ANINTYA OKTARINA PUTRI D1809007

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user i

APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU

DI UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

ANINTYA OKTARINA PUTRI

D1809007

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

commit to user

viii ABSTRAK

Anintya Oktarina Putri, D1809007, 2012. Aplikasi SIMPUST Dalam Pengolahan Skripsi Dan Buku Di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi SIMPUST, cara pengolahan buku dan skripsi, serta kelebihan dan kekurangan pada pengolahannya.

Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta dengan empat metode yakni metode observasi, metode studi pustaka, metode dokumentasi, dan metode wawancara.

Hasil observasi menunjukkan SIMPUST memiliki layanan administrator, operator, dan pengguna (user). Cara pengolahan buku lebih rumit dibandingkan dengan pengolahan skripsi yang lebih efisien dikarenakan data semua mahasiswa sudah ada pada server sehingga kita hanya mencari data yang sudah tersedia. Aplikasi SIMPUST memiliki kelebihan dan kekurangan pada saat memasukkan data buku dan skripsi.

Adapun saran yang penulis sampaikan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu: 1) Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi menunjang sistem otomasi. 2) Barcode rusak/ kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat layanan peminjaman lebih efisien. 3) Kegiatan pergeseran buku (shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga memudahkan pengunjung dalam pencarian buku. 4) Membuat pengisian metadata aplikasi SIMPUST yang lebih efisien. 5) Suasana kekeluargaan yang sudah berjalan baik selama ini baik antara pimpinan dengan karyawan maupun sesama karyawan dapat terus dibina agar tercipta suasana kerja yang kondusif yang berujung pada kemajuan perpustakaan.

(3)

commit to user xii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………. i

HALAMAN PERNYATAAN………... ii

HALAMAN PERNYATAAN……….. iii

HALAMAN PERSETUJUAN………. iv

HALAMAN PENGESAHAN……….. v

MOTTO………. vi

PERSEMBAHAN………. vii

ABSTRAK……… viii

KATA PENGANTAR……….. ix

DAFTAR ISI………. xii

1.3 Tujuan Penulisan……… 3

1.4 Metode Pengumpulan Data………... 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka……… 6

2.1.1 Teknologi Informasi……… 6

2.1.2 Aplikasi……… 7

2.1.3 Perlengkapan Pendukung Aplikasi……….. 7

(4)

commit to user xiii

2.1.5 Aplikasi SIMPUST………. 13

2.2 LANDASAN TEORI…………..……….. 14

2.2.1 Pengertian Perpustakaan………. 14

2.2.2 Fungsi Perpustakaan……… 14

2.2.3 Perpustakaan Perguruan Tinggi……… 15

2.2.4 Otomasi Perpustakaan……….. 17

2.2.5 Komponen Otomasi Perpustakaan……… 18

2.2.6 Software Perpustakaan………. 19

BAB III. GAMBARAN UMUM INSTITUSI 3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta……… 20

3.2.1 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi………. 22

3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta……… 25

3.4 Personalia………. 27

3.5 Koleksi Perpustakaan………... 29

3.6 Pengguna Perpustakaan……… 32

3.7 Persyaratan Menjadi Anggota……….. 33

3.8 Hak Anggota……… 34

3.9 Gedung dan Fasilitas……… 34

3.10 Peraturan dan Tata Tertib………. 37

3.11 Sanksi-Sanksi……… 39

3.12 Pelayanan Administrasi……… 39

3.13 Pelayanan Teknis………. 39

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST……… 45

4.1.1 Administrator………... 46

4.1.2 Operator……… 47

(5)

commit to user xiv

4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST ………. 53 4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam

Aplikasi SIMPUST ……… 65 4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi……….. 65 4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi……… 66 4.4 Kekurangan dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku dan

Skripsi……… 77

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan……… 79

5.2 Saran………. 81

(6)

commit to user

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang semakin cepat dewasa ini mendorong perpustakaan untuk berkreasi dan berinovasi menciptakan suatu aplikasi untuk mengatur segala proses yang ada di dalam perpustakaan. Kini metode pencatatan secara tertulis dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan sudah tergantikan dengan kemajuan teknologi di era globalisasi ini sehingga para ahli Teknologi Informasi berlomba-lomba untuk membuat aplikasi demi mempermudah proses temu balik informasi di perpustakaan. Pada dasarnya aplikasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mengatur segala proses yang ada dalam perpustakaan. Beberapa layanan yang harus ada dalam aplikasi tersebut antara lain pencatatan buku, pendaftaran anggota, proses peminjaman dan pengembalian.

Kita ketahui bahwa salah satu hal yang menjadi kunci keberhasilan perguruan tinggi yakni kemampuan memberikan layanan dan informasi yang terbaik kepada pemakainya. Untuk itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) menerapkan sistem pelayanan terbuka

(opened acces), dimana pengguna dapat langsung mengakses informasi.

(7)

commit to user

2

LAN (Local Area Network) untuk memberikan pelayanan informasi secara tepat dan akurat. SIMPUST merupakan jaringan terpadu yang memungkinkan pengguna tidak harus datang ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi pustaka yang diperlukan, namun demikian untuk proses peminjaman dan pengembalian masih tetap dilakukan di perpustakaan. Seiring berjalannya waktu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta akan selalu berbenah untuk meningkatkan pelayanan dan penyajian informasi dengan cepat dan akurat sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

Dalam pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Aplikasi SIMPUST sangat penting untuk membantu kegiatan perpustakaan di era digital sehingga penulis tertarik untuk membuat Tugas Akhir dengan judul “APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN

BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa saja layanan yang terdapat dalam SIMPUST?

1.2.2 Bagaimana langkah-langkah pengolahan buku dalam aplikasi SIMPUST?

(8)

commit to user

1.2.4 Apa saja kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan buku dan skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk menyebutkan layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

1.3.2 Untuk menjelaskan langkah-langkah pengolahan buku dalam aplikasi SIMPUST.

1.3.3 Untuk menjelaskan langkah-langkah penyimpanan dan pengolahan skripsi dalam aplikasi SIMPUST.

1.3.4 Untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan buku dan skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

1.4 Metode Pengumpulan Data

(9)

commit to user

4

1.4.1 Metode Observasi

Observasi adalah pengamatan secara langsung yang meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap suatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indera (Arikunto, Suharsimi 2002: 133). Metode ini menggunakan pengamatan secara langsung dan ikut terlibat dalam proses pemasukan data pada aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

1.4.2 Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka dilakukan dengan cara menggunakan bahan pustaka dan literatur sebagai rujukan dalam penulisan tugas akhir ini. Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994: 23).

1.4.3 Metode Dokumentasi

(10)

commit to user 1.4.4 Metode Wawancara

Wawancara atau interview adalah suatu cara mengumpulkan data dengan dialog langsung yang dilakukan oleh pewawancara (interview) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewer) (Arikunto, Suharsimi 2002: 132). Metode ini dilakukan dengan cara melakukan proses tanya jawab kepada karyawan di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sesuai dengan jabatan dan tugas dari masing-masing karyawan tersebut untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas.

1.4.5 Metode Penggunaan Tes

(11)

commit to user

6 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1. Tinjauan Pustaka

2.1.1. Teknologi Informasi

Salah satu perkembangan perpustakaan sebagai akibat dari berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi adalah terkumpulnya berbagai media informasi dalam bentuk file atau digital. Media informasi tersebut apabila tidak dikelola dengan baik dan benar akan menyulitkan dalam proses temu kembali dan pertukaran informasinya. Pengelolaan perpustakaan saat ini tidak dapat dilepaskan dari perangkat teknologi informasi. Bahkan di era seperti ini teknologi informasi menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan. Dalam perpustakaan Teknologi Informasi (TI) dapat diaplikasikan di berbagai kegiatannya seperti layanan sirkulasi, pengolahan koleksi dan layanan informasi. Hal ini dikarenakan mampu mempercepat kinerja sehingga dapat meningkatkan layanan perpustakaan. Menurut Martin dalam Aditya, (2010: 8) berpendapat bahwa,

(12)

commit to user 2.1.2. Aplikasi

Menurut Komarudin dalam Prita Arifaga (2004: 33) berpendapat bahwa aplikasi merupakan penerapan, suatu istilah yang biasa dipergunakan dalam komputerisasi yang menunjukkan penggunaan komputer based routines untuk tujuan tertentu.

Sedangkan definisi aplikasi perpustakaan adalah software

yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengoperasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan menggunakan model relational

database. Disebut dengan demikian karena dua pangkalan data

tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku.

Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data.

Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka. (Baruna, Desvan 2010: 1)

2.1.3. Perlengkapan Pendukung Aplikasi

Perlengkapan pendukung merupakan alat atau mesin dalam proses aplikasi. Berikut contoh perlengkapan pendukung aplikasi:

2.1.3.1 Scanner

(13)

commit to user

8

dapat diubah sesuai dengan apa yang diinginkan sehingga hasilnya jadi lebih baik

2.1.3.2 CD-ROM

Compact Disc/ CD merupakan perangkat penyimpanan

yang dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan audio visual.

2.1.3.2 Sumber Daya Manusia (SDM)/ Brainware

Komponen-komponen aplikasi tidak dapat berjalan dengan sempurna tanpa adanya sumber daya manusia yang mengoperasikannya. (Aditya, 2010: 17-18)

2.1.4. Fitur Aplikasi Perpustakaan

Menurut Baruna, Desvan (2010: 4-6) menjelaskan fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi perpustakaan “MySipisis” sebagai berikut :

2.1.4.1 Katalog

(14)

commit to user 2.1.4.2 Informasi Lengkap Buku

Administrasi koleksi perpustakaan (database buku, makalah, jurnal) berdasarkan kategori pada bagian informasi lengkap buku/ produk, akan ditampilkan

screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi

dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa, sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat dari buku/ produk.

2.1.4.3 Blanko Peminjaman

(15)

commit to user

10

2.1.4.4 Stok (ketersediaan) Buku,

Saat pengunjung melakukan proses permohonan peminjaman buku, stok (ketersediaan) buku yang tersedia belum akan berkurang. Setelah diproses oleh pengelola, maka secara otomatis stok buku akan berkurang dengan jumlah yang dipinjam. Pemohon pinjam sendiri akan ditempatkan di bagian "Sedang Dipinjam". Stok buku akan direset (dikembalikan) ke nilai semula secara otomatis, ketika pengelola mengklik menu yang menandakan bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan, dan Peminjam akan dikelompokkan ke dalam Arsip Peminjam.

2.1.4.5 Statistik Perpustakaan

Pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri akan ditampilkan dalam bentuk kalender.

2.1.4.6 Tampilan Random Buku Perpustakaan

Buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara

random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik,

(16)

commit to user 2.1.4.7 Internal Search Engine

Fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku perpustakaan. Fitur ini untuk menampilkan informasi-informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.

2.1.4.8 Kewenangan Akses

Security/hak akses penggunaan aplikasi kewenangan

anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya. Program sistem informasi ini sendiri memiliki tingkat kewenangan beragam terhadap masing-masing pengelola, sehingga dapat ditentukan siapa yang punya akses atau tidak terhadap suatu fitur tertentu.

2.1.4.9 Statistik

(17)

commit to user

12

2.1.4.10 Administrasi Anggota

Pengelolaan anggota perpustakaan sistem informasi ini memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan atau dinon-aktifkan oleh pengelola.

2.1.4.11 Online Help

Program memiliki panduan online yang akan mempermudah pengelola memahami fitur yang ada. Online Help yang terletak di bagian kiri bawah pada ruangan pengelola itu sendiri akan tampil berdasarkan fitur/menu yang diakses.

2.1.4.12 Dokumentasi Online

Selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi

online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur

yang ada pada program. Dokumentasi Online ini terletak di ruangan pengelola pada bagian kanan bawah.

2.1.4.13 Menggunakan database MySQL

Sistem informasi perpustakaan berbasis web ini menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan terstruktur dengan baik.

2.1.4.14 Profile perpustakaan

(18)

commit to user 2.1.4.16 Feedback

sistem informasi perpustakaan meliputi buku tamu, news

ticker.

2.1.4.17 Saran atau pesan singkat 2.1.4.18 Anggota Teraktif

2.1.4.19 Pengolahan Bahan Pustaka (Mencari ,merubah atau menambah data buku)

2.1.4.20 Sirkulasi

a. Melayani peminjaman buku b. Melayani pengembalian buku c. Melayani perpanjangan buku 2.1.4.21 Konfigurasi

2.1.5. Aplikasi SIMPUST

(19)

commit to user

14

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan merupakan sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung ataupun gedung tersendiri yang digunakan untuk menyimpan buku serta terbitan lainnya (Sulistyo-Basuki 2009: 1.6) Definisi perpustakaan tersebut tidak jauh berbeda dengan definisi perpustakaan menurut Sutarno (2003: 7) yang mengatakan bahwa : “Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waku diperlukan oleh pembaca” 2.2.2. Fungsi Perpustakaan

Setiap Perpustakaan memiliki dan tujuan tertentu. Oleh karena itu ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada setiap jenis perpustakaan. Menurut Sutarno (2003: 26) menjelaskan fungsi perpustakaan sebagai berikut:

2.2.2.1 Dapat mengikuti peristiwa dan perkembangan dunia terakhir, melalui sumber bacaan.

2.2.2.2 Secara tidak langsung mendapakan pengajaran dan pendidikan.

(20)

commit to user

Jika diperhatikan dengan seksama, peran, tugas dan fungsi perpustakaan cukup menantang seperti :

2.2.2.1 Bagaimana membina dan mengembangkan serta memberdayakan dalam segala bentuk potensinya.

2.2.2.2 Mengembangkan minat dan respon masyarakat untuk berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan secara maksimal, menumbuhkan kesadaran sendiri dan bukan atas paksaan.

2.2.3. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan

“research library” atau perpustakaan penelitian karena untuk sarana

meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan utama di perguruan tinggi. (Sutarno 2003: 36)

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya (Sulistyo-Basuki 1994: 65). Di dalam pengertian tersebut, perguruan tinggi adalah universitas yang mencakup fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian.

(21)

commit to user

16

“Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya yang bersama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri dharma Perguruan Tinggi.”

Tugas perpustakaan perguruan tinggi ialah:

2.2.3.1 Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi. 2.2.3.2 Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan

mudah dapat digunakan oleh pemakai.

2.2.3.3 Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara yang efisien.

2.2.3.4 Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan. 2.2.3.5 Menyelenggarakan kerja sama antarperpustakaan dengan

(22)

commit to user

Perguruan Tinggi sangatlah penting yaitu membantu pemustaka khususnya mahasiswa, karyawan, maupun dosen dalam menyediakan layanan informasi secara cepat, tepat dan efisien serta ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna perpustakaan.

2.2.4. Otomasi Perpustakaan

Dalam buku yang berjudul Kamus Kepustakawanan

Indonesia, Lasa, HS (2009: 223) menjabarkan definisi otomasi

perpustakaan sebagai berikut:

”Otomasi perpustakaan adalah proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpustakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut teknologi informasi. Teknologi informasi disini berarti pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi. Dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkat keras, tetapi juga perlu melibatkan unsur manusia.”

Menurut Yuyu Mulia dan B. Mustofa (2009: 9.3) yang dimaksud dengan sistem automasi di perpustakaan adalah menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu. Adapun bagian di perpustakaan yang diotomasikan adalah :

(23)

commit to user

18

2.2.4.2 Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan Nomor klasifikasi, penentuan subyek, pembuatan dan pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi). 2.2.4.3 Pelayanan kepada pengguna

a) Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (Online Public

Access Catalog)

b) Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan keterlambatan, denda, pemesanan (reservation), semua bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi.

c) Sistem pelaporan dan pembuatan statistik.

d) Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan otomasi bagi pengunjung perpustakaan.

Adapun tujuan otomasi perpustakaan antara lain : 2.2.4.1 Meningkatkan kualitas layanan.

2.2.4.2 Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual.

2.2.4.3 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas. 2.2.4.4 Meningkatkan kinerja perpustakaan.

(24)

commit to user 2.2.5. Komponen Otomasi Perpustakaan

Komponen sistem otomasi perpustakaan pada umumnya secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen itu adalah hardware, software, database dan yang terpenting adalah SDM.

2.2.5.1 Perangkat keras (Hardware)

Yaitu benda atau peralatan teknologi informasi yang digunakan dalam sistem otomasi perpustakaan. Termasuk disini adalah perangkat komputer, printer, document scanner,

barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem

untuk fasilitas internet. 2.2.5.2 Perangkat lunak (Software)

Yaitu program komputer yang digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan sistem otomasi.

2.2.5.3 Data atau Database

Adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait yang akan diolah dan dimanfaatkan melalui sistem otomasi. 2.2.5.4 Sumber Daya Manusia (SDM)

(25)

commit to user

20

2.2.6. Software Perpustakaan

Software sistem otomasi perpustakaan adalah perangkat

lunak yang digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsi atau pekerjaan di perpustakaan (Yulia, Yuyu 2009: 9.12).

Secara garis besar fungsi atau kegiatan di perpustakaan terdiri atas kegiatan pengembangan koleksi, pengelolaan koleksi, dan pelayanan kepada pengguna. Untuk semua kegiatan tersebut dapat dibuatkan

software aplikasi untung mendukungnya dalam sistem otomasi.

Software aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan

bahan pustaka juga semakin banyak dibuat untuk mempermudah pengolahan bahan pustaka. Dengan software seperti ini petugas perpustakaan melakukan kegiatan input data bibliografi yang dibuat dengan sistem manual dan hanya tekniknya saja yang berbeda. Misal INDOMARC (Indonesian Machine Readable Catalog), CDS/ISIS

(Computerized Document Service/Integrated Set of Information

(26)

commit to user

21 BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) didirikan pada tanggal 1 Agustus 1982 yang berlokasi di Jl. KH. Ahmad Dahlan No. 4 Yogyakarta dengan koleksi awal yang masih sangat minim. Pada tahun 1984 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berpindah lokasi menjadi di daerah Wirobrajan yang sekarang menjadi SMU Muhammadiyah 7 Yogyakarta. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berpindah lokasi lagi di Kampus baru JL. HOS. Cokroaminoto No. 17 Yogyakarta pada tahun 1997.

(27)

commit to user

22

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang digunakan untuk melayani mahasiswa non eksakta setelah selesai dibangun gedung perpustakaan sendiri. Maka, sejak tanggal 19 Juli 2000, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta resmi menempati gedung baru di lantai 3 Gedung KH Mas Mansyur (Gedung D).

Sampai saat ini UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berada di lokasi yaitu :

3.1.1 Perpustakaan pusat yang melayani semua sivitas akademik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Berlokasi di Kampus Terpadu di Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto, Kasihan Bantul, Yogyakarta 55183. Perpustakaan pusat melayani semua fakultas yang ada di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, antara lain Fakultas Agama Islam, Fakultas Kedokteran, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi, Fakultas Isipol, Fakultas Teknik, Fakultas Pertanian.

3.1.2 Perpustakaan Fakultas Kedokteran

(28)

commit to user

Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sudah mengalami enam kali pergantian sejak dari awal berdirinya perpustakaan, yaitu :

3.1.1 Ibu Sariningsih

3.1.2 Bapak Rohmadi Untoro

3.1.3 Bapak Ir Gatot Supangkat, M.P

3.1.4 Bapak Drs. Endro Dwi Hatmanto, MA

3.1.5 Ibu Dr. Siti Dyah H,SE., MM

3.1.6 Ibu Dra. Retno Widowati Purnama Asri, M.Si, Ph.D

3.1.7 Bapak Drs. Lasa HS M.Si

3.2 Kedudukan, Tugas pokok, dan Fungsi UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

3.2.1 Kedudukan

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) mempunyai kedudukan langsung di bawah Pembantu Rektor 1.

3.2.2 Tugas Pokok

(29)

commit to user

24

keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat khususnya sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dan masyarakat pada umumnya. Tugas itu dilaksanakan dalam bentuk kegiatan pengadaan, pengolahan dan perawatan pustaka, pelayanan peminjaman-pengembalian, dan pendidikan pada pemakai.

3.2.3 Fungsi

Fungsi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta antara lain :

3.2.3.1 Memberikan jasa pelayanan informasi yang tepat, cepat dan relevan

3.2.3.2 Memberikan layanan bahan pustaka 3.2.3.3 Memberikan layanan karya ilmiah 3.2.3.4 Memberikan jasa pelayanan referensi 3.2.3.5 Memberikan jasa layanan fotokopi 3.2.3.6 Memberikan jasa layanan E-Journal

3.2.3.7 Memberikan layanan Digital Library

3.2.4 Visi Dan Misi Perpustakaan

(30)

commit to user

Mewujudkan KLC (Knowledge and Learning Center) sebagai pusat layanan informasi berbasis teknologi dan berperan sebagai penggerak atmosfir akademik di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Misi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :

3.2.4.1 Pelayanan

Komitmen pelayanan yang ramah, akurat dan tepat waktu.

3.2.4.2 Sumber Informasi

Menjadi ganda depan dalam penyediaan dan pengaksesan informasi sebagai fondasi “Research University”.

3.2.4.3 Pendidikan

(31)

commit to user

26

3.2.4.4 Teknologi

Proaktif membangun teknologi yang akan mempercepat dan mempermudah pelayanandan akses informasi.

3.2.4.5 Fasilitas fisik

Proaktif menyediakan area perpustakaan yang sehat, nyaman, aman, edukatif, rekreatif dan berorientasi pengunjung.

3.2.4.6 Kerjasama

Membangun kerjasama dengan pihak lain untuk meningkatkan mutu pelayanan, regional maupun internasional dan organisasi-organisasi lain yang mempunyai kesamaan visi dan misi.

3.2.4.7 Organisasi dan Sumber Daya Manusia

(32)

commit to user

3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta (UMY)

3.3.1 Struktur Organisasi Makro

Struktur organisasi makro menggambarkan secara garis besar kedudukan UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sebagai unit kerja dengan lembaga induknya yaitu

(33)

commit to user

28

(34)

commit to user

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam struktur organisasi mikro membawahi 4 bagian yaitu : Pelayanan teknis, Pelayanan administrasi, Pelayanan pemustaka, Pelayanan informasi spesifik.

Dalam struktur ini, kepala perpustakaan langsung membawahi bagian-bagian tersebut dan setiap bagian beranggung jawab kepada kepala perpustakaan maka diharapkan masing-masing bagian dapat mengetahui.

3.4 Personalia

(35)

commit to user

30

Tabel 1.

PROFIL PEGAWAI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

No Nama Gol. Pendidikan

Pendidikan

Tambahan

Tahun

Masuk Tugas Pokok

1 Drs. Lasa

Perpustakaan E-Library 1994

(36)

commit to user

Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.5 Koleksi Perpustakaan

3.5.1 Koleksi Referensi

Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjam. Koleksi ini terletak di lantai 2 gedung perpustakaan.

3.5.2 Koleksi Cadangan

(37)

commit to user

32

3.5.3 Koleksi Periodikal

Koleksi terbitan berkala berupa jurnal, majalah, buletin, koran dan terbitan berkala lainnya hanya dapat dibaca di tempat dan terdapat dalam ruang referensi lantai 2 Gedung Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

3.5.4 Koleksi Buku Teks

Terdiri dari buku-buku berbagai disiplin ilmu yang telah dikelompokkan ke dalam berbagai subyek. Koleksi buku teks ini dapat dibaca di tempat atau dipinjam sesuai prosedur peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai gedung 3 perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Tabel 2.

Data Jumlah Koleksi UPT Perpustakaan UMY

Data Koleksi Judul Eksemplar

Semua Koleksi 22248 71352

3.5.5 Koleksi Karya Ilmiah

(38)

commit to user Tabel 3.

Data Jumlah Koleksi Karya Ilmiah UPT Perpustakaan UMY

Sumber:Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.5.6 Koleksi Informasi Spesifik

American Corner :

Koleksi American Corner berupa buku-buku karangan pemikir kelas dunia dan majalah-majalah berbobot seperti:

3.5.6.1 U.S and World News

3.5.6.2 Rolling Stone

(39)

commit to user

34

3.5.6.5 Foreign Policy

3.5.6.6 Global Finance

3.5.6.7 Forbes

3.5.6.8 English Literacy Forum

3.5.6.9 National Geography

3.5.6.10 Jurnal Ilmiah The Moslem World

Iranian Corner :

Koleksi Iranian Corner berupa: 3.5.6.1 Tafsir Al-Qur’an

3.5.6.2 Tafsir Al-Mizan

3.5.6.3 CD Hadist dan tafsir

3.5.6.4 Buku-buku filsafat dan pemikiran dari intelektual persia.

Di Iranian Corner juga dapat mengikuti berita-berita global dari

seluruh sudut dunia melalui antena parabola.

3.6 Pengguna Perpustakaan

Pengguna Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta adalah mereka yang sudah tercatat atau terdaftar sebagai anggota perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Anggota Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terdiri dari dua golongan, yaitu :

3.6.1 Anggota Biasa

(40)

commit to user 3.6.2 Anggota Luar Biasa

Anggota luar biasa yaitu pengunjung/mahasiswa dari luar Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terlebih dahulu mendaftar untuk keperluan pencarian bahan pustaka. Anggota luar biasa hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia dan tidak bisa meminjam pustaka untuk dibawa pulang.

3.7 Persyaratan Menjadi Anggota :

3.7.1 Mahasiswa dan Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta 3.7.1.1 Mengisi blangko data pribadi

3.7.1.2 Menyerahkan pas foto terbaru ukuran 2x3 cm 1 lembar 3.7.1.3 Membayar biaya administrasi Rp 5.000,-

3.7.2 Mahasiswa luar Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3.7.2.1 Membawa surat pengantar dari pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan.

3.7.2.2 Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku 1 lembar 3.7.2.3 Menyerahkan pas foto terbaru 2 x 3 cm sebanyak 1 lembar 3.7.2.4 Membayar biaya administrasi Rp. 20.000,- untuk empat

kali kunjungan atau Rp 50.000,- untuk satu semester. 3.7.3 Alumni Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3.7.3.1 Menyerahkan fotokopi kartu anggota alumni Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

3.7.3.2 Menyerahkan foto terbaru ukuran 2x3 1 lembar.

(41)

commit to user

36

3.8 Hak Anggota

3.8.1 Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta aktif

3.8.1.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu 7 hari.

3.8.1.2 Mendapat perpanjangan buku 2 kali.

3.8.1.3 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas. 3.8.1.4 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi. 3.8.2 Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :

3.8.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu 30 hari, perpanjangan paling lama 30 hari.

3.8.2 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas. 3.8.3 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi. 3.8.4 Anggota Luar Biasa

Hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia ditempat dan tidak bisa meminjam pustaka untuk dibawa keluar.

3.9 Gedung dan Fasilitas

3.9.1 Gedung

(42)

commit to user

ruang administrasi, ruang fotokopi, ruang baca, ruang American

Corner, ruang Iranian Corner.

Tabel 4.

Data Ruangan UPT Perpustakaan UMY

No Ruangan Ukuran

1 Ruang Koleksi 818 m2

2 Ruang Referensi 194,4 m2

3 Perpustakaan Digital 90,72 m2

4 Ruang Sidang 51,84 m2

5 Ruang Administrasi 57,84 m2

6 Ruang Fotokopi 12,96 m2

7 Ruang Belajar Umum 90 m2

8 Lobi 22,4 m2

9 Perpustakaan American Corner dan Iranian

Corner 120 m2

TOTAL 1.558,16 m2

3.9.2 Fasilitas

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menyediakan fasilitas berupa ruangan dan sarana lain yang sehat, nyaman dan edukatif bagi pemustaka, berupa:

3.9.2.1 “Computer Pool” yang dapat digunakan untuk mengakses internet, tersedia di lantai 2, lantai 3, American Corner dan

(43)

commit to user

38

3.9.2.2 Ruang baca yang luas dan nyaman untuk belajar dan berdiskusi terdapa di lantai 2 dan 3.

3.9.2.3 Ruang belajar lesehan di lantai 3 dan American Corner. 3.9.2.4 Ruang sidang untuk menyelenggarakan diskusi dan

pertemuan dengan kapasitas 50 peserta. 3.9.2.5 Library Cafe di lantai 2

3.9.2.6 Bookshop yang menyediakan buku-buku ilmiah dan populer 3.9.2.7 Ruang Fotokopi yang melayani fotokopi koleksi

perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku 3.9.2.8 Loker

Tabel 5.

Data Fasilitas Di UPT Perpustakaan UMY

No Peralatan Perpustakaan Jumlah

(44)

commit to user

No Peralatan Kantor Jumlah

1 Mesin Ketik 1 buah

3.10 Peraturan dan Tata Tertib

3.10.1 Setiap pengunjung wajib menunjukkan kartu mahasiswa UMY atau kartu anggota luar biasa dan harus discanner pada alat pencatat data pengunjung.

3.10.2 Selain sivitas akademika UMY tidak diperkenankan memasuki ruangan perpustakaan, kecuali sudah medaftarkan sebagai anggota luar biasa.

3.10.3 Pengunjung harap menjaga kesopanan, ketentraman, kebersihan, dan dilarang membuat keributan.

3.10.4 Pengunjung tidak diperkenakan menggunakan sandal.

3.10.5 Pengunjung tidak diperkenankan membawa makanan dan minuman.

3.10.6 Pengunjung tidak diperkenankan merokok di ruang perpustakaan. 3.10.7 Tas, jaket, topi, stopmap, dan buku harus disimpan ke dalam loker. 3.10.8 Dilarang merusak, merobek dan mengotori bahan pustaka.

(45)

commit to user

40

3.10.10 Pengunjung atau peminjam wajib menjaga keutuhan bahan pustaka. Ketentuan meminjam :

3.10.10.1 Mahasiswa :

a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar b) Lama peminjaman 10 hari

c) Perpanjangan 1 kali 3.10.10.2 Mahasiswa Bebas Teori :

a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar b) Menyerahkan surat keterangan bebas teori 3.10.10.3 Mahasiswa S2/S3 :

a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar b) Lama peminjaman 15 hari

c) Perpanjangan 1 kali 3.10.10.4 Karyawan/Dosen :

a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar b) Lama peminjaman 30 hari

c) Perpanjangan 1 kali

3.10.11 Apabila tidak tercatat maka otomatis akan dihitung akumulasi keterlambatan pengembalian.

(46)

commit to user 3.11 Sanksi-Sanksi

3.11.1 Denda Rp 200,- per hari per buku untuk setiap keterlambatan mengembalikan buku.

3.11.2 Mengganti dengan pustaka yang baru dan ditambah biaya proses pustaka Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan atau merusak pustaka.

3.11.3 Denda Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan kunci loker.

3.11.4 Pengunjung yang berbuat curang, dengan maksud ingin memiliki pustaka atau sebagian pustaka, dikenankan sanksi adsministrasi selama 1 (satu) semester dan dihapus haknya sebagai anggota perpustakaan.

3.12 Pelayanan Administrasi

Tugas dari pelayanan administrasi adalah : 3.12.1 Mengurusi korespondensi

3.12.2 Mengurusi masalah kepegawaian 3.12.3 Mengurusi masalah keuangan

(47)

commit to user

42

3.13 Pelayanan Teknis

Pengadaan Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta antara lain :

3.13.1 Pembelian

3.13.1.1 Pembelian Buku Teks

Kegiatan pembelian buku teks dilakukan oleh tim pengadaan buku yang dibentuk oleh masing-masing fakultas. Perpustakaan hanya menerima buku tersebut untuk diolah dan dilayankan oleh pemakai.

3.13.1.2 Pembelian Terbitan Berkala

Untuk memenuhi kebutuhan informasi teraktual, perpustakaan juga melanggan terbitan berkala seperti majalah, koran dan jurnal.

3.13.2 Hadiah

(48)

commit to user 3.13.3 Titipan

Koleksi perpustakaan dapat diperoleh dari titipan dosen yang dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan. Koleksi diolah sama seperti koleksi perpustakaan dan jangka waktu penitipan ditentukan oleh dosen itu sendiri.

3.13.4 Tukar Menukar

Tukar menukar koleksi ini biasanya dalam hal tukar menukar terbitan berkala.

3.13.5 Pengolahan Bahan Pustaka 3.13.5.1 Inventarisasi

Kegiatan ini berupa pemberian stempel kepemilikan dan stempel inventarisasi. Pemberian stempel ini dilakukan dihalaman judul, setiap pergantian bab, atau di halaman-halaman tertentu dengan alasan khusus. Sedangkan stempel inventarisasi diletakkan dihalaman terakhir. 3.13.5.2 Klasifikasi

(49)

commit to user

44

Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 21.

3.13.5.3 Pelabelan

Kegiatan pemasangan nomer panggil (call number) yang mencakup nomor klasifikasi buku, tiga huruf depan entri utama, dan huruf pertama judul buku. Nomor panggil dipasang 5 cm dari bawah punggung buku.

3.13.5.4 Pemasukan Data

Pemasukkan data menggunakan komputer dengan program SIMPUST. Data yang dimasukkan meliputi tanggal/bulan/tahun, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, asal, no inventaris, no klasifikasi, harga.

3.15.3.5 Pemasangan Barcode

Pembuatan barcode dibuat berdasarkan nomer inventaris bahan pustaka dengan menggunakan angka 10 digit. Empat digit pertama merupakan tahun pencatatan buku, tiga digit terakhir menunjukkan nomer urut buku kemudian barcode ditempelkan disebalik sampul buku.

Barcode ini yang kemudian dibaca oleh scanner buku

(50)

commit to user 3.15.3.6 Penempatan Date Due Slip

Penempelan slip tanggal kembali dengan maksud untuk mengetahui tanggal pengembalian buku.

3.15.3.7 Pergerakan (Shelving)

Merupakan kegiatan pengaturan buku di rak dengan sistem tertentu agar bahan pustaka mudah ditelusuri kembali.

3.13.6 Pelayanan Pemakai

3.13.6.1 Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi mencakup semua bentuk kegiatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan penggunaan jasa perpustakaan (Lasa, HS 1994:1). UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem komputerisasi dalam melaksanan kegiatan sirkulasi.

3.13.6.2 Pelayanan Referensi

(51)

commit to user

46

3.13.6.3 Pelayanan Penelusuran

Penelusuran informasi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan komputer dengan program SIMPUST yang menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) sehingga bisa diakses dimana saja, akan tetapi proses peminjaman dan pengembalian tetap dilakukan di bagian sirkulasi.

3.13.7 Waktu Pelayanan

3.13.7.1 Senin s/d Kamis :

Pagi : 08.00-11.30 Siang : 12.30-16.00 3.13.7.2 Jumat :

Pagi : 08.00-11.00 Siang : 13.00-16.00 3.13.7.3 Sabtu :

(52)

commit to user

47 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUST) digunakan pertama kali pada tahun 1998 di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta dibawah tanggung jawab server Aplikasi SIMPUST yang terpusat di Biro Sistem Informasi (BSI) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Aplikasi yang digunakan di Universitas Muhammadiyah ada 2 yaitu, SIMPUST dan Aplikasi Katalog Skripsi. SIMPUST memiliki 3 layanan yaitu, layanan Administrator, layanan Operator dan layanan Pengguna. Aplikasi Katalog Skripsi digunakan untuk memasukkan data skripsi untuk selanjutnya diproses ke dalam Digital

Library Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Berikut ini layanan yang

(53)

commit to user

48

4.1.1. Administrator

Bagian memasukkan data dan merubah sistem informasi jika dibutuhkan. Bisa mencakup semua program yang ada, misal merubah database, masa berlaku, merubah denda, dll. Semua

password karyawan yang digunakan untuk mengakses SIMPUST

dipegang oleh bagian administrator. Gambar 1.

Tampilan Menu Administrator

(54)

commit to user 4.1.2. Operator

Yang melakukan kegiatan sirkulasi, misal peminjaman dan pengembalian, pendaftaran anggota, pembuatan katalog.

4.1.2.1 Menu peminjaman mencangkup nomor anggota, barcode

buku dan detail peminjaman. Transaksi peminjaman pertama dengan scan barcode yang terdapat dalam kartu perpustakaan anggota sampai muncul identitas anggota yang meminjam, kemudian barcode buku discan dalam kolom

barcode hingga muncul identitas buku yang dipinjam.

Gambar 2.

Tampilan Menu Peminjaman

(55)

commit to user

50

4.1.2.2 Dalam menu pengembalian pustaka petugas hanya melakukan scan barcode buku yang dipinjam ke dalam kolom barcode tanpa harus scan barcode kartu anggota terlebih dahulu.

Gambar 3.

Tampilan Menu Pengembalian

(56)

commit to user

4.1.2.3 Dalam menu pendaftaran anggota petugas wajib mengisi metadata nomor anggota, jenis anggota, kartu identitas yang dipakai, nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat dan mengubah status anggota yang boleh meminjam buku.

Gambar 4.

Tampilan Pendaftaran Anggota

(57)

commit to user

52

4.1.3. Pengguna (User)

Hanya bisa menggunakan katalog (OPAC), melakukan pemesanan buku, memberikan kritik dan saran.

4.1.3.1 OPAC (Online Public Acces Catalogue)

Pengguna bisa mencari buku melalui OPAC dengan memilih opsi pencarian melalui judul, pengarang, lembaga, penerbit atau subyek. Kemudian mengisi kunci pencarian yang dimaksud kemudian klik ‘Detail’ sehingga detail pustaka muncul yang berupa nomor panggil, posisi pustaka dan status pustaka apakah buku tersebut dipinjam atau tersedia.

Gambar 5. Tampilan OPAC

(58)

commit to user 4.1.3.2 Pemesanan Buku

Anggota dapat melakukan pemesanan buku yang sudah dipinjam anggota lain sehingga anggota yang meminjam buku tidak dapat memperpanjang jangka peminjaman karena buku sudah dipesan.

Gambar 6.

Tampilan Pemesanan Buku

(59)

commit to user

54

4.1.3.3 Kritik dan Saran

Pengunjung perpustakaan dapat memberikan kritik dan saran dalam menu Kritik dan Saran tentang pelayanan perpustakaan.

Gambar 7.

Tampilan Kritik dan Saran

(60)

commit to user

4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST

4.2.1 Buku yang digunakan untuk dimasukkan kedalam aplikasi SIMPUST berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi yang memiliki

barcode 2012410007.

Gambar 8.

Barcode Buku

Sumber : Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

Keterangan : 2012410007

2012 : Tahun pembuatan barcode

41 : Kode Fakultas 0007 : Nomor urut barcode

(61)

commit to user

56

Buka aplikasi SIMPUST kemudian masuk dengan log in pengguna. Gambar 9.

Tampilan awal SIMPUST

(62)

commit to user

4.2.2 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi SIMPUST langkah selanjutnya adalah memasukkan data pengarang yang belum terdapat dalam nama-nama pengarang. Setelah menambahkan pengarang baru maka kode pengarang akan terisi otomatis oleh program, kemudian isi nama pengarang sesuai dengan ketentuan yang berlaku lalu kode huruf juga akan terisi otomatis setelah data disimpan. Kode huruf ini merupakan tiga huruf dalam katalog.

Gambar 10.

Tampilan Menu Entry Pengarang

(63)

commit to user

58

4.2.3 Setelah nama pengarang kemudian memasukkan data pustaka dengan memilih menu pustaka. Langkah selanjutnya menambahkan data baru kedalam menu pustaka. Yang harus diisi adalah Nomor Induk Buku, Judul pustaka, Bahasa pengantar, Jenis pustaka, Kode pustaka yang merupakan huruf awal dari judul, Nama pengarang, Penerbit, dan Keywords. Untuk pilihan Keyword diisi sama persis dengan judul sehingga memudahkan mahasiswa untuk mencari pustaka dalam OPAC.

Gambar 11. Tampilan Menu Pustaka

(64)

commit to user

4.2.4 Setelah data nomor 3 terisi kemudian simpan data sehingga muncul menu-menu berikutnya yang harus diisi seperti, Detail Pustaka, Inventaris Pustaka, Status Pustaka, Posisi Pustaka, Nomor Panggil, Label Barcode, Kelompok Subyek, Terjemahan Judul, Pemilik Pustaka, Koleksi Akademik dan yang terakhir Resume Identitas Pustaka.

Gambar 12.

Tampilan Metadata Menu Pustaka

(65)

commit to user

60

Metadata Detail Pustaka berisikan informasi sebagai berikut : 4.2.4.1 Status Pustaka : Judul Baru (Belum Ada Sebelumnya) 4.2.4.2 ISBN : 979-9198-06-02

4.2.4.14 Status Publikasi :Tidak boleh fotokopi untuk publikasi Gambar 13.

Tampilan Metadata Detail Informasi Pustaka

(66)

commit to user

4.2.5 Setelah mengisi Detail Informasi Pustaka langkah selanjutnya adalah mengisi metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka, di menu ini cukup dengan mengisi nomor inventaris dengan scan barcode yang ada dibuku, karena menu yang lain terisi secara otomatis oleh program.

Gambar 14.

Tampilan Metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka

Sumber : Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

(67)

commit to user

62

buku tersebut tidak boleh dipinjam oleh pemustaka dan hanya bisa dibaca ditempat.

Gambar 15.

Tampilan Metadata Inventory Perpustakaan

Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.7 Posisi pustaka di rak pilih di bagian Buku Teks. [600] karena buku yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi memiliki nomor klasifikasi golongan 600 yakni 658.85.

Gambar 16.

Tampilan Metadata Pengaturan Posisi Pustaka

(68)

commit to user

4.2.8 Untuk menambahkan nomor panggil pustaka selanjutnya menuju ke menu Pembuatan Katalog dengan klik ‘Tambah Katalog’ lalu isi kolom katalog dengan nomor panggil sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Misal : 658.85 Yaz p kemudian klik ‘ok’.

Gambar 17.

Tampilan Metadata Pembuatan Katalog

(69)

commit to user

64

4.2.9 Langkah kesepuluh adalah mengisi Pemberian Label Barcode

dengan scan barcode yang ada dalam buku kemudian klik ‘SIMPAN’.

Gambar 18.

Tampilan Pemberian Label Barcode

Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.10 Kelompok Subyek diisi dengan subyek buku yaitu PEMASARAN kemudian klik ‘SIMPAN’.

Gambar 19.

Tampilan Metadata Kelompok Subyek

(70)

commit to user

4.2.11 Dalam menu Terjemahan Judul metadata sudah terisi secara otomatis sehingga bisa melangkah ke menu selanjutnya.

Gambar 20. Tampilan Terjemahan Judul

Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.12 Selanjutnya menu Kepemilikan Pustaka pilih Fakultas Ekonomi karena buku yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi merupakan hadiah dari fakultas tersebut.

Gambar 21.

Tampilan Kepemilikan Pustaka

(71)

commit to user

66

4.2.13 Langkah selanjutnya adalah mengisi menu Koleksi Akademik. Dalam menu ini merupakan sumber dari pustaka yakni hadiah dari masing-masing fakultas di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Yang wajib diisi dalam menu ini adalah Fakultas, Program Kuliah, Jenis Acuan. Apabila salah satu dari ketiga pilihan itu tidak terisi maka data akan gagal disimpan.

Gambar 22.

Tampilan Metadata Koleksi Akademik

(72)

commit to user

4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam

Aplikasi SIMPUST

4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi

Sebelum memulai memasukkan data skripsi ke dalam Aplikasi Katalog Skripsi, terlebih dahulu harus merubah softfile skripsi dari dalam CD menjadi PDF. Berikut ini tata urutan bagian-bagian skripsi yang dirubah:

4.3.1.1 Cover

Bagian cover yang siap dirubah menjadi PDF meliputi Halaman Judul, Halaman Pengesahan, Halaman Pernyataan, Halaman Motto, Halaman Persembahan, Kata Pengantar, Daftar Isi, Abstrak kemudian disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM. Misal: 20070110093

4.3.1.2 Bab I

Kesuluruhan Bab I yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-I. Misal: 20070110093-I

4.3.1.3 Bab II

(73)

commit to user

68

4.3.1.4 Bab III

Kesuluruhan Bab III yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-III. Misal: 20070110093-III 4.3.1.5 Bab IV

Kesuluruhan Bab IV yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-IV. Misal: 20070110093-IV 4.3.1.6 Bab V

Kesuluruhan Bab V yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-V. Misal: 20070110093-V 4.3.1.7 Lampiran

Kesuluruhan Lampiran yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-LAMP. Misal : 20070110093-LAMP

4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi Dalam Aplikasi SIMPUST 4.3.2.1 Langkah pertama menghidupkan komputer dan tunggu

(74)

commit to user

4.3.2.2 Setelah komputer siap kemudian pilih menu Aplikasi Katalog Skripsi yang terdapat dalam desktop.

Gambar 23.

Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

4.3.2.3 Setelah aplikasi katalog skripsi muncul dalam layar komputer maka langkah selanjutnya mengisi username dan

pasword yang sudah ditentukan.

Gambar 24.

Tampilan Awal Aplikasi Katalog Skripsi

(75)

commit to user

70

4.3.2.4 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi katalog skripsi kemudian pilih entry data mahasiswa maka akan tampak tampilan sebagai berikut :

Gambar 25.

Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi

(76)

commit to user

4.3.2.5 Langkah selanjutnya adalah mengisi metadata yang terdapat dalam entry data mahasiswa. Untuk mengisi klik ‘New’ pada logo yang terdapat di sudut kiri atas katalog, sehingga akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 26.

Tampilan Import Data Mahasiswa

(77)

commit to user

72

4.3.2.6 Pada kolom pencarian isikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) kemudian klik ‘cari’ hingga muncul NIM yang dimaksud.

Gambar 27.

Tampilan Import Data Mahasiswa

(78)

commit to user

4.3.2.7 Langkah selanjutnya setelah pencarian data mahasiswa berhasil maka klik ‘pilih’ lalu otomatis data mahasiswa akan terisi secara otomatis yang meliputi NIM, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal dan tanggal lahir, program studi dan kelas program kemudian simpan data.

Gambar 28.

Tampilan Import Data Mahasiswa

(79)

commit to user

74

4.3.2.8 Setelah data mahasiswa berhasil disimpan langkah selanjutnya adalah pemasukan data skripsi dengan memilih menu entry data skripsi lalu klik pilihan daftar mahasiswa yang tampak dalam gambar berikut:

Gambar 29.

Tampilan Entry Data Skripsi

(80)

commit to user

4.3.2.9 Setelah itu akan tampil data mahasiswa seperti saat memasukkan data mahasiswa kemudian masukkan NIM dalam kotak pencarian lalu klik ‘pilih’ maka otomatis Nama Mahasiswa dan NIM terisi otomatis seperti dalam gambar

Gambar 30.

Tampilan Entry Data Skripsi

(81)

commit to user

76

4.3.2.10 Langkah selanjutnya mengisi kolom Judul Skripsi dengan judul asli skripsi yang akan diproses setelah itu Keyword

dari abstraksi, Tahun dan Abstraksi. Apabila didalam skripsi tersebut tidak ada abstraksi maka bagian kolom abstraksi bisa dibiarkan kosong. Setelah keempat kolom tersebut terisi kemudian simpan data skripsi dengan klik logo disket yang ada diatas maka otomatis Kode Skripsi akan terisi.

Gambar 31.

(82)

commit to user Gambar 32.

(83)

commit to user

78

4.3.2.11 Setelah data skripsi disimpan, softfile skripsi yang sudah dirubah dari Microsoft Word ke PDF siap diunduh ke dalam opsi Upload File dalam Katalog Tugas Akhir.

Gambar 33. Tampilan Upload File

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

Keterangan :

a. Langkah pertama klik ‘upload file’

(84)

commit to user

4.3.2.12 Secara otomotis setelah klik ‘pilih file’ maka akan dibawa ke lokasi penyimpanan file My computer → Local disk E→

folder skripsi → ok sehingga otomatis file dari Bab I hingga

Lampiran terisi sesuai dengan kolom masing-masing. Kemudian klik ‘UPDATE’ dan data skripsi berhasil

ter-upload ke dalam aplikasi SIMPUST.

4.5. Kekurangan Dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku Dan Skripsi

4.5.1 Kekurangan

4.5.1.1 Pengisian data buku masih tergolong kurang efektif karena pengisian data seperti nama pengarang, nama penerbit dan detail buku tidak terdapat dalam satu menu sehingga masih kurang efektif.

4.5.1.2 Tidak semua metadata data mahasiswa dan data skripsi diisi.

4.5.1.3 Abstraksi hanya memuat kurang lebih 100 digit saja. 4.5.2. Kelebihan

4.5.2.1 Pada menu ISBN sudah memuat angka 13 digit.

(85)

commit to user

80

4.5.2.3 Metadata akan terisi secara otomatis disetiap menu setelah disimpan.

4.5.2.4 Bisa langsung mencetak nomor panggil buku melalui menu Pembuatan Katalog.

4.5.2.5 Dalam pengisian data mahasiswa dan data skripsi kita tidak perlu mengetik ulang NIM dan Nama Mahasiswa karena ada menu pencarian data mahasiswa sehingga bisa memilih data yang dimaksud.

4.5.2.6 Upload file skripsi dari halaman sampul hingga bab akhir bisa dalam sekali update sehingga lebih efisien.

(86)

commit to user 81 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah salah satu usaha nyata dalam meningkatkan penguasaan ilmu bagi mahasiswa khususnya mahasiswa Ilmu Perpustakaan. Fungsi dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah untuk memberikan pembekalan pengetahuan dan keterampilan kepada setiap mahasiswa tentang kondisi yang berada di lapangan, sehingga dapat membuka wawasan dari para mahasiswa untuk mendapatkan pengetahuan melalui praktek di lapangan.

Dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang telah penulis laksanakan dari tanggal 15 Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto Kasihan, Bantul, Yogyakarta dan Tugas Akhir yang berjudul “APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU

DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA” penulis dapat menarik kesimpulan antara lain:

(87)

commit to user 82

admin UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta; Operator yang melakukan kegiatan sirkulasi; Pengguna (User) yang hanya bisa mengakses katalog online (OPAC), memesan buku dan memberikan kritik saran.

5.1.2 Proses pengolahan buku menggunakan aplikasi SIMPUST yang menggunakan menu administrator memiliki beragam menu seperti menu pengarang, menu penerbit, dan kelengkapan lainnya sehingga pengisian metadata buku tidak terdapat dalam satu menu.

5.1.3 Tidak berbeda jauh dengan pengolahan buku, pengolahan skripsi ke dalam aplikasi SIMPUST juga mengisi metadata yang tidak terdapat dalam satu menu. Akan tetapi pengisian metadata lebih praktis dikarenakan data mahasiswa sudah ada dalam server sehingga otomatis mengisi metadata setelah memilih data sesuai Nomor Induk Mahasiswa yang dicari. Upload data skripsi dari Bab I hingga akhir berjalan otomatis karena semua data skripsi tersimpan dalam satu folder tanpa harus upload data skripsi satu persatu.

(88)

commit to user 83

penyimpanan masing- masing bagian skripsi maka data skripsi tidak terdeteksi saat upload skripsi. Namun dibalik kekurangan itu aplikasi SIMPUST juga memiliki kelebihan bisa langsung mencetak nomor panggil buku melalui menu Pembuatan Katalog dan Upload file skripsi dari halaman sampul hingga bab akhir bisa dalam sekali update sehingga lebih efisien.

5.2 Saran

Selama 2 bulan melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta belum bisa dikatakan cukup waktu untuk memberikan penilaian, namun kiranya penulis dapat memberi saran yang dimaksudkan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu:

5.2.1 Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi menunjang sistem otomasi.

5.2.2 Barcode rusak/kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat layanan peminjaman lebih efisien.

(89)

commit to user 84

(shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga memudahkan pengunjung dalam pencarian buku.

5.2.4 Untuk memasukkan nama pengarang dan nama penerbit tidak terdapat dalam satu metadata sehingga harus pindah dari menu satu ke menu lainnya untuk memasukkan, hendaknya membuat pengisian metadata aplikasi SIMPUST yang lebih efisien.