commit to user
KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A. Md) dalam bidang Perpustakaan
Oleh :
OKTI NUR PRABANDARI D1808037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : OKTI NUR PRABANDARI
NIM : D1808037
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA
PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S. S, M. Si TANGGAL UJI :
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, Juni 2011
commit to user
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : OKTI NUR PRABANDARI NIM : D1808037
Program Studi : DIPLOMA III PERPUSTAKAAN Fakultas : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: ”KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA” beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada tanggal : 16 Juni 2011
Yang Membuat Pernyataan
OKTI NUR PRABANDARI NIM. D1808037
commit to user
commit to user
v MOTO
“Bayangkanlah Besok Kau Akan Mati Berbuat Baik Untuk Kehidupan Nanti. Bayangkan Hidup 1000 Tahun Lagi Bekerja Keras Hidup di Bumi”
(GerapGurita)
“Karena Sesungguhnya Sesudah Kesulitan Itu Ada Kemudahan, Maka Apabila Kamu Telah Selesai (Dari Semua Urusan), Kerjakanlah dengan Sungguh-Sungguh (Urusan) yang Lain. Dan Hanya Kepada Tuhanmulah Hendaknya Kamu Berharap”
(Q.S Al-Insyiroh: 5-8)
“Masih Banyak yang Lebih Susah Dari hidup Ini”
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk :
1. Mother dan Father yang selalu memberi
semangat dan doanya untukku.
2. Adekku tercinta semoga apa yang kamu
cita-citakan dapat tercapai. Amien 3. Lupi “gembul” dan teman-teman
genk-qu c-row, c-bi, nunung, tikul yang menemani hari-hariku.
4. Teman-teman kost Ratti Mas Beud yang
tiap hari selalu bersama dalam susah dan senang.
5. Seseorang yang selalu bisa membuatku
tersenyum.
6. sahabat PUNK yang mau mengajariku
arti hidup
7. Almamaterku dan seluruh Pustakawan
commit to user
vii ABSTRAK
Okti Nur Prabandari. KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA. Tugas Akhir, Surakarta: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2011.
Pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO mempunyai tujuan antara lain: 1) Untuk mengetahui bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, 2) Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam implementasi manajemen perpustakaan, 3) Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi kendala-kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
Tugas Akhir ini penulis memperoleh data-data dan informasi menggunakan metode antara lain: 1) Observasi, yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara sistematis dengan prosedur yang standar, 2) Wawancara, yaitu percakapan langsung dan tatap muka (face to face) dengan maksud tertentu, 3) Dokumentasi, yaitu bahan tertulis atau benda yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, dan biasanya merupakan rekaman atau dokumen tertulis, 4) Studi Pustaka, yaitu metode historis berbentuk studi bibliografis (kepustakaan) yang dilakukan dengan mempelajari berbagai karya tulis. Berdasarkan konsekuensi dari permasalahan yang ditulis dalam Tugas Akhir ini, penulis menggambarkan bagaimana manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan mengimplementasikan manajemen perpustakaan teori oleh Lasa HS (2005).
Dari hasil Tugas Akhir dapat disimpulkan bahwa: 1) Implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pelaksanaannya masih kurang memenuhi standar manajemen perpustakaan dalam perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dan penilaian. 2) Kendala yang dihadapi dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta adalah waktu pelaksanaan perencanaan yang kurang matang mengakibatkan tersendatnya prosedur pencairan dana karena staf perpustakaan yang kurang maksimal dalam pelaksanaan kegiatan perencanaan tersebut. 3) Cara mengatasi kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan dengan mempertimbangkan waktu realisasi hasil perencanaan sebelum merealisasi perencanaan dan meningkatkan produktifitas staf perpustakaan.
Saran yang dapat penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1) menambah pengetahuan tentang perpustakaan dengan mengikuti pelatihan khusus perpustakaan, 2) menambah staf perpustakaan yang ahli dalam bidang perpustakaan.
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis dapat diberi kekuatan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini
dengan baik dan dapat selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Tugas Akhir ini disusun untuk melengkapi persyaratan kelulusan program studi D
III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Allah SWT yang selalu memberi cobaan pada penulis agar menjadi lebih kuat.
2. Yang terhormat Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Alex Ibnu Muridjal, M. Si selaku ketua program studi D III Perpustakaan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Harmawan, M. Lib selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing,
memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan.
5. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M. Si selaku dosen pembimbing yang telah bersedia dan
banyak memberikan bimbingan serta pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Drs. H. Subari selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta.
7. Seluruh staf di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang telah
commit to user
ix
8. Seluruh teman angkatan 2008 Program Studi D III Perpustakaan yang tidak bisa
disebutkan satu persatu.
9. Semua pihak yang telah memberikan bantuan yang berguna bagi penyusunan Laporan
Tugas Akhir ini.
Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang
berkepentingan.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
commit to user
x DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iii
PENGESAHAN ... iv
MOTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR BAGAN... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan ... 6
1.3.1Tujuan Secara Umum Kuliah Kerja PUSDOKINFO ... 6
1.3.2Tujuan Secara Khusus Kuliah Kerja PUSDOKINFO... 6
1.4 Metode Penelitian ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan ... 10
2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 11
2.3 Kinerja Pustakawan... 13
2.4 Pengertian Manajemen ... 14
2.5 Fungsi Manajemen ... 15
commit to user
xi BAB III GAMBARAN UMUM
3.1 Sejarah Singkat ... 31
3.2 Visi, Misi dan Tujuan ... 33
3.3 Struktur Organisasi ... 35
3.4 Sumber Daya Manusia ... 35
3.5 Koleksi ... 36
3.6 Pemakai ... 37
3.7 Sumber Dana ... 38
3.8 Sarana dan Prasarana ... 39
3.9 Kegiatan Pokok ... 40
3.10Layanan ... 41
BAB VI PEMBAHASAN 4.1 Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ... 46
4.2 Kendala yang Dihadapi dalam Implementasi Manajemen Perpustakaan ... 58
4.3 Cara Mengatasi Kendala dalam Implementasi Manajemen Perpustakaan ... 60
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 62
5.2 Saran ... 66
DAFTAR PUSTAKA ... 67
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
TABEL 1 Fungsi Manajemen ... 15
TABEL 2 Tingkat Jenjang Pendidikan Staf UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta ... 36
TABEL 3 Koleksi Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta ... 37
TABEL 4 Peminjaman dan Pengunjung UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta ... 38
TABEL 5 Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta ... 40
TABEL 6 Perencanaan yang Belum dan yang Sudah Terealisasi UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ... 47
TABEL 7 Pembagian Kerja UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
commit to user
xiii
DAFTAR BAGAN
Halaman
BAGAN 1 Struktur Oraganisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Surat Permohonan Magang
LAMPIRAN 2 Surat Keterangan Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 3 Penerimaan Peserta Magang
LAMPIRAN 4 Surat Tugas Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 5 Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 6 Daftar Harian Kegiatan Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 7 Kartu Anggota Perpustakaan
LAMPIRAN 8 Surat Keterangan Bebas Perpustakaan
LAMPIRAN 9 Call Number
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat
mensyaratkan setiap bangsa untuk memiliki daya saing yang kuat. Untuk
menghadapi persaingan akibat perubahan yang semakin cepat maka
diperlukan manusia yang memiliki kemampuan yang profesional dalam
membangun seluruh aspek kehidupan termasuk dalam perpustakaan.
Perpustakaan merupakan lembaga yang bergerak dalam pelayanan jasa bagi
masyarakat yang dilayaninya. Agar layanan yang diberikan sesuai dengan
kebutuhan pengguna, maka perpustakaan harus mengenal karakteristik dan
kebutuhan pengguna yang dilayaninya. Di dalam pengenalan karateristik
dan kebutuhan pengguna tidak bisa dilakukan hanya sekali saja akan tetapi
memerlukan proses, sedangkan kebutuhan pengguna dalam memenuhi
kebutuhan informasi setiap harinya selalu mengalami perubahan dan
perkembangan yang sangat pesat. Oleh karena itu, kepuasaan pengguna
akan sangat ditentukan jika apa yang dibutuhkan pengguna terlayani dengan
baik dan layanan yang diberikan kepada pengguna akan lebih berkualitas.
Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu
menyesuaikan dengan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan,
dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak
commit to user
kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Dilihat dari
perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari
tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital. Kemudian perpustakaan
yang dilihat dari gedung atau ruangan mutlak perlu ada karena tidak
mungkin sebuah perpustakaan digabungkan dengan unit-unit kerja lain
dalam satu ruangan. Perpustakaan yang bisa ditempatkan pada gedung
tersendiri yang secara konseptual dibangun untuk perpustakaan sebaiknya
lebih representatif dan dapat memberikan layanan dan suasana kerja yang
memadai. Dilihat dari kelengkapan koleksi perpustakaan perlu didukung
tenaga pengelola dan fasilitas yang memadai untuk memberdayakan koleksi
dan informasi yang diperoleh melalui jaringan informasi. Untuk
mewujudkan hal itu, perpustakaan perlu dibangun, dibina, dan
dikembangkan secara berkelanjutan, salah satu penentu keberhasilan
perpustakaan adalah pustakawan atau petugas perpustakaan.
Nilai sebuah perpustakaan tidak hanya dilihat dari kelengkapan
koleksi, gedung atau ruangan, dan teknologi informasi yang tinggi tetapi
juga sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan aset utama
yang tidak ternilai harganya karena dapat memberikan kontribusi yang
berarti kepada satuan kerja secara efektif dan efisien, produktif dan
kompetitif. Untuk mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia
secara efektif dan efisien tersebut dalam mencapai suatu tujuan memerlukan
commit to user
Untuk melakukan tugas pelayanan informasi di perpustakaan
diperlukan pegawai yang memiliki kompetensi yang profesional dan
berkualitas dalam menjalankan tugas pekerjaannya. Sehingga diharapkan
mampu merespon aspirasi publik ke dalam kegiatan dan program organisasi
dan melahirkan inovasi baru yang bertujuan untuk mempermudah
memenuhi berbagai tantangan perubahan sebagai dampak perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menguasai perubahan didalam
perubahan tersebut perlu adanya manajemen dalam pengelolaannya. Oleh
karena itu, untuk memperoleh, mengembangkan, memelihara dan
mengoptimalkan kinerja pegawai merupakan salah satu yang perlu
mendapatkan perhatian agar adanya tuntutan kemampuan pegawai
pemerintahan yang profesional dan berkualitas. Untuk pelayanan
perpustakaan rendahnya kinerja pegawai merupakan suatu fenomena yang
sering terjadi di lingkungan organisasi pemerintahan. Kondisi ini merupakan
persoalan besar yang dirasakan masyarakat pengguna yang dilayani. Dalam
menentukan berapa besar staf yang diperlukan untuk mengelola
perpustakaan dengan baik, tergantung daripada tingkat pendidikan, keahlian
dan ketrampilan yang dimiliki masing-masing petugas.
Pemimpin merupakan faktor penentu dalam upaya pencapaian
tujuan suatu usaha, lembaga dan organisasi. Kualitas pimpinan menentukan
keberhasilan lembaga atau organisasi yang dipimpinnya. Pemimpin yang
mampu mengelola organisasi atau lembaga akan dapat mempengaruhi orang
commit to user
dan tindakan yang benar yang harus dikerjakan bersama-sama. Oleh karena
itu, pemimpin yang mampu mengelola organisasi atau lembaga akan dapat
mempengaruhi harus mampu mengantisipasi perubahan-perubahan yang
terjadi, mengoreksi kelemahan-kelemahan, dan membawa organisasi atau
lembaga ke sasaran yang jelas dalam jangka waktu tertentu. (Lasa HS, 2008:
297)
Manajemen dalam perpustakaan sangat dipengaruhi oleh sistem
manajemen yang diberlakukan terutama faktor manager yang mengatur
organisasi lembaga tersebut. Pada umumnya pengangkatan kepala
perpustakaan kadang tidak didasarkan pada pertimbangan kemampuan
manajerial. Hal ini tidak hanya terjadi pada kalangan perpustakaan umum,
perpustakaan sekolah, dan perpustakaan instansi, tetapi juga pada
perpustakaan perguruan tinggi. Akibatnya pelaksanaan tugas-tugas
manajerial dilaksanakan tidak sesuai dengan visi dan misi dan tujuan yang
jelas karena memang perpustakaan saat ini tidak dapat memahaminya.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta merupakan
perpustakaan perguruan tinggi yang terus berkembang ditandai
bertambahnya koleksi, serta pengelolaan ruangan dan sistem automasi
sehingga memerlukan pemimpin untuk dapat mengatur jalannya kinerja
pustakawan. Dengan adanya penyediaan sarana, prasarana dan layanan yang
tersedia agar dapat bermanfaat secara optimal, maka diperlukan sumber
daya manusia atau pustakawan yang terampil. Sumber daya manusia atau
commit to user
perpustakaan. Inovasi dan ide-ide kreatif akan membawa perpustakaan
menjadi perpustakaan yang berdayaguna dan juga nyaman. Dengan adanya
manajemen maka akan tercipta kinerja staf perpustakaan yang bermanfaat
secara optimal dalam perpustakaan. Berdasarkan gambaran latar belakang
tersebut menjadi inspirasi penulis untuk mengambil judul “Kinerja Staf
Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta” agar dapat mengetahui kinerja staf
perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan Masalah yang diambil penulis berdasarkan latar belakang
pada laporan Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan
di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta?
2. Apa saja kendala-kendala yang dialami UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta dalam implementasi manajemen perpustakaan?
3. Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala dalam implementasi
manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam
commit to user
1.3 Tujuan
Pengambilan judul “Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen
Perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta”
dalam pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO mempunyai tujuan tertentu
yang bermanfaat bagi penulis. Tujuan tersebut terdiri dari tujuan secara
umum dan tujuan secara khusus.
1.3.1 Tujuan secara umum Kuliah Kerja PUSDOKINFO:
1. Memenuhi syarat kelulusan bagi program diploma mahasiswa
D3 Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS).
2. Membandingkan teori yang sudah didapat selama proses
perkuliahan di jurusan D3 Perpustakaan UNS dengan Kuliah
Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta.
3. Memperoleh data atau informasi guna keperluan dalam
penulisan Tugas Akhir.
4. Memberi masukan bagi perpustakaan tempat Kuliah Kerja
PUSDOKINFO.
5. Melatih sikap kerjasama dalam suatu organisasi atau unit kerja.
1.3.2 Tujuan khusus Kuliah Kerja PUSDOKINFO:
1. Untuk mengetahui bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam
manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas
commit to user
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
implementasi manajemen perpustakaan.
3. Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi kendala-kendala
dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
1.4 Metode Penelitian
Kuliah Kerja PUSDOKINFO dilaksanakan pada tanggal 18
Februari sampai 31 Maret 2011 di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta dengan alamat Jl. KH. Agus Salim No. 10 Surakarta 57147.
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta dilaksanakan pada hari dan jam kerja
yaitu:
Senin – Kamis : 08.00 – 12.00 dan 13.00 – 14.00 WIB
Jumat : 08.00 – 11.00 WIB
Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB
Untuk menghasilkan Tugas Akhir ini penulis memperoleh
data-data dan informasi dalam menyusun laporan ini menggunakan metode
sebagai berikut:
1. Metode Observasi
Metode observasi adalah suatu usaha sadar untuk mengumpulkan data
yang dilakukan secara sistematis dengan prosedur yang standar
commit to user
melakukan pengamatan langsung yang terjadi di lapangan, yaitu
mengamati situasi dan kondisi didalam ruangan dan juga ikut terlibat
langsung dalam kegiatan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta.
2. Metode Wawancara
Metode wawancara adalah percakapan langsung dan tatap muka (face
to face) dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh 2 pihak
yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaannya dan
yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas
pertanyaan itu (Suprayogo, 2001:172). Pengumpulan data dengan
wawancara dilakukan dengan pemimpin perpustakaan untuk
mengetahui implementasi manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dan melakukan
wawancara kepada staf perpustakaan UPT Perpustakaan Islam Batik
untuk mengetahui kendala-kendala yang biasanya terjadi dalam
pelaksanaan manajemen perpustakaan.
Wawancara dilakukan dengan:
Pemimpin Perpustakaan : Drs. H. Subari
Staf Perpustakaan : Avi Widya Oktoriana, A.Md.
Waktu : 09.00 WIB-selesai
Pelaksanaan : Sabtu, 30 Maret 2011
Tempat : UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
commit to user 3. Metode Dokumentasi atau Arsip
Metode Dokumentasi atau Arsip merupakan bahan tertulis atau benda
yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, dan
biasanya merupakan rekaman atau dokumen tertulis seperti arsip,
database, surat-surat, rekaman, gambar benda-benda peninggalan yang
berkaitan dengan suatu peristiwa (Arikunto, 2006: 164). Pengumpulan
dokumentasi atau arsip seperti laporan tahunan, buku kenangan, serta
dokumen yang mendukung kegiatan sehari-hari UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta. Metode ini digunakan penulis
untuk memperoleh data tentang gambaran umum UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
4. Metode Studi Pustaka
Metode Studi Pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan
dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat
serta mengolah bahan penelitian (Mestika, 2004: 3). Metode ini
digunakan untuk mengetahui informasi mengenai manajemen
perpustakaan dalam implementasi manajemen di UPT Perpustakaan
commit to user
10 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian
perpustakaan mengalami perkembangan secara terus menerus definisi
tentang perpustakaan berbeda-beda. Adapun definisi perpustakaan:
Menurut Sulistyo-Basuki dalam Lasa HS menyatakan bahwa “Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.” (Lasa HS, 2005: 48)
Perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari
beberapa bagian, yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan
koleksi, bagian pelayanan pengguna, dan bagian pemeliharaan
sarana-prasarana. Berbagai unsur terlibat dalam pengelolaan perpustakaan, antara
lain sumber daya manusia, pengguna, sarana-prasarana, berbagai fasilitas
pendukung, dan yang terpenting adalah koleksi yang disusun berdasarkan
sistem tertentu. (Rahayuningsih, 2007:1)
Melihat uraian diatas penulis menyimpulkan perpustakaan adalah
sebuah gedung atau ruangan yang di dalamnya terdapat kegiatan
pengembangan koleksi, pelayanan pengguna, pemeliharaan sarana
prasarana yang dalam pengelolaan perpustakaan melibatkan unsur sumber
commit to user
menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca dan bukan untuk
dijual.
2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi yang mencangkup universitas,
sekolah tinggi, institut, akademi, dan lain-lain. Perpustakaan yang berada di
lingkungan kampus. Pemakainya adalah sivitas akademi perguruan tinggi
tersebut, dan tugas serta fungsinya yang utama adalah menunjang proses
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma
Perguruan Tinggi). Penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang
bersangkutan. Untuk tingkat universitas disebut Unit Pelaksana Teknis
(UPT Perpustakaan), selanjutnya ada perpustakaan fakultas, perpustakaan
jurusan, perpustakaan program pascasarjana, dan sebagainya. (Sutarno,
2006: 35)
Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung
dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa
perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi,
perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam
menjalankan program pengajaran. Koleksi perguruan tinggi yang gunanya
melayani keperluan para mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana
dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta
para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan.
commit to user
dicakupi universitas yang membawahinya, sedangkan perpustakaan
fakultas, perpustakaan akademi dan perpustakaan sekolah tinggi atau institut
terbatas bidang lingkupnya, sesuai dengan bidang lingkup lembaga
pendidikan dimana ia tergabung. (Sjahrial, 2000: 4)
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani
para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu
(akademi, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik). Untuk
melaksanakan tugasnya itu perpustakaan perguruan tinggi memilih,
mengolah, mengoleksi, merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya
kepada para warga lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat
akademis pada umumnya. Koleksinya tidak hanya terbatas pada buku-buku
teks yang diperlukan untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar saja,
tetapi juga buku-buku dan jurnal-jurnal ilmiah yang diperlukan untuk
menunjang penelitian para dosen dan mahasiswa. (Rahayuningsih, 2007: 7)
Melihat uraian di atas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan
perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan
lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas,
perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, perpustakaan sekolah tinggi
yang melayani sivitas akademi yang bertujuan menunjang proses
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.(Tri Dharma
commit to user
2.3 Pengertian Kinerja Pustakawan
Hasil kerja yang dicapai seseorang atau kelompok dalam suatu
lembaga, instansi, atau organisasi sesuai tugas, kewajiban, tanggung jawab,
wewenang dan hak sesuai etika, moral, dan tidak melanggar peraturan
perundang-undangan. Tingkat kinerja yang diterima pemustaka suatu
perpustakaan akan mempengaruhi persepsi pemustaka dalam menilai
kualitas jasa pelayanan perpustakaan. Dalam penilaian ini, pengguna
perpustakaan akan membandingkan antara harapan atas jasa atau expected
service dengan jasa yang dirasakan atau preceived service. (Lasa HS, 2009:
159)
Adapun definisi kinerja pustakawan:
“Kinerja pustakawan dapat diukur dari aspek-aspek; pengetahuan tentang pekerjaan kualitas hasil kerja, kebiasaan kerja, tingkat kehadiran, pemanfaatan sumber daya, kualitas kerja, keramahan, kemampuan bekerja dalam tim, sikap terhadap kritik, adabtabilitas, dan fleksibilitas.” (Lasa HS, 2009: 160)
Kinerja pustakawan dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan
sangat berpengaruh terhadap nilai perpustakaan. Dengan pengertian bahwa
bila salah satu faktor rendah, maka kinerja seseorang pasti rendah pula.
Kinerja kiranya perlu disimpulkan terdapat dua terminologi tentang kinerja
yaitu kinerja pegawai/karyawan dan kinerja organisasi antara keduanya
saling berhubungan dan dapat dikatakan kinerja organisasi merupakan
akumulasi dari kinerja individu yang bersangkutan.
Pengertian kinerja pustakawan memiliki arti yang sama dengan
commit to user
di perpustakaan belum bisa disebut pustakawan tetapi orang-orang yang
bekerja di perpustakaan memiliki kegiatan seperti layaknya pustakawan.
2.4 Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur,
tetapi banyak pakar mendefinisikan manajemen sebagai berikut:
“Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan
sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” (Hasibuan, 2008: 2)
“Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap
orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.” (Siswanto, 2005: 28)
“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan
semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.” (Stoner, 1992: 8)
Menurut Andrew F. Sikula dalam Hasibuan menyatakan bahwa ”Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien.” (Hasibuan, 2008: 2)
Melihat uraian di atas penulis menyimpulkan manajemen adalah
sesuatu yang ingin direalisasikan dengan proses tertentu yang berdasar pada
commit to user
2.5 Fungsi Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan serangkaian
kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan
melaksanakan sejumlah fungsi tertentu. Manajer adalah orang yang
berperan penting dalam menggerakan roda organisasi dan mengatur seluruh
kegiatan untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu unsur organisasi
atau lembaga harus melakukan serangkaian fungsi yang disebut dengan
fungsi-fungsi manajerial.
Adapun macam-macam fungsi manajemen yang dikemukakan para
ahli:
Tabel 1 Fungsi Manajemen
No Nama Tokoh Fungsi Manajemen Singkatan 1. Luther Gullick
(1960)
Planning,Organizing, Staffing, Directing, Coordinating,
Reporting, Budgeting
POSDCORB
2. L. F. Urwick (1974)
Forcasting, Planning, Organizing,
Coordinating, Communication, Controlling
FPOCCC
3. Leon C. Megginson
Planning, Organizing, Staffing, Leading, Controlling
commit to user 4. James A.F Stoner Planning,
Organizing, Leading, Controlling
POLC
5. George R. Terry Planning, Organizing, Actuating, Controlling
POAC
6. Henri Fayol Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling
POCCC
7. Ernest Dale Planning, Organizing, Staffing, Directing, Instructing, Reporting, Controlling POSDIRC
Sumber: diolah dari beberapa sumber (Lasa HS, 2008:16)
Dalam prakteknya fungsi manajemen dalam manajerial tidak dapat
dibedakan secara tajam dan tegas, karena setiap manajer (top manager,
middle manager, dan lower manager), dalam usaha atau
aktifitas-aktifitasnya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan semua fungsi
tersebut. Setiap manajer dalam pelaksanaan aktifitas, dan kepemimpinannya
untuk mencapai tujuan harus melakukan perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan dan pengawasan dengan baik.
2.6 Pengertian Manajemen Perpustakaan
Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan diperlukan
manajemen maka hendaknya para pengelola, penyelenggara, pustakawan
commit to user
“Segala usaha pencapaian tujuan perpustakaan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, ilmu pengetahuan, sistem, sumber dana, sarana prasarana, dan sumber daya lain dengan memperhatikan fungsi, peran, dan keahlian. Dalam ini, untuk mencapai tujuan perpustakaan diperlukan sumber daya manusia dan nonmanusia antara lain berupa sumber dana, teknik, fisik, alam, informasi, ide, peraturan, maupun teknologi informasi. Sumber daya ini dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan yang menghasilkan produk (barang atau jasa).” (Lasa HS, 2009: 201)
Teori tentang fungsi-fungsi manajemen tersebut penulis mencoba
analisis untuk implementasi dalam manajemen perpustakaan (Lasa HS,
2005: 56) :
2.6.1 Perencanaan
Perpustakaan sebagai organisasi sekaligus lembaga, dalam
pelaksanaan kegiatannya. Perencanaan yang matang dan jelas dapat
dijadikan sebagai pedoman dan standar kerja dan dapat diprediksi
adanya peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan dalam mencapai
tujuan. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu
direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas
dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi,
dana, dan tingkat pendidikan pemakai.
Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi.
Perencanaan perlu dipikirkan terutama sistem yang akan
diberlakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan
koleksi, sistem inventarisasi, sitem katalogisasi, sistem klasifikasi,
commit to user
pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu
perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda,
jasa fotokopi, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerja sama
dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyek/sponsor.
Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik
apabila memiliki perlengkapan yang memadai. Sarana prasarana
seperti gedung/ ruang, meleber, media komunikasi, dan peralatan
kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatikan
karena kenyamanan dan kelancaran tugas juga dipengaruhi oleh
penyediaan sarana prasarana itu.
Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan
menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan
dilakukan, bentuk organisasi yang tepat, dan orang-orang yang
bertanggung jawab atas suatu kegiatan, perencanaan yang matang
berfungsi untuk :
1. Membantu tercapainya tujuan
Perencanaan perpustakaan harus dapat membantu secara positif
ke arah tercapainya tujuan jangka pendek, jangka menengah,
maupun jangka panjang. Oleh karena itu, suatu perencanaan
harus dilaksanakan secara kontinu. Di samping itu dalam
perencanaan jangka pendek harus diarahkan untuk menunjang
rencana jangka panjang. Pada umumnya orang cenderung
commit to user
ketidakpastian. Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan
alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam,
keragu-raguan itu dapat dibatasi, atau bahkan dihilangkan.
2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi
Efektivitas menunjukkan kemampuan seseorang dalam
merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan.
Peter Drucker (dalam Handoko, 1993:7) menyatakan bahwa
efektivitas adalah melakukan pekerjaan secara benar. Adapun
efisiensi adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan
benar. Ini dapat diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja
yang diperoleh lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga,
pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah ini berarti
menunjukkan adanya, penghematan, baik dari segi tenaga
maupun biaya.
Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan
adalah penetapan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang,
identifikasi kemudahan dan hambatan, dan pengembangan
perencanaan (Handoko, 1993: 79-80)
2.6.1.1 Penetapan Visi, Misi dan Tujuan
Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi
memperjelas arah perkembangan perpustakaan dan
memotivasi. Visi merupakan penetapan tujuan jangka
commit to user
abstrak, mudah dipahami, memiliki, keunggulan dari yang
lain, terbayangkan, dan disusun oleh pimpinan bersama
anggota lembaga. Adapun misi merupakan penjabaran visi
dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan
dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan, maupun
dibuktikan karena bersifat kasat mata (tangible), sedangkan
tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan
dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan.
2.6.1.2 Perumusan Keadaan Sekarang
Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik
kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk
menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada
tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat
yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di
perpustakaan itu.
2.6.1.3 Identifikasi kemudahan dan Hambatan
Perlu dipahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki
perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan.
Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi
pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Adapun
segala sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan itu antara lain
berupa modal, koleksi, sumber daya, manusia, partisipasi
commit to user
hambatan pengembangan perpustakaanpun perlu diketahui
dan segera diatasi. Apabila elemen-elemen yang dianggap
sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruang
yang sempit, minat baca rendah atasan yang kurang
memperhatikan, koleksi sedikit dan lain sebagainya.
2.6.1.4 Pengembangan Perencanaan
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat
pengembangan prosedur, alat, dana, maupun tenaga karena
berbagai faktor. Oleh karena itu,
kemungkinan-kemungkinan seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya
agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi
pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya
penyelewengan atas perencanaan semula.
1. Sumber daya manusia
Secara umum, sumber daya yang harus dimiliki
perpustakaan terdiri atas sumber daya manusia dan
sumber daya nonmanusia, sumber daya manusia dapat
dilihat dari perspektif politik, ekonomi, kultural, dan
administrasi. Sumber daya manusia merupakan faktor
yang paling dominan jika dibandingkan dengan
sumber-sumber daya yang lain dalam suatu sumber-sumber daya manusia
merupakan unsur utama dalam mencapai keberhasilan
commit to user
dapat terpenuhi secara wajar, mereka akan memberikan
konstribusi tertentu demi keberhasilan tujuan
perpustakaan.
2. Bahan Informasi
Bahan informasi menjadi napas suatu perpustakaan,
disamping faktor pendukung lain, seperti gedung,
sumber daya manusia, perlengkapan, dan pemakai.
Kualitas dan kuantitas bahan informasi sangat
mempengaruhi minat pemakai dalam pemanfaatan jasa
perpustakaan, pemakai dapat melakukan komunikasi
ilmiah, proses belajar dan mengajar, serta rekreasi
intelektual. Kegiatan intelektual akan dapat berlangsung
dengan baik apabila sumber-sumber informasi yang
disajikan itu sesuai minat dan kebutuhan pemakai.
3. Perabot
Perabot yang dimaksud disini adalah sejumlah alat yang
digunakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan
perusahaan yang tidak habis pakai, seperti kursi, meja,
rak, lemari bangku dan lainnya. Perabot yang diperlukan
perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar
nyaman, aman, dan selamat dalam pelaksanaan kerja.
Untuk mendapatkan perencanaan yang optimal dari
commit to user
panjang pendeknya dimensi tubuh manusia dalam posisi
statis maupun dinamis, berat dan pusat masa (centre of
gravity) dari suatu bagian tubuh, bentuk tubuh, jarak
untuk pergerakan melingkar (angular motion) dari
tangan dan kaki, dan lainnya.
4. Gedung dan Tata Ruang
a. Gedung
Bangunan atau ruang untuk perpustakaan
sebenarnya tidak sederhana yang dibayangkan
orang. Ditinjau dari segi bangunan, perpustakaan
merupakan suatu organisasi yang memiliki sub-sub
sistem yang dimiliki fungsi berbeda-beda. Oleh
karena itu, dalam perencanaan gedung dan ruang
perpustakaan perlu memerhatikan fungsi tiap ruang,
unsur-unsur keharmonisan dan keindahan, baik dari
segi interior maupun eksterior. Ruang yang tertata
baik akan memberikan kepuasan kepada
pemakaiannya (pegawai perpustakaan dan
penggunaan perpustakaan). Keberadaan gedung
maupun ruang perpustakaan dimaksudkan untuk
menampung dan melindungi koleksi dari kerusakan,
sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan
Sulistyo-commit to user
Basuki (1993) menyatakan bahwa perpustakaan
adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung
ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk
menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya
disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
b. Tata Ruang
Pada dasarnya kebutuhan ruang perpustakaan
dialokasikan untuk koleksi, pemakai, staf, dan
keperluan lain. Untuk itu perlu dipertimbangkan
sistem pinjam yang akan dianut oleh suatu
perpustakaan, dengan sistem pinjam terbuka (open
access) atau sistem pinjam tertutup (closed access).
Selain itu, dalam perencanaan ruangan perlu
dipertimbnagkan bahwa keserasian dalam penataan
ruang akan memengaruhi produktivitas, efisiensi,
efektivitas, dan kenyamanan pemakai.
5. Sistem
Perpustakaan sebenarnya juga suatu sistem informasi dan
bukan sekadar gedung/ruang atau koleksi yang di
dalamnya terdapat elemen-elemen yang dapat
dikoordinasikan dengan baik untuk mencapai tujuan.
commit to user
katalogisasi, klasifikasi, pelabelan, penyusunan dalam
rak, pelayanan, dan lainnya yang dapat berdiri sendiri,
tetapi saling terkait dan saling mendukung. Demikian
pula unsur-unsur yang dimiliki perpustakaan, meliputi
sumber daya manusia, koleksi, anggaran, ruangan, dan
sarana prasarana, dapat dikoordinasikan dengan baik
untuk secara bersama-sama memfungsikan diri untuk
mencapai keberhasilan suatu perpustakan. Sebagai suatu
sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki
beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi,
dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian
pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan
dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini
dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan,
katalogisasi, klasifikasi, dan pelayanan informasi.
2.6.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari
seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam
suatu lembaga. Penyatan langkah ini penting agar tidak terjadi
tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian
suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki
sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan
commit to user
Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila terdapat
prinsip-prinsip yang menjadi landasan geraknya. Prinsip-prinsip itu
diantaranya:
1. Perumusan tujuan
Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh
elemen-elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan
tertentu, akatifitas-aktifitas yang dilakukan akan mengarah pada
tujuan yang dirumuskan.
2. Pembagian kerja
Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya
pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas,
akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi
pemborosan.
3. Pembagian wewenang
Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau
kelompok dalam suatu organisasi, maka dapat dihindarkan
terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu
dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas
wewenang untuk bertindak
4. Kesatuan komando
Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando
atau perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat
commit to user
perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan
kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial.
5. Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada
satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Struktur organisasi yang efektif akan merefleksikan tujuan
dan sasaran. Dengan adanya struktur organisasi program-program
dari kegiatan yang hampir sama akan dapat diidentifikasi lalu
dikelompokkan dalam suatu unit kerja dalam rangka pencapaian
tujuan perpustakaan. Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan
tanggung jawab dalam organisasi perpustakaan akan tampak jelas
apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Untuk meningkatkan
peran dan kinerja perpustakaan perguruan tinggi perlu ditinjau
kembali pada struktur organisasi dan statusnya dalam organisasi
induknya.
2.6.3 Penganggaran
Penganggaran adalah suatu rencana yang membuat
penerimaan dan pengeluaran yang sudah dinyatakan dalam jumlah
uang. Anggaran ini biasanya disusun setiap tahun.
Perlunya penyusunan anggaran bagi suatu lembaga atau
commit to user
koordinasi, alat pengendalian dan menetapkan standar kegiatan yang
akan dilaksanakan.
2.6.4 Kepemimpinan
Perpustakaan sebagai lembaga informasi, dalam proses
manajemennya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
penganggaran, kepemimpinan, dan pengawasan. Dalam pelaksanaan
diatas memerlukan interaksi yang memimpin dan yang dipimpin.
Hubungan kedua ini saling memengaruhi kinerja perpustakaan yang
sangat ditentukan oleh kepemimpinan yang berfungsi atas dasar
kekuasaan untuk mengajak dan menggerakkan orang lain untuk
melakukan kegiatan demi mencapai tujuan tertentu. Kepemimpinan
yang efektif minimal memiliki sifat:
1. Bertanggung jawab
2. Mampu melihat masa depan
3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki
4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan
5. Percaya diri dan luwes
6. Mampu melakukan diplomasi
7. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi
8. Mampu mepengaruhi orang lain
2.6.5 Pengawasan dan penilaian
Pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan karena
commit to user
organisasi, dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang. Perubahan lingkungan berpengaruh terhadap perjalanan
perpustakaan. Hal ini dapat mengancam kelangsungan lembaga.
Demikian pula peningkatan kompleksitas dapat organisasi dapat
mempengaruhi aktifitas, prosedur dan biaya yang telah
direncanakan. Mungkin pula dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan
itu terdapat kesalahan, maka perlu segera diluruskan agar sesuai
dengan tujuan semula. Jika dalam pengawasan terjadi
ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan
dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan,
memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan
karena pengawasan dan penilaian dimaksudkan agar elemen yang
terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan
pekerjaannya denan baik dan benar.
Adanya pengawasan yang baik dalam sistem perpustakaan
dan tindakan korektif menunjukan bahwa sistem manajemen itu
sehat. Apabila fungsi manajemen seperti perencanaan,
pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dapat
berjalan baik, berarti sistem perpustakaan itu dapat berjalan dengan
baik. Salah satu fungsi pengawasan dalam perpustakaan adalah
untuk mengetahui efektivitas perpustakaan, sedangkan untuk
mengetahui efektivitas ini harus diketahui indikator kinerja
commit to user
beberapa alat, rumusan, atau pedoman yang dapat digunakan, antara
commit to user
[image:45.595.141.513.247.487.2]31 BAB III
GAMBARAN UMUM
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA
3.1 Sejarah Singkat
Universitas Islam Batik Surakarta berdiri pada tanggal 30 Juli 1983
dengan nama Universitas Islam Kyai Mojo (UIM) di bawah naungan
Yayasan Perguruan Tinggi Islam Kyai Mojo (APERTIM). Kelahiran UIM
ini merupakan hasil penggabungan antara Akademi Akuntansi dan
Management Batik Surakarta (AAM) dengan Universitas Islam Batik
Surakarta (UNIS) terutama untuk fakultas-fakultas non keagamaan. Dalam
penggabungan tersebut, UIM diijinkan membuka tiga fakultas, yaitu:
Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, dan Fakultas Pertanian. Sedangkan
UNIS tetap eksis dengan mengelola fakultas keagamaan seperti Fakultas
Tarbiyah dan Fakultas Syariah.
Pada saat itu UIM belum memiliki gedung kantor dan perkuliahan
sendiri, sehingga lokasi perkuliahan terpencar-pencar yakni Fakultas
Hukum di Jl. Slamet Riyadi menumpang pada SMP Batik, sedangkan
Fakultas Pertanian dan Fakultas Ekonomi di Kleco menumpang pada SMEA
Batik tidak lama kemudian Fakultas Pertanian dan Fakultas Ekonomi serta
perkantoran bergabung bersama Fakultas Hukum di SMP Batik. Pada
tanggal 28 Maret 1989 dengan berbagai pertimbangan strategis nama UIM
commit to user
formal mendapatkan persetujuan dari Mendikbud RI dengan Surat
Keputusan No. 0161/0/1989. Selanjutnya pada tahun itu pula Universitas
Islam Batik Surakarta pindah ke kampus barunnya di Jl. KH. Agus Salim
No. 10 Surakarta menempati renovasi dari gedung GKBI.
Tahun 1991, Fakultas Ekonomi membuka program D3 dengan
Jurusan Manajemen Perbankan, sedangkan Fakultas Hukum pada tahun
berikutnya mendapatkan kenaikan status dari terdaftar menjadi diakui.
Tidak lama kemudian Jurusan Manajemen Perusahaan pada Fakultas
Ekonomi juga memperoleh kenaikan status menjadi diakui.
Usia terus bertambah, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta terus berkembang ditandai bertambahnya koleksi, serta
pengelolaan ruangan dan sistem automasi yang saat ini sedang di
aplikasikan di Perpustakaan. Mungkin sistem baru saat ini akan dipakai
untuk pelayanan di Perpustakaan bukan sistem yang pertama bagi UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, karena sebelumnya UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dua kali
menggunakan sistem automasi seperti itu. Karena sebab itu UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sering sekali berganti-ganti
software atau aplikasi perpustakaan dan saat ini baru mulai awal merintis
automasi perpustakaan lagi. Dengan sistem automasi semua pekerjaan dan
commit to user
3.2 Visi, Misi, dan Tujuan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta
3.2.1 Visi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
Menjadikan pusat pelayanan dan informasi dari berbagai ilmu dan
teknologi dengan menggunakan fasilitas pelayanan yang memadai
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.
3.2.2 Misi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
1. Memilih, menghimpun dan menata informasi dalam segala
bentuk yang berkaitan dengan kurikulum Universitas Islam
Batik Surakarta.
2. Mengolah, mengemas dan merawat bahan pustaka/informasi
yang ada sedemikian rupa sehingga mudah, cepat dan tepat
didapat oleh para pengguna.
3. Menyediakan pelayanan dan fasilitas yang sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibutuhkan guna mengunjung Tri Dharma Perguruan Tinggi.
4. Memanfaatkan semua jenis sumber daya yang ada di
perpustakaan sehingga peningkatan mutu pelayanan dan tujuan
akhir Universitas Islam Batik Surakarta untuk meningkatkan
sumber daya manusia yang dihasilkan oleh Universitas Islam
commit to user
3.2.3 Tujuan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
1. Tujuan Khusus UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta:
Tujuan khusus adalah melaksanakan Tri Dharma Perguruan
Tinggi secara berkualitas, yaitu sebagai pusat pendidikan,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
2. Tujuan Umum UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta:
Tujuan umum adalah menyediakan koleksi perpustakaan dalam
menunjang proses pendidikan yang berkualitas serta sumber
commit to user
Kepala Perpustakaan
Drs. H. Subari
3.3 Struktur Organisasi
Dibawah ini adalah struktur organisasi di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
Bagan 1 Struktur Organisasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.4 Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia di Perpustakaan merupakan salah satu
faktor yang sangat penting dalam pengelolaan perpustakaan. Pengembangan
sumber daya manusia di perpustakaan harus dilakukan perencanaan yang
baik agar perpustakaan memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan
profesional. Sumber daya manusia merupakan titik sentral dari
penyelenggaraan seluruh fungsi-fungsi manajerial. Hal ini dapat ditinjau Sekretaris
Suswanto
Bagian Pelayanan
Bambang Ismanto Bagian Pengolahan
commit to user
kembali sebagaimana canggihnya teknologi jika tidak ada dukungan sumber
daya manusia yang handal tidak akan berarti apa-apa. Oleh karena itu
sumber daya manusia harus ditingkatkan terus menerus misalnya dengan
pendidikan, pelatihan, magang, kursus dan lainnya (Lasa Hs, 2005: 62).
Dalam upaya peningkatan kualitas dan profesionalisme di bidang
perpustakaan, staf perpustakaan seharusnya memiliki pengetahuan dan
pengalaman. Dengan sistem automasi yang dijalankan sekarang di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta setiap sumber daya manusia
harus mampu mengoperasikan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan yang
digunakan dalam automasi perpustakaan.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta memiliki
sumber daya manusia. Di bawah ini adalah tabel staf UPT Perpustakaan
[image:50.595.138.513.249.505.2]Universitas Islam Batik Surakarta:
Tabel 2
Tingkat Jenjang Pendidikan Staf
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No. Nama Jenjang
Pendidikan
Jabatan
1. Drs. H. Subari S1-Non Perpustakaan
Kepala Perpustakaan
2. Suswanto SMA/Sederajat Sekertaris/Administrasi 3. Avi Widya Oktoriana,
A. Md.
DIII-Perpustakaan
Pengolahan Bahan Pustaka
4. Bambang Ismanto SMA/Sederajat Sirkulasi
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.5 Koleksi
Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
commit to user
penelitian, dan lain-lain. Koleksi yang ada di UPT Perpustakaan Universitas
[image:51.595.130.516.221.521.2]Islam Batik Surakarta meliputi antara lain:
Tabel 3 Koleksi Perpustakaan
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No. Jenis Koleksi
Fakultas
Jumlah Ekonomi Hukum Pertanian
S1 S1 S1
1. Buku Wajib Ajar Jml. Judul Jml. Eksp 4723 4802 4172 5933 2347 2611 11242 13346 2. Buku
Anjuran Jml. Judul Jml. Eksp 56 69 81 92 23 36 160 197 3. Desertasi Jml. Judul
Jml. Eksp
- - - -
4. Skripsi Jml. Judul Jml. Eksp 1075 1075 754 754 296 296 2125 2125 5. Thesis Jml. Judul
Jml. Eksp
92 92
- - 92
92 6. Majalah Jml. Judul
Jml. Eksp 375 375 252 252 267 267 849 849 7. Hasil
Penelitian Jml. Judul Jml. Eksp 285 285 215 215 172 172 672 672 8. Lain-Lain Jml. Judul
Jml. Eksp 135 135 115 115 96 96 346 346
Jumlah Judul 6741 5589 3201 15486
Eksemplar 6833 7361 3478 17627
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.6 Pemakai
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta tidak
membatasi diri bagi para pengguna perpustakaan baik dari kalangan
Universitas Islam Batik Surakarta sendiri, masyarakat diluar kampus
Universitas Islam Batik Surakarta maupun masyarakat umum yang ingin
menggunakan sarana yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
commit to user
membolehkan siapa saja yang ingin menggunakan sarana yang ada di UPT
[image:52.595.118.516.221.487.2]Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
Tabel 4
Peminjam dan Pengunjung
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No Fakultas Jenjang
Program
Peminjam Pengunjung 2009 2010 2009 2010
1. Ekonomi S-1/S-2 995 891 2945 4512
2. Hukum S-1 222 512 2179 5114
3. Pertanian S-1 54 365 1550 4197
4. Dosen/Karyawan - 14 237 157 472
5. Umum - 40 - 79 421
Jumlah 1325 2005 6910 14716
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.7 Sumber Dana
Semua kegiatan menggunakan dana demi kelancaran suatu tujuan
yang ingin dicapai. Begitu juga perpustakaan perlu anggaran tersendiri demi
tercapainya tugas dan fungsinya sebagai perpustakaan. Kebutuhan akan
anggaran tidak lepas dari peran serta lembaga induknya, begitu juga UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam mencari sumber dana
tersebut diperoleh dari:
1. Dana Rutin, yaitu yang sudah ditentukan secara terus-menerus untuk
pengelolaan perpustakaan seperti dana iuran mahasiswa pertama kali
masuk di Universitas Islam Batik Surakarta. Di UPT Perpustakaan
Islam Batik Surakarta (UNIBA) mulai tahun ini akan mendapat dana
rutin dari yayasan untuk pengembangan perpustakaan baik penambahan
commit to user
2. Dana Proyek, yaitu dana yang disediakan untuk melakukan kegiatan
tertentu, misalnya untuk kegiatan automasi perpustakaan.
3. Dana Sumbangan, yang sifatnya tidak permanen dan adanya
sewaktu-waktu, tetapi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
(UNIBA) ini setiap mahasiswa yang akan lulus wajib memberikan
sumbangan baik itu berupa uang atau bahan pustaka.
4. Dana Hibah, yaitu dana baik itu berupa hibah dana ataupun hibah
koleksi dan sarana prasarana untuk mendukung perpustakaan. UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mendapat hibah dari
PMP.
3.8 Sarana dan Prasarana
Semua kegiatan perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancar
apabila didukung oleh sarana prasarana yang memadai, baik untuk
pengguna perpustakaan maupun untuk petugas perpustakaan dalam
menjalankan kegiatan administrasi ataupun dalam pengolahan bahan
pustaka. Gedung atau ruang UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta
terletak disebelah utara gedung utama Universitas Islam Batik Surakarta
yang menghadap ke timur. Ruang perpustakaan tepatnya menghadap ke
selatan. Pada awalnya UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
yang memiliki luas sekitar 108 m², didalamnya belum terdapat gudang atau
ruang koleksi khusus. Yang seiring dengan berjalannya waktu jumlah
commit to user
hal tersebut maka UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
melakukan pembenahan dengan melakukan pembagian ruang sirkulasi,
ruang pengolahan dan ruang baca. Adapun sarana prasarana yang tersedia di
[image:54.595.145.515.228.601.2]UPT Perpustakaaan Universitas Islam Batik Surakarta:
Tabel 5 Sarana Prasarana
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No. Nama Barang Jumlah
1. Komputer 4 Unit
2. Printer 2 Unit
3. Rak Buku Kayu 6 Buah
4. Rak Buku Besi 11 Buah
5. AC (Air Conditioner) 2 Unit
6. Meja Komputer 4 Buah
7. Meja Pengolahan 1 Buah
8. Meja Sirkulasi Dan Tata Usaha 3 Buah 9. Meja Kecil (Ruang Membaca) 8 Buah 10. Meja Besar (Ruang Membaca) 2 Buah 11. Meja Besar Lesehan (Ruang Membaca) 2 Buah
12. Kursi 24 Buah
13. Almari Flying Kabinet 1 Buah
14. Loker 1 Buah
15. Almari Katalog 1 Buah
16. Dispenser 1 Buah
17. Telepon 1 Buah
18. Tempat Koran 1 Buah
19. Jam Dinding 1 Buah
20. Televisi 1 Buah
21. Karpet (Lesehan) 2 Buah
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.9 Kegiatan Pokok
Sebagai unit penunjang universitas, UPT Perpustakaan Universitas
commit to user
perpustakaan. Beberapa aktivitas yang dilakukan UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta:
1. Memberikan layanan informasi sesuai kebutuhan pengguna
perpustakaan.
2. Mengembangkan layanan informasi sesuai kebutuhan pengguna
perpustakaan dan perkembangan teknologi.
3. Mengadakan, mengolah, dan memelihara koleksi untuk memenuhi
kebutuhan informasi pengguna perpustakaan.
3.10 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
Menurut Everett M. Rogers dalam Laksmi (2006:125) menyatakan
bahwa cara pustakawan berkomunikasi dalam memberikan layanan bisa
menjadi lebih menentukan keinginan masyarakat untuk berkunjung ke
perpustakaan, dibanding dengan kemegahan gedung perpustakaan,
banyaknya koleksi maupun jenis layanan yang diberikan. Sistem layanan
yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta menggunakan Open Access (Sistem
Terbuka), yaitu pengguna perpustakaan (pemustaka) memungkinkan dapat
memilih atau mencari koleksi dan mengambil sendiri koleksi yang
dibutuhkan. Sistem layanan terbuka lebih sesuai dengan kondisi sebuah
perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan sistem tersebut pengguna
perpustakaan mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses
commit to user
Jam buka layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
Senin s.d Kamis: Pagi pukul: 08.00-14.00 (Istirahat pukul 12.00-13.00)
: Sore pukul: 16.00-20.00
Jumat: Pagi pukul: 08.00-11.00
Sore pukul: 16.00-20.00
Sabtu: Pagi pukul: 08.00-12.00
Adapun layanan yang diberikan UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta:
1. Layanan Sirkulasi
Kegiatan pelayanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta meliputi peminjaman dan pengembalian yang
merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pengguna
perpustakaan, dan layanan sirkulasi diatur dengan ketentuan:
a. Layanan Peminjaman
Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang
terkait dengan peminjaman, mencangkup data peminjaman, koleksi
yang di pinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman dan
jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan
peminjaman bahan pustaka.
Prosedur peminjaman:
commit to user
2) Menyerahkan bahan pustaka dan memberikan Kartu Tanda
Anggota Perpustakaan yang masih berlaku kepada petugas
perpustakaan.
3) Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan Kartu
Tanda Anggota Perpustakaan dikembalikan kepada peminjam.
b. Layanan Pengembalian
Layanan pengembalian meliputi kegiatan yang mencatat
semua hal yang terkait dengan pengembalian, koleksi yang
dikembalikan waktu pengembalian termasuk memberikan sanksi
denda apabila ada keterlambatan
Prosedur pengembalian:
1) Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan
disertai Kartu Tanda Perpustakaan
2) Petugas akan melaksanakan proses pengembalian dan akan
menyerahkan kembali Kartu Tanda Anggota Perp
