STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PIUTANG DAGANG

(1)

1. TUJUAN

Memberikan pedoman & standart kerja pada kantor pemasaran khususnya pada bagian keuangan di cabang dalam melakukan proses pembuatan invoice, penagihan ke customer, dan mekanisme penerimaan hasil tagihan dari customer serta memberikan pedoman kepada kantor pusat dalam memonitoring piutang dagang dari semua kantor pemasaran terkait dengan adanya Delivery Order (DO) dari customer yang telah deal dan menggunakan jasa transportasi dari PT. SIBA SURYA.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Verifikasi Dokumen Bongkaran 2.2 Pembuatan Invoice Penagihan

2.3 Pembuatan Daftar Penagihan & Otorisasi 2.4 Pendistribusian Invoice Ke Customer 2.5 Serah Terima Dokumen Penagihan

2.6 Pembayaran Customer dan penyerahan tagihan

2.7 Penginputan Pembayaran Customer & Closing System 2.8 Cetak BM (Bank Masuk) & Validasi

2.9 Pengiriman Dokumen Ke Pusat 2.10 Arsip

3. REFERENSI 3.1 -

4. DOKUMEN PENUNJANG

4.1. SOP Delivery Order Customer : SOP.DP.SM.02 4.2. SOP Penagihan & Pembayaran Customer : SOP.DP.SM.03

(2)

5. DEFINISI

5.1. Invoice Supplier : Bukti Tagihan yang diajukan oleh supplier yang tertuju kepada perusahaan mengenai pembelian yang telah dilakukan

5.2. BM (Bank Masuk) : Print-out System berdasarkan pembayaran yang dilakukan oleh Customer

5.3. Daftar Penagihan : List hasil print-out system harian yang digunakan sebagai dasar penagihan kepada Customer

5.4. Hasil Tagihan : Penerimaan Pembayaran yang dilakukan oleh Customer dalam bentuk Cash/ Tunai , Cek , Giro maupun Tanda Terima.

5.5. UM : Uang Muka pembayaran dari customer

6. KETENTUAN KHUSUS

6. 1 Staff accounting dan kolektor harus memeriksa hasil print-out daftar penagihan dengan invoice pada saat serah terima dengan memberikan tanda tangan / validasi pada lembar daftar penagihan.

6. 2 Kolektor wajib menuliskan hasil penagihan (TT/cash/cek/gito) pada lembar daftar penagihan setelah adanya penagihan ke customer. Jika tidak berhasil melakukan penagihan, harus menuliskan penyebab tidak dapat ditagih pada kolom keterangan

6. 3 Pembayaran customer melalui transfer Bank harus dibuat daftar penagihan kedalam system dan dilakukan pencetakan dengan penginputan nama kolektor diisi dengan nama kepala kantor / kasie / kabag keuangan

6. 4 Penyerahan hasil tagihan kolektor dilakukan dalam hari yang sama dengan waktu penagihan atau paling lambat 1 (satu) hari setelah dilakukan penagihan kepada customer.

(3)

6. 5 Penyerahan uang tunai hasil tagihan dilakukan penyetoran ke Bank maksimal 1 (satu) hari setelah penerimaan uang pembayaran dari pihak customer.

6. 6 Untuk customer yang tidak bisa menyediakan TT (Tanda Terima) pada saat invoice ditagihkan, kolektor wajib membuatkan / menyediakan TT (Tanda Terima baku perusahaan) pada saat serah terima penyerahan invoice kepada customer.

7. RINCIAN SOP

7.1 Prosedur Operasioanal

7.1.1 Staff Accounting melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen- dokumen untuk pembuatan invoice

7.1.2 Staff Accounting melakukan penginputan dan posting kwitansi penjualan ke dalam system sibasistem screen 248

7.1.3 Staff Accounting pencetakan kwitansi / invoice secara system dan memberikan validasi / tandatangan pada kwitansi / invoice

7.1.4 Staff Accounting melakukan penginputan dan posting daftar penagihan ke dalam sibasistem screen 249 dengan type DT

7.1.5 Staff Accounting melakukan pencetakan daftar penagihan rangkap 3 lembar dari sibasistem screen 249 dan memberikan tandatangan pada daftar penagihan

7.1.6 Staff Accounting memberikan dokumen ke Kolektor untuk dibawa ke customer

7.1.7 Kolektor menerima dokumen penagihan dari Staff Accounting dan memberikan tandatangan pada daftar penagihan

7.1.8 Kolektor membawa daftar penagihan (lembar 1 dan 2) dan dokumen invoice dan menyerahkan daftar penagihan (lembar 3) ke Staff Accounting

(4)

7.1.9 Kolektor menuju customer untuk melakukan penagihan dan menyerahkan dokumen invoice panagihan pembayaran kepada customer

7.1.10 Customer terima dokumen invoice penagihan pembayaran dan memberikan tanda terima (TT) / cash/ cek/ Giro

7.1.11 Kolektor menerima hasil penukaran tagihan berupa tanda terima (TT) /cash/cek/giro, menuliskan hasil tagihan pada lembar daftar penagihan serta menyerahkan hasil tagihan ke Kasir.

7.1.12 Kasir, Staff Accounting, Kepala/Kasie/ Kabag Keuangan memberikan validasi di daftar penagihan

7.1.13 Staff Accounting menginput dan posting penerimaan hasil tagihan ke dalam sistem sibasitem screen 249 type DC

7.1.14 Kepala/Kasie/Kabag Keuangan melakukan penginputan dan posting pembayaran customer ke dalam sibasitem screen 243 dan posting screen 316

7.1.15 Kepala/Kasie/Kabag Keuangan mencetak bukti penerimaan piutang (bukti bank masuk) dari sibasitem screen 243 dan memberikan validasi pada bank masuk

7.1.16 Kepala/Kasie/Kabag Keuangan mencetak laporan daftar pembayaran dari pelanggan dari sibasistem screen 718 dan laporan BM dari sibasistem screen 765

7.1.17 Kepala/Kasie/Kabag Keuangan mengirimkan daftar penagihan (lembar 1), bukti BM, laporan daftar pembayaran dari pelanggan dan laporan BM ke pusat (asli)

7.1.18 Kepala/Kasie/Kabag Keuangan mengarsip daftar penagihan (lembar 2), tembusan bukti BM, laporan daftar pembayaran dari pelanggan dan laporan BM

(5)

7.2 Flowchart

Flowchart Piutang Dagang

Kepala/Kasie/ Kabag Keuangan

Customer Kolektor

Staff Accounting - Kasir

Melakukan penginputan dan posting pembayaran

customer ke dalam sibasistem screen 243 dan posting screen 316

Mencetak daftar penagihan rangkap 3

dari sibasistem screen 249 Staff Accounting input

dan posting kuitansi/

invoice ke dalam sibasistem screen 248

Menandatangani daftar penagihan

Tandatangan bukti bank masuk (BM) Menyerahkan hasil

penukaran dokumen invoice ke Kolektor

Kasir, Staff Accounting, tanda tangan di daftar

penagihan (lembar 1 dan 2)

Menuliskan hasil tagihan di daftar penagihan (lembar

1 dan 2)

Memberikan dokumen invoice dan daftar penagihan (lembar 1 dan

2) ke Kolektor untuk dibawa ke customer

Mencetak laporan daftar pembayaran dari pelanggan dari sibasistem

screen 718 dan laporan BM dari sibasistem

screen 765 Staff accounting

cetak invoice dari sistem dan menandatangani

invoice

Mencetak bukti penerimaan piutang (bukti bank masuk) dari sibasitem screen

243

Menyerahkan hasil tagihan ke Kasir untuk cash/cek/giro

dan ke Staff Accounting untuk TT Menerima hasil penukaran tagihan

berupa tanda terima(TT) /cash/cek/

giro Menerima dokumen

invoice dan daftar penagihan (3 lembar) dari Staff Accounting

Kepala/Kasie/

Kabag Keuangan validasi di daftar

penagihan

Menyerahkan invoice ke

customer

Mengirimkan daftar penagihan (lembar 1), bukti BM, laporan daftar

pembayaran dari pelanggan dan laporan

BM ke pusat (asli) Menuju customer

untuk melakukan penagihan Staf Accounting

cabang melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen

hasil dari Kontrol

Selesai Kasir dan Staff

Accounting menerima hasil penagihan dari

kolektor Menandatangani daftar penagihan

Staff Accounting menginput dan posting penerimaan hasil tagihan ke dalam sistem sibasitem screen 249 type

DC Menginput dan posting

daftar penagihan ke dalam sibasistem screen 249 dengan

type DT

Mengarsip daftar penagihan (lembar 2), tembusan bukti

BM, laporan daftar pembayaran dari pelanggan

dan laporan BM Mulai

Menerima dokumen invoice

dari Kolektor

Membawa daftar penagihan (lembar 1 dan 2) dan

menyerahkan daftar penagihan (lembar 3) ke

Staff Accounting Doc

Arsip Doc

DocDoc

DocDoc DocDoc

DocDoc

(6)

8. INDIKATOR PRESTASI

8.1 Penagihan pembayaran customer sesuai dengan jadwal penagihan yang sudah ditentukan

9. CATATAN MUTU

6.1. Surat Angkutan : F.DP.SM.02.01

6.2. Invoice : F.DP.SM.03.01

6.3. Daftar Penagihan : F.DP.SM.03.02

6.4. Laporan Daftar Pembayaran : F.DK.FIN.04.01 6.5. Tanda Terima

6.6. Surat Jalan