HASIL PENELITIAN
4.4 Pembahasan Hasil Penelitian
Dalam penelitian “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu” ini peneliti menggunakan siklus hidup arsip dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, dalam peraturan tersebut terdapat empat point penting dalam pengelolaan arsip yaitu: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan.
1. Penciptaan,
Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadshets, database, gambar, dan data suara. Pada tahap awal penciptaan arsip, arsip tercipta melalui beberapa cara yaitu secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir, naskah, dan sebagainya serta pemprosesannya dan secara ekstern, artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan. jenis arsip dapat berupa gambar atau surat seperti surat undangan, surat tugas dan surat perjalanan dinas. Dalam penciptaan arsip sudah tentu memiliki prosedur atau proses yang dilalui dalam penciptaan arsip. Pada tahap ini, arsip yang diciptakan/dibuat digunakan sebagai media penyampai informasi untuk dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Di PPN Karangantu proses penciptaan arsip diawali dengan pembuatan konsep yang dilanjutkan dengan pendistribusian surat tetapi juga harus sesuai dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah di atur tata naskah dinas. Proses penciptaan arsip yang tercipta masih belum sesuai dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah di atur tata naskah dinas bila dilihat dari kendala-kendala yang muncul dalam pembuatan surat salah satunya dalam pembuatan surat pengumuman tidak mencantumkan nomor surat dan huruf yang digunakan tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor. 45/PERMEN-KP/2016 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
Kelautan dan Perikanan. Dalam pendistribusian surat keluar masih ditemukan keterlambatan dalam penyalurannya sedangkan proses penerimaan surat masuk yaitu surat atau arsip yang diterima dari pihak lain tidak mengalami masalah dalam penerimaan nya. Akan tetapi, dalam membalas surat dari pihak lain itu tergantung dari ada tidaknya atasaan apabila atasan ada di tempat maka proses balasan cepat dan bila atasan tidak ada di tempat maka di butuhkan waktu 2-3 hari dalam membalas surat.
2. Penggunaan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan menggunakan sistem kode klasifikasi bila berdasarkan peraturan yang berlaku Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/PERMEN-KP/2016 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan tetapi sistem penyimpanan arsip di PPN Karangantu masih belum sesuai dengan kode klasifikasi arsip karena masih berdasarkan pada nomor agenda dan dalam penyimpanan nya masih tidak berurut berdasarkan nomor agenda sehingga menimbulkan masalah dalam penemuan arsip saat arsip dibutuhkan dan prosedur yang dilakukan dalam menyimpan arsip masih belum sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam tata cara penyimpanan yang benar.
Dalam penggunaan nya arsip lebih sering digunakan dan dipinjam oleh pegawai Pelabuhan Perikanana Nusantara Karangantu. Peminjaman arsip bisa terjadi bila arsip di simpan, arsip yang sudah disimpan sering
kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu dan jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang, sehingga saat arsip tersebut dibutuhkan dan tidak dapat ditemukan. Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dalam penemuan kembali arsip masih memiliki kendala karena arsip masih tidak dapat ditemukan dan hilang pada saat arsip dibutuhkan karena sitem penyimpanan arsip tidak sesuai dengan sistem pemberkasan dan kelalaian pegawai yang terkadang masih menunda-nunda dalam menyimpan arsip saat pengembalian arsip yang telah dipinjam sehingga arsip tersebut terlupakan.
Perlengkapan dan Peralatan digunakan dalam bidang kearsipan pada umumnya peralatan yang digunakan memiliki ketahanan yang lama karena bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya. Sedangkan perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus. Mengenai peralatan dan perlengkapan yang di gunakan Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dengan menggunakan buku agenda, alat tulis, scanner, printer, lemari, ordner dan map. Perlengkapan dan peralatan yang ada belum memenuhi atau sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.
3. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi mendatang. Karena arsip mempunyai nilai yang sangat beharga dan sangat penting bagi kepentingan organisasi atau negara maka pemeliharaan arsip harus dilakukan karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, oleh karena itu arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip seperti kerusakan, kehilangan dan pemalsuan. Pada tahun 2015 di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu saat penyusutan arsip terdapat beberapa arsip yang rusak dimakan rayap karena alat yang digunakan untuk menyimpan arsip terbuat dari kayu. Pengamanan arsip yang dilakukan PPN Karangantu arsip disimpan di ruangan khusus arsip, lemari dan kardus khusus arsip. perawatan arsip yang dilakukan Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dalam pemeliharaan arsip melakukan fogging dan kamper untuk mencegah dari serangga. Akan tetapi, ruang penyimpanan arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu tidak terdapat gedung khusus arsip yang ada hanya ruangan khusus arsip dimana arsip masih tercampur dengan barang-barang BMN karena keterbatasan tempat dan dalam ruang penyimpanan tidak ada petugas yang menjaga ruangan tersebut dan setiap orang masih bisa masuk. Semua arsip harus dipelihara kecuali yang sifatnya bukan arsip seperti tulisan-tulisan biasa yang tidak berisi informasi. Dalam pembiayaan arsip untuk pengadaan
peralatan dan perlengkapan terdapat anggaran pengadaan peralatan dan perlengkapan setiap tahun akan tetapi terbatas.
4. Penyusutan Arsip
Arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi inaktif, tetapi dalam kurun waktu tertentu dengan penilaian arsip yang sesuai JRA. Setelah itu arsip dapat di susutkan. Penyusutan Arsip bertujuan untuk efisiensi sarana dan prasarana kearsipan, pendayagunaan arsip aktif, mekan pengawasan, pemeliharaan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan untuk penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi dan pertanggungjawaban nasional. Penyusutan arsip dilakukan dengan pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara menghancurkan arsip dengan menggunakan mesin penghancur kertas, proses pembakaran dan melemparkan kedalam tempat sampah. Penilaian arsip dilakukan oleh petugas dari Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu diawali dengan penilaian arsip dan dilanjutkan dengan penghapusan/ pemusnahan dengan cara berkirim surat ke DJPT untuk didampingi dalam proses penyusutan arsip yang ada di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu.
BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan
Pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang belum maksimal dan masih perlu pembenahan dalam berbagai aspek. Hasil analisis mengenai pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang berdasarkan daur siklus arsip dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan adalah sebagai berikut :
a. Penciptaan, dalam proses penciptaan arsip dalam tata cara penulisan masih belum sepenuhnya sesuai Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor. 45/PERMEN-KP/2016 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.
b. Penggunaan, masih mengalami masalah saat arsip ingin digunakan karena sistem pemberkasan yang belum sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan sehingga penemuan arsip memakan waktu lebih lama. c. Pemeliharaan, perawatan yang di lakukan PPN Karangantu masih belum
cukup baik bila dilihat dari cara perawatan arsip yang dilakukan dan menyimpan arsip inaktif di ruang khusus arsip yang bercampur dengan gedung BMN.
d. Penyusutan, tidak ada proses penilaian arsip yang dilakukan dan JRA tidak terjadwalkan
5.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka saran yang peneliti ajukan berupa rekomendasi, yaitu :
1. Melakukan peningkatan sumber daya manusia baik dari segi kualitas maupun kuantitas dengan penambahan pegawai yang secara khusus menangani arsip dan diadakannya pelatihan-pelatihan baik bimtek maupun sosialisasi intern organisasi.
2. Melakukan penambahan sarana kearsipan untuk penyimpanan arsip dan prasarana kearsipan sehingga terjaminnya keamanan arsip dari kerusakan dan mudah saat ditemukan.
3. Sebaiknya pihak PPN Karangantu sering melakukan evaluasi terkait penyelenggaraan kegiatan pengelolaan arsip yang ada.
4. Perlu ditingkatkan lagi disiplin para pegawai untuk mengikuti SOP dan peraturan tentang sistem pengarsipan.