BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Audit Sumber Daya Manusia
Fungsi SDM dalam mempersiapkan dan mengelola SDM memegang peranan yang sangat
penting dalam pencapaian keunggulan bersaing perusahaan. Dukungan SDM yang berkualitas
tinggi memiliki korelasi positif dengan penciptaan nilai tambah dan tingkat kualitas keputusan
yang diambil dalam perusahaan. Penciptaan nilai tambah bagi perusahaan terjadi jika operasi
berjalan sebagian besar (bahkan semuanya) melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai
(
value added acivity
) baik bagi perusahaan maupun pelanggan. Hal ini hanya terjadi jika seluruh
SDM didalam perusahaan menyadari bahwa segala aktivitasnya harus memberi kontribusi
kepada keunggulan bersaing perusahaan.
Mengingat begitu pentingnya peran fungsi SDM terhadap keberhasilan perusahaan, maka perlu
dilakukan penilaian untuk memastikan apakah fungsi ini telah mampu memberikan kontribusi
terbaiknya kepada perusahaan, yang meliputi:
1. Terpenuhinya SDM yang memenuhi kualifikasi perusahaan;
2. Proses SDM telah berjalan dengan baik, wajar, dan obyektif;
3. Pemberdayaan SDM menjadi bagian utama dalam pengelolaan SDM;
4. Menjadikan kepuasan kerja karyawan sebagai bagian dari keberhasilan perusahaan,
dan
5. Sederet permasalahan lain yang berhubungan dengan SDM.
Sebagai pengkontrol atas fungsi SDM berjalan dan mampu memberikan kontribusinya dengan
baik dalam pencapaian keberhasilan perusahaan, harus dilakukan penilaian (evaluasi) terhadap
pelaksanaan dan pengendalian program-program SDM yaitu dengan melaksanakan audit atas
fungsi SDM.
2.1 Definisi Audit SDM
Audit SDM adalah penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap program-program SDM di
setiap departemennya. Audit SDM menekankan penilaian (evaluasi) terhadap berbagai aktivitas
SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka memastikan apakah aktivitas tersebut telah
berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya dan memberikan
rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang
diaudit untuk meningkatkan kinerja dan program / aktivitas tersebut.
Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM dengan cara:
2. Menilai kualitas praktik, kebijakan, dan pengelolaan SDM;
3. Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan;
4. Menilai hubungan SDM dengan manajemen lini dan cara-cara meningkatkannya;
5. Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM;
6. Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM;
7. Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi khusus.
Dalam Buku
“Managing Human Resources”,
Arthur W. Sherman h Jr dan George W. Bohlander
(1992 hal. 670) mendefinisikan Human Resources HR) audit sebagai berikut :
“The HR audit is a method of ensuring that the human resources potential of the organization is
being fullfilled.”
(Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu metoda untuk memastikan
bahwa potensial sumber daya manusia dari organisasi dip
enuhi)”
Menurut Sherman dan Bohlander, audit SDM memberikan peluang :
1. Menilai efektitivitas fungsi sumber daya manusia;
2. Memastikan ketaatan terhadap hukum kebijakan, peraturan dan prosedur;
3. Menetapkan pedoman untuk menetapkan standar;
4. Menetapkan mutu dari staff sumber daya manusia;
5. Membawa sumber daya manusia lebih dekat kepada fungsi organisasi yang lain;
6. Meningkatkan citra dari fungsi sumber daya manusia;
7. Meningkatkan perubahan dan kreativitas;
8. Menilai kelebihan & kekurangan dari berbagai ;
9. fungsi sumber daya manusia;
10. Memfokus staf sumber daya manusia pada masalah-masalah yang penting .
Kerangka Kerja Audit SDM
Kerangka kerja audit SDM berkaitan dengan pengelolaan SDM. Tujuan dari keterkaitan
kerangka kerja audit tersebut yaitu untuk menilai dukungan SDM terhadap pencapaian tujuan
perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan dan melibatkan SDM serta
mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam keterkaitan tersebut dan merekomendasikan
langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.
Gambar 1.1 Rerangka Kerja Audit SDM
Tujuan Audit SDM
1.
Menilai efektivitas dari fungsi SDM;
2.
Menilai apakah program / aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efekti dan
efisien;
3.
Memastikan kegiatan berbagai program / aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum,
peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan;
4.
Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM
dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan;
5.
Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi,
efisiensi dan efektivitas berbagai program / aktivitas SDM.
Manfaat Audit SDM
William B Werther dan keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari audit SDM antara lain:
1. Mengidentifikasi kontribusi dari Departemen SDM terhadap organisasi;
2. Meningkatkan citra professional Departemen SDM;
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan
Departemen SDM;
4. Memeperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen SDM;
5. Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SM;
6. Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM;
7. Memastikan kataatan terhadap hukum dan peraturan dalam praktik SDM;
Tujuan Bisnis
Penentuan prioritas
pengelolaan SDM
Pengembanan strategi SDM
Aktivitas program SDM harian
Pengelolaan SDM
Evaluasi pengaruh
perubahan
dari
hasil audit
Audit
SDM
Identifikasi
dan
implementasi
8. Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif;
9. Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM;
10. Memberikan evaluasi yang cermat terhadap system informasi SDM.
Pendekatan Audit Manajemen
1. Menentukan ketaatan pada hukum dan berbagai peraturan yang berlaku; 2. Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi;
3. Menilai kinerja program.
Menentukan Ketaatan pada Hukum dan Peraturan yang Berlaku
Audit menekankan ke peraturan dan kebijakan yang berlaku di internal perusahaan. Dimana peraturan dan kebijakan tersebut telah disesuaikan dengan aturan dan hukum yang ditetapkan oleh pemerintah.
Misal dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang ketenaga kerjaan. Peraturan tersebut memuat tentang hak dan kewajiban perusahaan terhadap perusahaan, sebagai pihak yang memberikan jasanya.
Jadi peraturan dan kebijakan internal perusahaan harus memuat berbagai program seperti peningkatan kesejahteraan karyawan, keselamatan kerja, peningkatan ketrampilan dan keahlian karyawan.
Mengukur Kesesuaian Program dengan Tujuan Organisasi
Keselarasan tujuan departemen SDM berawal dari tingkat produktivitas kelompok karyawan yang tertantang dalam pemberdayaan, mempunyai semangat dan dihargai. Dari sisi ini maka suatu keselarasan kinerja dengan tujuan organisasi dapat berjalan seirama dalam mencapai tujuan perusahaan. Disamping itu, hal ini juga dapat menghindari benturan antar bagian yang ada, yang dipicu oleh kebutuhan jangka pendek masing-masing bagian berdasarkan ego sektoral masing-masing.
Pemberdayaan SDM dapat diwujudkan dalam berbagai program yang memberikan kesempatan yang sebesar-besarnya bagi karyawan untuk berpartisipasi dan megambil peran dalam mencapai keberhasilan perusahaan. Disamping itu evaluasi atas program-program tersebut harus dilakukan secara periodic agar control dari SDM tersebut dapat dinilai dan diperbaiki serta ditingkatkan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Mengukur Kinerja Program
Mengukur kinerja program berarti menghubungkan aktivitas actual program SDM dengan peraturan dan kebijakan serta strategi dan rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam mengembangkan usahanya.
Dalam pelaksanaan audit, masing-masing pendekatan ini dikombinasikan dari ketiga pendekatan audit tersebut, dengan tujuan untuk mendapatkan hasil audit yang secara optimal dan hasilnya dapat membantu manajemen dalam meningkatkan kualitas produk dalam era pesingan perusahaan.
Langkah-langkah Audit
1. Audit pendahuluan;
2. Review dan pengujian pengendalian manajemen atas program-program SDM; 3. Audit lanjutan;
Audit Pendahuluan
1. Mencari informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program / aktivitas SDM. 2. Merumuskan tujuan audit sementara (tentative audit objective).
Tujuan audit terdiri dari tiga elemen, yaitu: 1. Kriteria
Criteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi setiap individu dan kelompok dalam organisasi.
Kriteria dapat berupa:
a. Rencana SDM;
b. Berbagai kebijakan dan peraturan tentang SDM; c. Tujuan setiap program SDM;
d. Standart Operating Procedure (SOP) yang dimiliki perusahaan; e. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan;
f. Standar evaluasi (ukuran kinerja) yang telah ditetapkan perusahaan; g. Peraturan pemerintah;
h. Standar (norma) yang merupakan best practice yang diterapkan oleh perusahaan sejenis dalam bidang SDM dapat digunakan sebagai acuan (benchmark);
i. Kriteria lain yang mungkin untuk diterapkan.
Dalam hal ini auditor mengkonfirmasikan terlebih dahulu kepada manajemen perusahaan untuk merumuskan criteria yang digunakan dalam melakukan dasar (pedoman) evaluasi kinerja tiap departemen.
2. Penyebab
Penyebab (cause) merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM. Penyebab ini ada yang bersifat positif dan negative. Bersifat positif berarti tercapainya suatu tujuan perusahaan dalam perencanaan dan peraturan serta kebijakannya. Sedangkan bersifat negative berarti adanya suatu penurunan baik segi financial maupun nonfinansial. Sumber dari penurunan ini bida dari penetapan kompensasi karyawan yang tidak berdasarkan survey kelayakan akan suatu kemampuan dan pengupahan dan lain-lain.
3. Akibat
Review terhadap Sistem Pengendalian Manajemen
System pengendalian manajeman ini meupakan ketentuan yang menjadi titik ukur suatu kinerja para manajer dan supervisor ataupun di setiap depatemen masing-masing. Berikut ini adalah beberapa system pengendalian manajemen yang harus diperhatikan oleh auditor dalam audit SDM antara lain:
a. Tujuan dari program / aktivitas SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegas;
b. Kualitas dan kuantitas SDM yang melaksanakan program / aktivitas kualifikasi dari SDM yang terlibat (menjadi sasaran) dari program / aktivitas SDM yang dilaksanakan;
c. Anggaran program;
d. Pedoman / metode kerja, persyaratan kualifikasi; e. Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan;
f. Standar (ukuran) kinerja program.
Audit Lanjutan
Temuan audit yang diringkas dan dilakukan pengelompokkan temuan kedalam kelompok kondisi, criteria, penyebab dan akibat. Kondisi merupakan kenyataan rill yang ditemukan auditor berkaitan dengan program-program SDM yang diterpkan perusahaan. Contoh rendahnya ketrampilan karyawan, produktivitas kerja yang rendah, tidak adanya motivasi untuk berprestasi pada karyawan. Kriteria merupakan berbagai aturan, norma dan standar sebagai pedoman bertindak bagi seluruh pihak berwenang dalam pengelolaan SDM. Contoh pelaksanaan pelatihan karyawan, ketentuan pemberian insentif aturan disiplin kerja. Penyebab merupakan tindakan rill dari pihak-pihak yang berwenang dalam menangani SDM, yang menyebabkan terjadinya kondisi yang ditemukan auditor. Contoh penyimpangan atas tidak dilaksanakannya pelatihan karyawan. Sedangkan akibat adalah temuan berupa akibat yang harus ditanggung perusahaan karena terjadinya perbedaan tindakan rill dengan criteria yang telah ditetapkan. Contoh ditemukannya produk yang cacat, karyawan kurang terampil dalam mengoperasikan mesin.
Dari berbagai temuan tersebut akan dilakukan penganalisaan lebih lanjut. Untuk mengetahui apakah permasalahan yang terjadi itu saling terkait atau berdiri sendiri. Dengan begitu auditor dapat menyusun suatu rekomendasi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi agat tidak terulang lagi di masa yang akan datang.
Pelaporan
Laporan disajikan dengan bahasa yang mudah dipahami dan memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut. Dalam laporan juga menyajikan rekomendasi yang diusulkan sebagai alternative perbaikan terhadap penyimpnangan yang msih terjadi. Sebagai kelengkapnnya laporan juga menyatkan ruang lingkup dari audit yang dilakukan.
Tindak Lanjut
