EVALUASI PEMANFAATAN SUMBER DAYA INFORMASI ELEKTRONIK
USU REPOSITORY PADA WEB PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Eka Evriza, Himma Dewiyana
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Sastra,
Universitas Sumatera Utara, Medan 20155, Indonesia
eka.evriza@yahoo.com
Abstrak
Ketersediaan sumber daya informasi elektronik pada perpustakaan perguruan tinggi merupakan tuntutan perkembangan teknologi dan informasi yang mendorong penyebaran informasi semakin cepat di kalangan masyarakat penggunanya. Kondisi ini memacu perpustakaan untuk meningkatkan kualitas pelayanannya dalam upaya pemenuhan kebutuhan informasi pengguna dengan mengadakan evaluasi. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui pemanfaatan sumber daya informasi elektronik oleh pengguna. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan cara menyebarkan kuesioner. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sumber daya informasi elektronik USU Repository dimanfaatkan oleh pengguna utuk memenuhi keperluan studi terutama untuk menunjang kegiatan penelitiannya.
Abstract
The availiability of electronic information resources in university’s library was demand growth of information and technology which transfer of information from user to user so fast. This situation make the library increase quality of their services is very important in fulfillment of information need of user with doing evaluation. The aim of the research is knowing usefulness of electronic information resources of USU Repository by user. This research use descriptif method with online quetionaire. The result of the research was electronic information resource of USU Repository is exploited for fulfillment of study need especially for supported research activities by user.
Keywords : evaluation of collection, electronic information resources
1.
Pendahuluan
Dalam kehidupan yang serba modern dan cepat seperti saat ini, perpustakaan sebagai salah satu pusat informasi berupaya meningkatkan citranya sebagai penyedia informasi bagi penggunanya dengan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam pengelolaan sumber daya informasi. Kecenderungan yang banyak dilakukan oleh perpustakaan dewasa ini, khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah mengalihmediakan sumber daya informasi berbasis tercetak yang dimilikinya ke dalam format elektronik, baik yang bersifat ilmiah maupun yang non-ilmiah. Kemudahan dan kecepatan akses terhadap sumber daya informasi berbasis elektronik ini memberi beberapa keuntungan yaitu dapat diakses secara terbuka (open access) dapat digunakan oleh banyak pengguna (multi user), akses tidak terbatas (unlimited access) dan informasi dapat
diakses dari jarak jauh (remote access) oleh pengguna tanpa harus datang ke perpustakaan.
Pemanfaatan sumber daya informasi elektronik dapat dilihat dari bagaimana sumber daya informasi elektronik tersebut dimanfaatkan oleh pengguna. Untuk mengetahui bagaimana pengguna memanfaatkan sumber daya informasi di perpustakaan maka perlu dilakukan evaluasi terhadap pemanfaatan sumber daya informasi elektronik suatu perpustakaan.
seminar dan lokakarya (21 dokumen), buku panduan atau pedoman (65 dokumen), arsip elektronik (119 dokumen) dan jurnal elektronik (989 dokumen). Ketersediaan dokumen-dokumen tersebut pada USU Repository dapat membantu pengguna dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasinya.
Di sisi lain, ketersediaan sumber daya informasi elektronik USU Repository pada web Perpustakaan USU juga mempengaruhi peringkat USU di Webometrics, yaitu salah satu lembaga survei internasional perguruan tinggi yang popular, Laboratorium Penelitian Cybermetrics yang dimiliki oleh Consejo Superior de Investigaciones Cientificas (CSIS), yang berada di Spanyol. Lembaga ini secara rutin menerbitkan hasil pemeringkatannya dari sekitar 12.000 perguruan tinggi di seluruh dunia. Dalam surveinya, Webometrics menempatkan ranking universitas berdasarkan keunggulan dalam publikasi elektronik yang terdapat dalam domain web masing-masing perguruan tinggi. Untuk memperoleh hasil tersebut, webometrics memakai empat indikator yaitu; Size (S) atau jumlah halaman publikasi elektronik yang terdapat dalam domain web perguruan tinggi; Visibility (V) atau jumlah halaman lain yang mencantumkan URL domain perguruan tinggi yang dinilai; Rich Files (RF), yaitu relevansi sumber elektronik dengan kegiatan akademik dan publikasi perguruan tinggi tersebut, serta Scholar (Sc) atau jumlah publikasi bermutu pada domain perguruan tinggi.
Dalam “Ranking Web of World Repositories” Webometrics edisi Januari 2011, USU menempati peringkat 91 dunia. Pemeringkatan oleh Webometrics untuk Institutional Repositories bertujuan untuk mengukur komitmen perguruan tinggi dalam memberikan akses layanan bagi masyarakat luas terhadap karya-karya ilmiah dan hasil penelitian khas yang dimiliki oleh suatu perguruan tinggi. Pemeringkatan Webometrics ini juga menjadi dasar evaluasi pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository dalam pemenuhan kebutuhan informasi pengguna.
Istilah evaluasi sering digunakan untuk memberikan nilai atau perkiraan hasil mengenai suatu objek yang diteliti. Sedangkan menurut pengertian istilah “evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan suatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan” (Yunanda, 2009:1). Pada hakikatnya, tujuan evaluasi dilakukan agar dapat memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan di masa yang akan datang (Hardi, 2006:4).
Pemanfaatan koleksi pasti berbeda caranya antara koleksi yang berbentuk tercetak (paper-based) dengan format elektronik. Adapun cara pemanfaatan untuk koleksi tercetak (paper-based) secara umum menurut Zulkarnaen (1997:45) adalah sebagai berikut :
a. Meminjam
Biasanya pengguna melakukan peminjaman melalui meja sirkulasi perpustakaan setelah mendapatkan buku yang ia inginkan. Dengan melakukan peminjaman, pengguna memiliki waktu lebih banyak untuk membaca buku yang ia pinjam. Buku tersebut dapat diperpanjang masa peminjamannya dan kemudian dikembalikan lagi ke meja sirkulasi.
b. Membaca di tempat
Bagi pengguna yang memiliki waktu luang cenderung membaca di ruang baca perpustakaan. Pengguna dapat memilih beberapa buku untuk dibaca dan menghabiskan waktunya di perpustakaan. Pada perpustakaan yang memiliki ruang baca yang nyaman, akan menambah pengguna yang akan membaca buku di perpustakaan tanpa harus meminjam. Cara seperti ini dibatasi oleh jam layanan perpustakaan. c. Mencatat informasi dari buku
Terkadang pengguna hanya melakukan pencatatan informasi yang ia dapat dari koleksi. Dengan cara seperti ini, pengguna mendapatkan informasi ringkas tentang berbagai masalah dari beberapa buku berbeda.
d. Memperbanyak (menggunakan jasa foto copy) Dengan memanfaatkan fasilitas mesin foto copy,
pengguna dapat memiliki sendiri informasi – informasi yang ia inginkan. Cara seperti ini biasanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki waktu terbatas untuk ke perpustakaan. Sedangkan perpustakaan sering menyediakan layanan foto copy untuk koleksi yang tidak bisa dipinjam oleh pengguna seperti koleksi referensi. Bagi perpustakaan dan pengguna terkadang seringkali melanggar hak cipta dengan cara seperti ini.
Sedangkan untuk sumber daya informasi elektronik, pemanfaatannya dapat dilakukan dengan cara
di-download, dicetak dan/atau hanya dibaca di monitor (Hasugian, 2005:14). Pengguna bebas untuk memperlakukan informasi elektronik yang diperolehnya. Hal ini dikarenakan sumber daya informasi elektronik menawarkan cara yang berbeda dalam penyimpanan dan menemubalikkan informasi dibandingkan dengan sumber daya informasi berbasis kertas (paper-based).
electronic serials, databases, patents in electronic form and networked audiovisual documents”.
Dalam Pasal 1 Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik dicantumkan di antaranya definisi informasi elektronik. Berikut kutipannya :
Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto,
electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Dari kutipan di atas sangat jelas dikatakan bahwa informasi elektronik tidak terbatas hanya pada tulisan tetapi juga termasuk suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy
atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti.
2.
Metode Penelitian
0Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu dengan cara menyebarkan kuesioner secara online kepada pengguna melalui situs USU Repository selama 6 minggu (30 September s.d. 11 November 2010) dengan masa percobaan program kuesioner online selama 3 hari (27 s.d. 29 September 2010). Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pengguna website Perpustakaan USU. Selama rentang waktu 6 minggu, pengguna yang mengunjungi survei kuesioner online ini sebanyak 125 pengunjung, namun yang berpartisipasi mengisi kuesioner online hanya sebanyak 103 responden yang kemudian menjadi sampel penelitian ini.
3.
Hasil Interpretasi Data
Penelusuran terhadap sumber daya informasi elektronik USU Repository dapat dilakukan oleh pengguna baik dari negara Indonesia maupun dari negara lain. Namun, tidak semua pengguna terdaftar sebagai member USU Repository.
Gambar 1. Registrasi sebagai member USU Repository
Gambar 1 menunjukkan bahwa mayoritas responden telah melakukan registrasi sebagai member USU
Repository (80%), sedangkan yang lain belum melakukan registrasi (17%), ragu-ragu (1%) dan merasa tidak perlu melakukan registrasi sebagai
member (2%).
Gambar 2. Pengenalan USU Repository
Setiap orang memiliki cara yang berbeda dalam mengenal suatu sumber daya informasi. Gambar 2 menunjukkan peranan teman (42%) dalam membantu menemukan sumber daya informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi pengguna mengindikasikan adanya solidaritas yang tinggi antara sesama pengguna informasi, sedangkan yang lain melalui link situs web USU Repository (27%), melalui penelusuran sendiri (25%) dan pustakawan (6%).
Gambar 3. Frekuensi pemanfaatan USU Repository
Gambar 4. Rata-rata waktu akses USU Repository
Gambar 5. Rata- rata jumlah dokumen USU Repository yang dimanfaatkan
dimanfaatkan antara 1 sampai dengan 5 dokumen (46%).
Tingkat kebutuhan informasi antara pengguna yang satu dengan pengguna yang lain tentu tidak sama. Bahkan kemampuan dalam menelusur suatu informasi berbeda pada setiap orang. Hal ini tentu mempengaruhi sedikit banyaknya cara pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkan melalui keyword (kata kunci) yang dibangun oleh pengguna yang relevan dengan kebutuhan informasinya sebagai titik akses dalam melakukan penelusuran informasi.
Gambar 6 menunjukkan titik akses yang sering digunakan ketika melakukan penelusuran informasi pada layanan USU Repository oleh pengguna adalah melalui judul (65%), subjek (29%), pengarang (4%) dan advisor (2%). Hal ini menggambarkan bahwa pengguna memahami benar cara melakukan penelusuran untuk mendapatkan suatu dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasinya berdasarkan judul dokumen yang diperolehnya dalam penelusuran sumber daya informasi elektronik pada layanan USU Repository.
Gambar 6. Titik akses yang digunakan dalam penelusuran informasi
Dalam memperlakukan informasi yang diperoleh melalui penelusuran pada layanan USU Repository, pengguna diberi kebebasan. Informasi yang diperoleh tersebut dapat didownload, dicetak, dan/atau hanya dibaca di monitor. Hal ini tergantung pada keinginan pengguna dalam memperlakukan informasi yang diperolehnya.
Gambar 7. Perlakuan terhadap dokumen yang diperoleh
Gambar 7 menunjukkan bahwa perlakuan yang paling sering dilakukan oleh responden terhadap informasi yang diperolehnya adalah dengan cara mendownload
(83%). Pada umumnya kemungkinan alasan yang mendasari tindakan ini adalah pengguna memiliki
komputer sehingga dengan alasan ini, mereka dapat membaca kembali hasil penelusurannya di rumah atau di tempat lain.
Gambar 8 merupakan pernyataan responden tentang kecepatan waktu yang dibutuhkan dalam setiap melakukan penelusuran pada USU Repository untuk sampai ke sumber daya informasi yang dimaksud. Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa responden yang menjawab sangat cepat (18%), cepat (65%), lambat(14%), dan sangat lambat (3%). Data ini menggambarkan bahwa respontime USU Repository cukup baik.
Gambar 8. Akses USU Repository dalam Melakukan Penelusuran
Motivasi seseorang dalam memanfaatkan suatu sumber daya informasi dapat berbeda antara satu dengan yang lainnya. Perbedaan itu dapat dipicu oleh berbagai keperluan dan kebutuhan akan penggunaan sumber daya informasi itu sendiri. Motivasi dapat didasarkan pada latar belakang menggunakan sumber daya informasi yang dimaksud dan juga alasan yang mendukung pengguna memanfaatkan sumber daya informasi untuk memenuhi kebutuhan informasinya.
Gambar 9. Latar Belakang Menggunakan USU Repository
Gambar 10. Alasan Memilih untuk Menggunakan USU Repository
memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository masih berstatus mahasiswa yang sedang menjalani perkuliahan, di mana mereka harus menyelesaikan tugas-tugas yang dibebankan oleh setiap dosen di dalam studinya, sehingga mereka harus teliti dalam memilih sumber daya informasi yang relevan dengan kebutuhan informasinya. Kemudahan akses informasi juga merupakan salah satu faktor yang mendorong pengguna memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository.
Setiap perpustakaan perguruan tinggi memiliki cara sendiri untuk melayani kebutuhan informasi penggunanya baik untuk koleksi tercetak maupun koleksi dalam bentuk elektronik. Gambar 10 menunjukkan mayoritas responden lebih memilih menggunakan USU Repository dibandingkan repository yang lain karena dokumen atau sumber daya informasi elektronik yang dimiliki oleh USU Repository sesuai dengan topik yang diinginkan oleh pengguna (53%).
Tujuan utama responden dalam memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository adalah untuk menunjang kegiatan penelitian (49%) yang mana umumnya pengguna mencari referensi ilmiah yang sesuai untuk membantunya dalam mengerjakan suatu penelitian.
Gambar 11. Tujuan Pemanfaatan USU Repository
Gambar 11 memperlihatkan bahwa mayoritas responden (44%) mengaku lebih sering memanfaatkan koleksi student papers. Hal ini dapat disebabkan koleksi student papers lebih dominan jumlahnya bila dibandingkan dengan jenis koleksi USU Repository yang lainnya dan terbagi lagi ke dalam berbagai bidang ilmu sehingga pengguna memiliki banyak kesempatan untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhannya. Selanjutnya, yang memilih koleksi USU e-journal (23%) yang memuat berbagai artikel ilmiah dari berbagai jurnal yang bisa menjadi referensi bagi pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasinya.
Gambar 13. Terpenuhinya Kebutuhan Informasi
Gambar 13 menunjukkan bahwa sebagian besar pengguna layanan USU Repository memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository sebagai bahan rujukan karena hanya sebagian saja informasi tersebut memenuhi kebutuhan informasinya (54%). Hal ini dapat disebabkan sumber daya informasi elektronik USU Repository merupakan himpunan artikel dan/atau karya ilmiah yang dipublikasikan untuk memenuhi fungsi perpustakaan sebagai penyedia informasi bagi kalangan sivitas akademika.
Konten atau muatan informasi dalam suatu sumber daya informasi elektronik merupakan nyawa bagi penyedianya. Oleh karena itu, informasi yang disajikan haruslah menarik, relevan, up-to-date, dan sesuai dengan kriteria pengguna yang dituju. Dalam penelitian ini, yang diteliti adalah mengenai kemutakhiran, keberagaman, keakuratan, kelengkapan, dan tampilan/antarmuka USU Repository. Pendapat responden mengenai konten yang dikandung oleh sumber daya informasi elektronik USU Repository dapat dilihat pada gambar 14 sampai dengan gambar 18.
Gambar 14. Kemutakhiran Informasi
Gambar 16. Keakuratan Informasi
Gambar 17. Kelengkapan Informasi
Gambar 18. Antarmuka/Tampilan USU Repository
Informasi yang ditampilkan sumber daya informasi elektronik USU Repository menurut sebagian responden selalu mutakhir (33%) namun tidak sedikit dari responden yang menyatakan jarang mutakhir (32). Selain itu menurut sebagian besar responden, informasi yang ditampilkan sumber daya informasi elektronik USU Repository cukup beragam (60%), cukup akurat (44%) dan cukup lengkap (48%) untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Keseluruhan tampilan sumber daya informasi elektronik USU Repository sudah bagus (59%) sehingga responden cukup mudah mendapatkan informasi yang tersaji pada layanan USU Repository.
Dalam setiap pelayanan pasti memiliki kekurangan. Hal inilah yang selalu mendorong penyedia layanan informasi untuk terus memperbarui kualitas pelayanan mereka kepada pengguna. Gambaran pernyataan responden mengenai kendala yang dihadapi dalam memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository adalah sebagai berikut.
Gambar 19. Kendala Menggunakan Layanan USU Repository
Gambar di atas menunjukkan bahwa kendala yang pengguna hadapi saat menggunakan layanan USU Repository yaitu loading lambat (46%), informasi tidak lengkap (21%), sulit registrasi (8%) dan tidak mengerti cara menggunakannya (25%).
Dari data tersebut dapat diinterpretasikan bahwa sebagian besar pengguna menyatakan loading lambat menjadi kendala utama mereka dalam memanfaatkan sumber daya informasi elektronik USU Repository. Hal ini mungkin disebabkan oleh adanya kerusakan sistem yang terjadi pada USU Repository pada saat pengguna melakukan penelusuran atau terjadi
respontime yang kurang baik dari sumber daya informasi elektronik USU Repository itu sendiri. Bahkan bisa jadi kemungkinan yang lain yang terjadi adalah kecepatan akses yang dimiliki oleh perangkat komputer yang digunakan untuk melakukan penelusuran informasi pada sumber daya informasi elektronik USU Repository memang kecil kapasitas
bytenya. Hal ini jarang disadari oleh pengguna itu sendiri sehingga muncul rasa ketidakpuasan yang mengkambinghitamkan pelayanan USU Repository.
Untuk mengatasi kendala-kendala yang mungkin dihadapi oleh pengguna, sumber daya informasi elektronik USU Repository sudah menyediakan fasilitas help (bantuan) pada menu utamanya. Berikut adalah gambaran penyataan responden mengenai bantuan admin USU Repository dalam mengatasi kendala yang mereka hadapi.
Gambar 20. Bantuan Admin USU Repository
yang mereka hadapi dalam pemanfaatan sumber daya informasi elektronik USU Repository. Tidak diketahui alasan yang pasti mengenai hal tersebut. Namun, kemungkinan yang melatarbelakangi pengguna enggan meminta bantuan admin adalah mereka bisa meminta bantuan pustakawan dan/atau teman untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi saat menggunakan layanan USU Repository.
4.
Simpulan
Simpulan dari penelitian ini adalah bahwa sumber daya informasi elektronik USU Repository telah dimanfaatkan oleh pengguna dengan baik untuk memenuhi keperluan studi terutama untuk menunjang kegiatan penelitiannya melalui pemanfaatan secara maksimal dari publikasi karya ilmiah yang bermutu dan bernilai pendidikan.
Sumber daya informasi elektronik USU Repository juga diharapkan mampu memberikan kontribusi yang lebih besar dalam menaikkan peringkat USU di Webometrics setiap periodenya.
5.
Daftar Acuan
Brophy, Peter dkk. 2000. Library Performance Measurement and Quality Management System: Performance Indicators for Electronic Library Services.
<http://equinox.dcu.ie/reports/pilist.html> (20/05/2010)
Hardi, Wisnu. 2005. Evaluasi Koleksi Perpustakaan FIB UI Bidang Linguistik Umum dengan Menggunakan Metode Conspectus.
<http://conspectusreload.tripod.com/index.blog/ 1381528/pendahuluan/> (01/04/2010)
Hasugian, Jonner. 2005. “Pemanfaatan Internet Studi Kasus tentang Pola, Manfaat dan Tujuan Penggunaan Internet oleh Mahasiswa pada Perpustakaan USU”. Pustaha : Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol.1,No.1
Yunanda, Martha. 2009. Evaluasi dalam Islam.
<http://id.shvoong.com/social-sciences /education/1956775-evaluasi-dalam-islam/> (01/03/2010)
