroperasi dengan 50 PC dengan spesifikasi mutakhir. 2. Sistem operasi - Windows XP dan Linux.

3. Perangkat lunak - Office tools, I nternet tools dan aplikasi lain yang dibutuhkan untuk proses belajar mengajar seperti Mathlab, SPSS, View, MYOB, dll.

Layanan Lain :

Sesuai fungsinya sebagai penjamin ketersediaan sistem informasi dan komputer di lingkungan UAI , maka PKSI juga dilengkapi dengan help desk yang memberikan bantuan teknis bagi karyawan, dosen dan mahasiswa di lingkungan UAI .

Bantuan teknis meliputi: 1. PC trouble-shooting. 2. Pembersihan virus. 3. I nstalasi anti-virus. 4. dll.

Kerjasama :

PKSI juga terbuka untuk bekerjasama dengan pihak luar dalam penyediaan tempat dan sarana pelatihan.

Pusat Pengembangan Bahasa dan Budaya ( PPBB) UAI

Untuk memperkuat komitmen UAI terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dalam berbagai aspek pendidikan, yang antara lain berkaitan dengan penguasaan bahasa asing, maka UAI membentuk unit Pusat Pengembangan Bahasa dan Budaya.

Program

PPBB menyelenggarakan program yang memberikan kemahiran dan ketrampilan serta pengetahuan khusus dalam berbagai bidang bahasa dan budaya. Hingga saat ini bahasa yang dipelajari adalah bahasa Arab, Mandarin, Jepang, I nggris, dan Spanyol.

1. Program Pelayanan Bahasa, bertujuan untuk memberikan bekal dan melatih mahasiswa/ peserta didik agar mampu dan trampil berbahasa asing secara lisan dan tulisan

2. Program Pengajaran Bahasa I ndonesia untuk Penutur Bahasa Asing. Program ini bertujuan untuk memberikan bekal dan melatih mahasiswa asing agar mampu dan trampil berbahasa I ndonesia secara lisan dan tulisan

3. Program Pengembangan Bahasa dan Budaya, bertujuan untuk mengadakan kajian-kajian bahasa dan budaya

Program Pelayanan Bahasa

• Kegiatan pembelajaran dalam bentuk pelatihan untuk memperoleh kemampuan berkomunikasi secara lisan dan tulisan

• Materi kebahasaan mencakupi bahasa sebagai alat komunikasi, alat pengungkapan perasaan dan gagasan, serta penerapannya dalam bidang kajian tertentu

• Pembelajaran dilakukan berjenjang sesuai dengan tingkat kemampuan bahasa yang harus dikuasai oleh peserta didik

(7)

42

• Pembelajaran bahasa diarahkan agar pembelajar memperoleh bekal dan memiliki motivasi tinggi yang mampu mendorong minat belajar bahasa asing sebagai suatu kebutuhan, bukan suatu keharusan belaka (motivasi integratif, motivasi instrumental)

• Keberhasilan pembelajaran bahasa asing didasarkan pada suatu kerangka kompetensi komunikatif; memiliki keunggulan kompetensi komunikatif yang diisyaratkan dalam pergaulan antarbangsa • Dinamika baru dalam pengelolaan pembelajaran bahasa yang secara signifikan berbeda dengan

pola yang telah ada, memindahkan fokus pembaharuan dan inovatif pembelajaran:  Dari pusat guru ke pusat pembelajar

 Menekankan pada pemberdayaan pembelajar

 Dari produk ke proses yang dialami pembelajar

 Pengajar tidak lagi instruktur, tetapi lebih sebagai fasilitator (dari otoritarian ke egalitarian)

Pusat Pengembangan Karir

(8)

43

Flow chart Prosedur Layanan Administrasi Akademik

• Khusus untuk pengurusan surat keterangan lulus (SKL), akan dilayani setelah turun surat Yudisium dari Fakultas yang menerangkan kelulusan mahasiswa bersangkutan

• Untuk pelayanan legalisir transkrip nilai/ ijazah, mahasiswa bersangkutan wajib membawa dokumen aslinya.

Mengembalikan formulir ke Biro Akademik

Acc Ketua Program Studi

• Acc Ka.Prodi

• Acc Bagian Keuangan (melakukan pembayaran)

• Acc Bagian Perpustakaan

• Tanda tangan orang tua/wali mahasiswa

• Acc Ka. Prodi

• Acc Bagian Keuangan (melakukan pembayaran)

• Acc Bagian PPBB (lulus tes TOEFL)

• Foto 4x6 (2 lembar)

• Foto copy legalisir ijazah SMA

• Tanda tangan orang tua mahasiswa

• Acc Ka.Prodi lama

• Acc Ka.Prodi baru

• Acc Bagian Keuangan

• Tanda tangan orang tua mahasiswa

• Acc Ka.Prodi

• Acc Bagian Keuangan

Mengembalikan formulir ke Biro Akademik Mahasiswa/sekretariat

Mengambil formulir pada Biro Akademik

• Surat Keterangan Mahasiswa

• Legalisir

• Surat Izin Penelitian

• Surat Izin PKL

Peminjaman ruang pada masa perkuliahan

• Acc Ka. Prodi/Penanggung Jawab