KONSEP PERANCANGAN PTPN VII INTEGRATED management system

(1)

KONSEP PERANCANGAN

PTPN VII

(2)

Integrated Management System

Berbagai Standar Sistem Manajemen ISO a.l:

• ISO 9001:2008 Manajemen Mutu,

• ISO 14001:2004 Manajemen Lingkungan,

• OHSAS 18001:2007 Manajemen K3,

• ISO 22000 Keselamatan Makanan,

• ISO 28000 Keamanan Rantai Pasokan,

• ISO/IEC 27001 Keamanan Informasi

• Petunjuk tentang bagaimana organisasi dapat

menerapkan standar yang berbeda dengan cara

dikombinasikan, diintegrasikan dengan proses

bisnisnya.

• Berbasis pada pengalaman praktis organisasi yang

telah berhasil membuat integrasi penggunaan

SSM, buku ini mengidentifikasikan variasi

metodologi, alat (

tools

), dan praktik.

(3)

Integrated Management System

PAS 99 (Publicly Available Specification 99

)

• Persyaratan

umum

untuk

sistem

manajemen yang dapat digunakan sebagai

kerangka kerja suatu sistem manajemen

terintegrasi.

• Dimaksudkan untuk mendorong organisasi

yang menggunakan lebih dari satu sistem

manajemen dengan memandang PAS 99

sebagai peluang untuk memiliki sistem

manajemen tunggal holistik.

• Memungkinkan organisasi menjalankan

(4)

(5)

Integrated Management System

Manfaatnya termasuk:

a) Memperbaiki fokus bisnis;

b) Pendekatan yang lebih

holistik dalam mengelola

risiko bisnis;

c) Mengurangi konflik antar

sistem;

d) Mengurangi duplikasi dan

birokrasi;

e) Audit yang lebih efektif

dan efisien baik internal

maupun eksternal.

(6)

LEMBAYUNG

Center

INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

• Upaya mewujudkan Budaya, Tujuan, Visi, Tata Nilai, dan Misi

Perusahaan

• Mengadopsi beberapa standar internasional: ISO 9001, ISO

14001, OHSAS 18001, Pas 55, Baldrige, dll

• Mengintegrasikan berbagai standar/sistem/metode tsb menjadi

IMS

• IMS sebagai salah satu indikator kinerja perusahaan

• Implementasi IMS di seluruh Direktorat, Bidang, Unit, dan Sub

Unit Pelaksana

(7)

LEMBAYUNG

Center

CONTOH

(8)

Integrated Management System

• Buku yang terbit di awal Tahun 2012 ini membahas

pertimbangan untuk merancang, mengimplementasikan,

dan memperbaiki sistem manajemen terpadu yang

selanjutnya disebut

Integrated Management System

.

• Tujuan ditulisnya buku ini adalah untuk membantu mereka

yang ditugasi sebagai tim penyusun

Integrated

Management System

di organisasinya, dengan

menyajikan

informasi-informasi

penting

tentang

persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Kriteria

untuk

Keunggulan

Kinerja

serta

bagaimana

menginterpretasikannya.

• Dengan demikian diharapkan para anggota Tim dapat

memahami dengan tepat apa yang diminta oleh

persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Baldrige

sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggung

jawabnya dengan “pas”.

(9)

(10)

(11)

LEMBAYUNG

Center

INTEGRATED

MANAGEMENT

SYSTEM

• Tahap Perancangan

• Tahap Implementasi

• Tahap Sertifikasi

2013

2014

2015

PTPN VII

Lampung

(12)

INDUSTRIAL SPEC.

IMS

M SDM BK BSC MBA TQM PAS 55

(13)

1

2

3

4

5

6

7 ISO 9001:2008

KRITERIA untuk KEUNGGULAN KINERJA 2013

BUDAYA & TATA NILAI

VISI

Standar –Standar ISO lain

Sistem, Metode,

Approach

lain

(14)

KLAUSUL ISO 9001:2008

4. Sistem Manajemen Mutu - 5. Tanggung Jawab Manajemen –

6. Manajemen Sumber Daya - 7. Realisasi Produk - 8. Pengukuran, Analisis, dan

Perbaikan

FUNGSI ORGANISASI

Requirement

KRITERIA BALDRIGE 2013

1. Kepemimpinan

2. Perencanaan Strategis

3. Fokus kepada Pelanggan

4. Pengukuran, Analisis, dan

Manajemen Pengetahuan

5. Fokus kepada Tenaga Kerja

6. Fokus kepada Operasi

7. Hasil

ISO 14001

OHSAS 18001/SMK3

SMP

STANDAR-STANDAR LAIN

YANG RELEVAN

INTEGRATED

MANAGEMENT

SYSTEM

(15)

LEMBAYUNG

Center

Dokumentasi PTPN VII IMS

Pedoman Sistem Terintegrasi

Pedoman Mutu Terintegrasi

Daftar Induk Dokumen Catatan

Fungsi Kerja Organisasi

Daftar Induk Dokumen Referensi

(16)

LEMBAYUNG

Center

(17)

(18)

SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI

BERBASIS ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001

4.1 Persyaratan Umum

ORGANISASI

IMS

Menetapkan

Mendokumentasikan

Mengimplementasikan

Memelihara

Memperbaiki

(19)

LEMBAYUNG

Center

4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya

Organisasi harus menetapkan isu internal dan

eksternal yang relevan dengan tujuan dan

mempengaruhi kemampuan untuk mencapai hasil

yang dituju dalam Integrated Management System

(IMS).

PERSYARATAN PENTING DALAM

PERANCANGAN PTPN VII IMS

(20)

LEMBAYUNG

Center

4.2 Memahami kebutuhan dan ekspektasi para

pihak yang berkepentingan

Organisasi harus menetapkan:

a) Pihak yang berkepentingan yang relevan terhadap

integrated management system;

b) Persyaratan para Pihak yang berkepentingan.

PERSYARATAN PENTING DALAM

PERANCANGAN PTPN VII IMS

(21)

LEMBAYUNG

Center

4.3 Menetapkan ruang lingkup integrated

management system

Organisasi harus menetapkan batas-batas dan penerapan

IMS untuk menentukan ruang lingkupnya. Ketika

menentukan ruang lingkup, organisasi harus

mempertimbangkan:

a)

Isu internal dan eksternal dengan mengacu ke 4.1;

b)

Persyaratan dengan mengacu ke 4.2.

Ruang lingkup ini harus disajikan dalam informasi yang

terdokumentasi.

PERSYARATAN PENTING DALAM

PERANCANGAN PTPN VII IMS

(22)

LEMBAYUNG

Center

4.4 Integrated management system (IMS)

Organisasi harus menetapkan, mengimplementasikan,

memelihara dan memperbaiki secara terus menerus

sistem manajemennya, termasuk proses-proses yang

dibutuhkan serta interaksinya sesuai persyaratan PAS

dan standar sistem manajemen yang diterapkan sesuai

yang ditetapkan dalam ruang lingkup IMS di 4.3

PERSYARATAN PENTING DALAM

PERANCANGAN PTPN VII IMS

(23)

LEMBAYUNG

Center

5.1 Kepemimpinan dan komitmen

a)

Memastikan bahwa

policies and objectives

ditetapkan

dalam

IMS yang

kompatibel dengan arah strategis organisasi;

5.2 Kebijakan

Manajemen puncak harus menetapkan

IMS policy

yang:

a) Sesuai dengan tujuan organisasi;

b) Menjadi kerangka kerja untuk menentukan

IMS objectives

;

c) Termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan (sistem) yang diterapkan;

d) Termasuk komitmen untuk memperbaiki IMS secata terus menerus.

IMS policy harus:

1) Disajikan dalam informasi yang terdokumentasi;

2) Dikomunikasikan di organisasi;

3) Diinformasikan juga kepada para pihak yang berkepentingan.

(24)

LEMBAYUNG

Center

Management Representatives

Pejabat ini harus terbebas dari tanggung

jawab lain, memiliki peran yang

ditetapkan, bertanggung jawab dan

berkewenangan untuk:

a) Memastikan bahwa sistem manajemen

ditetapkan, diimplementasikan dan

dipelihara sesuai persyaratan PAS ini dan

SSM yang diterapkan;

b) Melaporkan kepada manajemen puncak

tentang kinerja sistem manajemen untuk

di-review, termasuk rekomendasi

perbaikan.

(25)

(26)

LEVEL CORPORATE OFFICE

LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN 1 Direksi Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem • KPI PRIMA 2 SM/VP/KS/GM/

setingkat

Diagram Konteks (...)

Kebijakan DK • Sasaran DK 3 Manajer/setingkat Prosedur (……) Kebijakan Prosedur • Kinerja Proses

• Kinerja Produk 4 Staf/Pelaksana DR/DC (…….) - • SIMKP/SMUK

APPROACH SATUAN SISTEM

LEVEL UNIT/DISTRIK

LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN 1 GM Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem • KPI - KONKIN 2 Manajer/ setingkat Diagram Konteks

(...)

Kebijakan DK • Sasaran DK 3 Supervisor/

setingkat

Prosedur (...) Kebijakan Prosedur • Kinerja Proses

• Kinerja Produk

(27)

Untuk memenuhi persyaratan, organisasi harus:

a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemennya

dan aplikasinya di seluruh organisasi,

b) Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut serta penerapan

integrasi proses-prosesnya,

c) Menentukan kriteria dan metoda yang dibutuhkan untuk memastikan operasi

dan pengendalian proses-proses tersebut efektif,

d) Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk

mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut,

e) Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut, dan

mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

direncanakan dan perbaikan yang berkesinambungan kinerja organisasi

secara keseluruhan.

(28)

CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

C U S T O M E R R E Q U I R E M E N T S C U S T O M E R S A T I S F A C T I O N

Management

Responsibility

Resource

Management

Measurement,

Analysis,

Improvement

Product

Realization

Output _Product

Input

Model of a Process-Based QMS

4

5

6

7

8 ISO 9001

(29)

LEMBAYUNG

Center

 Proses Bisnis dijadikan fondasi struktur yang

praktis untuk PTPN VII IMS dengan pendekatan

Proses.

 Salah satu prinsip dasar pengembangan suatu

SISTEM MANAJEMEN yang efektif ialah

adanya gambaran PROSES yang terstruktur.

FONDASI DAN STRUKTUR

PTPN VII IMS

(30)

Leveling Gambaran Proses

 Level 1 Proses Bisnis (Business Process)

 Level 2 Diagram Konteks (Context Diagram)

 Level 3 Prosedur (Procedure)

IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES

Perancangan Berbasis SMM ISO 9001:2008 dengan

pendekatan PROSES BISNIS

(31)

LEMBAYUNG

Center

IDENTIFIKASI PROSES-PROSES

Proses Bisnis

Diagram

Konteks

Prosedur

1

2

3

4 Uraikan & Jabarkan

Review & Sesuaikan

_DR-DC

5

(32)

LEMBAYUNG

Center

(33)

LEMBAYUNG

Center

Pemetaan Standar

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;

Baldrige; dll ke dalam

(34)

LEMBAYUNG

Center

(35)

LEMBAYUNG

Center

Pemetaan Standar

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;

Baldrige; dll ke dalam

(36)

LEMBAYUNG

Center

(37)

LEMBAYUNG

Center

Pemetaan Standar

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;

Baldrige; dll ke dalam

(38)

(39)

(40)

LEMBAYUNG

Center

Pemetaan Kategori Baldrige ke dalam Proses Bisnis

SASARAN:

Mengidentikasikan

persyaratan Item

tertentu dari Criteria for

Performance

Excellence 2013 yang

menjadi “dambaan”

menuju Perusahaan

dengan Kinerja Kelas

Dunia

1 Leadership

1.1 Senior Leadership

1.2 Governance and Societal Responsibility 2 Strategic Planning

2.1 Strategy Development 2.2 Strategy Implementation 3 Customer Focus

3.1 Voice of the Customer 3.2 Customer Engagement

4 Measurement, Analysis, and Knowledge Management 4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational

Performance

4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology 5 Workforce Focus 5.1 Workforce Environment 5.2 Workforce Engagement 6 Operations Focus 6.1 Work Process 6.2 Process Effectiveness 7 Results

7.1 Product and Process Results 7.2 Customer-Focused Results 7.3 Workforce-Focused Results

7.4 Leadership and Governance Results

(41)

(42)

LEMBAYUNG

Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP

NO

TOPIK

SUBTOPIK

DURASI

TAHAP KE 1

1 Executive Briefing on PTPN

VII IMS

 Pembukaan ; Konsep PTPN VII IMS ; Review Tim

Perancang; Jadwal Perancangan

1 hr

2 Pengenalan ISO 9000

 ISO dan Standar ISO; Family ISO 9000; ISO

9001:2008

4 hr

3 Pengenalan ISO 14000

 Family ISO 14000; ISO 14001:2004

4 Pengenalan OHSAS 18000

 ISO, BSI, dan Standar OHSAS; Family OHSAS;

OHSAS 18001:2007

5 Pengenalan SM Perkebunan

_{ Peraturan Menteri Pertanian No. 19/Permentan /}

Ot.140/3/2011 Tentang Pedoman Perkebunan

Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia ( Indonesian

Sustainable Palm Oil/ISPO)

6 Pengenalan Malcolm

Baldrige

 Malcolm Baldrige, Kriteria Baldrige, MBNQA;

Adopsi Baldrige di Indonesia; Kriteria Baldrige

2013

(43)

LEMBAYUNG

Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP

NO TOPIK SUBTOPIK DURASI

TAHAP KE 2

7 Proses Bisnis  Teori Proses Bisnis; Workshop Pembuatan Proses Bisnis;

Review Proses Bisnis; Review Susunan Tim sesuai Blok

Bisnis/DK 4 hr

8 Diagram Konteks  Teori Diagram Konteks; Workshop Pembuatan Diagram

Konteks

9 Pembuatan Diagram Konteks  Pembuatan Diagram Konteks *)

TAHAP KE 3

10 Review Diagram Konteks  Review Diagram Konteks; Review Susunan Tim sesuai Blok

Prosedur 7 hr

TAHAP KE 4

11 Prosedur  Teori Prosedur ; Workshop Pembuatan Prosedur 2 hr

12 Pembuatan Prosedur  Pembuatan Prosedur *)

TAHAP KE 5

13 Review Prosedur  Review Prosedur 15 hr

14 Integrated Procedure Manual  Teori Integrated Procedure Manua ; Pembuatan Integrated

Procedure Manual 3 hr

TAHAP KE 6

15 Dokumen Referensi &

Dokumen Catatan

 Teori DR & DC; Workshop Pembuatan DR & DC 2 hr

16 Pembuatan Daftar Induk DR

& DC

(44)

LEMBAYUNG

Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP

NO TOPIK SUBTOPIK DURASI

TAHAP KE 7

17 Review DIDR & DICC • Review DIDR & DICC; 15 hr

18 Procedure Testing • Uji coba pelaksanaan Prosedur *)

TAHAP KE 8

19 Dokumentasi Sistem PTPN VII IMS  Teori Sistem Dokumentasi; Dokumentasi PTPN VII

IMS 2 hr

20 Integrated System Manual (ISM)  Teori ISM ; Workshop Pembuatan ISM 2 hr

21 Pembuatan ISM  Pembuatan ISM *)

22 Review ISM  Review ISM 2 hr

23 Super Executive Briefing on PTPN VII

IMS

 Progress Perancangan PTPN VII IMS; Issue

Kebijakan 2 hr

TAHAP KE 9

24_{Kick-Off Implementasi}  Pernyataan dimulainya Implementasi Sistem 1

25_{Pelatihan Audit Internal IMS}  Pelatihan Audit Internal IMS 5 **)

26_{Pelaksanaan Audit Internal}  Pelaksanaan Audit Internal *)

27_{Management Review}  Management Review *)

28_{Tindakan Perbaikan}  Tindakan Perbaikan *)

29_{Pre Assessment}  Pre Assesment *)

(45)

LEMBAYUNG

Center

CONTOH

(46)

LEMBAYUNG

Center

(47)

LEMBAYUNG

Center

(48)