HASIL PENELITIAN
4.3 Deskripsi Hasil Penelitian .1Penciptaan Arsip .1Penciptaan Arsip
4.3.2 Penggunaan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sedangkan manfaat dari sistem penyimpanan arsip agar arsip dapat tertata dengan rapi, ruang kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan, arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat dipelihara. Dalam penyimpanan arsip dapat disimpan secara horizontal penempatan atau penyimpanannya dilakukan secara mendatar, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam sedangkan penyimpanan vertikal dalam penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet ke belakang, sedangkan penyimpanan arsip secara lateral penempatan atau penyimpananya dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.
Mengenai sistem penyimpanan di PPN Karangantu, informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:
“Kalau kepegawaian yang terkait kepegawaian kodenya KP, kepegawaian juga kan ada macam-macam kan kode klasifikasinya trus kalau tata usaha TU kayak begitu nanti diarsipinnya TU misalnya TU 330 itu kan undangan nanti segala sesuatu yang masuk surat masuk ataupun keluar itu yang terkait dengan undangan disimpan nya di TU 330”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti berpendapat bahwa arsip kepegawaian dalam penyimpanananya menggunakan kode klasifikasi sesuai dengan kode yang ada diperaturan mengenai cara pemberian kode klasifikasi. Hal yang sama juga diungkapkan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“arsip saya kan digolongkan itu sesuai dengan ini nya kan jenisnya misalkan SPJ perjalanan ya SPJ perjalanaan semua dari tanggal awal sampai tanggal akhir setiap bulan itu kan beda-beda, satu bulan tutup ganti lagi satu bulan tutup satu bulan tutup, trus kalau dia SPJ uang persediaan itu tersendiri jadi gampang nyari sudah klasifikasinya sudah sesuai”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa dalam sistem penyimpanan arsip yang berkaitan dengan keuangan disimpan berdasarkan bulan dan jenisnya.
Dalam sistem klasifikasi dalam penyimpanan arsip informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan bahwa:
“Harusnya sih kaya begitu di klasifikasikan cuma disini tidak, disini masih surat masuk ya surat masuk, surat keluar ya surat keluar berdasarkan nomor aja tidak sesuai klasifikasi karena kalau lebih enak kan kalau klasifikasi itu kan pake filling cabinet tapi kan tidak ada filling kabinet yang disediainnya tuh lemari terus bukan filling kabinet makanya pake itu, makanya di bolongin pake ordner pake lemari bukan pake filling kabinet”
Berdasarkan pernyataan diatas maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa dalam penyimpanan arsip masih menggunakan nomor agenda surat masuk dan surat keluar karena terbatasnya peralatan kearsipan yang ada sehingga belum bisa menggunakan kode klasifikasi sesuai dengan peraturan yang berlalu. Informan I1 juga menambahkan saat wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Kalau tentang arsip kan pertama habis nyiptain arsip itu nanti kan ada arsip untuk kita, arsip yang harus kita simpan itu biasanya dari nomornya itu kan sudah ada klasifikasinya sendiri sampai sekarang masih sesuai ini aja nyimpannya, jadi sesuai nomornya aja surat masuk ya surat masuk surat keluar ya surat keluar jadi tidak sesuai dengan kode klasifiaksi”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa penyimpanan surat masuk dan surat keluar menggunakan nomor agenda dalam penyimpanannya. Sedangkan Informan I4 menanggapi mengenai cara penyimpanan tersebut wawancara tanggal 10 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Kalau yang dipersuratan itu kadang kita cari satu surat pun masih susah, surat masuk surat keluar juga tetap susah nyarinya, mungkin karena menyimpan arsip itu tidak sesuai dengan nomor agenda jadi tidak berurut sesuai nomor agenda kan kalau sesuai nomor agenda kan ada bukunya tuh misal surat masuk atau keluar kita liat oh ini nomor sekian jadi ketika nyari ke odner mestinya harus langsung ketemu, kadang tidak ada di situ menyusunnya itu tidak sesuai nomor agenda dan susah nyarinya. Kalau nyari sendiri susah tapi kalau yang nyari orang yang ngarsip itu bisa cepat tapi kalau yang ngarsip tidak ada ya tidak kan ada yang bisa nyari karena susunannya tidak sesuai sama itu kan. Kalau dicari sama orangnya sih cepat sekitar 10 menit tapi kadang sampai seharian pun pernah ada tidak ketemu, ketemu besoknya mungkin karena nyelip atau karena nyarinya buru-buru. pernah nyari SK juga susah, karena kan waktu pas nyari juga kan orangnya tidak ada yang megang arsip itu tidak ketemu, pas besoknya dia ada nyari ketemu tapi lama juga sih sekitar 15 menit. Kalau bagusnya sih arsip sesuai nomor agenda kalau mau, sesuai klasifikasi begitu kan sesuai kode lebih enak lagi”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa dalam sistem penyimpanan arsip di PPN Karangantu masih belum sesuai dengan kode klasifikasi arsip karena dalam penyimpanananya masih berdasarkan pada nomor agenda dan peletakan surat tersebut masih tidak berurut berdasarkan nomor agenda sehingga menimbulkan masalah dalam penemuan arsip saat arsip dibutuhkan dengan cepat dan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam pencarian arsip.
Mengenai prosedur sistem penyimpanan di PPN Karangantu, informan I1
saat wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:
“Kalau pake filling kabinet sih ada, pake folder lagi, pake map gantung nanti ditulis ujung-ujung nya begitu tapi kan yang di karangantu masih pakai lemari bukan filling kabinet, jadi ya biasa kalau pake ordner yah harus di bantek mau tidak mau kalau sebenarnya sih kalau untuk arsip sendiri sekarang sudah tidak boleh pake ordner dibolongin itu, karena itu tidak disediain filling kabinet minta filling kabinet dikasihnya lemari lagi dari 2015”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa penyimpanan arsip masih menggunakan ordner yang diletakkan dilemari sehingga arsip yang disimpan harus dilubangi agar bisa disimpan di ordner sedangkan peraturan yang berlaku tidak membolehkan arsip untuk dilubangi. Sedangkan Informan I4 menanggapi prosedur sistem penyimpanan di PPN Karangantu ketika wawancara tanggal 10 Juli 2017 mengatakan bahwa :
“Kalau peraturan pasti ada”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa terdapat peraturan mengenai proses penyimpanan arsip yang berlaku, akan
tetapi prosedur yang dilakukan dalam menyimpan arsip masih belum sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam tata cara penyimpanan yang benar.
Mengenai peminjaman arsip, informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:
“Yang meminjam banyak, kadang ada yang pinjam arsip surat keluar, kayak misalnya yang lebih sering pinjam sih kayak pak siswanto terkait BMN, kalau BMN Kasubag Tata Usaha nyuruh nyimpan, cuma BMN doang kalau kayak laporan statistik dan pipp itu orangnya”
Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I3 saat wawancara tanggal 20 Juni 2017 mengatakan bahwa :
“Ya biasanya yang sering di pinjam itu adalah yang pertama surat masuk terkait dengan kegiatan yang kedua arsip-arsip keuangan terkait dengan adanya pemeriksa misalnya dari Badan Pengawas Keuangan dari inspektorat kalau memang mereka nanya 5 tahun ke belakang atau 10 tahun kebelakang”
Hal lain juga disampaikan oleh Informan I2 saat mengomentari mengenai arsip yang di pinjam pada wawacara tanggal 7 Juli 2017 mengatakan bahwa “
“Pernah, biasanya ada dari kepegawaian pak prijambodo”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa sering dilakukan peminjaman arsip di Pelabuhan Perikanana Nusantara Karangantu. Peminjaman arsip bisa terjadi bila arsip di simpan, arsip yang sudah disimpan sering kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu dan jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang sehingga saat arsip tersebut dibutuhkan tidak dapat ditemukan. Mengenai arsip yang tidak ditemukan dalam proses penemuan arsip informan I1 mengungkapkan saat wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa :
“Pernah sih, sejauh ini sih pernah karena memang tadinya disangkanya hilang tapi ternyata setelah diobrak-abrik terselip jadi sebelumnya pernah ada yang pinjam terus sayanya lupa balikin ke tempat semula nya itu‟ Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Yang wartu itu, SK-SK mba nengsih yang sebundel ilang, ya makanya itu padahalkan istilahnya sudah di letakkan di dalam lemari tapi kok masih bisa hilang dan makanya itu fungsinya kenapa tidak boleh pake lemari yang berkaca karena orang tau kan sk itu penting”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa terdapat arsip yang hilang dikarenakan proses penyimpanan yang belum dilakukan sesuai dengan peraturan tentang proses penyimpanan arsip yang baik dan benar. Hal ini diperkuat dengan pernyataan Informan I4 saat wawancara tanggal 10 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Pasti adalah tapi hanya nyelip doang atau nyarinya terburu-buru, oh itu mah yang arsip kepegawaian itu mah satu ordner hilang kayaknya ada yang minjam tidak ngomong dan tidak dibalikin karena itukan posisinya sedang di luar lemari baru ngambil sesuatu belum dimasukin ke lemari”
Informan I2 menambahkan saat wawancara tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Pernah, Karena ini acak-acakan tidak teratur si SK nya ditaruh dimana surat masuk ditaruh dimana belum apa yah belum terstruktur biasanya sih. bisa 2 hari nyari SKGB (surat keterangan gaji berkala)”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dalam penemuan kembali arsip masih memiliki kendala karena arsip masih tidak dapat ditemukan dan hilang pada saat arsip dibutuhkan disebabkan oleh kelalaian pegawai sehingga
arsip sering terselip karena sering menunda-nunda dalam penyimpanan saat pengembalian arsip yang dipinjam sehingga arsip tersebut terlupakan.
Perlengkapan dan Peralatan digunakan dalam bidang kearsipan pada umumnya adalah peralatan yang digunakan memiliki ketahanan yang lama karena bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya. Sedangkan perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus. Mengenai peralatan dan perlengkapan yang digunakan Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:
“Ya paling kalau misalnya buku agenda harus ada pulpen alat tulis kayak begitu, scanner, printer, lemari”
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Biasanya scan, biasanya scanan itu kalau ada surat masuk itu di scan untuk istilahnya soft copy, lemari”
Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10 Juli 2017 mengatakan bahwa :
“Lemari pake ordner ada yang di bolongin ada yang tidak, map plastik” Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa peralatan dan perlengkapan yang digunakan di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu terdiri dari buku agenda, alat tulis, scanner, printer, lemari, ordner dan map plastik.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, maka peneliti dalam hal ini berpendapat bahwa dalam penyimpananan arsip masih belum semua menggunakan kode klasifikasi arsip, arsip surat msuk dan surat keluar tidak ada pengklasifikasian. Asas yang dugunakan asas sentralisasi dan desentralisasi sedangkan yang bertanggungjawab dalam pengarsipan dilimpahkan pada pembuat arsip kecuali surat masuk dan keluar disimpan oleh petugas persuratan. Penyimpanan surat masuk dan surat keluar belum menggunakan kode pengklasifikasian sedangkan laporan disimpan per kegiatan di beberapa ruangan dan prosedur penyimpanan disesuai kan dengan peralatan yang digunakan. Arsip yang sering dipinjam terdiri dari arsip BMN, surat masuk dan arsip keuangan. Arsip yang tidak ditemukan disebabkan karena arsip terselip dan hilang. Pencegahan dari kehilangan dengan menggandakan arsip, Arsip yang disimpan adalah arsip aktif dan inaktif sesedangkan perlengkapan dan peralatan yang digunakan Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu berdasarkan hasil wawancara yaitu alat tulis, lemari, rak besi, kardus khusus arsip, ordner dan map pelastik. Sistem penyimpanan arsip di PPN Karangantu masih belum sesuai dengan kode klasifikasi arsip karena masih berdasarkan pada nomor agenda dan dalam penyimpanan nya masih tidak berurut berdasarkan nomor agenda sehingga menimbulkan masalah dalam penemuan arsip saat arsip dibutuhkan. Arsip masih tidak dapat ditemukan dan hilang pada saat arsip dibutuhkan karena sitem penyimpanan arsip tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan
No.53/PERMEN-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Di Lingkungan Kementerian dan Kelautan karena. Perlengkapan dan peralatan masih belum lengkap jika dilihat dari peralatan dan perlengkapan yang digunakan oleh Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu yaitu buku agenda, alat tulis, scanner, printer, lemari, ordner dan map.