BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor tidak lain halnya sama dengan teknologi perkantoran, keberadaan teknologi bertujuan untuk mengotomatisasi suatu kegiatan. Hal ini sejalan dengan pendapat (Susanto 2005) bahwa, “Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas pegawai”.
Pengaruh berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern menyebabkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis yang membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas perkantoran. Menurut Sedarmayanti (2001) otomatisasi kantor adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefisien mungkin atau mesin kantor, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan. Otomatisasi dapat digunakan untuk kantor yang memerlukan pelayanan cepat dan memiliki volume kerja yang banyak. Kemajuan teknologi ini memungkinkan kegiatan dan tugas-tugas perkantoran terselesaikan dengan cepat. Semakin banyaknya volume kerja yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada zaman teknologi modern seperti ini terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien apabila dilakukan dengan alat-alat elektronik.
2.1.1 Pengertian Konsep Sistem Otomatisasi Kantor
Menurut Sutabri (2005) pengertian sistem otomatisasi kantor adalah sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. Hal ini didukung oleh pengertian sistem otomatisasi kantor menurut James A. O’Brien (dalam buku Prof. Dr.
Jogiyanto HM,MBA,Akt) office automation system (OAS) sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan- pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi. Dapat disimpulkan sistem informasi kantor merupakan aplikasi teknologi
informasi yang secara teknis dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, mengubah dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di perusahaan atau perkantoran dalam meningkatkan produktivitas karyawan untuk mencapai efektivitas pekerjaan guna meningkatkan kinerja para karyawan.
2.1.2 Tujuan
Perbedaan sistem otomatisasi kantor dengan sistem otomatisasi berbasis komputer lainnya adalah penekanan pada komunikasi. Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah berbagai jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan secara internal maupun dengan pihak luar.
Tujuan umum sistem otomatisasi kantor menurut Hall (2001):
1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen;
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen;
3. Untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Sedarmayanti (2001) mengemukakan tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja;
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja;
3. Meningkatkan produksi.
Sistem otomatisasi kantor merupakan suatu aplikasi teknologi informasi yang digunakan untuk membantu pekerjaan pegawai dalam hal komunikasi dan koordinasi. Dengan sistem otomatisasi kantor maka proses kerja akan tersusun dengan rangkaian prosedur yang rapi, memudahkan proses pekerjaan, dan hasil pekerjaan akan terselesaikan dengan cepat, baik dan optimal sehingga akan tercapai kinerja yang baik.
2.1.3 Aplikasi Sistem Otomatisasi Kantor
Aplikasi dalam sistem otomatisasi kantor dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan elektronik nun komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Sebenarnya fungsi dari kedua jenis aplikasi tersebut sama hanya saja peralatannya yang berbeda.
Beberapa aplikasi sistem otomatisasi kantor menurut Azhar (2005) yakni:
1. Pengolahan Kata (Word processor) merupakan peralatan elektronik yang dapat membantu melakukan pekerjaan seperti pengetikan dan pencetakan dokumen sebagai contoh penggunaan Word Xp, Word Pro, Word Perfect.
2. Surat Elektronik (Electronic Mail) merupakan penggunaan jaringan komputer oleh pemakai untuk mengirim, menerima dan menyimpan surat.
3. Surat Suara (Voice Mail) Sama halnya dengan surat elektronik namun yang diterima, dikirim dan disimpan adalah suara.
4. Kalender Elektonik (Electronic Calendaring) merupakan jaringan komputer yang digunakan untuk menyimpan, membaca jadwal dan janji manajer.
5. Konferensi Audio (Audio Conference). Konferensi yang dilakukan dengan menggunakan peralatan audio pada lokasi yang terpisah.
6. Konferensi Video (Video Conference). Konferensi yang menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan berbagai peserta konferensi yang terpisah secara geografis.
7. Konferensi Komputer. Konferensi komputer dan e-mail pada dasarnya hampir sama. Hanya ada satu hal kecil yang membedakan yaitu masalah siapa pemakainya. Konferensi komputer hanya digunakan oleh mereka yang terlibat dalam satu tim tertentu, sedangkan e-mail dapat digunakan oleh siapa saja.
8. Fax (faximile). Penggunaan peralatan khusus untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran komunikasi.
9. Teks Video (Videotext) merupakan alat dalam otomatisasi kantor yang paling kurang dipublikasikan, tapi sudah mulai digunakan di Indonesia misalnya teleteks yang ditayangkan di televisi. Sekarang dengan fungsi yang sama teleteks kita bisa mencobanya dengan menggunakan SMS (pesan pendek melalui handphone).
10. Pembuatan Image (Imaging) merupakan proses penyimpanan gambar dalam otomatisasi kantor. Pengambilan gambar dapat dilakukan dengan menggunakan scanner atau digital camera.
11. Dekstop Publishing merupakan aplikasi otomatisasi kantor yang menggunakan komputer dan software tertentu untuk menghasilkan output yang berkualitas.
12. Layanan Informasi Digital (Digital Information System) layanan elektronik yang bisa menjangkau daerah sangat jauh dan luas sehingga saat ini memungkinkan jaringan PC dan pemakaian workstation untuk memperbolehkan informasi dari luar peusahaan dengan cepat tanpa harus meninggalkan tempat.
13. Teleconference, Videoconference, Dataconference. Teleconference memungkinkan sekelompok orang untuk berdiskusi secara terus menerus melalui telepon atau software komunikasi untuk electronic email secara kelompok. Dataconference memungkinkan dua orang atau lebih pada lokasi yang berbeda mengedit/memperbaharui data.
Videoconference memungkinkan dua orang atau lebih pada lokasi yang berbeda berkomunikasi dengan fasilitas layar lebar sehingga mereka bisa melihat satu sama lain.
Hal ini sesuai dengan pendapat dari MC Leod (2001), aplikasi dalam sistem perkantoran antara lain:
1. Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.
2. Electronic and Voice Mail
Voice Mail adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telepon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telepon yang dituju tidak dapat dihubungi.
3. Computer Calendering
Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm).
4. Audio Conference
Pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.
5. Peralatan Telepon
Peralatan telepon saat ini juga memiliki kemampuan untuk melakukan konferensi atau digunakan secara “tri partit”.
6. Video Conference
Penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubungkan partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah.
7. Computer Conference
Komputer yang saling terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik teks, audio maupun audio visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini.
8. Faximile
Alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya.
9. Videotex, Imaging and Dekstop Publishing
Ketiganya sudah tidak menjadi hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
Videotex : kemampuan memindahkan, menyimpan narasi teks dan gambar grafik ke dalam layar monitor.
Imaging: kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali image/citra ke dalam format digital dalam komputer.
Dekstop Publishing: kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan)
Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat dijelaskan bahwa aplikasi sistem otomatisasi kantor meliputi: e-mail, voicemail, video text, teleconfeence, faksimile, dataconference, audioconference, computerconference, videoconference, digital informatif service, dekstop publishing.
2.1.4 Fasilitas dalam Aplikasi Otomatisasi Kantor
Penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut : (Nur 2013) 1. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau
baterai.
2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya yaitu:
Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel- kabel.
3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan;
Telepon dan interphone, printer, faximile
Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
Mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan pensil Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
Pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine, pemotong kertas, pencatat uang kas.
Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
Mesin jumlah, mesin hitung, komputer.
Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
Mesin stensil, mesin stencil spirtus, mesin fotocopy, mesin perekam sheet Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
Mikrofilm, penghancur kertas, pelubang kertas/kartu 2.2 Efisiensi Kerja
2.2.1 Pengertian
Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor, seorang pegawai yang bekerja efesien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efisien, sudah pasti kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang malas.
Menurut Sedarmayanti (2001), efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal.
Perbandingan dilihat dari (Sedarmayanti, 2001):
a. Segi hasil
Suatu pekerjaan disebut lebih efisien bila dengan usaha tersbut memberikan hasil yang maksimal mengenai hasil pekerjaan tersebut.
b. Segi usaha
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien bila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha minimal.
Usaha tersebut terdiri dari lima unsur yaitu: pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk biaya).
Efisiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Miraza (2004) efisiensi adalah pemakaian biaya atau bentuk pengorbanan lainnya dari setiap komponen pada setiap aktivitas usaha yang berjalan secara wajar.
The Liang Gie (1987) menyatakan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai. Dalam aktivitas ketatausahaan, perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi. Dari segi usaha, suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada lima unsur yang juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda. Dari segi hasil, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya baik yang mengenai mutunya maupun jumlah satuan hasil itu.
Pengertian masing-masing lima unsur dari sumber kerja yakni: (Gie, 1987) 1. Penggunaan Pikiran
Pekerjaan yang memakai banyak pikiran sebanyak mungkin diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.
2. Penggunaan Tenaga
Pada pekerjaan yang menggunakan jari-jari tangan hendaknya beban kerja dibagi secara merata masing-masing jari sesuai dengan kekuatannya.
3. Penggunaan Waktu
Waktu hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat atau terbengkalai.
4. Penggunaan Ruang
Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat dengan pegawai- pegawai yang sering menggunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang terlalu banyak sehingga menghabiskan waktu.
5. Penggunaan Benda
Dalam pelaksanaan suatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material bersifat mewah atau berlebihan sepanjang sesuatu pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan baik.
2.2.2 Sumber-Sumber Efisiensi Kerja
Menurut Sedarmayanti (2001) sumber utama efisiensi kerja adalah manusia. Karena akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur efisensi yang melekat pada manusia adalah:
a. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu mer upakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi akan banyak membantu usaha pencapaian efisiensi itu sendiri. Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup dapat mengarah pada perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Dengan adanya kesadaran, seseorang akan terdorong untuk
membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan apa yang disadarinya dalam hal ini yang dimaksudkan adalah efisiensi.
b. Keahlian
Sesuatu pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang yang ahli dibidangnya hasilnya akan lebih baik dan cenderung lebih cepat daripada dikerjakan oleh yang bukan ahlinya. Hal ini berarti unsur keahlian yang juga melekat pada manusia merupakan bagian yang menjadi sumber efisiensi.
Keahlian manusia dicapai bila ada pelatihan yang mendukung pekerjaan tersebut. Sehingga apabila suatu pekerjaan difasilitasi dengan suatu peralatan, maka peralatan tersebut menunjang pencapaian efisiensi kerja. Peralatan disediakan dengan maksud agar pekerjaan lebih mudah dikerjakan dan lebih cepat penyelesaiannya. Penyediaan peralatan atau fasilitas kerja yang tidak disertai dengan keahlian penggunanya malah akan menjadikan sumber biaya yang tidak bermanfaat.
c. Disiplin
Kesadaran dan keahlian seperti yang telah diuraikan sebelumnya tidak akan menjamin hasil kerja yang baik dan efisien jika tidak disertai dengan unsur disiplin. Oleh karena itu dalam efisiensi diperlukan standar yang akan menjadi penunjuk arah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Sehingga keseluruhan sumber daya berada dalam satu aturan yang jelas, tidak menyimpang dari apa yang diharapkan.
2.2.3 Syarat Tercapainya Efisiensi Kerja
Menurut Sedarmayanti (2001), syarat-syarat agar tercapainya efisiensi kerja adalah sebagai berikut:
a. Berhasil guna atau efektif;
b. Ekonomis;
c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan;
d. Pembagian kerja yang nyata;
e. Prosedur kerja yang praktis.
Dunia bisnis terkadang mengalami kerancuan pemahaman antara efisiensi dengan produktivitas.
Efisiensi berarti menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dalam waktu yang sesingkat mungkin. Akan tetapi harus dipertimbangkan apakah produk tersebut dibutuhkan. Efektivitas, efisiensi, dan produktivitas ditentukan secara bersama
2.3 Peran Otomatisasi Kantor terhadap Efisiensi Kerja Karyawan
Raymond (1996) mengemukakan bahwa otomatisasi kantor sebagai bagian dari solusi efisiensi dan korporasi. Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi yang berujung pada penghematan biaya dan tenaga. Peran otomatisasi kantor berperan sebagai pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja (Sedarmayanti, 2001)
