UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
MEKANISME PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR/BARANG HABIS PAKAI DI PDAM TIRTANADI
CABANG HM YAMIN
TUGAS AKHIR
Oleh:
JANNUS EFENDY 132101065
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III Keuangan
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : JANNUS EFENDY
NIM : 132101065
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL TUGAS AKHIR : MEKANISME PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR/BARANG HABIS PAKAI DI PDAM TIRTANADI CABANG HM YAMIN
TANGGAL : ...2017 DOSEN PEMBIMBING
Drs. Liasta Ginting, SE, M.Si NIP.19590719 198703 1 003
TANGGAL : ...2017 KETUA PROGRAM STUDI
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP. 19741123 200012 2 001
TANGGAL : ...2017 DEKAN
Prof. Dr. Ramli, SE, MS NIP. 19580602 198803 1 001
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Mekanisme Persediaan Alat Tulis Kantor/Barang Habis Pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin” yang merupakan suatu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III Program Studi Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Secara khusus, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang tidak terhingga kepada Almarhum Ayahanda Tunggul Halomoan Situmeang dan Ibunda Tiarmin Simamora yang telah banyak berkorban dan memberikan semangat yang besar, dan yang terpenting doa dan curahan kasih sayang yang telah penulis dapatkan, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dalam proses penulisan tugas akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. DR. Ramli, SE, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu DR. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Liasta Ginting, SE M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, pikiran dan tenaga untuk membimbing penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Seluruh Pegawai yang ada di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin yang telah membantu penulis selama praktek kerja lapangan/magang dan pada saat survei di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin.
6. Kakak dan Abang Penulis yang juga memberikan support dan bantuannya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Sahabat-sahabat penulis Putri Sartika Sitorus, Nanda Ajrina , dan Rizky Julio Pratama Perangin-angin yang selalu memberikan support , araharan, dan motivasi kepada penulis.
8. Rekan-rekan mahasiswa DIII Keuangan 2013 Grup B dan seluruh maha- siswa DIII Keuangan 2013 yang selalu memberikan informasi yang ber- manfaat kepada penulis.
9. Teman-teman diluar kampus dan seluruh pihak yang mendukung penyelesaian tugas akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak terdapat kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Medan,...Januari 2017
Penulis
Jannus Efendy
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR………... i
DAFTAR ISI……… iv
DAFTAR GAMBAR………... vi
DAFTAR TABEL………... vii
BAB I PENDAHULUAN………... 1
A. Latar Belakang Masalah ………. 1
B. Perumusan Masalah ……….………... 3
C. Tujuan dan Manfaat ……….………... 3
D. Manfaat Penelitian……….………... 3
E. Sistematika Pembahasan……….. 4
BAB II PROFIL INSTANSI … ……… 5
A. Sejarah Ringkas Perusahaan..………... 5
1. Visi Perusahaan………..………... 7
2. Misi Perusahaan ………... 7
3. Tujuan Pokok Perusahaan……….………. 8
B. Struktur Organisasi………... 9
C. Job Description. ………... 11
D. Kinerja Usaha Terkini………... 15
E. Rencana Kegiatan………. 16
BAB III PEMBAHASAN…… ……….. 17
A. Mekanisme Persediaan………. 17
1. Pengertian Mekanisme Persediaan ……...…... 18
2. Jenis-jenis Mekanisme Persediaan ………. 19
3. Prosedur Perolehan Bahan ……… ……. 20
4. Faktur Pembelian ………... 20
5 Biaya-biaya Persediaan ………... 21
6. Fungsi Mekanisme Persediaan ………..… ……. 21
7. Tujuan Mekanisme Persediaan ... ... 22
8. Prinsip Manajemen Persediaan... 23
9. . Landasan Hukum... 24
B. Mekanisme Persediaan ATK... 27
1. Alat Tulis Kantor... 28
2. Fungsi yang terkait... 30
3. Dokumen... 30
C. Analisis Mekanisme Persediaan ATK... 31
BAB IV Kesimpulan dan Saran... 41
A. Kesimpulan... 41
B. Saran... 42
Daftar Pustaka... 43
DAFTAR GAMBAR
A. Struktur Organisasi……… 10 B. Flow Proses………. 32
DAFTAR TABEL
Daftar Buku Barang Habis Pakai………. 29
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Penggunaan anggaran negara dalam pengadaan barang dan jasa adalah hal yang harus diperhatikan oleh pemerintah. Sistem pengadaan barang dan jasa pada lembaga pemerintah mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Apabila peraturan tersebut tidak ditaati,maka pemerintah melalui BPK atau BPKP berhak memberikan sanksi. Dikalangan organisasi pemerintah baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah menyadari perlunya penyelesaian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dengan cepat,berdaya guna dan berhasil guna.
Salah satu faktor penunjang kelancaran operasional suatu dinas pemerintahan adalah penggunaan alat tulis kantor (ATK),yang memerlukan suatu sistem pembelian alat tulis kantor yang efektif dan efisien.
Pengadaan alat tulis kantor seperti pulpen,pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko pemulir, karbon, berkas, jepitan kertas, dan pendukung lainnya diperlukan demi kelancaran aktivitas pemerintahaan. Pemerintah mengatur setiap pengadaan barang/jasa daam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah. Menurut pasal 136 Pepres 54 Tahun 2010, Peraturan Presiden ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya yaitu tanggal 6 Agustus 2010. Ketentuannya peralihannya diatur bahwa ULP wajib dibentuk paling lambat 2014,selain itu adanya kewajiban melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik pada Tahun Anggaran 2012.
Peraturan Presiden RI Nomor 70 tahun 2012 tentang perubahan kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah. Berdasarkan hal tersebut,perlu dilakukan penyempuraan terhadap peraturan presiden Nomor 54 Tahun 2010 dimaksud, ditekankan kepada upaya untuk memperlancar pelaksanaan APBN dan menghilangkan multitafsir yang menimbulkan ketidakjelasan bagi para pelaku dalam proses pengadaan barang/jasa Pemerintah. Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 14 tahun 2012 bahwa untuk mewujudkan pengadaan yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel diperlukan suatu petunjuk teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah sebagaimana dialamatkan oleh peraturan pemerintah nomor 70 tahun 2012 tentang perubahan kedua atas peraturan presiden nomor 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa Pemerintah.
PDAM Tirtanadi menyadari pentingnya pengadaan alat tulis kantor yang efisien dan efektif. Hal ini dikarenakan pengadaan alat tulis kantor merupakan salah satu faktor penunjang kegiatan operasional,alat tulis kantor juga berperan dalam penyelesaian tugas pembangunan kepemerintahan yang berdaya guna dan berhasil guna. Pengadaan alat tulis kantor merupakan salah satu bentuk sistem pengeluaran kas yang mengatur mengenai tata cara pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh Pemerintah. Pengadaan barang dan jasa dalam pemerintahan memerlukan pengeluaran kas yang jumlahnya tidak sedikit, hal ini yang mengharuskan PDAM Tirtanadi harus lebih memperhatikan pengendalian intern pada pengadaan ATK agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan, penulisan jumlah dan sebagainya.
Berdasarkan latar belakang diatas,maka penulis memilih judul :
“MEKANISME PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR/BARANG HABIS PAKAI DI PDAM TIRTANADI CABANG HM YAMIN” dalam penyusunan Tugas Akhir.
B.Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan Tugas Akhir sebagai berikut “Bagaimana Mekanisme Penyediaan Alat Tulis Kantor/Barang habis pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin?”
C.Tujuan dan Manfaat
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Bagaimana Mekanisme Penyediaan Alat Tulis Kantor/Barang habis pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Organisasi, sebagai bahan masukan dalam melaksanakan mekanisme penyediaan alat tulis kantor pada PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin.
2. Bagi Penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang mekanisme penyediaan alat tulis kantor pada PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin.
3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan rekomendasi terhadap objek yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.
E.Sistematiaka Pembahasan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian,dan Sistematika Penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan peneliti pada PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin yang berkaitan dengan penyediaan alat tulis kantor.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan pada PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin dan beberapa saran yang bermanfaat di kemudian hari.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara
PDAM Tirtanadi dibangun oleh Pemerintahan Kolonial Belanda pada tanggal 8 Desember 1905 yang diberi nama NV Waterleiding Maatschappij Ajer Beresih. Pembangunan ini dilakukan oleh Hendrik Cornelius Van Den Honert selaku Direktur Deli Maatschappij, Pieter Kolff selaku Direktur Deli Steenkolen Maatschappij dan Charles Marie Hernkenrath selaku Direktur Deli Spoorweg Maatschappij. Kantor Pusat dari perusahaan air bersih ini berada di Amsterdam Belanda.
Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi didirakan pada tanggal 23 September 1905 dengan nama NV. Water Leiding Maatschappij Ajer Beresih yang berkantor pusat di Amsterdam negeri Belanda. Dengan dikeluarkannya Peraturan Daerah Sumatera Utara No.11 tahun1979 perusahaan ini resmi menggunakan nama yang sekarang (Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi) disingkat PDAM Tirtanadi yang berlokasi di Jl.Sisingamangaraja No.1 Medan.
Pada Tahun 1985, Peraturan Daerah ini disempurnakan dengan Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara No.25 tahun 1985 tentang Perusahaan Daerah Air Minum Propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara.
Selanjutnya pada tahun 1991 diadakan perubahan pertama Peraturan Daerah No.25 tahun 1985 dengan No.6 tahun 1991. Dalam Peraturan Daerah ini PDAM Tirtanadi disamping menangani Air Bersih juga ditugaskan mengelola Air limbah. Selanjutnya pada tanggal 29 April 1999, Peraturan Daerah No.6 tahun
1991 diperbaharui lagi dengan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Sumatera Utara No.3 tahun 1999.
Pada saat itu air yang diambil dari sumberutama mata air Rumah Sumbul di Sibolangit dengan kapasitas 3000 m3/hari. Air tersebut ditransmisikan ke Reservoir Menara yang memiliki kapasitas 1200 m3 yang terletak di Jl. Kapitan (sekarang kantor Pusat PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara). Reservoir ini memiliki ketinggian 42 m dari permukaan tanah. Reservoir ini dibuat dari besi dengan diameter 14 m. Setelah kemerdekaan Indonesia, perusahaan ini diserahkan kepada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara melalui Pemerintah Indonesia.
Berdasarkan Perda Sumatera Utara No 11 tahun 1979, status perusahaan diubah menjadi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara. Sejak tahun 1991 PDAM Tirtanadi ditunjuk sebagai operator sistem pengelolaan air limbah Kota Medan.Dalam rangka pengembangan cakupan pelayanan air minumbagi masyarakat Sumatera Utara, PDAM Tirtanadi melaksanakan kerjasama operasi dengan 9 (Sembilan) PDAM di beberapa Kabupaten di Sumatera Utara, yaitu Kabupaten Simalungun, Kabupten Deli Serdang, kabupaten Toba Samosir, Kabupaten Tapanuli Selatan, Kabupaten Tapanuli Tengah, Kabupaten Mandailing Natal,Kabupaten Nias, Kabupaten Nias Selatan dan Kabupaten Samosir.Pada Pebruari 2009, PDAM Tirtanadi Cabang Nias, Madina, dan Simalungun dikembalikan ke Pemkab-nya masing masing dengan pertimbangan bahwa pihak Pemkab telah memiliki kemampuan di dalam pengelolaan PDAM di daerahnya masing-masing.
Pada tanggal 10 September 2009, telah ditandatangani Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No 10 Tentang Perusahaan Daerah Air Minum Tirtanadi
yang menyatakan bahwa tujuan pokok PDAM Tirtanadi adalah untuk mengelola dan menyelenggarakan pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan dan untuk mengembangkan perekonomian daerah, meningkatkan pendapatan daerah, serta meningkatkan kualitas lingkungan dengan memberikan pelayanan pengumpulan dan penyaluran air limbah melalui sistem perpipaan dalam rangka untuk mencapai kesejahteraan masyarakat pada umumnya.
1. Visi PDAM Tirtanadi
Visi merupakan pandangan jauh kedepan,kemana dan bagaimana Instansi Pemerintah harus dibawa dan berkarya agar konsisten dan dapat eksis, antisipatif, invoatif serta produktif. Visi tidak lain adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh instansi pemerintah. Mengacu pada batasan tersebut,Visi PDAM Tirtanadi Provinsi SumateraUtara adalah “menjadi salah satu perusahaan air minum unggul di Asia Tenggara”.
2. Misi PDAM Tirtanadi
Misi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat Sumatera Utara
dengan kuantitas, kontinuitas, dan kualitas yang memenuhi persyaratan.
b. Mengembangkan air siap minum secara berkesinambungan.
c. Meminimalkan keluhan pelanggan dengan mengutamakan Pelayanan Prima.
d. Memperlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal.
e. Mengelola Perusahaan dengan menerapkan prinsip kewajaran, transparansi, akuntabilitas, dan responsibilitas, sebagai bentuk pelaksanaan Good Corporate Governance.
f. Menjadikan perusahaan sebagai salahsatu sumber Pendapatan Asli Daerah Provinsi Sumatera Utara.
g. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.
h. Menjalankan pengelolaan air limbah kepada masyarakat Sumatera Utara dan mengembangkannya di masa yang akan datang.
3. Tujuan Pokok PDAM Tirtanadi
Tujuan PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara:
a. Mengembangkan perekonomian Daerah.
b. Pendapatan Asli Daerah.
c. Menyelenggarakan pelayanan air minum.
d. Memenuhi persyaratan kesehatan.
e. Memberikan pelayanan penyaluran air limbah.
f. Meningkatkan kualitas lingkungan.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1
C. Job Description
1. Kepala Cabang Pemasaran Air Minum
a. Memimpin dan mengendalikan kegiatan/ jalannya perusahaan.
b. Menetapkan kebijaksanaan/ strategi perusahaan
c. Memajukan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja perusahaan.
d. Mengadakan dan memimpin rapat
e. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada Gubernur melalui Dewan Pengawas.
f. Menjalani hubungan kerja eksternal.
g. Mengawasi pelaksanaan tugas perusahaan.
h. Mewakili perusahaan baik di dalam dan di luar pengadilan.
2. Kepala Bagian Perpipaan dan Penanggulangan Kehilangan Air a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi Lainnya.
b. Menyususn kebijaksanaan/strategi perusahaan dalam Bidang Perencanaan dan Produksi.
c. Membantu Direktur Utama dalam membuat keputusan,kebijaksanaan/ strategi dalam pengembangan perusahaan.
d. .Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan. Mengawasi dan mengendalikan operasional sistem instalasi air bersih
f. maupun air limbah dalam lingkup tugasnya.
g. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar direktur.
h. Melaksanakan semua tugas perusahaandan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
3. Kepala Bagian Pemasaran
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
b. Menyususn kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam bidang Administrasi & Keuangan.
c. Membantu Direktur Utama dalam membuat keputusan, kebijaksanaan/
strategi dalam pengembangan perusahaan.
d. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
g. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yg diberikan oleh Direktur utama.
4. Kepala Bagian Pengawasan
a. Melaksanakan koordinasi dengan Direksi lainnya.
b. Menyusun kebijaksanaan/ strategi perusahaan dalam bidang operasi.
c. Membantu Direktur Utama dalam mengambil keputusan, kebijaksanaan/ strategi dalam pengembangan perusahaan.
d. Mengadakan dan memimpin rapat dalam lingkup tugasnya.
e. Mengawasi dan melakukan pembinaan pelaksanaan tugas unit kerja bawahan.
f. Dapat bekerjasama dengan Direktur Utama maupun antar Direktur.
g. Melaksanakan semua tugas perusahaan dan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama.
5. Kepala Bagian Umum dan Sistem Manajemen
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi umum.
c. Mencatat, menyimpan, mengamankan dan memelihara dokumen perusahaan.
d. Melaksanakan prosedur administrasi surat-menyurat perusahaan.
e. Mengatur penggunaan dan pemeliharaan sarana, ruangan kerja dikantor pusat.
f. Menetapkan pelaksana pengadaan barang dan jasa sesuai peraturan yang ditetapkan.
6. Kepala Bagian Keuangan
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan n tugasnya.
b. Merencanakan dan melaksanakan program kerja divisi keuangan.
c. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pengeluaran perusahaan.
d. Mengatur dan menyusun rencana pembayaran hutang jangka panjang dan jangka pendek perusahaan.
e. Mencari sumber-sumber pendanaan eksternal untuk pengembangan perusahaan.
f. Memeriksa kelengkapan dokumen pembayaran 7. Kepala Bagian Hubungan Langganan
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan tugasnya.
b. Merencanakan dan mengendalikan program kerja divisi sumber daya manusia.
c. Mengelola, menyimpan dan mengamankan data-data kepegawaian.
d. Mengevaluasi Daftar Penilaian Pegawai (DP3) dari seluruh unit kerja.
e. Melakukan pembinaan mental spiritual pegawai.
f. Mengevaluasi hasil-hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.
8. Kepala Bagian Aset dan Gambar Teknik
a. Melakukan koordinasi dengan divisi lain yang berhubungan dengan divisinya.
b. Merencanakan danmelaksanakan program kerja divisi perencanaan.
c. Mengkoordinir penyusunan rencana anggaran pendapatan,biaya tahunan perusahaan.
d. Mempersiapkan dan memberikan bahan untuk keperluan rapat baik internal maupun eksternal.
e. Membuat dan menyampaikan laporan bulanan perkembangan divisi.
f. perencanaan dilengkapi dengan evaluasinya.
D. Kinerja Usaha Terkini PDAM Tirtanadi
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai , dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Divisi Public Relation Provinsi Sumatera Utara. Divisi Public Relation terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Divisi Public Relation dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program mengelolah, pendistribusian pelayanan air minum yang memenuhi persyaratan kesehatan kepada masyarakat secara merata, tertib dan teratur. Melaksanakan segala usaha kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan pembuangan air limbah dalam suatu sistem yang memenuhi persyaratan kesehatan lingkungan. Pengelolahan kegiatan dimaksud dilakukan dengan berpegang pada prinsip-prinsip ekonomi perusahaan dengan tidak melupakan fungsi sosial.
E. Rencana Kegiatan PDAM Tirtanadi Pada Tahun 2016
Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan PDAM Tirtanadi Medan pada tahun 2012 antara lain sebagai berikut:
a. Perusahaan melaksanakan medical check up pegawai.
b. Membangun kebersamaaan melalui buka bersama khususnya pada bulan ramadhan dengan anak-anak panti asuhan.
c. Meningkatkan kesejahteraan Purnabhakti melalui program saving plan asuransi bumi putera 1912.
d. Melakukan aksi donor darah aktifis pemuda.
e. Hut PDAM Tirtanadi.
BAB III PEMBAHASAN
A. Mekanisme Persediaan
Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya. Hal ini bisa saja terjadi setiap saat.
Berarti, pengusaha akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya ia dapatkan. Jadi persediaan sangat penting untuk setiap perusahaan, baik yang menghasilkan suatu barang maupun jasa.
Persediaan ini diadakan apabila keuntungan yang dihadapkan dari persediaan tersebut terjadi kelancarannya. Dengan demikian, perlu diusahakan keuntungan yang diperoleh lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya.
Pengertian mengenai persediaan dalam hal ini merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi ataupun persediaan.
Manajemen persediaan atau disebut juga inventory management atau pengendalian tingkat persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak tingkat persediaan bertujuan mencapai efisiensi dan efektivitas optimal dalam penyediaan material.
Pada dasarnya persediaan akan mempermudah jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang dan menyampaikannya kepada konsumen. Persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi untuk:
1. Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang;
2. Menghilangkan risiko barang yang rusak;
3. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan;
4. Mencapai penggunaan mesin yang optimal;
5. Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi konsumen.
1. Pengertian Mekanisme Persediaan
Mekanisme pada dasarnya merupakan sebuah kata serapan yang berasal dari bahasa Yunani yaitu kata mechane (yang artinya sebuah instrumen, perangkat beban, peralatan, perangkat) dan kata mechos (yang artinya sebuah metode, saran dan teknis menjalankan suatu fungsi). Ada banyak sekali defenisi yang diungkapkan oleh para ahli untuk menjelaskan arti kata mekanisme, seperti beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:
Pertama, mekanisme dapat diartikan sebagai sebuah pandangan yang menggambarkan interaksi antar beberapa bagian yang ada di dalam suatu sistem tersebut.
Kedua, mekanisme dapat diartikan sebagai sebuah teori mengenai gejala yang dapat dijelaskan dengan menggunakan prinsip yang bisa dipakai untuk menjelaskan sistem kerja mesin-mesin tanpa menggunakan bantuan intelegensi sebagai sebuah sebab ataupun prinsip kerja.
2. Jenis-jenis Mekanisme Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Rangkuti (2007:15) memaparkan persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis.
1. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang digunakan dalam proses produksi.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang- barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barangbarang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.
3. Prosedur Perolehan Bahan
Seluruh pembelian bahan dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh departemen/divisi pembelian. Untuk memperoleh laporan penanggungjawaban yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis. Dengan demikian, pembelian, pemakaian, maupun pemanfaatanya dapat dilaksanakan secara tepat dan optimal.
Menurut Matz (1989: 294), sistematika prosedur pembelian dimulai dari departemen pembelian yang tugasnya adalah:
1. Menerima surat permintaan pembelian bahan;
2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan, dan sebagainya;
3. Mengeluarkan surat pembelian.
4. Faktur Pembelian
Sistem faktur pembelian biasayanya adalah sebagai berikut:
a. Semua faktur pembelian diisi menurut abjad;
b. Semua barang yang diterima harus dimasukkan dalam buku barang-barang yang diterima;
c. Salinan semua pesanan dikirim ke bagian penanggungjawaban;
d. Faktur-faktur yang diterima harus diperiksa setiap hari;
e. Faktur-faktur dibubuhi cap
f. Pada waktu-waktu tertentu (misalnya sekali sebulan) daftar-daftar bulanan dibandingkan dengan faktur-faktur dan diajukan untuk pembayaran.
5. Biaya-biaya Persediaan
Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini baru dipertimbangkan:
a. Biaya penyimpanan yaitu biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi.
b. Biaya pemesanan atau pembelian, biaya perpesanan tidak naik bila kuantitas pesanan bertambah besar.
c. Biaya peyimpanan atau set-up cost. Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyimpanan untuk memproduksi komponen tertentu.
d. Biaya kehabisan atau kekurangan biaya, adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan.
6. Fungsi Mekanisme Persediaan
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan/pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para pelanggan atau konsumen.
Rangkuti (2007:15) menjelaskan adapun fungsi-fungsi persediaan oleh suatu perusahaan/pabrik adalah sebagai berikut.
1. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi
diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga “kebebasannya”. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya- biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).
3. Fungsi Antisipasi
Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
7. Tujuan Mekanisme Persediaan
Divisi yang berbeda dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan pengendalian persediaan yang berbeda. Menurut Ginting (2007:125) menjelaskan bahwa tujuan dari pengendalian persediaan adalah:
a. pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan persediaan dalam jumlah yang banyak,
b. produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplikasikan order produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk mengurangi setup mesin). Di samping itu juga produk menginginkan persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup sehingga proses produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan,
c. personalia (personel and industrial relationship) menginginkan adanya persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan PHK tidak perlu dilakukan.
8. Prinsip Manajemen Persediaan
Prinsip manajemen persediaan yaitu pemesanan jumlah dan jenis barang yang disimpan dalam persediaan haruslah sedemikian rupa sehingga produksi dan operasi perusahaan tidak terganggu, tetapi di lain pihak sekaligus harus dijaga agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin. Prinsip tersebut memang selaras dengan prinsip ekonomi yaitu menghasilkan keluaran tertentu dengan biaya seminimal mungkin, atau dengan biaya tertentu menghasilkan keluaran semaksimal mungkin.
Kalau melihat prinsip pengelolaan persediaan tadi, maka jelas bahwa diperlukan perpaduan antara dua hal yang sangat bertolak belakang. Cara yang paling mudah untuk menjaga agar operasi terjamin adalah dengan mengisi persediaan barang sebanyak-banyaknya, sedangkan yang paling mudah untuk
menjaga agar biaya investasi seminimal mungkin adalah dengan mengusahakan persediaan mencapai nol.
9. Landasan Hukum Mekanisme Persediaan Barang/Jasa
Lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah Republik Indonesia peraturan kepala lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah nomor 14 tahun 2015 tentang E-PURCHASING.
Sejak diundangkannya Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 4 tahun 2015 yang merupakan Perubahan keempat Perpres Nomor 54 tahun 2010, maka pertanyaan yang paling banyak diajukan adalah belum sesuainya antara aplikasi SPSE yang ada saat ini (SPSE Versi 3.5) dengan peraturan tersebut. Beberapa hal yang menjadi ganjalan adalah:
1. Ketentuan lelang tidak gagal apabila memasukkan penawaran kurang dari 3.
2. Ketentuan tidak adanya sanggahan prakualifikasi.
3. Ketentuan Seleksi Sederhana menggunakan Pascakualifikasi.
4. Ketentuan bahwa e-purchasing dapat dilakukan oleh Pejabat Pengadaan dan/atau PPK.
Diawal Tahun 2015 Presiden Jokowi telah menandatangani Perpres Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Penjelasaannya telah diundangkan pada tanggal 16 Januari 2015 yang baru ini adalah:
1. Yang melakukan proses pemilihan penyedia dalam Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan E-Purchasing adalah Pejabat Pengadaan.
2. Penyedia dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa, dipersyaratkan antara lain memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir.
3. Persyaratan pemenuhan kewajiban perpajakan tahun terakhir dikecualikan untuk Pengadaan Langsung dengan menggunakan bukti pembelian atau kuitansi.
4. Pengumuman Rencan Umum Pengadaan oleh Pengguna Anggaran dilakukan setelah Rancangan Peraturan Daerah setelah disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan DPRD.
5. Tanda Bukti perjanjian terdiri atas: Bukti Pembelian; kuitansi; Surat Perintah Kerja; Surat Perjanjian; dan Surat Pesanan.
6. Bukti perjanjian untuk Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Purchasing dan pembelian secara online adalah surat Pesanan.
7. Jaminan Pelaksanaan sudah tidak diperlukan untuk Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung Darurat, Sayembara dan Pengadaan E-Purchasing.
8. Untuk Pengadaan Barang/Jasa tertentu, Kelompok Kerja ULP dapat mengumumkan pelaksanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa secara luas kepada masyarakat sebelum RUP diumumkan.
9. Dalam Hal proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan mendahului pengesahan DIPA/DPA dan alokasi anggaran dalam DIPA/DPA tidak disetujui atau ditetapkan kurang dari nilai Pengadaan Barang/Jasa yang diadakan, proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dilanjutkan ke tahap penandatanganan kontrak setelah dilakukan revisi DIPA/DPA atau proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dibatalkan.
Dimana para pihak menandatangani Kontrak setelah Penyedia Barang/Jasa menyerahkan Jaminan Pelaksanaan.
10. Pembayaran untuk pekerjaan konstruksi,dilakukan senilai pekerjaan yang telah terpasang.
11. Penjelasan tentang Keadaan Kahar dalam Kontrak Pengadaan Barang/Jasa antara lain namun tidak terbatas pada: bencana alam, bencana non alam, bencana sosial, pemogokan, kebakaran, gangguan industri lainnya sebagaimana dinyatakan melalui keputusan bersama Menteri Keuangan dan menteri teknis terkait.
12. Pemberian kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa menyelesaikan pekerjaan sampai dengan 50 (lima puluh) hari kalender, sejak masa berakhirnya pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada dapat melampaui Tahun Anggaran maka dengan melakukan adendum Kontrak atas sumber pembiayaan dari DIPA Tahun Anggaran berikutnya atas sisa pekerjaan yang akan diselesaikan.
13. Penegasan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dilakukan secara elektronik.
14. Ketentuan Pelaksanaan e-Tendering untuk Pengadaan Jasa Konsultasi.
15. Pelaksanaan Percepatan E-Tendering dilakukan dengan memanfaatkan Informasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa dilakukan dengan hanya memasukkan penawaran harga untuk Pengadaan Barang/Jasa yang tidak memerlukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis, serta tidak ada sanggahan dan sanggahan banding. Dengan Tahapan paling kurang terdiri atas: Undangan, Pemasukan Penawaran Harga, Pengumuman Penawaran.
16. Kewajiban K/L/D/I melakukan E-Purchasing terhadap Barang/Jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik sesuai dengan kebutuhan K/L/D/I.
17. Kewajiban Pimpinan K/L/D/I memberikan pelayanan hukum kepada PA/
KPA/ PPK/ ULP/ Pejabat Pengadaan/ PPHP/ PPSPM/ Bendahara/ AAPIP dalam menghadapi permasalahan hukum dalam lingkup Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
18. Ketentuan Pengadaan Barang/Jasa di Desa diatur dengan peraturan Bupati/Walikota yang mengacu pada pedoman yang ditetapkan oleh LKPP.
B. Mekanisme Persediaan Alat Tulis Kantor di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin
Di dalam pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor, PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin berpedoman pada Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Selain itu, untuk pencairan dananya, PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin kegiatan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Kota Medan. Di dalam Peraturan Walikota nomor 31 tahun 2013 juga mengacu pada Peraturan Pemerintah Dalam Negri (Pemendagri) Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah. Di dalam Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 mengatur mengenai prosedur pengadaan barang, mulai dari prosedur permintaan barang hingga prosedur penerimaan barang, sedangkan prosedur permintaan pembayaran hingga prosedur pencatatan pencairan dana diatur dalam Peraturan Walikota nomor 31 tahun 2013. Kedua Peraturan tersebut
digunakan sebagai dasar dalam pengadaan barang/jasa pada PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin.
1. Alat Tulis Kantor
Alat Tulis Kantor (ATK) adalah sarana penunjang yang merupakan peranan vital didalam berjalannya suatu fungsi administrasi perusahaan. Bagian ATK merupakan faktor penting dalam kebutuhan pekerjaan perusahaan. Oleh karenanya pengelolaan ATK harusla mendapat perhatian khusus. Dimana diharapakan dengan dibentuknya suatu sistem pengelolaan yang baik maka diharapkan semua permintaan yang diinginkan oleh berbagai departemen perusahaan dapat terpenuhi dengan optimal dan cepat tanggap. Perihal permasalahan ATK merupakan masalah perubahan sistem lama menjadi sistem yang baru dari sistem manual ke komputerisasi. Dan dengan seiringnya perkembangan zaman maka hampir semua perusahaan telah menggunakan sistem komputerisasi dalam menangani perihal pengurusan ATK. Oleh karenanya, perusahaan dianggap perlu untuk memanfaatkan sistem komputerisasi pengelolaan ATK.
Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern; 1998) penggambaran tentang Alat Tulis Kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai tata usaha. Adapun daftar alat tulis kantor/barang habis pakai pada PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin dapat dilihat seperti pada tabel 3.1.
Tabel 3.1
Daftar Buku Barang Habis Pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin
NO NAMA BARANG JUMLAH
(SATUAN)
JUMLAH BARANG
01
Kertas HVS 70 gr folio isi 500
lembar @41.125 Rim 264 rim
02
Kertas HVS 70 gr A-4 isi 500
lembar @38.000 Rim 227 rim
03 Blanko NCR folio R2 Lembar 200 lembar
04 Blanko NCR Folio R4 Lembar 200 lembar
05 Blanko NCR ½ Folio R5 Lembar 200 lembar
06 Buku Kas Loket Buah 3
07
Cotinous Form 1 PLY
147/8X11 Lembar 150 lembar
08 Cotinous Form 3 PLY 9½X11 Lembar 150 lembar 09 Kop Surat PDAM HVS Folio Lembar 300 lembar
10 Map Durable Set 3set
11 Map Folio Set 3set
12 Map Ordner PDAM Besar Set 3set
13 Kartu Label Barang Lembar 200 lembar
14 Kartu Tugas Kantor (Biru) Lembar 100 lembar 15 Kartu Keluar Kantor (Merah) Lembar 100 lembar 16 Continous Form 2 PLY 9½X11 Lembar 150 lembar
17 Buku Bank Buah 3buah
Sumber: PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin (Oktober 2016)
2. Fungsi yang terkait
a. Pejabat Pembuat Komitmen
Pejabat yang diberi kewenangan untuk membantu dalam menerbitkan keputusan yang berkaitan dengan kepegawaian, mengadakan ikatan/kontrak kepada pihak ketika dalam rangka pengadaan barang dan jasa.
b. Pejabat Pengadaan
Personil yang memiliki Sertifikat keahlian Pengadaan Barang dan Jasa yang melaksanakan pengadaan barang dan jasa.
c. Tim Pemeriksa
Orang yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah dibeli dan menjamin kuantitas serta kualitas barang tersebut.
d. Bagian Perlengkapan
Orang yang ditunjuk sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang yang telah dibeli.
e. Sub Bagian Perbendaharaan Pengeluaran
Orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja barang dan jasa.
3. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembeli alat tulis kantor adalah sebagai berikut:
a. Surat Perintah Kerja (SPK)
Dokumen ini digunakan untuk memberi kuasa kepada Pejabat Pengadaan untuk melaksanakan pengadaan barang.
b. Rencana Kerja dan Syarat (RKS)
Dokumen ini merupakan dokumen yang berisi sekumpulan persyaratan baik persyaratan administratif maupun persyaratan teknis yang diberlakukan pada perencanaan pengadaan barang.
c. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Dokumen ini digunakan untuk mengetahui kewajaran harga baik atau digunakan sebagai pembanding harga.
d. Berita Acara (BA)
Dokumen ini berisi mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan atau petunjuk lain tentang suatu perkara.
e. Surat Perintah Pembayaran (SPP)
Dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen yang ditujukan kepada pihak Bank Sumut untuk melakukan proses pembayaran dalam pengadaan barang.
C. Analisis Mekanisme Persediaan Alat Tulis Kantor/Barang Habis Pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin
Berikut ini adalah gambar mekanisme penerimaan dan pengeluaran barang pada PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin.
Gambar 3.1
Mekanisme Penerimaan dan Pengeluaran Barang Pada
PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin Sumber: PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin
1. Bagian Umum mengisi form permintaan barang dan ditujukan kepada kepala Cabang.
Langkah pertama yang dilakukan oleh bagian umum yaitu pegawai yang ditunjuk pada bagian tersebut akan mengisi formulir permintaan barang yang telah disediakan oleh perusahaan PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin Medan. Di dalam formulir tersebut diisi daftar barang-barang yang diperlukan sesuai dengan permintaan dari setiap bagian, seperti blanko, buku kas, continous form, kertas HVS, kop surat, map, kartu (label barang, tugas kantor, dan keluar kantor), dan buku bank. Setelah formulir permintaan barang diisi, pegawai menyerahkan kepada kepala Bagian Umum untuk di cek ulang dan setelah diverifikasi oleh bagian umum, kemudian selanjutnya diserahkan kepada Kepala Cabang.
2. Bagian Umum dan Personalia menerima form permintaan barang yang telah diverifikasi oleh kepala cabang.
Pada tahap ini Kepala Bagian Umum menunggu formulir permintaan barang yang telah diverifikasi dan disetujui oleh Kepala Cabang untuk diproses lebih lanjut.
3. Bagian Umum dan Personalia membeli barang sesuai dengan permintaan dan mendistribusikannya ke Bagian yang meminta dengan membuat tanda terima.
Proses selanjutnya yang dilakukan oleh Kepala Bagian Umum dan Personalia melakukan survei harga barang kepada rekanan kerja. Setelah terjadi kesepakatan harga dengan rekanan kerja, kemudian dilakukan pembelian barang.
4. Bagian Umum dan Personalia membuat Voucher Kas Kecil sesuai dengan bon pembelian barang.
Pada proses ini,yang dilakukan Bagian Umum dan Personalia adalah membuat Voucher Kas Kecil sesuai dengan bon pembelian barang. Setelah Voucher Kas Kecil dibuat, selanjutnya adalah mencatat Voucher Kas Kecil tersebut ke pembukuan kas kecil. Ini dilakukan agar semua pengeluaran kas kecil dapat di pertanggungjawabkan oleh pemegang dana kas kecil sehingga harus mencatat segala pengeluaran dan disimpan bersamaan dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
5. Asisten dan Kepala Bagian Umum dan Personalia memeriksa dan menandatangani Voucher Kas Kecil dan disetujui oleh Kepala Cabang kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan untuk pengembalian uang.
Kemudian, setelah Voucher Kas Kecil dibuat dan dicatat pembukuannya, Voucher Kas Kecil akan diperiksa oleh Asisten dan Kepala Bagian Umum sebelum disetujui oleh kepala cabang. Dalam Pemeriksaan ini yang di lakukan oleh Asisten dan Kepala Bagian Umum adalah mengecek apakah seluruh bon pembelian barang sudah dicatat dalam Voucher Kas Kecil atau masih ada yang belum dicatat. Hal ini dilakukan untuk menghindari
perbedaan pencatatan pada Bon Pembelian Barang dengan Voucher Kas Kecil. Setelah Voucher Kas Kecil diverifikasi, selanjutnya Kepala Bagian Umum menyerahkan Voucher Kas Kecil kepada Kepala Cabang untuk disetujui dan ditandatangani. Selanjutnya, setelah Kepala Cabang menyetujui,Kepala Cabang akan menyerahkan Voucher Kas Kecil kepada Kepala Bagian Keuangan untuk prosedur pengembalian uang.
6. Rekanan (Suplier) menyerahkan barang sesuai Surat Kerja Perintah Rekanan (SKPR) kepada Bagian Umum dan Personalia.
Langkah berikutnya yaitu prosedur penerimaan barang yang diawali dari rekanan (supplier) menyerahkan barang sesuai dengan Surat Kerja Perintah Rekanan (SKPR) yang diawali dari persetujuan atasan Rekanan (supplier) sebelum diserahkan ke Bagian Umum dan Personalia. Bila sudah mendapatkan persetujuan dari atasan maka barang yang sesuai dengan Surat Perintah Kerja Rekanan (SKPR) tersebut dapat diserahkan ke Bagian Umum dan Personalia.
7. Bagian Umum memeriksa kesesuaian spesifikasi dan jumlah barang sesuai dengan SKPR.
Ketika barang yang diserahkan oleh rekanan (supplier) sampai dipihak bagian umum, maka langkah selanjutnya yang dilakukan oleh Bagian Umum yaitu memeriksa kesesuaian spesifikasi (spesifikasion) dan juga jumlah barang (quantity) berdasarkan pada Surat Kerja Perintah Rekanan
(SKPR). Bilamana terdapat ketidak sesuaian barang yang diserahkan oleh rekanan (supplier) baik itu dari segi spesifikasi (spesification) maupun dari segi jumlah barang (quantity) maka pihak Bagian Umum bisa melakukan klaim berupa pengembalian barang atau berupa penambahan jumlah barang bila barang yang diserahkan tidak sesuai dengan jumlah yang tertera di Surat Kerja Perintah Rekanan (SKPR).
8. Bagian Umum menginput ke database program gudang agar data stok bertambah.
Prosedur selanjutnya setelah penerimaan barang dari rekanan (supplier) adalah pegawai Bagian Umum menginput data-data barang-barang yang diterima ke database program gudang. Hal ini dilakukan agar data pada database program gudang diperbaharui dan tidak ada ketimpangan antara data yang ada di database dengan yang di lapangan. Bagian Umum mengupdate jumlah stok barang yang tersedia sesuai dengan jumlah barang yang diterima dari rekanan (supplier).
9. Bagian yang meminta barang membuat Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPPB).
Selanjutnya seluruh Bagian yang ada di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin yang mengajukan permintaan barang terlebih dahulu harus membuat Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPPB). Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang ini adalah Bon untuk mencatat semua barang yang diminta dan yang dikeluarkan,selain itu Bon Bukti
Penerimaan dan Pengeluaran Barang ini juga digunakan sebagai bukti bahwa bagian tersebut memang benar mengajukan penerimaan barang dan mengeluarkan barang jika memang ada. Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang ini akan dibagikan, yang berwarna putih kepada Bagian yang meminta, yang berwarna biru kepada Bagian Umum, dan warna merah ke bagian Pengawasan. Setiap bagian yang menerima akan menyimpan bon bukti tersebut dan mengarsipkannya di pembukuan.
10. Diteruskan ke Kepala Cabang untuk disetujui.
Sebelum barang yang diminta diserahkan oleh Bagian Umum kepada bagian yang meminta, Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPPB) diserahkan terlebih dahulu kepada Kepala Cabang untuk di setujui dan ditandatangani. Kepala Cabang akan berkoordinasi kepada Bagian Umum dan Gudang agar tidak terjadi ketimpangan dalam proses penerimaan dan pengeluaran barang. Kemudian,setelah semua bagian di koordinasi barulah Kepala Cabang akan menyetujui Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang dari semua bagian yang mengajukan.
11. Jika sudah disetujui, Bon Permintaan Pengeluaran Barang diteruskan ke Bagian Umum (Gudang).
Prosedur selanjutnya Kepala Cabang akan menyerahkan seluruh Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang dari setiap bagian kepada Bagian Umum (gudang). Bagian Umum (gudang) yang menerima seluruh Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPPB) dari Kepala
Cabang akan melakukan pemeriksaan terlebih dahulu. Pemeriksaan yang dilakukan adalah pemeriksaan barang-barang yang ada dengan barang- barang yang dicatat pada Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPPB),apakah sudah sesuai atau ada yang belum sesuai. Jika ada yang tidak sesuai maka Bagian Umum akan melaporkannya kepada Kepala Cabang dan Bagian yang meminta barang untuk menyesuaikan kembali.
12. Jika ada permintaan barang dari Cabang lain maka Bagian Umum (Gudang) akan membuat Berita Acara Mutasi Barang (BAMB).
Jika pada saat pengeluaran barang ada permintaan dari cabang lain, Bagian Umum (gudang) terlebih dahulu mencatat barang apa saja yang diminta.
Selanjutnya jika barang yang diminta oleh cabang lain masih tersedia, maka Bagian Umum (gudang) akan membuat Berita Acara Mutasi Barang (BAMB) untuk bukti pertinggal di pembukuan dan juga akan diserahkan ke pusat sebagai bukti bahwasannya ada barang yang diminta dan telah dimutasikan ke cabang lain.
13. Bagian Umum (Gudang) mengeluarkan barang sesuai dengan Bon Permintaan Pengeluaran Barang (BPPB) ke Rekanan dan Berita Acara Mutasi Barang (BAMB) ke Cabang lain.
Pada tahap ini bagian umum pengelola gudang selaku yang bertanggung jawab penuh atas masuk dan keluarnya barang, menjalankan fungsinya sebagai pengkordinasi dan sekaligus yang mempunyai wewenang dalam mengeluarkan barang. Barang yang dikeluarkan oleh bagian umum
(gudang) harus sesuai dengan yang tertera pada Bon Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang (BPPB) untuk menghindari kesalahan pengeluaran barang. Setelah barang dikeluarkan dari dalam gudang, selanjutnya dilakukan (cek list) pada barang-barang yang telah keluar untuk memastikan bahwa tidak ada barang yang kurang dan berlebih, dan selanjutnya barnag yang telah dikeluarkan diserahkan kerekanan untuk memproses lebih lanjutnya, dengan terlebih dahulu rekanan menerbitkan Berita Acara Mutasi Barang (BAMB) untuk melengkapi prosedur pengeluaran barang yang telah keluar dari gudang.
14. Bagian Umum (Gudang) membukukan Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPPB) ke Kartu Persediaan Barang, mengisi Kartu Label Barang dan menginput ke komputer (program gudang) setelah mengeluarkan barang.
Prosedur selanjutnya yang dilakukan oleh Bagian Umum (gudang) yaitu membukukan semua Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPPB) ke kartu Persediaan Barang, untuk menyamakan jumlah barang yang tersedia di tempat penyimpanan (gudang) dengan yang ada di database. Kemudian Bagian Umum juga mengisi Kartu Label Barang. Ada beberapa point yang harus diisi pada pengisian Kartu Label Barang ini, seperti nomor urut pencatatan, tanggal penerimaan atau pengeluaran barang, jumlah barang yang diterima untuk setiap jenis barang, jumlah barang yang keluar untuk setiap jenis barang, jumlah sisa setiap jenis barang sebagai persediaan, dan paraf petugas gudang untuk setiap kali penerimaan dan pengeluaran
barang dan keterangan yang diperlukan. Selanjutnya Bagian Umum (gudang) menginput (memasukkan) ke dalam database melalu komputer (program gudang) setelah pengeluaran barang.
15. Tembusan Bukti Permintaan Pengeluaran Barang (BPPB) diberikan ke Divisi Keuangan (lembar putih), Bagian yang meminta (lembar biru), Bagian Pengawasan (lembar merah), dan Bagian Umum (lembar kuning).
Pada tahapan terakhir, seluruh Bon Bukti Permintaan Pengeluaran barang akan diberikan ke masing-masing divisi yang terkait. Divisi Keuangan memegang lembar Bukti Permintaan Pengeluaran Barang berwarna putih, bagian yang meminta barang memegang lembar Bukti Permintaan Pengeluaran Barang yang berwarna biru, bagian Keuangan memegang lembar Bukti Permintaan Pengeluaran Barang yang berwarna merah, dan Bagian Umum memegang lembar Bukti Permintaan Pengeluaran Barang yang berwarna kuning. Setiap bagian akan menyimpan lembar Bukti Permintaan Pengeluaran Barang sebagai arsip di dalam pembukuan bagian tersebut.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya,penulis dapat mengambil kesimpulan. Adapun kesimpulan yang penulis kemukakan adalah
Mekanisme Persediaan Alat Tulis Kantor/Barang Habis Pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin sudah dilaksanakan dengan prosedur yang seharusnya. Setiap bagian yang terkait sudah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Semua prosedur atau tahapan-tahapan dalam penerimaan dan pengeluaran barang dicatat di pembukuan sebagai arsip dan juga di input (dimasukkan) ke database program gudang dengan sistem komputerisasi.
B. Saran
Menurut penulis, Mekanisme Persediaan Alat Tulis Kantor/Barang Habis Pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin sudah sangat bagus, ini bisa dilihat dari penggunaan sistem komputerisasi dan juga pembukuan yang jelas. Oleh karena itu, penulis beranggapan bahwa dengan semakin matangnya umur perusahaan maka Mekanisme Persediaan Alat Tulis Kantor/Barang Habis Pakai di PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin dapat semakin ditingkatkan tentunya demi kebaikan dan kemajuan PDAM Tirtanadi Cabang HM Yamin kelak.
DAFTAR PUSTAKA
Agus Ristono. 2009. Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Modern Liberty Indrajit, Eko Richardus dan Richardus Djokopranoto. 2003. Manajemen Persedi-
aan. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana Indonesia
Moekijat. 1989. Dasar-dasar Administrasi dana Manajemen Perusahaan. Ban- dung: Mandar Maju
Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakar- ta: Raja Grafindo Persada
Rangkuti, Freddy. 2004. Manajemen Persediaan Aplikasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada
Jerry, George. 2005. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
Wijayanti, Irine Diana Sari. 2008. Manajemen. Yogyakarta: Mitra Cendekia Press Http://PengertianDefenisi.Com/Kumpulan-Pengertian-Mekanisme
