3.1. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif, dimana peneliti mencoba menjelaskan bagaimana pengelolaan arsip di PPN Karangantu dengan apa yang dipelajari secara langsung dilapangan dan menjelaskan kondisi yang ada dengan lebih banyak dituangkan kedalam bentuk kata-kata tertulis atau lisan dan data dokumentasi. Penelitian kualitatif sendiri sangat berbeda dengan penlitian kuantitatif karena penelitian kuantitatif lebih berdasarkan pada angka. Dengan metode penelitian dengan pendekatan kualitatif maka data yang didapat akan lebih lengkap, lebih mendalam dan bermakna sehingga tujuan penelitian dapat tercapai.
Metode deskriptif menurut Nawawi (1992:67) dalam Fuad dan Nugroho (2014:54) diartikan sebagai prosedur/cara memecahkan masalah penelitian dengan memaparkan keadaan obyek yang diselidiki (seseorang, lembaga, masyarakat, dan lain-lain) sebagaimana adanya berdasarkan fakta faktual yang ada sekarang.
3.2. Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah pengelolaan arsip di PPN Karangantu Kota Serang. Adapun fokus pada penelitian ini adalah Pengelolaan Arsip di PPN Karangantu Kota Serang.
3.3. Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kecamatan Kasemen Kota Serang Provinsi Banten.
3.4. Variabel Penelitian dan Fenomena Yang Diamati
Variabel Menurut Y.W, Best disunting oleh sanpiah faisal dalam Narbuko dan Achmadi (2005:118) yang disebut variabel penelitian adalah kondisi-kondisi atau serenteristik-serenteristik yang oleh peneliti dimanipulasikan, dikontrol atau diobservasi dalam suatu penelitian. Sedangkan, Direktorat Pendidikan Tinggi Depdikbud dalam Narbuko dan Achmadi (2005:118) menjelaskan bahwa yang dimaksud veriabel penelitian adalah segala sesuatu yang akan menjadi objek pengamatan penelitian. Variabel dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip.
3.4.1. Definisi Konsep
Definisi konsep berfungsi untuk memberikan penjelasan tentang variabel yang akan diteliti menurut pendapat peneliti berdasarkan teori yang digunakan. Dalam penelitian Pengelolaan Arsip di PPN Karangantu untuk memecahkan permasalahan dalam penelitian ini menggunakan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, dalam pengelolaan arsip dibagi menjadi empat tahap, yaitu :
1. Penciptaan 2. Penggunaan
3. Pemeliharaan, dan 4. Penyusutan.
3.4.2. Definisi Operasional
Definisi operasional dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip karena peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif, maka dalam penjelasan definisi operasional ini akan ditemukan fenomena-fenomena penelitian yang dikaitkan dengan konsep yang digunakan, yaitu :
1. Penciptaan a. Penciptaan
1. menciptakan arsip yang baik dan benar
2. mendistribusikan arsip kepada yang berhak secara tepat waktu lengkap dan aman
b. Penerimaan
1) Proses penciptaan arsip dinamis yang diterima
2) merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip yang diterima dari eksternal organisasi
2. Penggunaan
a. menggunakan akses penyimpanan sesuai dengan lingkup kantor b. menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan lingkup
organisasi
c. menyimpan arsip sesuai prosedur d. menemukan arsip dengan cepat
e. menggunakan peralatan dan perlengkapan yang sesuai prosedur 3. Pemeliharaan
a. memelihara arsip dengan baik dan benar
b. menggunakan ruang penyimpanan sesuai dengan standar c. dapat menentukan arsip yang harus dipelihara
d. pembiayaan arsip 4. Penyusutan.
a. melakukan penilaian arsip
b. penyusutan arsip berdasarkan JRA
3.5. Instrumen Penelitian
Adapun instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri. Adapun jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Peneliti sebagai alat utama penelitian kualitatif karena peneliti dapat merasakan langsung mengalami melihat sendiri objek atau subjek yang sedang diteliti. Selain itu peneliti juga mampu menentukan kapan penyimpulan data telah mencukupi, data telah jenuh dan kapan peneltian dapat dihentikan dan peneliti juga dapat langsung melakukan pengumpulan data, melakukan refleksi secara terus-menerus dan secara gradual membagun pemahaman yang tuntas mengenai suatu hal.
3.6. Informan Penelitian
Informan penelitian adalah orang-orang dalam latar penelitian, fungsinya untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.
Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik Purposive (bertujuan), dengan pertimbangan bahwa peneliti mengambil sumber di beberapa orang yang dianggap mempunyai informasi yang tepat dan relevan mengenai masalah penelitian yaitu Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang. Adapun dalam penelitian ini, yang menjadi informan dalam pengumpulan data ditunjukkan oleh tabel 3.1 yaitu sebagai berikut:
TABEL 3.1 Informan Penelitian
No Nama Informan Jabatan Informan Kode Informan
Fungsi dan peran
informan Status
1 Nofa Septayani, SE Staf Bagian Tata Usaha I1 Petugas administrasi persuratan
Key Informan
2 Rae Yuka Tantri, S. Kom, MOS
Staf Bagian Tata Usaha I2 Pembantu petugas
pengadministrasian barang
Key Informan 3 Asep Saepulloh,SP, M.Si Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
I3 Memimpin,merencanakan, mengatur, melaksanakan dan mengawasi
penyelenggaraan tugas Pemerintah di bagian Tata Usaha
Secondary Informan
4 Kurnaengsih, A.Md Staf Bagian Tata Usaha I4 Bendahara Pengeluaran Secondary Informan 5 Siti Yunipa Staf Operasional
Pelabuhan
I5 Operator Fingerptint Secondary Informan 6 Safii Pasaribu Staf Bagian Tata Usaha I6 Pengadministrasi keuangan
verifikator pajak
Secondary Informan
7 Farah siswa PKL I7 Pengguna layanan
persuratan
Secondary Informan
(Sumber : Peneliti, 2017)
3.7. Teknik Pengumpulan Data
Jenis data yang dikumpulkan pada penelitian ini adalah data kualitatif, berupa data primer (data utama) dan data sekunder (data pendukung). Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini, yaitu:
1. Wawancara
Menurut Narbuko dan Achmadi (2005:83) wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan.
Teknik wawancara yang digunakan penelitian ini adalah wawancara semistruktur. Alat-alat yang digunakan untuk wawancara pada penelitian ini adalah daftar informan penelitian, daftar pedoman wawancara, buku catatan, dan alat perekam (tape recorder). Berikut pedoman wawancara penelitian:
TABEL 3.2 Pedoman Wawancara (Sumber : Peneliti, 2017)
No Dimensi Sub Dimensi
1 Penciptaan 1) penciptaan :
a. proses penciptaan arsip b. mendistribusikan arsip 2) penerimaan :
a. proses penerimaan dan pencatatan arsip
c.. merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip yang diterima dari eksternal organisasi
2 Penggunaan 1) akses penyimpanan sesuai dengan lingkup kantor 2) sistem penyimpanan arsip
3) prosedur penyimpanan arsip 4)
5)
Peminjaman dan penemuan arsip peralatan dan perlengkapan 3 Pemeliharaan 1) pemeliharaan/perawatan arsip
2) ruang penyimpanan sesuai dengan standar 3)
4)
menentukan arsip yang harus dipelihara pembiayaan arsip
4 Penyusutan 1) prosedur penilaian arsip
2. Metode Observasi
Metode Observasi (pengamatan) menurut Narbuko dan Achmadi (2005:70) pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki.
Dalam penelitian ini peneliti melakukan observasi secara langsung, yang artinya peneliti dalam melakukan pengumpulan data menyatakan keterusterangan kepada sumber data bahwa sedang melakukan penelitian, jadi mereka yang diteliti mengetahui sejak awal sampai akhir tentang aktivitas peneliti.
3. Studi Dokumentasi
Dokumentasi yang diperlukan pada penelitian ini berupa dokumentasi tertulis seperti transkip wawancara, surat menyurat dan lain sebagainya; dokumentasi lisan seperti rekaman wawancara; dan dokumentasi audio visual seperti video rekaman dan foto-toto pelaksanaan kegiatan. Adapun alat yang digunakan untuk mendokumentasikan data-data tersebut adalah buku catatan, camera digital, video camera, dan alat perekam suara (voice recorder).
ad dan Nugr
3.8. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Analisis data menurut Patton (1990:268) dalam Moleong (2011:280) adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori dan satuan uraian dasar. Moleong (2011:280) mendefinisikan analisis data sebagai proses pengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan
hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Model analisis data yang digunakan pada penelitian ini adalah model interaktif Miles dan Huberman, dapat dilihat pada berikut ini:
Gambar 3.1 Analisis data model interaktif Miles dan Huberman dalam Fuad dan Nugroho (2014:16)
Proses analisis data menurut model interaktif Miles dan Huberman (1984) dalam Fuad dan Nugroho (2014:16-17) terdiri dari tiga alur kegiatan yang berlangsung secara bersamaan, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan atau verifikasi.
1. Reduksi data
Reduksi data (data reduction) dimaknai sebagai proses memilah dan memilih, menyederhanakan data yang terkait dengan kepentingan penelitian saja, abstraksi dan transformasi data-data kasar dari field note (catatan lapangan). Tahap dari reduksi adalah memilah dan memilih daya yang pokok, fokus pada hal-hal yang penting, mengelompokan data sesuai dengan tema, membuat ringkasan, memberi kode, membagi data dalam partisi-partisi dan di analisis sehingga terlihat pola-pola tertentu.
Data Collection
Data Display Data Reduction
Conclusions : drawing/verifying
2. Penyajian data
Penyajian data dalam penelitian kualitatif adalah menyajikan data dalam bentuk teks yang bersifat naratif. Penyajian data dapat membantu peneliti dalam memahami apa yang terjadi, merencanakan analisis selanjutnya berdasarkan apa yang sudah dipahami sebelumnya
3. Verifikasi data
Analisis terakhir dalam analisis ini adalah melakukan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Berdasarkan pola-pola yang sudah tergambarkan dalam penyajian data, terdapat hubungan kausal atau interaktif antara data dan didukung dengan teori-teori yang sesuai, peneliti kemudian mendapatkan sebuah gambaran utuh tentang fenomena yang di teliti dan kemudian dapat menyimpulkan fenomen tersebut sebagai temuan baru, maka peneliti sudah dianggap selesai. Namun jika sebaliknya terdapat kesalahan dalam melakukan reduksi data maka dapat dikatakan peneliti belum mendapatkan kesimpulan.
3.9. Uji Keabsahan Data
Untuk menguji apakah daya yang diperoleh dalam penelitian itu akurat dan kredibel, maka perlu dilakukan uji keabsahan data.. Uji keabsahan data yang digunakan pada penelitian ini adalah uji kredibilitas data, yaitu :
1. Triangulasi data
Menurut Moleong (2011:332) triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Diluar data itu untuk
keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Jenis triangulasi data yang digunakan pada penelitian ini, yaitu:
a. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber menurut Patton (1987:331) dalam Moleong (2011:330) adalah membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif.
Berdasarkan uraian di atasi, maka triangulasi sumber pada penelitian ini dilakukan dengan cara mengecek data dari berbagai sumber dan lain-lain.
b. Triangulasi teknik
Menurut Satori dan Komariah (2010:171) triangulasi teknik adalah penggunaan beragam teknik pengungkapan data yang dilakukan kepada sumber data. Menguji kredibilitas data dengan triangulasi teknik yaitu mengecek data kepada sumber data yang sama dengan teknik yang berbeda.
2. Member check
Member check menurut Satori dan Komariah (2009:172) adalah proses pengecekan data yang diperoleh peneliti kepada informan. Tujuannya adalah untuk mengetahui kesesuaian data yang diberikan oleh pemberi data. Apabila para pemberi data sudah menyepakati data yang diberikan berarti data tersebut valid, sehingga semakin kredibel.
3.10. Jadwal Penelitian
Tempat dan waktu penelitian ditunjukan untuk membatasi waktu dan jadwal penelitian, berikut jadwal penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:
TABEL 3.3 Jadwal Penelitian
Sumber : Peneliti, 2017 No Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
2016 2017
Des Jan Feb Mar April Mei Juni Juli Agt 1. Observasi Awal 2. Pengajuan Proposal 3. Seminar Proposal 4. Revisi Seminar Proposal 5. Pengolahan dan Analisis Data 6. Sidang Skripsi
BAB IV