BIRO UMUM - SETJEN
PENDAHULUAN
ARSIP
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
PENGERTIAN
ARSIP AKTIF
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/ atau terus menerus.
ARSIP INAKTIF
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
1. PENCIPTAAN ARSIP
1. Meliputi kegiatan: Pembuatan Arsip dan Penerimaan Arsip;
2. Dilaksanakan berdasarkan: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip;
Ditetapkan oleh Pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan, meliputi:
1) Permenkes Nomor 14 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
2) Keputusan Menteri Kesehatan Nomor: HK.02.02/Menkes/377/2016 tentang
Pedoman Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
PEMBUATAN ARSIP
(Pasal 33 ,Peraturan
Pemerintah RI Nomor 28/2012)
•Pembuatan Arsip
harus diREGISTRASI;
•Sesudah diregistrasi;
1.Didistribusikan kepada pihak yang berhak
secara: CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN;
2.Diikuti tindakan PENGENDALIAN
PENERIMAAN ARSIP
(Pasal 34 ,Peraturan
Pemerintah RI Nomor 28/2012)
Penerimaan Arsip
dianggap sah setelah
2. PENGGUNAAN ARSIP
1. Diperuntukkan bagi kepentingan:
Pemerintahan dan
Masyarakat
2. Pimpinan
UNIT PENGOLAH
bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian
ARSIP VITAL
dan
ARSIP
AKTIF
3. Pimpinan
UNIT KEARSIPAN
bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian
ARSIP INAKTIF
untuk
kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik
4. Penggunaan arsip dilaksanakan berdasarkan Sistem
3. PEMELIHARAAN ARSIP
1. Tujuan pemeliharaan arsip dinamis dilakukan???
a) Untuk menjaga keautentikan (ttd/paraf pejabat yg berwenang);
b) Keutuhan (lengkap);
c) Keamanan (tertata dan tersimpan); dan
d) Keselamatan arsip (bukti akuntabilitas kinerja)
2. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF dan
ARSIP INAKTIF;
3. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a) Pemberkasan Arsip Aktif;
b) Penataan Arsip Inaktif;
c) Penyimpanan Arsip;
PERBEDAAN
ARSIP AKTIF
1. Penyimpanan dilaksanakan di tiap
UNIT PENGOLAH
2. Pemberkasan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis)
3. Instrumen yang digunakan : pola klasifikasi dan indeks
4. Peralatan : folder, sekat/guide, filing cabinet.
ARSIP INAKTIF
1. Dilaksanakana di UNIT
KEARSIPAN pada Kementerian dan Unit Kearsipan pada Unit Utama.
2. Prinsip penataan: original order
(Aturan Asli) dan provenance (Asal Usul)
3. Instrumen yang digunakan : daftar arsip inaktif
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. Pemeliharaan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan:
PEMBERKASAN dan PENYIMPANAN ARSIP;
2. Dilakukan terhadap arsip yang DIBUAT dan yang DITERIMA;
3. Dilaksanakan berdasarkan KLASIFIKASI ARSIP;
4. Kegiatan pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan:
a) Tertatanya Fisik Arsip;
b) Tertatanya Informasi Arsip;
c) Tersusunnya Daftar Arsip Aktif.
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Pemberkasan
adalah Pengaturan dan penyimpanan arsip
secara logis dan sistematis dengan menggunakan huruf,
nomor atau kombinasi huruf dan nomor yang digunakan
sebagai identitas arsip yang akan disimpan
v
Pemberkasan Arsip dilakukan terhadap ARSIP AKTIF dan
ARSIP VITAL
TUJUAN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. Menyatukan informasi arsip;
2. Memudahkan temu balik arsip secara cepat, tepat,
lengkap dan aman
3. Arsip akan mempunyai identitas
MENGAPA DILAKUKAN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Ø
Ruang kerja penuh dengan arsip;
Ø
Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas;
Ø
Tidak ada petugas yang secara khusus menangani arsip;
Ø
Informasi tidak aman;
Ø
Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing;
Ø
Penemuan kembali arsip tidak bisa dilakukan secara cepat
DIMANA
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan di
UNIT PEGOLAH
;
Unit Pengolah adalah Satuan Kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab
MENGOLAH SEMUA
ARSIP
yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
Contoh Unit Pengolah di Biro Umum
vBagian TU Pimpinan dan Protokol vBagian Kearsipan dan Administrasi vBagian Rumah Tangga
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. Pemeriksaan (Inspecting)
Ø Apakah sudah ada disposisi simpan atau belum?
Ø Arsip yang saling terkait dalamsatu kegiatan atau permasalahan dijadikan satu
berkas, sedangkan untuk arsip yang tidak terkait dipisahkan.
Ø Untuk arsip yang klasifikasinya berbeda tetapi berkaitan agar dibuatkan tunjuk
silang.
Ø Apabila terdapat lampiran berupa peta, buku, bagan, atau sesuatu yang tidak
sesuai dengan jenis fisik arsipnya agar dipisahkan dan disimpan tersendiri.
2. Membuat Indeks (Indexing)
Ø Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip; Ø Indeks harus satu pengertian/tidak bermakna ganda; Ø Kata yang digunakan adalah yang lazim;
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
3. Pengkodean (Coding)
Merupakan kegiatan pemberian tanda/kode yang mewakili arsip yang akan
menunjukkan pada tempat yang paling tepat dalam file, sehingga petugas dapat menempatkan sesuai tempatnya.
Contoh:
Kode Klasifikasi Arsip : Primer : UM. UMUM
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
4. Tunjuk Silang (Cross Reference)
Merupakan sarana untuk memudahkan penemuan kembali, diperlukan bila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang lain.
Contoh
Indeks : Kode: UM.01.03. Tanggal : 20 Feb.2017
Rapat Dengan DPR Agenda Pimpinan No. : UM.01.03/I/223/2017
Lihat : Arsip foto UM.01.03/I/223/2017 Rapat Dengan DPR
Indeks : Kode :UM.01.03 Tanggal : 20 Feb. 2017
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
5. Filing
Arsip yang telah ditentukan kode dan indeksnya dimasukkan dalam folder, kemudian disusun sesuai dengan kelompoknya yang ditunjukkan dengan sekat / guide kemudian menempatkan folder pada bagian belakang sekat sesuai dengan urutan abjadnya / kelompoknya.
6. Pelabelan Berkas
Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder, dengan ukuran label sesuai dengan ukuran tab folder dan guide. Label diketik judul berkas, indeks yang telah ditetapkan serta kode klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide atau tab folder di mana berkas surat akan disimpan.
PERALATAN
FILING CABINET
• Digunakan sebagai tempat menyimpan folder berkas arsip aktif.
• Penggunaannya menurut susunan laci dari atas ke bawah. Guide/sekat dan folder diatur dalam posisi berdiri di dalam laci.
GUIDE/SEKAT
Guide/Sekat adalah sekat pembatas sebagai sarana penunjuk dari bagian satu ke bagian lain dalam file.
Fungsi guide/sekat antara lain adalah :
q Menunjuk ke suatu kelompok folder
q Menunjuk pada suatu urusan kegiatan masalah khusus
FOLDER
q Folder adalah tempat seperti map yang terbuat dari bahan kertas/manila
yang tidak terlalu tebal dan tidak terlalu tipis, bila folder terlalu tebal akan banyak memakan tempat dan kurang efisien sedangkan bila terlalu tipis akan cepat rusak dan jika diletakkan berdiri akan cepat jatuh.
q Satu folder digunakan untuk menyimpan satu berkas nama koresponden
LABEL
q Label adalah kertas yang di tempelkan di folder
q Pelabelan merupakan realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode. q Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah
OUT INDICATOR
adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet
q Apabila yang sedang dipinjam semua berkas
(satu folder) maka yang digunakan adalah out guide
q Sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa
Pola Klasifikasi Arsip
Keputusan Menteri Kesehatan
No HK.02.02/MENKES/377/2016
(Revisi
Kepmenkes RI No.
198/MENKES/SK/V/2012
)
(Revisi
Kepmenkes RI No.
Pola klasifikasi
adalah suatu skema yang digunakan sebagai
landasan atau pegangan untuk penataan berkas, khususnya
bagi arsip yang diatur atas dasar masalah.
Kode klasifikasi
adalah tanda pengganti masalah yang berguna
untuk membedakan subjek/masalah yang satu dengan
subjek/masalah yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
Kode klasifikasi Kementerian Kesehatan gabungan angka dan
huruf sebagai tanda pengganti/pengenal subyek.
Penggunaan kode klasifikasi arsip KP.01.01 adalah untuk sub sub masalah yang ada kaitannya dengan penyusunan formasi dan kebutuhan pegawai meliputi bezetting dan usulan formasi CPNS, rincian alokasi formasi CPNS, formasi tenaga penugasan khusus D-III Kesehatan, perencanaan kebutuhan tenaga penugasan khusus D-III Kesehatan, formasi pengangkatan tenaga honorer menjadi CPNS melalui formasi khusus (Insendentil) baik untuk persiapan meliputi undangan peserta, narasumber, moderator, nota dinas, telaah, kajian maupun laporan kegiatan.
KP 01 01
POKOK MASALAH: KEPEGAWAIAN SUB MASALAH: PENGADAAN PEGAWAI
SUB SUB MASALAH: PENYUSUNAN FORMASI DAN KEBUTUHAN PEGAWAI
Penggunaan kode klasifikasi arsip JP.02.01 adalah untuk sub sub masalah yang ada kaitannya dengan KEPESERTAAN baik untuk persiapan meliputi undangan peserta, narasumber, moderator, nota dinas, telaah, kajian maupun laporan kegiatan.
JP 02 01
POKOK MASALAH: PEMBIAYAAN DAN JAMINAN KESEHATAN
SUB MASALAH: BIDANG JAMINAN KESEHATAN
SUB SUB MASALAH: KEPESARTAAN
PENOMORAN NASKAH DINAS
Contoh penomoran:
KP.…../ …../ ……./ …….
Kode Klasifikasi yang berkaitan dengan Kepegawaian
Kode Unit Pengolah
Nomor Uru t Su rat
