ANALISIS PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM PELAYANAN KEPENDUDUKAN UNTUK MENDUKUNG SMART ADMINISTRATION
DI KABUPATEN SIDRAP BERBASIS WEB (STUDI KASUS: AKTA KELAHIRAN, AKTA KEMATIAN, PINDAH DOMISILI)
Joko Waluyo1
Prof. Dr. Hapzi Ali, MM, CMA2
I. PENDAHULUAN
Aplikasi sistem pelayanan kependudukan untuk mendukung smart administration di Kabupaten Sidrap Berbasis Web (studi kasus : akta kelahiran, akta kematian dan pindah domisi) merupakan hasil dari tugas kuliah mahasiswa DIV Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia yang disusun oleh Syarifuddin, Faisal., dkk dan didownload dari www.acadamia.edu pada tanggal 14 Pebruari 2018. Aplikasi sistem pelayanan
kependudukan ini merupakan aplikasi yang dibangun untuk mempermudah pengurusan dokumen-dokumen kependudukan seperti akta kelahiran, akta kematian dan pindah domisili bagi masyarakat Kabupaten Sidrap Sulawesi Selatan yang sebelumnya dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama dan tanpa kepastian, digantikan dengan aplikasi berbasis web yang dapat mempermudah dan memberikan kepastian bagi masyarakat Kabupaten Sidrap Sulawesi Selatan. Selain itu manfaat dari aplikasi kependudukan ini adalah memberikan kemudahan bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sidrap dalam mengelola data masyarakat, mempermudah pelayanan dan juga dalam mempermudah pengawasan masyarakat yang ada di kabupaten tersebut. Aplikasi kependudukan yang dibangun merupakan aplikasi berbasis web yang dikelola oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Kabupaten Sidrap untuk mendukung Smart Administration yang sudah ada sebelumnya..
Adapun penulisan analisa pemanfaatan aplikasi kependudukan yang berbasis web di dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kabupaten Sidrap ini adalah untuk mengetahui implementasi Computer Base Information System (CBIS) yang dibangun
1
Mahasiswa Program Magister Manajemen Sumberdaya Manusia. Universitas Terbuka.
2
oleh Syarifuddin, dkk untuk membantu pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap Sulawesi Selatan.
II. ANALISIS
Pelayanan kependudukan merupakan kegiatan atau aktivitas yang sangat penting dalam pemerintahan yang berfungsi memberikan pelayanan bagi masyarakat. Pelayanan kependudukan beberapa waktu lalu masih menggunakan sistem manual dan pencatatan dalam dokumen kertas dan diarsipkan di ruangan tertentu di kantor kependudukan dan pencatatan sipil. Pelayanan pembuatan akte kelahiran, akte kematian dan perpindahan domisili membutuhkan waktu yang cukup lama (hingga berminggu-minggu), kurang efektif, bahkan masyarakat pemohon diharuskan datang ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Berbeda dengan metode pelayanan saat ini yang sudah banyak memberikan pelayanan kependudukan dengan sistem online. Pelayanan kependudukan dengan sistem online merupakan pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Manfaat penggunaan komputer dalam sistem informasi adalah pola yang jelas, online, tepat waktu dan dapat dipercaya (Daniel dan Wiwik, 2015: 1.6). untuk menyusun sebuah sistem informasi dibutuhkan sumberdaya-sumberdaya penyusun, yaitu: manusia, software, hardware, database dan jaringan (Mc.Leod (2000:9).3 Pembuatan sistem aplikasi pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap, sebagai sebuah sistem informasi juga membutuhkan sumberdaya-sumberdaya penyusun, yaitu: manusia, software, hardware, database dan jaringan
a. Manusia.
Komponen manusia diperlukan dalam setiap sistem informasi yang dibangun. Komponen manusia terdiri atas pemakai dan pakar sistem. sebagai sumberdaya yang berperan sebagai admin dan user. Admin berperan dalam pengelolaan data master seperti kelola data admin, kelola data akta kelahiran, kelola data akta kematian, kelola
3
data pindah domisili, kelola berkas kelahiran, kelola berkas kematian, view data pengunjungan dan view laporan4.
User melakukan input data pendaftaran, dan vew pendaftaran. User selaku pengguna sistem, akan dapat menilai kemanfaatan dari sistem yang ada. Manfaat atau tidaknya dari sistem yang dibangun tergantung dari penilaian pengguna.
b. Software.
Komponen software ini dibagi menjadi tiga sub komponen, yaitu: sistem operasi, bahasa pemrograman, dan program aplikasi.5 Sistem operasi meliputi: microsoft windows, OS X. bahasa pemrograman seperti: PHP, MySQL, Pascal. Sedangkan program aplikasi seperti microsoft office.
Dalam aplikasi sistem pelayanan kependudukan yang dibangun di Kabupaten Sidrap, komponen software yang digunakan adalah: Windows 10 (sebagai sistem operasi), PHP, dan My SQL 5.6 (sebagai bahasa pemrogaman), dan Microsoft Visio, Star UML, PDF, dan Google Chrome sebagai program aplikasi.
c. Hardware
Merupakan peralatan yang digunakan untuk memproses informasi. Hardware merupakan perangkat keras yang dapat dijamah dan kasat mata. Komponen pendukung hardware antara lain: komponen input, komponen pemroses, komponen output dan komponen simpanan luar.6
Komponen input (pemasukan) adalah alat penerima input atau masukan. Input dapat berupa sinyal input maupun maintenaince input. Sinyal input adalah energi yang akan diolah oleh mesin, sedangkan maintenance input adalah energi yang akan digunakan untuk mengolah sinyal input.
Komponen pemroses adalah bagian inti dari hardware. Alat pemroses merupakan alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang sudah
4 Syarifuddin, dkk. Makalah: Komponen Sistem Informasi. https://www.slideshare.net/ AriefMunandar13/
makalah-komponen-sistem-informasi. Didownload pada tanggal 16 Februari 2018
5 Puguh Rismadi. 2016. Komponen sistem Informasi (Perangkat Lunak). Download:
https://www.programming.smktarunabhakti.net/blog/2016/06/23/komponen-sistem-informasi-perangkat-lunak/. Tanggal 16 Pebruari 2018.
6 Hazpi Ali. 2010. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Informasi. Bab IV Hal: 70. Diunduh
dimasukkan lewat alat input dan hasilnya akan ditampilkan melalui alat output. Komponen pemroses terdiri atas CPU dan main memory.
Komponen otuput (output device) merupakan alat untuk mengeluarkan atau menampilkan hasil pengolahan data dalam komponen pemroses yang berupa informasi. Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam empat macam bentuk yaitu: tulisan, gambar (image), suara ataupun output yang hanya bisa dibaca oleh mesin komputer. Bentuk alat keluaran dapat berupa hardware copy device dan soft copy device.
Komponen simpanan luar dapat dibedakan menjadi sequential access storage device (SASD) dan direct access storage device (DASD). Yang termasuk SASD antara lain Kartu plong, pita kertas, pita magnetik, Reel to reel, Catridge Tape ataupun Casette tape. Sedangkan DASD antara lain: Magnetic disk, floppy disk, micro disk, mini disk, harddisk, harddisk IDE, harddisk SCSI dan optical disk.
Perangkat keras yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi sistem pelayanan kependudukan adalah :
• Input: keyboard, mouse, dan scanner. Keyboard berfungsi sebagai alat bantu untuk mengisi data yang dibutuhkan dalam aplikasi kependudukan. Fungsi mouse sebagai pelengkap dan mempermudah mengarahkan kursor pada lokasi / point pada layar (output) bagi pengguna aplikasi. Sedangkan scanner digunakan untuk membantu menyalin dokumen yang berbentuk hadcopy menjadi softcopy yang selanjutkan akan diinput ke dalam sistem.
• CPU sebagai alat pemroses data, dalam aplikasi sistem kependudukan di Kabupaten Sidrap yang dibutuhkan dengan spesifikasi (processor: intel core i3-5030u cpu @ 1.90 GHz, memory (ram): 4 gb, dan sistem bus: 64 bit operating system, x64-based processor).
• Output sebagai alat pengubah data digital menjadi visual dan tulisan dalam aplikasi sistem kependudukan dapat berupa printer maupun layar monitor.
e. Database
Database berisi berbagai elemen data yang mendiskripsikan berbagai entitas dan hubungan antar entitas7. Database sebagai jasa penyimpanan berperan dalam mengkonsolidasikan berbagai catatan yang disimpan dalam file-file terpisah dalm satu gabungan umum elemen data yang menyediakan data untuk banyak aplikasi. (O’ Brain 2005:211). Database merupakan kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari database tersebut.
Penggunaan database dalam aplikasi sistem kependudukan berbasis online di Kabupaten Sidrap, menggambarkan bagaimana pengguna dapat menginput dan mengakses data pribadi dari lokasi yang jauh dengan lokasi bank data dalam hal ini server. Server dan juga bank data dapat ditempatkan di lokasi kantor kependudukan dan pencatatan sipil atau dilokasi penyedia jasa pembuatan aplikasi sistem kependudukan. Masing-masing memiliki keuntungan dan kekurangan.
Berikut ini gambaran atau contoh database yang digunakan dalam sebuah organisasi yang mewakili database pada aplikasi sistem kependudukan berbasis web di Kabupaten Sidrap.
7
https://hapzi-ali.com/wp-content/uploads/2017/09/4.-Hapzi-Ali-SIM-Bab-4-Sistem-Komputer-SIM-f. Sistem Jaringan
Jaringan komputer merupakan sistem yang terdiri dari gabungan beberapa perangkat komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumberdaya, berkomunikasi dan akses informasi dari berbagai tempat, antar komputer yang satu dengan komputer yang lain.8
Penggunaan sistem jaringan di aplikasi sistem kependudukan dapat menggunakan sistem jaringan nirkabel bagi pengguna yang mengakses aplikasi dari tempat dimanapun berada, sedangkan untuk admin dan juga server yang berada di kantor kependudukan dan pencatatan sipil dapat menggunakan sistem jaringan LAN (Local Area Network).
Penggunaan aplikasi sistem kependudukan berbasis web merupakan solusi bagi peningkatan pelayanan bagi masyarakat dengan cara memberi akses mudah, cepat dan akurat. Yang perlu menjadi perhatian ketika sistem berbasis web adalah keamanan jaringan. Pengamanan sistem bermaksud untuk memberikan perlindungan bagi semua sumber informasi yang terdapat dalam sistem aplikasi dari pengguna illegal. Perlindungan yang efektif dapat dicapai dengan cara mengetahui tingkat kerawanan dari sistem yang dikembangkan.9
III. KESIMPULAN
1. penggunaan aplikasi sistem kependudukan berbasis web dapat mempermudah masyarakat dalam mengurus dokumen kependudukan seperti (akta kelahiran, akta kematian dan pindah domisili)
2. Pembuatan sistem informasi membutuhakan komponen-komponen non fungsional seperti: hardware, software, manusia, database dan sistem jaringan
3. Pelayanan masyarakat dengan menggunakan aplikasi berbasis web, rentan terhadap pengguna yang illegal sehingga diperluka sistem pengamanan jaringan.
8
Saputra, dkk. Makalah: Komponen Sistem Informasi. https://www.slideshare.net/ AriefMunandar13/ makalah-komponen-sistem-informasi. Didownload pada tanggal 16 Februari 2018
9 Daniel, DR., dan Wiwik Supratiwi. 2005. Buku Materi Pokok: Sistem Informasi Manajemen. Hal : 2.18.
DAFTAR PUSTAKA
Daniel, DR., dan Wiwik Supratiwi. 2005. Buku Materi Pokok: Sistem Informasi Manajemen. Universitas Terbuka
Hazpi, Ali. 2010. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Informasi. Diunduh dari https://hapzi-ali.com/wp-content/uploads/2017/09/4.-Hapzi-Ali-SIM-Bab-4-Sistem-Komputer-SIM-Universitas-Mercu-Buana.pdf tanggal 16 Pebruari 2018
Puguh Rismadi. 2016. Komponen sistem Informasi (Perangkat Lunak). Download: https://www.programming.smktarunabhakti.net/blog/2016/06/23/komponen-sistem-informasi-perangkat-lunak/. Tanggal 16 Pebruari 2018.
