UNIVERSITAS WIDYA KARTIKA
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
UJIAN TENGAH SEMESTER GASAL 2013 - 2014
Mata Ujian
: Pemeriksaan Manajemen
Kode Mata Ujian
:
Hari, Tanggal
: Selasa, 1 Oktober 2013
Dosen
: Agus Susilo, SE.,MM.MBA,Ak.QIA.,CA
Waktu
: dikumpulkan saat jadwal UTS Audit Manajemen
Sifat
: Terbuka
PT. Busana Surabaya*
Deskripsi
PT. Busana Surabaya (PBs) semula adalah suatu industri konveksi rumahan milik perorangan (keluarga) yang membuat pakaian jadi untuk dijual di pasar tradisional dan disetorkan secara konsinyasi ke department store di Jakarta. Karena pakaian-pakaian jadi yang dibuatnya ternyata dapat memenuhi selera pasar, perusahaan ini makin berkembang dan pemiliknya memutuskan memasarkan barang dagangannya sebagai grosir saja. Sebagai grosir perusahaan ini hanya menjual hasil industri konveksinya ke para langganannya saja, yaitu: para pedagang tengkulak, toko dan butik tertentu. Perusahaan ini tadinya hanya mempunyai karyawan upahan (tenaga lepas) yaitu para penjahit yang melaksanakan proses produksi konveksi pakaian jadi tersebut dan mendapat upah kerja mingguan. Pemilik (dan keluarganya) bertanggungjawab terhadap keseluruhan kegiatan pembelian bahan baku maupun operasi penjualannya, pengelolaan persediaan bahan baku dan barang dagangan tersebut, serta pengelolaan keuangannya.
Dengan makin majunya perusahaan tersebut, pemilik telah makin menyadari bahwa mereka tidak dapat bekerja hanya dengan mengandalkan tenaga kerja dari keluarga saja. Karena itu sejak menjadi grosir, pemilik perusahaan telah mengangkat pegawai sebagai petugas untuk membantu dalam layanan penjualan bagi para pelanggan, petugas bagian gudang dan merangkap sebagai petugas pengiriman barang ke pelanggan, dan bagian pencatatan atau pembukuan. Di samping itu perusahaan juga mengangkat para wira-niaga (salesman) “tenaga kerja lepas” yang tidak mendapat gaji tetap bulanan (melainkan hanya dari komisi atas barang yang dijual kepada pelanggan dan tambahan bonus jika ada pelanggan baru yang dapat diperolehnya). Sistem akuntansi, pencatatan kegiatan dan pelaporan dilaksanakan tanpa acuan sistem yang memadai.
Perusahaan berkembang dengan makin pesat, memiliki gudang dan factory outlet yang berfungsi sebagai windows untuk eksebisi/pameran contoh di beberapa lokasi memiliki ribuan pelanggan dan telah melakukan ekspor (pelanggan di luar negeri) dan ke depan mempunyai prospek perkembangan lebih besar. Melihat kompleksitas kegiatan yang semakin meningkat, pemilik menyadari bahwa suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk mengkoordinasikan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien serta memberikan gambaran yang sistematis tentang hubungan kerjasama antar kelompok orang-orang yang terlibat di dalamnya untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Untuk itu berdasarkan konsultasi dengan penasehat hukum perusahaan, pemilik perusahaan merubah organisasi perusahaannya menjadi bentuk badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT), dan pemilik tersebut menjadi direktur, isterinya menjadi komisaris, serta beberapa orang bawahannya diangkat menjadi manajer. Ia kemudian menyusun struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi yang ia yakini telah disusun secara jelas, mempertimbangkan mengenai pemisahan tugas & fungsi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab masing-masing.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi, pemisahan tugas & fungsi dan uraian tugas (job description) bagi fungsi-fungsi yang ada dari tingkat supervisi (seksi) sampai direksi sebagai panduan tugas bagi masing-masing fungsi (struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada lampiran-1). Berikut ini sebagian job description beberapa fungsi dalam perusahaan. Direksi menyusun rencana bisnis dalam corporate plan dan secara periodik melakukan kontrol, evaluasi serta penyesuaian berdasarkan perubahan lingkungan strategis. Selain itu direksi juga melakukan pengarahan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas bisnis yang ada secara periodik. Selain dari itu secara lebih khusus setiap direktur (yang selain tugas bersama dalam jajaran eksekutif) juga mempunyai tugas khusus fungsional menetapkan kebijakan
operasional dan sistem prosedur deteksi dan menyelesaikan masalah dalam pencapaian kinerja perusahaan, membina sumber daya manusia yang menjadi tanggung jawabnya, menentukan sasaran kerja, memberikan bimbingan dan melakukan evaluasi kinerja.
Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Manajer Produksi
Manajer Produksi membawai Kepala Bagian Perencanaan Produksi & Pengawasan (Production Planning & Controls), Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Gudang & Pengiriman, Kepala Bagian Desain Produk (Product Design), dan Kepala Bagian EDP (Electronic Data Processing). Divisi ini memiliki komputer main-frame IBM 3090, komputer yang sudah lama ada dan digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan gudang (materials management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan data penjualan, misalnya pengolahan data sales order untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran, pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems. Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a. Bersama-sama dengan Divisi Pemasaran menyusun rencana kerja mengenai penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
b. Melaksanakan produksi sesuai dengan jumlah/mutu/jadwal yang ditetapkan. c. Merencanakan dan mengelola bahan baku dan barang jadi.
d. Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang berkaitan dengan sumber daya tenaga kerja dan peralatan untuk kebutuhannya. e. Memimpin, memotivasi, membina dan mendayagunakan para pekerja yang ada. f. Menyelenggarakan kegiatan produksi perusahaan yang meliputi penebangan kayu,
peremajaan, pengolahan purna tebang dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengelolaan hutan.
g. Mengarahkan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas produksi.
2. Manajer Pemasaran
Manajer Pemasaran mengkoordinasikan para wira-niaga secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a. Mengkoordinasikan, memotivasi, memfasilitasi, dan memonitor kinerja para
salesman maupun kinerja penjualan perusahaan.
b. Bersama-sama dengan Divisi Produksi menyusun rencana kerja mengenai penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
c. Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang diperlukan dalam rangka peningkatan penjualan perusahaan.
3. Divisi Keuangan & Akuntansi
Manajer Keuangan & Akuntansi membawai Kasir, Kepala Bagian Pembukuan, dan staf khusus yang bertugas mengerjakan pekerjaan pelaporan. Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a. Melakukan pengelolaan sumber daya keuangan (kas) perusahaan.
b. Menyelenggarakan fungsi pembukuan/pencatatan data akuntansi untuk menghasil-kan laporan keuangan sesuai dengan stndar akuntansi yang telah ditentumenghasil-kan. Dengan kata lain menyelenggarakan sistem akuntansi keuangan yang auditable dan
c. Melaksanakan kegiatan pengolahan data untuk pelaporan dan menyajikan laporan keuangan untuk kepentingan manajer dan shareholder perusahaan untuk pengambilan keputusan.
d. Menyajikan analisis laporan keuangan untuk kepentingan pengambilan keputusan. e. Pengawasan pengelolaan data-data akuntansi.
f. Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan pedoman administrasi dan keuangan.
g. Pengawasan dan pelaksanaan anggaran perusahaan.
h. Penyusunan strategi dan administratsi perpajakan serta menyajikan laporan pajak.
Untuk kepentingan pengolahan data administratif divisi ini memliki komputer mid-range IBM AS/400. Penggunaan komputer pada bidang kegiatan akuntansi tersebut adalah benar-benar merupakan suatu perkembangan alamiah, dari suatu pengolahan data akuntansi secara manual, kemudian menggunakan peralatan-peralatan mekanis, dan selanjutnya berkembang menjadi pengolahan data elektronis (dengan komputer) secara batch processing system untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian.
Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang didesain secara
outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihan-pelatihan sebagai operator (user trainning). Beberapa di antara sistem komputerisasi yang diimplementasikan adalah accounting package software. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa divisi ini sebetulnya tidak memiliki information systems staff, bils diperlukan untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari Bagian EDP. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan mulai menerapkan micro-based systems, melakukan office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.
Prosedur
Perusahaan telah menyusun sistem akuntansi termasuk dengan chart of accountnya. Mengenai persediaan barang, pakaian yang dihasilkan terdiri dari pakaian lelaki (formal dan kasual), pakaian wanita (busana muslim dan barat) serta asesori pakaian (dasi, selendang dan sebagainya). Masing-masing dengan ukuran XL, L, M, dan S serta kode kwalitas super, bagus, dan sedang. Barang-barang tersebut telah diberi kode dengan struktur kode tertentu yang memungkinkan perusahaan dapat memonitor arus barang dagangannya. Pemilik memberikan identitas kode pelanggan yang dapat menunjukkan jenisnya (tengkulak/ toko/butik) serta kode propinsi dan kabupatennya atau kode lokasinya di luar negeri. Secara periodik data pelanggan di-update dan pelanggan baru diinput ke Customer-profile master file. Kemudian dengan menggunakan jasa perusahaan pemeringkat setiap pelanggan ditentukan limit kredit yang dapat diizinkan. Perusahaan membayar asuransi untuk setiap barang yang dikirim, memberikan cash discount dan trade discount.
Prosedur kerja perusahaan itu dirancang sebagai berikut:
a. Untuk tiap rancangan mode pakaian yang telah disetujui, kemudian para salesman ditugaskan memperoleh pesanan pembelian dari berbagai pelanggan. Dalam hal ini suatu kesempatan untuk piutang dagang telah disediakan bagi para pelanggan baru yang memenuhi persyaratan tertentu. Persyaratan tersebut semula tidak diatur secara jelas, melainkan dilihat kasus per kasus berdasarkan pendapat pemilik seketika itu juga. Sejak perusahaan menjadi perseroan terbatas, pembelian kredit ditentukan berdasarkan limit kredit yang ditetapkan dan di-update secara berkala. Jika ada pesanan pembelian, pesanan yang telah diterima diikuti dengan pengisian suatu form order (pesanan) yang berisi nama pembeli itu, alamat, dan uraian barang-barang serta jumlah permintaan pembelian.
pemegang buku, yang berdasarkan copy order tersebut menyiapkan faktur. Faktur (prenumbered), terdiri dari tiga copies, digunakan untuk: asli ke pelanggan, 1 copy untuk arsip akuntansi, dan satu untuk file individu per pelanggan. Faktur dikumpulkan dan pada akhir setiap minggu data tersebut di-posting ke buku penjualan, buku besar piutang dagang, dan buku besar pembantu yang terkait.
c. Pembayaran atas piutang dagang diterima langsung pemilik. Pemilik kemudian memberikan uang tunai atau pembayaran berupa cek kepada pemegang buku yang sekanjutnya menyiapkan proses penyetoran ke rekening bank atas nama pemilik. Copy
slip setoran dan/atau rekening koran bank selalu diterima diteliti oleh pemlik. Adakalanya, pemilik memeriksa buku-pembantu piutang dagang dan buku penjualan untuk melihat bagaimana penjualan bulanan atau tahun berjalan dibandingkan dengan bulan atau tahun sebelumnya.
d. Setiap sepuluh hari setelah tanggal faktur petugas penagihan menghubungi pelanggan untuk menanyakan opsi mana yang dipilih pelanggan: soft-cash (pembayaran “tunai” dalam tempo 10 hari sejak transaksi dengan diskon 10%) atau pembayaran setelah 30 hari.
e. Untuk memelihara kendali pembayaran, pemegang buku mengambil faktur yang telah dibayar dan direkam, yaiu: jumlah, tanggal pembayaran, nomor dan jumlah cek dengan mana pembayaran telah dibuat, dan akhirnya dicap "LUNAS" dan faktur kemudian disimpan ke suatu file permanen.
f. Pembayaran ke pemasok telah diatur oleh pemegang buku walaupun pemilik membuktikan sejumlah cek pemasok dan menandatanganinya. Pemegang buku kadang-kadang berpegang pada cek ini sebelum menyampaikannya ke luar ke pemasok yang pada umumnya mengambil cek mereka hari yang sama atau kadang-kadang suatu hari kemudian.
g. Pemilik bertanggung jawab untuk pemesanan barang-barang. Apabila barang-barang sudah tiba di pabrik, pengirim bertanggung jawab untuk membuktikan banyaknya dan kualitas barang yang masuk itu. Ia menandatangani suatu memo pengiriman yang mempertunjukkan jumlah barang-barang yang diterima. Pengarah menjaga satu copy, dan pengirim menjaga lain. Copy pengirim kembali kepada kantor pemilik, untuk ia membuktikan nomor dan jumlahnya sesuai dengan nomor dan jumlah pesanan, dan formulir pesanan dan memo pengiriman telah disimpan bersama-sama.
h. Dengan cara yang sama, barang jadi masuk/ tiba dari pemasok telah terhitung dan suatu memo pengiriman yang yang ditandatangani menandakan banyaknya pakaian dari tiap jenis menerima. Satu copy untuk file kantor dan berguna atau sangat penting untuk pembayaran, dan satu untuk pemasok. Pemasok tidak selalu menyajikan ketika barang-barang terhitung. Kadang-Kadang barang-barang-barang-barang tiba paket dosin, dan hanya banyaknya paket telah terhitung, bukan materi yang individu [itu]. [Itu] hanya ketika barang-barang telah disiapkan untuk dikirimkan kepada tujuan mereka yang mereka telah ditransfer dari kaum tua mengemasi ke orang-orang baru; masing-masing pakaian kemudian adalah secara individu menghitung. Manapun pakaian yang hilang telah diberitakan memo [itu] yang akan kemudian dikurangi dari upah pemborong [itu].
i. Lain barang-barang yang memasuki pabrik [itu] adalah kembali dari pelanggan. Ini pada umumnya diterima melalui suatu mengeposkan [jasa;layanan], dan seseorang pada As Pakaian! yang ditandatangani untuk [mereka/nya], walaupun ini pada umumnya bermaksud/arti pengirim [itu]. Pengirim menghitung pakaian [itu] menerima dan membuktikan nomor;jumlah [itu] melawan terhadap permintaan untuk suatu memo kredit. Permintaan untuk suatu format memo kredit pergi ke pemegang buku [itu], [siapa] yang kemudian siap-siap[kan] suatu memo kredit menurut banyaknya materi pengirim yang diklaim untuk mempunyai diterima.
pesanan] buat[kan] bagi butik. Pengirim menghitung banyaknya materi untuk dikirimkan menurut suatu [order/ pesanan] menerima. Banyaknya materi telah diberitakan formulir pesanan [itu] yang pergi ke pemegang buku [itu] [siapa] yang kemudian menagih butik [itu], dan di sini siklus piutang dagang mulai.
k. Akhirnya, barang-barang dalam persediaan pada dasarnya tiga jenis: barang jadi, bahan baku, dan barang dalam pengolahan. Ada hanya tiga orang-orang yang bekerja kawasan penumpukan barang: tukang potong pakaian, pengirim, dan perancang [itu]. Tidak (ada) penyelia, terkecuali pemilik, siapa [yang dulu] tidak selalu tersedia, hadir.
Sistem Berbasis Komputer
Divisi Produksi memiliki komputer main-frame IBM 3090 dan digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan gudang sistem informasi manajemen persediaan (materials management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja. Kegiatan sistem berbasis komputer lainnya ialah engineering design. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan data penjualan, misalnya pengolahan data sales order
untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran (market research, customer satisfaction research, research competitor data), pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor
salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems. Dalam konfigurasi sistem IBM 3090 tersebut data disimpan pada sotarge berupa disk magnetis yang merupakan media penyimpanan data on-line ke central processing unit
komputer induk tersebut. Komputer tersebut juga masih digunakan magnetic tape drive, serta dilengkapi dengan uniteruptable power supply (UPS).
Di pihak lain, untuk kepentingan pengolahan data administratif dan akuntansi keuangan Divisi Keuangan & Akuntansi juga memliki komputer mid-range IBM AS/400. Komputer digunakan untuk pengolahan data akuntansi, khususnya untuk laporan akuntansi keuangan dan laporan manajemen. Pada saat yang sama, sistem akuntansi secara manual masih tetap dijalankan dengan jurnal dan pembukuan pada buku besar/buku-pembantu untuk menghasilkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan kauangan lainnya. Komputerisasi untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian masih dilaksanakan secara
batch processing system. Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang didesain secara outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihan-pelatihan sebagai operator (user trainning).
Dengan perkembangan peralatan komputer dan tersedianya berbagai accounting package software, maka secara bertahap perusahaan berusaha mengimplementasikan paket
software tersebut dan mencoba menghilangkan redundancy pengolahan komputer dan pembukuan manual. Oleh karena divisi ini tidak memiliki information systems staff, bila diperlukan untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari Bagian EDP. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan juga mulai menerapkan micro-based systems, melakukan office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.
Sistem Informasi Akuntansi
Di antara berbagai sistem informasi berbasis komputer yang sudah dilaksanakan di Divisi Keuangan & Akuntansi ialah sistem informasi akuntansi (terdiri sub-subsistem:
revenue cycle, production cycle, expenditure cycle, payroll, dan general ledger accounting),
cash management, dan sebagainya.
Revenue Cycle
Dalam siklus pemrosesan transaksi penjualan (kredit) perusahaan menggunakan aplikasi batch processing system dengan mengolah faktur sebagai dokumen sumber pembawa data input. Dengan perkembangan usaha nantinya pada siklus ini diterapkan aplikasi lain yang diharapkan lebih baik yaitu melalui perekaman data oleh salesperson. Disamping interaksi yang sudah berjalan rutin antara pelanggan den gan Bagian Layanan Penjualan, juga para
salespersons secara periodik mengunjungi para pelanggan dan pihak-pihak lain yang secara prospektif berpotensi menjadi pelanggan pada area atau wilayahnya. Setiap salesperson
pembelian, salesperson tersebut membuka web-based formal sales orders yang secara otomatis akan diterima oleh Petugas penjualan dim perusahaan tersebut, untuk kemudian dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan kepada pelangan tersebut, dan salah satunya disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama pelanggan. Pada akhir hari kerja, seluruh dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim ke Bagian Kredit dalam bentuk per batch of orders (consisting of two copies of all orders prepared that day).
Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya mengenai kelengkapan data dan akurasi mekanis, dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk) berdasarkan alokasi nomor yang didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order juga dicek mengenai status kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala sesuatunya telah sesuai dengan yang seharusnya, maka masing2 satu copy tiap sales order tersebut dikirimkan ke Bagian Pengawasan Persediaan dan Bagian Penagihan.
Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai referensinya, inventory control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia untuk memenuhi permintaa pembelian tersebut.Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah barang dapat diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pelanggan tersebut (dan instruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).
Pada kondisi yang lain, barang-barang diambil dan dikirimkan bersama-sama dengan copy order, shipping report dan bill of lading. Satu copy dari shipping report is dimasukkan ke di shipment sebagai packing slip, dan copy lainnya dikembalikan ke bagian penagihan. Apabila ternyata jumlah persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pesanan tersebut, maka inventory control clerk harus segera menyiapkan back order kepada Bagian Perencanaan & Pengawasan Produksi (Production Planning and Control Department). Pada saat menerima shipping report copy, petugas penagihan mencocokkannya dengan copy sales order dari file/odner yang ada di bagian tersebut, mem-verifikasi kode barang, kode satuan, dan jumlah satuannya dan mancatat tanggal pengiriman dan harga pada copy order tersebut. Selanjutnya ia mengirimkan order copy (bersama dengan order-order lain yang diproses pada hari itu) ke data preparation section di Bagian Pengolahan Data Akuntansi dan kemudian direkam ke media komputer dan diproses untuk mengupdate master-file Piutang dan master-file Persediaan. Kemudian diterbitkan sales-invoices, sekaligus open sales invoice file pada file komputer.
Dua copies sales-invoice dikirimkan ke kastamer (customer), dua copies lainnya dikirimkan ke Bagian Penjualan, dan copy lain difile sorted secara alphabetic. Semua cash receipts dari customers diterima melalui transfer via bank. Apabila pembayaran oleh pelanggan terpaksa diterima tunai, maka surat pengantar dan uang tunai diterima langsung oleh kasir. Penerimaan pembayaran tersebut dicatat dalam suatu formulir khusus, disiapkan proses penyetorannya ke bank, dan esok paginya check atau uang tunainya disetor ke bank. Copy deposit slip diarsip dan copy lainnya dikirimkan ke fungsi otorisasi kredit untuk direkam ke master-file customer profile dan sekaligus mengupdate accounts receivable master file dalam sistem batch setiap hari pada akhir jam kerja. :Pada akhir setiap bulan accounts receivable master file diproses untuk menghasilkan accounts receivable aging schedule, dikirimkan ke petugas atau fungsi otoritas kredit dan kirimkan ke pelanggan sebagai monthly credit statements.
Production Cycle
jointly by the production superintendent and the inventory control manager.* Back orders are prepared, as described earlier, on the basis of orders that cannot be filled. The production planning and control department then obtains the bills of materials from the engineering function and explores the production requirements to determine materials and parts requirements. With the materials and parts requirements in hand, a production planning clerk checks a computer printout of materials and parts inventory on hand. If the materials and parts on hand are adequate for a particular product, the clerk schedules a production run (based on available labor and machines). As each scheduled date nears, the clerk sends the affected production authorizations and back orders to the data preparation section of the production data processing department. There the production requirements data are keyed onto magnetic tape, sorted by product number, and processed to produce numbered production orders, materials requisitions, and move tickets. Files used in this processing run (all on magnetic disk) are the bill-ofmaterials file, the operations list file, the open production order file, and the work-in-process inventory master file.
Copies of the materials requisitions are sent to the materials storeroom, which then delivers materials and parts to the designated production departments. Copies of the production orders and the move tickets are sent to the first production department involved in the manufacturing process (usually the fabricating department). Copies of production orders are also sent to the cost accounting department, and copies of materials requisitions are kept in the data processing department for inventory processing. As work is completed on an order in a department, a move ticket is returned to the production planning and control department. At the end of each day, all returned move tickets are batched and forwarded to the data preparation section. There the move ticket data are keyed onto a magnetic tape, sorted by production order number, and processed to produce a daily production status report. The open production order file is updated during the processing. In separate daily processing steps, the materials requisitions are batched, keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part number, and processed to update the raw-materials inventory master file. Then the materials requisitions are re-sorted by production order number and processed (together with labor job-time tickets forwarded from work centers and sorted in a like manner on a separate magnetic tape) to update the work-in-process inventory master file.
When a production order has progressed through the fabrication and assembly departments, the units of completed product are inspected. Those units that pass inspection are released to the finished-goods warehouse, and copies of the order release are sent to the production planning and control department and the cost accounting department. From the central warehouse the finished products are shipped, via stock transfer notices, to the three remote warehouses as needed to replenish stocks. The production planning and control department records the completion and then sends the releases to the data preparation section. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by product number, and processed against the finished-goods and work-inprocess inventory master files, as well as the open production orders file. A completed production orders report is also printed; it includes the costs charged to each order. When the materials and parts needed to manufacture particular products are not available, the production planning and control clerk prepares purchase requisitions. These requisitions are sent to the purchasing department.
Expenditure Cycle
issue similar documents when their experience suggests that the on-hand quantities of particular items have declined to reorderable levels. On the basis of these purchase requisitions, buyers in the purchasing department select suppliers who are known to be reliable and enter their codes on the requisitions, together with acceptable prices for the items to be ordered. The requisitions are then forwarded to the data preparation section in the production data processing department. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by supplier number, and processed to produce purchase orders. During subsequent runs, the raw-materials inventory master file and the open purchase order file are updated. The purchase orders are then signed by the purchasing manager and mailed to the suppliers. Copies of the purchase orders are forwarded to the receiving department and the accounts payable department, and a fourth copy is filed by supplier name in the purchasing department.
When ordered materials and parts arrive at the receiving dock, receiving clerks pull the purchase order copies from their file. Then they count or weigh the items and prepare receiving reports. The items are next transferred to the materials storeroom, and the initialed copies of the receiving reports are sent on to the accounts payable department and filed. Another copy of each receiving report is sent to the data preparation section of the data processing department, and a third copy is filed numerically in the receiving department. In the data preparation section, the receiving reports are keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part number, processed to update the raw-materials inventory master file, resorted by purchase order number, and processed to update the open purchase order file.
When suppliers’ invoices arrive in the accounts payable department, clerks pull the receiving reports and purchase orders from the file and compare the documents. After completing their vouching of the invoices, they prepare disbursement vouchers, record them in a voucher register, and file all the documents together by payment due date.
Each day other clerks pull the vouchers due for payment that day and send them to the data preparation section of the accounting data processing department. There the payment data are keyed onto magnetic tape, sorted by supplier account number, and processed to produce check vouchers and a check register. The accounts payable master file is also updated during this run; in effect, each affected supplier’s account is credited to reflect the obligation and debited to reflect the payment.
Inventory Management
Perusahaan mengelola 3 inventory files: Raw-materials inventory master file diupdated sesuai dengan perubahan materials dan parts yang diterima dari para suppliers maupun yang dikeluarkan untuk produksi. The finished-goods inventory master file is updated to reflect the newly manufactured products and the sales of products to customers. The work-in-process inventory master file is updated to reflect the start in production of each production order, the issues of materials into production, the charges of labor (from job-time records) into production, the application of overhead to production, and the completion of production. An actual cost accounting system is employed. Direct materials and direct labor costs are posted to the work-in-process inventory records from the raw-materials requisitions and the job-time records. Overhead costs are compiled from the documents pertaining to indirect labor, utilities, and other production-related costs and allocated to the jobs at the end of each month. Direct labor hours is the activity base for allocating these actual overhead costs.
Permasalahan
Beberapa persoalan muncul, antara lain yang b erkaitan dengan prosedur yang telah diuraikan di atas. Khususnya yang berkaitan dengan weaknesses in the organizational structure maupun yang bersifat financial planning. Di antara berbagai persoalan tersebut antara lain disebabkan karena kelemahan manajemen sebelumnya yang terlalu memfokuskan perhatian kepada
Beberapa masalah yang cukup serius, antara lain mencakup biaya bungan (interest costs) yang sangat tinggi, back orders yang relatif terlalu banyak, pada sisi lain inventory levels
cukup tinggi bahkan cenderung semakin meningkat, janji pengiriman barang ke pelanggan (promised delivery dates on customers’ orders) sering tidak tepat (missed).
Proses backlogs sering terjadi di accounting departments dan seringkali berakibat dampak buruk, misalnya: purchase discounts sering terlewat, errors dalam pencatatan transaksi dan pelaporan. Tingkat percentage of products yang tidak lolos inspeksi atas kontrol kualitas relatif tinggi, yang barangkali juga disebabkan peralatan yang sudah usang (obsolete production equipment) dan mutasi pegawai (high labor turnover), jadwal produksi sering meleset (fall behind their schedules). Padahal dalam kenyataan production clerks terlihat sangat sibuk, monitor progres, menjawab telpon/pertanyaan para pelanggan maupun para
salespersons. Juga, tingkat produksi sangat berfluktuasi, di suatu waktu idle tetapi pada saat yang lain harus work overtime. Hal-hal tersebut antara lain disebabkan karena adanya rush back orders; tetapi juga tidak jarang akibat tidak akuratnya sales forecasts yang menunuukkan bahwa planning procedures relatif lemah. Sebagai contoh, proses penganggaran (budget process) is fairly rudimentary. Budget kurang terkait langsung secara teliti ke established cost standards, Tidak disusun dalam detailed formats, dan tidak di-revised sesuai dengan perkembangan/perubahan. Akhirnya, laporan-laporan yang disajikan epada para manajer kurang akurat; baik mengnai status data (tingkat uptodate-nya) yang dilaporkan dalam laporan harian/mingguan/bulanan, maupun laporan budgeted costs versus actual costs.
Inisiasi Systems Development
Problem-probel tersebut dan dampaknya tentu saja menjadi concern pihak manajemen. Pimpinan berpendapat bahwa permasalahan-permasalahan tersebut antara lain disebabkan karena buruknya sistem akuntansi (inadequate accounting information system). Untuk itu dalam rapat umum pemegang saham telah disetujui bahwa jajaran direksi ditambah 1 orang anggota, yaitu suatu posisi yang disebut Direktur Sistem Informasi (director of information systems, atau chief of information officer, CIO).
Selain itu direksi juga membentuk steering committee yang bertugas menyusun long-range information systems/technology (IT Plan). Steering committee harus menyusun strategic systems plan, yang mencakup berbagai system development projects.
