KARANGANTU KOTA SERANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Oleh
RIRIN NURHIDAYAH NIM. 6661100626
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
“Cukuplah Allah bagiku, tidak ada Tuhan selain Dia.
Hanya kepada-Nya aku bertawakal” (At-Taubah : 129)
“Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang beriman” (Q.S Al-Anfal: 19).
Nusantara Karangantu Kota Serang. Pembimbing I : Dr. Ipah Ema Jumiati, M.Si dan Pembimbing II : Listyaningsih, M.Si
Penelitian ini dilakasanakan di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang karena dilatar belakangi oleh sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan, hilangnya arsip yang penting, tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum mencukupi, kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaanarsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan yang diambil dalam pelaksanaan ini dibatasi pada pegawai yang mengelola arsip dan pengguna arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis data menurut Miles and Huberman. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dapat dikatakan masih belum cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan yang dilakukan belum maksimal dalam pelaksanaannya.
of Karangantu City of Serang. The 1st advisor: Dr. Ipah Ema Jumiati, M. Si. 2nd advisor: Listyaningsih, M.Si
This research was conducted at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu Serang City due to the difficulty of recovering archives when needed, missing important archives, no functional staff of archives and insufficient technical personnel, lack of awareness of employees on the role and importance of the archives. The purpose of this study is to find out how the management of archives at the Harbour of Fisheries Nusantara Karangantu Serang City. The research method used is descriptive method with qualitative approach. The informants taken in this exercise are limited to employees who manage archives and archival users at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu. Data collection techniques are done by way of observation, interview and documentation. Data analysis techniques used are data analysis techniques according to Miles and Huberman. The results of this study indicate that the management of archives in the Harbour of Fisheries Nusantara Karangantu can be said is still not good enough, it can be seen from the system creation, use, maintenance and depreciation is not maximized in implementation.
i
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrahmaanirrahiim
Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH Subhanahu wa
Ta’ala atas limpahan berkah, rahmat dan izin-nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang” ini hingga selesai. Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW, dan para pengikutnya sampai akhir zaman.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan baik teknik penyusunan penulisan maupun isi dari materi yang disajikan, hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dari penulis.
Penulisan skripsi ini tidak lepas dari peran berbagai pihak yang turut memberikan kontribusi, bantuan, dan dukungan kepada penulis. Untuk itu, penulis menguapkan terimakasih kepada:
ii
2. Dr. Agus Sjafari, M.Si., Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
3. Rahmawati, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
4. Imam Mukromam, M.Si., Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
5. Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
6. Listyaningsih, S.Sos., M.Si., Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dan sekaligus Dosen Pembimbing II Skripsi yang telah berjasa memberikan begitu banyak arahan, petunjuk, dan masukan yang sangat berarti kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini berlangsung. Sehingga skripsi ini menjadi suatu karya ilmiah yang utuh dan kredibel.
7. Riswanda, Ph.D., Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
iii
9. Deden M. Haris, S.Sos., M.Si., Dosen Pembimbing Akademik yang telah berjasa memberikan bimbingan, arahan, petunjuk, dan saran yang sangat berarti kepada penulis selama menjalani perkuliahan.
10.Seluruh Dosen Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa, yang telah berjasa begitu besar dalam memberikan ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat kepada penulis.
11. Bapak Hari Bintoro dan Ibu Eti Umiyati untuk setiap do’a tulus, ikhlas, kesabaran dan motivasi yang diberikan kepada penulis.
12.Pihak Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian mengenai Pengelolaan Arsip di PPN Karangantu.
13.Keluarga Chan tersayang, Annisa Auliani, Amala Nursyamsi, Atiah, Dian Prihandini, Lina Nuryanti Sari, dan Sri Wahananing Dyah untuk kebersamaannya dalam menjalani hari-hari yang sangat indah, berkesan, dan penuh makna di dalam perkuliahan.
14.Sahabat-sahabat Ilmu Administrasi Negara Angkatan Tahun 2010 yang telah mencerahkan hari-hari di kelas.
iv
Semoga ALLAH Subhanahu wa Ta’ala membalas setiap kebaikan yang telah diberikan Bapak/Ibu, Saudara/Saudari dengan sebaik-baiknya kepada penulis. Penulis menyadari segala kekurangan dan ketidaksempurnaan di dalam penulisan hasil karya ilmiah ini. Akhir kata, besar harapan penulis semoga hasil karya ilmiah ini dapat memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Aamiin ya Rabbal’alamin
Wassalamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh
Serang, Agustus 2017
Penulis
v
DAFTAR ISI
Halaman PERNYATAAN ORISINALITAS
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ABSTRAK
ABSTRACK
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... v
DAFTAR TABEL... .. viii
DAFTAR GAMBAR... ix
DAFTAR SKEMA... x
DAFTAR LAMPIRAN... BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Identifiksi Masalah... 11
1.3.Batasan Masalah... 11
1.4 Rumusan Masalah... 12
1.5 Tujuan Penelitian... 12
1.6 Manfaat Penelitian... 12
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI DASAR
vi
2.1.1 Konsep Manajemen
2.1.1.1 Definisi Manajemen... 14
2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen... 16
2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen... 16
2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen... 17
2.1.2 Konsep Arsip 2.1.2.1 Definisi Arsip... 19
2.1.2.2 Definisi Kearsipan... 26
2.1.2.3 Peranan Kearsipan... 32
2.1.2.4 Tujuan Kearsipan... 32
2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip... 34
2.1.2.6 Siklus Hidup Arsip... 43
2.1.3 Konsep Manajemen Kearsipan 2.1.3.1 Definisi Manajemen Kearsipan... 47
2.1.3.2 Sistem Pengelolaan Kearsipan... 47
2.1 Penelitian Terdahulu... 49
2.3 Kerangka Pemikiran... 50
2.4 Asumsi Dasar Penelitian... 52
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian... 53
3.2 Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian... 53
3.3 Lokasi Penelitian... 54
3.4 Variabel Penelitian dan Fenomena yang dihadapi 3.4.1 Definisi Konsep... 54
3.4.2 Definisi Operasional... 55
vii
3.6 Informan Penelitian... 56
3.7 Teknik Pengumpulan Data... 57
3.8 Teknik Pengolahan dan Analisis Data... 59
3.9 Uji Keabsahan Data... 61
3.10 Jadwal Penelitian... 63
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Objek Penelitian... 64
4.2 Deskripsi Data Penelitian... 67
4.3 Deskripsi Hasil Penelitian... 69
4.4 Pembahasan hasil Penelitian... 94
BAB V PENUTUP 5.1Simpulan... 100
5.2Saran... 101
DAFTAR PUSTAKA... 102 LAMPIRAN...
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
1.1 Laporan Kondisi Barang... 10
3.1 Informan Penelitian... 57
3.2 Pedoman Wawancara... 58
3.3 Jadwal Penelitian... 63
4.1 Daftar Informan... 69
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari Pegawai... 5
1.2 Penyimpanan Arsif Inaktif... 6
1.3 Pengumuman Hilangnya Arsip... 7
1.4 Arsip diletakkan dilantai dan di atas lemari... 9
1.5 Gudang Arsip... 10
2.1 Lingkaran hidup kearsipan... 45
2.2 Model Siklus hidup... 46
x
DAFTAR SKEMA
1 1.1 Latar Belakang Masalah
Indonesia sebagai suatu negara maritim dan kepulauan terbesar di dunia dengan jumlah sekitar 17.504 pulau pada tahun 2003. Indonesia memiliki rentang wilayah pantai yang membentang panjang, yaitu sekitar 81.000 km garis pantai dan wilayah laut yang sangat luas, yaitu 5,8 km2 atau 3/4 dari total wilayah Indonesia. Wilayah laut yang luas ini menyebabkan banyak kegiatan ekonomi penduduk khususnya dalam sektor kelautan dan perikanan. Oleh karena itu, untuk memanfaatkan berbagai potensi Sumber Daya Alam yang dimiliki tersebut, maka diperlukan kesiapan sarana dan prasarana yang memadai serta kesiapan Sumber Daya Manusia yang handal.
Salah satu instansi publik yang berwenang secara langsung untuk menyelenggarakan urusan di bidang kelautan, dan perikanan dalam pemerintahan
adalah Kementerian Kelautan dan Perikanan. Pada hasil pengawasan kearsipan
yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tahun 2016, Kementerian Kelautan dan Perikanan mendapat nilai „Cukup‟ dengan aspek
yang diaudit di bidang kearsipan meliputi kebijakan kearsipan program kearsipan,
pengelolaan arsip, kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan dan
pertanggungjawaban yang wajib diberikan oleh instansi baik negeri maupun swasta dengan memiliki bentuk fisik maupun output yang secara kasat mata dapat dibuktikan. Dimana setiap kegiatan organisasi dikatakan berjalan dengan baik apabila memiliki output yang efektif, karena output tersebut sangat berpengaruh dalam terwujudnya Good Governance. Dimana akuntabilitas dan transparansi merupakan prinsip-prinsip utama yang melandasi Good Governance, akuntabilitas tersebut terdiri dari akuntabilitas keuangan, akuntabilitas administratif dan akuntabilitas kebijakan publik. Oleh karena itu, diperlukan proses kegiatan administrasi dalam perkantoran.yang salah satunya adalah penyimpanan arsip atau biasa disebut dengan kearsipan. Dalam pasal 5 ayat (2) Undang-Undang tentang kearsipan disebutkan penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan. Oleh karena itu, kearsipan sangatlah penting karena arsip digunakan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan bagi organisasi dalam rangka melakukan kegiatan organisasi serta membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. Apabila pengelolaan arsip yang dimiliki kurang baik, maka akan mempengaruhi pengelolaan administrasi perkantoran. Sehingga akan menghambat pelaksanakan pekerjaan organisasi di dalam mencapai tujuan yang efektif dan efesien.
Selain itu arsip juga merupakan bukti otentik yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik, agar ketika arsip tersebut dibutuhkan maka bukti tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Terutama arsip yang berupa laporan, di mana laporan tersebut memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab yang diberikan, memberikan informasi penting dan sebagai bahan untung pengambilan keputusan oleh instansi pemerintah maupun swasta. Meskipun kearsipan memiliki peran yang sangat penting, ironisnya masih banyak yang tidak melakukan penataan dan pengelolaan arsip dengan baik dan benar, salah satunya adalah yang terjadi di Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu, Kota Serang. Karena berdasarkan pasal 33 Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa, Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Oleh karena itu, menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip merupakan hal yang sangat penting dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada negara.
penggunaannya, karena kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam dan luar seperti udara, cahaya, mikroorganisme, juga disebabkan oleh manusia atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya. Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN) Karangantu merupakan instansi pemerintahan yang berorientasi pada pelayanan jasa dan terfokus pada masyarakat nelayan. Pelabuhan Perikanan yang mempunyai fungsi sebagai Pemerintahan dan Pengusahaan berdasarkan pada Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor Per.08/Men/2012 tentang Kepelabuhan Perikanan Pasal 3 dan dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 20/PERMEN-KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknik Pelabuhan perikanan pasal 3 huruf i, pelabuhan perikanan memiliki fungsi pelaksanaan fasilitasi penyuluhan, pengawasan dan pengendalian sumberdaya ikan, perkarantinaan ikan, publikasi hasil penelitian, pemantauan wilayah pesisir, wisata bahari, pembinaan mutu, serta pengolahan, pemasaran dan distribusi hasil perikanan. Hal ini menjadikan pelabuhan perikanan nusantara karangantu sebagai destinasi berbagai kalangan masyarakat melakukan kegiatan observasi, penelitian, kuliah kerja magang, serta berbagai kunjungan yang bersifat wisata. pengelolaan arsip sangat perlu dilakukan untuk memper proses pemberian informasi yang dibutuhkan.
Pertama, sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan, berdasarkan
hasil pengamatan peneliti sistem pemberkasan dan temu balik di PPN Karangantu masih didasarkan pada nomor urut agenda dan belum sesuai dengan klasifikasi jenis arsip dalam penyusunan berkas sesuai dengan pengelompokan subjek dengan menggunakan kode klasifikasi seperti kode, indeks, dan tajuk silang yang mengacu pada dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, sehingga dapat menciptakan pengelolaan arsip yang baik dan rapi di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Cara penyimpanan arsip yang ada di PPN Karangantu masih belum baik dan rapi, dilihat dari arsip yang ada di ruangan masing-masing pegawai sehingga dalam mencari arsip sulit untuk ditemukan, salah satu contoh penyimpanan arsip dapat dilihat dari gambar dibawah ini :
GAMBAR 1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari Pegawai
yang handal. Akan tetapi, bentuk dari kegiatan penerapan sistem kearsipan yang handal yang dimaksud seperti apa masih belum dapat dijelaskan oleh bagian kehumasan.
Pengelolaan arsip aktif dan inaktif di PPN Karangantu masih belum terlaksana dengan baik, dimana penyimpanan arsip masih tercampur - campur karena tidak adanya identifikasi arsip dan daftar arsip yang dilakuan untuk arsip aktif dan arsip inaktif yang sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 11 mengenai arsip aktif dan Pasal 12 mengenai penataan arsip inaktif.
Kedua, hilangnya arsip yang penting, dalam sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna,serta peminjaman atau pemakaian arsip sehingga kehilangan arsip terjadi di PPN Karangantu yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
GAMBAR 1.3 Pengumuman Hilangnya Arsip
Ketiga, tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum
cara penyimpanan yang berbeda-beda sesuai pemahaman masing-masing karena menggunakan sitem desentralisasi.
Akan tetapi berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Nomor :27/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan Langsung, Penempatan dan Tugas Pegawai Negeri Sipil di Pelabuhan Perikanan Nusanatra Karangantu dan Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Nomor :37/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan Langsung, Penempatan dan Tugas Tenaga Kerja Kontrak di Pelabuhan Perikanan Nusanatra Karangantu tidak ada petugas fungsional arsiparis, sedangkan dalam uraian tugas PPN Karangantu terdapat tugas arsiparis.
Keempat , kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
Gambar 1.4 Arsip diletakkan di lantai dan di atas lemari
Kelima, sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai
GAMBAR 1.5 Gudang Arsip
Data alat penyimpanan arsip dapat dilihat pada tabel 1.6 berikut ini :
Tabel 1.1
Laporan Kondisi Barang Per Saturday, December 31, 2016
NO Nama Barang Jumlah Kondisi
Baik Rusak Ringan Rusak Berat
1 Lemari Penyimpan 1 1
2 Rak- rak Penyimpan 4 4
3 Lemari Penyimpan 3 3
4 Lemari Besi/metal 52 41 3 8
5 Lemari Kayu 15 10 5
6 Filing Cabinet besi 6 2 4
7 Brandkas 1 1
8 Kardex Besi 2 12
9 Rak Besi 4 1 3
10 Rak Kayu 7 2 5
Didasarkan atas berbagai pemaparan mengenai pengelolaan arsip. Maka, peneliti merasa tertarik dan memutuskan untuk melakukan penelitian dalam sebuah penelitian berjudul “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, maka identifikasi masalah dalam penelitian ini, yaitu:
1. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. 2. Hilangnya arsip yang penting
3. Tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum mencukupi
4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip
5. Sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai
1.3 Batasan Masalah
1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, identifikasi masalah, serta batasan masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimanakah Pengelolaan Arsip di Kantor Pelabuhan
Perikanana Nusantara Karangantu Kota Serang?”
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Pelabuhan Perikanana Nusantara Karangantu Kota Serang.
1.6 Manfaat Penelitian 1.6.1 Manfaat Teoritis
a. Melalui penelitian ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi pemikiran serta menambah khazanah ilmu pengetahuan, khususnya bagi pengembangan Ilmu Administrasi Negara.
b. Sebagai bahan pembelajaran dan referensi bagi mahasiswa atau peneliti selanjutnya, di dalam melakukan penelitian sejenis secara lebih mendalam dan spesifik terhadap kajian penelitian kearsipan. 1.6.2 Manfaat Praktis
meningkatkan lagi dalam pengelolaan arsip, serta dapat memberikan dampak positif terhadap peningkatan kinerja pegawai. b. Bagi peneliti, penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan
BAB II
TINAJUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI DASAR PENELITIAN
2.1. Tinjauan Pustaka 2.1.1 Konsep Manajemen 2.1.1.1 Definisi Manajemen
Terry dalam Effendi (2014:3) berpendapat bahwa manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan menurut Robbins dalam Effendi (2014:4) mendefinisikan manajemen adalah suatu proses melakukan koordinasi dan integrasi kegiatan-kegiatan kerja agar disesuaikan secara efisien dan efektif dengan melalui orang lain.
Pengertian manajemen menurut Effendi (2014:5) adalah suatu proses kerja sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi dengan melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi efektif dan efesien dengan menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Brantas (2009:4) menjelaskan bahwa manejemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
Menurut Hasibuan (2009:2) Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen menurut Sikula dalam Hasibuan (2009:2) adalah :
“Management in general refers to planning, organizing, controlling, staffing, leading, motivating, communicating, and decesion making activities performed by and organization in order to coordinate the varied resource of the enterprose so as to bring an efficent creation of some
product or service.”
“(manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas
perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien)”.
Sementara menurut Harold dan O‟Donnel dalam Hasibuan (2009:3) :
“Management is getting things done through people. In bringing about this coordinating of group activity, the manager, as a manager plans, organizes, staffs, direct, and control the activities other people”
“(Manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengendalian)”.
Manajemen menurut Stoner dalam Amirullah, dkk (2004:7) adalah :
“management is the process of planning, organizing, leading, and controlling the efforts of organization members and using all other organizational resources to active stated organizational goals”.
“(manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan pengunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.
2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen
Brantas (2009:13) manajemen merupakan sebuah subjek yang sangat penting karena ia mempersoalkan penerapan serta pencapaian tujuan-tujuan. Manajemen tidak saja mengidentifikasikan, menganalisis dan mengkombinasikan secara efektif bakat orang-orang dan mendayagunakan sumber-sumber tersebut kadang-kadang dinyatakan enam M dari manajemen, yaitu:
1. Men, diartikan sebagai tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif;
2. Money, uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan; 3. Methods, cara-cara yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan; 4. Materials, bahan-bahan yang dipergunakan untuk mencapai tujuan;
5. Machines, mesin-mesin atau alat-alat yang diperlukan/dipergunakan untuk mencapai tujuan;
6. Markets, pasar untuk menjual output dan jasa-jasa yang dihasilkan.
Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti menyimpulkan bahwa dalam manajemen memiliki unsur yang saling berkaitan satu sama lain dalam mencapai tujuan yang telah ditargetkan sebelumnya dengan ketentuan bahwa segala sesuatu berlangsung dalam batas-batas waktu, usaha serta biaya yang ditetapkan.
2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen.
Roda organisasi atau perusahaan dipacu dengan melaksanakan berbagai kegiatan yang berprinsip pada prinsip-prinsip yang umum dalam manajemen. Prinsip-prinsip umum yang dikemukan oleh Melayu S.P. Hasibuan dengan mengutip pandangan Henry Fayol dalam Athoillah (2010:43-44) dalam bukunya berjudul dasar-dasar menajemen, yaitu sebagai berikut :
1. Division of work (asas pembagian kerja).
2. Authority and responsibility (asas wewenang dan tanggung jawab). 3. Discipline (asas disiplin).
4. Unity of command ( asas kesatuan perintah).
5. Unity of direction ( asas kesatuan jurusan atau arah).
6. Subordination of individual interest into general interest (asas kepentingan umum di atasi kepentingan pribadi).
7. Remuneration of personnel ( asas pembagian gaji yang wajar). 8. Centralization (asas pemusatan wewenang).
9. Scalar of chain ( asas hierarki atau asas rantai berkala). 10. Order (asas keteraturan).
11. Equity ( asas keadilan). 12. Initiative (asas inisiatif).
13. Esprit de corps ( asas kesatuan).
14. Stability of turn-over personnel (asas kestabilan masa jabatan).
Berdasarkan prinsip-prinsip manajemen di atas, maka peneliti berpendapat bahwa prinsip-prinsip tersebut sangatlah penting dalam mengelola dan mengatur sebuah organisasi agar dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dapat berjalan dengan baik.
2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen
dan evaluasi. Sedangkan menurut Henry Fayol dalam Effendi (2014:18) mengemukakan fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima fungsi yaitu :
1. Planning (merancang) 2. Organizing (mengorganisasi) 3. Comanding (memerintah) 4. Coordinating (mengkoordinasi) 5. Controlling (mengendalikan)
Menurut Terry dalam Effendi (2014:18) fungsi-fungsi manajemen memiliki empat fungsi, yaitu :
1. Planning 2. Organizing 3. Actuiting 4. Controlling
Koontz dan O‟Donnel membagi fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima
fungsi, yaitu :
Berdasarkan uraian di atas Effendy (2014:19-20) menjelaskan bahwa pada prinsipnya fungsi-fungsi manajemen secara umum mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
1. Planning (perencanaan), merupakan suatu kegiatan membuat tujuan organisasi dan diikuti dengan berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Organizing (pengorganisasian), merupakan suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia yang tersedia dalam organisasi untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta mencapai tujuan organisasi.
4. Controlling (pengendalian), merupakan suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Sedangkan Brantas (2009:28) membagi fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima fungsi utama, yaitu:
1. Planning : menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.
2. Organizing : mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan itu. 3. Staffing : menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia,
pengerahan, penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja.
4. Motivating : mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujuan-tujuan.
5. Controlling : mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan sebab-sebab penyimpangan-penyimpangan dan mengambil tindakan-tindakan korektif dimana perlu.
Berdasarkan berbagai penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa seluruh kegiatan manajemen tidak terlepas dari berbagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.
2.1.2 Konsep Kearsipan 2.1.2.1 Definisi Arsip
informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadshets, database, gambar, dan data suara. Sedangkan Daserno dan Kynaston (2005) dalam Sukoco (2007:82) didefinisikan arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Berdasarkan Pasal 1 UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam Sutrisno dan Sanusi (2001:50) arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari. Sedangkan Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa :
“Arsip merupakan rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orang politik, orang kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara”.
Kementerian dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
Dalam Endang, dkk (2009:8) kata arsip secara etimologi berasal dari berbagai bahasa, yaitu :
1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu; 2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang;
3. Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, record artinya catatan dan file artinya sekumpulan informasi/warkat;
4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat; 5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.
Dari pengertian tersebut di atasi, Endang, dkk (2009:8) menyimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan sudah.
Tujuan penyimpanan arsip menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:50-51) terbagi menjadi tiga tujuan, yaitu :
1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu;
2. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/ kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang;
3. Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.
Jenis-jenis arsip dalam Endang, dkk (2009:9-10) terdapat lima jenis, yaitu: 1. Jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur dan foto; b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, mikro
film, dan rekaman pada pita kaset; 2. Jenis-jenis arsip berdasarkan masalahnya
Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi menjadi lima, yaitu :
a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kendali;
b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan denga masalah barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, dan harga;
c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan;
d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor; e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.
3. Jenis-jenis arsip berdasarkan pemiliknya
Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu : a. Lembaga pemerintahan
2). Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)
b. Instansi pemerintah/swasta
1). Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi;
2). Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpam pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi menjadi lima, yaitu :
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan;
b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan;
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.
5. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu :
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis dibedakan menjadi tiga, yaitu :
1). Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu;
2). Arsip semi aktif, yaitu arsip arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan;
3). Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata;
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
1). Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman; 2). Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau
alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian, dan kuitansi;
3).Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh: teks proklamasi;
4). Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis;
5). Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.
Menurut Vernon B. Santen dalam Endang, dkk (2009:11) arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED, yaitu :
A : Administrasi value (nilai administrasi) L : Legal value (nilai hukum)
F : Fiscal value (nilai keuangan) R : Research value (nilai penelitian) E : Education value (nilai pendidikan)
D : Documentation value (nilai dokumentasi)
Untuk mengingat betapa pentingnya arsip, maka ingatlah singkatan dari arsip yaitu amankan, rawat, semua, informasi, penting.
diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi oleh organisasi atau perorangan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan sudah.
2.1.2.2 Definisi Kearsipan
Menurut Endang, dkk (2009:11), kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan .
Endang, dkk (2009:12), menerangkan bahwa yang dimaksud dengan peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan yang digunakan pada umumnya memiliki ketahanan yang lama karena bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan menurut Endang, dkk (2009:11) dibagi kedalam tiga fungsi, yaitu :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip;
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan memper pekerjaan dibidang kearsipan;
Selain memiliki berbagai fungsi, dalam penggunaannya, peralatan kearsipan juga memiliki berbagai istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip. Endang, dkk (2009:11) menjelaskan tiga istilah tersebut yaitu:
1. Pegarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/ map dilakukan secara mendatar, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam;
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/ map dilakukan secara tetidak lurus dimana arsip disusun berderet ke belakang;
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/ map dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.
Menurut Endang, dkk (2009:13-20) Peralatan kearsipan yang digunakan dalam penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip), yaitu :
1. Filing cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci antara
1-6 laci. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat dilakukan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
3. Lemari arsip
dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, ataupun menggunakan kaca.
4. Rak arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.
5. Map arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari koran/ kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Map arsip ada beberapa macam, yaitu:
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Maka map itu
fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet.
6. Guide
7. Ordner
Ordner adalam map besar dengan dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit.
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. 9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/ kartu. 10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
11. Kotak/ box
Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif
12. Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat, warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
13. Label
14. Tickler file,
Tickler file, adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
15. Cardex (card index) cabinet
Cardex (card index) cabinet, adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
16. Rak/ laci kartu
Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. 17. Alat penyimpanan khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset, dan sebagainya.
Beberapa perlengkapan kearsipan dalam Endang, dkk (2009:20-25) adalah sebagai berikut :
1. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang judul/ nama surat, nomor surat, hal surat, tanggal surat, kose surat, kode kartu indeks.
2. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang di tunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
3. Lembar pinjam arsip (out slip)
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/ formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
4. Map pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya ditempat map yang dipinjam tadi.
5. Buku arsip
Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat bahwa kearsipan meupakan suatu proses kegiatan mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, penggunaan, pengaturan, penyimpanan dan pemeliharaan dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
2.1.2.3 Peranan Kearsipan
Menurut Chrisyanti (2011:77) kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa peran kearsipan sangatlah penting dalam membantu daya ingat organisasi dan dalam ragka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2.1.2.4 Tujuan Kearsipan
akurat, relevan dan tetap waktu secara efisien. Sedangkan pada pasal 3 Undang-Undang No.7 Tahun 1971 dalam Chrisyanti (2011:77) dirumuskan bahwa, tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelasanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan dalam Endang, dkk (2009:11) antara lain sebagai berikut:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman;
2. Agar sudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat;
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan;
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan; 5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip; 6. Untuk menjaga kelestarian arsip;
7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertaggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelanggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
menyelamatkan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Endang, dkk (2009:37) sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Adapun manfaat dari sistem penyimpanan arsip yang dikemukakan oleh Endang, dkk (2009:37) adalah sebagai berikut :
1. Arsip dapat tertata dengan rapi;
2. Ruang kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan;
3. Arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat dipelihara; 4. Mudah dalam perawatan;
5. Mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan;
6. Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang mamang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
Endang, dkk (2009:37-69) juga menyebutkan lima macam sistem penyimpanan arsip yaitu:
1. Sistem abjad
orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan alat sortir.
2. Sitem subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/ subjek pada isi surat. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, kartu indeks, kartu tunjuk silang, rak sortir, dan cardex.
3. Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan kartu indeks. 4. Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, cardex, kartu indeks, dan rak sortir.
5. Sistem nomor
Sistem kearsipan menurut Endang, dkk (2009:99-104) terdapat lima sistem, yaitu:
1. Penciptaan arsip
Pada tahap awal penciptaan arsip, arsip tercipta melalui beberapa cara, yaitu, sebagai berikut:
a. Secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, folmulir, naskah, dan sebagainya serta pemprosesannya. Arsip intern dikendalikan oleh perusahaan sendiri, sehingga dapat diatur baik dari isi maupun fisiknya, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan;
b. Secara ekstern artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan, sehingga surat yang diterima suatu perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama dari susunan atau standarisasi surat.
2. Pengurusan dan pengendalian surat
a. Tahap penerimaan surat.
Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat yang diterima harus melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi terlebih dahulu, baru kemudian desentralisasi. b. Tahap penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi.
c. Tahap pencatatan/registrasi
Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut
1). Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari;
2). Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiap bulan, dan setiap tahun;
3). Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan;
4). Agar tertib administrasi. d. Tahap distribusi
yang mewakili. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda
e. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali. 3. Pemanfaatan arsip
Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu. Jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang, sehingga saat arsip tersebut dibutuhkan, tidak dapat ditemukan. Untuk dapat mengetahui berapa banyak arsip yang diperlukan dapat ditemui, makan digunakan rumus untuk mengetahui angka kecermatan, yaitu sebagai berikut.
Angka Kecermatan : jumlah arsip yang tidak ditemukan
x 100%
jumlah arsip yang ditemukan
Sistem penyimpanan yang baik apabila angka kecermatan tidak melebihi dari 0,5 %. Apabila angka kecermatan mencapai 3& atau lebih, maka mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan arsip, yang menyangkut sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang digunakan, keterampilan petugas/ personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijakan pemindahan dan pemusnahan arsip.
4. Pemeliharaan arsip
nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, dan keperluan spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu sebagai berikut:
a. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari berbagai faktor perusak. 1). Faktor biologis, antara lain:
a). Jamur: penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri, jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap, kertas menjadi cokelat, kuning, dan bintik-bintik cokelat (foxing), perekat kertas menjadi rusak, melengketkan antara kertas yang satu dengan kertas yang lainnya. b). Serangga: serangga sering ditemukan di berbagai tempat yang gelap, membuat sarang diantara tumpukan arsip, rak dan tempat lainnya, dapat merusak jilid dan buku, merusak kertas, foto, dan label, jenis serangga contohnya rayap, ngengat dan kutu buku. 2). Faktor fisik, antara lain:
a). Cahaya : penyebabnya sinar ultraviolet, merusak kertas, tekstil, dan lukisan, kertas menjadi luntur dan lemah.
b). Panas : panas yang tinggi membuat kertas menjadi kering, getas (mudah patah), dan rapuh.
3). Faktor kimiawi, antara lain:
a). Zat-zat kimia yang ada di dalam ruang penyimpanan arsip dan di arsipnya sendiri juga dapat menyebabkan kerusakan, contohnya debu, CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
b). Kertas yang baik adalah yang mempunyai keasaman (pH) 7, semakin rendah pH semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak, tetapi sebaiknya juga tidak melebihi 7 karena jika lebih dari 7 disebut alkali.
4). Faktor bencana
Bencana ada yang datang dari alam seperti gempa bumi, gunung meletus, banjir namun ada pula yang terjadi karena perbuatan manusia sendiri seperti kebakaran, ledakan, perang, kerusuhan, dan sebagainya. b. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan
arsip.
Cara-cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan perlindungan/pemeliharaan/pemgamanan terhadap arsip, yaitu sebagai berikut:
1). Memencarkan salinan arsip
Manfaatnya adalah jika salah satu arsip terkena musibah, misalnya kebakaran, masih dimungkinkan arsip yang disimpan di tempat lain selamat.
Arsip-arsip yang sangat berharga dan biasanya bernilai keuangan, sangat rentan terhadap bahaya pencurian. Oleh karena itu, arsip-arsip ini dapat disimpan pada tempat yang khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya, disimpan dilemari besi/brankas yang menggunakan kode-kode tertentu.
4). Membangun ruang/gedung
Pembangunan ruangan dan gedung untuk menyimpan arsip juga harus memperhatikan aspek-aspek tertentu sehingga arsip jauh dari jangkauan yang dapat menyebabkan kerusakan. Misalnya, ruangan diatur kelembaban udaranya, tiap ruang-ruang kearsipan disediakan alat-alat pemadam kebakaran, atau arsip disimpan pada tempat yang atidak tinggi, jika wilayah tempat penyimpanan merupakan wilayah rawan banjir.
5). Melakukan fumigasi
Fumigasi adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6). Melakukan deasidifikasi
Seadifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak ketas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
8). Pemasangan detektor.
9). Pengecekan arsip secara periodik. 10). Keamanan sepanjang waktu.
Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
1). Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien; 2). Memper koordinasi dalam pelaksanaan tugas;
3). Memperkecil gangguan terhadap organisasi; 4). Mencegah terjadinya bencana;
5). Mencegah kerugian bagi karyawan dam masyarakat; 6). Melindungin hak milik organisasi/perusahaan.
2.1.2.6 Siklus Hidup Arsip
Menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51) siklus hidup arsip terdiri dari lima tahap yaitu:
1. Tahap penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/ dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya.
2. Tahap pemanfaatan arsip (filing)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari.
3. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find
4. Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan „dinamis aktif‟. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus
digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi inaktif, tetapi dalam kurun ruang lingkup kantor.
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan kedalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal.
Sedangkan menurut Ricks at al dalam Chrisyanti (2011:107) daur hidup arsip terdiri dari
„Creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, komputer input/ output), distribution internal and external), use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy).
Lingkaran hidup kearsipan menurut Sadarmayanti (2008:44) memiliki tujuh tahap yaitu :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan di indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan Swasta.
6. Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
GAMBAR 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan Sumber : Sadarmayanti (2008:44)
Selanjutnya Sukoco (2007:95-96) menggambarkan bahwa arsip atau dokumen mempunyai siklus hidup yang terdiri atas lima tahap dan saling mempengaruhi satu sama lain, yaitu:
1. Tahap penciptaan
Tahap ini merupakan tahap dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi.
2. Pemanfaatan sebuah dokumen
3. Penyimpanan
Tahap ini terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi yang meliputi bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun tenaga penyimpanan menjadi efisien. Tahap ini juga berkaitan dengan proteksi data dari kerusakan maupun penggunaan yang tidak terotorisasi.
4. Retrieval
Tahap ini lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.
5. Disposisi
Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.
Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti berpendapat bahwa siklus hidup arsip terdiri dari beberapa tahap yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan sampai tahap penghapusan.
2.1.3 Konsep Manajemen Kearsipan 2.1.3.1 Definisi Manajemen Kearsipan
Dalam Chrisyanti (2011:105) menjelaskan bahwa manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi penciptaan (creation and receipt), pengurusan (distribution), penggunaan (use), peneliharaan (maintenance)
dan penentuan nasib akhir atau penyusutan (disposition).
Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat bahwa manajemen kearsipan merupakan sistem yang terdiri dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
2.1.3.2 Sistem Pengelolaan Kearsipan
Asas pengelolaan kearsipan menurut Endang, dkk (2009:33) adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku pada suatu instansi. Untuk keperluan pengelolaan arsip terdapat beberapa asas yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi yang bersangkutan, yaitu : 1. Asas Sentralisasi
maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Unit kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian dan pengurusan surat/ arsip. Unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang menangani suatu bidang dalam suatu organisasi.
2. Asas Desentralisasi
Menurut Endang dkk (2009:34), menerangkan bahwa asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/ arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu oraganisasi.
3. Asas Desentralisasi Terkendali (gabungan)
Menurut Endang, dkk (2009:35) menerangkan bahwa asas desentralisasi terkendali adalah masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.
2.2 Penelitian Terdahulu
Siti Kamilah yang berjudul Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah pelaksanaan menajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka proses menunjang pendidikan. Hasil penelitian ini adalah digambarkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok dikategorikan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok cukup lengkap sehingga mekan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penamuan kembali arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Disamping itu tenaga yang ada juga mendukung keterlaksanaan pengelolaan arsip dengan baik. Metode penelitian yang dipergunakan dalam penalitian ini adalah analisis deskriptif. Untuk memper penganalisaan data, fakta dan informasi yang akan mengungkapkan dan menjelaskan permasalahan data penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif melalui penelitian lapangan (field research). Metode ini dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran dan analisis secara obyektif tentang pelaksanaan pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Responden sebagai sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Tata Usaha SMK Harapan Bangsa Depok. Skripsi ini diakses melalui http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/browse?type=author&order=ASC&rpp=20
Weni Meilita (2012) Mahasiswa Universitas Indonesia melakukan penelitian dengan judul Program Arsip Vital Studi Kasus Lembaga Pengembangan Perbankan Indonesia. Tujuannya adalah untuk mengetahui jenis arsip vital yang dimiliki oleh LPPI untuk kemudian dilakukan penilaian berdasarkan nilai hukum dan nilai resikonya ssebagai upaya kesiapan lembaga tersebut dalam menghadapi bencana (business Continuity Plan), serta usulan perencanaan program arsip vital di LPPI berupa panduan singkat. Penalitian ini menggunakan pendekatan kualitaif, sedangkan metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara studi literatur, observasi, dan wawancara mendalam. Hasil penelitian ini adalah jenis arsip vital di LPPI tersebar pada hampir semua unit kerja.
Adapun perbedaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu terletak pada lokus penelitian yang berbeda dan temuan yang berbeda.
2.3 Kerangka Pemikiran Penelitian
Kerangka Berpikir Tabel 2.1
Pengelolaan Arsip dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan
1. Penciptaan 2. Penggunaan 3. Pemeliharaan, dan 4. Penyusutan.
Output :
Diperolehnya gambaran umum tentang pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang
Outcome:
Terciptanya pengelolaan arsip dinamis yang efisien, efektif, dan sistematis di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang
Identifikasi Masalah
1. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. 2. Hilangnya arsip yang penting
3. Tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum mencukupi
4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip
5. Sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai
2.4 Asumsi Dasar Penelitian
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif, dimana peneliti mencoba menjelaskan bagaimana pengelolaan arsip di PPN Karangantu dengan apa yang dipelajari secara langsung dilapangan dan menjelaskan kondisi yang ada dengan lebih banyak dituangkan kedalam bentuk kata-kata tertulis atau lisan dan data dokumentasi. Penelitian kualitatif sendiri sangat berbeda dengan penlitian kuantitatif karena penelitian kuantitatif lebih berdasarkan pada angka. Dengan metode penelitian dengan pendekatan kualitatif maka data yang didapat akan lebih lengkap, lebih mendalam dan bermakna sehingga tujuan penelitian dapat tercapai.
Metode deskriptif menurut Nawawi (1992:67) dalam Fuad dan Nugroho (2014:54) diartikan sebagai prosedur/cara memecahkan masalah penelitian dengan memaparkan keadaan obyek yang diselidiki (seseorang, lembaga, masyarakat, dan lain-lain) sebagaimana adanya berdasarkan fakta faktual yang ada sekarang.
3.2. Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah pengelolaan arsip di PPN Karangantu Kota Serang. Adapun fokus pada penelitian ini adalah Pengelolaan Arsip di PPN Karangantu Kota Serang.
