TINAJUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI DASAR PENELITIAN
2.1.2 Konsep Kearsipan .1 Definisi Arsip
2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Endang, dkk (2009:37) sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Adapun manfaat dari sistem penyimpanan arsip yang dikemukakan oleh Endang, dkk (2009:37) adalah sebagai berikut :
1. Arsip dapat tertata dengan rapi;
2. Ruang kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi ruangan;
3. Arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat dipelihara; 4. Mudah dalam perawatan;
5. Mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan;
6. Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang mamang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
Endang, dkk (2009:37-69) juga menyebutkan lima macam sistem penyimpanan arsip yaitu:
1. Sistem abjad
Sitem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama
orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan alat sortir.
2. Sitem subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/ subjek pada isi surat. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, kartu indeks, kartu tunjuk silang, rak sortir, dan cardex.
3. Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan kartu indeks. 4. Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, cardex, kartu indeks, dan rak sortir.
5. Sistem nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanana dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan angka/ nomor. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, kartu indeks, dan rak sortir.
Sistem kearsipan menurut Endang, dkk (2009:99-104) terdapat lima sistem, yaitu:
1. Penciptaan arsip
Pada tahap awal penciptaan arsip, arsip tercipta melalui beberapa cara, yaitu, sebagai berikut:
a. Secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, folmulir, naskah, dan sebagainya serta pemprosesannya. Arsip intern dikendalikan oleh perusahaan sendiri, sehingga dapat diatur baik dari isi maupun fisiknya, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan;
b. Secara ekstern artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan dikendalikan oleh perusahaan, sehingga surat yang diterima suatu perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama dari susunan atau standarisasi surat.
2. Pengurusan dan pengendalian surat
Tujuan dari pengurusan dan pengendalian surat adalah agar arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak. Selain itu, arsip dapat dipelihara, baik isi maupun bentuk fisiknya. Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusan/ pengendalian surat adalah sebagai berikut:
a. Tahap penerimaan surat.
Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat yang diterima harus melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan, tetapi jika asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan melalui sentralisasi terlebih dahulu, baru kemudian desentralisasi. b. Tahap penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat dinas atau pribadi.
c. Tahap pencatatan/registrasi
Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali, tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut
1). Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari;
2). Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiap bulan, dan setiap tahun;
3). Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan;
4). Agar tertib administrasi. d. Tahap distribusi
Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat. Misalnya, untuk pimpinan, unit kerja, atau
yang mewakili. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak ditunda-tunda
e. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali. 3. Pemanfaatan arsip
Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu. Jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang, sehingga saat arsip tersebut dibutuhkan, tidak dapat ditemukan. Untuk dapat mengetahui berapa banyak arsip yang diperlukan dapat ditemui, makan digunakan rumus untuk mengetahui angka kecermatan, yaitu sebagai berikut.
Angka Kecermatan : jumlah arsip yang tidak ditemukan
x 100%
jumlah arsip yang ditemukan
Sistem penyimpanan yang baik apabila angka kecermatan tidak melebihi dari 0,5 %. Apabila angka kecermatan mencapai 3& atau lebih, maka mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan arsip, yang menyangkut sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang digunakan, keterampilan petugas/ personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijakan pemindahan dan pemusnahan arsip.
4. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi mendatang. Karena arsip mempunyai nilai yang sangat beharga dan sangat penting bagi kepentingan organisasi atau negara, maka pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban
nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, dan keperluan spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu sebagai berikut:
a. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari berbagai faktor perusak. 1). Faktor biologis, antara lain:
a). Jamur: penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri, jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap, kertas menjadi cokelat, kuning, dan bintik-bintik cokelat (foxing), perekat kertas menjadi rusak, melengketkan antara kertas yang satu dengan kertas yang lainnya. b). Serangga: serangga sering ditemukan di berbagai tempat yang gelap, membuat sarang diantara tumpukan arsip, rak dan tempat lainnya, dapat merusak jilid dan buku, merusak kertas, foto, dan label, jenis serangga contohnya rayap, ngengat dan kutu buku. 2). Faktor fisik, antara lain:
a). Cahaya : penyebabnya sinar ultraviolet, merusak kertas, tekstil, dan lukisan, kertas menjadi luntur dan lemah.
b). Panas : panas yang tinggi membuat kertas menjadi kering, getas (mudah patah), dan rapuh.
c). Air : uap air menyebabkan kertas menjadi lembab dan basah, sehingga mendorong tumbuhnya jamur yang dapat merusak arsip.
3). Faktor kimiawi, antara lain:
a). Zat-zat kimia yang ada di dalam ruang penyimpanan arsip dan di arsipnya sendiri juga dapat menyebabkan kerusakan, contohnya debu, CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
b). Kertas yang baik adalah yang mempunyai keasaman (pH) 7, semakin rendah pH semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak, tetapi sebaiknya juga tidak melebihi 7 karena jika lebih dari 7 disebut alkali.
4). Faktor bencana
Bencana ada yang datang dari alam seperti gempa bumi, gunung meletus, banjir namun ada pula yang terjadi karena perbuatan manusia sendiri seperti kebakaran, ledakan, perang, kerusuhan, dan sebagainya. b. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan
arsip.
Cara-cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan perlindungan/pemeliharaan/pemgamanan terhadap arsip, yaitu sebagai berikut:
1). Memencarkan salinan arsip
Manfaatnya adalah jika salah satu arsip terkena musibah, misalnya kebakaran, masih dimungkinkan arsip yang disimpan di tempat lain selamat.
2). Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan. 3). Menyimpan pada ruang khusus.
Arsip-arsip yang sangat berharga dan biasanya bernilai keuangan, sangat rentan terhadap bahaya pencurian. Oleh karena itu, arsip-arsip ini dapat disimpan pada tempat yang khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya, disimpan dilemari besi/brankas yang menggunakan kode-kode tertentu.
4). Membangun ruang/gedung
Pembangunan ruangan dan gedung untuk menyimpan arsip juga harus memperhatikan aspek-aspek tertentu sehingga arsip jauh dari jangkauan yang dapat menyebabkan kerusakan. Misalnya, ruangan diatur kelembaban udaranya, tiap ruang-ruang kearsipan disediakan alat-alat pemadam kebakaran, atau arsip disimpan pada tempat yang atidak tinggi, jika wilayah tempat penyimpanan merupakan wilayah rawan banjir.
5). Melakukan fumigasi
Fumigasi adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6). Melakukan deasidifikasi
Seadifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak ketas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7). Memberikan pengetahuan kepada petugas mengenai pemeliharaan dan pengawetan arsip.
8). Pemasangan detektor.
9). Pengecekan arsip secara periodik. 10). Keamanan sepanjang waktu.
Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
1). Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien; 2). Memper koordinasi dalam pelaksanaan tugas;
3). Memperkecil gangguan terhadap organisasi; 4). Mencegah terjadinya bencana;
5). Mencegah kerugian bagi karyawan dam masyarakat; 6). Melindungin hak milik organisasi/perusahaan.
Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan dalam pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih dalam sebuah organisasai untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.