AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN: PENGUJIAN
PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS
TRANSAKSI, DAN HUTANG USAHA
Oleh : Padlah Riyadi., SE, MM., Ak, CA., ACPA
---Akun dan Kelas Transaksi dalam Siklus Akuisisi Dan Pembayaran
Tujuan audit dalam akuisisi ini untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi akusisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi.
Tiga kelas transaksi yang dimasukkan ke dalam siklus:
1. Akuisisi barang dan jasa - penggabungan barang dan jasa dalam perusahaan
2. Pengeluaran kas - Pengeluaran kas adalah transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya. Pengeluaran kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang.
Faktor faktor yang mempengaruhi pengeluaran kas adalah:
Pembelian aktiva tetap
Pembayaran gaji
Fungsi Bisnis dalam Siklus serta Dokumen dan Catatan yang Terkait
Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa itu, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha.
Memproses Pesanan Pembeli
Permintaan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Bentuk pasti dari permintaan itu dan persetujuan yang diperlukan tergantung pada sifat barang dan jasa dan kebijakan perusahaan. Dokumen yang umum digunakan meliputi:
1. Permintaan Pembelian
Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang berupa permintaan akuisisi seperti atas bahan oleh seorang mandor ruangan penyimpanan, perbaikan pihak luar oleh personil kantor atau pabrik.
2. Pesanan Pembelian
Dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Pesanan tersebut mencakup deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang dan jasa yang ingin dibeli perusahaan dan sering kali digunakan untuk menunjukan otorisasi akuisisi.
3. Menerima Barang dan Jasa
Penerimanaan barang dan jasa dari vendor oleh perusahaan merupakan saat dimana sebagian perusahaan mulai mengakui akuisisi dan kewajiban terkait pada catatannya. Ketika barang telah diterima, pengendalian yang memadai akan mewajibkan dilakukannya pemeriksaan atas deskripsi, kuantitas, kedatangan yang tepat waktu, dan nkondisi. Laporan pemerimaan adalah kertas atau dokumen elektronik yang dibuat pada saat barang diterima.
Mengakui Kewajiban
Pengakuan kewajiban yang tepat atas penerimaan barang dan jasa memerlukan pencatatan yang tepat waktu dan akurat. Pencatatan awal akan mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas aktual, karena itu perusahaan harus berhati-hati mencantumkan semua transaksi, hanya akuisisi yang dilakukan ,dan pada jumlah yang tepat. Dokumen dan catatan yang umum meliputi:
1. Faktur Vendor, adalah dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi. Faktur tersebut menunjukan deskripsi dan kuantitas barang serta jasa yang diterima, harga, syarat diskon tunai, tanggal penagihan , dan total jumlahnya.
2. Memo Debet, merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor akibat adanya retur barang atau pengurangan yang diberikan.
diberi nomor urut.
4. File Transaksi Akuisisi, adalah file yang dibuat komputer yang meliputi semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode. File ini berisi semua informasi yang dicantumkan kedalam sistem dan meliputi informasi tentang setiap transaksi.
5. Jurnal Akuisisi atau Listing, jurnal tersebut mengidentifikasi apakah akuisisi dilakukan secara tunai atau dengan piutang usaha. Jurnal atau listing dapat mencakup periode selama sebulan. Transaksi dapat dicatat ke buku besar, file induk utang usaha.
6. File Induk Utang Usaha, file induk utang usaha mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor.file induk ini diperbaharui dari file transaksi akuisisi, retur dan pengurangan, serta pengeluaran kas yang terkomputerisasi.
7. Neraca Saldo Utang Usaha, mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap vaktur atau voucherpada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat secara langsung dari file induk utang usaha.
8. Laporan Vendor, adalah dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukan saldo awal, akuisisi, retur, dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir.
Memroses dan Mencatat Pengeluaran Kas
Pembayaran atas pembelian barang dan jasa merupakan aktivitas yang signifikan bagi semua entitas. Aktivitas tersebut secara langsung dapat mengurangi saldo akun kewajiban, terutama utang usaha. Dokumen yang terkait termasuk:
1. Cek, umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Sebagian perusahaan menggunakan cek yang dibuat melalui komputer berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima.
2. File Transaksi Pengeluaran Kas, adalah file yang dibuat dengan komputer yang mencantumkan semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi selama masa periode. File ini berisi jenis informasi yang sama seperti yang dibahas untuk file transaksi akuisisi.
3. Jurnal atau Listing Pengeluaran Kas, adalah laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang mencantumkan semua transaksi pada setiap periode waktu. Transaksi yang sama, termasuk semua informasi yang relevan, akan dicantumkan dala file induk utang usaha dan buku besar umum.
Bagaimana E-Commerce Mempengaruhi Siklus Akuisisi dan Pembayaran
dapat meningkatkan kemampuan untuk melakukan bisnis dengan rekan bisnis yang jauh lokasinya, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan. Perusahaan lainnya menggunakan lelang business-to-business yang diselenggarakan internet untuk menegosiasikan pembelian perlengkapan dan jasa yang diperlukan dalam lelang terbuka. Banyak yang berpendapat bahwa penggunaan internet untuk memperoleh barang dan jasa menimbulkan efisiensi pasar dan harga yang lebih murah karena pasar online akan memungkinkan jumlah pemasok dan pelanggan yang lebih besar untuk menegosiasikan pembelian serta penjualan produk dan jasa.
Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Subtantif atas Transaksi
Memahami pengendalian internal
Auditor harus memahami pengendalian internal untuk siklus akuisisi sebagai bagian dari pelaksanaan prosedur penilaian resiko dgn mempelajari bagan arus klien , meriview kuisioner pengendalian internal, serta melakukan pengujian walkthrough untuk akuisisi pengeluaran kas.
Menilai resiko pengendalian yang direncanakan
a. Otorisasi pembelian : merupakan otorisasi yang tepat untuk melakukan akuisisi akan memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh adalah demi memenuhi tujuan perusahaan yang diotorisasi dan menghindari akuisisi item yang berlebihan atau tidak diperlukan.
b. Pemisahan penyimpanan aktiva dari fungsi lainnya : sebagian besar perusahaan meminta departemen penerimaan untuk memulai membuat laporan penerimaan sebagai bukti penerimaan dan pemerikasaan barang.
c. Pencatatan yang tepat waktu dan review independen atas transaksi : pencatatan kewajiban atas akuisisi dibuat atas dasar penerimaan barang dan jasa.
d. Otorisai pembayaran : Pengendalian termasuk pengeluaran kas yaitu penandatanganan cek oleh individu , pemisahan tanggungjawab untuk menandatangani cek dan melaksanakan fungsi utang usaha, dan pemeriksaan yang cermat atas dokumen.
Menentukan luas pengujian pengendalian
Auditor mengidentifikasi kunci pengendalian internal dan kelemahan serta menilai risiko pengendalian. Jika auditor bermaksud mengandalkan pengendalian untuk mendukung penilaian risiko pengendalian pendahuluan dibawah maksimum, auditor melaksanakan pengujian pengendalian untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian telah beroperasi secara efektif.
Merancang pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi untuk akuisisi 1. Perolehan yang Dibukukan adalah untuk Barang dan Jasa yang Diterima, Konsisten
dengan Kepentingan Klien (existence atau keterjadian).
dikurangi secara drastis. Pengendalian yang memadai juga dapat mencegah klien untuk mencantukan beban bisnis atau aktiva yang curang atau yang terutama memberikan manfaat bagi manajemen atau karyawan lain dan bukan entitas yang sedang diaudit.
1. Akuisisi yang Ada Telah Dicatat (completeness atau kelengkapan).
Kelalaian untuk mencatat akuisi barang dan jasa yang diterima secara langsung akan mempengaruhi saldo hutang usaha. Karena itu, auditor biasanya sangat menaruh perhatian pada tujuan kelengkapan.
2. Perolehan Telah dibukukan secara Akurat (accuracy atau keakuratan).
Karena keakuratan, banyak akun aktiva, kewajiban, dan beban tergantung pada kebenaran pencatatan transaksi dalam jurnal perolehan, luas pengujian terinci atas banyak akun neraca dan beban akan tergantung pada evaluasi yang tepat atas transaksi perolehan. Misalkan, jika auditor yakin bahwa setiap aktiva tetap telah dinilai dengan benar didalam buku harian, maka dapat diterima untuk memeriksa lebih sedikit dokumen perolehan dalam periode berjalan dari pada jika pengendaliannya tidak memadai.
3. Akuisi Telah Diklasifikasikan dengan Benar (Klasifikasi).
Pengujian terinci atas akun tertentu dapat dikurangi jika auditor percaya bahwa pengendalian internalnya memadai untuk memberikan kepastian yang yang layak menyangkut klasifikasi yang benar dalam jurnal akuisi. Meskipun semua akun terpengaruh, dua bidang yang sangat terpengaruh terhadap klasifikasi adalah perolehan periode berjalan atas akun aktiva tetap dan semua akun beban, seperti perbaikan dan pemeliharaan, utilitas, serta iklan.
Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Pengeluaran Kas
Auditor biasanya melaksanakan pengujian akuisisi dan pengeluaran kas pada saat yang bersamaan. Transaksi yang diperiksa dipilih dari jurnal akuisisi, faktur vendor, laporan penerimaan dan dokumentasi akuisisi lainnya yang diperiksa pada saat yang bersamaan. Jadi, verifikasi dapat dilakukan secara efisien tanpa mengurangi keefektifan pengujian.
Metodologi Mendesign Uji Rincian Saldo untuk Hutang Usaha
Karena semua siklus transaksi akuisisi dan pembayaran secara teknis berjalan melalui hutang usaha, maka akun ini sangat lah kritis untuk diaudit.
Tahap 1: Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi saldo hutang .
Tahap 1 dan 2: Menilai Risiko Pengendalian serta Merancang dan Melaksanakan Pengujianpengendalian dan Pengujian substantif atas transaksi
Sebagaimana yang disajikan, setelah auditor menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan resiko bawaan untuk hutang usaha, maka auditor menggunakan pemahamannya mengenai pengendalian intern itu untuk menilai resiko pengendalian. Ijin substantif terakhir bagi auditor itu tergantung pada efektifitas relatif pengendalian internal yang terkait dengan hutang dagang.
Tahap 3: Merancang dan Melaksanakan Prosedur Analitik
Salah satu dari prosedur analitik untuk mengungkap salah saji hutang dagang yaitu dengan membandingkan total beban tahun berjalan dengan tahun lalu.
Tahap 3: Merancang dan Melaksanakan Pengujian Terinci atas Saldo Hutang Usaha
Auditor harus mengetahui perbedaan penekanan antara audit atas kewajiban dan audit atas aktiva.
Pengujian Kewajiban Sudah Lewat Waktu.
Karena akun kewajiban menekan pada kurang saji, maka pengujian kewajiban yang sudah leawat waktu penting untuk hutang usaha.
1. Periksa Dokumentasi yang Mendasari Pengeluaran Kas Periode Akuntansi.
Tujuan prosedur audit ini adalah menemukan pembayaran dalam periode akuntansi berikutnya yang merupakan kewajiban pada tanggal neraca.
2. Periksa Dokumentasi yang Mendasari Tagihan yang belum Dibayarkan Beberapa Minggu Setelah Akhir Tahun.Prosedur ini dilakukan dengan cara yang sama seperti prosedur diatas dan untuk maksud yang jugasama.
3. Telusuri Laporan Penerimaan yang Dibuat Sebelum Akhir Tahun ke Faktur Pemasok.Semua barang dagangan yang diterima sebelum akhir periode akuntansi, yang ditunjukkan oleh pembuatan laporan penerimaan barang harus dimasukkan sebagai hutang usaha.
4. Telusuri Laporan Pemasok yang Memperlihatkan Saldo Terhutang ke Neraca Saldo.Apabila klien menyimpan arsip akun tagihan pemasook, maka laporan yang menunjukkanadanya saldo terhutang pada tanggal neraca dapat ditelusuri ke jurnal atau daftar tersebut untuk memastikan bahwa saldo-saldo tersebut sudah termasuk dibukukan sebagai hutang usaha.
5. Kirimkan Konfirmasi ke Pemasok yang Melakukan Bisnis Dengan Klien.
Walaupun penggunaan konfirmasi untuk hutang usaha kurang umum dibandingkan untuk piutang usaha, akan tetapi hal ini sering dilakukan untuk menguji adanya pemasok yang dihilangkan dari daftar hutang usaha.
Pengujian Pisah Batas.
Pengujian ini untuk hutang usaha dimaksudkan untuk menentukan apakah transaksi yang dibukukan beberapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca telah dimasukkan ke dalam periode yang sesuai.
1. Hubungan Pisah Batas dengan Observasi Pisik Persediaan.
pengujian pisah batas ini dikoordinasi dengan observasi pisik persediaan. 2. Persediaan Masih Dalam Perjalanan.
Dalam hutang usaha harus dibedakan antara perolehan persediaan berdasarkan franko gudang pembeli (FOB destination) dan franko gudang penjual (FOB origin).
Ketepatan bukti
1. Pembedaan Antara Faktur Pemasok dan Laporan Tagihan Pemasok.
Dalam memberikan verifikasi penilaian atas saldo akun, auditor harus membedakan antara faktur pemasok dengan akun tagihan pemasok.
2. Perbedaan Antara Laporan Tagihan Pemasok dan Konfirmasi.
Perbedaan utama antara laporan tagihan pemasok dan konfirmasi hutang usaha terletak pada sumber informasinya.
Ukuran sampel
