INSTRUKSI KERJA
PPDS I
PULMONOLOGI DAN KEDOKTERAN RESPIRASI
ADMINISTRASI
FKUB/RSSA
ADMINISTRASI Tugas Pokok
Sesuai dengan Surat Kontrak dari Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, tugas Pokok dari pelaksana administrasi di Program Pendidikan Dokter Spesialis I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya adalah sebagai Pelaksana Administrasi pada PPDS I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Berikut ini dijelaskan tugas yang berkaitan dengan proses pekerjaan administrasi di PPDS I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya.
Surat Menyurat
Tugas-tugas yang berkaitan dengan surat menyurat antara lain:
1. Menerima dan mencatat surat yang masuk ke buku agenda surat masuk 2. Menyerahkan kepada KPS/SPS atau staf pengajar yang lain sesuai tujuan surat
3. Mengingatkan pimpinan untuk menanggapi/memberi jawaban untuk surat yang membutuhkan jawaban/
tanggapan / balasan.
4. Menerima kembali surat tersebut dan menindaklanjuti sesuai arahan pimpinan/staf pengajar 5. Mengarsip surat masuk kedalam odner surat masuk
6. Membantu mengonsep dan mengetik surat yang memerlukan balasan 7. Membantu memeriksa ketikan surat untuk memastikan kebenaran ketikan
8. Menyampaikan kepada pimpinan untuk meminta persetujuan konsep surat balasan
9. Memberi nomor dan tanggal dan mencetak surat balasan, meminta tanda tangan kepada pimpinan, memasukkan ke dalam amplop, mencatat dan mengarsipkan Surat balasan (surat keluar)
10. Mengirim surat balasan tersebut.
Perkuliahan
Tugas yang berkaitan dengan PPDS I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya antara lain sebagai berikut:
1. Membantu mengetik jadwal kuliah yang sebelumnya telah dikoordinasikan dengan pimpinan/pembimbing, mencetak, menginformasikan kepada pembimbing dan PD PPDS I yang bersangkutan
2. Merekap perkembangan pendidikan PD PPDS I
3. Membantu mengetik, mencetak dan membagikan surat perkembangan studi PD PPDS I 4. Menyiapkan form jadwal tugas medis
5. Menyampaikan jadwal tugas medis kepada Chief de Clinique untuk disusun 6. Mengetikkan jadwal tugas medis yang telah disusun oleh Chief de Clinique 7. Memeriksa ketikan surat untuk memastikan kebenaran ketikan
8. Menyampaikan kepada pimpinan untuk di tandatangani 9. Menggandakan jadwal tugas medis
10. Membagikan jadwal tugas medis kepada staf pengajar dan PPDS Paru
11. Membantu mengetik jadwal putaran pendidikan PD PPDS I yang sebelumnya telah dikoordinasikan dengan pimpinan/chief de clinique
12. Membantu mengetik dan mencetak surat pengantar putaran/siklus pendidikan PD PPDS I 13. Menerima dan memasukkan nilai ke dalam file masing-masing PD PPDS I
14. Membantu menyiapkan atau mengetik bahan kuliah/power point kuliah, mengirim via email atau menyimpan dalam flash disk dan memberikan ke staf pengajar dan mengingatkan di pagi hari sebelum kuliah
15. Menghubungi ke masing-masing pembimbing untuk konfirmasi tgl, dan waktu pelaksanaan presentasi tugas ilmiah
16. Mengetik undangan tugas ilmiah masing-masing PPDS (6 Journal Reading, 3 Textbook Reading, 2 Tinjauan Kepustakaan, 1 Laporan Kasus)
17. Menggandakan undangan tugas ilmiah
18. Membagikan undangan tugas ilmiah beserta materi yang akan dipresentasikan kepada semua staf pengajar
19. Menyiapkan ruang pertemuan dan membagikan lembar penilaian kepada semua staf pengajar 20. Mengumpulkan lembar penilaian untuk diarsipkan
21. Membuat laporan perkembangan pendidikan masing-masing PD PPDS I kepada pimpinan 22. Memesan konsumsi presentasi tugas ilmiah PD PPDS I
23. Menyimpan materi tugas ilmiah PD PPDS I 24. Membantu mengetik dan mencetak materi kuliah 25. Meminta soal ke masing-masing penguji
26. Menerima dan mengumpulkan soal dari masing-masing penguji
27. Mengetikkan soal dan memeriksa ketikan untuk memastikan kebenaran ketikan 28. Membagi soal kepada peserta ujian beserta lembar jawaban
29. Menerima dan mengumpulkan soal dan jawaban dari peserta ujian
30. Menghubungi ke masing-masing penguji tempat, tgl, dan waktu pelaksanaan ujian lisan 31. Menyiapkan ruang ujian
32. Menyiapkan buku notulen beserta soal dan jawaban ujian tulis 33. Menyiapkan konsumsi bagi penguji
34. Menerima buku notulen ujian dan mengembalikannya ke lemari akreditasi 35. Membuat berita acara pelaksanaan ujian
36. Menyampaikan kepada pimpinan untuk di tandatangani 37. Membantu menjaga ujian
38. Membantu menyimpan lembar absensi
39. Membantu menyimpan kumpulan notulen morning report 40. Membantu persiapan rapat pendidikan
41. Membantu mengetik dan mencetak surat pengantar kandidat peserta ujian nasional ke Kolegium Pumonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi
42. Membantu mengetik soal Ujian Nasional yang kemudian mengirimkan ke Panitia Ujian Nasional di Jakarta 43. Membantu mengetik dan mengirimkan surat keterangan lulus kepada Dekan FKUB dengan tembusan
kepada Ketua TKP PPDS I FKUB
44. Membantu mengetik dan mencetak transkrip nilai untuk PD PPDS I 45. Membantu mengetik proposal mengadakan Kuliah Pakar
46. Menerima surat pengantar dari PPDS tamu (IPD, Kardiologi, Radiologi) 47. Menyampaikan surat pengantar PPDS tamu kepada pimpinan
48. Menghubungi sekretaris program studi untuk menentukan pembimbing tugas ilmiah PPDS tamu
49. Menghubungi ke masing-masing pembimbing untuk konfirmasi tgl, dan waktu pelaksanaan presentasi tugas ilmiah
50. Mengetik undangan tugas ilmiah masing-masing PPDS tamu 51. Menggandakan undangan tugas ilmiah
52. Membagikan undangan tugas ilmiah beserta materi yang akan dipresentasikan kepada semua staf pengajar
53. Menyiapkan ruang pertemuan dan membagikan lembar penilaian kepada semua staf pengajar 54. Mengumpulkan lembar penilaian untuk diarsipkan
55. Membuat laporan selesai menjalani stase ke masing-masing PPDS tamu (IPD, Kardiologi, Radiologi) 56. Mengirimkan laporan selesai menjalani stase ke masing-masing PPDS tamu (IPD, Kardiologi, Radiologi)
Keuangan
Dalam setiap proses kegiatan pendidikan di Program Pendidikan Dokter Spesialis I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi membutuhkan biaya yang terencana setiap bulannya. Tugas pelaksana administrasi disini adalah melaksanakan seluruh administrasi keuangan yang berhubungan dengan proses kegiatan pendidikan, meliputi :
1. Secara rutin setiap bulannya mengajukan UYHD (Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan)
2. Menerima dana droping dari bagian keuangan TKP PPDS I yang selanjutnya diserahkan kepada Bendahara
3. Membuat SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) sesuai dengan dana yang dikeluarkan 4. Membuat kuitansi dan data dukung sesuai dengan dana yang dikeluarkan
5. Mengirimkan kuitansi ke toko untuk di tanda tangan dan distempel
6. Membantu mengetik dan mencetak surat pengantar permintaan SPPD dan Surat Tugas bagi PD PPDS I dan Staf Pengajar yang mengikuti seminar/workshop nasional maupun internasional
7. Membantu memesan dan membeli tiket kereta api/pesawat bagi PD PPDS I dan Staf Pengajar yang mengikuti seminar/workshop nasional maupun internasional
8. Membantu memesan dan membayar penginapan PD PPDS I dan Staf Pengajar yang mengikuti seminar/workshop nasional maupun internasional
9. Membayar biaya registrasi PD PPDS I dan Staf Pengajar yang mengikuti seminar/workshop nasional maupun internasional
10. Membayar biaya registrasi ujian nasional dan legalisir ijazah ke Kolegium Pulmonologi Indonesia
11. Membantu memesan dan membeli tiket kereta api/pesawat bagi Staf Pengajar yang mengikuti rapat pendidikan yang diadakan oleh Kolegium Pulmonologi Indonesia
12. Membantu memesan dan membayar penginapan bagi Staf Pengajar yang mengikuti rapat pendidikan yang diadakan oleh Kolegium Pulmonologi Indonesia
13. Mengetik form penerimaan honor dan membagikan honor bagi Ketua Program Studi, Sekretaris Program Studi, Ketua Laboratorium, Pembimbing
Kepegawaian
Tugas-tugas yang dilakukan yang berkaitan dengan kepegawaian antara lain:
1. Membantu mengarsipkan berkas kepegawaian dari staf pengajar
2. Membantu mengarsipkan sertifikat kegiatan staf pengajar (seminar, workshop) 3. Membantu mengarsipkan Surat Tugas masing-masing staf pengajar
Umum dan Perlengkapan
Tugas yang berkaitan dengan Urusan Umum dan Perlengkapan antara lain:
1. Membantu Membuat pengajuan kebutuhan barang urgensi / cito tahunan (RKBU) sesuai permintaan dan kebutuhan setiap tahun sekali
2. Menerima barang/inventaris yang diterima dari sekretariat FKUB, memelihara dan mencatat barang inventaris, membuat laporan bila ada barang/inventaris yang rusak untuk diperbaiki atau dikembalikan 3. Menyiapkan Rapat Bagian Rutin setiap bulannya, membuatkan undangan rapat sehari sebelum rapat,
mengingatkan kembali melalui sms/telepon, membuat daftar hadir rapat, menyiapkan konsumsi, menyiapkan buku notulen dan ruangan rapat
Tugas Tambahan
Selain tugas pokok, pelaksana administrasi di Program Pendidikan Dokter Spesialis I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi mempunyai tugas tambahan yaitu tugas administrasi yang berkaitan dengan organisasi profesi dalam hal ini Perhimpunan Dokter Paru Indonesia (PDPI) Cabang Malang serta tugas-tugas lainnya.
Tugas yang berkaitan PDPI Cabang malang
Tugas-tugas yang berkaitan dengan Perhimpunan Dokter Paru Indonesia (PDPI ) Cabang Malang antara lain:
1. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
2. Mengingatkan Ketua PDPI untuk membalas surat masuk yang perlu dibalas 3. Mengetik surat balasan/surat keluar
4. Mengirim surat keluar
5. Mengetik proposal serta berkas lain yang berkaitan dengan program tahunan PDPI Cabang Malang 6. Menyiapkan acara pertemuan rutin semua anggota PDPI Cabang Malang setiap 2 bulan sekali 7. Membantu penyelenggaraan Seminar Nasional yang diadakan oleh PDPI Cabang Malang 8. Mendaftar, mengarsipkan dan mengetik Data Anggota PDPI Cabang Malang
9. Membuat Laporan Kegiatan PDPI Cabang Malang setiap tahun
10. Mengurus Perpanjangan STR anggota PDPI Cabang Malang, apabila ada anggota PDPI Cabang Malang yang habis masa berlakunya dengan tugas meliputi:
- Menagih dokter untuk mengumpulkan berkas sertifikat dll - Meneliti berkas sertifikat dll
- Memisahkan berkas sertifikat dll sesuai jenisnya - Memasukan ke dalam borang log book
- Menghitung jumlah SKP - Membuat Berita acara
- Meminta tanda tangan dokter ybs, verifikator dan validator - Menyiapkan berkas lain sesuai syarat dari PDPI dan KKI - Mengirimkan semua berkas ke PP-PDPI
- Mengkonfirmasi ke PP-PDPI tentang penerimaan berkas dan kelajutan proses - Memastikan STR sudah diterima masing-masing dokter
Tugas Lain-lain
Tugas lain-lain yang harus di kerjakan pelaksana administrasi di sini antara lain
1. Membantu penyelenggaraan pengabdian masyarakat (Asma Day, TB Day, COPD Day) 2. Membuat undangan untuk sponsor untuk menawarkan Proposal acara tersebut 3. Membantu menyiapkan Berkas Pengajuan Konsultan, dengan uraian tugas:
- Memilah-milah arsip staf ybs sesuai ketentuan dari Kolegium Pulmonologi Indonesia
- Menghitung jumlah kegiatan apakah sudah sesuai dengan pedoman Kolegium Pulmonologi Indonesia - Melaporkan kepada dokter ybs
- Membuat surat pengantar pengajuan Konsultan - Meminta tanda tangan pimpinan
- Mengirimkan berkas ke Kolegium Pulmonologi Indonesia 4. Pengisian EPSBED
- Menyiapkan data yang akan diinput - Mengisi dan melaporkan data - Melakukan validasi laporan
- Menyerahkan soft copy laporan ke tim EPSBED FKUB Fungsi
Sesuai surat kontrak dengan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, Fungsi dari Tenaga Pelaksana Administrasi di Program Pendidikan Dokter Spesialis I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya adalah memberikan pelayanan prima di Program Pendidikan Dokter Spesialis
I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya dan pekerjaan lain yang terkait dengan kegiatan-kegiatan Fakultas Kedokteran serta kegiatan-kegiatan lain yang berlangsung di Program Pendidikan Dokter Spesialis I Pulmonologi dan Ilmu Kedokteran Respirasi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya.
