BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang
Sumber daya manusia berperan sangat penting dalam meningkatkan daya saing serta dalam keberlangsungan perusahaan. Selain itu, sumber daya manusia pada suatu perusahaan memiliki peran penting dalam mendukung realisasi rencana strategis, operasional serta peningkatan produktivitas suatu perusahaan (Robins &
Coulter, 2012). Hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan terkait dengan sumber daya manusia dalam peningkatan produktivitas perusahaan yaitu bagaimana sebuah perusahaan dapat memberikan fokus pada kondisi para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan pemberian job description yang jelas serta beban kerja yang rata untuk setiap karyawannya. Beban kerja merupakan ukuran dari kapasitas seseorang untuk menyelesaikan pekerjaannya (Sutalaksana, 2006). Untuk mengetahui apakah seseorang dapat mencapai target perusahaan yaitu dengan menggunakan analisis mengenai pekerjaan yang meliputi penentuan waktu standar yang dapat membantu perusahaan dalam upaya peningkatan produktivitas. Apabila seseorang tidak dapat menyelesaikan pekerjannya dikarenakan pekerjaan yang dikerjakan melebihi kemampuan yang dimilikinya maka hal ini menimbulkan terjadinya hambatan- hambatan yang menyebabkan berkurangnya nilai produktifitas.
PT XYZ adalah perusahaan yang berfokus pada produksi apparel (baju Muslim) dan headwear (kerudung). PT XYZ dibentuk pada 26 Desember 2016. PT XYZ menjalankan bisnisnya berdasarkan salah satu dari perencanaan strategis yang telah diterapkan yaitu “memastikan kapasitas produksi internal sesuai dengan rencana permintaan produksi dengan menghasilkan profit setinggi mungkin”. Berdasarkan jenis perusahaannya, perusahaan ini termasuk ke dalam sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan pakaian jadi dimana output yang dihasilkannya berupa macam-macam jenis model baju dan kerudung, maka perusahaan pun perlu melakukan pengukuran waktu kerja standar untuk menetapkan standar yang dapat dijadikan sebagai salah satu acuan dalam memenuhi kebutuhan konsumennya.
Informasi mengenai penerapan struktur organisasi di PT XYZ dapat dilihat pada Gambar I.1:
Gambar I. 1 Struktur Organisasi PT XYZ (Sumber: Struktur Organisasi PT XYZ)
Bagian produksi memiliki peran besar dalam pelaksanaan produksi di perusahaan karena divisi produksi terlibat dalam perencanaan, koordinasi dan kendali dari proses produksi dan bertanggung jawab memastikan barang dan jasa diproduksi secara efisien, jumlah produksi yang benar dan akurat, dan barang yang diproduksi sesuai dengan kualitas standar perusahaan. Pencapaian target produksi yang dipenuhi perusahaan pada tahun 2018 dapat dilihat pada Tabel I.1:
Tabel I. 1 Produktvitas PT XYZ tahun 2018
NO BULAN PO REALISASI
PENGIRIMAN %Pencapaian Target
QTY QTY
1 Januari 3785 2576 68%
2 Februari 4238 2720 64%
3 Maret 4153 2800 67%
4 April 2515 2678 100%
5 Mei 5775 2790 48%
6 Juni 2924 3154 100%
7 Juli 4890 3739 76%
8 Agustus 3888 4122 100%
9 September 3786 3891 100%
10 Oktober 3561 2910 82%
11 November 5384 2890 54%
12 Desember 5835 2658 46%
Total Produksi tahun 2018 50734 36928 73%
(Sumber: Laporan Produksi PT XYZ tahun 2018)
PT XYZ memiliki siklus pesanan rendah diawal tahun dan mulai meningkat di pertengahan tahun, sekitar bulan Mei sampai bulan Desember biasanya terjadi lonjakan pesanan yang harus di selesaikan oleh perusahaan (Wawancara langsung, Manajer Produksi, April 2019). Berdasarkan Tabel I.1, dijelaskan jumlah target pengiriman dan realisasi pengiriman produksi dari bulan Januari hingga Desember pada tahun 2018. Pada bulan Mei, November, dan Desember realisasi pengiriman hanya mencapai target sebesar 48%, 54% dan 46%. Produktivitas PT XYZ dapat dikatakan rendah karena produktivitas perusahaan yang baik adalah dimana keadaan perusahaan dapat mencapai target produksi perusahaan sesuai dengan target waktu yang telah ditentukan sebelumnya (Sedarmayanti, 2001). Perusahaan
tidak dapat mencapai target pada ketiga bulan tersebut karena target produksi mengalami kenaikan dua kali lipat sehingga menyebabkan karyawan khususnya bagian produksi bekerja lebih sibuk dari biasanya karena target produk yang harus dihasilkan lebih banyak, karena hal tersebut karyawan lantai produksi merasa beban kerja yang mereka memiliki terlalu berat atau dengan kata lain tugas yang harus mereka selesaikan dengan target waktu tertentu tidak sesuai dengan kapasitas kerja mereka dan dirasa jumlah tenaga kerja yang tidak sesuai dengan beban kerja yang tersedia, sedangkan berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Produksi dikatakan bahwa beban pekerjaan yang diberikan perusahaan kepada karyawan lantai produksi sama rata dengan jumlah tenaga kerja yang ada. Informasi mengenai jumlah tenaga kerja tetap eksisting PT XYZ dapat dilihat pada Tabel I.2:
Tabel I. 2 Tenaga Kerja Eksisting PT XYZ
No Jabatan Tenaga Kerja Eksisting
1 Direktur Utama 1
2 Direktur Finance 1
3 Direktur Produksi 1
3 Direktur Marketing 1
4 Manager Finance 1
5 Manager HRD 1
6 Manager Produksi dan QA 1
7 Manager Purchasing 1
8 Supervisor QA 1
9 Staff Accounting 2
10 Staff Finance & Budget Control 1
11 Staff Recrutment & Training 1
12 Staff Produksi 3
13 Staff QA 3
14 Staff Purchasing 2
15 Staff Sales 3
16 Operator QC Bahan 3
17 Operator Cutting 2
18 Operator QC Cutting 2
19 Operator Sewing 16
20 Operator Pemisah 2
21 Operator QC Garment (Akhir) 3
Tabel I. 2 Tenaga Kerja Eksisting PT XYZ Lanjutan
No Jabatan Tenaga Kerja Eksisting
22 Operator Packaging 2
(Sumber: Data Karyawan PT XYZ)
Dapat dilihat dari Tabel I.2 dijelaskan mengenai jumlah tenaga kerja eksisting untuk masing-masing jabatan pada perusahaan. Dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja saat terjadi high demand yang diterapkan oleh PT XYZ selama ini masih dilakukan dengan cara tradisional (tidak menggunakan standar perhitungan tenaga kerja), dimana kepala bagian produksi hanya melakukan diskusi dengan bagian HRD mengenai jumlah orang yang dibutuhkan untuk membantu dalam proses produksi tanpa menggunakan perhitungan secara teoritis sehingga pada periode tertentu penambahan jumlah karyawanpun tetap tidak dapat memenuhi kebutuhan pencapaian target perusahaan.
Penyebab produktivitas perusahaan rendah lainnya yaitu keterlambatan penyelesaian produksi yang disebabkan oleh operator yang tidak bisa memenuhi waktu penyelesaian target yang telah ditentukan perusahaan. Hal ini disebabkan karena kurangnya jumlah operator yang dibutuhkan pada proses QC cutting dan proses sewing. Proses QC cutting merupakan proses pemeriksaan awal untuk potongan baju yang diproses sebelumnya. Dikarenakan jumlah operator tersedia dirasa kurang dengan beban kerja yang cukup tinggi pada workstation tersebut sehingga terjadi keterlambatan untuk dilanjutkan ke proses selanjutnya yaitu proses sewing. Selain itu, proses sewing memiliki peran yang cukup besar pada seluruh proses produksi sehingga bagi operator dalam pengoperasian mesin jahit dan ketelitian dalam pelaksanaan pekerjaannya. Proses sewing merupakan proses utama dalam pembuatan baju dan kerudung dikarenakan pada proses ini dimensi ukuran produk harus sesuai dengan sampel yang diberikan oleh designer baju, apabila ukuran tidak sesuai maka baju-baju yang telah diproduksi termasuk kedalam barang reject (barang gagal produksi).
Perangkaian diagram fishbone ini didasarkan wawancara dengan manajer produksi, operator QC cutting dan operator sewing yang dilampirkan pada Lampiran A no 1.
Berikut merupakan detail permasalahan yang dihadapi oleh PT XYZ menggunakan diagram fishbone dapat dilihat pada Gambar I.2:
Gambar I. 2 Diagram fishbone
(Sumber: Hasil wawancara dengan Manager Produksi pada Lampiran A)
Berdasarkan Gambar I.2 menggambarkan sebab dan akibat dari permasalahan yang terjadi didalam PT XYZ yaitu produktivitas perusahaan yang rendah. Berdasarkan hasil wawancara terkait produktivitas perusahaan yang rendah dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya faktor metode, faktor manusia, faktor pengukuran, faktor lingkungan, dan faktor material. Dari segi faktor metode, produktivitas perusahaan yang rendah disebabkan oleh penentuan kebutuhan pekerja yang masih sederhana, dimana penentuan kebutuhan pekerja hanya berdasarkan perkiraan belum menggunakan metode yang valid. Selanjutnya dari segi faktor manusia, operator merasa bahwa beban kerja yang diberikan oleh perusahaan tidak merata dan jumlah operator dirasa kurang ketika terjadi kenaikan produksi. Berdasarkan faktor manusia, metode dan pengukuran dapat dilakukan analisis beban kerja dan perhitungan kebutuhan karyawan menggunakan analisis beban kerja untuk mengetahui kebutuhan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk membantu proses produksi saat terjadi peningkatan target produksi.
Oleh karena itu, analisis beban kerja fisik yaitu metode work sampling dapat digunakan dalam menyelesaikan masalah mengenai penyebab terjadinya tidak terpenuhinya target produksi sebagai akibat kurang tepatnya penentuan waktu kerja standar selama ini serta keluhan karyawan yang merasa beban kerja yang dimiliki terlalu tinggi ketika terjadi kenaikan pesanan, karena dengan analisis beban kerja dapat diketahui apakah karyawan bekerja dengan kondisi overload atau underload.
Metode work sampling ini dipilih karena metode ini bertujuan untuk mengukur waktu serta usaha tetap yang dihabiskan seseorang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Dimana pengukuran yang dihasilkan berupa data aktivitas yang dilakukan karyawan selama jam kerja, berdasarkan hasil pengamatan tersebut dapat diketahui persentase aktivitas produktif, non produktif dan pribadi yang dilakukan karyawan selama jam kerja. Selain hal tersebut, metode work sampling dapat digunakan untuk mengukur produktivitas perusahaan dengan mudah karena metode work sampling didasari dengan pengumpulan data tentang kegiatan yang sedang berlangsung pada interval waktu tertentu. Penggunaan metode work sampling dalam penelitian ini agar nilai beban kerja karyawan yang didapatkan berupa nilai beban kerja yang telah diukur secara objektif. Dan yang terakhir dapat diketahui bahwa metode work sampling dapat digunakan untuk pengamatan yang bersifat diskrit (Wignjosoebroto, 2008).
I.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang, dapat dirumuskan masalah pada penelitian ini adalah:
1. Bagaimanakah kondisi beban kerja pada bagian produksi PT XYZ berdasarkan hasil pengukuran dengan menggunakan metode work sampling?
2. Berapakah usulan jumlah karyawan yang ideal untuk bagian produksi di PT XYZ berdasarkan hasil analisis beban kerja?
I.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1. Menjelaskan kondisi beban kerja karyawan bagian produksi PT XYZ berdasarkan hasil pengukuran dengan menggunakan metode work sampling.
2. Menjelaskan mengenai usulan jumlah karyawan yang sesuai untuk bagian produksi PT XYZ berdasarkan hasil analisis beban kerja.
I.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan dalam penelitian sesuai dengan tujuan yang diharapkan, terarah, dan tidak menyimpang maka diperlukan adanya batasan-batasan yakni sebagai berikut:
1. Pengamatan work sampling tidak dilakukan pada seluruh pekerjaan divisi produksi di PT XYZ.
2. Pengamatan tidak dilakukan pada proses penyediaan bahan.
3. Usulan jumlah karyawan dihitung hanya berdasarkan analisis beban kerja.
4. Penelitian ini dilakukan hanya sampai tahap usulan jumlah tenaga kerja.
5. Nilai beban kerja setelah penambahan atau pengurangan tenaga kerja tidak dibahas pada penelitian.
I.5 Manfaat Penelitian
Dalam penelitian ini memiliki manfaat adalah sebagai berikut:
1. Penelitian ini dapat menjadi rekomendasi untuk menentukan beban kerja optimal dan jumlah karyawan pada PT XYZ.
2. Berdasarkan hasil analisis beban kerja PT XYZ dapat diketahui tingkat efisiensi dan efektivitas sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan serta adanya perbandingan waktu produktif dan tidak produktif karyawan dalam bekerja, sehingga dapat digunakan sebagai dasar pembagian deskripsi pekerjaan karyawan lantai produksi yang proporsional.
3. Penelitian ini dapat menjadi pengetahuan bagi pembaca serta dapat digunakan sebagai acuan untuk melakukan penelitian beban kerja di perusahaan.
I.6 Sistematika Penulisan
Penulisan sistematis dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang di mana penelitian ini didasarkan.
Dan juga dijelaskan tentang keterbatasan masalah yang membatasi penelitian ini, selain itu tujuan dan manfaat dari penelitian ini.
BAB II Tinjauan Pustaka
Dalam bab ini dijelaskan alasan yang akan digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkandung dalam latar belakang yang telah disebutkan di atas.
Sumber-sumber literatur akan didaftarkan untuk memperkuat analisis yang akan digunakan dalam bab-bab selanjutnya dan tentu saja literatur tinjauan harus relevan dengan masalah yang terkait.
BAB III Metodologi Penelitian
Dalam bab ini akan dijelaskan bagaimana prosedur akan dilaksanakan. Mulai dari rumusan masalah yang ada yaitu mengidentifikasi masalah dan kemudian dilanjutkan dengan pengumpulan data yang terkait, dan melakukan pengolahan data menggunakan metode work sampling, kemudian dilanjutkan dengan pemecahan masalah yang sistematis, mengidentifikasi, merancang, dan mengakhiri dengan kesimpulan dan saran.
BAB IV Pengumpulan dan Pengolahan Data
Dalam bab ini akan menunjukan data yang diambil dari Divisi Produksi serta divisi Human Resouces and Development melalui data perusahaan, hasil pengamatan beserta hasil wawancara. Setelah semua data dikumpulkan secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan penelitian maka data diproses.
BAB V Analisis
Dalam bab ini dilakukan beberapa analisis terhadap data yang telah diperoleh pada bab sebelumnya dengan menggunakan metode work sampling untuk menyelesaikan masalah yang ada.
BAB VI Kesimpulan dan Saran
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, saran yang dibuat akan diberikan kepada perusahaan sebagai solusi perbaikan serta untuk penelitian yang dilakukan dimasa mendatang
