DAFTAR LAMPIRAN
1. GAMBARAN UMUM DAN PROFIL PERPUSTAKAAN STIPAP-MEDAN.
Perpustakaan STIPAP menyimpan dan mengelola karya ilmiah
mahasiswa akhir dengan menempatkan bentuk tercetaknya dalam ruangan koleksi
umum, tetapi untuk koleksi tugas akhir pustakawan meletaknya pada beberapa rak
terpisah dengan rak-rak koleksi umum. Penyusunan koleksi tugas akhir
mahasiswa berdasarkan tahun ajaran dan abjad nama mahasiswa.
PerpustakaanSTIPAP saat ini menyimpan tugas akhir mahasiswa sekitar 953
judul dari jumlah alumni 1283 maka, terdapat selisih 330 judul tugas akhir yang
tidak ada. Tugas akhir mahasiswa yang sudah diberikan ke perpustakaan
kemudian dilakukan pengolahan oleh pustakawan dengan proses digitalisasi yaitu
scanning terhadap dokumen tercetak. Jumlah dokumen tercetak yang sudah
melalui proses scanning saat ini sebanyak 207 judul. Mahasiswa yang
menyelasikan tugas akhir akan menyerahkan karya ilmiah mereka dalam dua
bentuk penyimpanan yaitu tercetak (1 eksemplar) dan elektronik (1 buah CD
dengan format PDF/Word). Dengan demikian, Pustakawan seharusnya tidak perlu
lagi untuk melakukan digitalisasi terhadap koleksi tugas akhir tercetak namun,
yang dibutuhkan yakni sebuah sistem repositori institusi yang dapat mengelola
koleksi deposit institusi agar karya tulis mahasiswa dapat dimanfaatkan kembali
2. Visi dan Misi Perpustakaan
a. Visi
Menjadi unit pelayanan yang mampu mendukung Tridharma Perguruan
Tinggi di Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan
b. Misi
Menjadi unit pelayanan yang mampu memberikan Servis Excellent pada pengguna perpustakaan
3. Tujuan Perpustakaan
Sebagai bagian yang integral dari suatu perguruan tinggi, maka
perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat
menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada
masyarakat.
Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan STIPAP LPP
Kampus Medan antara lain:
1.Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran, perpustakaan bertujuan
untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan
menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan
2.Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para
peneliti.
3.Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat, maka perpustakaan
melakukan kegiatan dengan menyajikan dan menyebarluaskan informasi
bagi masyarakat.
4. Fungsi Perpustakaan
Secara umum fungsi perpustakaan STIPAP adalah melakukan tugas
rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta
mendayagunakannya. Baik bagi civitas akademika maupun pengguna di luar
kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar
5. Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian
Agrobisnis Perkebunan Medan adalah sebagai berikut:
---sssdd
2. LAMPIRAN HASIL WAWANCARA
1. Apa sajakah jenis koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP?
I2 jawab: “ Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy, namun rencana kedepan kita jika sistem repositori institusi kita sudah dibangun maka akan ada penambahan koleksi yaitu e-book dan jurnal ”.
2. Bagaimana pengelolaan koleksi repositori yang sudah dilakukan di perpustakaan STIPAP?
I1 Jawab: “Penyimpanan koleksi tugas akhir mahasiswa dilakukan dengan 2 cara yakni secara manual untuk koleksi tugas akhir cetak akan disusun di rak, sebelum disusun di rak maka koleksi ini akan digabungkan dahulu dengan angkatan yang sama dan diurutkan nama mahasiswanya berdasarkan abjad, setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak, Penyimpanan koleksi tugas akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib agar saat terjadi kehilangan pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali, penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan jurusan”.
3. Siapa sajakah yang dapat menggunakan koleksi repositori perpustakaan STIPAP?
I1 Jawab: “Seluruh mahasiswa STIPAP, Pengguna luar juga diperbolehkan menggunkan koleksi tugas akhir tapi harus mendaftar jadi nggota lebih dulu”.
I2 Jawab:”Kepala Perpustakaan dan 2 orang Pustakawan yang bekerja disini”.
5. Bagaimanakah prosedur peminjaman koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?
I3Jawab: “Perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada yang diinput ke Microsoft word, Untuk melakukan peminjaman Pengguna dapat langsung menuju ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama pengguna diwajibkan mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM, Kalau Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom pengembalian di buku besar, lalu KTM dapat diambil kembali, Bila pengembalian tugas akhir melewati batas waktu atau tidak dikembalikan sampai jam tutup perpustakaan tiba maka pengguna akan diberi sanksi denda seharga fotocopy tugas akhir yang dibawa pulang, jika tugas akhir hilang atau rusak maka pengguna juga akan diberi sanksi untuk memprint tugas akhir dengan menggunakan softcopy yang disimpan perpustakaan atau memfotocopy hardcopy tugas akhir yang pertinggalnya disimpan perpustakaan”.
6. Kendala apasajakah yang muncul dalam pelayanan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?
I3: “Sejauh ini masalahnya ketika pengambilan tugas akhir, jadi ketika mereka (pengguna) sedang membaca tugas akhir mereka menaruhnya ke rak kembali dengan susunan yang salah, kadang ada yang meletakkan tugas akhir dirak angkatan yang berbeda, jadi itukan membuat petugas harus memeriksa kembali semua koleksi di rak dan menyusun kembali sesuai angkatan dan abjad, ada baiknya jika koleksi itu tidak jadi digunakan atau selesai dibaca diletakkan saja di atas meja biar petugas kami yang menyusun itu lebih baik, tetapi kalau sistem kita sudah terautomasi mungkin masalah seperti ini tidak terjadi ya”.
7. Bagaimanakah sistem repositori institusi yang dibutuhkan STIPAP ?
I1Jawab: “Sistem repositori institusi yang kami inginkan tentunya dapat terbuka bagi siapa saja baik mahasiswa STIPAP atau pengguna luar STIPAP juga, namun ada pembatasan akses juga ya nanti kami akan sistem ini dengan sistem log in jadi semua pengguna tanpa terkecuali harus mendaftar lebih dulu baru kami beri hak akses untuk koleksi bab I-III ,Bab IV-V akan kami tutup dan hanya dapat diprint izin aksesnya hanya kami berikan dengan datang langsung ke perpustakaan STIPAP lalu akan kami kenakan biaya untuk printnya”.
I3: “untuk pengolahan data pada sistem repositori yang akan kami terapkan nanti tentunya dokumen Pdf “.
deskripsinya yang sederhana,mudah dimengerti dan bisa dilakukan pengembangan lebih lanjut Tapi semua itu harus dirundingkan kembali antara semua pihak yang terlibat terutama pihak developer”.
8. Seberapa pentingkah perancangan sistem repositori institusi ini untuk pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP?
I1Jawab: Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir beberapa tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi, benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami, karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan informasi kepada mahasiswa dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern itu sendiri yaitu memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat diakses diluar tentunya kami sangat senang”.
HASIL WAWANCARA DENGAN PUSTAKAWAN USU
1. Apakah metadata yang sesuai dengan kebutuhan sistem dalam
perancangan Repositori?
I4 Jawab:”kebutuhan metadata tetap harus disesuaikan dengan sistem yang akan dibangun seperti apa ya, kita di perpustakaan USU menggunakan Standar Metadat Dublincore, jadi harus diketahui dulu seperti apa kebutuhan mereka baru bisa ditentukan mau menggunkan standart apa”
2. Apakah perangkat lunak yang ideal untuk membangun sebuah repositori di
