BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan, tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah : input, transformasi, output, mekanisme kontrol, tujuan.
Jenis Sistem berdasarkan mekanisme kontrol dan tujuan, dibagi atas:
1. Sistem Lingkaran Terbuka
Sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
2. Sistem Lingkaran Tertutup
Sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Jenis sistem berdasarkan sifat sistem, dibagi atas :
1. Sistem terbuka
Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.
2. Sistem Tertutup
Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pada dasarnya informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga dapat dijadikan dasar bagi pengambilan keputusan. Informasi memegang peran yang sangat penting dalam suatu perusahaan untuk mengetahui kegiatan apa yang telah terjadi dengan perusahaannya, melakukan evaluasi apakah kegiatan yang dilakukan telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan menjamin agar data tersebut dapat diolah secara efisien menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan tepat waktu maka dalam pengolahan data tersebut diperlukan suatu alat yang dinamakan sistem informasi.
Ada beberapa perbedaan sistem informasi yang diterapkan perusahaan.
Salah satu sistem infomasi yang sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengolah data administrasi dan keuangan adalah Sistem Informasi Akuntansi.
Perbedaan tersebut sebenarnya hanya terletak pada penekanannya saja, namun pada dasarnya tetap mengandung pengertian yang sama.
Davis, dan kawan-kawan, mengatakan bahwa Accoun-ting information system encompass the process and procedures by which an organization’s financial information is received, registered, recorded, handled, processed, stored, and ultimately disfosed of.
Penjelasan di atas menekankan pada proses dan prosedur pengelolaan atas informasi keuangan organisasi mulai dari penerimaan sampai dengan informasi tersebut tidak berguna lagi bagi organisasi.
Sedangkan Robert G. Murdick menyatakan bahwa The accounting information system can be defined as the set of activities of the organization responsible for preparation of financial information and the information obtained from transaction data for the purpose of :(1)internal reporting to managers for use in planning and controlling current and future operations, and (2) external reporting to stockholders, government and other outside parties.
Pengertian di atas jelas mengenai sistem informasi akuntansi dan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi mencakup proses dan prosedur pengelolaan informasi keuangan organisasi dengan tujuan untuk pelaporan kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan.
2.1.3 Tujuan dan Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan penyusunan Sistem Informasi Akuntansi adalah sama dengan tujuan penyusunan sistem akuntansi antara lain:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, Ketepatan penyajian maupun struktur informasi.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi & pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Manfaat Sistem Informasi akuntansi yang digunakan oleh pengguna (users) memiliki masing-masing kepentingan, antara lain :
1. Pemilik dan Calon Pemilik (Investor)
Memerlukan informasi untuk mengetahui hak-haknya yang akan diperoleh dari hasil operasi perusahaan dan dengan demikian dia dapat juga memutuskan untuk menambah modal yang ditanamkan atau menariknya.
2. Kreditor
Informasi Akuntasi dapat digunakan untuk mengambil keputusan diberi atau tidaknya kredit yang diajukan oleh debitor serta berapa jumlah kredit yang dapat diberikan kepadanya.
3. Pemerintah
Membutuhkan informasi keuangan dalam menevaluasi pajak dan untuk mengetahui apakah perusahaan telah mematuhi peraturan-peratutan yang berlaku atau tidak, misalnya sehubungan dengan upah minimum regional yang berlaku.
4. Karyawan/Federasi Buruh
Membutuhkan informasi keuangan untuk menentukan kontrak-kontrak kerja, satau keputusan-keputusan lain yang diperlukan.
5. Manager Perusahaan.
Untuk melakukan evaluasi hasil operasi yang telah dilakukan dalam satu periode, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan stategik.
2.1.4 Karakteristik dan Ciri-ciri Sistem Informasi Akuntansi Karakteristik dari Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi melakasanakan tugas yang diperlukan.
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
3. Menangani data rinci.
4. Berfokus historis.
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal.
Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi diharapkan akan dihasilkan suatu laporan keuangan yang berkualitas yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Relevan
Ciri yang dapat mempengaruhi suatu pengambilan keputusan secara langsung.
2. Andal
Informasi tersebut bebas dari kesalahan atau penyimpangan dan menjadi cerminan yang tepat mengenai keadaan atau peristiwa ekonomi yang akan disampaikan.
3. Tepat Waktu
Ciri yang menunjukkan dapat tersedia saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan atau kebijakan.
4. Netralitas
Ciri yang menunjukkan bebas dari usaha-usaha untuk memberikan keuntungan kepada kelompok tertentu dan merugikan kelompok lainnya.
5. Komparabilitas
Ciri yang menunjukkan adanya daya banding dengan mengaitkan dengan suatu ukuran atau standar tertentu yang diterapkan secara konsisten.
2.1.5 Unsur - Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan Sistem Informasi Akuntansi dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif. Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
2. Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
3. Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
2.1.6 Faktor-faktor dalam Sistem Informasi Akuntansi
2.1.6.1 Faktor-faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut:
1. Cepat
Sistem Informasi Akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memnuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.
2. Aman
Sistem Informasi Akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk itu dalam penyusunannya, harus mempertimbangkan prinsip-prinsip pengendalian intern.
3. Murah
Biaya penyelenggaraan Sistem Informasi Akuntansi yang disusun dapat ditekan sehingga tidak relatif mahal jika dibandingkan kualitas informasi yang dihasilkan.
4. Layanan
Sistem Informasi Akuntansi yang disusun tidak mengurangi kualitas layanan perusahaan kepada pihak-pihak luar seperti nasabah dan penyimpan.
Keempat faktor diatas harus dipertimbangkan secara bersama-sama pada waktu menyusun Sistem Informasi Akuntansi sehingga tidak samapi terjadi adanya salah satu faktor yang ditinggalkan atau hanya mementingkan salah satu faktor saja.
2.1.6.2 Faktor-faktor yang mendukung keberhasilan implementasi Sistem Informasi Akuntansi
Keberhasilan pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi yang telah dirancang sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :
1. Desain sistem
Mencakup struktur organisasi mencerminkan adanya pemisahan tanggung jawab fungsional yang tepat dan sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik.
2. Praktek yang sehat
Menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.
3. Pegawai yang cakap
Sesuai dengan tugas dan fungsi yang dijalankan.
Ketiga elemen pokok diatas harus ada secara bersamaan dan seimbang sehingga memberikan keyakinan bahwa sasaran dan tujuan utama perusahaan akan dapat tercapai.
2.2 Pengertian dan Klasifikasi piutang
2.2.1 Pengertian Piutang
Piutang merupakan suatu proses yang penting, yang dapat menunjukkan satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan. Kieso dan Weygandt mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut : Receivables are claims held against customers and others for money, goods, or services. Sedangkan pengertian piutang menurut S.Hadibroto adalah : Piutang merupakan klaim terhadap pihak lain, apakah klaim tersebut berupa uang, barang atau jasa, untuk maksud akuntansi istilah dipergunakan dalam arti yang lebih sempit yaitu merupakan klaim yang diharapkan akan diselesaikan dengan uang.
Penjelasan definisi di atas diketahui bahwa piutang secara luas diartikan sebagai tagihan atas segala sesuatu hak perusahaan baik berupa uang, barang maupun jasa atas pihak ketiga setelah perusahaan melaksanakan kewajibannya, sedangkan secara sempit piutang diartikan sebagai tagihan yang hanya dapat diselesaikan dengan diterimanya uang di masa yang akan datang.
Pada umumnya piutang timbul ketika sebuah perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas di masa mendatang, yang prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk memberikan kredit kepada langganan, melakukan pengiriman barang, penagihan dan akhirnya menerima pembayaran, dengan kata lain piutang dapat juga timbul ketika perusahaan memberikan pinjaman uang kepada perusahaan lain dan menerima promes atau wesel, melakukan suatu jasa atau transaksi lain yang menciptakan suatu hubungan dimana satu pihak berutang kepada yang lain seperti pinjaman kepada pimpinan atau karyawan.
Piutang merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam modal kerja suatu perusahaan. Sebagian piutang dapat dimasukkan dalam modal kerja
yaitu bagian piutang yang terdiri dari dana yang diinvestasikan dalam produk yang terjual dan sebagian lain yang termasuk modal kerja potensial yaitu bagian yang merupakan keuntungan. Piutang merupakan elemen modal kerja yang selalu dalam keadaan berputar secara terus menerus dalam rantai perputaran modal kerja yaitu kas menuju persediaan menuju piutang menuju kas. Dalam keadaan normal dan dimana penjualan pada umumnya dilakukan dengan kredit, piutang mempunyai tingkat likuiditas yang lebih tinggi dari pada persediaan, karena perputaran dari piutang ke kas membutuhkan satu langkah, yang penting kebijaksanaan kredit yang efektif dan prosedur-prosedur penagihan untuk menjamin penagihan piutang yang tepat pada waktunya dan mengurangi kerugian akibat piutang tak tertagih.
2.2.2 Klasifikasi Piutang
Pada umumnya piutang bersumber dari kegiatan operasi normal perusahaan yaitu penjualan kredit atas barang dan jasa kepada pelanggan, tetapi selain itu masih banyak sumber-sumber yang dapat menimbulkan piutang. Smith and Skousen memberikan klasifikasi piutang terdiri atas ”Piutang Dagang (Trade Receivables) dan Piutang Bukan Dagang”.
1. Piutang dagang
1. Wesel tagih atau notes receivables
Wesel tagih ini didukung oleh suatu janji formal tertulis untuk membayar.
2. Piutang usaha atau accounts receivables
Piutang usaha merupakan piutang dagang yang tidak dijamin
“rekening terbuka”. Piutang dagang merupakan suatu perluasan kredit jangka pendek kepada pelanggan. Pembayaran- pembayarannya biasanya jatuh tempo dalam tiga puluh sampai sembilan puluh hari. Perjanjian kreditnya merupakan persetujuan informal antara penjual dan pembeli yang didukung oleh
dokumen-dokumen perusahaan yaitu faktur dan kontrak-kontrak penyerahan. Biasanya piutang dagang tidak mencakup bunga, meskipun bunga atau biaya jasa dapat saja ditambahkan bilamana pembayaran tidak dilakukan dalam periode tertentu, dengan kata lain piutang dagang merupakan tipe piutang paling besar.
2 Piutang bukan dagang
Piutang bukan dagang ini meliputi seluruh tipe piutang lainnya dan mempunyai beberapa transaksi-transaksi yaitu :
1. Penjualan surat berharga atau pemilik selain barang dan jasa.
2. Uang muka kepada pemegang saham, para direktur, pejabat, karyawan dan perusahaan-perusahaan affiliasi.
3. Setoran-setoran kepada kreditur, perusahaan kebutuhan umum dan instansi-instansi lainnya.
4. Pembayaran dimuka pembelian-pembelian.
5. Setoran-setoran untuk menjamin pelaksanaan kontrak atau pembayaran biaya.
6. Tuntutan atas kerugian atau kerusakan.
7. Saham yang masih harus disetor.
8. Piutang deviden dan bunga.
Piutang bukan dagang umumnya didukung dengan persetujuan- persetujuan formal dan secara tertulis. Piutang bukan dagang harus diikhtisarkan dalam perkiraan-perkiraan yang berjudul sesuai dan dilaporkan secara terpisah dalam laporan keuangan.
2.3 Pusat Koperasi Pegawai Republik Indonesia Medan (PKPRI-Medan)
2.3.1 Tentang PKPRI-Medan
Perkenalan bangsa Indonesia kepada koperasi sudah dimulai pada penghujung abad ke-19, tepatnya pada tahun 1895, yaitu pada masa kolonial Belanda. Setelah Belanda dikalahkan oleh Jepang pada tahun 1942, usaha-usaha koperasi di Indonesia disesuaikan dengan asas-asas kemiliteran. Usaha koperasi di Indonesia dibatasi hanya untuk kepentingan perang Asia Timur Raya yang dikobarkan oleh Jepang
Setelah memperoleh kemerdekaan, bangsa Indonesia memiliki kebebasan untuk menentukan pilihan kebijakan ekonominya. Suatu hal yang sangat jelas pada periode ini adalah menonjolnya tekad para pemimpin bangsa untuk mengubah tatanan perekonomian indonesia yang liberal-kapitalistik menjadi tatanan perekonomian yang sesuai dengan semangat pasal 33 UUD 1945.
Didalam pasal 33UUD 1945 semangat koperasi ditempatkan sebagai semangat dasar perekonomian bangsa indonesia. Melalui pasal itu, bangsa indonesia bermaksud untuk menyusun suatu sistem perekonomian usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan. Maksud didirikannya Koperasi Indonesia adalah sebagaimana didalam pasal 33 yaitu untuk meningkatkan taraf hidup dan ekonomi rakyat pada umumnya dan untuk anggota pada khususnya.
Melihat kebutuhan hidup yang semakin meningkat dan sulitnya untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka han ini telah mendorong pemimpin di daerah Sumatera Utara untuk mempelopori berdirinya Koperasi. Berkat kerja keras dan semangat kegotongroyongan dan rasa kekeluargaan, maka pada tanggal 27 Januari 1962 telah resmi berdiri badan usaha Koperasi yang dipelopori oleh Propinsi Sumatera Utara dengan Badan Hukum No.484/B.H/III/1962 dengan
nama Koperasi Pegawai Negeri Sumatera Utara yang pada waktu itu anggotanya terdiri dari pegawai negeri di Sumatera Utara dan anggota manyarakat di Sumatera Utara.
2.3.2 Struktur Organisasi KPN Medan
Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kerangka dan susunan pola hubungan antara fungsi-fungsi untuk menggambarkan pembagian tugas dan wewenang serta tanggungjawab di dalam mempermudah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya struktur organisasi yang baik setiap bagian akan mengetahui tugas-tugasnya, dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia memberi perintah dan kepada siapa ia mempertanggungjawabkan pekerjaannya.
Organisasi Pusat Koperasi Pegawai Republik Indonesia Medan yaitu menggunakan jenis organisasi garis dan staff yang menunjukkan hubungan antara atasan dan bawahan dimana pimpinan mempunyai tanggungjawab yang besar terhadap orang-orang yang dipimpinnya.
Struktur organisasi Pusat Koperasi Pegawai Negeri Republik Indonesia Medan adalah sebagai berikut :
Keterangan :
: Garis Perintah / policy : Garis Pembina
: Garis Pengawasan
Sumber : Pusat Koperasi Pegawai Negeri Medan, 2002.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pusat Koperasi Pegawai Republik Indonesia-Medan
Uraian tugas Pusat koperasi Pegawai republik indonesia Medan terdiri dari :
1. Ketua
Ketua sebagai pucuk pimpinan, bertugas antara lain :
1. Memimpin, mengkoordinir, mengawasi pelaksanaan tugas anggota pengurus lainnya, manager administrasi dan karyawan.
RAPAT ANGGOTA
PEMBINA PENASEHAT
BADAN PEMERIKSA PENGURUS
MANAGER/
ADM
BAGIAN TU/UMUM BAGIAN
AKT/KEU
BAGIAN USAHA
BAGIAN TU/UMUM
PELAKSANA PELAKSANA
PELAKSANA PELAKSANA
2. Memimpin RA/RAT dan atas nama pengurus memberikan laporan pertanggungjawaban kepada RA/RAT tersebut.
3. Memberikan keputusan terakhir dalam kepengurusan Koperasi dengan memperhatikan usuk, saran dan pertimbangan dari para pemegang fungsi dibawahnya seperti sekretaris, bendahara dan manager administrasi.
4. Mensahkan semua surat-surat yang meliputi kegiatan-kegiatan organisasi keluar maupun kedalam yang dilakukan bersama-sama pengurus lainnya.
2. Sekretaris
Sekretaris memiliki tugas antara lain :
1. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku organisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Menyelenggarakan dan memelihara semua arsip.
3. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan-peraturan khusus serta ketentuan lain.
4. Menyusun laporan-laporan organisasi untuk kepentingan Rapat Anggota maupun pejabat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Merencanakan kegiatan operasional bidang pendidikan dan latihan karyawan meliputi program-program pendidikan dan penyuluhan serta kegiatan-kegiatan sosial yang lainnya.
6. Bersama-sama ketua mengadakan penyuluhan kepada anggota dan masyarakat.
3. Bendahara
Bendahara memiliki tugas antara lain :
1. Merencanakan anggaran pendapatan dan belanja Koperasi.
2. Mencari dana dengan jalan memupuk simpanan-simpanan anggota, mencari sumber-sumber dana dari luar dengan syarat yang lunak dan tidak memberatkan Koperasi, mengatur dan mengawasi penggunaannya seefisien dan seefektif mungkin.
3. Memelihara semua harta kekayaan koperasi.
4. mengatur pengeluaran uang agar tidak melampaui anggaran belanja yang telah ditetapkan.
5. Mempersiapkan data dan informasi bidangnya dalam rangka menyusun laporan organisasi baik untuk kepentingan RAT meupun pejabat.
6. Sewaktu-waktu melakukan pengecekan langsung terhadap jumlah uang kas dan persediaan barang untuk diuji kebenarannya dengan catatan yang ada.
4. Badan Pemeriksa
Badan Pemeriksa memiliki tugas antara lain :
1. Mengawasi semua kebijakan operasional pengurus yang meliputi bidang-bidang organisasi, usaha dan keuangan Koperasi.
2. Memeriksa dan menilai pelaksanaan kegiatan organisasi, usaha dan keuangan, serta memberikan pendapat dan saran perbaikan.
3. Memeriksa, meneliti ketepatan dan kebenaran catatan-catatan organisasi, usaha dan administrasi keuangan serta membandingkannya dengan kenyataan yang ada daripada keadaan keuangan (kas/bank), persediaan barang serta semua harta kekayaan koperasi.
4. Bertanggungjawab atas kegiatan pemeriksaan dan hasil pemeriksaan yang dilakukannya, serta tetap merahasiakan hasil pemeriksaannya kepada pihak ketiga.
5. Membuat laporan pemeriksaan secara tertulis dengan memberikan pendapat dan saran perbaikan dalam rangka menyajikan laporan pemeriksaan sebagai pertanggunjawaban didalam RAT.
5. Manager Administrasi
Manager administrasi berfungsi sebagai pengelola kegiatan usaha Koperasi berdasarkan wewenang yang dilimpahkan pengurus dengan tugas kewajibannya antara lain :
5.1 Bidang Perencanaan
1. Mengkoordinir penyusunan rencana usaha dan anggaran dari masing- masing bagian yang berada dibawahnya.
2. Bersama-sama pengurus ikut membahas dan menyiapkan rencana kerja dan anggaran untuk diajukan kepada RAT.
3. Membantu pengurus didalam menjalankan rencana kerja dan anggaran bpada RAT.
5.2 Pelaksanaan Usaha
1. Memimpin dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan perkreditan, pemasaran, produksi dan administrasi/ keuangan.
2. Membimbing/memberikan pengarahan-pengarahan dan mengawasi agar pelaksanaan kerja tidak menyimpang dari rencana yang telah digariskan.
5.3 Bidang Administrasi/Keuangan
1. Mensahkan pengeluaran kas sampai batas wewenang yang didelegasikan (melalui keputusan Rapat Pengurus bersama Manager).
2. Mengambil langkah-langkah pengamanan uang dan barang, kekayaan Koperasi untuk menghindari rugi.
5.4 Dibidang Pengawasan dan Laporan
1. Meminta laporan atau informasi yang perlu dari karyawan yang berada dibawah koordinasinya sebagai bahan untuk evaluasi dan penyusunan laporan pertanggungjawaban kepada pengurus.
2. Sewaktu-waktu mengadakan pengecekan langsung mengenai jumlah, jenis, kwalitas barang di gudang serta jumlah uang tunai berdasarkan catatan yang ada.
6. Bagian Administrasi / Keuangan
Bagian Administrasi / Keuangan memiliki tugas antara lain :
1. Dalam hal manager berhalangan, Kabag keuangan dapat mensahkan pengeluaran uang sesuai dengan batas yang diberikan kepadanya.
2. Menyiapkan data/informasi dalam rangka penyusunan rencana kerja dan anggaran.
3. Membimbing dan mengawasi pekerjaan kasir dan juru buku 4. Bertanggungjawab atas pengamanan arsip-arsip keuangan.
7. Kasir
Kasir memiliki tugas antara lain :
1. Menyiapkan bukti yang lengkap sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran uang kas sesuai dengan ketentuan yang ada.
2. Menerima, menyimpan uang serta melaksanakan administrasi kas.
3. Melakukan pembayaran atas perintah atasan.
4. Memberikan laporan saldo kas kepada manager atau pengurus melalui kabag administrasi/keuangan.
8. Juru Buku / Penata Buku
Juru Buku / Penata Buku memiliki tugas antara lain :
1. Meneliti kelengkapan dan kebenaran bukti-bukti pembukuan.
2. Melaksanakan pembukuan sesuai dengan prosedur dan sistem yang ditetapkan berdasarkan bukti-bukti pembukuan yang lengkap dan sah.
3. Menyimpan/memelihara semua dokumen, bukti-bukti pembukuan secara teratur.
4. Menyiapkan data-data keuangan berupa laporan neraca dan perhitungan rugi/laba, lengkap dengan penjelasan dan lampiran yang dibutuhkan.
9. Bagian Pemasaran
Bagian Pemasaran memiliki tugas antara lain:
1. Membantu manager dalam mengkoordinir kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran.
2. Menghimpun data dalam rangka penyusunan rencana pembelian penyaluran/penjualan barang dan jasa.
3. Melaksanakan pelayanan administrasi yang berhubungan dengan pembelian, penyimpanan dan penjualan barang dan jasa.
10. Bagian Perkreditan
Bagian perkreditan memiliki tugas antara lain:
1. Membantu manager dalam mengkoordinir kegiatan yang sehubungan dengan perkreditan.
2. Menghimpun data dalam rangka penyusunan rencana kebutuhan perkreditan, pengajuan kredit, penggunaan dan pengawasannya.
3. Melaksanakan pelayanan administrasi yang berhubungan dengan pengajuan suatu kredit yang akan diminta dan kredit yang akan diberikan.
11. Bagian Produksi
Bagian produksi memiliki tugas antara lain:
1. Membantu manager dalam mengkoordinir kegiatan yang sehubungan dengan kegiatan produksi.
2. Menghimpun data bidang produksi untuk penyusunan rencana produksi.
12. Bagian Jasa
Bagian jasa memiliki tugas antara lain:
1. Membantu manager dalam mengkoordinir kegiatan yang berhubungan dengan jasa.
2. Menghimpun data bidang jasa untuk penyusunan rencana.
2.4 Sistem Informasi Akuntansi yang Terkomputerisasi
2.4.1 Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu:
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.
5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.
7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada fungsi yang lain.
Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komputer ditandai dengan adanya Pengendalian Manajemen (Management Control). Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:
1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam rencana induk.
2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu dipisahkan adalah:
1. Perancangan dan penyusunan program sistem 2. Operasi pengolahan data
3. Dokumentasi program dan kepustakaan 4. Seleksi dan pelatihan karyawan
5. Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang ada dalam sistem tersebut
6. Pengendalian anggaran
3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem
Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:
1. Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau semacamnya.
2. Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai detail sistem ke pihak perancang terdahulu.
3. Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.
4. Pengendalian Akses (Access Control)
Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.
Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan. Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:
1. Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.
2. Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.
3. Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan pribadi.
4. Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi dari pihak-pihak tertentu.
Data Flow Diagram (DFD)
DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atauperangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Kenyataannya, DFD dapat dipartisi ke dalam tingkat- tingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang bertambah dan fungsi ideal. Demikianlah, DFD memberikan suatu mekanisme bagi pemodelan fungsional dan pemodelan aliran informasi.
DFD tingkat 0, yang disebut juga dengan model sistem fundamental atau model konteks, merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input dan output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Proses tambahan (bubble) dan jalur aliran informasi direpresentasikan pada saat DFD tingkat 0 dipartisi untuk mengungkap detail yang lebih. Contohnya, sebuah DFD tingkat 1 dapat berisi lima atau enam bubble dengan anak panah yang saling menghubungkan. Setiap proses yang direpresentasikan pada tingkat 1 merupakan subfungsi dari seluruh sistem yang digambarkan di dalam model konteks.
Notasi dasar yang digunakan untuk menciptakan suatu DFD diilustrasikan di dalam Gambar .Sebuah persegi panjang digunakan untuk merepresentasikan sebuah entitas eksternal, yaitu sebuah elemen sistem (misalnya perangkat keras, seseorang, program yang lain) atau sistem yang lain yang menghasilkan informasi bagi transformasi oleh perangkat lunak atau menerima informasi yang dihasilkan oleh perangkat lunak. Lingkaran merepresentasikan sebuah proses atau transformasi yang diaplikasikan ke data (atau kontrol) dan mengubahnya dengan berbagai macam cara. Anak panah melambangkan satu atau lebih data.
Garis double merepresentasikan sebuah penyimpanan data/informasi tersimpan yang digunakan oleh perangkat lunak. Penyingkatan notasi DFD merupakan satu alasan mengapa teknik analisis terstruktur paling banyak digunakan.
Adapun simbol-simbol Data Flow Diagram:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan luar (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa sekelompok orang, divisi, organisasi, atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau segi empat.
Gambar 2.2 External Entity
2. Proses
Adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses atau untuk mengubah input menjadi output. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran.
Gambar 2.3 Process
3. Data Flow (Aliran Data)
Data mengalir melalui sistem, dimulai dengan sebagian input dan diubah atau diproses menjadi output. Arus data (Data Flow).
Gambar 2.4 Data Flow
4. Data Storage (Penyimpanan Data)
Data disimpan untuk keperluan berikutnya. Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Gambar 2.5 Penyimpanan Data
Penting untuk dicatat bahwa tidak ada indikasi eksplisit dari urutan pemrosesan yang didukung oleh diagram tersebut. Prosedur atau urutan dapat menjadi implisit di dalam diagram, tetapi representasi prosedural biasanya ditunda sampai desain perangkat lunak.
