Gambar 2.1. Jenis-jenis Tim

2.1. Tim

Tim adalah grup yang anggotanya mempunyai skill, saling bekerjasama, dan memiliki komitmen untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Tim adalah grup dari beberapa orang, tetapi setiap grup bukanlah sebuah tim, karena grup adalah kumpulan dua atau lebih individu yang saling berinteraksi, dengan hubungan yang stabil dan mempunyai kesamaan tujuan. Tim harus mempunyai tujuan yang akan diraih hanya melalui kooperasi dan gabungan usaha-usaha dari semua anggota tim.

Tim yang efektif adalah tim yang mau berbicara, mendengarkan, mendukung, terbuka, bekerjasama, dan jujur. Mereka juga menjaga komitmen, yang merupakan tanggung-jawab anggota tim yang paling penting. Jika anggota tim menerima sebuah tugas dan tidak menyelesaikannya, seluruh tim akan tidak efektif. Jika yang lainnya juga seperti itu, tim tersebut tidak akan berkembang.

Ada beberapa saran tentang cara mempertahankan komitmen, yaitu:

1. Hanya menerima tugas yang kita mengerti cara menyelesaikannya dan memiliki waktu dalam mengerjakannya.

2. Membuat agenda/jadwal, sehingga tidak akan terlupakan.

3. Jika menemukan masalah, bertanyalah untuk meminta bantuan dari pemimpin atau anggota tim yang lainnya.

4. Jika ada sesuatu yang mencegah kita untuk menjaga komitmen, mintalah seseorang untuk membantu sebelum deadline.

5. Jangan mengagetkan tim dengan tugas yang tidak terselesaikan.

Organisasi harus membuat tim yang cepat merespon terhadap keinginan pasar akan kualitas, customer service, efisiensi, dan inovasi. Mereka juga harus mengerti bahwa sistem manajemen berdasarkan teamwork dapat meningkatkan level kooperasi yang lebih tinggi dan meningkatkan interaksi di dalam dan antar- departemen.

2.1.1. Jenis Tim

Teamwork mewakili suatu kesatuan nilai yang menganjurkan anggotanya untuk saling mendengarkan, memberikan respon yang membangun, mendukung, dan mengapresiasi keinginan dan kesuksesan anggota tim. Nilai-nilai tersebut akan membantu tim untuk berprestasi dan juga akan memotivasi timbulnya prestasi baik secara individual maupun secara organisasi. Ada beberapa jenis kategori tim berdasarkan dimensi (ukurannya), yaitu:

1. Tujuan atau misi (purpose or mission) 2. Waktu (time)

3. Tingkat otonomi (degree of autonomy) 4. Struktur otoritas (authority structure)

Jenis tim tersebut diilustrasikan seperti di bawah ini:

Gambar 2.1. Jenis-jenis Tim

2.1.2. Langkah-langkah Pembentukan Tim Tim tidaklah mudah untuk dibentuk, dibutuhkan kombinasi orang dengan skill yang tepat dan bersedia bekerja sama dengan orang lain sebagai satu tim.

Langkah-langkah untuk membentuk tim yang sukses, yaitu:

1. Prework

- Ada kesepakatan awal tentang pentingnya pembentukan sebuah tim.

- Otoritas dan scope of work yang dimiliki tim tersebut juga perlu dipikirkan dari awal.

work team (berkaitan dengan produk atau servis)

temporary (ada hanya dalam periode tertentu)

Waktu permanen (tetapdibutuhkan

selama organisasi masih eksis) Tujuan/Misi improvement team (berkaitan

dengan efektifitas proses)

self-managed team (tim bebas menentukan kebijakan) Tingkat Otonomi

intact tim (bekerja di dalam area sendiri)

work group (leader membuat keputusan)

cross-functional tim (terdiri atas berbagai disiplin yang berbeda)

Struktur Otoritas

2. Menciptakan kondisi kerja yang menyenangkan supaya tim tersebut dapat mencapai tujuan yang telah disepakati. Perusahaan juga menyediakan segala sumber daya yang dibutuhkan oleh tim tersebut.

3. Beberapa hal yang dapat membantu terbentuknya tim, yaitu:

- Leader memutuskan dengan jelas siapa saja yang menjadi anggotanya.

- Anggota tim harus menerima misi dan tujuan dibentuknya tim tersebut.

- Pimpinan perusahaan harus mendefinisikan misi, tanggung jawab, dan hasil yang diharapkan dari tim tersebut dengan jelas.

4. Memberikan dukungan yang dibutuhkan. Setelah tim berfungsi, leader harus memberikan dukungan agar performa tim ini menjadi lebih baik. Dukungan leader jangan berubah menjadi intervensi terhadap tim.

2.1.3. Cara Menjaga Performa Tim

Setelah tim terbentuk, kesuksesan tidak datang dengan sendirinya, melainkan tim harus dijaga dan didukung agar tetap berperforma baik dengan cara antara lain:

1. Anggota tim yang beranekaragam. Tim akan berfungsi dengan baik bila terdiri atas orang-orang dengan skill dan pengalaman yang beragam.

2. Tim diusahakan tetap dalam ukuran kecil. Jika ukuran kecil, tim akan bekerja dengan lebih efektif dan mudah dikoordinasikan. Jumlah anggota tim yang ideal adalah 10-12 orang.

3. Pemilihan anggota tim yang tepat, yang mudah diajak bekerja sama dan memiliki skill yang bervariasi.

4. Keahlian teknik yang diperoleh dari cross training sangat diperlukan.

5. Mengklarifikasikan tujuan dengan jelas, sehingga mereka akan bergerak ke arah yang sama untuk mencapai tujuan yang telah disepakati.

6. Keterkaitan antara reward dan recognition dengan performance akan meningkatkan tim untuk mencapai sukses.

7. Menjelaskan peraturan, tugas, dan tanggung jawab.

8. Menggunakan ukuran performa yang sesuai supaya mereka dapat bekerja dengan baik. Ukuran sukses sebaiknya dari hasil proses yang dihasilkan.

9. Mengutamakan keterbukaan dan kepercayaan. Mereka harus saling percaya satu dengan yang lainnya. Mereka berani mengkritik, mengevaluasi performance mereka, dan saling memberikan feedback.

10. Membudayakan partisipasi, spontanitas, dan kreativitas, dengan keterlibatan mereka dalam pengambilan keputusan, maka komitmen mereka akan berkembang.

11. Menumbuhkan team spirit. Dengan adanya semangat ini, mereka akan bekerja lebih efektif dan percaya bahwa yang mereka lakukan akan sukses.

12. Menumbuhkan komunikasi dan bekerjasama, sehingga tujuan yang telah disepakati dapat tercapai dengan baik.

13. Mengantisipasi dan menyelesaikan masalah bersama-sama.

Performance tim bergantung pada setiap individu. Jika individu tidak tampil sebaiknya, maka tim pasti tidak akan sukses. Tim yang sukses tidak terjadi begitu saja karena Anda memiliki orang-orang yang hebat dalam tim Anda. Orang yang hebat sering menjadi faktor yang tidak penting dalam pembuatan tim. Yang penting dalam tim adalah Leadership.

2.1.4. Teamwork

Teamwork yang terjadi karena hasil dari pemikiran rencana yang matang.

Teamwork ditentukan oleh team leader yang memiliki visi yang jelas, tujuan yang spesifik, dan strategi yang jelas untuk membuat orang bekerja sama secara efektif.

Team leader adalah seseorang yang menfasilitaskan proses timnya dengan bekerja secara kolaborasi untuk menyakinkan bahwa mereka bisa menyelesaikan tugas mereka secara efektif dan efisien, dengan menjaga hubungan kerja yang baik dan melakukan koordinasi dengan lainnya untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Semua tim membutuhkan leader. Tim yang sukses mempunyai leader yang mengetahui dan memahami setiap anggota tim untuk menjadi tim yang sukses. Seorang leader seharusnya berpikir satu langkah lebih ke depan, berkomunikasi dengan baik, dan peduli dengan tim dan kerja keseluruhan. Leader yang baik seharusnya bisa melakukan tugas-tugas berikut ini:

1. Membangun timnya.

2. Melatih (coaching) anggota timnya secara individu.

3. Mengkoordinasi upaya-upaya tim.

4. Mengetuai rapat.

5. Mengatur kontak luar yang ada.

Ada 4 hal yang seharusnya dilakukan untuk pengembangan teamwork, yaitu:

1. Ability

Training dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan dasar teknik setiap individu yang diperlukan untuk mendukung kesuksesan tim.

2. Internal workteam

Anggota tim harus diajarkan cara pengambilan keputusan, cara melakukan dan menjalankan rapat, cara menyelesaikan masalah, cara mengevaluasi hasil performance tim, cara berkomunikasi secara efektif, dan cara menyakinkan partisipasi yang seimbang dalam tim.

3. Intra teamwork

Anggota tim yang membutuhkan training untuk kemampuan negosiasi dan presentasi, kemampuan feedback, dan perkembangan report.

4. External teamwork

Jika kesuksesan tim dipengaruhi oleh grup customer yang berbeda menjadi masalah, tim Anda membutuhkan training tentang dasar service customer dan cara menyediakan jasa yang diharapkan.

Social loafing/free riding merupakan suatu kecenderungan anggota tim untuk mengurangi usaha individunya dalam mengerjakan tambahan tugas sebagai konsekuensi terhadap penambahan jumlah anggota grup. Yang harus dilakukan untuk mengatasinya, yaitu:

1. Mengidentifikasikan anggota tim yang benar-benar bekerja dengan baik.

2. Membuat suatu tugas menjadi lebih menantang dan menarik.

3. Memberikan reward pada individu yang berkontribusi terhadap performa tim.

4. Memberikan penalty.

2.1.5. Tugas Elemen dalam Tim

Tugas semua elemen dalam tim, yaitu:

1. Tugas dari team member (operator): melakukan tugas-tugas operasi dan beberapa maintenance rutin.

2. Tugas dari team support (mekanik): melakukan tugas maintenance dan mekanikal dan tugas operasi sebagai back up.

3. Tugas dari team leader (operator): mengkoordinasikan aktivitas dari anggota tim yang memberi kontribusi untuk pencapaian tujuan timnya. Ia berlaku sebagai pemilik “proses bisnis”, yang mengetahui dari awal hingga akhir proses line-nya. Ia berperan sebagai leadership utama dalam mengarahkan semua sumber daya dalam timnya.

4. Tugas dari supervisor (head of production): sebagai team coach dan mengkoordinasikan semua aktivitas anggota tim untuk berkontribusi pada pencapaian timnya. Ia lebih berkonsentrasi pada aspek strategis.

5. Tugas dari engineering services department: lebih berkonsentrasi pada aspek strategis dari tugas engineering, seperti: overhaul secara periodic, dan proyek.

2.1.6. Evolusi Tim

Evolusi tim merupakan proses perubahan kondisi tim yang tidak High Performing menjadi High Performing. Tim yang tidak High Performing memiliki ciri-ciri, sebagai berikut:

1. “You break it, we fix it”.

2. Distribusi usaha tidak seimbang.

3. Kurangnya anggota yang multi skill.

4. Ada anggota yang masih silo thinking.

5. Adanya one man show.

Sedangkan tim yang High Performing memiliki ciri-ciri, sebagai berikut:

1. Anggota tim yang dapat diandalkan.

2. Distribusi usaha seimbang.

3. Adanya anggota tim yang multi skill.

4. Adanya natural working team.

5. Hasil yang diperoleh merupakan team result.

2.2. HPWT

HPWT merupakan contoh dari self managed team. HPWT adalah sebuah kerja tim yang anggotanya multi skill dengan integritas tinggi, yang berkomitmen untuk mencapai tujuan dan diperdayakan untuk menyelesaikan masalah, mengembangkan proses, dan akhirnya membangun budaya continuous improvement.

2.2.1. Multiskilling

Multiskilling merupakan suatu strategi untuk memperoleh operasi yang lebih konsisten dengan sedikit ketergantungan pada beberapa sumber daya utama, mengurangi overtime, meningkatkan performance sistem produksi, dan fleksibilitas. Multiskilling merupakan suatu sarana untuk tercapainya HPWT.

Multiskilling dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Gambar 2.2. Multiskilling Grafik

2.2.2. Tujuan HPWT

Menjadi tim yang sukses, maka setiap anggota harus memiliki kemampuan yang tinggi untuk mencapai tujuan dan hasil dengan tingkat kepuasan yang tinggi dalam bekerja sama dengan yang lain. Tujuan dari High Performing Work Team, yaitu:

1. Memperbolehkan setiap anggota untuk berkembang dan memiliki rasa tanggung jawab dan mudah diandalkan.

Multiskilling Horizontal Multiskilling

Vertical

Modul - 1 Modul - 2 Modul - 3 Modul - 4

Technical Operator

Operator

Mesin A Mesin B Mesin C

2. Tim yang berkomunikasi lebih baik dapat menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan dan dapat mendukung tercapainya produktivitas yang tinggi.

Struktur organisasi yang sekarang:

Gambar 2.3. Struktur Organisasi Sekarang Struktur organisasi yang akan datang:

Gambar 2.4. Struktur Organisasi Masa Depan

Secara struktural semua mekanik akan melapor pada supervisor produksi, dengan bimbingan teknikal yang diberikan oleh area engineers. Review regular teknikal juga akan diberikan oleh area engineeer untuk meng-update kemampuan mekanik.

2.2.3. Karakteristik HPWT

Beberapa karakteristik HPWT, yaitu:

1. Satu tujuan yang disepakati bersama.

2. Memiliki Key Performance Indicator (KPI) dengan target yang jelas.

3. Bekerja sama di satu area dan dalam tim yang sama.

4. Memiliki seorang koordinator tim.

5. Pembagian tugas dan tanggung jawab dalam tim yang jelas.

6. Tanggung jawab operasional dan fungsional.

7. Tim dinamis yang menjalankan aktivitas/tugas harian.

Team Leader Area eng

Prod spv Area eng

operator mekanik

2.2.4. Ciri-ciri Tingkah Laku HPWT

Ada 7 karakteristik tingkah laku yang diperlukan untuk membentuk High Performing Work Team, yaitu:

1. Purpose and value (tujuan dan nilai)

Tujuan bersama harus jelas, yang menjelaskan apa dan bagaimana caranya tim mencapainya.

2. Empowerment (pemberdayaan)

Kemampuan tim dalam mengatasi kendala yang akan terjadi untuk menwujudkan tujuannya. Setiap anggota mempunyai kesempatan untuk mengembangkan dan mempelajari skill baru.

3. Relationship and communication (hubungan dan komunikasi)

Adanya komunikasi yang terbuka, sehingga semua anggota bebas untuk mengutarakan opini, pikiran, dan perasaan tanpa rasa takut. Adanya kejujuran dan rasa peduli dalam hubungan suatu tim dapat menciptakan kepercayaan dan penerimaan diri dalam timnya.

4. Flexibility (fleksibilitas)

Setiap anggota mengerjakan tugas dan fungsi yang berbeda. Tim harus responsif terhadap perubahan, keingingan, dan kebutuhan anggotanya.

5. Optimal productivity (produktivitas yang optimal)

Tim mengembangkan metode pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah yang efektif, sehingga mencapai hasil yang optimum (berstandar dan berkualitas tinggi) dan mendukung partisipasi dan kreativitas anggotanya.

6. Recognition and appreciation (pengakuan dan penghargaan)

Perusahaan dan team leader menghargai hasil upaya anggota tim yang telah memberi kontribusi dengan melakukan acara penghargaan dan perayaan.

7. Morale (moral)

Setiap anggota tim akan memiliki kebanggaan, antusias, percaya diri, komitmen, optimis, dan bersemangat tinggi.

Terutama yang paling penting dari 7 karakteristik di atas adalah produktivitas yang optimal dan moral.

2.2.5. Manfaat HPWT

HPWT memberi manfaat baik pada karyawannya maupun perusahaan itu sendiri. Manfaat HPWT bagi karyawan, yaitu:

1. Kepuasan kerja (adanya tugas yang jelas dalam tim dan adanya team working).

2. Pengembangan skill (adanya kesempatan untuk berpindah ke role job yang lainnya dan memiliki skill baru).

3. Pemberdayaan (meningkatnya kepercayaan diri, pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan rasa memiliki perusahaan dan hasil timnya).

Manfaat HPWT bagi perusahaan, yaitu:

1. Performance kompetitif yang konsisten (dalam hal operasi, biaya, limbah, dan kualitas).

2. Organisasi yang efektif dan fleksibel.

3. Komunikasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang cepat.

4. Perusahaan yang diminati sebagai preferred employer, dengan memberikan coaching, employee training hingga potensi yang tertinggi.

5. Posisi daya saing perusahaan yang berkelanjutan.

2.2.6. Tahapan HPWT

Penerapan HPWT dengan cara menerapkan work team di seluruh area, melakukan training untuk meningkatkan skill para anggota tim (multi skill), dan menghilangkan silo thinking antar-departemen melalui integrasi.

Gambar 2.5. 3 Pilar HPWT Menuju HPF

HPF

TEAM BASED ORGANISATION INTEGRATION MULTISKILLING

HPWT

Gambar 2.6. Tahapan HPWT

Dalam penerapan HPWT di PT X ada 4 tahap yang harus dilalui, yaitu:

1. Preparation

Pada tahap ini para manajer/atasan melakukan perundingan yang bertujuan untuk mencapai HPF dengan menerapkan HPWT di perusahaan. Oleh karena itu ada beberapa hal penting yang terlebih dahulu harus dilakukan, yaitu:

- Intorduksi HPWT: Memperkenalkan (HPWT, CDM, SPC, Safety) kepada semua manajemen dan tim.

- Definisi HPWT: Menjelaskan dan memberikan pengarahan tentang HPWT, tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim, struktur organisasi tim, karakteristik tim, dokumentasi dan sign off model HPWT, dan tujuan HPWT.

- Menentukan Pilot line dan tim, dengan mempertimbangkan kesiapan orang-orang, utilisasi, kompleksitas, loss efisiensi, dan maintenance.

- Melakukan pemetaan struktur yang ada, membuat skill matrix, dan gap assessment.

- Persiapan KPI: Menjelasan KPI HPWT kepada semua tim yang terbentuk.

- Persiapan Modul Development (sebagai tool dari HPWT): membuat Modul Development yang mudah dimengerti, sehingga dengan membacanya saja, dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang ada di dalamnya.

2. Deliverable

Pada tahap ini dilakukan penyampaian hal-hal yang telah disepakati dan ditentukan bersama, dengan melakukan:

- Training development, yang harus dilakukan, yaitu: melakukan eksekusi training berdasarkan gap, memberi post test dan sertifikasi, merencanakan development.

- Implementasi Best Practice, dengan memberikan tes HPWT (CIL, DFF, Center Lining), review instruksi pengoperasian, pengukuran, dan pengawasan KPI HPWT.

Deliverable

Preparation Implemention Sustainable

- Review manajemen, dengan melakukan rapat follow up HPWT mingguan dan rapat review komite 2 mingguan.

3. Implementation

Pada tahap ini dilakukan penerapan dari hasil penyampaian yang telah dilakukan. Adanya persetujuan akhir untuk dilakukan implementasi struktur baru dan review peran, tugas, dan tanggung jawab.

4. Sustainable

Pada tahap ini dilakukan feed back dan review, sehingga dapat dilakukan pengembangan yang berkesinambungan (continuous improvement), dengan melakukan:

- Review pilot line, diupayakan adanya konsistensi performance yang kompetitif pada pilot line dan melakukan penilaian HPWT.

- Standarisasi dan rencana proyek HPWT selanjutnya, dengan melakukan review garis besar HPWT, review program training, menentukan waktu untuk proyek berikutnya, dan mempersiapkan proyek baru selanjutnya.

2.2.7. Langkah-langkah HPWT

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam HPWT, yaitu:

1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi (bukan hirarki) harus dibuat supaya visi dan misi dapat tercapai dengan baik. Contohnya sebagai berikut:

Gambar 2.7. Struktur Organisasi HPWT 2. Komposisi Workteam

Setiap departemen memiliki beberapa line dan dari setiap line memiliki Working Group

Factory Manager

Implementation Group Support Group Project Leader

SCM MPFP

MP Process

masing-masing. Setiap tim memiliki nama dan moto masing-masing.

Contohnya sebagai berikut:

Gambar 2.8. Komposisi Workteam 3. Activities Mapping

Activities mapping bentuknya seperti blok diagram yang ada di dalam Modul Development. Blok diagram tersebut harus dimengerti dan dipahami prosesnya di line. Ada 5 parameter, yaitu:

- Proses

Untuk mengetahui tentang hal-hal yang berkaitan dengan proses, dapat diketahui melalui SOP, QMS, Prosedur cleaning, CIL, CO, SAM, CI.

- Support

Ada beberapa hal yang dapat mendukung jalannya proses, yaitu: raw material handling, packing material handling, proses order manajemen, variance tracking, dan stock taking.

- Kualitas

Untuk menjaga kualitas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

net weight control, inline SPC, inline Quality Control.

- Maintenance

Ada beberapa hal yang dapat menjadi pegangan dalam melakukan maintenance, yaitu: line improvement dan CDM.

- Performance Management

Ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam menjaga performance, yaitu: KPI data capture, KPI measurement, tool box meeting coordination, root cause analysis, dan action plan.

Line E2 Team A,B,C,D

O QQ O

M E

O M

E O

TL O TL O

MP Process

Line RVP Team A,B,C,D

O QQ O

M E

O M

E O

TL O TL O

MPFP

Line 1,2,3 Team A,B,C

O QQ O

M E

O M

E O

TL O TL O

SCM

Contoh activities mapping sebagai berikut:

Gambar 2.9. Activities Mapping 4. Responsibility Matrix

Responsibility matrix menjelaskan siapa melakukan apa dan apa tanggung- jawabnya di proses tersebut. Jika setiap orang mempunyai responsibility, orang-orang tersebut harus mempunyai skill, dimana skill mereka dikembangkan menjadi multi skill. Multi skill ada yang horisontal dan vertikal.

Contoh dari multi skill horsiontal adalah orang tersebut mampu mengoperasikan evaporator, dry mix, egron. Contoh dari multi skill vertikal adalah orang tersebut mampu mengoperasikan, membersihkan, memperbaiki, merawat mesin filling.

5. Multiskilling Matrix

Pada multiskilling matrix ini ditetapkan strateginya dan bagaimana cara menjalankannya. Oleh karena itu dibutuhkan Modul Development, assessment, dan job evaluation.

6. Training Matrix

Training matrix dibuat untuk mengetahui perkembangan seseorang, mengetahui training apa saja yang sudah diikuti, harus mengikuti training apa lagi. Jika orang tersebut lulus dari semua training yang ia perlukan, maka jabatannya dapat dinaikkan. Contohnya sebagai berikut:

Gambar 2.10. Training Matrix Bulk Silo

Tote Bin

RVP Auto

Cartoner

Wrap Around

Palletizer

Central Sugar Dissolving Cooker Depositor/ Cooling Rework Treatment GD 2500 GD 5000 Fuji Flowwrap (3400) Indosa Fuji Bagger Gwolf (VPP-180-2) Best Pack and other manual packing Ink Jet Printer

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12

Functional Training

No. Name of Trainer 1 Mr. Robert

2 Mr. Wahudi 3 Ms. Melissa

9 9

9 9

7. Job Description

Job description merupakan penjelasan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seseorang dalam jabatan tertentu. Tugas dan tanggung jawab orang tersebut harus dijelaskan terlebih dahulu, sehingga tidak terjadi kebingungan dalam melaksanakan tugas dalam menduduki jabatan tersebut. Job desc dari fungsi yang terlibat harus dijelaskan. Macam-macam fungsi yang terlibat, yaitu:

production manager, first line manager, team leader, area engineer, technical operator (operator yang bisa melakukan semuanya), line mechanic, electrician operator, dan packer. Contohnya sebagai berikut:

Gambar 2.11. Job Description 8. Elemen Compulsory

Semua elemen yang dibutuhkan harus selalu di-update lagi, seperti : SOP, QMS, CIL, CO, dan sebagainya. Contohnya sebagai berikut:

Gambar 2.12. Compulsory Elemen

Section SOP QMS Cleaning

Procedures CIL C / O SAM Sheet Recording

Input to system

Inline Quality

Tipping GC OK OK OK N/A OK OK OK OK

Roaster OK OK OK OK OK OK N/A OK

Extraction OK OK OK OK OK N/A N/A OK

Evaporator OK OK OK OK OK OK N/A OK

Egron OK OK OK OK OK OK OK OK

Tipping Coffee OK OK OK N/A N/A OK OK

Creamer Sugar

Milling OK OK OK OK N/A N/A N/A N/A

Weighing Hopper OK OK OK OK N/A N/A OK OK

Mixer OK OK OK OK OK OK OK OK

Mixer & Weighing

(premix) OK OK OK OK OK N/A OK OK

Tote Bin OK OK OK OK N/A N/A OK OK

Schmucker OK OK OK OK OK¹⁾ OK OK OK

Duplex OK OK OK OK OK OK OK OK

Bulk Filling Mixes OK OK OK OK OK OK OK OK

F/P Coffee

R10 OK OK OK OK N/A OK OK OK

Bulk Instant OK OK OK OK OK OK OK OK

RVP OK OK OK OK OK OK OK OK

Nalbach

- Depaletizer OK OK OK OK OK OK OK OK

- Jar Cleaner OK OK OK OK OK OK N/A OK

- Filler OK OK OK OK OK OK OK OK

- Capper OK OK OK OK OK OK OK OK

- Labeller OK OK OK OK OK OK OK OK

- Wrapping OK OK OK OK OK OK OK OK

- Packing OK OK OK OK OK OK OK OK

COFFEE PLANT

F/P DryMix

F/P Mixes Manufacturing

9. Formal Audit

Tool yang digunakan untuk mengembangkan orang tersebut adalah Modul Development. Modul tersebut diberikan kepada operatornya, kemudian muncullah assessment terhadap modul tersebut, training itu sendiri dan HPWT itu sendiri. Semua di-assessment, sehingga diperlukan audit HPWT.

Setelah HPWT diaudit, akhirnya dapat mencapai HPF (suatu target yang selalu bergerak naik ke atas). Contohnya sebagai berikut:

Gambar 2.13. Formal Audit (Check List)

2.3. Sistem Perusahaan

Struktur organisasi yang ada di PT X bukan sistem hirarki, sehingga setiap bagian dapat saling berinteraksi secara langsung. Sekarang ini setiap depertemen saling bekerja sama. Dengan adanya HPWT, diharapkan kelak terbentuklah tim yang anggotanya terdiri atas semua depertemen dan tidak ada departemen masing- masing lagi karena di dalam semua tim sudah ada anggota yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi dapat dilihat di lampiran 1. Tim yang berdasarkan HPWT dapat dilihat di bawah ini:

Weight Max. Efect.

A - Organization 109 66

* Concepts / Vision of HPWT 8 24 16

- Documented ? 1 1 8

- Documentation Distributed/ Divulgated ? 1 0 0

- Assimilated ? (Vision/ Values = Staff 1 1 8

Concepts = All Levels)

* Implementation Structure 7 35 21

- Defined and Registered ? 1 1 7

- Efectively Implemented ? 1 0 0

- Envolvement of Validation Group ? 1 1 7

- Envolvement of Support Group ? 1 1 7

- Full Time Envolvement and Devotion of Project Leader ? 1 0 0

* Job Descriptions 6 12 6

- Established for all Technical and operational areas ? 1 1 6

- Implemented ? 1 0 0

* Responsability Matrix 8 24 16

- Actuation Areas Defined ? 1 1 8

- Responsability Known by all Personnel ? 1 0 0

- Corresponds to Reality ? 1 1 8

* Implementation Timelines 7 14 7

- Defined ? 1 1 7

- Carried out ? 1 0 0

Gambar 2.14. Tim yang HPWT

Yang sebelum HPWT terdapat beberapa departemen, yaitu: produksi, engineering, QA, dan sebagainya. Sesudah adanya tim yang HPWT tidak ada lagi departemen-departemen tersebut karena anggota tim tersebut memiliki tugas dan fungsi masing-masing seperti dapartemen sebelumnya.

QA CAPABILITY INTEGRATED IN TEAM:

- QUALITY SYSTEMS - QUALITY TRAINING - NQS

PROD. &

MAINT. RISK &

ENVIR.

LEADERSHIP QA

PRODUCTION TOOLS:

- CIL

- TROUBLE SHOOTING - SAM & CDM

TEAM LEADERSHIP SKILLS:

SYSTEMS THAT INTEGRATE ALL ACTIVITIES IN DAILY MANAGEMENT

TEAM

RISK TOOLS:

- SAFETY SYSTEMS - PEOPLE PROTECTION