BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Informasi merupakan kebutuhan setiap orang. Adanya informasi karena terjadi komunikasi, sehingga ada sebuah informasi yang disampaikan dari pemberi informasi kepada penerima informasi.Sebuah informasi yang diterima dapat dibedakan menjadi informasi terekam dan tidak terekam.Informasi yang tidak terekam berarti informasi disampaikan langsung tanpa adanya bentuk catatan tertulis sedangkan informasi yang terekam yaitu informasi yang disampaikan tercatat melalui media kertas maupun elektronik. Informasi yang terekam baik tertulis ataupun yang telah diproses oleh komputer apabila dikelola dan disimpan dapat menjadi bukti transaksi telah terjadinya kegiatan atau peristiwa. Bukti tersebut selanjutnya dapat disebut sebagai arsip. Menurut Undang – Undang tentang kearsipan, arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Sedangkan menurut Basir Barthos, arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutnya sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
1Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I Ketentuan Umum, Pasal 1 ayat 2.
yang memuat subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan itu pula.2Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan yang terekam dalam berbagai bentuk dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Arsip berhubungan dengan informasi terekam dan memerlukan pengelolaan yang baik. Di sebuah organisasi atau instansi arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi, sehingga untuk mendapatkan informasi secara efektif dan lengkap maka harus ada sistem dan prosedur yang baik dalam pengelolaan arsip. Semakin sering organisasi atau instansi beraktivitas, maka semakin banyak pula volume arsip yang tercipta. Untuk memahami kegiatan kearsipan yang baik, diperlukan pemahaman prinsip-prinsip dalam kegiatan kearsipan. Apabila prinsip- prinsip dalam pengelolaan sudah dipahami maka tujuan dari pengelolaan arsip akan tercapai. Prinsip dalam pengelolaan arsip yang baik, adalah sebagai berikut:
a. Pengelolan arsip sedikit mungkin
b. Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna atau berguna c. Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana
d. Pengelolaan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali 3 Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
2Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksra, 2014), hlm.1.
3Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm.19.
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.4 Secara garis besar arsip dinamis masih digunakan dalam kegiatan aktivitas kehidupan organisasi. Arsip dinamis dibagi menjadi dua arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Selain itu juga ada arsip yang berhubungan dengan kelangsungan hidup organisasi dan memerlukan perlindungan khusus yaitu arsip vital.
Sulistyo Basuki menjelaskan bahwa arsip dinamis vital merupakan arsip dinamis yang diperlukan bagi badan korporasi guna kelangsungan hidup badan korporasi. Musnahnya arsip dinamis vital akan menyebabkan badan korporasi tidak dapat beroperasi.5Karena arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya sehingga keberadaanya harus dijaga.Sedangkan Undang- Undang tentang Kearsipan mendefinisikan arsip vital sebagai arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
4Basir Barthos, op.cit., hlm.19.
5Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.233.
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.6 Dapat disimpulkan bahwa arsip vital merupakan arsip dinamis kelas satu yang keberadaannya memerlukan perhatian di setiap organisasi, karena apabila arsip vital hilang atau rusak akan mengganggu kelangsungan hidup organisasi.
Untuk menentukan jenis arsip vital maka diperlukan proses kegiatan identifikasi. Identifikasi merupakan kegiatan awal untuk mengenali arsip yang dimiliki organisasi dan sekaligus menentukan arsip organisasi yang dikategorikan arsip vital.7 Untuk memastikan dalam menentukan jenis arsip vital maka diperlukan kegiatan analisis fungsi dan analisis resiko.
Analisis fungsi organisasi adalah kegiatan menganalisis tugas dan fungsi organisasi terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transaksi organisasi. Sedangkan analisis resiko adalah kegiatan analisis arsip bukti transaksi dengan memprediksikan dampak yang dialami organisasi dikemudian hari, apabila arsip tersebut hilang.8 Analisis fungsi berkaitan dengan analisis resiko. Arsip yang sudah di analisis fungsi selanjutnya dianalisis resiko. Analisis resiko dapat dilakukan melalui analisis kerugian yaitu kerugian administrasi, hukum, dan keuangan.
Kegiatan identifikasi bertujuan untuk memudahkan dalam pengelolaan arsip vital yang berkaitan dengan memberikan perlindungan dan pengamanannya.
6Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan., Pasal 1 ayat 4.
7Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta: Kanisius, 2011), hlm.26.
8Ibid.,hlm.38.
Mengingat begitu pentingnya arsip vital bagi kelangsungan kegiatan suatu organisasi maka perlu diadakannya perlindungan terhadap arsip vital. Perlindungan arsip vital merupakan suatu tindakan preventif yang dilakukan untuk mengamankan arsip dinamis kelas satu (1) sebelum terjadi suatu peristiwa yang dapat mengakibatkan rusak atau hilangnya arsip vital.9
Perlindungan arsip vital bertujuan untuk mengamankan arsip vital, selain fisik arsip juga isi informasinya. Selain itu juga digunakan untuk menentukan metode yang tepat untuk melindungi arsip vital dari musibah ataupun bahaya yang dapat merusak arsip. Ada beberapa alasan pentingnya perlindungan arsip vital:
a. Untuk menjamin kelangsungan operasional organisasi/perusahaan secepat mungkin
b. Untuk menegakkan kembali status legal, keuangan dan kepemilikan organisasi/perusahaan
c. Untuk memenuhi hak dan kewajiban para pegawai, customers, stackholders, lembaga pemerintah dll.10
Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta merupakan instansi pemerintah daerah Kota Yogyakarta yang masih aktif dan selalu melakukan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraaan perizinan di Kota Yogyakarta. Dalam menyelenggarakan perizinan akan tercipta arsip-arsip yang perlu dikelola dengan baik. Arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB) merupakan arsip vital yang dikelola oleh bagian Seksi Data dan Informasi di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta. Sesuai tema yang diambil penulis yaitu arsip vital maka di Dinas
9Ibid.,hlm.63.
10Ibid.,hlm.22-23.
Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta harus melaksanakan perlindungan arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB).
Dari uraian tersebut diatas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses kegiatan identifikasi arsipIzin Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta?
2. Bagaimana pelaksanaan perlindungan arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta?
3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pelaksaan perlindungan arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta? Mengapa hal itu terjadi?
B. Keaslian Tugas Akhir
Meskipun tema arsip vital dan tempat praktik kerja lapangan sebelumnya pernah diangkat sebagai Tugas Akhir Program Studi D-III Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada.11 Namun, kajian yang diangkat penulis berbeda. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis akanmembahas mengenai perlindungan arsipIzin
11Okta Samokti, “Pengelolaan Register Pencatatan Sipil Sebgai Arsip Vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang”, LTA D-III
Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2016, Rifan Bayu Saputra, “Pengolahan Arsip Verifikasi Akhir Sebagai Arsip Vital di Unit Pelaksana Teknis Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman”, LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2014,Yuri Al Amin dkk., “Pengelolaan Arsip Izin
Mendirikan Bangun Bangunan (IMBB) Sebagai Arsip Vital di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta”, LTA D-III Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya, UGM, 2008,
Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta.
Tema yang diangkat oleh Okta Samokti menjelaskan mengenai pengelolaan register pencatatan sipil sebagai arsip vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Magelang yang berfokus pada pengelolaan register pencatatan sipil meliputi proses penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan register.
Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan register pencatatan sipil adalah kurangnya ruang simpan sehingga masih banyak arsip yang belum ditata. Selain itu sarana prasarana yang digunakan untuk alih digital belum memadai sehingga masih perlu ditambah.
Tema kedua yang diangkat oleh Rifan Bayu Saputra menjelaskan mengenai pengolahan arsip verivikasi akhir di UPT Jaminan Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman. Kegiatan yang dilakukan dalam pengolahan arsip yaitu mengolah arsip keuangan yang belum teratur menjadi teratur.
Kemudian melakukan pemindahan dari central file ke record center. Hal lain yang dilakukan yaitu melakukan perawatan dan pemeliharaan arsip di record center.
Hambatan yang dihadapi dalam pengolahan arsip keuangan seperti kurangnya fasilitas, tempat pengolahan dan kurangnya petugas yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan.
Tema ketiga yang diangkat oleh Yuri Al Amin dkk menjelaskan mengenai pengelolaan arsip izin mendirikan bangun bangunan (IMBB) sebagai arsip vital di Dinas Perizinan Kota Yogyakarta. Dalam pembahasan Tugas Akhir ini membahas
mengenai pengelolaan arsip IMBB dari tahap penciptaan, penataan dan penyimpanan serta pemeliharaan dan pengamanan. Perbedaan Tugas Akhir ini dengan Tugas Akhir yang penulis buat yaitu, Tugas Akhir ini lebih fokus membahas mengenai pengelolaan arsip IMBB, tidak dijelaskan bagaimana proses identifikasi arsip IMBB yang dapat digolongkan sebagai arsip vital dan pembahasan mengenai pemeliharaan arsip IMBB kurang terperinci.
Dalam pembahasan yang diambil oleh Okta Samokti dan Rifan Bayu Saputra memiliki kesamaan dengan yang dilakukan penulis yaitu dalam kegiatan identifikasi arsip yang dilakukan melalui analisis fungsi dan analisis resiko. Identifikasi arsip dilakukan untuk menentukan apakah suatu arsip dapat dikatakan sebagai arsip vital atau tidak. Namun perbedaannya dapat dilihat dari arsip yang di analisis. Penulis mengambil arsip izin mendirikan bangunan (IMB) untuk diidentifikasi yang berarti berbeda dengan arsip yang diambil oleh peneliti sebelumnya. Sedangkan tema yang diangkat oleh Yuri Al Amin dkk, meskipun arsip yang diambil dan tempat praktik kerja lapangan sama namun terdapat beberapa perbedaan yang sudah disebutkan diatas.Sehingga tidak ada kesamaan isi atau plagiarisme dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini.
C. Tujuan dan Manfaat
Dalam pelaksaan praktik kerja lapangan penulis mempunyai beberapa tujuan yang ingin dicapai. Tujuan penulis adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui proses kegiatan identifikasi arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta 2. Mengetahui pelaksanaan perlindungan arsip Izin Mendirikan Bangunan (IMB)
sebagai arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta 3. Mendiskusikan kendala yang dihadapi dalam pelaksaan perlindungan arsip Izin
Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan Kota Yogyakarta.
Sedangkan manfaat penulisan tugas akhir ini adalah memberikan gambaran mengenai proses identifikasi arsipIzin Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai arsip vital dan metode perlindungan yang digunakan dalam melindungi arsip vital di Dinas Penanaman Modal dan Perizinan. Pembaca juga dapat mengetahui ataupun menilai apakah metode yang digunakan untuk melindungi arsip vital sudah tepat atau belum sehingga dapat memberikan alternatif solusi mengenai kelebihan dan kelemahan dalam penggunaan metode perlindungan arsip vital. Terakhir, tulisan ini juga dapat dijadikan sebagai bahan referensi untuk penelitian yang akan datang.
