1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang sangat pesat seperti sekarang ini, baik di instansi pemerintah maupun swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui berkembangnya arus informasi dalam segala bidang khususnya dalam bidang komputer [1].Perkembangan teknologi informasi yang kian pesat menimbulkan suatu revolusi baru yang berupa peralihan sistem kerja konvensional ke era digital.
Perubahan ini juga telah merubah cara pandang setiap orang dalam melakukan berbagai kegiatan, salah satunya adalah pada kegiatan instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi gampong yang merupakan sub sistem dari sistem administrasi Negara [2].
Pemerintahan gampong merupakan salah satu pemerintahan yang bertugas mengatur, mengelola sumber daya dalam pemerintahan di
Perancangan Sistem Manajemen Administrasi Gampong
Berbasis Aplikasi Desktop
Munawir*, Zulfan, Yeni Yanti, Erdiwansyah Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Serambi Mekkah
Jl. Tgk. Imum Lueng Bata Desa Bathoh, Kota Banda Aceh, Propinsi Aceh, Indonesia
*Koresponden email: [email protected]
Abstrak. Perkembangan teknologi yang sangat pesat seperti sekarang ini, baik di instansi pemerintah maupun swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui berkembangnya arus informasi dalam segala bidang khususnya dalam bidang komputer.Perubahan ini juga telah merubah cara pandang setiap orang dalam melakukan berbagai kegiatan, salah satunya adalah pada kegiatan instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi gampong yang merupakan sub sistem dari sistem administrasi negara.Era modern sekarang ini, pesatnya perkembangan teknologi menuntut intansi-intansi pemerintahan di tingkat gampong harus menerapkan sebuah pengolahan data yang terkomputerisasi.Sistem informasi
administrasi gampong dimaksudkan untuk meningkatkan eisiensi dalam hal pelayanan masyarakat
khususnya dibidang administrasi, sebagai contoh pembuatan surat pernyataan, surat kelahiran, surat kematian, surat belum menikah, surat keterangan tidak mampu, surat berkelakuan baik, surat keterangan usaha, dan surat domisili.Setelah dilakukan penelitian, maka sistem manajemen administrasi gampong sudah dapat diterapkan menggunakan komputerisasi sehingga prosesnya sangat cepat dan untuk pengarsipan juga mudah.
Kata kunci : Sistem Manajemen, Aplikasi Desktop,Administrasi Gampong
Abstract. The rapid development of technology as it is today, both in government and private institutions
are required to be able to follow and know the development of information low in all ields, especially in the ield of computers.This change has also changed the perspective of each person in conducting
various activities, one of which is on the activities of government agencies in the administration of village administration services which is a sub system of the system of state administration. Today’s modern era, the rapid development of technology demands government agencies at the village level should implement a computerized data processing. The village administration information system is intended to improve
eficiency in terms of public service, especially in the ield of administration, for example making a statement, birth certiicate, death certiicate, certiicate of inadequacy, letter of good character, business certiicate and domicile letter. After the research, the village administration management system can be
applied using computerized so that the process is very fast and for archiving is also easy.
administrasi gampong dimaksudkan untuk meningkatkan eisiensi dalam hal pelayanan masyarakat
are required to be able to follow and know the development of information low in all ields, especially in the ield of computers.This change has also changed the perspective of each person in conducting
eficiency in terms of public service, especially in the ield of administration, for example making a statement, birth certiicate, death certiicate, certiicate of inadequacy, letter of good character, business certiicate and domicile letter. After the research, the village administration management system can be
Serambi Engineering, Volume II, No.4, Agustus 2017 Edisi Khusus ISSN : 2528-3561
tingkat desa dan mempunyai kewajiban untuk penyelenggaraan administrasi kependudukan sebagai bentuk pelayanan terhadap masyarakat. Pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil merupakan sub-sub pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan. Pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintahan desa/kelurahan selaku ujung tombak pendaftaran penduduk.Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan dengan benar, cepat dan tepat agar penduduk sebagai pelanggan merasa mendapat pelayanan yang memuaskan.
Era modern sekarang ini, pesatnya perkembangan teknologi menuntut intansi-intansi pemerintahan di tingkat gampong harus menerapkan sebuah pengolahan data yang terkomputerisasi dan terotomatisasi sehingga dapat memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat. Sistem informasi administrasi gampong dimaksudkan
untuk meningkatkan eisiensi dalam hal pelayanan
masyarakat khususnya dibidang administrasi, sebagai contoh pembuatan surat pernyataan, surat kelahiran, surat kematian, surat belum menikah, surat keterangan tidak mampu, surat berkelakuan baik, surat keterangan usaha, dan surat domisili [3].
Gampong Lambeugak selama ini melakukan tugas sebagai pelayanan administrasi gampong masih dalam bentuk manual sehingga memperlambat proses dalam pengurusan surat – surat keterangan yang dibutuhkan oleh warganya. Selain itu penyimpanan data masih dalam bentuk berkas-berkas sehingga pengarsipan tidak jelas dan jika suatu saat dibutuhkan data arsip tersebut, maka sangat susah dalam pengambilan data arsip tersebut.
2. Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, penggumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan data yang ada kaitannya dengan sistem informasi karyawandengan metode-metode sebagai berikut [4]:
a. Observasi
Observasi ialah cara atau teknik yang digunakan dalam pengumpulan data dari pengamatan
langsung pada obyek yang diteliti. Metode ini sangat menjamin kepastian kebenarannya, dalam hal ini observasipenelitian dilakukan pada kantor keuchik Gampong Lambeugak Aceh Besar. Berdasarkan observasi ini dapat diketahui bahwa pelayanan administrasi gampong tersebut masih menggunakan sistem pemprosesan manual sehingga membuat warga gampong kewalahan dalam menunggu atau mengurus suatu surat keterangan yang dibutuhkan.
b. Interview
Interview ialah teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis dengan wawancara secara langsung dengan aparatur gampong Lambeugak Aceh Besar. Metode ini dilakukan dengan mengadakan tatap muka secara langsung dengan key person yang terkait yaitu dengan orang - orang terkait secara langsung dengan permasalahan yang diamati dan dianggap mengetahui permasalahan.
c. Dokumentasi
Dokumentasi ialah metode pengumpulan data dengan cara mengambildata-data dari kantor keuchik gampong Lambeugak Aceh Besar.
2.1. Flowmap Sistem Usulan
2.2. Entity Relationship Diagram
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi [5].Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 2.
2.3. Diagram Konteks
Diagram Konteks mencakup satu simbol proses yang mewakili seluruh sistem manajemen transport dengan dua entitas yang sangat berpengaruh dalam sistem tersebut.
Gambar 2. ERD
Serambi Engineering, Volume II, No.4, Agustus 2017 Edisi Khusus ISSN : 2528-3561
3. Hasil Dan Pembahasan
Hasil dari sistem manajemen administrasi gampong berupa Menu utama, form pekerjaan, pendidikan, jenis surat, warga dan administrasi.
1. Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan utama setelah login berhasil kesistem. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 3.
2. Form input pekerjaan
Form pekerjaan berfungsi untuk menginput semua data pekerjaan warga, data pekerjaan ini akan berelasi dengan data pekerjaan warga. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 4.
3. Form input pendidikan
Form input pendidikan merupakan form untuk menginput data pendidikan, form ini berelasi dengan data warga. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat Gambar 5.
4. Form input jenis surat
Form input jenis surat merupakan form untuk menginput semua jenis administrasi surat yang akan dibuat oleh warga, form ini berelasi dengan input administrasi yaitu warga mengurus surat berdasarkan jenis surat yang akan dibuatnya. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 6.
5. Form input warga
Form input warga merupakan form untuk menginput data warga, form ini berelasi dengan pekerjaan dan pendidikan. Input dari form ini Gambar 4. Menu Utama
Gambar 5. Input Pekerjaan
Gambar 6. Input Pendidikan
adalah berupa identitas warga mulai dari nik sampai dengan alamat lengkap. Untuk lebih jelas dapat di lihat pada Gambar 7.
6. Form input administrasi
Form input administrasi merupakan form
untuk menginput data surat yang akan dibuat oleh warga, form ini berelasi dengan data warga dan jenis surat. Inputan dari form ini berupa no surat, nik warga, jenis surat, keperluan dan keterangan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Input Warga Gambar 9. Form input administrasi
Serambi Engineering, Volume II, No.4, Agustus 2017 Edisi Khusus ISSN : 2528-3561
7. Laporan Surat Keterangan
Output dari sistem ini adalah berupa surat keterangan sesuai dengan permintaan warga. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 9.
2. Kesimpulan
Dari penelitian ini, dapat di ambil kesimpulan yaitu telah berhasil dirancang sistem manajemen administrasi gampong sehingga proses pembuatan surat menyurat lebih cepat dan pengarsipan juga mudah. Sistem manajemen administrasi gampong ini bisa digunakan oleh aparatur gampong dalam pembuatan surat – surat keterangan untuk warga yang membutuhkan.
4. Daftar Pustaka
Andri Kristanto.2009. Perancangan SI dan Aplikasinya, Yogyakarta Penerbit Gava Media. Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemograman Web Dinamis
Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.
Arisanti Aprilia. 2010. Perancangan Sistem Informasi Pendataan Penduduk Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Desa Bogorejo Kecamatan Gedongtataan. Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer ( STMIK) Pringsewu Lampung.
Janer Simarmata.2010.Rekayasa Perangkat Lunak. Pustaka Media, Bandung.
Octaian Tri D.2011. Desain Database Sistem
