PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PERSEDIAAN (STUDI KASUS : PDAM TIRTA SAKTI
KABUPATEN KERINCI)
Difana Meilani, Miftahuddin
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Andalas, Padang Email: difa_meilani@yahoo.com & miftah_dejazzlab@yahoo.co.id
Abstract
Inventory is a very important thing for a company due to the inventory production process can proceed smoothly without having to worry about a shortage of goods or materials used for production activities or operations. But if too much inventory, it will cause harm to the company because the company has issued a number of costs for treatment of the goods. In addition, the company's funds will be allocated to carry too much inventory purchases. Based on research that has been done, there are some problems faced by the Regional Water Company (PDAM) Tirta Sakti related to inventory management. The problem is the difficulty of PDAM Tirta Way office in determining whether certain types of goods are still available at eight branches or warehouses. This could be due to the unclear recording of goods in and out of the barn. In addition, other problems are frequent delays in the procurement process that resulted in running out of stock of goods in a warehouse in central and branch warehouses. This has happen because there is no clear safety stock that can be used as a basis when to re-order goods. The absence of a good coding system of goods also causes problems. This is due to the items contained in the warehouse is well organized neatly so many different kinds of goods are mixed with each other. As a result, the warehouse had difficulty in determining whether the item is still available in the warehouse or not. Therefore, inventory management information system design is to overcome the above problems. Inventory management information system design is done so that there is no shortage of goods in warehouse contained due to the existence of information system design is the central part can find out directly the number of stocks contained in each warehouse, when the goods are to be ordered, and how many number items to be ordered so that the ordering of goods can be directly carried out without waiting for the demand for goods by the branch warehouses. In addition, the information system is also equipped with a coding system so that goods are goods in the warehouse can be grouped according to the criteria, type and size specified.
Keywords: information system, inventory, safety stock, reorder Point
1. PENDAHULUAN
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) ini mempunyai beberapa gudang yang digunakan untuk melakukan penyimpanan barang-barang tersebut dan menjaga tersedianya jumlah barang yang diperlukan. Gudang-gudang tersebut terletak pada bagian kantor pusat dan pada delapan kantor cabang yang masing-masing terletak di Pulau Tengah, Sungai Penuh, Siulak, Tamiai, Hiang, Kayu Aro, Semurup, dan Lumpur. Dalam hal pengadaan dan permintaan barang setiap gudang pada kantor cabang saling terintegrasi dengan kantor pusat sehingga setiap gudang pada masing-masing cabang harus melaporkan jumlah persediaan barang yang terdapat di gudang masing-masing cabang. Selain itu, apabila pada suatu gudang cabang memerlukan barang tertentu yang tidak terdapat di gudangnya, maka gudang
cabang akan melaporkannya ke bagian pusat dan bagian pusat akan menanyakan ketersediaan barang tersebut di gudang-gudang cabang lainnya. Adapun jumlah jenis barang yang terdapat yang pada gudang PDAM ini terdiri dari 326 jenis barang.
Permasalahan yang timbul dari sistem persediaan barang saat ini adalah bagian pusat sering mengalami kesulitan dalam menentukan jenis barang tertentu apakah masih tersedia di gudang atau tidak. Hal ini dapat disebabkan karena karyawan-karyawan yang bekerja di gudang sering tidak mencatat keluar atau masuknya barang sehingga ketika cbarang diperlukan tidak dapat diketahui apakah barang masih tersedia atau sudah kosong. Akibat tidak jelasnya pencatatan barang-barang ini menyebabkan sering terjadinya penundaan proses instalasi dan operasi yang dilakukan oleh bagian operasional.
Selain itu, dengan sistem persediaan sekarang ini sering terjadi keterlambatan dalam proses pengadaan barang sehingga mengakibatkan kehabisan stock barang pada semua gudang baik gudang pusat maupun gudang-gudang cabang. Hal ini dapat disebabkan karena tidak jelasnya jumlah
safety stock yang menjadi stock minimal
jumlah barang digudang sebelum dilakukan pemesanan barang kembali. Selain itu, tidak jelasnya waktu yang disepakati dengan
supplier untuk dapat memasok barang tepat
waktu juga dapat menjadi penyebab keterlambatan dalam proses pengadaan barang ini.
Tidak adanya sistem pengkodean barang-barang yang terdapat di gudang juga menyebabkan timbulnya masalah. Hal ini menyebabkan barang-barang yang terdapat di gudang tidak disusun dan dikelompokkan dengan rapi sehingga banyak barang-barang yang berbeda jenis dan ukuran diletakkan pada tempat yang sama dan mengakibatkan barang-barang tersebut bercampur aduk. Akibatnya bagian pusat mengalami kesulitan dalam mengontrol dan mengetahui stock barang yang terdapat di gudang dengan cepat.
Oleh karena itu, dilakukan perancangan sistem informasi yang dapat digunakan untuk kodefikasi barang dan memanajemen persediaan barang yang terdapat di gudang, baik di gudang pusat maupun di gudang cabang, dengan memperhatikan jumlah persediaan yang seharusnya terdapat di semua gudang, safety stock setiap barang yang terdapat di gudang, sistem warning untuk mengetahui kapan barang-barang tersebut harus dipesan yang disesuaikan dengan lead time masing-masing barang, sistem persediaan yang terintegrasi antara satu gudang dengan gudang yang lainnya sehingga bagian pusat dapat mengetahui secara langsung gudang mana yang masih mempunyai persediaan terhadap suatu jenis barang tertentu.
1. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Persediaan
Persediaan juga dapat diartikan sebagai aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, maupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi, atau produk yang disediakan untuk
memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu [9].
Menurut Herjanto, terdapat enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan yaitu :
1. Menghindari adanya resiko keterlambatan bahan baku yang dipesan
2. Menghindari adanya bahan baku yang cacat pada waktu pemesanan
3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga produk yang akan dipesan.
4. Untuk menghindari kesulitan dalam memenuhi bahan baku yang bersifat musiman.
5. Mendapatkan potongan harga yang lebih murah pada saat pembelian 6. Menciptakan pelayanan yang baik
kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan oleh pelanggan.
2.2. Sistem Pengendalian Persediaan 1. Model persediaan deterministik
Model persediaan deterministik digunakan untuk volume permintaan sudah diketahui dengan pasti. Model deterministik digunakan pada kondisi permintaan yang tetap untuk menentukan kebijakan persediaan yang optimal [7].
Pada model deterministic, semua parameter dan variabel diketahui atau bisa dihitung dengan pasti. Tingkat permintaan dan biaya persediaan diasumsikan bisa diketahui dengan pasti, sedangkan penambahan dan waktu tunggu dianggap konstan. Dalam persediaan yang deterministic tidak diperlukan adanya safety
stock, karena pemakaian barang dan kedatangan barang sudah pasti, sehingga bisa diterapkan proses pengadaan/pembelian barang secara JIT (Just In Time).
2. Model persediaan probabilistik
Volume permintaan belum diketahui dengan pasti. Model persediaan probabilistik digunakan apabila permintaan di masa datang tidak diketahui secara pasti, tetapi dapat diketahui melalui masa lalu. Pola persediaan probablistik menjelaskan pola persediaan pada suatu safety stock untuk mengantisipasi terjadinya ketidakpastian dalam lead time (waktu tunggu), yaitu waktu yang diperlukan sejak permintaan hingga barang datang.
Pada persediaan probabilistik, permintaan barang dan waktu tunggu merupakan variabel yang real, sehingga faktor resiko & ketidakpastian diperhitungkan dalam model-modelnya. Untuk itu perlu safety stock yang tujuannya untuk menghindari ketiadaan persediaan (stock-out) selama proses pemesanan atau jumlah actual permintaan yang lebih besar daripada permintaan yang diperhitungkan.
2.3. Penentuan Safety Stock
Safety stock (persediaan pengaman) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out) [9].
Rumus perhitungan safety stock ini adalah sebagai berikut:
SS = s x Z x
(1) Keterangan :
SS : safety stock (unit) s : standar deviasi
Z :safety factor untuk service level tertentu.
L : Lead Time
2.4. Penentuan Reorder Point
ROP Model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam stok berkurang terus. Dengan demikian harus ditentukan berapa banyak batas minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan. Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang. Mungkin dapat juga ditambahkan dengan safety stock yang biasanya mengacu kepada probabilitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan stok selama masa tenggang [9].
Adapun model-model penentuan reorder point ini adalah sebagai berikut [9]:
Model 1 : Constant Demand Rate, Constant Lead Time
Dalam model ini baik besarnya permintaan maupun masa tenggang kosntan sehingga tidak ada penambahan persediaan.
ROP = d x LT (2) Dimana :
d = Tingkat permintaan Konstan LT = LeadTime
Model 2 : Varible Demand Rate, Constant Lead Time
Model ini memiliki asumsi bahwa periode atau masa tenggang tidak tergantung pada permintaan harian yang digambarkan melalui suatu distribusi normal.
ROP = ñ LT + Z √LT x σ (3) Dimana :
ñ = rata-rata tingkat kebutuhan LT = masa tenggang (leadtime)
σ = standar deviasi dari tingkat kebutuhan
Model 3 : Constant Demand Rate, Variable Lead Time
Leadtime pada kondisi distribusi normal, diharapkan permintaan selama masa leadtime pada kondisi distribusi normal, tetapi variannya tidak mencakup perhitungan atau penjualan varian-varian pada model sebelumnya.
ROP = d LT + z d σLT (4) Dimana :
d = tingkat permintaan konstan LT = rata-rata masa tenggang σLT = standar deviasi dari leadtime
Model 4 : Variable Demand Rate, Variable Lead Time
Dalam model ini, besarnya permintaan dan masa tenggang merupakan variabel (dapat berubah-ubah) sesuai dengan perubahan masa tenggang. Untuk menyederhanakan model persediaan, kita asumsikan bahwa kebutuhan masa yang akan datang diketahui (biasanya, permintaan dapat diketahui dengan mengadakan perhitungan estimasi dengan proyeksi).
ROP = d LT + z √(LT σd2 + d2 σLT2) (5) Dimana :
d = tingkat permintaan konstan LT = rata-rata masa tenggang σLT = standar deviasi dari leadtime
σd = standar deviasi dari tingkat permintaan atau derajat kesalahan
2.5. Kodefikasi Barang
Menurut Indrajit [4], kodefikasi adalah pemberian kode pada setiap barang yang ditempat penyimpanan sedemikian rupa sehingga kode tersebut mempunyai arti tertentu dan memungkinkan ditatausahakannya barang tersebut secara baik dan akurat.
Pemberian kode terbagi atas 3, yaitu: a. Kode Warna
Kode ini dapat juga diberikan oleh kode angka atau aksara. Kelebihan pemakaian lambang ini adalah menghilangkan rasa sangsi, serta dapat mengurangi kesalahan dalam membaca serta mengenalnya. Rambu lalu lintas banyak menggunakan kode semacam ini
Kode huruf ini pada mulanya terlihat sebagai sesuatu yang menarik, karena dua sebab. Pertama, dengan memakai aksara, pengulangan baru terjadi setelah 26 hitungan, dibandingkan dengan angka yang harus mengulang setelah 10 hitungan. Kedua, kode huruf dapat menekankan pada sesuatu yang bersifat peringatan: kode ini mudah diingat dalam kaitannya dengan penjelasan dimaksud (misalnya S.O.S).
c. Kode Angka
Kode ini terdiri dari tiga jenis, antara lain: • Urutan Acak
Dalam metode ini, tidak ada usaha memilah-milah ke dalam klasifikasi manapun, angka hanya ditambahkan sesuai keperluan. Jadi tidak diciptakan cara mengingatnya.
• Sistem Kelompok Produk
Sejumlah nomor disediakan untuk sekelompok produk tertentu, yang akan memudahkan identifikasi kelak.
• Sistem Kelompok Kelas
Sejumlah nomor disediakan untuk item tertentu. Misalnya, paBar Codeik electro motor mengalokasikan nomor 1-100 untuk shaft, 101-200 untuk bearings, serta 201-220 untuk luBar Codeicators, dan seterusnya. Sistem kode yang digunakan Shell dan Pertamina, misalnya, mirip gabungan antara sistem kelompok produk dan sistem kelompok kelas.
2.6. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Robert A. Leitch [Riyanto, 2009], Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang mendukung fungsi operasi organisasi, bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang dibuat untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Data diolah untuk mendapatkan informasi yang digunakan untuk pemngambilan keputusan.
2.7. Unified Modeling Language (UML)
UML adalah kependekan dari Unified Modeling Language yang merupakan suatu cara untuk menyelesaikan suatu masalah dengan mendeskripsikannya yang telah menjadi standar dalam dunia industri untuk memvisualisasikan, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat
lunak. Dengan menggunakan UML kita dapat membangun model untuk segala bentuk dan jenis aplikasi perangkat lunak, yang mana aplikasi yang dibangun dapat berjalan pada perangkat lunak dengan sistem operasi dan jaringan apapun [Wendhie Prayitno, 2006].
Bentuk diagram yang digunakan untuk merepresentasikannya adalah sebagai berikut [8] :
a. Class Diagram
Sebuah class diagram menunjukkan struktur yang statis dari beberapa class dalam suatu sistem. Class-class merepresentasikan suatu keadaan (atribut/properti) dan yang akan dikerjakan oleh sistem (metoda/fungsi).
b. Object Diagram
Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan instansiasi statis dari segala sesuatu yang dijumpai pada diagram kelas. c. Use Case Diagram
Use case diagram merupakan suatu bentuk diagram yang menggambarkan fungsi-fungsi yang diharapkan dari sebuah sistem yang dirancang. Dalam Use-case diagram penekanannya adalah “apa” yag diperbuat oleh sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use-case akan merepresentasikan sebuah interaksi antara pelaku atau actor dengan sistem.
d. Sequence Diagram
Sequence Diagram merupakan diagram
yang mengambarkan kolaborasi yang dinamis antara obyek satu dengan yang lain. Kolaborasi ini ditunjukkan dengan adanya interaksi antar obyek di dalam dan di sekitar sistem yang berupa pesan atau instruksi yang berurutan. Sequence diagram
umumnya digunakan untuk menggambarkan suatu skenario atau urutan langkah-langkah yang dilakukan baik oleh actor maupun sistem yang merupakan respon dari sebuah kejadian untuk mendapatkan hasil atau output.
e. Collaboration Diagram
Sebuah collaboration diagram
menunjukkan kolaborasi yang dinamis yang mirip dengan sequence diagram. Collaboration diagram digambarkan sebagai sebuah obiject diagram dimana sejumlah obyek ditunjukkan disekitarnya dengan hubungan-hubungannya.
State Diagram mengambarkan seluruh
state yang memungkinkan yang mana obyek-obyek dalam class dapat dimiliki dan kejadian-kejadian yang menyebabkan state berubah. Perubahan dalam suatu state disebut juga transisi (transition). Suatu transisi juga dapat memiliki sebuah aksi yang dihubungkan pada state, lebih spesifik apa yang harus dilakukan dalam hubungannya dengan transisi state.
g. Activity Diagram
Sebuah Activity Diagram menunjukkan suatu alur kegiatan secara berurutan. Activity Diagram digunakan untuk mendiskripsikan kegiatan-kegiatan dalam sebuah operasi meskipun juga dapat digunakan untuk mendeskripsikan alur kegiatan yang lainnya seperti use case atau suatu interaksi.
h. Component Diagram
Component Diagram menunjukkan struktur dan hubungan antar komponen software termasuk ketergantungan (dependency) diantara komponen-komponen tersebut.
i. Deployment Diagram
Deployment Diagram menunjukkan arsitektur fisik pada hardware dan software pada suatu sistem yang dirancang. Deployment diagram juga dapat menunjukkan perngkat-perangkat dan nodes diantara hubungan yang dimilikinya antar komponen.
2.8. Database
Database merupakan suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Banyak file perusahaan dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file ini merupakan konsep database.
Suatu database terdapat tiga tingkatan atau level data, yaitu [11]:
1. Level Fisik (physical Level)
Level fisik Merupakan level yang paling rendah karena menggambarkan bagaimana data disimpan pada kondisi yang sebenarnya pada server.
2. Level Konseptual (Conceptual Level) Level konseptual merupakan level yang menggambarkan data yang disimpan pada database dan menjelaskan secara keseluruhan hubungan antar data tersebut.
3. Level Pandangan (View Level)
Level pandangan merupakan level yang menggambarkan sebagian dari seluruh database yang sesuai dengan kebutuhan user. Sebagai contoh pada bagian pendaftaran mahasiswa hanya membutuhkan tabel-tabel yang terkait dengan pendaftaran mahasiswa seperti tabel mahasiswa, jurusan, dan sebagainya.
2.9. Normalisasi
Normailisasi adalah suatu teknik dengan pendekatan bottom up yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi hubungan, dimulai dari menguji hubungan functional dependencies antara atribut. Selain itu, normalisasi juga dapat diartikan sebagai suatu konsep untuk mendesain database sehingga tidak terjadi redundan (duplikasi data) pada suatu tabel [11].
Langkah-langkah Normalisasi : 1. Bentuk Normal Pertama (1NF)
Bentuk Bentuk Normal Kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file flat, data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field berupa “atomic value”. Tidak ada set atribut yang berulang ulang atau atribut bernilai ganda (multi value). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data yang mempunyai arti mendua. Hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata kata sehingga artinya lain.
2. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Bentuk Normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk Normal Kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama, sehingga untuk membentuk Normal Kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Untuk menjadi bentuk Normal Ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk Normal Kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Artinya setiap atribut bukan kunci harus bergantung hanya pada kunci primer secara menyeluruh.
Bentuk-bentuk relasi atau multiplicity database terdiri dari [11] :
Jika dua tabel dihubungkan dalam one
to one relationships, untuk setiap baris pada
tabel pertama, ada pada setiap baris pada tabel kedua. Sebenarnya hubungan satu-satu sendiri terjadi dalam dunia nyata. Bentuk hubungan ini sering diciptakan untuk mengatasi sejumlah keterbatasan manajemen software database daripada model keadaan dunia nyata.
2. One to many relationships
Dua tabel dihubungkan dalam one to
many relationships jika untuk setiap baris
dalam tabel pertama, itu bisa menjadi baris nol, satu atau banyak pada tabel kedua tetapi setiap baris dalam tabel kedua tetap satu baris dalam tabel pertama.
3. Many to many relationships
Dua tabel dihubungkan dalam many to
many relationships ketika setiap baris dalam
tabel pertama itu bisa menjadi banyak baris dalam tabel kedua dan setiap baris dalam tabel kedua, itu bisa menjadi setiap baris dalam tabel pertama.
3. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian merupakan suatu rangkaian proses yang berkaitan secara sistematis dan bertujuan untuk memperjelas dan menuntun proses penelitian agar tujuan yang diinginkan tercapai dengan baik. Secara garis besar, penelitian ini terdiri dari beberapa tahap, yaitu tahap persiapan penelitian, pengumpulan data, pengolahan data, analisis, dan penutup. Masing-masing tahap penelitian tersebut akan dijelaskan secara lebih detail.
Gambar 1. Skema Metodologi Penelitian
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengumpulan Data
Bab ini berisi data-data yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan pada PDAM Tirta Sakti, Adapun data-data yang dikumpulkan adalah adalah sebagai berikut : 1. Data pemakaian barang dalam waktu
setahun.
Data Pemakaian Barang yang dikumpulkan adalah data pemakaian barang pada Januari 2010 sampai Desember 2010 yang berikan data jumlah barang yang masuk, jumlah
barang yang keluar, persediaan awal dan persediaan akhir dari setiap jenis barang.
2. Lead time pemesanan barang dari supplier
Analisis Perancangan Sistem Perancangan Sistem Informasi
1. Pembuatan Proses Bisnis diagram 2. Object oriented analysis
- penentuan actor,
- use case,
- use case documentation
- use case diagram.
3. Object oriented design
- perancangan Class Diagram,
- Activity Diagram, - Sequence Diagram, - Entity Relationship Diagram, - User interface
4. Perancangan database Normalisasi Database
5. Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Inventory
6. Pembuatan report pemesanan, pemakaian barang, dan persediaan untuk keperluan evaluasi
7. Verifikasi sistem informasi
PENUTUP 1. Kesimpulan 2. Saran
A
Pengumpulan Data data harga barang,
data pemakaian barang dalam waktu setahun,
lead time pemesanan barang dari supplier.
Pengolahan Data Persediaan
Penentuan Nilai Service Level setiap produk Perhitungan Nilai Safety Stock setiap produk Perhitungan Nilai Reorder Point dan jumlah
pemesanan Kodefikasi Barang System Requirement No yes END Pengolahan Data
Gambar 1. Skema Metodologi Penelitian
(Lanjutan)
4.2 Pengolahan Data
Pengolahan data yang dilakukan pada tahap ini terdiri dari 5 bagian, yaitu:
1. Perhitungan Nilai Service Level 2. Perhitungan Nilai Safety Stock 3. Perhitungan Nilai Reorder Point dan
Jumlah Pemesanan 4. Kodefikasi Barang
Tabel 1. Pemakaian Pipa PVC 0.5” Pada
Tahun 2010 PIPA PVC 0,5" Pemakaian Januari 2010 275 Februari 2010 283 Maret 2010 487,5 April 2010 567 Mei 2010 444,5 Juni 2010 497 Juli 2010 511 Agustus 2010 454 September 2010 362 Oktober 2010 468 Nopember 2010 470 Desember 2010 533 Total 5352 Rata-Rata 446 ST Dev 92,80992306 Bulan
4.2.1 Perhitungan Nilai Service Level
Gambar 2. Penentuan Service Level
Pada Kurva Normal
Berdasarkan hasil survei pada PDAM Tirta Sakti, rata-rata frekuensi pemesanan barang yang dilakukan perusahaan per tahun sebanyak 24 kali atau 2 kali untuk setiap bulannya. Sedangkan kebijakan perusahaan memberikan toleransi 1 kali kehabisan stok dalam setahun.
Karena 1 kali kehabisan stok ditoleransi, maka tidak terjadi kehabisan stok adalah 24 – 1 = 23 kali/tahun.
Jadi,
= 96 % Oleh karena itu, rencana service level ditentukan sebesar 96%. Berarti nilai persediaan yang didapat dari nilai service
level akan mampu memenuhi ketersediaan part sebesar 96% dengan resiko part tidak
dapat terpenuhi sebesar 4%. Nilai service
level senilai 96% menandakan bahwa
memenuhi kebutuhan tanpa penggunaan
safety stock, dan nilai part sebesar 46%
akan membantu menutupi persediaan selama pemakaian yang berlebih atau keterlambatan pengiriman dari supplier.
4.2.2 Perhitungan Nilai Safety Stock
Safety stock atau persediaan pengaman
merupakan persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan baku (stock out) [Rangkuti,2007]. Safety
stock berfungsi untuk mencegah habisnya
persediaan bahan baku karena fluktuasi permintaan yang tinggi dan menjaga agar persediaan bahan baku tetap ada untuk proses produksi selama masa lead time.
Perhitungan safety stock dapat diketahui melalui rumus sebagai berikut:
SS = s x Z x
Keterangan :
SS : safety stock (unit)
s :standar deviasi pemakaian barang perbulannya
Z : safety factor untuk service level L : Lead Time
Berdasarkan data pemakaian pipa pvc ukuran 0,5 inci pada tahun 2010 yg terdapat pada tabel 1, maka diperoleh rata-rata pemakaian water meter sebesar 446 dengan standar deviasi sebesar 92.81 dan nilai Z untuk tingkat kepercayaan 96% sebesar 1,75. Selanjutkan dilakukan perhitungan
safety stock untuk pipa pvc ukuran 0,5 inci : Safety stock = s x Z x
= 92.81x1,75x √0.16
= 64,96 meter = 65 meter
4.2.3 Perhitungan Nilai Reorder Point dan Jumlah Pemesanan
Perhitungan tingkat reorder point
dilakukan dengan menggunakan model
Varible Demand Rate, Constant Lead Time
sehingga perumusan yang digunakan adalah sebagai berikut :
ROP = ñ LT + Z √LT x σ Dimana :
ñ = rata-rata tingkat kebutuhan LT = masa tenggang (leadtime)
σ = standar deviasi dari tingkat kebutuhan
Berdasarkan perhitungan nilai service level dan safety stock sebelumnya, maka diperoleh :
Rata-rata pemakaian perbulan : 446 meter
Safety stock perbulan : 65 meter
Biaya Pemesanan : Rp 20000/order Biaya Simpan : Rp 10000/tahun = 422 meter ROP = ñ LT + Z √LT x σ = (446 x 0.16) + 1,75 x √0.16 x 92.8 = 137 4.2.4 Kodefikasi Barang
Perancangan kodefikasi barang ini dilakukan dengan menggabungkan antara kode huruf dan kode angka.
Sistem pengkodean barang pada gudang PDAM Tirta Sakti ini menggunakan beberapa paramter, yaitu:
X . XX . X . XX . XX.XX-XX
Contoh kodefikasi barang : • 1.PP.3.01.00.00-01 Artinya :
1 : Barang terdapat pada cabang sungai penuh
PP : Jenis barang merupakan perpipaan 3 : Jenis material dari barang adalah
plastik
01 : ukuran pipa ½”
00 : lokasi pipa diletakkan pada lantai (tidak pada rak)
00 : pipa diletakkan pada lantai (tidak pada bagian rak)
01 : Satuan barang adalah meter
4.2.5 Perancangan Sistem Informasi Manajemen
4.2.5.1 Analisis Sistem
Tahap pertama analisis sistem ini dilakukan dengan membuat proses bisnis sistem yang sebenarnya untuk mengetahui kegiatan sistem secara menyeluruh dan pola atau alur informasi yang berkembang pada sistem yang sebenarnya, yang dapat dilihat pada proses bisnis actual. Berdasarkan proses bisnis tersebut dapat diketahui bahwa pemenuhan persediaan pada cabang tertentu dimulai dengan adanya pengumpulan data pemakaian barang selama tiga bulan terakhir yang dilakukan oleh petugas pelaksana masing-masing cabang. Selanjutnya data-data pemakaian barang
tersebut diolah untuk mengetahui berapa jumlah barang yang harus dipesan oleh bagian pusat dengan memberikan surat order pemesanan barang yang telah dilakukan pengecekan oleh kasubag logistik cabang untuk disetujui oleh kepala cabang.
Berdasarkan surat order yang telah disetujui oleh kepala cabang yang bersangkutan, kasubag logistik bagian pusat selanjutnya memberikan surat order pemesanan barang tersebut kepada kepala bagian umum untuk meminta persetujuan pemesanan barang. Setelah surat order pemesanan barang disetujui oleh kepala bagian umum, kasubag logistik bagian pusat melakukan pemesanan barang kepada supplier dari barang-barang tersebut.
Setelah barang-barang yang dipesan datang, selanjutkan dilakukan pengecekan secara visual oleh bagian tata usaha sebelum barang-barang tersebut diberikan kepada cabang-cabang yang memintanya. Apabila terdapat barang yang cacat maka bagian tata usaha akan mengembalikan barang tersebut ke bagian tata usaha untuk dilakukan penggantian barang yang cacat dengan barang yang baik. Setelah itu, barang-barang yang telah dilakukan pengecekan selanjutnya diberikan kepada cabang-cabang yang bersangkutan dan masing-masing cabang harus membuat laporan penerimaan barang.
4.2.5.2 Spesifikasi Kebutuhan Sistem
Adapun deskripsi pengguna sistem informasi dapat dilihat sebagai berikut : 1. Petugas Pelaksana
Adapun bagian-bagian yang dapat diakses oleh petugas pelaksana pada sistem informasi yang dirancang ini adalah sebagai berikut:
a. Form pengisian data pemakaian barang
b. Form untuk melihat data pemakaian
barang
c. Form untuk membuat laporan pemakaian barang
d. Form pengisian data penerimaan barang
e. Form untuk melihat data penerimaan
barang
f. Form untuk membuat laporan data
penerimaan barang
g. Form pengisian data barang
h. Form untuk melihat data barang
i. Form untuk membuat laporan data
barang
j. Form data persediaan barang
2. Kasubag Bagian Cabang
Kasubag bagian cabang ini hanya dapat mengakses data-data yang berhubungan dengan cabang nya saja atau tidak dapat
mengakses data pada bagian cabang lainnya. Adapun bagian-bagian yang dapat diakses oleh kasubag bagian cabang pada sistem informasi yang dirancang ini adalah sebagai berikut:
a. Form untuk melihat data pemakaian
barang
b. Form untuk membuat laporan pemakaian barang
c. Form untuk melihat data penerimaan
barang
d. Form untuk membuat laporan data
penerimaan barang
e. Form untuk melihat data barang
f. Form untuk membuat laporan data
barang
g. Form data persediaan barang
3. Kasubag Bagian Pusat
Kasubag bagian pusat dapat mengakses seluruh data yang terdapat pada seluruh cabang PDAM Tirta Sakti. Adapun bagian-bagian yang dapat diakses oleh kasubag bagian pusat pada sistem informasi yang dirancang ini adalah sebagai berikut:
a. Form untuk melihat data pemakaian
barang
b. Form untuk membuat laporan pemakaian barang
c. Form untuk melihat data penerimaan
barang
d. Form untuk membuat laporan data
penerimaan barang
e. Form untuk melihat data barang
f. Form untuk membuat laporan data
barang
g. Form data persediaan barang
h. Form data pemesanan barang
i. Form untuk membuat laporan pemesanan barang
4.2.5.3 Usecase Diagram
Usecase Diagram digunakan untuk mengambarkan interaksi antara pengguna sistem (actor) dengan kasus (usecase) yang disesuaikan dengan langkah-langkah
(scenario) yang telah ditentukan. Suatu Usecase diagram biasa terdiri dari use case,
sistem dan aktor yang menjalankan sistem tersebut. Adapun yang termasuk usecase dalam perancangan sistem informasi manajemen persediaan ini adalah login, memesan barang, memeriksa ketersediaan barang, membuat laporan pemesanan barang, membuat laporan persediaan, memproses data barang, memproses data pemakaian barang, menerima barang, membuat laporan penerimaan barang, membuat laporan pemakaian barang.
Gambar 3. Use Case Diagram
Berdasarkan usecase diagram yang telah dibuat selanjutnya dilakukan pembuatan usecase description yang bertujuan untuk menggambar dengan lebih jelas apa saja kegiatan-kegiatan atau aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam suatu usecase. Adapun contoh usecase
description yaitu:
Tabel 2. Usecase Description Login
4.2.5.4 Sequence Diagram
Sequence diagram mendokumentasikan komunikasi/interaksi antar kelas-kelas. Diagram ini menunjukkan sejumlah obyek dan message (pesan) – yang diletakkan diantara obyek-obyek didalam use case.
Sequence diagram ini dibuat untuk
masing-masing usecase yang terdapat pada
usecase diagram. Adapun contoh sequence diagram yang terdapat pada perancangan
sistem informasi ini adalah Sequence
diagram memproses data barang:
Gambar 4. Sequence Diagram
4.2.5.5 Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana aktivitas berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram menjabarkan bagaimana use case dijalankan.
Activity diagram ini dibuat untuk masing-masing usecase yang terdapat pada
usecase diagram. . Adapun contoh Activity diagram yang terdapat pada perancangan
sistem informasi ini adalah Activity diagram login:
Gambar 5. Activity Diagram
4.2.5.6 Class Diagram
Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah obyek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi obyek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan object beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan.
Gambar 6. Class Diagram
4.2.5.7 Perancangan Model User Interface
Setelah melakukan design perancangan dari sistem yang dimodelkan, langkah selanjutnya adalah melakukan perancangan model user interface. Perancangan dilakukan dengan menganalisis activity diagram untuk masing-masing use case. Activity Penyimpanan Data Penerimaan
Adapun beberapa user interface dari perancangan sistem informasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Form Login
Gambar 7. UI form Login
2. Form Data Reorder Point dan Pemesanan Barang
3. Form Laporan Data Pemesanan Barang
Gambar 9. UI form Laporan Data
Pemesanan Barang
4. Form Input Data Pemakaian Barang
Gambar 10. UI form Input Data Pemakaian
Barang
4.2.5.8 Perancangan Output dan Input
Berdasarkan perancangan user interface yang telah dilakukan sebelumnya, maka dapat diketahui faktor-faktor apa saja yang menjadi masukan untuk melakukan proses dan apa saja output yang diharapkan dari adanya pengembangan perancangan sistem informasi. Adapun daftar output yang dihasilkan pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PDAM Tirta Sakti ini adalah sebagai berikut:
Table 3. Daftar output sistem informasi
manajemen persediaan PDAM Tirta Sakti
No Output yang Dihasilkan
1 Laporan Data Barang
2 Laporan Data Pemakaian Barang 3 Laporan Data Penerimaan Barang 4 Laporan Data Pemesanan Barang 5 Laporan Data Persediaan barang
Adapun daftar perancangan input dapat dilihat pada Tabel 11 dibawah ini :
Table 4. Daftar form input sistem informasi
manajemen persediaan PDAM Tirta Sakti
No
Form Input Perancangan Sistem Informasi
1
Form Data Pemakaian Barang
2
Form Data Barang
3
Form Data Pemesanan Barang
4
Form Data Penerimaan Barang
Form-form input diatas digunakan untuk
memasukkan data-data yang yang digunakan untuk melakukan pengolahan data. Pembuatan form-form input ini didasarkan pada output yang ingin dihasilkan.
4.2.5.9 Perancangan Database Sistem
Perancangan database dilakukan untuk menghindari terjadinya kerusakan dan kesalahan dalam pengaksesan data. Perancangan database dilakukan menggunakan sistem database relasional. Setiap tabel memiliki indeks berupa
primary-key dan foreign-primary-key. Kombinasi antara field-field yang menjadi primary-key tersebut
bersifat unik atau tidak memiliki persamaan dengan record-record yang terdapat di dalamnya. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi (pengulangan data yang sama) data di dalam tabel database.
4.2.5.10 Perancangan Aplikasi Sistem
Aplikasi yang dikembangkan pada sistem informasi ini menggunakan bahasa pemrograman ASP.NET dengan database yang digunakan adalah SQL Server 2008.
Perancangan aplikasi terdiri dari perancangan form pemasukan data, laporan-laporan dan untuk melakukan proses pengolahan data persediaan.
Form aplikasi untuk sistem informasi manajemen persediaan bahan baku ini terdiri dari:
Gambar 11.Relasi antar tabel penyusun
database
1. Form Input Data
a. Form input data barang
b. Form input data penerimaan barang c. Form input data pemakaian barang d. Form input data pemesanan barang 2. Form Laporan
a. Laporan data barang
b. Laporan data pemakaian barang c. Laporan data penerimaan barang d. Laporan data pemesanan barang e. Laporan data persediaan barang
3. Form Pengolahan data Persediaan a. Form View data persediaan
b. Form pengolahan data ROP dan
jumlah pemesanan
c. Form view data Penerimaan barang d. Form view data pemesanan barang e. Form view data barang
f. Form view data pemakaian barang 4. Form User
a. Form Edit data user b. Form Login
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, dapat diambil kesimpulan:
1. Sistem informasi yang dirancang dapat digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang terdapat pada masing-masing gudang, kapan harus
dilakukan pemesanan kembali, dan berapa banyak yang harus dipesan sehingga terjadinya kekurangan barang yang menyebabkan terganggunya kegiatan operasioanal, maintanance, dan instalasi dapat dihindari.
2. Sistem informasi yang dirancang dapat digunakan untuk melakukan pengkodean barang, sehingga barang-barang yang terdapat digudang dapat dikelompokkan dengan baik berdasarkan kategori-kategori tertentu, seperti jenis barang, jenis material, ukuran, dan lokasi barang.
5.2 Saran
Adapun saran penulis yang diharapkan berguna untuk pengembangan penelitian ini adalah:
1. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan agar perancangan sistem kodefikasi barang yang dilakukan tidak hanya untuk kodefikasi barang di gudang saja, tetapi juga dapat melakukan kodefikasi terhadap seluruh inventaris yang terdapat pada PDAM Tirta Sakti.
2. Perancangan sistem informasi manajemen persediaan selanjutnya, disarankan menggunakan bahasa pemrograman yang bersifat open source seperti bahasa pemrograman
PHP dan JAVA sehingga pihak perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk memperoleh licensi resmi dari bahasa pemrograman ASP.NET yang digunakan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] K. Ardi, Inyoman, Pengantar Unified
Modeling Language (Uml), Jurnal UML,
2007.
[2] D. W. Fogarty, , Production and
Inventory Management, 2nd Edition,
Cincinnati, Ohio: South Western
Publishing Co, 1991.
[3] V. Gaspersz, Production Planning and
Inventory Control Berdasarkan
Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21,
Jakarta : PT.Gramedia Pustaka
Utama., 1998.
[4] R. E. Indrajit dan R. Djokopranoto,
Manajemen Persediaan. Jakarta :
Grasindo, 2003.
[5] KNSI, Makalah-Makalah Sistem
Informasi, Penerbit : INFORMATIKA,
[6] T. Kun, Membuat Website Canggih
dengan J Query Untuk Pemula.
Surabaya : Penerbit Media Kita, 2010. [7] A. Nugroho, Visual Web Developer.
Salatiga : Penerbit Andi, 2010.
[8] W. Prayitno, Desain Model Sistem
Perangkat Lunak Dengan UML.
Departemen Teknik Elektro. FTI – ITB, 2006.
[9] F. Rangkuti, Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada
[10] Riyanto. Dkk,. Pengembangan Aplikasi
Sistem Informasi Geografis.
Yogyakarta: PT Gaya Mulia, 2009. [11] Solution, Cybertron, Kupas Tuntas
Database Server 2008. Semarang :
Penerbit ANDI, 2010.
[12] K. Surendro, Pengembangan Rencana
Induk Sistem Informasi. Bandung : PT
Informatika.
[13] B. R. Suteja, Membuat Aplikasi Web
Interaktif dengan ASP. Bandung :
Penerbit Informatika, 2006.
[14] R. J. Tersin, Principles of Inventory
and Materials Management, 4nd
Edition, Engleword Cliffs: NewJersey, 1994.
[15] B. Wahyudi, Konsep Sistem Informasi
dari bit sampai ke Database, Penerbit
: ANDI, 2008.
[16] Wahana Komputer.2010. Membuat
Aplikasi Client Server dengan Visual Basic 2008. Semarang : Penerbit ANDI
[17] Yuswanto, Database Fenomenal SQL
Server 2005. Jakarta : AV Publisher,
