RAPAT PERUSAHAAN DENGAN PARA JAJARAN MANAJER’
Contoh Naskah Rapat XII AP
Assalamualikum wr. Wb.
Terima kasih kepada seluruh manajer yang telah hadir dalam rapat hari ini. Di sini saya mengundang
rekan – rekan untuk membahas mengenai permasalahan yang sedang terjadi di dalam pemasaran
produk produk kita pada 2 bulan terakhir ini, yang diagramnya menurun drastis dari bulan bulan
sebelumnya.
Kepada manajer pemasaran saya mintakan untuk membacakan hasil penjualan kita pada 2 bulan
terakhir ini dan sebab mengapa menurun drastisnya penjualan produk – produk perusahaan kita.
-
Terima kasih kepada ibu pimpinan. Saya akan membacakan hasil penjual produk kita, ...
-
Menurut analisis pasar yang telah dilakukan, sudah mulai banyak pariasi produk produk yang
memasuki pasar yang harganya lebih ekonomis dan terjangkau. Sehingga produk yang kita hasilkan
mulai berkurang peminatnya. Terima kasih
Terima kasih kepada manajer pemasaran, menurut hasil yang di sampaikan oleh manajer pemasaran,
bahwa hasil penjualan kita telah berkurang sekitar 30 %, dan itu adalah jumlah yang sangat banyak
yang pernah terjadi di perusahaan kita. Kepada seluruh manajer ada yang ingin memberikan solusi
untuk produk – produk yang kita produksi?
-
Manajer personalia : menurut saya gimana jika kemasan produk kita, kita ubah menjadi lebih
menarik serta memberikan tambahan keunggulan untuk produk kita.
-
Manajer produksi : saya setuju dengan saran dari manajer personalia,, sudah selama 3 Tahun
belakangan ini kita tidak pernah mengganti kemasan produk menjadi lebih menarik, serta keunggulan
– keunggulan nya juga itu itu saja, sehingga mungkin konsumen kurang menikmati serta
membosankan.
-
Manajer keuangan : saran lainnya menurut saya, kita lebih sering mengiklankan produk yang kita
produksi, terlebih kita juga harus memasang iklan di TV, bukan hanya di koran, majalah atau radio.
Terima kasih untuk sarannya, saya menganggapi masukan dari manajer personalia, untuk kemasan
bisa kita ubah menjadi menarik serta keunggulan – keunggulan produk bisa kita tambahkan, namun
kepada manajer produksi seperti apa keunggulan yang harus kita tambahkan selain yang sudah ada?
-
Manajer produksi : terima kasih. seperti halnya untuk di produk bedak kita tambahkan seperti tahan
pecah jika terjatuh, tidak hilang ketika terkena air, dsb. Namun ada juga beberapa tambahan bahan
yang kita gunakan, sebab selama ini, produk yang kita hasilkan mudah hilang jika terkena air.
Jika memang seperti itu, dalam hal keunggulan produk, kita menambah beberapa jenis jenis bahan
tambahan yang dalam hal ini saya serahkan kepada manajer produksi yang lebih tau mengenai
bahan bahan baku dan bahan dasar pembuatan produk yang kita produksi. Selanjutnya apa
tanggapan dari manajer Humas mengenai saran dari manajer keuangan tentang pemasangan iklan di
TV itu bagaimana?
-
Humas : terima kasih, saran dari manajer keuangan cukup baik, dan saya setuju oleh sarannya,
sebab selama ini kita tidak pernah memasangkan iklan di TV.
Terima kasih, apakah seluruh manajer setuju dengan pemasangan iklan di TV ?
-
Seluruhnya : setuju
-
Manajer personalia : namun ibu pimpinan, apa tidak terlalu banyak biaya yang dikeluarkan untuk
pemasangan iklan di TV?
-
Manajer keuangan : jikapun kita memangsangkan iklan melalui TV, memang banyak biaya yang di
keluarkan , untuk itu keunggulan serta pariasi kemasan yang menarik harus benar – benar di lakukan,
sehingga tidak sia – sia dalam pemasangan iklan di TV dan harga bisa saja kita naikan berkisar 5%
jika produk mulai banyak diminati kembali oleh konsumen.
-
Manajer produksi : benar dengan jawaban dari manajer keuangan, di sini saya akan berusah
mendesain kemasan menjadi lebih menarik dan memberikan keunggulan – keunggulan yang terbaik.
Selain dari saran – saran yang rekan – rekan sampaikan, saya ingin memberikan 1 lagi inovasi,
bagaimana jika kita mengadakan kunjungan – kunjungan ke tempat – tempat yang ramai dengan
masyarakatnya, ada yang setuju?
-
Manajer personalia : maaf buk, kalaupun kita mengunjungi tempat – tempat yang ramai, apa tidak
sulit? Kan lebih bagus melalui iklan saja? Tidak perlu mengunjungi tempat-tempat seperti itu.
-
Humas : maaf saya potong, saya setuju dengan ibu pimpinan, selain kita mengunjungi tempat
tempat untuk promosi, kita juga bisa melihat bagaimana keadaan konsumen yang ada di daerah –
daerah, sehingga kita bisa memproduksi berbagai jenis – jenis kosmetik yang lebih banyak dan lebih
unggul, itu juga termaksud salah satu bentuk atas kemampuan perusahaan kita.
-
Manajer pemasaran : kita juga bisa melihat berbagai jenis – jenis kosmetik yang ada di daerah
daerah tersebut dan juga bisa melihat dampak – dampak yang terjadi jika memakai kosmetik yang
salah. Sebelumnya dalam berinovasi kita juga bisa memperbaiki kekurangan – kekurangan dalam
produksi kita.
Sebab itu saya saran kan agar kita mengunjungi daerah – daerah untuk sosialisasi serta
mempromosikan produk – produk kita. Mungkin ada lagi yang ingin di sampaikan?
-
Tidak
Baiklah, jika seperti itu pembahasan saya rasa sudah cukup sampai di sini, tugas pertama kepada
manajer produksi membuat desain kemasan dan keunggulan – keunggulan produk, yang ke dua
kepada manejer humas untuk membuat desain iklan di TV, ke tiga kepada manajer personalia agar
mempersiapkan daerah – daerah yang akan kita kunjungin,, serta bahan materi yang akan kita
sampaikan, dan yang terakhir kepada manejer keuangan agar menguraikan dana – dana yang di
keluarkan. Kepada manajer pemasaran agar memberikan informasi lebih lanjut mengenai pesaran. Di
mohonkan kepada seluruh manajer untuk bekerja sama dan saling ketergantungan.
Demikian rapat hari ini saya tunggu hasil kerjanya pada 3 hari setelah rapat ini selesai.
Terima kasih sekali lagi atas kehadirannya..
MANAGEMEN PEMASARAN
Produk yang dipasarkan :
Mie Instan “Indomie”
Pokok permasalahan :
Menurunnya tingkat pemasaran produk dikarenakan
kalah saing dengan produk mie instan lainnya yang dianggap
komsumen memiliki porsi mie instan yang lebih banyak dan
memiliki aroma mie yang khas. Sehingga konsumen lebih
memilih produktersebut.
Meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi dan
menumbuhkan inovasi yang lebih kreatif seperti membuat
beraneka macam rasa dari berbagai masakan tradisional yang
populer diberbagai negara sehingga menciptakan rasa
ketertarikan konsumen untuk membeli.
Peran Managemen :
a)
Top Managemen : Kharitza
b)
Managemen Pemasaran : Ilma
c)
Managemen Keungan : Anisa
d)
Managemen Produksi : Dhawi
PERAN MANAGEMEN
Top Manager : ”Assalamuallaikum Wr.Wb. Pada pagi ini saya
akan meminta para manager divisi khususnya manager
pemasaran saudari ilma, dan selebihnya kepada manager
produksi maupun keungan. Kepada manager pemesaran
saudari Ilma, bagaimana pemasaran produk kita selama 1
bulan terakhir?”
Manager Pemasaran : “Baiklah, saya akan melaporkan kegiatan pemasaran
selama satu bulan terakhir ini, permintaan pasar turun
sebanyak 45% dari bulan lalu, kami sudah usaha semaksimal
mungkin untuk meningkatkan omset pasar tetapi permintaan
produk kita hari demi hari terus mengalami penurunan.”
Top Manager : “Apa? Apa saya tidak salah dengar?, bagaimana bisa
omset pasar menurun begitu drastis, padahal kita baru saja
menambah bahan baku pada pihak produksi dan mengambil
kas perusahaan untuk hal tersebut. Apa yang menjadi
penyebabnya?”
Manager Pemasaran : “Kami telah meneliti ke lapangan bahwa ada sejenis
produk seperti kita yang memiliki porsi yang lebih banyak dan
memiliki aroma yang khas. Menjadikan para konsumen
penasaran dan beralih ke produk tersebut.”
Top Manager : “Terima kasih atas penjelasannya. Atas kasus ini, kita
harus cepat mengambil tindakan supaya pasar dapat kita
kuasai kembali.”
Manager Produksi : “Apakah kita harus membuat produk baru dan
menambah kualitas produk?.”
Top Managemen : “Hal itu pasti terjadi, dengan membuat produk baru itu
membutuhkan dana yang besar, dan juga bahan baku yang
berbeda dan mesin yang harus diperbarui. Sebaiknya kita tetap
menjalankan produk yang lama tetapi dengan menambah
inovasi pada produk tersebut.”
Manager Produksi : “Bagaimana klau kita membuat mie instan beraneka
macam rasa masakan tradisional diberbagai negara, dengan
melihat kesukaan konsumen pada masakan tradisional negara
lain.”
Managemen Pemasaran : “Dan harus mencapai di semua kalangan konsumen
baik anak-anak, orang dewasa sampai lansia. Menurut
pengamatan saya, pada saat ini dikalangan remaja maupun
orang dewasa telah mengetahui budaya korea, baik dari
kesenian sampai makanan, salah satunya masakan tradisional
“bulgogi” masakan tersebut juga mempunyai cita rasa yang
pas di lidah orang indonesia, sehingga dapat menjangkau
kesemua tingkat pasar di Indonesia.”
Top Manager : “Baiklah, kita dapat mengambil inovasi dari suadari Ilma.
Apakah produksi siap membuat hal tersebut?.
Managemen Produksi : “Siap, pihak produksi akan berusaha melakukan
kerjasama dengan chef dari korea selatan asli, untuk
kesuksesan produk ini.”
Top Manager : “Baiklah, saya memberikan tanggung jawab penuh
kepada pihak produksi soal itu. Apakah managemen keuangan
dapat menjangkau keseluruhan biaya produksi? Boleh saya
lihat laporan keuangan bulan ini?.”
Manager Keuangan : “Jika diambilkan kas dari bulan-bulan sebelumnya,
managemen siap membiayai produksi, selebihnya ini
laporannya”.(menyerahkan laporan kepada top managemen)
Top Managemen : “Setelah saya lihat, memang apabila kita mengambil
dari kas bulan-bulan sebelumnya, mampu membiayai produksi,
karena laba bulan ini dibawah rata-rata dari biasanya akibat
masalah ini. Baiklah saya setuju apabila mengambil dari kas
bulan-bulan sebelumnya.”
Manager Keuangan : “Siap, pihak keuangan akan mengatur keseluruan
biaya yang dibutuhkan produksi.”
Manager Pemasaran : “Dalam memasarkan produk ini nanti, pihak
pemasaran akan mengadakan event-event tentang keunikan
produk kita sebelum resmi dipasarkan, menbuat iklan dengan
menunjukkan chef asli korea memasak mie instan kita, supaya
konsumen dapat merasakan makanan bulgogi seperti aslinya
dan kemudian konsumen menjadi puas. Dan target pasar yang
dapat dicapai kami usahakan seluruh wilayah indonesia.”
Top Manager : “Inovasi yang sangat bagus. Saya harap inovasi tersebut
dapat terencana dan membuahkan hasil yang menapjupkan.
Berhubung waktu mendekati jam istirahat, saya akan menutup
meeting ini, Assalamuallaikum Wr.wb.”
Latar Belakang diadakan Rapat Kerja.
PT MAJU JAYA MAKMUR sedang mengalami kegagalan dalam hasil proses produksi. Penyebab kegagalan tersebut dikarenakan ada salah satu karyawan yang tidak pernah berangkat kerja. Pimpinan perusahaan mengambil kebijakan dengan cara mengadakan pertemuan (rapat) untuk membahas dan mengambil tindakan demi tercapainya visi dan misi perusahaan tersebut.
Perusahaan tersebut dipimpin oleh Fitri Nurmahmudah, dengan sekretaris Sheyla Damayanti dan ada beberapa kepala bagian yang terdapat di dalam perusahaan tersebut, yaitu Kepala bagian kepegawaian dipimpin oleh Tri Hidayatiningsih, Kepala bagian Produksi dipimpin oleh Reni Sanjaya, serta staff produksi Muhammad Nova.
Rapat ini bersifat mendesak dan penting.
Penyelenggaraan Rapat, yang diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 18 Oktober 2010 Acara : Rapat Kerja
Tempat : Ruang Rapat I
Waktu : pukul 15.00 WIB - selesai
Pimpinan Rapat : Fitri Nurmahmudah MC : Sheyla Damayanti
Anggota : 1. Tri Hidayatiningsih 2. Reni Sanjaya
Skenario Rapat Kerja PT Maju Jaya Makmur:
Sheyla sebagai MC dalam rapat segera membuka rapat, dengan:
Sheyla : Selamat Sore Bapak/Ibu Peserta Rapat. Sebelumnya Assalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu.
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Sheyla : Terima kasih. Sebelum rapat pada sore hari ini kita mulai, perkenakan saya untuk memandu membuka rapat dengan bacaan Basmallah bersama.
Peserta Rapat : Bismillahirrahmanirrahiim.
Sheyla : Terima kasih. Semoga rapat pada sore hari ini berjalan dengan lancar. Selanjutnya rapat akan dipimpin oleh Ibu Fitri Nurmahmudah selaku Pimpinan Perusahaan. Saya silakan.
Fitri : Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuhu. Selamat sore dan salam sejahtera.
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Fitri : Terima kasih kepada Sdr. Sheyla yang telah membuka Rapat pada sore hari ini.
produksi pada Perusahaan kita.
Sebelumnya saya minta maaf karena mengadakan rapat yang sangat mendadak. Saya berharap, semoga keputusan yang akan diambil nanti mampu menjadikan kita semua termotivasi dan berakhir pada tercapainya cita-cita perusahaan.
Setelah saya amati, beberapa hari terakhir (belakangan ini) Perusahaan kita sangat tidak mampu menghasilkan produk sesuai dengan target. Ternyata ada beberapa hal yang seharusnya dirubah. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu sekalian?
Reni : “Dengan mengangkat tangan dan berkata”, Maaf, saya mempunyai pendapat. Ibu pimpinan yang terhormat, sebelumnya saya minta maaf karena ada beberapa hal yang harus saya
sampaikan terkait dengan produksi pada Perusahaan ini. Proses produksi pada Perusahaan kita dapat dikatakan sangat baik, namun ada beberapa hal yang sangat menyedihkan dan menjadikan produksi perusahaan kita gagal di luar sana (konsumen). Kegagalan tersebut diakibatkan oleh salah satu staff yang tidak pernah masuk kerja. Sehingga ketercapaian hasil produksi kurang maksimal. Saya sudah meminta tolong kepada Ibu Hida untuk membuatkan surat panggilan kepada staff kami, namun sampai sekarang tidak ada tanggapan dari staff kami (Muhammad Nova).
Hida : Ibu Pimpinan yang terhormat, dan Bapak/Ibu sekalian. Terima kasih atas waktu yang diberikan kepada saya. Beberapa hari yang lalu, saya sudah membuat surat peringatan kepada Sdr. Muhammad Nova, dan sampai akhirnya Ibu meminta kepada saya untuk membuat surat Panggilan. Terakhir minggu lalu, surat panggilan kedua sudah saya kirim kepada Saudara tersebut. Namun sampai sekarang tidak ada respon sama sekali.
Fitri : Baik, terima kasih atas keluhan yang sudah disampaikan. Karena semua sudah dilakukan dengan prosedur, dan tanpa mengambil hak Sdr. Muhammad Nova selaku karyawan di Perusahaan ini. Maka saya selaku pimpinan Perusahaan memutuskan kepada Sdr. Muhammad Nova untuk di istirahatkan dan tidak diperkenankan untuk bekerja lagi.
Selanjutnya saya mohon kepada Ibu Hida untuk membuatkan surat Keputusan kepada Saudara tersebut, serta membuat lowongan pekerjaan untuk staff produksi.
Hida : Baik, Bu. Segera saya kerjakan.
Reni : Iya Bu, semoga karyawan baru yang mendaftar diPerusahaan kita mempunyai andil yang besar dan mempunyai tekad kerja yang kuat.
Fitri : Amiin. Terima kasih. Berhubung keputusan sudah diambil, maka acara rapat sore hari ini saya kembalikan pada Sdr. Sheyla selaku MC. Sekian dari saya “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi wabarakatuhu, Selamat Sore”.
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Sheyla : Terima kasih saya ucapkan khususnya pada Ibu Fitri selaku pimpinan perusahaan dan kepada Bapak/Ibu sekalian peserta rapat yang telah ikut berpartisipasi dalam rapat kerja pada sore hari ini. Berhubung keputusan sudah diambil dan rapat sudah berjalan dengan lancar, maka saya selaku pembawa acara akan menutup rapat pada sore hari ini. Marilah rapat pada sore hari ini kita tutup dengan membaca “Alhamdulillahirrobbil’alamiin”, sekian dari saya apabila banyak
kekurangan selaku pembawa acara saya mohon maaf. Dan akhir kata “Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarokatuhu, selamat sore”
Peserta Rapat : “Menjawab”, (Selamat Sore, Wa’alaikumsalam warahmatullahi wabarakatuhu)
Deskripsi Pelaksanaan Rapat:
Pelaksanaan Rapat Kerja PT Maju Jaya Makmur, yaitu:
1. Persiapan Penyelenggaraan Rapat
• Undangan rapat
Sebelum rapat dilaksanakan hendaknya disiapkan terlebih dahulu undangan yang harus dibagikan kepada peserta rapat jauh sebelum rapat dilaksanakan. Undangan tersebut hendaknya lengkap memuat informasi berikut:
a. Hari dan tanggal rapat b. Tempat rapat
c. Bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat
d. Bila perlu mencantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca atau disiapkan terlebih dahulu oleh peserta rapat.
• Pengaturan Tata Ruang Rapat
Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya pada keberhasilan rapat. Tata ruang harus disesuaikan dengan jumlah peserta, bentuk dan maksud rapat. Dalam pengaturan ruang rapat yang perlu diperhatikan adalah tempat duduk, lampu penerangan, papan tulis, OHP/LCD, dan sistem suara.
• Alat Tulis
Perlengkapan alat tulis sangat penting di dalam setiap rapat, alat tulis yang diperlukan antara lain: a. Map. Dengan kelengkapan yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, fotokopi, surat-surat
keputusan, dan buku referensi. b. Pensil atau Bolpoint
c. Laptop atau komputer untuk konsep-konsep yang telah siap. d. Mesin fotokopi untuk memperbanyak naska (* jika perlu)
• Minuman dan Snack
Cara menyajikan minuman dan snack adalah sebagai berikut: a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi, dalam permulaan rapat telah tersedia minuman, pada waktu istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman pada tempat yang telah disediakan.
2. Urutan Pelaksanaan Rapat
• Pembukaan
Rapat kerja PT Maju Jaya Makmur dibuka oleh Sheyla Damayanti selaku pembawa acara dalam rapat dan selaku sekretaris dalam Perusahaan.
• Rapat Pleno
Rapat yang dihadiri oleh Pimpinan perusahaan, kepala bagian produksi, kepala bagian
kepegawaian serta sekretaris perusahaan. Adapun kegiatannya adalah penyajian hasil karya atau perumusan masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lain.
• Perumusan
Setelah rapat pleno selesai selanjutnya Kepala Bagian Produksi memohon kepada pimpinan perusahaan untuk mencari pengganti Muhammad Nova, dengan cara membuat surat keputusan yang akan ditujukan kepada Muhammad Nova dan surat lowongan pekerjaan.
• Penyelesaian
Setelah hasil rapat diolah selanjutnya diserahkan kepada sekretaris rapat untuk diproses. Dalam hal ini sekretaris rapat juga sebagai pembawa acara.
• Penutup
