PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES OPERATION DALAM PENYELENGGARAAN EVENT
MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION CENTER
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan Wisata
Disusun Oleh:
ARDIAN CAHYA RAHMADAN B3216010
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2019
i
PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES OPERATION DALAM PENYELENGGARAAN EVENT
MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION CENTER
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan Wisata
Disusun Oleh:
ARDIAN CAHYA RAHMADAN B3216010
FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2019
ii
iii
iv
v
HALAMAN MOTTO
“there is no God, but Allah Swt”
-Ardian Cahya Rahmadan-
“hidup adalah pilihan, ketika anda tidak benar-benar memilih itu adalah pilihanmu”
-CrybabyL-
“warisan cita-cita, takdir waktu dan impian manusia adalah hal yang tidak akan pernah berakhir”
-Gol. D Roger-
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ini penulis persembahkan kepada : 1. Bapak saya Bapak Joko Sriyanto dan Ibu saya
Ibu Sri Suparmi dan kedua kakak kandung saya Cahyo Nugroho dan Octavia Cahyaningrum serta keluarga besar yang selalu memberikan doa, motivasi, semangat, dukungan, dan bantuan dalam setiap langkah hidup saya.
2. Seluruh guru dan dosen yang telah mengajar dan membimbing saya sampai saat ini.
Terima kasih atas semua ilmu dan pengetahuannya.
vii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas segala nikmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini dengan judul “Peranan Departemen Convention Services Operation dalam Penyelenggaraaan Event Meeting di Balai Sidang Jakarta Convention Center”. Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi syarat kelulusan menyelesaikan Program Studi D III Usaha Perjalanan Wisata di Universitas Sebelas Maret Surakarta, dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak menemukan hambatan, dan berkat bimbingan, semangat dan motivasi dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga hambatan yang ada dapat teratasi. Oleh karenanya, melalui kesempatan ini penulis sangat berterima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Warto, M. Hum, Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir.
2. Bapak Dr. Deria Adi Wijaya, S.ST.Par., M.Sc, Kepala Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan Wisata dan dosen pembimbing utama yang telah memberikan pengarahan untuk menyelesaiakan Tugas Akhir ini.
3. Ibu Umi Yuliati, S.S., M.Hum, dosen pembimbing kedua yang telah memberi dukungan dan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir.
4. Seluruh Staff serta Pegawai Harian Lepas (PHL) Departemen Convention Services Operation Balai Sidang Jakarta Convention Center yang telah
viii
berbaik hati memberi informasi dan kelengkapan data, guna bahan penulisan Tugas Akhir.
5. Keluarga besar Balai Sidang Jakarta Convention Center yang sangat ramah dan mau membantu dalam pencarian data untuk bahan Tugas Akhir.
6. Seluruh teman-teman D III Usaha Perjalanan Wisata angkatan 2016, terimakasih telah berjuang bersama selama 3 tahun ini, semoga ilmu yang kita dapat selama ini bermanfaat.
7. Semua pihak yang telah membantu proses penulisan laporan tugas akhir yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa penulis hanyalah manusia yang tak luput dari kesalahan dan kekurangan. Maka dari itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis pribadi maupun pembaca.
Surakarta, Juni 2019
Penulis
ix
ABSTRAK
Ardian Cahya Rahmadan, B3216010. 2019. Peranan Departemen Convention Services Operation dalam Penyelenggaraan Event Meeting di Balai Sidang Jakarta Convention Center. Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan Wisata. Fakultas Ilmu Budaya. Universitas Sebelas Maret Surakarta.
MICE pada era saat ini adalah bisnis yang menjanjikan, terutama pada event meeting. Balai Sidang Jakarta Convention Center (BSJCC) adalah salah satu tempat yang strategis untuk mengadakan suatu acara, khususnya meeting. Jakarta Convention Center merupakan venue yang bertaraf Internasional. JCC memiliki berbagai ruangan dengan fasilitas dan kapasitas yang dapat menjadi penunjang acara bertaraf nasional maupun internasional. Balai Sidang Jakarta Convention Center memiliki Departemen yang berperan dalam event convention yaitu Convention Services Operation.
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan menganalisis data yang diperoleh dari observasi dengan praktik kerja langsung yang dilakukan di Balai Sidang Jakarta Convention Center pada 1 Februari – 30 April 2019.
Penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data dengan metode observasi, studi dokumenter, wawancara dengan pihak-pihak Balai Sidang Jakarta Convention Center dan studi pustaka untuk mendapatkan data dari buku perpustakaan, brosur, dan dokumen perusahaan.
Hasil dari penelitian ini adalah menjelaskan mengenai bagaimana peran Departemen Convention Services Operation dalam penyelenggaraan event meeting di Balai Sidang Jakarta Convention Center mulai dari set up, showdays, sampai proses breakdown sesuai dengan BEO (Banquet Event Order). Selain itu penelitian ini juga ditambahkan mengenai bagaimana prosedur penyelenggaraan event meeting di BSJCC. Pada bagian akhir pembahasan menjelaskan challenge yang dihadapi beserta dengan solusinya.
Kesimpulannya, Departemen Convention Services Operation merupakan garda paling depan dan sangat memegang peran penting dalam sebuah penyelenggaraan event meeting di Balai Sidang Jakarta Convention Center. Dalam melaksanakan tugasnya, Departemen Convention Services Operation sudah sesuai dengan standar operasional, meskipun masih ada beberapa challenge atau kendala yang harus dihadapi seperti request special layout, ruangan yang besar dan manajemen barang di gudang dan adanya komplain dari klien.
Kata kunci : peranan, convention services, event, meeting, Balai Sidang Jakarta Convention Center
x
ABSTRACT
Ardian Cahya Rahmadan, B3216010. 2019. Peranan Departemen Convention Services Operation dalam Penyelenggaraan Event Meeting di Balai Sidang Jakarta Convention Center. Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan Wisata. Fakultas Ilmu Budaya. Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Nowadays, MICE is a promising business, especially in event meeting.
Jakarta Convention Center Hall is one of strategic places for holding an event, especially for meeting. JCC is an international venue. JCC has various rooms with facility and capacity that support national and international event. JCC has a department that plays a role in the event convention, that is Convention Service Operation.
This research used descriptive qualitative method. This research analyzed the data that obtained from observation with direct work practices. It was done in JCC Hall on February 1st – April 30th 2019. This research used observation, documentary study, interviews with JCC parties, literature study as collecting data technique to get the data from books in library, brochure, and the document of the company.
The results are to describe about how Convention Services Operation Department takes a role in organizing meeting event in JCC Hall, starts from setting up, show days, until breakdown process according to BEO (Banquet Event Order). Other than that, this research is also adding about how is the procedure of meeting event in BSJCC. In the last part, it describes about some challenges that must be faced along with the way to solve.
The conclusions is Convention Service Operation Department is a very front guard and takes the most important role in holding meeting event in JCC Hall. In carrying out its duties, Convention Services Operation Department is already based on operational standards. There are still some challenges and obstacles that must be faced such as special layout request, wide and large rooms, goods management in warehouse, and some complaints from client.
Key words: Role, Convention Service, Event, Meeting, JCC Hall.
xi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING ... ii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ... iii
HALAMAN PERNYATAAN ... iv
HALAMAN MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
ABSTRAK ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. LATAR BELAKANG ... 1
B. RUMUSAN MASALAH ... 4
C. TUJUAN ... 4
D. MANFAAT ... 4
E. KAJIAN PUSTAKA ... 5
F. METODE PENELITIAN ... 10
G. SISTEMATIKA PENULISAN ... 13
BAB II GAMBARAN UMUM BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION CENTER ... 14
A. SEJARAH ... 14
B. VISI, MISI NILAI-NILAI DAN BUDAYA ... 16
C. FASILITAS ... 19
D. DEPARTEMEN DAN TUGAS ... 34
BAB III PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES OPERATION DALAM PENYELENGGARAAN EVENT MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION CENTER ... 45
A. PROSEDUR PENYELENGGARAAN EVENT MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION CENTER... 45 B. PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES
OPERATION DALAM PENYELENGGARAAN EVENT MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION
xii
CENTER ... 49
C. KENDALA DAN SOLUSI ... 82
BAB IV PENUTUP ... 85
A. KESIMPULAN... 85
B. SARAN ... 86
DAFTAR PUSTAKA ... 88
LAMPIRAN ... 90
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1. Daftar barang yang menjadi tanggung jawab Departemen CSO ... 71
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Logo Balai Sidang Jakarta Convention Center ... 14
Gambar 2.2. Bagian Luar Gedung Jakarta Convention Center ... 16
Gambar 2.3. Layout Main Lobby ... 19
Gambar 2.4. Exhibition Hall untuk pameran Indonesia Property Expo 2019.. 20
Gambar 2.5. Plenary Hall untuk acara konser LoveFest 2019 ... 21
Gambar 2.6. Assembly Hall acara Indonesia Fashion Week 2019 ... 22
Gambar 2.7. Cendrawasih Room ... 23
Gambar 2.8. Layout Lower Lobby ... 24
Gambar 2.9. Nuri Room acara pengukuhan DPP 2019-2022 ASPERAPI ... 24
Gambar 2.10. Kenari Room untuk luncheon workshop acara Indogas 2019 ... 25
Gambar 2.11. Kakatua Room ... 25
Gambar 2.12. Merak Room ... 26
Gambar 2.13. Summit Room ... 27
Gambar 2.14. Summit Lounge acara INACRAFT 2019 ... 27
Gambar 2.15. Kasuari Lounge acara INACRAFT 2019 ... 28
Gambar 2.16. Lower Lobby Pre-Function ... 28
Gambar 2.17. Telephone & Business Center ... 29
Gambar 2.18. Café Gelatik ... 29
Gambar 2.19. Ruangan Bonded Warehouse ... 30
Gambar 2.20. Masjid Al-Ijtima ... 31
Gambar 2.21. Ruang makan untuk karyawan ... 31
xv
Gambar 2.22. Loker Karyawan ... 32
Gambar 2.23. Klinik Kesehatan ... 33
Gambar 2.24. Toilet ... 33
Gambar 2.25. ATM Center ... 34
Gambar 3.1. Suasana Meeting dengan Klien ... 50
Gambar 3.2. Contoh model set up Theatre Style ... 51
Gambar 3.3. Contoh model set up Classroom Style ... 52
Gambar 3.4. Contoh model set up Hollow Square Style ... 53
Gambar 3.5. Contoh model set up Ushape Style ... 53
Gambar 3.6. Contoh model set up Round Table Style ... 54
Gambar 3.7. Contoh model set up Ovale Style ... 55
Gambar 3.8. Contoh model set up Davos Style ... 55
Gambar 3.9. Contoh model set up Bilateral Meeting ... 56
Gambar 3.10. Contoh model set up Multirateral Meeting ... 57
Gambar 3.11. Pemasangan Sico Stage ... 61
Gambar 3.12. Contoh Meetingkits diatas meja ... 62
Gambar 3.13. Contoh ketika standby di dalam ruangan ... 65
Gambar 3.14. Contoh ketika melakukan breakdown ... 67
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Struktur organisasi Departemen CSO ... 90
Lampiran 2. Contoh event order... 91
Lampiran 3. Contoh schedule Departemen CSO... 95
Lampiran 4. Contoh layout event... 96
Lampiran 5. Venue maping and room capacity... 97
Lampiran 6. Daftar Informan ... 99
