Tugas Manajemen Sumber Daya Manusia
“Dasar- Dasar Audit Sumber Daya Manusia”
Oleh :
Masfufah
A21112128
Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Hasanuddin Makassar
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penyusun panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah SWT, karenaNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam semoga tetap terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat yang mulia. Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia II, adapun judul makalah ini adalah “Dasar-Dasar Audit Sumber Daya Manusia”.
Penyusun menyadari makalah ini masih banyak kekurangan dalam penyusunannya. Untuk itu penyusun menerima saran dan kritik yang membangun agar supaya adanya perbaikan.
Akhirnya, penyusun sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf atas segala kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi penyusun khususnya dan bagi pembaca umumnya.
Alhamdullillahirrabibil’aalamiin.
Wassaalaamu’alaikum Wr. Wb.
Makassar, Februari 2014
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang ‘terbaik’.
Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, manfaat, instrument-instrumen, dan bentuk laporan audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia.
Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan tetapi, berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia memotivasi auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar yang dapat meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi. Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung oleh kredibilitas individu dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan perbaikan dan menghindari masalah yang sama di kemudian hari. Dan, peranan top management sangat diharapkan dalam keberhasilan audit ini. Caranya, dengan memberikan disposisi atas laporan hasil audit sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi auditee.
yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.
B. Rumusan Masalah
Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini, yaitu sebagai berikut:
1. Pengertian Audit SDM.
2. Bagaimana kerangka Kerja Audit 3. Apakah tujuan dari audit SDM 4. Apakah manfaat audit SDM 5. Bagaimana pendekat audit 6. Bagaimana proses audit
7. Bagaimana melakukan audit dengan kecocokan kepribadian dalam kerja. 8. Yang mana lebih baik internal audit atau eksternal audit.
9. Alat-alat apa saja yang digunakan dalam melakukan audit sdm. 10. Bagaimana perbandingan sistem audit SDM antar perusahaan.
PEMBAHASAN A. Pengertian Audit SDM
Audit SDM merupakan penilaian dan analisis yang konfrehensif terhadap program-progam SDM. Audit SDM menekankan penilaian (evaluasi) terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi dalam perusahaan dalam rangka memastikan apakah aktivitas akivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya dan memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang terjadi pada aktiviatas SDM yang diaudit untuk meningkatkan kinerja dari program/aktvitas tersebut. Dari hasila audit dapat diketahui apakah kebutuhan potensial SDM perusahaan telah terpenuhi atau tidak dan berbagai hal dalam aktivitas SDM yan masih bisa ditingkatkan kinerjanya.
Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan “tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan”. Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Dengan demikian, audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang independen yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.
B. Kerangka Kerja Audit
Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengeolaan SDM dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Dalam hubungan ini audit menilai dukungan SDM terhadap pencapaian tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan, dan melibatkan SDM, serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam hubungan tersebut dan merekomenasikan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan rekomendasi dari hasil audit, peerusahaan melakukan perubahan dan mengevaluasi perubahan-perubahan dari hasil audit.
C. Tujuan Audit SDM
Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dilakukannya audit tersebut, yaitu :
- Menilai efektivitas dari fungsi SDM
- Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif dan efisisen.
- Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.
- Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai program/aktivitas SDM
D. Manfaat Audit SDM
Ada beberapa manfaat dari audit SDM, antara lain :
- Mengidentifikasi kontribusi dari departemen SDM terhadap organisasi - Meningkatkan citra profesioanal departemen SDM
- Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan departemen SDM.
- Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen SDM - Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM - Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM
- Memastikan ketaatan terhadap hokum dan peraturan dalam praktik SDM - Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif - Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam departemen SDM - Memberikan evaluasi yang cermat terhadap system informasi SDM E. Pendekatan Audit SDM
1. Menentukan Ketaatan Kepada Peraturan Dan Hukum yang Berlaku
Audit menekankan penlaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan, apakah telah sesuai dengan aturan dan hokum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang otoritas? Dan apakah setiap komponen dalan oraganisasi menjalankan aktivitasnya sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut? Manajemen puncak hasus menyadari bahwa manajer di setiap tingkat berkewajiban untuk mentaati peaturan dan ketentuan hukum yang berlaku.
2. Mengukur Kesesuaian Program Dengan Tujuan Organisasi
Keselarasan tujuan departemen SDM mulai dari tujuan para karyawannya sampai tujuan berbagai program yang itetapkan pada departemen ini, dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan harus menjadi pertimbangan utama dalam menyusun rencana di departemen SDM. Adanya keselarasan tujuan akan menjadikan aktivitas organisasi berjalan seirama dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Disamping itu, hal ini juga dapat menghindari benturan antar bagian yang ada, yang dipicu oleh kebutuhan jangka pendek masing-masing bagian berdasarkan ego sektoral masing-masing.
3. Mengukur Kinerja Program
dalam mencapai tujuannya. Dari hasil audit akan diketahui apakah beberapa program masih mungking untuk ditingkatkan kinerjanya atau memang program tersebut belum berjalan secara maksimal.
F. Proses Audit SDM
Proses audit sumber daya manusia terdiri atas enam langkah:
- Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak. - Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta
memberikan pelatihan yang dibutuhkan.
- Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi.
- Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM. - Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian
menindaklanjuti hasil evaluasi.
- Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular.
G. Melakukan Audit dengan Kecocokan Sifat
Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dilakukannya audit tersebut, yaitu :
- Menilai efektivitas dari fungsi SDM
- Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif dan efisisen.
- Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.
- Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.
- Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai program/aktivitas SDM
Dari penjelasan tujuan audit diatas, maka sistem audit harus dapat diterapkan dengan benar dan sesuai dengan kecocokan sifat para karyawan. Agar hasil yang didapatkan dari sistem audit dapat maksimal dan program/aktivitas SDM dapat berjalan efektif dan efisien.
H. Audit Internal atau Audit Eksternal
Perbedaan Internal Audit dan External Audit :
Internal Audit
- Dilakukan Oleh Internal Auditor yang merupakan orang dalam perusahaan - Pihak luar perusahaan menganggap internal auditor tidak independen
- Tujuan pemeriksaan adalah untuk membantu manajemen (top management, middle management, low management) dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaiaan, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.
- laporan manajemen tidak berisi mengenai kewajaran laporan keuangan, tetapi berupa temuan pemeriksaan (Audit Findings) mengenai penyimpangan dan kecurangan.
Berpedoman pada Internal auditing standards yang ditentukan ole BPKP atau BPK.
External Audit
- Dilakukan Oleh External Auditor (KAP) yang merupakan orang luar perusahaan - External Auditor adalah pihak yang independen
- Tujuan pemeriksaan adalah memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan yang telah disusun oleh manajemen perusahaan.
- Laporan external auditor berisi opini kewajaran mengenai laporan keuangan dan juga management letter yang berisi pemberitahuan mengenai kelemahan-kelemahan dalam internal control dam saran-saran perbaikan
Dan juga , ada beberapa lagi perbedaan antara internal audit dan eksternal audit dalam beberapa hal, antara lain :
- Hubungan Kerja : Pada audit internal, perusahaan memperkerjakan individu-individu sebagai auditor internal untuk menilai efektifitas operasi manajemen. Mereka utamanya terkait dengan penilaian pengendalian internal perusahaan. Audit internal dilakukan oleh auditor internal yang dapat dilakukan oleh pihak internal perusahaan atau dari luar perusahaan (outsourcing). Para pemegang saham perusahaan menunjuk auditor eksternal untuk melakukan audit eksternal. Auditor ini biasanya independen terhadap perusahaan dan manajemen.
- Pelaporan : Audit external dan internal sama-sama memiliki kode etik dan pedoman perilaku. Namun mereka berbeda dalam hal pelaporannya. Laporan audit internal adalah merupakan hal yang rahasia yang ditujukan untuk direktur dan manajemen perusahaan. Sedangkan eksternal audit, laporan auditor ditujukan untuk pemegang saham dan laporan tersebut disajikan untuk pihak-pihak yang terkait di masyarakat luas.
internal dan penilaian kinerja atas tata kelola manajemen dan mengevaluasi strategi manajemen risiko perusahaan.
I. Alat – alat yang digunakan untuk melakukan audit Berbagai alat audit yang sring digunakan adalah :
- Wawancara : Wawancara oleh manajer terhadap karyawan merupakan sumber informasi mengenai aktivitas SDM. komentar mereka membantu tim audit mencari bidang yang membutuhkan perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. - Kuesioner : Kuesioner digunakan karena wawancara memakan waktu yang terlalu
lama sehingga menyebabkan pemborosan. Melalui kuesioner gambaran yang lebih akurat dari perlakuan karyawan dapat dikembangkan.
- Analisis Catatan : Analisis catatan personalia merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengetahui berbagai kekurangan di organisasi. Review ini dilaksanakan untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan. Catatan yang ditinjau oleh tim audit meliputi catatan keselamatan dan kesehatan karyawan, keluhan, kompensasi, kebijakan dan program SDM.
- Informasi Eksternal : Informasi eksternal merupakan alat audit SDM dengan membandingkan kondisi di dalam dengan di luar organisasi. Sumber informasi eksternal meliputi pemerintah, asosiasi industri, asosiasi profesional, konsultan, serta hasil riset yang diaadakan oleh perguruan tinggi.
J. Sistem Audit SDM Perusahaan
Pelaksanaan sistem audit suatu perusahaan dengan perusahaan lain memiliki sistem yang sama. Audit harus mencakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil-hasil audit, dan penindaklanjutan hasil audit.
- Perencanaan audit
Auditor harus merencanakan terlebih dahulu setiap tugas audit yang akan dilakukan dan perencanaan harus didokumentasikan dan harus mencakup :
Menentukan tujuan dan lingkup audit
Mendapatkan latar belakang informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang akan diperiksa
Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit
Membicarakan dengan mereka yang terlibat audit
Melakukan pemahaman dan survey lapangan mengenai kegiatan-kegiatan dan pengendalian-pengendalian yang akan diperiksa, menetapkan titik berat audit dan minta saran atau komntar dari departemen yang diperiksa
- Membuat program audit
Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit
Pengujian dan evaluasi terhadap informasi
Auditor harus mengumpulkan, menganalisis, menginterprestasikan dan mendokumentasikan informasi-informasi yang diperoleh guna menunjang hasil-hasil audit. Proses pengujian dan evaluasi informasi adalah sebagai berikut :
Mengumpulkan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan tujuan dan lingkup audit.
Informasi harus cukup, kompeten, relevan, dan berguna untuk menyusun rekomendasi-rekomendasi secara baik atas temuan-temuan audit.
Informasi yang cukup adalah berdasarkan fakta, memadai, meyakinkan sehingga orang yang diberi informasi akan mempunyai kesimpulan yang sama dengan auditor.
Informasi yang kompeten adalah dapat dipercaya, dan cara terbaik untuk memperolehnya adalah dengan mempergunakan teknik audit yang tepat.
Informasi yang relevan adalah untuk mendukung temuan-temuan audit dan rekomendasi-rekomendasi, dan konsisten dengan sasaran audit.
Informasi yang berguna adalah informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai sasaran-sasarannya.
Prosedur-prosedur audit, termasuk teknik pengujian dan sampling yang dipergunakan, harus dipilih terlebih dahulu, apakah dapat dipraktikan atau tidak, apakah harus diperluas atau diubah bila diperlukan.
Proses pengumpulan, penganalisisan, penginterpretasian, dan pendokumentasian informasi ini harus diawasi guna menjamin terpeliharanya objektivitas internal auditor dan tercapainya sasaran audit.
Kertas kerja audit harus dibuat oleh auditor dan diperiksa kembali oleh atasan auditor. Kertas kerja audit ini harus mencatat semua informasi yang diperoleh dan analisis-analisis yang dibuat dan harus mendukung penemuan-penemuan audit dan rekomendasi-rekomendasi yang dilaporkan.
- Penyampaian hasil-hasil audit
Auditor harus melaporkan hasil-hasil audit yang dilakukannya/
Auditor harus mendiskusikan teman-teman audit, kesimpulan dan rekomendasi-rekomendasi yang diusulkan dengan manajemen pada tingkat tertentu sebelum mengeluarkan laporan resmi hasil audit.
Laporan harus objektif, jelas, singkat tapi padat, membangun dan tepat waktu.
Laporan harus menyajikan tujuan, lingkup dan hasil audit, dan bila mungkin laporan harus berisi pernyataan pendapat auditor.
Laporan dapat berisi rekomendasi-rekomendasi atas perbaikan-perbaikan yang masih dapat dilakukan, pernyataan kepuasan atas prestasi yang dicapai dan tindakan perbaikan.
Pandangan/pendapat unit kerja yang diperiksa mengenai kesimpulan atau rekomendasi-rekomendasi yang diberikan dapat juga dimasukkan dalam laporan.
Manajer Departemen audit atau yang ditugaskan untuk itu, terlebih dahulu harus menelaah kembali dan menyetujui laporan audit itu sebelum dikeluarkan, harus menentukan kepada siapa saja laporan itu akan diedarkan.
- Tindak lanjut audit
Auditor harus melakukan tindak lanjut audit untuk memastikan bahwa tindakan-tindakan perbaikan yang memadai telah dilakukan sesuai laporan hasil temuan audit. Disini auditor harus menetapkan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan berhasil dengan baik, atau manajemen diasumsikan telah mengetahui resiko bila tidak dilakukan tindakan perbaikan sesuai laporan hasil audit.
BAB III
Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan dengan memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh Departemen. Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang.
B.Saran
Dari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan pentingnya untuk menguasai konsep Audit SDM karena hal tersebut akan dapat membantu mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakuakan dalam suatu perusahaan. Dan hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer operasional dan departemen SDM. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas SDM.
DAFTAR PUSTAKA
http://sagara14.wordpress.com/2011/10/14/internal-audit-vs-external-audit/
http://makalahmajannaii.blogspot.com/2012/04/review-resume-makalah-metodologi.html
http://badry7.blogspot.com/2013/11/contoh-makalah-audit-sumber-daya-manusia.html
http://priyonodr.com/index.php/materi-kuliah/msdm-ii/118-bab-x-audit-dan-riset-sumber-daya-manusia.html
