USER MANUAL GRADE APPLICATION. Panduan Pengguna Aplikasi Nilai I-GADIS. Versi 2.4 (16 Maret 2015)

(1)

Panduan Pengguna Aplikasi Nilai

Versi 2.4 (16 Maret 2015) https://igracias.telkomuniversity.ac.id

GRADE APPLICATION

I-GADIS

(2)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 2 DAFATR PERUBAHAN

Tanggal Date

Versi Version

Deskripsi Perubahan Description of Changes

Pembuat Author 1 April 2014 3.0  Versioning User Manual Universitas Telkom.

 Update tampilan aplikasi. Zulfah A.T.

16 Maret 2015 2.4  Perubahan template User Manual Direktorat Sistem Informasi 2015.

 User Manual ini merujuk pada SKPL Aplikasi Nilai Versi 2.4. Swapaka L.T.

(3)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 3 DAFTAR ISI

Deskripsi I-Gadis ... 4

Komponen dan Formula Nilai ... 7

Proses Input Nilai ... 8

Standar Indeks ... 11

Kalkulasi Nilai ... 13

Cetak Berita Acara ... 14

(4)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 4 DESKRIPSI I-GADIS

1. Komponen dan formula nilai

• Menentukan komponen yang akan dijadikan acuan kalkulasi penilaian (UTS, UAS, kuis, tugas)

• Memberikan formula dengan ukuran

persentase(%) pada tiap komponen (disediakan pula load component)

• Komponen maupun formula dapat diubah selama masih dalam belum mengakhiri proses input nilai yaitu mencetak berita acara

2. Input nilai per komponen

• Memasukkan nilai angka mahasiswa pada tiap komponennya

• Kalkulasi nilai mengacu kepada pengaturan komponen dan formula nilai yang telah dimasukkan pada tahapan awal

• Nilai T disebabkan oleh dua kondisi yaitu :

Jika mahasiswa tidak mempunyai salah satu komponen nilai(ada nilai komponen yang kurang) Jika dosen belum memasukkan nilai sedangkan nilai perkomponen mahasiswa lengkap

• Nilai T akan otomatis berubah menjadi indeks nilai tertentu apabila telah mencapai periode yang telah diatur (misal : 1 semester)

3. Kalkulasi nilai indeks

• Nilai angka yang sudah dimasukkan secara otomatis akan dikalkulasi dengan perhitungan berdasarkan komponen dan formula

• Hasil akhir kalkulasi berupa nilai indeks berdasarkan indeks standar default

• Akan ada nilai rata-rata kelas, nilai rata-rata per komponen, nilai tertinggi dan terendah, sebaran(jumlah) indeks, serta informasi standar indeks dan komponen nilai

• Nilai akhir kalkulasi, akan dijadikan sebagai perhitungan IPS dan IPK dengan mekasnime :

Nilai T tetap akan dihitung sebagaimana perhitungan IPS dan IPK (dengan dianggap bernilai 0) Nilai null (nilai yang belum diinputkan) tidak akan dihitung dalam perhitungan IPS dan IPK

• Hasil kalkulasi dapat berubah mengikuti perubahan faktor dasar yang dilakukan seperti perubahan komponen, formula, nilai angka maupun indeks standar

4. Pengaturan Indeks standar

• Melakukan perubahan (bersifat optional) terhadap indeks standar yang sudah di atur secara default

• Perubahan indeks nilai dapat dilakukan selama belum mencetak berita acara

5. Cetak berita acara

• Tahapan yang akan mengakhiri proses memasukkan nilai online

• Ketika sudah cetak berita acara, nilai mahasiswa dianggap valid oleh dosen yang bersangkutan

• Perubahan nilai setelah cetak berita acara, hanya dapat dilakukan oleh bagian fakultas

(5)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 5 I-Gadis, yaitu aplikasi nilai yang akan digunakan untuk mengelola data nilai atau menginputkan nilai matakuliah per komponen tertentu. Hasil akhir dari aplikasi ini berupa nilai indeks mahasiswa berdasarkan kalkulasi sistem yang mengacu pada pengaturan komponen dan formula nilai, serta indeks standar. Berikut adalah beberapa fungsionalitas yang dapat ditangani oleh I-Gadis yaitu :

1. Pengelolaan komponen nilai berikut formula nilai, yaitu menentukan komponen yang akan dijadikan acuan kalkulasi penilaian seperti UTS,UAS,Kuis maupun keaktifan.

2. Sedangkan memberikan formula nilai yaitu memberi persentase nilai yang akan diambil untuk setiap komponen (dengan total keseluruhan komponen sebesar 100%).

3. Proses memasukkan nilai per komponen matakuliah tertentu, yaitu memasukkan poin nilai yang didapat mahasiswa berdasarkan komponen tertentu, sehingga akan terkalkulasi sistem untuk menghasilkan nilai total (rata-rata).

4. Pendefinisian range indeks nilai, yaitu memberi skala nilai untuk mencapai suatu indeks nilai tertentu misalnya untuk mencapai indeks A maka rentang nilai total yang harus didapat antara 85 – 100 poin. Perubahan indeks standar bersifat optional karena sistem sudah memiliki default indeks standar.

5. Proses kalkulasi nilai oleh sistem, yaitu perhitungan sistem yang mengacu kepada formula nilai sehingga menghasilkan indeks nilai berdasarkan indeks standar.

6. Cetak berita acara , yaitu tahap terakhir proses memasukkan nilai secara online di I-Gadis yang disertai lampiran nilai hasil kalkulasi.

Pada tahap ini, nilai yang sudah terkalkulasi dinyatakan valid. Informasi yang tertera pada lampiran antara lain yaitu nilai tertinggi dan terrendah,nilai rata-rata kelas maupun secara keseluruhan yang mengambil matakuliah dan formula nilai yang dijadikan acuan.

(6)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 6 Pada tahap ke 5 yaitu Proses kalkulasi nilai oleh sistem, nilai mahasiswa tertentu masih diperbolehkan untuk diubah dengan beberapa kondisi yaitu :

1. Mahasiswa tersebut memiliki alasan tertentu yang mendukung nilainya berubah tanpa harus memiliki salah satu nilai komponen (misal : mengikuti suatu kompetisi yang berkaitan dengan matakuliah dan mendapat prestasi tertentu)

2. Indeks nilai hasil kalkulasi akan berubah sesuai dengan indeks nilai yang diberikan dosen, disertai dengan alasan yang relevan 3. Setiap perubahan nilai yang dilakukan, ditandai dengan adanya note ( ) pada lampiran nilai maupun ketika view kalkulasi nilai.

Langkah untuk mengakses aplikasi I-Gadis ini yaitu:

1. Akses https://igracias.telkomuniversity.ac.id/igadis menggunakan https untuk menjaga keamanan sistem 2. Masukkan data autentifikasi yang diperlukan yaitu :

a. Username : Username sesuai generate sistem b. Password : Password sesuai generate sistem

Password maupun username secara default akan berbeda antara satu matakuliah dengan matakuliah lain

(Sesuai generate sistem, namun disediakan fitur ubah password di fakultas)

3. Jika berhasil maka akan terhubung ke halaman I-Gadis.

4. Pilih menu Input Nilai

5. Tahap pertama yaitu Memasukkan Komponen dan formula nilai, untuk memulai proses memasukkan nilai secara online

Data autentifikasiakan diperoleh tiap dosen sesuai dengan matakuliah yang diajarkan dan kelas diselenggarakannya matakuliah.

Data akan di generate oleh fakultas melalui I-Gesit.

Password I-Gadis dapat diubah melalui I-Gesit oleh fakultas.

(7)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 7 KOMPONEN DAN FORMULA NILAI

Tampilan berikut adalah menu Komponen dan Formula Nilai. Pada bagian sisi kiri terdapat tahapan yang harus dilewati dan terurut saling ketergantungan. Jika sudah berada diposisi selanjutnya, maka tahapan sebelumnya tidak dapat diubah kembali.

Tanda mengindikasikan tahapan belum selesai diproses(belum dilalui) dan masih dapat diubah Tanda mengindikasikan tahapan sudah selesai diproses(sudah dilalui) dan tidak dapat diubah

1. Tambah Komponen untuk menambah komponen dan formula nilai

2. Memuat Komponen

digunakan untuk menambah komponen dan formula nilai yang sudah ada

Jika data komponen maupun formula sudah fix, maka data selanjutnya adalah proses memasukkan nilai per komponen.

Data dapat diubah selama belum mencetak berita acara.

Data komponen dan formula masih dapat diubah selama belum memilih Tahap Selanjutnya

(8)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 8 PROSES INPUT NILAI

Klik tombol Simpan untuk menyimpan nilai yang sudah diinputkan. Tombol Simpan akan menyimpan data pada setiap halaman.

Pilih Tahap Selanjutnya untuk menuju ke kalkulasi total nilai (rata-rata) yang semula bernilai 0.

1. Berada pada tahap Proses input nilai

2. Masukkan poin nilai sesuai nama mahasiswa dan komponennya dengan range 0 – 100. Jika belum mendapatkan nilai pada komponen tertentu, silakan dikosongkan.

3. Jika nilai memiliki nilai pecahan, gunakan titik (.) sebagai pemisah, dan gunakan 2 desimal dibelakang koma

4. Disediakan pula reset tahap input komponen dan formula nilai dengan menekan tombol Ulangi tahap sebelumnya

5. Input nilai juga dapat dilakukan dengan cara impor

Klik tombol Simpan untuk menyimpan nilai yang sudah diinputkan. Tombol Simpan akan menyimpan data pada setiap halaman.

Pastikan data pada setiap halaman sudah terisi dan tersimpan, kemudian lanjutkan ke tahap selanjutnya.

(9)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 9 Tampilan berikut adalah memasukkan nilai menggunakan fitur impor nilai per komponen:

1. Unduh Format Impor Data untuk mendapatkan template impor nilai

2. Format impor data yang diunduh tidak perlu diubah, hanya perlu mengisi data yang diperlukan.

3. Isi format impor data akan mengikuti data nilai yang tersimpan

4. Jika sudah terisi, impor file CSV tersebut sehingga akan tersimpan ke dalam database.

Nilai terupdate sesuai dengan nilai yang sudah pernah diinputkan sebelumnya, sehingga memungkinkan untuk mencicil(kredit) proses input nilai.

Template impor nilai

(Tidak perlu diubah, cukup diisikan)

(10)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 10 Data yang telah diimporkan akan bersifat menimpa data nilai yang sudah ada, dan data terakhir yang akan digunakan atau diolah, sehingga pastikan pengisian data terisi dengan benar.

Jika nilai sudah diinputkan (baik melalui form sistem yang sudah tersedia maupun fitur impor) dan fix, pilih tombol Tahap selanjutnya untuk mendapatkan kalkulasi total nilai(rata-rata) serta untuk mengatur standar indeks yang akan dijadikan acuan kalkulasi indeks.

Berikut adalah konfirmasi ketika data sukses tersimpan :

Dalam format impor nilai secara otomatis akan berisi daftar siswa yang mengambil matakuliah yang dipilih sesuai dengan kelas dank ode mata kuliah.

Kolom komponen nilai akan mengikuti komponen nilai yang sudah dimasukkan, dalam contoh di atas, hanya ada 3 komponen nilai yaitu Kuis, UAS, UTS

Formula atau persentase nilai juga akan otomatis mengikuti nilai komponen yang sudah ada.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :

1. File yang akan diimporkan bertipe .csv sesuai format yang didownload

2. Nilai berada dalam rentang 0 – 100, dan jika ingin mengisi bilangan decimal, pisahkan dengan separator . (titik) contoh : 86.5 3. Data yang diimpor akan menjadi data nilai baru (data nilai akan terupdate)

Jika sudah klik ke Tahap Selanjutnya maka tahapan Input Nilai akan berubah menjadi bertanda checklist. Rata-rata nilai akan merepresentasikan indeks nilai yang akan diperoleh mahasiswa.

(11)

Standar Indeks memiliki data range default sehingga perubahan terhadap standar indeks bersifat optional. Dalam tahap ini juga disertai fitur memuat standar indeks (load Index), yang dapat mengambil data standar indeks yang sudah ada.

Masukkan skala poin untuk pencapaian indeks nilai tertentu.

Fitur memuat standar indeks digunakan untuk memuat standar indeks yang sudah ada.

Ketika akan mengubah standar indeks, ditampilkan simulasi atau perkiraan nilai indeks yang akan didapat oleh mahasiswa. Hasil kalkulasi tersebut didapatkan menggunakan formula yang dimasukkan dan standar indeks default.

Nilai indeks mahasiswa dapat berubah mengikuti perubahan standar indeks maupun persentase formula komponen nilai dengan beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu :

Jika tidak ada perubahan, untuk menuju ke tahap selanjutnya, pilih Tahap selanjutnya [Next Step]

(12)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 12 a. Penambahan komponen nilai baru maupun pengurangan komponen yang sudah ada, tidak akan menghilangkan nilai per komponen

yang tersimpan.

b. Perubahan persentase nilai (formula nilai) pada setiap komponen tidak akan mengubah nilai per komponen yang sudah tersimpan c. Nilai akan secara otomatis menyimpan data terakhir sesuai perubahan (terupdate otomatis)

d. Perlu dilakukan penskalaan nilai 100 manual oleh dosen, ketika input nilai per komponen, jika ingin mengadaptasi nilai mentah atau perhitungan nilai hanya ditambahkan atau skala 40.

e. Setiap perubahan yang dilakukan akan tercatat ke dalam histori log nilai

Jika ada kasus terhadap nilai mahasiswa tertentu, misal, bagi mahasiswa yang mengikuti suatu kompetisi dibebaskan dari komponen UAS maka nilai mahasiswa yang bersangkutan dapat diubah secara langsung dengan disertai alasan yang relevan. Klik icon pensil pada baris nilai mahasiswa tersebut.

Maka dengan begitu, nilai mahasiswa yang telah diubah tadi secara otomatis akan mengikuti Indeks nilai sesuai dengan yang diberikan. Jika berhasil, maka baris nilai akan terdapat icon note.

(13)

Tampilan di bawah ini merupakan kalkulasi nilai, hasil perhitungan poin nilai yang diinputkan dan dimasukkan ke dalam formula nilai.

Proses mencetak berita acara merupakan tahapan akhir dari serangkaian proses input nilai.

Pastikan nilai yang dimasukkan valid, pilih Cetak Berita acara untuk mencetak bukti input nilai online dan Cetak Lampiran untuk mendapatkan informasi nilai yang telah dimasukkan.

(14)

Tampilan di bawah ini adalah bukti berkas berita acara yang sudah tercetak dengan memilih Cetak Berita Acara

Universistas Telkom

Direktorat SI

(15)

Hak Cipta © Direktorat Sistem Informasi | 15 Tampilan di bawah ini adalah lampiran nilai yang berisi kalkulasi nilai dan beberapa informasi nilai dengan memilih Cetak Lampiran

Perubahan nilai yang sudah dianggap fix dapat dilakukan oleh pihak fakultas dengan masuk ke aplikasi I-Gesit.

Icon Note menandakan bahwa nilai mahasiswa tersebut diubah karena alasan tertentu.

Universistas Telkom