1
MAKALAH BIDANG KEARSIPAN
Tentang
PEMBENAHAN DAN PENATAAN ARSIP DINAMIS
di BP3TKI YOGYAKARTA
Disusun oleh :
Rr. Dewi Wulandari, S.Pd NIP. 197602291999032001 Unit Kerja BP3TKI Yogyakarta
Tahun 2020
2
PEMBENAHAN DAN PENATAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR BP3TKI YOGYAKARTA
A. LATAR BELAKANG
Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia selanjutnya disebut BP3TKI Yogyakarta merupakan instansi vertikal di daerah yang berada di bawah BNP2TKI, didirikan sebagai salah satu upaya pemerintah untuk meningkatkan pelayanan dan perlindungan TKI di Luar Negeri pada saat pra, masa dan purna penempatan.
Sebagai lembaga pemerintahan non departemen, BP3TKI dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya menghasilkan beberapa jenis arsip yaitu arsip aktif, inaktif maupun arsip vital.
Arsip aktif adalah adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan/atau terus menerus.
Jenis arsip aktif yang dimiliki oleh BP3TKI Yogyakarta diantaranya adalah arsip data CTKI (Calon Tenaga Kerja Indonesia) / TKI (Tenaga Kerja Indonesia), rekap absen PNS (Pegawai Negeri Sipil) serta PPNPN (Pegawai Pemerintah non Pegawai Negeri ), Daftar Penerimaan Gaji, Uang Makan dan Tunjangan Kinerja, Surat Pertanggungjawaban Keuangan beserta kelengkapannya.
Arsip inaktif adalah adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Jenis arsip inaktif yang dimiliki oleh BP3TKI Yogyakarta diantaranya adalah data TKI yang sudah diberangkatkan selama 3 tahun, manual beberapa aplikasi (e Office) yang menunjang pelaksanaan kegiatan di BP3TKI Yogyakarta.
3
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Jenis arsip vital yang dimiliki oleh BP3TKI Yogyakarta diantaranya adalah : personal file dari pejabat Eselon III beserta jajarannya, Ijin Mendirikan Bangunan (IMB), cetak biru pembangunan gedung kantor, sertifikat tanah dan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) baik roda 4 (empat) maupun roda 2 (dua).
B. PERMASALAHAN
BP3TKI Yogyakarta bertujuan untuk memberikan kemudahan pelayanan pemrosesan seluruh dokumen penempatan, perlindungan dan penyelesaian masalah Tenaga Kerja Indonesia secara terkoordinasi dan terintegrasi. Untuk mewujudkan hal tersebut, diperlukan sistem penataan arsip yang memadai dan sesuai aturan dan kaidah kearsipan yaitu :
• UU No. 43/2009 tentang Kearsipan.
• PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009 tentang Kearsipan
• Peraturan Kepala ANRI Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen / Arsip Vital Negara
• Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara
• Peraturan Kepala ANRI Nomor 47 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelamatan Arsip Vital Arsip Nasonal Republik Indonesia
• Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
4
• Permenkeu No. 29/2009 tentang Penggolongan dan Kodefikasi BMN Namun demikian, dalam pelaksanaannya BP3TKI Yogyakarta masih belum sepenuhnya menerapkan sistem penataan arsip.
Beberapa permasalahan yang terjadi di Kantor BP3TKI Yogyakarta adalah :
1. Terbatasnya Sumber Daya Manusia (SDM), baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
a. Arsiparis di BP3TKI Yogyakarta hanya ada 1 (satu) orang, sehingga kondisi ini tidak seimbang dengan volume arsip yang harus ditangani.
b. Arsiparis yang ada kurang mempunyai kompetensi yang tinggi, sehingga belum memberikan pemikiran tentang terobosan- terobosan dalam pengelolaan arsip.
2. Terbatasnya Prasarana dan Sarana yang mendukung penanganan arsip, antara lain :
a. Belum mempunyai instrumen kearsipan berupa kode klasifikasi arsip, JRA serta sistem keamanan akses kearsipan.
b. Belum menerapkan sarana dan prasarana yang sesuai dengan aturan yang berlaku yaitu almari besi, filing cabinet/rak arsip, ruang bawah tanah/bunker.
3. Keterbatasan alokasi anggaran untuk bidang kearsipan.
a. Kearsipan masih dipandang sebagai bidang yang tidak penting, sehingga menyebabkan sulitnya upaya meraih anggaran kearsipan yang optimal.
b. Pemenuhan kebutuhan standar pengelolaan arsip menjadi terhambat karena dana yang tersedia tidak mencukupi.
5 C. PEMBAHASAN
BP3TKI Yogyakarta dalam menangani arsip sudah mengupayakan beberapa hal, antara lain :
1. Pengembangan SDM
a. Menempatkan CPNS baru untuk mempelajari proses pencatatan arsip terutama arsip vital berupa Aset Barang Milik Negara.
b. Menugaskan arsiparis untuk mengembangkan pengetahuannya dengan cara mengikuti sosialisasi, bimtek atau diklat.
c. Membuat analisis jabatan sehingga tidak ada tumpang tindih pekerjaan.
2. Sarana dan Prasarana
a. Balai Pelayanan Penempatan Tenaga Kerja Indonesia (BP3TKI) Yogyakarta telah menyusun draft instrumen kearsipan berupa kode klasifikasi arsip, JRA serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip yang akan diterapkan di lingkungan Balai Pelayanan Penempatan Tenaga Kerja Indonesia (BP3TKI) Yogyakarta untuk menata arsip yang ada di BP3TKI Yogyakarta.
b. Menyediakan sarana dan prasarana pendukung pencatatan arsip ASIK (Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian) yang disusun oleh Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia (BNP2TKI) sebagai lembaga negara yang membawahi BP3TKI. Di dalam ASIK ini termuat data masing-masing pegawai mulai dari data pribadi, data keluarga pegawai sampai dengan daftar kehadiran pegawai setiap harinya terekam dalam aplikasi ini.
6
Sedangkan untuk menangani arsip vital, sarana dan prasarana pendukung berupa aplikasi Sistem Informasi Managemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN). Pencatatan dilakukan dalam bentuk aplikasi yang didalamnya memuat informasi mengenai semua aset yang dimiliki oleh BP3TKI Yogyakarta.
Setiap bulan BP3TKI Yogyakarta melakukan rekonsiliasi dengan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk melaporkan mutasi keuangan yang berkaitan dengan perubahan
7
aset. Sedangkan rekonsiliasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Yogyakarta dilakukan setiap semester sebagai upaya untuk melaporkan perkembangan aset, baik penambahan, pengurangan maupun mutasi.
Dalam aplikasi SIMAK BMN termuat KIB ( Kartu Identitas Barang) yang berisi tentang identitas suatu aset, misalnya sertifikat tanah, BPKB kendaraan bermotor roda 4 (empat) dan roda 2 (dua).
Terdapat juga masa manfaat suatu aset sehingga mempermudah kita untuk melakukan perhitungan penghapusan barang.
Sehingga dalam hal ini arsip aset yang merupakan arsip vital memungkinkan untuk dilakukan penyusutan (pemusnahan), kecuali untuk tanah dan gedung
c. Menyediakan sarana dan prasarana berupa rak besi untuk menampung odner-odner penyimpanan Bukti pertanggungjawaban keuangan. Setiap odner memuat berkas keuangan untuk memudahkan APIP (Aparat Pemeriksa Intern Pemerintah) dalam mengaudit pelaksanaan anggaran yang ada di BP3TKI Yogyakarta.
8
d. Arsip Vital di BP3TKI Yogyakarta terdiri dari : personal file dari pejabat eselon III beserta jajarannya, Ijin Mendirikan Bangunan (IMB), cetak biru pembangunan gedung kantor, sertifikat tanah dan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) baik roda 4 (empat) maupun roda 2 (dua) penyimpanannya menggunakan sarana lemari brankas.
9 3. Anggaran
Dukungan dana dalam pengelolaan arsip vital masih terbatas pada anggaran pemeliharaan aset yang tertuang dalam DIPA Satuan Kerja serta pembelian Barang Persediaan berupa odner-odner dan beberapa rak besi.
D. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian permasalahan dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip dinamis berupa arsip kepegawaian dituangkan dalam bentuk Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (ASIK) yang memuat data pegawai di lingkungan BNP2TKI, sedangkan arsip vital yang merupakan arsip aset berupa sertifikat tanah dan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) baik roda 4 (empat) maupun roda 2 (dua) dilakukan dengan cara mencatat pada aplikasi SIMAK-BMN.
Sedangkan fisik sertifikat tanah dan Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) baik roda 4 (empat) maupun roda 2 (dua) disimpan di lemari brandkas.
Adapun untuk sarana prasarana serta anggaran yang dibutuhkan oleh BP3TKI Yogyakarta perlu mendapat perhatian dari tim anggaran agar pengelolaan arsip di BP3TKI Yogyakarta dapat dilakukan dengan optimal.
E. SARAN
Sesuai dengan hambatan dan permasalahan yang dihadapi maka disarankan:
1. Perlu adanya upaya untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia kearsipan sesuai profesi dan kompetensinya melalui keikutsertaan dalam Sosialisasi, Bimtek dan Diklat.
10
2. Membuat manual Kearsipan yang disesuaikan dengan kondisi di BP3TKI Yogyakarta untuk mengelola arsip vital di BP3TKI Yogyakarta.
3. Mengajukan proposal untuk melakukan kegiatan pembenahan sistem kearsipan di tingkat Pusat dalam hal ini ke BNP2TKI sehingga ke depan BNP2TKI dapat mempunyai sistem kearsipan yang baik.
4. Menjalin kerjasama yang baik dengan KPPN dan KPKNL selaku instansi yang membidangi pengelolaan keuangan dan aset kekayaan negara supaya pengelolaan aset dapat dilakukan dengan baik.
5. Perlu lebih perhatian dan memprioritaskan penambahan formasi pegawai sesuai kebutuhan, agar dapat mengisi kekurangan pegawai di bidang kearsipan.
6. Anggaran kearsipan perlu diperjuangkan untuk pemenuhan kebutuhan prasarana dan sarana kearsipan, baik gedung maupun sarana penyimpanan arsip yang sesuai standar.
11
