85
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Riwayat Perusahaan
Pada tahun 1983, Dr. Biantoro Wanandi kembali ke Indonesia setelah menyelesaikan tanggung jawabnya sebagai Kepala Divisi “Drug Action Progam” (DAP) untuk WHO di Jenewa, Swiss. Ia memiliki sebuah visi untuk mendirikan perusahaan yang terkemuka di bidang pelayanan distribusi farmasi dan sebuah misi untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam membangun ketersediaan obat-obatan di seluruh wilayah Negara Indonesia. Visi tersebut kemudian melahirkan PT XYZ pada tahun 1985, sebagai sebuah perusahaan yang dibangun dari nol dengan kantor dan gudang pertama di Jalan Pulolentut, Kawasan Industri Pulogadung Jakarta. Pada awal operasinya, XYZ mendistribusikan produk-produk dari Combiphar dan Sandoz Biochemie di Jakarta.
Pada tahun 1990, dua Prinsipal baru bergabung dengan XYZ, yaitu New Interbat dan Schering Plough, mereka mempercayakan bisnis mereka kepada XYZ sehingga penjualan tahunan XYZ berhasil mencapai angka di atas 100 milyar rupiah. Untuk mengembangkan portofolio-nya, pada tahun 1991 XYZ mendirikan Divisi M edical Devices and Diagnostics yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan produk alat kesehatan dan diagnosa. Kemudian pada
tahun 1994, XYZ mendirikan Divisi OTC (Over the Counter) yang berfokus
pada penjualan produk-produk OTC.
Pada tahun 1999, melalui berbagai inovasi penjualan XTZ melesat menjadi lebih dari 1 trilyun rupiah. Penggabungan OTC dan Consumer menjadi Divisi Consumer Health Product (CHPD) telah memberikan suatu pola baru dalam perjalanan XYZ sebagai distributor nasional, yang juga mencerminkan semangat untuk selalu bersikap responsif terhadap dinamika pasar. Pada tahun 2000, dengan lebih dari 1600 karyawan di seluruh Indonesia, X YZ telah berhasil memposisikan dirinya sebagai salah satu perusahaan distribusi terkemuka di mata para pelanggannya, seperti yang terlihat dari peningkatan nilai penjualan yang bertumbuh di atas rata-rata pasar farmasi. Di tahun 2001, dengan implementasi yang konsisten dari sistem manajemen mutunya, XYZ
berhasil memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000.
Pada tahun 2002, XYZ mengambil inisiatif untuk mendekatkan diri dengan para pelanggannya, dengan memperbaiki tingkat pelayanan dan profesionalitasnya untuk merespon kebutuhan pelanggan. Selama tahun ini, XYZ telah melayani semua jenis outlet pelanggan, seperti apotek, rumah sakit, laboratorium, toko obat, grosir, supermarket, mini market, toko kosmetik sampai dengan toko kelontong dan banyak jenis pelanggan lainnya. Pada awal millennium ke-3, X YZ meluncurkan sebuah visi dan misi baru dan berkomitmen untuk menjaga keberhasilan dan nama baik X YZ serta memperbaiki tingkat pelayanannya dalam menjaga kepuasan pelanggan. . Pada tahun 2005, XYZ melakukan kemitraan dengan Interpharma Asia Pacific dan melakukan integrasi dengan PT Wigo Distribusi Farmasi – dimiliki
oleh Interpharma – yang berhasil diselesaikan pada tahun 2006 sebagai respon terhadap situasi pasar dan telah menciptakan landasan yang kuat untuk menumbuhkan bisnis lebih lanjut di masa depan. Tahun ini juga ditandai dengan bergabungnya Sanofi-Aventis yang secara efektif bekerja bersama XYZ di tahun 2007.
3.2. S truktur Organisasi
Gambar 3. 1 S truktur Organisasi
Keterangan :
- VP atau Vice President disini merupakan direktur – direktur di perusahaan dan bertanggung jawab terhadap wewenang masing – masing
- President Office manager disini merupakan General manager dari perusahaan sendiri , presiden office manager disini merupakan 1 dari beberapa senior manager.
3.3. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Berdasarkan struktur organisasi yang ada diatas maka pembagian tugas,wewenang, dan tanggung jawab perusahaan adalah sebagai berikut :
1.Presiden Direktur
Tugas dan tanggung jawab president direktur (president director) adalah sebagai berikut :
1. M emimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
2. M enawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan M D atau CEO)
3. M emimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata- tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat;
menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda;
mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan
4. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
5. M emainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas
6. M engambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting- meeting BOD.
2. President Office Manager
Tugas dan tanggung jawab presiden office manager adalah sebagai berikut :
1. M emberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. M engkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.
3. M enyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli perusahaan.
4. M embangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stake holder.
5. M engkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah kepada pihak internal dan eksternal.
6. M engelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
7. M emelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu perusahaan.
3.VP Bagian Penjualan 1
Tugas dan tanggung jawab VP Bagian Penjualan 1 adalah sebagai berikut :
1. M emimpin, mengatur, dan mengembangkan operasional dan kinerja tim penjualan obat yang termasuk dalam kategori pharma (obat yang hanya dapat dikonsumsi dengan resep dokter).
2. M embuat perencanaan bisnis (business plan) untuk pencapaian target tim penjualan dalam penjualan obat yang termasuk dalam kategori pharma.
4.VP Bagian Penjualan 2
Tugas dan tanggung jawab VP Bagian Penjualan 2 adalah sebagai berikut :
1. M emimpin, mengatur, dan mengembangkan operasional dan kinerja tim penjualan obat yang termasuk dalam kategori consumer (obat yang dapat dikonsumsi dengan atau tanpa resep dokter).
2. M embuat perencanaan bisnis (business plan) untuk pencapaian target tim penjualan dalam penjualan obat yang termasuk dalam kategori consumer.
5.Chief Financial Officer
Tugas dan tanggung jawab Chief Financial Officer adalah sebagai berikut :
1. M embuat, mengkoordinasi, dan mengevaluasi program keuangan dan sistem informasi yang mendukung perusahaan termasuk anggaran, rencana pajak, real estate, dan pemeliharaan aset.
2. M enyetujui dan mengkoordinasikan perubahan dan perbaikan pada sistem informasi manajemen dan keuangan perusahaan .
3. M emastikan pemenuhan persyaratan laporan anggaran kepada negara, daerah, dan local
4. M enilai persetujuan dan proses pendapatan, pengeluaran, dan posisi pengawasan dokumen, anggaran departemen, up date gaji, ledger, dan maintenance perhitungan dan data entry
5. M engkoordinasikan persiapan pernyataan keuangan, laporan keuangan, analisis khusus, dan laporan informasi
6. M engembangkan dan mengimplementasikan prosedur keuangan, akuntansi, tagihan, dan audit
7. Bekerjasama dengan manajer lain untuk menyediakan dukungan konsultatif bagi inisiatif perencanaan melalui analisis, laporan, dan rekomendasi bagi informasi manajemen dan keuangan.
6. VP Operation
Tugas dan tanggung jawab VP Operation adalah sebagai berikut :
1. M enganalisis aliran uang, kontrol biaya, dan pengeluaran untuk panduan pemimpin bisnis. M enganalisis pernyataan keuangan untuk menandai daerah yang memiliki potensi lemah.
2. M engontrol tim penjualan melalui audit-audit yang dilakukan setiap bulan nya.
3. M enentukan tim penjualan mana yang bermasalah dan tim penjualan yang penjualannya bagus , jika bermasalah maka akan ada sanksi yang di berikan kepada anggota – anggota tim penjualan tersebut , sementara jika tim penjualan yang bagus maka akan di berikan reward yaitu berupa bonus intensif dan sebagai nya.
7. VP Human Resources
Tugas dan tanggung jawab VP Human Resources adalah sebagai berikut :
1. M enyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku agar diperoleh SDM dengan kinerja, kapabilitas dan kompetensi yang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.
2. M enyusun rencana kerja dan anggaran bagiannya sesuai dengan strategi, kebijakan dan sistem SDM yang telah ditetapkan untuk memastikan tercapainya sasaran bagian SDM .
3. M engkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh perusahaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan strategi, kebijakan, sistem dan rencana kerja yang telah disusun.
4. M engkoordinasikan dan mengontrol anggaran bagian SDM agar digunakan dengan efektif dan efisien sesuai dengan rencana kerja.
5. M engarahkan, menganalisa dan mengelola praktek dan prosedur remunerasi untuk memastikan paket remunerasi yang ditetapkan perusahaan kompetitif, sejalan dengan praktek industri, sesuai kemampuan finansial perusahaan dan adil secara internal.
6. M engkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan, termasuk identifikasi kebutuhan pelatihan dan evaluasi pelatihan, untuk memastikan tercapainya target tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan.
7. M erencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan perkembangan organisasi, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan dan kualifikasi yang diinginkan dalam jangka waktu yang telah disepakati.
8. VP IT & MS
Tugas dan tanggung jawab VP IT & MS adalah sebagai berikut :
1. M engembangkan dan menyusun strategi dan rencana TI perusahaan untuk jangka pendek, menengah, dan panjang, untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha
2. M enganalisa dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi serta pengaruhnya ke industri dan bidang usaha berkecimpung, untuk menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan TI secara korporat.
3. M enyusun anggaran bagian TI dan mengontrol penggunaan dan realisasi dari anggaran tersebut untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya.
4. M engarahkan dan mengkordinir pendayagunaan software dan hardware untuk mencapai kinerja optimum di seluruh perusahaan
5. M engkoordinir perencanaan dan pelaksanaan proyek TI yang besar di seluruh perusahaan, untuk memastikan integrasi korporat dan pencapaian target penyelesaian proyek dengan tepat waktu.
3.4. Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1. Context Diagram
Gambar 3. 2.Context Diagram
3.4.2. Diagram Nol
3 .0 Pro ses Pe nju ala n
6 .0 Prose s Re tu r 4.0
Pen girima n
5.0 Pe mb ayara n
1 .0 Prose s Pe mbel ian
2 .0 Pen yimpa nan
Baran g 7 .0
Pemb uatan l apo ran
Lap oran R etur Bara ng
C ustomer
Su ppl ier Ba gian
Pe njua lan
Ba gian
Pe rsedi aan Bagia n
Peng irima n
Ba gia n Keu ang an
La pora n Retur Pen jua lan Baran g Nota Pen jua lan
Baran g
Tagi han D ata Pemesa nan Ba rang
Bukti Pembaya ran Pen jua lan Data
Penj ual an
La pora n p ersedi aan
S u r a t J a l a n
L apo ran Re tu r Bara ng
N ota Pe mbel ian Tagi han
L apo ran Re tu r pemb eli an
ba rang Lap oran R etur
Ba rang
Pi mpin an
Bukti Pemba yaran
Pe mbel ian
Da ta Pe mbel ian
Bagi an Pemb eli an
Nota Pemb eli an
No ta Pe mbeli an Semua
La pora n
Lap oran Persedi aan
Bara ng Tagi han
Lap oran p eng irima n
Lapo ran re tu r b arang La pora n
Pen jua lan
D ata Bara ng
Bukti Pemb ayara n Pe njua lan L apo ran Keu ang an
La pora n Pemb eli an La pora n
p ersedi aan
No ta Pe nju ala n
Data Peng irima n
Ba rang
Bukti Pe mbaya ran Bukti
Pemba yaran Pembe lian
Gambar 3. 3.Context Diagram
3.5. Definisi S ystem
3.5.1. Mission S tatement
Langkah awal dalam membuat suatu aplikasi database adalah dengan mendeskripsikan mission statement yang menjelaskan tujuan dari aplikasi database. Kita dapat memulai mendefinisikan mission statement dengan melakukan interview wawancara kepada direktur bagian IT dari perusahaan XYZ dengan pertanyaan :
Î Sistem database seperti apa yang Anda inginkan guna kinerja perusahaan yang lebih baik?
Î M engapa Anda berpikir bahwa system database yang Anda inginkan itu dapat membantu kinerja perusahaan?
Dari jawaban hasil interview di atas kita dapat mendefinisikan mission statement dari PT. XYZ adalah untuk memberikan informasi yang cepat dan tepat dalam proses transaksi penjualan, pembelian dan persediaan barang sehingga memudahkan organisasi dalam mengetahui transaksi – transaksi yang sedang berjalan.
3.5.2. Mission Objectives
Ketika M ission statement telah didefinisikan, maka mission objectives didefinisikan. Setiap objectives ( tujuan ) harus mengidentifikasikan tugas khusus yang harus didukung oleh database.
Dapat juga disertai dengan beberapa informasi tambahan yang menspesifikasikan pekerjaan yang harus diselesaikan, sumber daya yang digunakan dan biaya untuk membayar kesemuanya itu.
Æ Mengelola (insert, update, dan delete) data dari karyawan M engelola (insert, update, dan delete) data dari retur penjualan
M engelola (insert, update, dan delete) data dari customer M engelola (insert, update, dan delete) data dari retur pembelian
M engelola (insert, update, dan delete) data dari stok persediaan barang M engelola (insert, update, dan delete) data dari supplier
M engelola (insert, update, dan delete) data dari barang Æ M elakukan pencarian pada karyawan
M elakukan pencarian pada customer M elakukan pencarian pada barang
M elakukan pencarian pada retur pembelian M elakukan pencarian pada supplier
ÆLaporan karyawan Laporan customer Laporan barang
Laporan reutr pembelian Laporan penjualan Laporan supplier
3.5.3. Sistem Boundaries
Gambar 3. 4.S istem Boundaries
Di dalam system boundaries terlihat beberapa sub-system yang termasuk dalam system utama dan sub-system yang di luar system utama.
Sub-system yang termasuk di dalam system utama antara lain :
1. Penjualan
2. Pembelian
3. Persediaan
4. Staff
5. Laporan
Proses penjualan, pembelian, dan persediaan dilakukan oleh staff yang terkait sehingga menghasilkan sebuah laporan yang dapat dilaporkan ke pimpinan.
Ada beberapa sub-system yang tidak termasuk dalam system utama karena sub-system ini hanya bersifat mendukung sub- system utama. Sub-system yang merupakan pendukung, di luar system utama antara lain :
1. Pemasaran
2. Pengiriman
3. Quality Control
4. Bagian Keuangan
Sub-system pemasaran mendukung sub-system penjualan karena dengan adanya pemasaran maka penjualan akan terjadi. Sub-system pengiriman berkaitan erat dengan sub-system persediaan karena keduanya berhubungan langsung dan mendukung proses penjualan dan pembelian karena 2 sub-system ini membutuhkan sub-system pengiriman. Bagian Qulatity Control juga mendukung agar barang - barang yang masuk ataupun keluar sesuai dengan kualitas atau mutu yang diharapkan sehingga proses penjualan dan pembelian dapat berjalan dengan lancar. Bagian keuangan merupakan bagian yang berbeda dari
system utama yang dibuat dan pastinya proses penjualan dan pembelian harus didukung oleh bagian ini.
3.5.4 Analisa User Views
Data Tipe Akses
Bagian Pembelian
Bagian Penjualan
Bagian Persediaan
Bagian Keuangan
Pimpinan
Barang M aintain X X
Query X X X
Report X X X X X
Customer M aintain
Query X X
Report X X X
Pembelian M aintain X
Query X
Report X X X
Penjualan M aintain X
Query X
Report X X
Retur Pembelian
M aintain X
Query X X X
Report X X X
Retur Penjualan
M aintain
Query X
Report X
Supplier M aintain
Query X X X
Report X X X
Tabel 3. 1. Context Diagram
3.6. Permasalahan yang dihadapi
Setelah melihat sistem yang berjalan dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan point-point masalah yang dihadapi oleh PT.XYZ sebagai berikut:
1.Tidak adanya sistem basis data yang mampu mempercepat dan mempermudah proses penginputan dan pengupdate-an data – data pembelian , persediaan yang diperlukan perusahaan secara valid, sehingga masih terjadi redudancy.
2.Laporan – laporan transaksi masih dicatat secara manual sehingga dalam penyediaan laporan–laporan yang ada masih sering terjadi kesalahan.
3.Dokumentasi dalam bentuk kertas mudah rusak atau hilang.
4.Kebutuhan akan sebuah basis data berbasis web yang memudahkan karyawan dalam penginputan informasi pembelian , persediaan , dan penjualan yang dibutuhkan.
3.7. User Requirement S pecification 3.7.1. Data Requirement
No Data Keterangan
1 Customer Informasi yang berisi tentang data lengkap dari customer dari perusahaan.
2 Supplier Informasi yang berisi tentang data dari supplier dari perusahaan.
3 Karyawan Informasi yang berisi tentang data dari karyawan yang bekerja pada perusahaan.
4 Barang Informasi yang berisi tentang data dari barang – barang yang dibeli , disimpan ,dan dijual oleh perusahaan.
5 Gudang Informasi yang berisi tentang data lengkap dari gudang.
6 Pembelian Informasi yang berisi tentang data pembelian yang di lakukan oleh perusahaan kepada supplier.
7 Purchase Order Informasi yang berisi tentang data pemesanan barang yang di lakukan oleh perusahaan kepada supplier.
8 Retur Pembelian Informasi yang berisi tentang data lengkap retur pembelian yang di lakukan oleh perusahaan kepada supplier.
9 Penjualan Informasi yang berisi tentang data penjualan yang di lakukan oleh perusahaan kepada
customer.
10 Sales Order Informasi yang berisi tentang data pemesanan barang yang dilakukan oleh customer kepada perusahaan.
11 Retur Penjualan Informasi yang berisi tentang data retur penjualan yang di lakukan oleh perusahaan kepada customer.
3.7.2. Transaction Requirement Data entry
M emasukkan detail data untuk Customer M emasukkan detail data untuk Supplier M emasukkan detail data untuk Karyawan M emasukkan detail data untuk Barang M emasukkan detail data untuk Gudang
M emasukkan data barang yang berada di Gudang , Update Gudang
M emasukkan detail data untuk Pembelian M emasukkan detail data untuk Purchase Order
M emasukkan data transaksi yang dilakukan oleh Perusahaan kepada Supplier dan update data Pembelian
M emasukkan detail data untuk Retur Pembelian M emasukkan detail data untuk Penjualan M emasukkan detail data untuk Sales Order
M emasukkan data transaksi yang dilakukan oleh Customer kepada Perusahaan dan update data Penjualan
M emasukkan detail data untuk Retur Penjualan Data update / deletion
Update/ delete detail data untuk Customer Update/ delete detail data untuk Supplier Update/ delete detail data untuk Karyawan Update/ delete detail data untuk Barang Update/ delete detail data untuk Gudang Update/ delete detail data untuk Pembelian Update/ delete detail data untuk Purchase Order
Update data barang yang berada di Gudang , Update transaksi Pembelian
Update/ delete detail data untuk Retur Pembelian Update/ delete detail data untuk Penjualan Update/ delete detail data untuk Sales Order
Delete data barang yang berada di Gudang , Update transaksi Penjualan
Update/ delete detail data untuk Retur Pembelian Data queries
A. M encatat dan memasukkan data ke dalam database berdasarkan pesanan perusahaan kepada Supplier
B. M encatat dan memasukkan data purchace order ke dalam database pembelian.
C. M encatat dan memasukkan data Pembelian ke dalam database berdasarkan transaksi pembelian
D. M encatat informasi perubahan data berdasarkan Retur Pembelian E. M encatat dan memasukkan data ke dalam database berdasarkan
pesanan Customer
F. M encatat dan memasukkan data sales order ke dalam database penjualan.
G. M emperoleh informasi tentang transaksi Penjualan yang dilakukan kepada customer.
H. M emperoleh informasi tentang customer yang melakukan transaksi penjualan.
I. M emperoleh informasi tentang transaksi ReturPenjualan yang dilakukan oleh customer
J. M emperoleh informasi tentang transaksi SalesOrder yang dilakukan kepada customer.
K. M emperoleh informasi tentang customer yang melakukan transaksi SalesOrder.
L. M emasukkan informasi baru tentang transaksi Penjualan yang dibuat oleh seorang karyawan.
M . M emperoleh informasi tentang karyawan yang melakukan proses Penjualan.
N. M emasukkan informasi baru tentang transaksi ReturPenjualan yang dibuat oleh seorang karyawan.
O. M emperoleh informasi tentang karyawan yang melakukan proses ReturPenjualan.
P. M emasukkan informasi baru tentang transaksi SalesOrder yang dibuat oleh seorang karyawan.
Q. M emperoleh informasi tentang karyawan yang melakukan proses SalesOrder.
R. M encatat dan memasukkan data ke dalam database Gudang berdasarkan informasi Pembelian.
S. M encatat dan memasukkan data ke dalam database Gudang berdasarkan informasi Penjualan
T. M encatat informasi perubahan persediaan di Gudang berdasarkan Retur Pembelian
U. M encatat informasi perubahan persediaan di Gudang berdasarkan Retur Penjualan
V. M encatat dan memasukkan data ke dalam database berdasarkan barang tersedia di Gudang.
3.8. Usulan Pemecahan Masalah
M elihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah :
1. M erancang dan M embangun sistem basis data bagi perusahaan. Dengan ini diharapkan dapat mengurangi data yang tidak konsisten dan menghindari data yang redundant.
2. M erancang dan membangun sistem basis data yang dapat mengelola laporan – laporan yang ada.
3. M erancang dan membangun sebuah aplikasi aplikasi dengan berbasis web yang terintegrasi dengan informasi – informasi yang dibutuhkan karyawan yaitu pembelian , persediaan dan penjualan pada perusahaan.
